PERANGKAT RPP SMK

“KORESPONDENSI”
KELAS X SEMESTER 1
Standar Kompetensi : Membuat Surat Niaga

Penyusun :
Fajar Setyani (150412604446)

PROGRAM STUDI
S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
2017

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala ridho-Nya, sehingga saya dapat
menyelesaikan perangkat rencana pelaksanaan pembelajaran ini. Perangkat RPP ini
dibuat dengan tujuan memenuhi tugas matakuliah “Pengembangan Media Pengajaran
Berbasis TIK”, yang dibina oleh Bapak Drs.H.Muhammad Arief M.Si.
Perangkat ini dirancang untuk melakukan peer-teaching, micro-teaching dan
implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan PPL sehingga diperoleh
hasil belajar kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif Administrasi
Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa keterampilan
dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, dan hasil belajar afektif terdiri dari perilaku
berkarakter dan keterampilan sosial.
Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP
dan kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses,
psikomotor, keterampilan sosial dan menumbuh-kembangkan perilaku berkarakter.
Perangkat ini terdiri dari: silabus, RPP, LK dan Kunci LK, LP-1: Penilaian Produk,
Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4: Pengamatan Perilaku
Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial.
Semoga perangkat RPP ini memberikan kemudahan bagi kita semua untuk
mengembangkan keterampilan dalam rangka mencapai kompentensi guru yang
profesional.

Ngawi, Mei 2017

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar .......................................................................................................... i

Daftar Isi .................................................................................................................... ii
Silabus ....................................................................................................................... 1
Rencana Pelaksanaan Pembelajaran.......................................................................... 5
LK 1 : Deskripsi Surat Niaga ................................................................................... 12
Kunci jawaban LK 1 ................................................................................................. 16
LK 2 : Membuat Surat Niaga ................................................................................... 18
Kunci jawaban LK 1 ................................................................................................. 19
LP-1: Penilaian Produk ............................................................................................. 23
LP-2: Asesmen Kinerja Proses .................................................................................. 24
LP-3.1 dan 3.2: Asesmen Kinerja Psikomotor .......................................................... 25
LP-4: Pengamatan Perilaku Berkarakter ................................................................... 29
LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial .................................................................... 30
Modul Siswa.............................................................................................................. 31
Powerpoint ................................................................................................................ 51

ii
 SILABUS
MATA PELAJARAN KORESPONDENSI

PROGRAM KEAHLIAN : ADMINISTRASI

PAKET KEAHLIAN : ADMINISTRASI PERKANTORAN
Satuan Pendidikan : SMK
Kelas /Semester : X/I

Kompetensi Inti:
KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai,
responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif
dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan
prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah
secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

1
No Kompetensi Dasar Materi Pokok
Alokasi Sumber
Kegiatan Pembelajaran Penilaian
Waktu Belajar
1.1. Bertambah
keimanannya dengan
menyadari hubungan
keteraturan dan
kompleksitas alam dan
jagad raya terhadap
kebesaran Tuhan yang
menciptakannya
1.2 Penerapan penggunaan
panca indera sebagai
sarana untuk berkarya
secara efektif dan
efisien berdasarkan
nilai-nilai agama yang
dianut
1.3 Meyakini bahwa
bekerja adalah salah
satu bentuk
pengamalan perintah
Tuhan yang harus
dilakukan secara
sungguh-sungguh

2
No Kompetensi Dasar Materi Pokok
Alokasi Sumber
Kegiatan Pembelajaran Penilaian
Waktu Belajar

2.1 Memiliki motivasi

internal dan
menunjukkan rasa
ingin tahu dalam
pembelajaran
menyiapkan,
menggunakan
otomatiasi perkantoran
2.2 Menunjukkan perilaku
ilmiah (jujur , disiplin,
tanggung jawab,
peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong
royong) dalam
melakukan
pembelajaran sebagai
bagian dari sikap
ilmiah
2.3 Menghargai kerja
individu dan kelompok
dalam pembelajaran
sehari-hari sebagai
wujud implementasi
sikap kerja
2.4 Memiliki Sikap
proaktif dalam
melakukan kegiatan
otomatisasi
perkantoran

3
No Kompetensi Dasar Materi Pokok
Alokasi Sumber
Kegiatan Pembelajaran Penilaian
Waktu Belajar

3.4 Menjelaskan cara Surat Bisnis: Mengamati Tugas 7 X 5 JP

membuat surat niaga  Surat perkenlan Mengamati cara membuat Mencari contoh-
 Surat permintaan surat niaga di perusahaan contoh surat niaga
4.4 Melakukan cara penawaran terdekat yang biasa
membuat surat niaga  Surat penawaran Menanya digunakan di
 Surat pesanan Memberikan kesempatan perusahaan
 Surat pengantar barang peserta didik menanyakan
 Surat pengaduan hal yang berkaitan dengan Observasi
 Surat tuntutan dan surat-surat niaga Ceklist lembar
penyelesaian Eksperimen/explore pengamatan
 Surat gugat Praktik membuat bermacam- kegiatan
Surat bisnis lainnya macam surat niaga dengan perusahaan dalam
berbagai bentuk yang biasa membuat surat
digunakan niaga
Asosiasi Portofolio
Menjelaskan cara pengetikan Laporan tertulis
surat niaga diantara teman tentang suratniaga
Komunikasi di Dunia Kerja
Mempresentasikan tata cara secara
pengetikan surat niaga berkelompok
Tes
Tes tertulis bentuk
uraian dan/atau
pilihan ganda
tentang surat
niaga

4
 RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

Satuan Pendidikan : SMK Negeri 1 Ngawi

Mata Pelajaran : Korespondensi
Kelas/Semester : Kelas X / Semester I
Materi Pembelajaran : Membuat Surat Niaga
Alokasi Waktu : 5 x 45 menit

I. Standar Kompetensi
Membuat Surat Niaga
II. Kompetensi Dasar
3.4 Menjelaskan dan Melakukan Cara Membuat Surat Niaga
III. Indikator
A. Kognitif
1. Produk:
a. Pengenalan dan pemahaman prosedur membuat surat perkenalan
b. Pengenalan dan pemahaman prosedur membuat surat permintaan
penawaran
c. Pengenalan dan pemahaman prosedur membuat surat penawaran
2. Proses:
Berdiskusi untuk mendapatkan kesepahaman mengenai cara membuat surat
niaga (surat perkenalan, permintaan penawaran dan penawaran) berdasarkan
sumber dan bahan ajar yang tersedia yang meliputi kegiatan :
a. Mengumpulkan informasi dari guru dan sumber belajar lainnya yang terkait,
dan pemanfaatan media presentasi mengenai cara membuat surat niaga.
b. Memahami prosedur membuat surat perkenalan
c. Memahami prosedur membuat surat permintaan penawaran
d. Memahami prosedur membuat surat permintaan penawaran
B. Psikomotor
 Menjelaskan kembali didepan kelas materi pembelajaran yang merupakan
hasil dari kegiatan diskusi yang sudah dilakukan oleh siswa untuk
mengetahui sejauh mana penguasaan materi yang di capai oleh siswa.

5
  Membuat surat niaga (surat perkenalan, permintaan penawaran dan
penawaran) sesuai dengan materi yang telah dipelajari dan telah dipahami
sebelumnya.

C. Afektif
1. Mengembangkan perilaku berkarakter, meliputi :
a. Ketelitian
b. Beretiket
c. Cekatan
d. Keaktifan
2. Keterampilan social, meliputi:
a. Berkomunikasi
b. Kerjasama
c. Berpendapat
d. Bertanya

IV. Tujuan Pembelajaran:

Setelah menyimak penjelasan dari guru melalui tayangan ppt, membaca
referensi dari internet maupu sumber lainnya, melakukan diskusi serta
mempresentasikan hasil diskusi, siswa dapat:
A. Kognitif
1. Produk:
a. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
surat perkenalan dengan mengerjakan soal terkait di LK 1 dan LP 1 : Produk
sesuai dengan kunci jawaban.
b. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
surat permintaan penawaran dengan mengerjakan soal terkait di LK 1 dan LP
1: Produk sesuai dengan kunci jawaban.
c. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
surat penawaran dengan mengerjakan soal terkait di LK 1 dan LP 1: Produk
sesuai dengan kunci jawaban.

