Manajemen portofolio proyek

Saat ini banyak organisasi yang mempunyai proyek yang dijalankan,namun setiap proyek yang dipilih harus
sesuai dengan kriteria dan tujuan organisaasi. Mengelola portofolio proyek sangat membantu organisasi dalam
mengkategorikan proyek dan menyelaraskan proyek dengan tujuan organisasi mereka. Setiap proyek yang
dijalankan perlu dievaluasi secara teratur untuk memastikan proyek tersebut berjalan dengan baik dan
memenuhi target sehingga proyek tersebut membawa hasil yang diharapkan.

Manajemen portofolio merupakan proses manajemen dalam membuat keputusan dan kebijakan investasi,
mencocokkan investasi dengan tujuan, mengalokasi aset untuk individu dan institusi, dan menyeimbangkan
risiko terhadap kinerja. Manajemen portofolio adalah tentang menentukan kekuatan, kelemahan, peluang dan
ancaman dalam pilihan hutang dan ekuitas, domestik dan internasional, pertumbuhan dan keamanan, dan
banyak trade-off lainnya yang dihadapi dalam upaya memaksimalkan laba.
Dengan memilih proyek yang tepat dan memastikan ada sumber daya untuk menyelesaikannya, organisasi
mendapatkan keunggulan kompetitif. Tetapi dengan sumber daya yang terbatas dan peluang proyek yang
melimpah, organisasi dan kantor manajemen proyek berjuang dalam mengidentifikasi proyek, mengidentifikasi
program, menyeleksi, melaksanakan dan merealisasi manfaat.

Apa itu manajemen portofolio proyek?

MPP (Manajemen portofolio proyek) adalah suatu proses,metode dan teknologi yang dapat digunakan
organisasi untuk mengatur, memprioritaskan dan mendapatkan keuntungan dari proyek. Pendekatan ini
menguji kepada risiko setiap proyek, dana yang tersedia, kemungkinan durasi proyek, dan hasil yang
diharapkan. Sekelompok pengambil keputusan dalam sebuah organisasi, yang dipimpin oleh seorang direktur
Kantor Manajemen Proyek untuk dalam mengevaluasi keuntungan, manfaat dan prioritas setiap proyek dalam
menentukan cara terbaik untuk menginvestasikan modal organisasi dan sumber daya manusia.

MPP melibatkan pemilihan proyek mana yang harus dijalankan dan bagaimana mendanainya. Kelompok MPP
akan memeriksa setiap proyek untuk menentukan terlebih dahulu apakah proyek tersebut mendukung tujuan
dan sasaran bisnis. Proyek yang tidak sesuai dengan kriteria akan dieliminasi dari seleksi. Kelompok MPP juga
akan memeriksa interkoneksi dan kontingensi antar proyek. Hubungan ini dapat mempengaruhi peringkat,
prioritas, pendanaan dan pemilihan proyek dalam portofolio. Akhirnya, kelompok MPP akan memantau proyek
yang sedang berjalan. Proyek dengan kinerja buruk dapat mempengaruhi proyek lain dalam portofolio,
sehingga pemantauan proyek portofolio secara konsisten sangat diperlukan.

Siapa yang berkaitan dengan manajemen portofolio proyek?

MPP menyediakan manajer program dan proyek dalam organisasi besar, program / proyek yang didorong oleh
kemampuan yang dibutuhkan untuk mengelola waktu, sumber daya, keterampilan, dan anggaran yang
diperlukan untuk menyelesaikan semua tugas yang saling terkait. Ini menyediakan kerangka kerja untuk resolusi
isu dan mitigasi risiko, serta visibilitas terpusat untuk membantu tim perencanaan dan penjadwalan untuk
mengidentifikasi pendekatan tercepat, termurah, atau paling sesuai untuk menyampaikan proyek dan program.

Manajemen Pipa

Ini adalah penentuan apakah dan bagaimana satu set proyek dalam portofolio dapat dilaksanakan oleh
perusahaan dengan sumber pengembangan yang terbatas dalam waktu yang ditentukan. Manajemen dasar
untuk pengelolaan pipa adalah kemampuan untuk menyelaraskan proses pengambilan keputusan untuk
memperkirakan dan memilih proyek investasi modal baru dengan rencana strategis.
Pengelolaan sumber daya

Fokus pada penyebaran sumber daya organisasi yang efisien dan efektif di mana dan kapan dibutuhkan. Ini bisa
mencakup sumber daya keuangan, persediaan, sumber daya manusia, keterampilan teknis, produksi dan
desain. Selain alokasi sumber daya proyek, pengguna juga dapat memodelkan skenario sumber daya 'what-if',
dan memperluas pandangan ini ke seluruh portofolio.

