No. dok. P. 7 No.

revisi 0
Tgl. terbit Sept 2018 Halaman 1 dari 4

PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
CV. RUMAH MESIN

1. Tujuan

 Memastikan hanya dokumen terbaru dan sah tersedia di semua unit kerja
yang memerlukan.

 Menetapkan penanganan dan pemeliharaan rekaman mutu mulai dari

penyimpanan, perlindungan, masa simpan sampai dengan pemusnahannya.

2. Ruang lingkup

Penerbitan, revisi, pengesahan, pemberian identitas, dan pendistribusian dokumen

baik dokumen internal maupun eksternal. Penyimpanan, perlindungan, masa
simpan rekaman sampai dengan pemusnahannya

3. Definisi

3.1. Dokumen Eksternal adalah dokumen yang berasal dari luar UD Satrio Batik
yang dapat berupa Undang-Undang, Peraturan Presiden, Peraturan
Pemerintah, Peraturan Menteri, Peraturan Gubernur, Peraturan Daerah,
Peraturan Bupati, Keputusan Bupati, dan lain-lain yang berpengaruh terhadap
proses sistem mutu.

3.2. Dokumen internal adalah Dokumen yang diterbitkan oleh UD Satrio Batik

4. Tanggung jawab

4.1. Direktur bertanggung jawab terhadap pengesahan dokumen

4.2. Bagian Administrasi bertanggung jawab pemberian identitas, pendistribusian

dan penarikan dokumen.

5. Prosedur Pengendalian Dokumen

5.1. Penerbitan / Revisi dan Pengesahan

Direktur mengesahkan dokumen yang diterbitkan dan revisi

 No. dok. P. 7 No. revisi 0
Tgl. terbit Sept 2018 Halaman 1 dari 4

PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
CV. RUMAH MESIN

5.2. Pemberian Identitas Dokumen

Divisi administrasi memberi identitas berupa nomor dokumen, nomor revisi,

tanggal berlaku, halaman, pada dokumen yang telah disahkan oleh Direktur
sesuai butir 5.3.

5.3. Pemberian nomor pada dokumen berupa kode sebagai berikut :

 PM : Panduan Mutu

 RM : Rencana Mutu

 P.X : P adalah Prosedur, X adalah nomor urut Prosedur

 IK.X.Y : IK adalah Instruksi Kerja, X nomor Prosedur terkait dan Y adalah

nomor urut Instruksi Kerja

 F.X.Y.Z : Kode Formulir dimana F adalah Formulir, X kode nomor

Prosedur , Y Nomor IK dan Z nomor urut formulir

 F.X.Y : Kode Formulir dimana F adalah Formuli, X kode nomor prosedur

dan Y nomor urut formulir

Keterangan

1. Dokumen eksternal

Dokumen eksternal disimpan oleh bagian administrasi

2. Nomor Revisi

Dokumen yang pertama kali terbit diberi nomor revisi 0. Selanjutnya jika terjadi
revisi menjadi 1, 2 dan seterusnya hingga n.

Jika terjadi perubahan yang penting/signifikan maka diterbitkan edisi baru.

Daftar induk dan distribusi dokumen serta status revisinya dicatat dalam Formulir
Daftar Induk dan Distribusi Dokumen (F.2.1).
 No. dok. P. 7 No. revisi 0
Tgl. terbit Sept 2018 Halaman 1 dari 4

PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
CV. RUMAH MESIN

3. Kode Status Dokumen

“TERKENDALI” adalah kode yang diberikan untuk dokumen yang setiap ada
perubahan harus diketahui dan diikuti oleh pemegang dokumen yang
bersangkutan.

“TIDAK TERKENDALI” adalah kode yang diberikan untuk dokumen yang setiap
ada perubahan tidak harus diketahui dan diikuti oleh pemegang dokumen yang
bersangkutan.

4. Distribusi Dokumen

 Bagian Administrasi mendistribusikan dokumen kepada pemegang

dokumen dengan identitas nomor salinan sesuai yang tercantum dalam
Daftar Induk dan Distribusi Dokumen (F.2.1).

 Distribusi untuk lembaga Sertifikasi /pihak lain menggunakan Surat

Pengantar

 Penerima dokumen tidak diizinkan untuk menggandakan dan

mendistribusikan dokumen yang diterimanya tanpa persetujuan Direktur.

7. Penyimpanan dan Pemusnahan Dokumen

 Setiap bagian wajib menyimpan, menjaga dan memelihara dokumen

tersebut dengan sebaik-baiknya dan harus tersedia apabila dibutuhkan.

 Bagian administrasi menyimpan master dokumen.

8. Setiap dokumen yang sudah tidak berlaku ditarik dan dimusnahkan oleh bagian
administrasi dan disetujui direktur. Pelaksanaan pemusnahan dokumen
dilakukan dengan membuat Berita Acara pemusnahan dokumen (F.2.2)
 No. dok. P. 7 No. revisi 0
Tgl. terbit Sept 2018 Halaman 1 dari 4

PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
CV. RUMAH MESIN

6. Prosedur pengendalian rekaman

5.1 Bagian Administrasi membuat daftar rekaman mutu dalam form Daftar Induk
Rekaman Mutu (F.2.3) yang memuat:

a. Nomor
b. Kode Formulir
c. Nama rekaman mutu
d. Penanggungjawab
e. Lokasi penyimpanan
f. Lama penyimpanan

5.2 Rekaman mutu disimpan oleh disetiap bagian, di tempat yang terlindung agar
terhindar dari kerusakan, kehilangan serta mudah dijangkau apabila
diperlukan.

5.3 Pemusnahan rekaman mutu atas persetujuan direktur menggunakan form

Persetujuan Pemusnahan Rekaman Mutu (F.2.4).

5.4 Rekaman mutu berupa media elektronik / komputer harus mempunyai back up

7. Dokumen terkait

1. F.2.1 Daftar Induk dan Distribusi Dokumen

2. F.2.2 Berita Acara Pemusnahan Dokumen

3. F.2.3 Daftar Induk Rekaman Mutu

4. F.2.4 Persetujuan Pemusnahan Rekaman Mutu