6
 2. Proses
Secara kelompok siswa dapat menjelaskan prosedur pembuatan surat niaga secara
berdiskusi sesuai dengan ketentuan dengan mengerjakan tugas terkait pada LP 2.
: Proses, meliputi: prosedur pembuatan surat niaga.
B. Psikomotor
1. Secara mandiri dan tanpa membuka bahan ajar, siswa dapat mendeskripsikan
kembali di depan kelas mengenai materi cara membuat surat niaga yang telah di
diskusikan di LP 2 dengan mengerjakan tugas terkait di dan LP 3.1 : Psikomotor
2. Secara mandiri siswa membuat 3 macam surat niaga yaitu surat perkenalan,
surat permintaan penawaran dan surat penawaran dengan mengerjakan tugas
terkait pada LK 1 dan LP 3.2.
C. Afektif
1. Karakter:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa
dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan karakter ketelitian, beretiket,
cekatan, keaktifan sesuai dengan LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.
2. Keterampilan sosial:
Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa, paling tidak siswa
dinilai membuat kemajuan dalam menunjukkan perilaku keteram-pilan sosial
berkomunikasi, kerjasama, berpendapat, bertanya, sesuai dengan LP 5 :
Keterampilan sosial.

V. Model dan Metode Pembelajaran:

Model Pembelajaran : Model Pembelajaran Student Team-Achivment Division
(STAD).
Metode Pembelajaran : Ceramah, diskusi kelompok, dan tugas mandiri.

VI. Bahan
Lembar Kerja 1 dan 2

VII. Alat dan Media:

1. Alat yang digunakan dalam kegiatan pembelajaran antara lain :
 Media presentasi (power point)
 Alat tulis kantor (ATK)
7
  Kertas folio bergaris
 Kertas HVS ukuran A4
 Amplop
 LCD
 Laptop/komputer
 Printer

VIII. Proses Belajar Mengajar

A. Pendahuluan

Penilaian
Oleh
Kegiatan
Pengamat
1 2 3 4
1. Guru memberi salam dan mengajak peserta didik berdoa sesuai dengan
kepercayaan masing-masing untuk mengawali kegiatan pembelajaran.
2. Memeriksa kehadiran siswa
3. Guru mempersiapkan siswa untuk mengikuti proses pembelajaran dan
memeriksa kesiapan buku dan sumber belajar.
4. Membangkitkan motivasi siswa dalam mengikuti kegiatan
pembelajaran
5. Guru mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses,
psikomotor, keterampilan sosial, dan karakter.
6. Guru memberikan persepi awal mengenai pembelajaran dengan
memberikan contoh-contoh konkrit yang terkait dengan materi
pembelajaran. ( Fase 1 STAD)

B. Inti

Penilaian
Oleh
Kegiatan
Pengamat
1 2 3 4
Penggalan I
1. Guru menyajikan materi pembelajaran yang meliputi pengertian dan
langkah-langkah/cara dalam membuat surat niaga (surat perkenalan,
surat permintaan penawaran, dan penawaran). ( Fase 2 STAD)

8
2. Dengan menghitung acak, siswa dibagi dalam beberapa kelompok, 1
kelompok terdiri dari 4-5 orang. (Fase 3 STAD)
3. Siswa bersama kelompoknya mengamati pengertian dan langkah-
langkah/cara dalam membuat surat niaga dari literatur atau pun sumber
lain seperti internet
4. Siswa mendiskusikan materi pembelajaran yang telah disampaikan
oleh guru dengan mengisi LK 1. (Fase 4 STAD)
5. Siswa diberikan kesempatan untuk bertanya apabila terdapat hal-hal
yang kurang jelas.
6. Guru membimbing siswa untuk mengasosiasi materi antar siswa dalam
kelompoknya serta didepan kelas dengan cara perwakilan masing-
masing kelompok mempresentasikan hasil diskusi agar tercipta saling
pemahaman. (Fase 5 STAD)
7. Guru mengevaluasi jawaban dari masing-masing kelompok. (Fase 6
STAD)

Penilaian
Oleh
Kegiatan
Pengamat
1 2 3 4
Penggalan II
1. Setelah siswa memahami materi yang telah diberikan, Guru
memberikan penugasan kepada masing-masing siswa terkait
dengan LK 2
2. Siswa secara mandiri membuat 3 macam surat yaituu surat
perkenalan, permintaan penawaran, dan penawaran. (Fase STAD
7)
3. Siswa diizinkan untuk saling membantu teman, dengan catatan
tetap menjaga kondisi kelas agar tetap kondusif
4. Siswa diberikan kesempatan untuk bertanya kepada Guru apabila
terdapat hal-hal yang masih kurang jelas
5. Guru memberikan reward kepada siswa yang dapat
menyelesaikan tugas terkait LK 2 dengan cepat dan tepat. (Fase
STAD 8)

9
 C. Penutup

Penilaian
Oleh
Kegiatan
Pengamat
1 2 3 4
1. Membimbing siswa untuk membuat kesimpulan terkait dengna
pembelajaran yang telah dilakukan
2. Menutup pembelajaran dengan memberikan pekerjaan rumah,
berdoa sesuai dengan keyakinan masing-masing serta
mengucapkan salam.

IX. Sumber Pembelajaran

1. LK 1 : Deskripsi Surat Niaga
2. LK 2 : Membuat Surat Niaga
3. Kunci LK 1 dan 2
4. LP 1: Produk
5. LP 2: Proses
6. LP 3.1 dan 3.2 : Psikomotor
7. LP 4: Pengamatan Perilaku Berkarakter
8. LP 5: Pengamatan Keterampilan Sosial
9. Modul
10. Powerpoint

10
 DAFTAR PUSTAKA

Mariskha. 2015. Memahami Surat Formal Disertai Berbagai Macam Contoh Surat.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
R. Endang, Sri, Sri Mulyani, dan Suyetty. 2010. Pedoman Praktis Korespondensi Niaga,
Bisnis dan Pribadi. Jakarta: Erlangga.

11
Nama/Kelompok : ______________________
Kelas : ______________________
Tgl : ______________________

Lembar Kerja 1 : Deskripsi Surat Niaga (Surat Perkenalan, Permintaan Penawaran,

dan Penawaran)

Tujuan :
1. Siswa mampu menjelaskan pengertian dari surat perkenalan, permintaan penawaran,
dan penawaran
2. Siswa mampu menguraikan prosedur membuat surat perkenalan, permintaan
penawaran, dan penawaran
Alat :
1. Alat tulis
2. Kertas folio
3. Buku literatur terkait

Rumusan Masalah :
1. Apa yang Anda ketahui tentang surat perkenalan, permintaan penawaran, dan penawaran?

Langkah-langkah
1. Mengamati beberapa deskripsi dan prosedur membuat dari surat perkenalan, permintaan
penawaran, dan penawaran melalui penjelasan guru serta dari literatur yang telah disiapkan.
2. Dari deskripsi dan prosedur membuat surat yang terdapat pada sumber belajar, siswa
mencatat intisarinya.
3. Siswa mengemukakan dengan bahasanya sendiri deskripsi dan prosedur membuat surat
niaga sebagai kesimpulan.

