PANDUAN

KOMUNIKASI INTERNAL

BAB I DEFINISI
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dan dilakukan oleh para pihak
internal atau karyawan Puskesmas baik yang dilakukan secara formal maupun
nonformal.

BAB II RUANG LINGKUP:

Komunikasi internal dilakukan dengan cara:
1. Lokakarya mini
2. Rapat
3. Rapat Tinjauan managemen
4. Konsultasi/tatap muka
5. SMS dan Whatsapp
6. Telpon
7. Email
8. Apel Pagi

BAB III TATA LAKSANA:

Komunikasi internal dilakukan secara timbal balik antara Kepala Puskesmas dengan
penanggung jawab dan pelaksana/seluruh karyawan Puskesmas. Komunikasi internal
dilakukan dengan cara:
1. Lokakarya mini Bulanan
Lokakarya Mini Bulanan adalah forum yang dibentuk khusus untuk melakukan
penggerakan pelaksanaan program/kegiatan Puskesmas yang dilakukan
rutin setiap bulan, untuk memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas
Langkah-langkah lokakaryamini bulanan meliputi :
a. Kepala Puskesmas mempersiapkan bahan lokmin.
b. Pelaksana dan penanggungjawab program/kegiatan
mempersiapkan bahan..
c. Penanggung jawab TU mempersiapkan, membuat dan
mendistribusikan surat undangan.
d. Penanggung jawab TU mempersiapkan tempat pelaksanaan dan
alat yang diperlukan..
e. Kepala Puskesmas memimpin pelaksanaan lokakarya mini.
f. Kepala Puskesmas memberikan pengarahan.
 g. Kepala Puskesmas dan peserta lokmin melakukan diskusi.
h. Notulis mencatat semua kejadian selama lokakarya mini dinotulen
rapat.

2. Rapat
Rapat adalah pertemuan formal 4 orang atau lebih yang dilakukan
dengan tatap muka, diselenggarakan dengan tujuan membahas
perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan dan
pemberian motivasi.
Langkah-langkah pelaksanaan rapat meliputi:
a. Kepala Puskesmas dan Penanggung jawab TU dan Penanggung
jawab Upaya menyusun agenda rapat.
b. Penanggung jawab TU membuat dan mendistribusikan undangan.
c. Penanggung jawab TU mempersipkan peralatan yang dibutuhkan
rapat.
d. Penanggung jawab TU/Penanggung Jawab Upaya memandu
pelaksanaan rapat.
e. Penanggung Jawab Upaya / Kepala Puskesmas menjelaskan
agenda rapat.
f. Kepala Puskesmas memberikan pengarahan.
g. Kepala Puskesmas, Penanggung Jawab Upaya dan peserta rapat
melakukan diskusi.
h. Notulis mencatat semua kejadian selama rapat dinotulen rapat

3. Rapat Tinjauam Manajemen

Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) adalah rapat yang dilakukan dalam
rangka membahas umpan balik pelanggan, keluhan pelanggan, hasil
audit internal, hasil penilaian kinerja, perubahan proses
penyelenggaraan Upaya Puskesmas dan kegiatan pelayanan
Puskesmas, maupun perubahan kebijakan mutu jika diperlukan, serta
membahas hasil pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya, dan
rekomendasi untuk perbaikan.
Langkah-langkah RTM meliputi :
a. Ketua Tim Mutu mempersiapkan bahan RTM.
b. Ketua Tim Mutu melaporkan rencana RTM kepada Kepala
Puskesmas.
 c. Penanggung jawab TU membuat dan mendistribusikan undangan.

d. Penanggung jawab TU mempersiapkan tempat dan perlengkapan

yang dibutuhkan.
e. Ketua Tim Mutu memyampaikan materi rapat, dan memimpin
diskusi.
f. Kepala Puskesmas membuat keputusan rapat dan memberikan
pengarahan.
g. Ketua Tim Mutu membuat kesimpulan RTM
h. Ketua Tim Mutu mendokumentasikan proses & hasil RTM.
i. Notulis mencatat semua kejadian selama rapat berlangsung
dinotulen rapat

4. Konsultasi/tatap muka
Konsultasi merupakan permintaan penjelasan/petunjuk/ arahan atas
suatu hal/kegiatan kepada atasan/pimpinan/ orang yang diberi
wewenang oleh atasan/pimpinan sebagai konsultan.
Langkah-langkah yang dilakukan:
a. Penaggung jawab Upaya/ Pelaksana mempersiapkan
bahan/materi konsultasi.
b. Penaggung jawab Upaya/ Pelaksana memberitahu kepada Kepala
Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya bahwa akan melakukan
konsultsi.
c. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya menentukan waktu
dan tempat konsultasi.
d. Penaggung jawab Upaya/ Pelaksana menyampaikan materi yang
dikonsultasikan.
e. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya memberi
penjelasan/petunjuk/arahan kepada Penaggung jawab Upaya/
Pelaksana.
 f. Penaggung jawab Upaya/ Pelaksana dan Kepala
Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya mendokumentasikan kegiatan
dan hasil konsultasi.

