Manajemen proyek, program, dan portofolio

Umum
Manajemen proyek, program, dan portofolio (MP3) merupakan penerapan metode, prosedur, teknik,
dan kompetensi untuk mencapai penetapan tujuan yang telah ditentukan.

Tujuan manajemen P3 adalah untuk:

 menyampaikan tujuan yang diinginkan kepada pemangku kepentingan dalam mengatasi

 masalah yang direncanakan dan dikendalikan;

mengatur dan mengelola proses untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Investasi dalam manajemen P3 yang efektif akan memberikan manfaat baik pada organisasi maupun orang-orang yang
terlibat dalam pencapaian tujuan pekerjaan. Ini akan:

 menambah kemungkinan pencapaian hasil yang diinginkan;

 meyakinkan penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien;
 memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan yang berbeda.

Pendekatan yang konsisten terhadap manajemen P3, yang digabung dengan penggunaan sumber daya komponen
merupakan alat utama untuk mengembangkan maturitas kemampuan organisasi. Organisasi yang matang akan
mencapai tujuan dengan sukses.

Manajemen proyek dan program

Proyek dan program memiiki pengertian yang sama dalam hal keunikan dan usaha sementara dilakukan untuk
mencapai satu penetapan tujuan. Perbedaan antara proyek dan program terutama dalam hal kemampuan
mengakomodasi tingkat kompleksitas lingkup yang berbeda-beda. Perbedaan dalam manajemen proyek dan
manajemen program mencerminkan hal tersebut.

Unsur penting manajemen proyek dan program adalah:

 memiliki alasan yang jelas mengapa pekerjaan perlu dilakukan;

 mencapai persyaratan, fokus pada tujuan, memperkirakan sumber daya dan skala waktu;
 mempersiapkan kasus bisnis untuk menjelaskan bahwa pekerjaan sesuai dengan yang diinginkan, dapat
dicapai dan layak;
 menjamin pendanaan pekerjaan;
 mengembangkan dan melaksanakan rencana manajemen;
 memimpin dan memotivasi tim manajemen dan pencapaian tujuan;
 memata dan mengendalikan lingkup, jadwal, keuangan, risiko, dan sumber daya;
 menjaga hubungan yang baik dengan pemangku kepentingan;
 menutup proyek atau program yang bermasalah yang pengendaliannya tidak dapat disesuaikan.

Komponen yang berhubungan dengan kompleksitas lingkup sehingga karakteristuk manajemen program khusus
adalah:

 koordinasi proyek: mengidentifikasi, memulai, mempercepat, memperlambat, menetapkan ulang, dan

mengakhiri proyek dalam program;
 mengelola interdependensi di antara proyek, dan antar kegiatan manajemen perubahan proyek;
 transformasi: mencapai hasil proyek dan mengelola perubahan dalam bisnis seperti biasa sehingga output
mencapai tujuan outcome;
 manajemen manfaat: menetapkan, mengkuantifikasi, mengukur, dan memantau manfaat.
Sponsor dan manajer membagi tanggung jawab untuk unsur-unsur ini dengan sponsor yang akhirnya bertanggung
jawab atas pencapaian kasus bisnis.

Manajer bertanggung jawab atas perjalanan harian proyek atau program dan harus kompeten dalam enam aspek
pencapaian tujuan:

 manajemen lingkup;
 manajemen jadwal;
 manajemen keuangan;
 manajemen risiko;
 manajemen sumber daya;

dan jika ada relevansinya dengan lingkup pekerjaan:

 manajemen perubahan.

Kompetensi dalam keahlian antarpersonil seperti kepemimpinan, pengaruh, komunikasi, dan manajemen konflik juga
sangat penting.

Bila lingkup pekerjaan termasuk manfaat terdiri atas perubahan organisasi, manajer perubahan bisnis bertanggung
jawab atas keberhasilan transisi dan realisasi manfaat.

Manajemen portofolio
Dalam standar portofolio, manajemen portofolio fokus pada peningkatan efektivitas dan efisiensi manajemen proyek
dan manajemen program tentang berbagai (multiple) proyek dan program dengan tujuan yang independen.

Komponen inti manajemen portofolio standar adalah:

 menetapkan infrastruktur untuk mendukung proyek dan program;

 menentukan prosedur dan proses manajemen yang digunakan secara terus-menerus untuk proyek dan
program;
 koordinasi sumber daya terbatas, dengan menyesuaikan permintaan dan persediaan dan mengoptimalkan
alokasi sumber daya yang tersedia.

Selain itu, struktur portofolio dapat mengkoordinasikan proyek dan program yang bersama-sama merealisasikan
tujuan strategi organisasi. Tujuannya adalah menyeimbangkan pelaksanaan perubahan dan memelihara bisnis seperti
biasa ketika mengoptimalkan pengembalian investasi (RoI).

Penambahan unsur inti struktur manajemen portofolioadalah:

 menjaga portofolio yang diseimbangkan selaras dengan tujuan strategi dalam kondisi perubahan;
 meningkatkan pencapaian tujuan proyek dan program melalui koordinasi, pandangan luas risiko portofolio,
sumber daya, ketergantungan, dan jadwal;
 mengoordinasikan perlunya perubahan dengan kapasitas bagian yang berbeda dari organisasi terhadap
perubahan;
 mengurangi biaya dengan menghilangkan biaya yang tumpang tindih dan bentuk pelaksanaan proyek dan
program yang buruk.