12
A. Pilihan Ganda

1. Surat yang isinya mengenai perdagangan suatu barang atau jasa yang dikirim oleh
perusahaan untuk dikirim kepada pelanggannya adalah surat... .
a. Dinas Pemerintah d. Niaga
b. Dinas Swasta e. Sekretaris
c. Pribadi
2. Berikut ini yang bukan merupakan macam-macam surat niaga adalah... .
a. Surat Perkenalan d. Surat Penuntutan
b. Surat Penagihan e. Surat Keterangan
c. Surat Pesanan
3. Setelah pembeli mengirimkan surat permintaan penawaran barang maka penjual harus
mengirim surat... Sebagai balasan kepada pembeli.
a. Penawaran d. Pengiriman
b. Penagihan e. Keterangan
c. Pesanan
4. Berikut ini yang bukan lampiran-lampiran yang perlu disertakan didalam surat perkenalan
yaitu... .
a. Profil Perusahaan d. Akta Pendirian Perusahaan
b. Katalog e. ISO Jika Ada
c. Brosur
5. Isi surat harus dapat meningkatkan minat pembaca agar ingin tahu lebih lanjut tentang
suatu produk merupakan syarat dari ... .
a. Surat Perkenalan d. Surat Permintaan Penawaran
b. Surat Penawaran e. Surat Penagihan
c. Surat Penawaran
6. Surat pawaran atas inisiatif dan kreativitas sendiri dari pihak penjual memiliki kedudukan
yang... .
a. Sangat Kuat
b. Kuat
c. Biasa
d. Penting
e. Lemah

13
7. Yang harus ditanyakan oleh calon pembeli dalam sebuah surat permintaan penawaran
yaitu... .
a. Gambaran umum perusahaan
b. Bentuk layanan purna jual
c. Proyek yang pernah ditangani
d. Harapan yang dikehendaki produsen
e. Bidang usaha
8. Untuk meminta informasi yang lebih rinci terhadap suatu barang atau jasa yang
diperkenalkan oleh suatu perusahaan, maka pembeli mengirim.. .
a. Surat Perkenalan d. Surat Permintaan Penawaran
b. Surat Penawaran e. Surat Penagihan
c. Surat Penawaran
9. Berikut ini yang bukan merupakan syarat-syarat dalam penyusunan surat penawaran
yaitu
a. Bahasa harus menarik
b. Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang atau jasa
c. Harus dapat membangkitkan minat pembaca
d. Berisi keterangan lengkap tentang suatu barang atau jasa
e. Memberi gambaran kemampuan, tenaga ahli, dan peralatan yang dimiliki
10. Merekomendasikan bahwa produk yang ditawarkan bermutu tinggi merupakan salah satu
dari isi... .
a. Surat Perkenalan d. Surat Permintaan Penawaran
b. Surat Penawaran e. Surat Penagihan
c. Surat Penawaran

14
B. Analisis :
1. Apa yang dimaksud dengan surat perkenalan?
Jawab: ........................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................

2. Menurut pendapat anda apa yang dimaksud surat permintaan penawaran dan penawaran?
Jawab: ........................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................

3. Bagaimanakah langkah-langkah membuat surat permintaan penawaran?

Jawab: ........................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................

4. Jelaskan macam-macam surat penawarn!

Jawab: ........................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................

5. Jelaskan syarat-syarat apa saja yang harus ada dalam pembuatan surat perkenalan!
Jawab: ........................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................

15
Kunci Lembar Kerja 1 : Deskripsi Surat Niaga (Surat Perkenalan, Permintaan
Penawaran, dan Penawaran)

A. Pilihan Ganda
1. D 6. E
2. E 7. B
3. A 8. D
4. D 9. E
5. C 10. B

B. Analisis
1. Apa yang dimaksud dengan surat perkenalan?
Jawab: Surat perdana yang diluncurkan dalam menjalin kerja sama untuk perkenalan
nama perusahaan dan kegiatan usahanya serta hasil produksi atau jasa dengan
keterangan lengkap dari penjualan yang ditujukan kepada calon pembeli.

2. Menurut pendapat anda apa yang dimaksud surat permintaan penawaran dan penawaran?
Jawab: Surat permintaan penawaran ialah surat yang diajukan kepada orang atau
badan/organisasi yang memiliki produk atau jasa oleh calon pembeli produk tersebut,
untuk meminta informasi lebih rinci mengenai produk/jasa yang ditawarkan. Sedangkan
surat penawaran ialah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran
suatu barang atau jasa.

3. Bagaimanakah langkah-langkah membuat surat permintaan penawaran?

Jawab:
 Menetapkan jenis barang yang diperlukan berdasarkan informasi yang diperoleh
 Menentukan kapan barang atau jasa akan diperlukan
 Menanyakan syarat pembayaran, potongan harga dan syarat penyerahan barang
 Menanyakan kemudahan yang diperoleh seperti service gratis, garansi dan layanan
purna jual
 Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalog, atau contoh barang

16
4. Jelaskan macam-macam surat penawarn!
Jawab:
a. Penawaran atas inisiatif dan kreativitas dari penulis surat (penjual), surat ini
memiliki tantangan yang cukup berat, dimana orang yang ditawarkan atau calon
pembeli tidak mengetahui adanya penawaran tersebut dan kadang calon pembeli juga
tidak diketahui membutuhkan atau tidak terhadap barang atau jasa yang ditawarkan
sehingga surat harus dibuat semenarik mungkin.
b. Penawaran karena balasan dari surat permintaan penawaran yang dikirim oleh calon
pembeli, dalam hal ini pembeli lebih percaya diri untuk melakukan penawaran
produknya kepada calon pembeli.

5. Jelaskan syarat-syarat apa saja yang harus ada dalam pembuatan surat perkenalan!
Jawab:
• Menggunakan bahasa yang sopan, jelas, singkat tetapi padat.
• Memperkenalkan nama, alamat, nomor telepon, dan bidang usaha perusahaan
• Mencantumkan sejak kapan perusahaan itu mulai berdiri
• Memberi gambaran kemampuan, tenaga ahli, dan peralatan yang dimiliki
• Harus dapat menarik perhatian pembaca untuk mau bekerja sama.

17
Nama : ______________________
Kelas : ______________________
Tgl : ______________________

Lembar Kerja 2 : Membuat Surat Niaga (Surat Perkenalan, Permintaan Penawaran,

dan Penawaran)
Tujuan
1. Memahami tata-cara surat meyurat dengan menggunakan bahasa yang baik dan santun
dalam membuat surat niaga
2. Dapat membuat surat perkenalan, permintaan penawaran, dan penawaran.
3. Mengetik dengan cepat (antara 125 s.d 300 kpm)

Alat dan bahan :

1. Alat tulis
2. Komputer
3. Printer
4. Kertas HVS ukuran A4
5. Amplop persegi panjang

Rumusan Masalah : Bagaimanakah wujud dari surat niaga (surat perkenalan, permintaan
penawaran, dan penawaran) ?

Petunjuk Kerja
1. Anda diminta untuk membuat surat perkenalan, permintaan penawaran, serta surat
penawaran yang saling berkaitan satu sama lain. Surat dibuat menggunakan Bahasa
Indonesai,
2. Tanggal surat adalah hari ini.
3. Surat diketik dalam bentuk Block Style (Surat perkenalan), Indented Style (Surat
permintaan penawaran), dan Fullblock Style (Surat penawaran).
4. Anda dianjurkan untuk membuat konsep surat terlebih dahulu
5. Sebelum dicetak, simpan file anda pada komputer dengan nama file Praktikum 1.1
6. Selesai dicetak, selanjutnya dilipat dengan model Standart Fold dan dimasukkan
kedalam amplop.

18
Kunci Lembar Kerja 2 : Membuat Surat Niaga (Surat Perkenalan, Permintaan
Penawaran, dan Penawaran)
1. Surat Perkenalan

PT Victory Furniture
Jalan Merdeka Barat No. 17 Malang
Telp. (0341) 234 123 Fax. (0341) 234 123
Email : Vicfurniture@gmail.com

Nomor : 187/PK/II/2017 24 Februari 2017

Perihal : Perkenalan Perusahaan
Lampiran : 2 berkas

Kepada
PT Dana Mulia
Jalan Sudirman No 71
Malang

Dengan hormat,
PT Victory Furniture merupakan sebuah perusaaan yang bergerak dibidang pemasaran produk
furniture, seperti meja, kursi, lemari, sofa dan berbagai produk lainnya, baik untuk rumah
tangga maupun kebutuhan kantor.

