PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : 00/SOP/ADM/IX/2016

SOP
No. revisi : 00
Tanggal terbit : 01 – 02 -2016
Halaman : 1/2

UPT PUSKESMAS YULIUS FAHIK, AMD. KEP

ATAPUPU NIP :
1. Pengertian 1. Pengendalian dokumen adalah Kegiatan pengelolaan dan pengendalian
dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan,
distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode
yang diatur dalam ketentuan ini.
2. Dokumen dengan status dikendalikan adalah bahwa dokumen kerangka
acuan kerja tersebut diperbaharui/diupdate secara berkala sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen dengan status tidak dikendalikan adalah bahwa dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak diperbaharui/diupdate dan karnanya tidak
diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Kadaluarsa artinya bahwa dokumen tersebut tidak berlaku dan
selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat
ketentuan-ketentuan atau persyaratan-persyaratan/ kebijakan-kebijakan
yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional organisasi.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk pengendalian dokumen di
Puskesmas.
3. Kebijakan Surat keputusan kepala puskesmas No. Tentang pengendalian dokumen dan
rekaman.
4. Referensi Buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Puskesmas
5. Prosedur 1. Alat : Laptop
2. Bahan : Kertas
6. Langkah-Langkah 1. Kepala Puskesmas/Penanggungjawab Program/Tim Mutu menetapkan
jenis dokumen dan Rekaman Implementasi Kegiatan Di Puskesmas.
2. Penanggung jawab program/Medical Record menetapkan sistematika
penyusunan dokumen sebagai berikut :
a. Surat Keputusan (SK) terdiri dari :
- Judul SK tanpa Kop Dinas Kesehatan
- Penomoran
b. Standar Operasional Prosedur (SOP) terdiri dari :
1. Judul SOP dan Kotak Heading terdiri dari : Nomor Dokumen,
Nomor Revisi, Tanggal terbit dan Nomor Halaman.
2. Pengertian
3. Tujuan
4. Kebijakan
5. Referensi
6. Prosedur
7. Langka-Langkah
8. Bagan Alir
9. Hal-Hal yang perlu diperhatikan
10. Unit Terkait
11. Dokumen terkait
 12. Rekam Historis Perubahan
c.
3. Wakil Manajemen Mutu Memberikan Penomoran Dokumen dengan
format sebagi berikut:
- Format Penomoran Surat Keputusan (SK) yaitu : Nomor : Nomor
SK/SK/Pusk. Atp/Bulan /Tahun
- Format Penomoran Standar Operasional Puskesmas (SOP) yaitu :
Nomor Dokumen : SOP/Admin/Pusk.Atp/Nomor Dokumen/Tahun
4. Kepala Puskesmas mengesahkan Isi dokumen dan Rekaman kegiatan
- SK dan SOP ditandatangani dan disahkan dengan cap puskesmas
- Rekam Kegiatan : Disesuaikan dengan Jenis Kegiatan dan
Disyahkan oleh Kepla Puskesmas.
5. Tim Mutu mendistribusikan dokumen yang telah disahkan.
6. Tim Mutu melakukan Penarikan dokumen dengan Formulir penarikan
dokumen dan pemusnahan Dokumen dibuat berita acara pemusnahan
dokumen.
7. Tim mutu melakukan peninjauan ulang dokumen setiap tahun satu kali.
8. Penanggungjawab program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi
dokumen eksternal dengan menggunakan daftar dokumen eksternal.
7. Bagan Alir -
8. Hal-hal yang perlu Catat revisi perubahan, bukti penerimaan dokumen, usulan revisi, bukti
diperhatikan penarikan dokumen, berita acara pemusnahan dokumen.
9. Unit Terkait Semua Unit
10. DokumenTerkait Surat Keputusan
11. Rekam Historis NO Yang dirubah Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan
Perubahan

2/2