Manajemen struktur portofolio harus secara terus-menerus mengkaji keseimbangan investasi dan manfaat,
menciptakan, dan menutup proyek dan program bila perlu.
Proyek, program, dan portofolio
Proyek, program, dan portofolio adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan kombinasi kompleksitaskhusus
dan lingkungan yang mengharuskan pendekatan tata laku yang berbeda.

Istilah ini telah digunakan dengan berbagai cara sejak manajemen proyek modern tahun 1950-an. Banyak argumentasi
bahwa ketiga istilah ini tidak berbeda dan istilah ‘proyek’ cukup untuk menjelaskan semua lingkup inisiatif di mana
organisasi bisa melakukannya.

Staf kantor pusat sebuah perusahaan ditempatkan di berbagai kantor. Ini tampak tidak efisien dan tujuan perubahan
situasi bisa diungkapkan dengan berbagai cara:

Ouput bisa berupa bangunan Kantor Pusat perusahaan dengan staf yang dipindahkan dan beroperasi di Kantor Pusat
baru.

Hasil manfaat mencakup pengurangan perjalanan staf antar kantor dan pengurangan biaya manajemen fasilitas.

Penggunaan tiga istilah tersebut merupakan mekanisme yang berguna untuk menjelaskan tiga poin di dalam lingkup
yang berkelanjutan; merujuk pada ‘warna’ dan fungsi waktu lainnya kadang-kadang berguna yang mencakup warna
utama yaitu merah, biru, dan kuning. Dunia yang tampak seperti sejumlah warna dalam pot merupakan kombinasi
ketiga warna utama.

Begitu juga dengan manajemen P3, permulaan dan pelaksanaan yang berbeda merupakan kombinasi proyek, program,
dan portofolio. Seni manajemen P3 yaitu mengombinasikan karakteristik ketiga istilah tersebut yang disesuaikan
dengan situasi setiap individu. Hal ini terjadi ketika pekerja yang kompeten bekerja di organisasi yang matang..

Proyek, program, dan portofolio (P3) adalah paket pekerjaan tersendiri yang dikelola agar mencapai tujuan yang
didefinisikan. Cara pengelolaan paket pekerjaan tergantung pada konteksnya.

Mengatur pameran kecil menggunakan prinsip-prinsip dasar yang sama seperti mengatur Olimpiade, tetapi
menunjukkan tantangan manajerial yang berbeda. Mengelola proyek konstruksi bagi klien membutuhkan suatu
pendekatan yang berbeda dengan pengelolaan akuisisi secara internal.

Faktor perbedaan kunci antara proyek, program, dan portofolio adalah kompleksitas lingkup. Lingkup proyek,
program, dan portofolio dinyatakan sebagai penetapan tujuan. Ini bisa dinyatakan sebagai output, outcome atau
manfaat, walaupun outcome lebih dilihat sebagain batu loncatan dari output ke manfaat dan bukan tujuan akhir.

Pekerjaan menghasilkan output tunggal (contoh, kompleksitas lingkup rendah), merujuk pada proyek. Pekerjaan yang
mengombinasikan berbagai proyek dengan manajemen perubahan untuk mencapai manfaat (contoh kompleksitas
lingkup yang tinggi) menjadi suatu program.

Proyek dan program memiliki kesamaan dalam hal keunikan, usaha sementara, yang dilakukan untuk mencapai tujuan
yang direncanakan. Kesamaan ini tercermin dalam fakta bahwa Praxis menentukan proses siklus hidup umum yang
dapat digunakan di kedua kasus tersebut.

Portofolio berbeda dengan proyek dan program, yaitu kumpulan proyek dan program yang tujuannya bisa independen
atau hanya berhubungan dengan tingkat strategi yang lengkap. Praxis menentukan dua jenis portofolio.

Perusahaan farmasi atau utilitas bisa memiliki suatu portofolio yang diatur dan yang tidak diatur (non-regulated).
Kedua portofolio tersebut dapat distandarkan atau distrukturkan.

Perusahaan konstruksi bisa memiliki suatu portofolio dari proyek klien dan portofolio proyek internal. Portofolio klien
memungkinkan menjadi suatu portofolio dengan standar internal sementara yang bisa distrukturkan.

Suatu ‘portofolio standar’ membandingkan penetapan proyek dan/atau program independen. Tujuan utama
mengoordinasikan portofolio standar adalah memastikan bahwa proyek dan program komponen dikelola dengan cara
yang efektif dan konsisten
‘Portofolio terstruktur’ membandingkan penetapan proyek dan/atau program yang disatukan oleh penetapan tujuan
strategi umum. Portofolio terstruktur memiliki lebih banyak hubungan antar proyek dan program komponen dan tata
laku harus lebih kuat. Salah satu contoh portofolio terstruktur adalah organisasi yang dilaksanakan secara berulang,
tujuan siklus perencanaan strategisnya melalui siklus hidup portofolio bergulir.

Organisasi mungkin memiliki portofolio yang beragam seperti lingkungan, geografi, atau divisi operasi.

Kunci untuk mencapai maturitas kemampuan dalam manajemen P3 adalah menyesuaikan pendekatan dengan setiap
penetapan keadaan. Langkah pertama adalah memilih pendekatan tata laku menyeluruh yang didasarkan pada
kompleksitas lingkup. Dalam hal ini, prosedur, teknik, dokumen, dan kompetensi harus disesuaikan dengan setiap
penetapan keadaan setiap individu.