Perusahaan kami telah menjadi kepercayaan bagi berbagai kalangan sebagai distributor
furniture sejak 2003. Produk furniture yang kami pasarkan merupakan produk asli buatan
Indonesia yang dioleh dari bahan-bahan pilihan serta diproduksi oleh pegawai yang
berpengalaman dibidangnya, sehingga furniture kami terjamin kualitasnya. Sebagai bahan
pertimbangan, kami lampirkan profil serta catalog berisi produk-produk yang kami pasarkan.

Besar harapan kami untuk dapat menjalin kerja sama dengan Saudara. Atas perhatian Saudara
kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Agus Fahreza, S.E.

Manajer Pemasaran

19
2. Surat Permintaan Penawaran

PT Dana Mulia
Jalan Sudirman No 71 Malang
Telepon (0341) 123 678 Fax (0341) 123 678
Email : Muliadana@gmail.com

No : 97/SPP/II/2017 27 Februari 2017

Hal : Permintaan Penawaran Barang

Yth. Bapak Agus Fahreza, S.E.

Manajer Pemasaran PT Victory Furniture
Jalan Merdeka Barat No 17
Malang

Dengan hormat,
Surat Saudara nomor 187/PK/II/2017 tanggal 24 Februari 2017 tentang perkenalan
perusaan telah kami terima dengan baik. Kami merasa tertarik dengan profil perusahaan yang
Saudara kirimkan. Perusahan kami dalam waktu dekat akan melakukan renovasi, sehingga
kami membutuhkan beberapa furniture untuk menunjang kegiatan diperusahaan kami.

Oleh karena itu, kami ingin mengetahhui spesifikasi dan harga barang, cara
pengiriman, prosedur pembayaran barang serta akan lebih baik lagi jika Saudara dapat
mengirimkan contoh produk sehingga lebih meyakinkan kami untuk memesan produk furniture
yang Saudara pasarkan.

Demikian surat ini kami sampaikan, kami harap Saudara dapat segera mengirimkan
penawaran barang kepada kami. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Jimin Handoko
Sekretaris

20
3. Surat Penawaran

PT Victory Furniture
Jalan Merdeka Barat No. 17 Malang
Telp. (0341) 234 123 Fax. (0341) 234 123
Email : Vicfurniture@gmail.com

28 Februari 2017

Nomor : 198/PN/II/2017
Perihal : Penawaran Barang

Kepada
PT Dana Mullia
Jalan Sudirman No 71
Malang

Dengan hormat,
Surat Saudara nomor 97/SPP/II/2017 tanggal 27 Februari 2017 tentang permintaan penawaran
barang telah kami terima. Sehubungan dengan itu kami ingin mengajukan penawaran kepada
Saudara untuk membeli barang keluaran terbaru yang kami pasarkan, yaitu sebagai berikut :

Nama Barang Merk Type Spesifikasi Harga

Chairman SC 2808  Nylon
Rp 646.800
 Hydrolic
Kursi kantor
Ergotec 851 S  Tilting control
Rp 550.000
 Hydrolic
UNO Classic  120 cm
 Dilapisi melamine Rp 659.000
Meja  Tanpa laci
Donati DOD 10  120 cm
Rp 1.028.000
 3 laci gantung
Ladio Jessica  Sofa L
Rp 3.500.000
 Fabric
Sofa
Muvoda Feza  Extra fine fabric
Rp 4.700.000
 3 seater

21
 Lion L 45  Metal
Rp 1.848.000
 Laser key
Filing cabinet
UNO Classic  Kayu
Rp 888.000
 3 laci
Lemari Donati DOC 52  Kayu
Rp 1.346.000
 Melamine

Kami memberikan diskon 5% untuk pembelian diatas Rp 10.000.000, serta gratis biaya
pengiriman barang untuk konsumen yang ada di kota Malang. Semua produk kami memiliki
garansi 1 bulan dan untuk masalah pembayaran dapat Saudara lakukan secara tunai atau kredit
dengan bunga sebesar 2,5% setelah barang sampai diperusahaan Saudara.

Demikian surat penawaran yang kami sampaikan, kami menunggu pesanan dari Saudara. Atas
perhatian dan kerja sama Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Agus Fahreza, S.E.

Manajer Pemasaran

22
Nama : ___________________________________
Kelas : ___________________________________
Tanggal : ___________________________________

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK

1. Sebutkan jenis-jenis surat niaga!

Jawab: .........................................................................................................................

2. Mengapa surat penawaran atas inisiatif dari penjual dianggap berkedudukan lemah?
Jawab: ..........................................................................................................................

3. Bagaimanakah tata cara pembuatan surat penawaran?

Jawab: .........................................................................................................................

4. Unsur-unsur apa sajakah yang biasanya dinyatakan oleh calon pembeli pada surat
permintaan penawaran?
Jawab: .........................................................................................................................

5. Apakah setiap bisnis yang dijalankan suatu perusahaan memerlukan surat niaga?
Jawab: .........................................................................................................................

23
 Kunci LP 1 : Produk
1. Jenis-jenis surat niaga
 Surat perkenlan  Surat pengaduan
 Surat permintaan penawaran  Surat tuntutan dan penyelesaian
 Surat penawaran  Surat gugat
 Surat pesanan Surat bisnis lainnya
 Surat pengantar barang
2. Karena orang yang ditawarkan atau calon pembeli tidak mengetahui adanya penawaran
tersebut dan kadang-kadang calon pembeli juga tidak diketahui membutuhkan atau tidak
terhadap barang atau jasa yang ditawarkan, sehingga menyebabkan surat penawarna atas
inisiatif penjual ini berkedudukan lemah.
3. Tata cara pembuatan surat penawaran
 Menggunakan bahasa yang dapat menimbulkan minat calon pembeli
 Merinci produk yang ditawarkan dengan keterangan lengkap sesuai dengan kondisi
sebenarnya
 Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman, penyerahan barang, dan pelayanan yang
menarik
 Memberikan potongan harga yang menarik dengan syarat pembayaran yang mudah dan
ringan
 Merekomendasikan bahwa produk yang ditawarkan bermutu tinggi
4. Unsur-unsur dalam surat permintaan penawaran:
 Nama dan jenis barang
 Spesifikasi dari barang seperti tipe, ukuran, kapasitan dan lain-lain
 Harga satuan dan potongan harga
 Cara pembayaran berikut cara penyerahan
 Kemudahan yang diperoleh pembeli seperti service gratis dan layanan purna jual
 Kapan barang atau jasa akan diperlukan
 Cara pengiriman barang
5. Ya. Setiap bisnis yang dijalankan oleh suatu perusahaan harus ada surat niaga atau surat
bisnis, karena surat tersebut merupakan perantara dari satu perusahaan dengan
perusahaan/pihak lain dan juga bukti akan adanya suatu transaksi. Surat niaga tidak selalu
dalam bentuk kertas, namun dapat pula melalui pesan elektronik, SMS, Telepon dan lain-
lain.

24
 LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES

Prosedur :
1. Siapkan seperangkat alat tulis, kertas folio dan literatur atau buku terkait.
2. Siswa dibagi kedalam beberapa kelompok.
3. Masing-masing kelompok diberi tugas mengenai masalah dalam Prosedur Pembuatan
Surat Niaga (Surat Perkenalan, Surat Permintaan Penawaran, dan Surat
Penawaran) dan dikerjakan oleh masing-masing anggota kelompok.
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini.
5. Berikan format ini kepada perwakilan anggota kelompok sebelum asesmen dilakukan.
6. Perwakilan kelompok diijinkan mangakses kinerja kelompok mereka sendiri dengan
menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Proses

Skor Asesmen
Skor
No Rincian Tugas Kinerja Oleh siswa Oleh
Maksimum
sendiri guru
1. Persiapan:
- Alat tulis, kertas folio dan buku catatan 5
- Literatur terkait dan sumber belajar lain 5
2. Penyebaran tugas setiap anggota : 0
- Tidak merata 5
- Kurang merata 10
- Merata

3. Ketepatan pengerjaan tugas :

50
- Sangat tepat
40
- Tepat
30
- Cukup tepat
20
- Kurang tepat
5
- Tidak tepat
4. Kesesuaian materi dengan tujuan 25
pembelajaran

25
 5. Penulisan identitas kelompok 5

Jumlah 100

Ngawi, Mei 2017

Siswa Guru,

(........................................) (........................................)