Ubah kontrol

Penangkapan dan prioritas permintaan perubahan yang dapat mencakup persyaratan, fitur, fungsi, kendala
operasional, tuntutan peraturan, dan penyempurnaan teknis baru. MPP menyediakan repositori utama untuk
permintaan perubahan ini dan kemampuan untuk mencocokkan sumber daya yang ada untuk mengembangkan
permintaan dalam batasan keuangan dan operasional proyek individual.

Manajemen keuangan

Dengan MPP, Kantor Keuangan dapat meningkatkan akurasi mereka untuk memperkirakan dan mengelola
sumber keuangan proyek atau kelompok proyek. Selain itu, nilai proyek dapat ditunjukkan dalam kaitannya
dengan tujuan strategis dan prioritas organisasi melalui kontrol keuangan dan untuk menilai kemajuan melalui
perolehan nilai dan teknik keuangan proyek lainnya.

Manajemen keuangan

Dalam MPP terdapat Kantor Keuangan yang dapat meningkatkan akurasi mereka untuk memperkirakan dan
mengelola sumber keuangan proyek atau kelompok proyek. Selain itu, nilai proyek dapat ditunjukkan dalam
kaitannya dengan tujuan strategis dan prioritas organisasi melalui kontrol keuangan dan untuk menilai
kemajuan melalui perolehan nilai dan teknik keuangan proyek lainnya.

Manajemen risiko
Analisis sensitivitas risiko berada di dalam setiap proyek, sebagai dasar untuk menentukan tingkat kepercayaan
di seluruh portofolio. Integrasi manajemen risiko biaya dan jadwal dengan teknik untuk menentukan rencana
respons risiko dan kontingensi, memungkinkan organisasi untuk mendapatkan pandangan objektif mengenai
ketidakpastian proyek.

Kapan manajemen portofolio proyek mulai digunakan?

Pada awal tahun 2000-an, banyak vendor MPP yang telah menyadari bahwa layanan pelaporan portofolio
proyek hanya ditujukan untuk kebutuhan manajemen portofolio proyek yang lebih luas di pasar. Para vendor
yang lebih senior muncul, para vendor duduk di tingkat manajemen dan eksekutif di atas pelaksanaan tugas dan
manajemen jadwal yang terperinci, dan membutuhkan fokus yang lebih besar pada perbaikan proses dan
memastikan kelangsungan portofolio sesuai dengan tujuan strategis keseluruhan. Selain itu, karena cakupan,
ukuran, kompleksitas, dan penyebaran portofolio organisasi yang tersebar secara umum terus berkembang,
diperlukan visibilitas yang lebih besar dari pekerjaan proyek di seluruh perusahaan, yang terkait dengan
pemanfaatan sumber daya dan perencanaan kapasitas yang lebih baik.

Mengapa manajemen portofolio proyek begitu penting?

Manajemen portofolio proyek begitu penting karena untuk membantu organisasi dalam memperoleh informasi
dan memilah proyek sesuai dengan kriteria,serta menentukan bauran sumber daya yang optimal untuk
pengiriman dan menjadwalkan kegiatan agar mencapai tujuan operasional dan keuangan organisasi dengan
sebaik-baiknya, sekaligus menghormati keinginan yang dipaksakan oleh pelanggan, sasaran strategis, atau
faktor dunia nyata eksternal. MPP sangat penting untuk sebuah proyek menjadi sukses dan berjalan dengan
baik sesuai dengan target dan tujuan.

Bagaimana cara menggunakan manajemen portofolio proyek dengan

baik?
Manajemen portofolio proyek membantu proyek perencanaan kepemimpinan dan memprediksi hasil. Untuk
merencanakan secara efektif, PMO menggunakan alat manajemen portofolio proyek seperti perangkat lunak
manajemen portofolio proyek, alat analisis skenario dan spreadsheet kuno yang baik, selain perangkat lunak
lain yang digunakan oleh manajer proyek.