5. SMS/Whatsapp
SMS/Whatsapp dilakukan baik perseorangan/antar petugas atau secara group.
Langkah-langkah pelaksanaan:
a. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
menentukan materi yang dikomunikasikan.
b. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
menentukan sasaran/penerima pesan (komunikan).

c. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana

menentukan penggunaan sms/whatsapp pribadi/group.
d. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
menulis pesan
e. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
mengecek kembali pesan
f. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
mengirimkan pesan kepada komunikan
g. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
memberikan umpan balik penyampaian pesan
6. Telepon
Telepon digunakan untuk komuniki langsung jarak jauh. Langkah-langkah
pelaksanaan:
a. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
menentukan materi yang dikomunikasikan.
b. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
menentukan sasaran/penerima pesan telepon.
c. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
menghubungi komunikan.
d. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
berkkomunikasi dengan komunikan.
 e. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
mendokumentasika proses dan hasil komunikasi.
7. Email
Email adalah komunikasi yang dilakukan dengan surat elektronik. Langkah-
langkah pelaksanaan:
a. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
menentukan materi yang dikirim melalui email..
b. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
menentukan sasaran/penerima email.
c. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
mengirim email.
d. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
melakukan cek email sudah terkirim atau belum.
e. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana
memberitahukan penerima bahwa email sudah terkirim.
8. Apel Pagi
Apel pagi adalah pertemuan yang dialakukan sebelum melakukan pelayanan.
Langkah-langkah pelaksanaan:
a. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya/Pelaksana
berkumpul dilokasi apel pagi

b. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya memimpin apel

pagi
c. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya memimpin salam
internal
d. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya melakukan
pembagian tugas pelaksana baik didalam dan diluar gedung.
e. Penanggung Jawab Upaya/ Pelaksana memberikan informasi
tentang rencana kegiatan dan pelayanan hari ini.
f. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya memberikan
evaluasi dan arahan.
g. Kepala Puskesmas/Penanggung Jawab Upaya membubarkan
apel pagi.
BAB IV DOKUMENTASI
1. SOP-SOP : Lokakarya mini bulanan, rapat, RTM, Konsultasi/tatap
muka, SMS/Whatsapp dan telpon, email, apel pagi
2. Undangan, daftar hadir, dan notulen lokakarya mini bulanan dan rapat,
gambar pelaksanaan.

Kepala Puskesmas Kelurahan

Cakung Timur

drg Apriemi Simanjuntak

NIP.196704281992022001
a. Rapat
Rapat adalah pertemuan formal 4 orang atau
lebih yang dilakukan dengan tatap muka,
diselenggarakan dengan tujuan membahas
perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan
keputusan dan pemberian motivasi.
Langkah-langkah pelaksanaan rapat meliputi:
1 Kepala Puskesmas dan Penanggung jawab TU
menyusun agenda rapat.
2 PJ. Upaya/ Penanggung jawab TU
membuat dan mendistribusikan undangan.
3 PJ. Upaya/ Penanggung jawab TU
menunjuk penyelenggara rapat.
4 PJ. Upaya/Kepala Subag TU memandu
pelaksanaan rapat.
5 Notulis mencatat semua kejadian selama
rapat dinotulen rapat

b. Rapat Tinjauam Manajemen

Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) adalah rapat
yang dilakukan dalam rangka membahas umpan
balik pelanggan, keluhan pelanggan, hasil audit
internal, hasil penilaian kinerja, perubahan
proses penyelenggaraan Upaya Puskesmas dan
kegiatan pelayanan Puskesmas, maupun
perubahan kebijakan mutu jika diperlukan, serta
membahas hasil pertemuan tinjauan manajemen
sebelumnya, dan rekomendasi untuk perbaikan.
Langkah-langkah RTM meliputi :
1 Ketua Tim Mutu mempersiapkan bahan
RTM.
2 Ketua Tim Mutu melaporkan rencana RTM
kepada Kepala Puskesmas.
3 Penanggung jawab TU membuat dan
mendistribusikan undangan.
4 Penanggung jawab TU mempersiapkan
tempat dan perlengkapan yang dibutuhkan.
5 Penanggung jawab TU memimpin RTM.
6 Notulis mencatat semua kejadian selama
rapat berlangsung dinotulen rapat
7 Kepala Puskesmas membuat keputusan
rapat
8 Ketua Tim Mutu membuat kesimpulan RTM
9 Ketua Tim Mutu mendokumentasikan proses
& hasil RTM.
I. DOKUMENTASI:
a. SOP-SOP komunikasi internal
b. Bukti-bukti pelaksanaan komunikasi internal