26
 LEMBAR PENILAIAN 3.1 : PSIKOMOTOR
Deskripsi Surat Perkenalan, Surat Permintaan Penawaran dan Sura Penawaran

Prosedur :
1. Siswa mencermati dan memahami kembali hasil diskusi kelompok pada LP 2.
2. Salah satu perwakilan anggota dari masing-masing kelompok maju kedepan kelas untuk
mempresentasikan apa yang telah mereka pahami sesuai LP 2
3. Setelah mempresentasikan, siswa diberikan pertanyaan mengenai materi yang telah
disampaikan.
4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
6. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

Skor Asesmen
Skor
No Rincian Tugas Kinerja Oleh siswa
Maksimum Oleh guru
sendiri
1 Kesiapan siswa untuk 10
mempresentasikan materi didepan
kelas
2. Penguasaan materi dan ketepatan 50
dalam penggunaan bahasa.
3 Menjelaskan dengan singkat padat 30
dan jelas
4 Ketepatan menjawab pertanyaan. 10
Jumlah 100

Ngawi, Mei 2017

Siswa Guru,

(........................................) (........................................)

27
 LEMBAR PENILAIAN 3.2 : PSIKOMOTOR
Membuat Surat Perkenalan, Surat Permintaan Penawaran dan Sura Penawaran

1. Sesuai dengan materi yang telah dipahami oleh masing-masing siswa, secara mandiri
siswa ditugasi untuk membuat 3 macam surat, yaitu:
a. Surat perkenalan
b. Surat permintaan penawaran
c. Surat penawaran
2. Ketiga surat tersebut harus saling berkaitan satu sama lain
3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
5. Siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Psikomotor
Skor Asesmen
No Skor
Rincian Tugas Kinerja Oleh siswa
Maksimum Oleh guru
sendiri
1. Alat dan bahan dipersiapkan dengan 5
lengkap dan rapi
2. Hadir tepat waktu 5
3. Membuat surat perkenalan dengan 25
cepat dan tepat sesuai ketentuan
4. Membuat surat permintaan 25
penawaran dengan cepat dan tepat
sesuai ketentuan
5. Membuat surat penawaran dengan 25
cepat dan tepat sesuai ketentuan
6. Penggunaan bahasa yang sopan dan 10
dapat menarik perhatian pembaca
surat
7. Melipat surat dengan tepat dan 5
memasukkan surat kedalam amplop
Jumlah 100

Ngawi, Mei 2017

Siswa Guru,

(........................................) (.......................................)

28
 LP 4 : Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

Nama : _________________________________
Kelas : _________________________________
Tanggal : _________________________________

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa
menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan perbaikan
C = Menunjukkan kemajuan
B = Memuaskan
A = Sangat baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

Memerlukan Menunjukkan Memuaskan Sangat
Rincian Tugas Kinerja
No Perbaikan Kemajuan (B) Baik (A)
(RTK)
(D) (C)

1 Ketelitian

2 Beretiket

3 Cekatan

4 Keaktifan

Ngawi, Mei 2017

Pengamat

(..............................)

29
 LP 5 : Format Pengamatan Keterampilan Sosial

Nama : _________________________________
Kelas : _________________________________
Tanggal : _________________________________

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa
menggunakan skala berikut ini:
D = Memerlukan perbaikan
C = Menunjukkan kemajuan
B = Memuaskan
A = Sangat baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

Memerlukan Menunjukkan Memuaskan Sangat
Rincian Tugas
No Perbaikan Kemajuan (B) Baik (A)
Kinerja (RTK)
(D) (C)

1 Berkomunikasi

2 Kerjasama

3 Berpendapat

4 Bertanya

Ngawi, Mei 2017

Pengamat

(................................)

30
 MODUL
SURAT NIAGA

Pengertian Surat Niaga

Surat niaga adalah surat-surat yang dipergunakan oleh orang-orang atau badan-badan serta
perusahaan-perusahaan yang menyelenggarakan usaha dengan tujuan mencari laba. Usaha-
usaha dapat meliputi perdagangan-perdagangan, perindustrian atau usaha lainnya seperti
perusahaan jasa angkutan, perbankan, asuransi dan lain-lain. Dalam dunia usaha, surat niaga
memegang peranan yang sangat penting, sebab hampir sebagian besar berkomunikasi dengan
pihak luar ataupun relasi banyak dilakukan dengan surat menyurat.

Macam-macam Surat Niaga

1. Surat Perkenalan
Surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli yang isinya
memperkenalkan hasil produksi atau usaha dalam perniagaan disertai keterangan–
keterangan selengkapnya.
Syarat untuk membuat surat perkenalan ialah:
1) Pergunakanlah bahasa yang sopan dan hormat, jelas, singkat tetapi padat.
2) Perlu memperkenalkan:
a) Nama perusahaan.
b) Alamat perusahaan dan nomor telepon.
c) Bidang usaha.
d) Manfaat atas barang yang diperkenalkan.
3) Mencantumkan kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.
4) Harus dapat meyakinkan pembaca bahwa barang yang diproduksi itu berkualitas
tinggi dan telah banyak yang memakainya.
5) Jika surat perkenalan dimaksudkan untuk mengikuti tender, perlu dilampirkan:
a) Surat rekomendasi dari bank (garansi bank).
b) Surat rekomendasi dari instansi yang telah menjadi relasinya.
c) Susunan pengurus perusahaan.

31
Perhatikan contoh surat perkenalan berikut.

PT KIVANI KOMPUTINDO
Jl. Mangga Dua Raya
Jakarta

No. : 104/KK/X/08 17 Oktober 2008

Hal : Perkenalan

Yth. Bapak Pimpinan

Lembaga Pendidikan Informatika
Jl. Raya Margonda
Depok

Pada kesempatan ini kami memperkenalkan kepada Bapak, perusahaan kami yang
bergerak di bidang usaha peralatan dan perlengkapan komputer, dari berbagai merk
yang terkenal.

Dengan perkenalan ini kami bermaksud agar kami dapat menjalin kerja sama dengan
Bapak dengan baik.

Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Aris Setiawan
Direktur Utama

32
2. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirim oleh seseorang atau
perusahaan (calon pembeli) kepada calon penjual yang berisi permintaan pengiriman
katalog produk yang diperjual-belikan.
Fungsi surat permintaan penawaran, adalah:
1) Bahan pertimbangan dalam menentukan pembelian
2) Untuk menyesuaikan keadaan keuangan
3) Untuk memilih barang sesuai dengan selera atau kebutuhan perusahaan
Langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat permintaan penawaran ialah :
1) Menetapkan barang yang diperlukan.
2) Menentukan kapan barang diperlukan.
3) Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.
4) Menanyakan pemberian potongan harga atau diskon
5) Meminta informasi bagaimana cara pengiriman barang
6) Menanyakan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan penawaran
itu
7) Menanyakan kemudahan yang diperoleh pembeli seperti servica gratis, garansi,
dan layanan purna jual (after sales service)
8) Menanyakan layanan jasa yang dapat diberikan oleh penjual.
9) Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalog atau poster barang yang diperlukan.