Beberapa manfaat menggunakan alat manajemen portofolio proyek yaitu:

1. Mengakomodasi manajemen portofolio proyek di tingkat perusahaan
2. Tawarkan antarmuka dan fungsionalitas yang mudah digunakan
3. Berikan fitur online yang ditingkatkan untuk kolaborasi dan komunikasi jarak jauh
4. Berikan laporan dan analisis yang kuat
Sering kali bisnis dan organisasi yang mengambil beberapa proyek memiliki karyawan dan anggota tim yang
bekerja dari jarak jauh. Bila Anda memiliki banyak anggota tim yang bekerja dari berbagai lokasi, komunikasi
yang efektif bisa menjadi sulit. Alat manajemen portofolio proyek terbaik dapat diakses secara online,
menghilangkan hambatan komunikasi.

Ketika komunikasi disederhanakan melalui satu pusat hubungan anda dapat :

 Terhubung dan berkoordinasi dengan semua anggota tim dan berikan update status secara real-time
 Melacak, berbagi dan menyimpan data, berkas dan umpan balik
 Jawab pertanyaan dan selesaikan masalah dengan lebih cepat
 Cepat dan mudah data tambang yang bisa dibagi dengan pemangku kepentingan

Alat manajemen portofolio perusahaan yang baik harus menawarkan opsi pelaporan yang kuat. Data laporan
memberikan perspektif eksekutif dan manajer yang memungkinkan mereka memprediksi proyek apa yang
memerlukan sumber daya yang berlebihan dengan menyoroti proyek atau keadaan aktif yang mungkin
bertindak sebagai penghalang bagi tujuan organisasi.

Alat pelaporan MPP juga memungkinkan perusahaan untuk secara aktif memantau setiap aspek proyek saat ini
dan potensi proyek, termasuk analisis anggaran, peramalan dan analisis risiko / penghargaan.

Anggaran proyek perorangan mungkin akan berakhir, namun penggunaan alat MPP secara efektif dapat
membantu perusahaan melihat potensi dampaknya terhadap proyek lain dan menentukan apakah melanjutkan
dengan proyek yang sudah melebihi anggaran akan menimbulkan masalah dalam hal kelebihan dana berlipat
ganda di area lain. Ketika proyek tertinggal, kepemimpinan memiliki kemampuan untuk menahan potensi efek
dengan menggunakan teknik manajemen portofolio proyek.

Pelaporan membuat pengelolaan portofolio proyek faktual dan terinformasi yang pada gilirannya membantu
menetapkan harapan di dalam perusahaan mengenai proyek apa yang seharusnya dilakukan dan tidak boleh
dilakukan.

Kesimpulan
Manajemen portofolio proyek sangat penting karena jika terjadi kesalahan dalam menjalankan sebuah proyek
dan menghilangkan potensi resiko yang akan terjadi karena kurangnya informasi atau sitem yang tersedia.
Manajemen portofolio proyek juga membantu organisasi dalam berkonsentrasi pada strategi sehingga
membantu dalam pencapaian target dan memaksimalkan sumber daya yang tersedia.

MPP menyediakan manajer program dan proyek dalam organisasi besar, program / proyek yang didorong oleh
kemampuan yang dibutuhkan untuk mengelola waktu, sumber daya, keterampilan, dan anggaran yang
diperlukan untuk menyelesaikan semua tugas yang saling terkait. Manager proyek sering menghadapi kesulitan
yang timbul dari kurangnya persiapan dalam perencanaan sehingga bisa terjadi penarikan proyek. Maka dari itu
MPP menyediakan kerangka kerja untuk resolusi isu dan mitigasi risiko, serta visibilitas terpusat untuk
membantu tim perencanaan dan penjadwalan untuk mengidentifikasi pendekatan tercepat, termurah, atau
paling sesuai untuk menyampaikan proyek dan program.

Manajemen portofolio proyek membantu proyek perencanaan kepemimpinan dan memprediksi hasil. Untuk
merencanakan secara efektif, Manajer Proyek menggunakan alat manajemen portofolio proyek seperti
perangkat lunak manajemen portofolio proyek, alat analisis skenario dan spreadsheet, selain perangkat lunak
lain yang digunakan oleh manajer proyek. Selain itu terdapat teknik untuk mengukur manajemen portofolio
proyek yang bertujuan untuk mendukung proses pelaksanaan manjement portofolio proyek. Teknik yang
digunakan harus dilakukan dengan pertimbangan dan tujuan organisasi. Untuk menentukan keberhasilan suatu
proyek semua manager proyek harus bersungguh-sungguh dalam menjalankan proyek dan memiliki kesadaran
guna mencapai target dan tujuan dari organisasi.