Contoh surat permintaan penawaran, adalah

a) Surat permintaan penawaran atas inisiatif sendiri
b) Surat permintaan penawaran berdasar iklan
c) Surat permintaan penawaran dengan kartu pos

33
Perhatikan contoh surat permintaan penawaran berikut.

PT ADI SARI DELTA

Jl. Gajah Mada No. 100
Jakarta Timur

No. : 25/ASD/VIII/2013 5 Agustus 2013

Kepada
Yth. Bapak Pimpinan PT Kualitas Prima
u.p. Bapak Murni Hakim
Jl. Melati Blok B No. 23
Semarang

Hal : Permintaan Penawaran Komputer

Dengan hormat,

Sehubungan rencana membuka kantor cabang yang baru, kami membutuhkan alat-alat
kantor berupa komputer, filing kabinet, faksimili dan meja kantor.

Untuk itu, kami minta Saudara mengajukan penawaran barang-barang tersebut. Akan
lebih baik, bila dikirimkan seorang sales untuk mengadakan demo penggunaan alat-alat
tersebut.

Disamping itu, kami memerlukan penjelasan tentang:

1. Harga satuan
2. Cara pembayaran
3. Cara penyerahan barang
4. Jumlah barang yang tersedia
5. Katalog atau brosur barang yang ditawarkan

Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Rudi Salam, S.E.

Kep. Bag. Umum

34
3. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh perusahaan penjual barang atau jasa,
yang isinya menawarkan barang atau jasa disertai dengan keterangan yang diperlukan
pembeli.
Surat penawaran ada dua macam, yaitu sebagai berikut:
a. Penawaran atas inisiatif penjual
Surat ini mempunyai kedudukan lemah, karena surat tersebut belum tentu
diharapkan oleh calon pembeli.
b. Penawaran sebagai balasan dari surat permintaan penawaran
Surat ini isinya terikat dan terbatas, yai hanya menerangkan hal-hal yang
ditanyakan oleh calon pembeli.
Fungsi dari surat penawaran adalah
a. Memperkenalkan barang atau jasa kepada masyarakat atau perusahaan lain
b. Memperluas jaringan pemasaran
c. Memelihara hubungan dagang dengan relasi
Hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat penawaran yang baik dan efektif,
yaitu:
1) Mempergunakan gaya bahasa yang menarik, agar menimbulkan minat calon
pembeli.
2) Menjelaskan secara terperinci barang yang ditawarkan dengan keterangan yang
lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar-gambar, untuk menghindari keraguan
calon pembeli.
3) Merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi dan merupakan
keharusan untuk memilikinya.
4) Menjamin ketentuan harga, cara pengirimann, dan penyerahan barang.
5) Memberikan potongan harga yang menarik dengan syarat pembayaran yang mudah
dan ringan.
6) Mencantumkan sifat penawarannya (penawaran bebas, penawaran terikat,
penawaran berjangka).
 Penawaran bebas adalah apabila sewaktu-waktu terjadi perubahhan harga
barang yang ditawarkan, maka tidak perlu memberitahukan terlebih dahulu.
 Penawaran terikat adalah penawaran tetap, yaitu apabila terjadi perubahan di
kemudian hari, maka harus diberitahukan terlebih dahulu.

35
Perhatikan contoh surat penawaran berikut.
PT KUALITAS PRIMA
Jl. Melati Blok B No. 23
Semarang

No. : 173/KP/VIII/2012 27 Agustus 2013

Lamp. : 1 (satu) lembar

Kepada
Yth. Bapak Direktur PT Adi Sari Delta
Jl. Gajah Mada
No. 100 Jakarta Timur

Hal : Penawaran Komputer

Dengan hormat,

Sehubungan dengan surat permintaan penawaran Bapak No. 25/ASD/VIII/12

tanggal 5 Agustus 2012 dengan ini kami mengajukan penawaran peralatan komputer
sebagaimana terperinci di bawah ini :

1. Jenis Barang : Komputer

2. Merk : IBM
3. Tipe : Pentium IV 2 Ghz
4. Harga : Rp 6.000.000,00
5. Pembayaran : Cash on delivery
6. Penyerahan : Franco pembeli
7. Sifat : Penawaran bebas

Agar lebih jelas kami sertakan brosur komputer tersebut. Atas perhatian Bapak,
kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Murni Hakim, S.E.

Kabag. Pemasaran

36
4. Surat Pesanan
Surat pesanan ialah surat yang isinya memesan barang atau jasa tertentu dari pembeli
yang ditujukan kepada penjual. Biasanya pesanan dilakukan setelah menerima surat
penawaran atau daftar harga. Surat pesanan adalah surat pembeli, sehingga
kedudukannya kuat.
Adapun hal yang harus diperhatikan dalam surat pesanan, yaitu
a. Nama, spesifikasi produk, kualitas dan kuantitas yang dipesan
b. Kesanggupan membayar
c. Cara pengiriman barang
d. Tanggal pengiriman barang
e. Cara pengepakan barang selama dalam proses pengangkutan
Perhatikan contoh surat pesanan dibawah ini.
PT MINI MARKET ROSA
Jl. Anggrek Blok A No. 10 Telp. (021) 8290538
Jakarta Barat

Nomor : 110/RMM/III/2012 30 Maret 2012

Hal : Pesanan Barang

Kepada
Yth. Direktur PT Indah Boga
Jalan Nuri No. 114
Bandung

Dengan hormat,

Terima kasih atas surat penawaran Bapak No. 051/IB/III/2012 tanggal 23 Maret 2012
yang lalu. Kami tertarik dengan produk yang Bapak tawarkan, selanjutnya kami
menetapkan untuk memesan barang-barang sebagai berikut:
a. 10 buah jam tangan Rado katalog no. 11
b. 15 paket kosmetik Sari Ayu katalog no. 27

Apabila no. 41A belum bisa dikirim, kami meminta no. 41D sebagai gantinya.
Penyerahan barang paling lambat tanggal 7 April 2012 dan pembayaran akan kami
lakukan setelah barang kami terima.

Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Rudi Kesuma, S.E., M.M.

Bag. Pembelian
37
5. Surat Konfirmasi Pesanan
Setelah menerima surat pesanan atau via telepon/faks dari calon pembeli, penjual perlu
memastikan sejauh mana kebenaran pesana tersebut. Caranya ialah dengan membuat
surat yang disebut dengan surat konfirmasi pesanan.
Surat konfirmasi pesanan merupakan data yang diisi oleh penjual berdasarkan surat
pesana atau via telepon dari pemesan, tentang pesanan yang terdiri dari nama barang,
jumlahnya, harga, dan syarat jual beli lainnya, seperti tempat penyerahan, waktu
penyerahan, cara pembayaran. Kemudian surat tersebut dikirimkan kepada pemesan
untuk memperoleh kepastian tentang pesanan, serta ketentuan jual beli yang diinginkan
penjual seperti yang dicantumkan di dalam surat konfirmasi itu.
Jika pesan itu benar dan persyaratan tambahan dari penjual juga dapat disetujui oleh
pemesan, maka pemesan harus membubuhkan tanda tangannya pada surat konfirmasi itu
sebagai tanda persetujuan pembelian. Kemudian lembar aslinya harus dikembalikan
kepada penjual sebagai bukti otentik pesanan, yang fungsinya sama dengan surat
pesanan. Sehingga penjual tidak ragu lagi untuk membuat faktur dan mengirimkan
barangnya kepada pemesan.

38
Perhatikan contoh surat Konfirmasi Pesanan dibawah ini
PT KIVANI ELEKTRIKA
Jl. Mangga Dua Raya
Jakarta

No. 31/KP/VIII/08 4 Agustus 2008

Yth. Pemilik Toko Rizki Kurnia

Jl. Raya Margonda
Depok

Hal : Konfirmasi pesanan alat-alat elektronik

Dengan hormat,

Terima kasih atas pesanan Anda pada tanggal 24 Juli 2008 via telepon. Dengan ini
kami mengkonfirmasikan barang-barang yang Anda pesan dengan syarat-syarat sebagai
berikut.
1. 6 unit setrika listrik
merek National, volt 220/450 W
@ Rp. 250.000 Rp. 1.500.000
2. 5 unit lemari es merek
Sharp, tipe/ukuran 12 feet 2 pintu
@ Rp. 1.500.000 Rp. 7.500.000
Total Rp. 9.000.000
Terbilang : Sembilan juta rupiah
Pembayaran : Cash on Delivery
Penterahan : Franco

Setelah ditandatangani, lembar aslinya diserahkan kepada kami.

Menyetujui,
Pemesan Hormat kami,

.................... Ir. Eko Putranto

39
6. Surat Penolakan Pesanan
Apabila terjadi pemesanan barang/jasa tidak dapat dipenuhi oleh penjual karena ada
suatu masalah, maka pihak penjual segera mengirimkan surat penolakan pesanan, jangan
sampai pemesan menunggu terlalu lama. Isi surat penolakan pesana harus diungkapkan
dengan bijaksana dan menyatakan penghargaan atas pesanan tersebut, yaitu dengan cara
mengucapkan terima kasih kepada pembeli serta memberikan alasan yang logis
mengenai penolakan pesanan, dengan bahasa yang halus dan sopan agar hubungan baik
dengan pemesan tetap terjaga.
Alasan penjual menolak pesanan adalah sebagai berikut.
1) Persediaan barang yang dipesan tidak mencukupi atau barangnya sudah habis
2) Tidak adanya kecocokan antara penjual dan pembeli mengenai cara
pembayaran atau penyerahan barang
3) Terjadinya kenaikan harga barang

Perhatikan contoh surat penolakan pesanan dibawah ini.

PD SUMBER MAKMUR
Jl. Pasar Pagi
Jakarta Pusat
No. 104/PS/X/08 17 Oktober 2008

Dengan hormat,

Terima kasih atas pesanan monitor merek Sega, Casing merek Simbada dan
Keyboard yang Saudara minta pembayarannya dilakukan secara kredit dalam tempo 6
bulan.

Untuk Saudara ketahui, akibat kondisi perekonomian yang sedang tidak kondusif
dan terjadinya inflasi yang tidak menentu sekarang ini, kami tidak dapat melakukan
penjualan secara kredit, maka dengan sangat menyesal permintaan Saudara terpaksa
kami tolak.

Kami yakin Saudara dapat memahami alasan tersebut. Atas penolakan ini, kami
kinta maaf.

Hormat kami,

M. Rizki, S.E.
Direktur

40
7. Surat Pengiriman Pesanan
Surat pengiriman pesanan adalah surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada
pembeli dengan maksud untuk memberitahukan bahwa barang pesanan telah dikirim ke
alamat sesuai permintaan.
Fungsi surat pengiriman pesanan, adalah:
1) Untuk meyakinkan pembeli bahwa pesanan sudah dilayani dengan baik
2) Sebagai pedoman untuk pengiriman suatu barang
3) Sebagai alat untuk mengecek cocok tidaknya barang yang dipesan dengan barang
yang dikirim.
4) Sebagai alat bukti untuk menagih bila pembeli lupa melakukan pembayaran atau
tidak mau membayar
5) Sebagai barometer maju tidaknya suatu perusahaan
Surat pengiriman pesanan berisi pemberitahuan pengiriman pesanan dengan keterangan-
keterangan berikut:
1) Barang yang akan dikirim tersebut berdasarkan orderyang mana
2) Jenis barang apa saja yang dikirim
3) Berapa jumlah barang yang dikirim
4) Cara pengangkutan barang
5) Dokumen apa saja yang dilampirkan bersama surat pengiriman pesanan

41
Perhatikan contoh surat pengiriman pesanan berikut.
PT TRANS KOMPUTINDO
Jl. Mangga Dua Raya
Jakarta
Telp. (021) 6125958

No. 124/TK/XII/08 18 Desember 2008

PT TRIPATRIAT NUSANTARA
Jl. Margonda Raya
Depok

Hal : Pengiriman Notebook

Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa kami telah menerima surat pesanan Saudara dengan No.
124/SP/XII/08 berupa 15 unit notebook merek HP COMPAX.

Seluruh notebook kami kemas dalam 3 boks yang kuat. Setiap kemasan berisi 5 unit
notebook dan tiap-tiap boks kami beri nomor NTHP-1 s.d NTHP-3. Segera kami
kirimkan hari ini dengan menggunakan Perusahaan Ekpedisi “Ekspres”.

Bersama ini kami kirimkan dokumen berang berupa 3 lembar faktur, 1 lembar packing
list, serta 2 lembar kuitansi Bank BNI.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Benny Wismar, S.T.

42
8. Surat Pengaduan
Surat pengaduan atau klaim ialah surat pemberitahuan dari pembeli kepada penjual,
karena barang atau jasa yang diterima tidak sesuai dengan pesanan.
Sebab adanya surat pengaduan, adalah:
1) Jumlah maupun mutu tidak sesuai pesanan
2) Terjadi kerusakan pada barang atau jasa
3) Keterlambatan
4) Pengingkaran isi perjanjian

Tujuan membuat surat pengaduan, adalah:

1) Menyelesaikan proses jual-beli agar memberi kepuasan pada kedua belah pihak
2) Meningkatkan hubungan baik antara penjual dan pembeli
3) Mengingatkan penjual agar memberikan pelayanan yang memuaskan
4) Meminta informasi kepada penjual tentang ganti rugi
Hal yang harus diperhatikan dalam surat pengaduan, yaitu
1) Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.
2) Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun merasa tidak puas.
3) Sebutkan jenis dan jumlah barang yang diadukan.
4) Jelaskan alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang
nyata.
5) Jelaskan penyelesaian pengaduan yang diinginkan dengan tidak merugikan kedua
belah pihak.

43
Perhatikan contoh surat pengaduan/Penuntutan berikut.
PT VIMO SEJAHTERA
Jalan Mahacinta No. 11 (0274) 015017
D. I. YOGYAKARTA
No. : 195/VS/III/2009 21 Maret 2009
Lamp. : 1 lembar
Hal : Pengaduan Kerusakan
Barang Elektronik

Kepada
PT BINTANG JAYA
Jalan Kayangan No. 17
SEMARANG

Dengan hormat,

Kiriman Saudara berupa Televisi LG Ultra Slim 21 inch sebanyak 35 buah telah kami
terima dengan baik pada tanggal 19 Maret 2009. Oleh karen itu, kami ucapkan terima
kasih.

Perlu kami sampaikan bahwa setelah kami cek terdapat 10 buah Televisi LG Ultra Slim
21 inch yang mengalami kerusakan pada layar monitor berupa goresan. Sebagai
solusinya, kami mohon kiriman 10 buah Televisi LG Ultra Slim 21 inch untuk
pengganti. Barang kami terima sebelum tanggal 30 Maret 2009. Jika Saudara setuju,
mohon segera di kirim dan sekaligus mengambil Televisi yang mengalami kerusakan.
Masalah harga tidak ada perubahan.

Atas perhatiaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT VIMO SEJAHTERA

Dra. Fitriana
Direktur

44
9. Surat Penyelesaian Pengaduan
Surat penyelesaian klaim ialah surat yang dikirim penjual kepada pembeli untuk memberi
solusi atau menyelesaikan pengaduan.
Alternatif penyelesaian pengaduan, yaitu
1) Memberi potongan harga.
2) Memberi pengganti barang atau jasa.
3) Memberi ganti rugi berupa uang.
Hal yang harus diperhatikan dalam surat pengaduan, yaitu
1) Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pengaduan.
2) Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun telah mendapat klaim.
3) Jelaskan alasan-alasan yang logis tentang terjadinya kesalahan.
4) Tawarkan penyelesaian pengaduan dengan tidak merugikan kedua belah pihak.
5) Sampaikan permintaan maaf karena telah mengecewakan pembeli dan berjanji
untuk tidak mengulangi.

Perhatikan contoh surat penyelesaian pengaduan dibawah ini.

PT BINTANG JAYA
Jalan Kayangan No. 17 879274
SEMARANG
25 Maret 2009

No. : 225/BJ/III/2009
Lamp. :-
Hal : Penyelesaian Klaim
Barang Elektronik

Kepada PT VIMO SEJAHTERA

Jalan Mahacinta No. 11
D. I. YOGYAKARTA

Dengan hormat,

Surat pengaduan Saudara, no. 195/VS/III/2009, tanggal 21 Maret 2009, telah kami
terima dengan baik. Perlu kami sampaikan, bahwa kesalahan ada di pihak kami yaitu
terjadinya kesalahan dalam pengepakan, untuk kami mohon maaf yang sebesar-
besarnya.

45
 Sebagai solusinya, kami menyetujui usulan Saudara. Kami akan segera mengirim
Televisi LG Ultra Slim sebanyak 10 buah sebagai gantinya dan akan Saudara terima
sebelum tanggal 30 Maret 2009.

Atas perhatiaan dan pemberian maaf Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT BINTANG JAYA

Drs. Rozimeko Aftur

Direktur

10. Surat Pengiriman Pembayaran

Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli, untruk
memberitahukan kepada penjual bahwa barang kiriman sudah diterima dan pembayaran
sudah dilakukan. Surat pengiriman pembayaran dilaksanakan oleh pembeli apabila
barang kiriman dari penjual lancar, sudah tidak ada penyimpangan dan permasalahan.
Jika terjadi penyimpangan dengan pesanan, pembeli harus segera memberitahukan
kepada penjual, agar penjual dapat menemukan solusi untuk langkah selanjutnya. Jangan
sampai terlambat memberitahukan permasalahan karena akan menimbulkan kesulitan
dalam pengurusan klaim.
Isi surat pengiriman pembayaran adalah sebagai berikut:
1) Jumlah barang yang diterima.
2) Harga faktur, yaitu harga yang harus dibayar.
3) Waktu pembayaran.
4) Cara pembayaran.
5) Besarnya pembayaran.
6) Bukti pembayaran.
Dalam menyusun surat pengiriman pembayaran, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1) Lihat kembali isi surat pengiriman barang.
2) Periksalah jumlah uang yang akan dibayarkan.
3) Lampirkan bukti pembayaran.
4) Jelaskan cara pembayaran.
5) Beri alasan jika tidak dapat membayar penuh.

46
 Perhatikan contoh surat pengiriman pembayaran berikut.
Toko Rizki Kurnia
Jl. Raya Margonda
Depok
No. 214/Pem/IX/08 1 September 2008

PT KIVANI ELEKTRIKA
Jl. Mangga Dua Raya
Jakarta

Hal : Pengiriman Pembayaran

Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa kiriman barang berupa 6 unit setrika listrik merek National,
volt 220/450 W dan 5 unit lemari es merek Sharp, tipe/ukuran 12 feet 2 pintu telah
kami terima dalam keadaan baik.

Dengan ini pula kami kabarkan pembayaran atas pembelian barang tersebut sebesar Rp.
9.000.000,00 (Sembilan juta rupiah) yang sudah kami kirimkan dengan bank perantara
BNI Cabang Depok. Bersama ini kami kirimkan bukti pembayaran kami.

Hormat kami,

Ir. Eko Purwanto

11. Surat Penagihan

Surat penagihan adalah surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli yang isinya adalah
berupa peringatan agar pembeli membayar hutangnya yang sudah lewat dari tanggal
jatuh tempo atau tidak sesuai dengan perjanjian.
Penulisan surat penagihan hendaklah dilakukan dengan hati-hati dan bijaksana dengan
menggunakan kata-kata yang sopan. Pihak penjual/kreditur harus mengetahui alasan
debitur tidak membayar utangnya tepat pada waktunya mungkin disebabkan pembeli
lupa, kesulitan dalam hal keuangan, atau mendapatkan musibah yang menimpa dirinya.
Surat penagihan hendaknya memperlihatkan tujuan yang pasti, tetapi dengan tindakan
yang hati-hati dalam memperingatkan agar mendapatkan hasil dalam penagihan serta
tidak sampai merusak hubungan yang baik. Tujuan penagihan bukan semata-mata

47
mendapatkan uang, melainkan juga untuk mempertahankan hubungan baik dengan pihak
pembeli.
Hal-hal yang perlu dikemukakan dalam surat penagiha adalah sebagai berikut:
1) Menyebutkan jangka waktu pembayaran yang sudah berlalu
2) Besar tunggakan yang harus dibayar/dilunasi
3) Tanggal transaksi dan no. Faktur yang sudah berlalu
4) Cara pengiriman atau pembayaran uang yang diidnginkan oleh pembeli
5) Menyebutkan hal lai, berupa peringatan atau ancaman (bila perlu)
Pengiriman surat penagihan dapat dilakukanbeberapa tahap, yaitu sebagi berikut:
1) Surat penagihan pertama, berisi peringatan kepada pelanggan akan sesuatu
kewajiban yang telah jatuh tempo
2) Surat penagihan kedua, dibuat agak lebih tegas dari yang pertama
3) Surat penagihan ketiga, dengan melampirkan surat tagihan 1 dan 2 dan isinya
menegaskan dan disertai dengan peringatan yang keras kapan pembeli dapat
melunasi tunggakan, kreditur akan menagih melalui inkaso bank.
4) Surat penagihan keempat, merupakan peringatan terakhir dengan nada yang lebih
keras, yaitu berupa ancaman kepada debitur bahwa perusahaan akan melaporkan
kepada pihak yang berwajib.

Perhatikan contoh surat penagihan pertama berikut.

PT ADIPRATAMA
Jl. H. Samanhudin
Jakarta
No. 010/A/X/08 18 Oktober 2008

Toko Bintang Terang

Jl. Hayam Huruk
Jakarta

Hal: Pembayaran faktur No. 21/VIII/08

Dengan hormat,

Menurut catatan kami ternyata Saudara belum melunasi faktur kami No. 21/VIII/08,
tanggal 4 Agustus 2008, sebesar Rp. 15.000.000,00 (lima belas juta rupiah), yang
seharusnya Saudara selesaikan tanggal 1 Oktober 2008.

Mengingat waktu pembayaran sudah lewat 2 minggu, besar harapan kami Saudara
segera membayar faktur tersebut melalui cabang BNI setempat.
48
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Hermanto
Direktur

Contoh surat penagihan kedua

PT ADIPRATAMA
Jl. H. Samanhudin
Jakarta

No. 021/A/XI/08 28 November 2008

Toko Bintang Terang

Jl. Hayam Huruk
Jakarta

Hal : Pembayaran faktur No. 21/VIII/08

Dengan hormat,

Berhubung sampai hari ini kami belum menerima jawaban atas surat kami No.
010/A/X/08 tanggal 18 Oktober 2008 mengenai pembayaran faktur kami No.
21/VIII/08 yang barang-barangnya telah lama Saudara terima, maka kami
mengingatkan agar Saudara segera melunasi pembayaran faktur tersebut.

Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Hermanto
Direktur

49
Contoh surat penagihan ketiga

PT ADIPRATAMA
Jl. H. Samanhudin
Jakarta
No. 030/A/XI/08 30 November 2008

Toko Bintang Terang

Jl. Hayam Huruk
Jakarta

Hal: Pembayaran faktur No. 21/VIII/08

Dengan hormat,

Sudah dua kali kami mengirimkan surat kepada Saudara, yaitu surat No. 010/A/X/08
dan No. 021/A/XI/08, tetapi sangat kami sesalkan kedua surat tersebut tidak
mendapatkan perhatian Saudara sebagaimana mestinya.

Oleh karena itu dengan sangat menyesal perlu kami beritahukan kepada Saudara, jika
sampai pada tanggal 5 Desember 2008 Saudara belum juga menyelesaikan pembayaran,
kami terpaksa menyerahkan penagihan kepada bank (inkaso).

Demikian agar mendapat perhatian Saudara.

Hormat kami,

Hermanto
Direktur

50
Lampiran
Power Point “KORESPONDENSI”

51
52
53
54
55
56
57