RENCANA AKSI PERUBAHAN

(Project Leader)

OPTIMALISASI PENATAAN RISALAH RAPAT – RAPAT DPRD MELALUI

TEKNOLOGI INFORMASI PADA SEKRETARIAT DPRD KOTA LUBUKLINGGAU

1. LATAR BALAKANG
Berdasarkan Peraturan Walikota Nomor 32 Tahun 2016 tentang Tugas dan fungsi di
Sekretariat DPRD sub bagian risalah salah satunya membuat dan menata risalah Rapat
paripurna Pimpinan dan Anggota DPRD, dimana output dari Rapat Paripurna di Bagian
Persidangan yaitu risalah rapat. risalah rapat paripurna oleh Anggota DPRD banyak dijadikan
untuk bahan rapat yang berhubungan rapat selanjutnya, baik yang tahun berjalan maupun
tahun-tahun sebelumnya untuk dijadikan bahan referensi. oleh karena itu risalah rapat sangat
diperlukan baik oleh Anggota DPRD maupun pihak luar yang membutuhkan untuk
kepentingannya. dalam proses pembuatan risalah rapat pada sub bagian risalah bekerjasama
dengan sub bagaian persidangan dan sub bagian Perundang-undangan sebagai Stakeholder
internal, untuk Stakeholder Ekternal melibatkan Bagian humas dan Bagian Hukum Setda
Kota Lubuklinggau dimana bahan dan hasil rapat tersebut akan disampaikan kepada sub
bagian risalah untuk dijadikan risalah rapat, selama ini hubungan antar stakeholder kurang
berjalan dengan baik sehingga menjadi penghambat dalam membuat risalah rapat.
Untuk meningkatkan kinerja dan membantu pelaksanaan fungsi dan tugas DPRD serta
Profesional, dapat dijelaskan tugas pokok dan fungsi Kepala Sub bagian Risalah adalah:
1. Penyusunan rencana program, kegiatan dan petunjuk teknis di bidang risalah;
2. Pelaksanaan norma, standar prosedur dan kriteria di bidang risalah;
3. Pelaksanaan pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang risalah;
4. Pengendalian pelaksanaan program bidang di bidang risalah.
5. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas, dan
6. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan lingkup tugasnya.

Salah satu faktor penghambat dalam mempublikasi risalah rapat yaitu kurangnya
penataan risalah rapat di sub bagian risalah, kurangnya sarana dan prasarana yang memadai
juga menjadi faktor penyebab tidak tertatanya risalah rapat, serta belum adanya penggunaan

1
 risalah melalui teknologi informasi sehingga tidak hanya dilingkungan DPRD dan
Pemerintah Daerah saja yang bisa mengakses melainkan masyarakat luas juga bisa
mengakses risalah rapat, oleh sebab itu berdasarkan uraian diatas maka judul Proyek
Perubahan adalah: “OPTIMALISASI PENATAAN RISALAH RAPAT – RAPAT
DPRD MELALUI TEKNOLOGI INFORMASI PADA SEKRETARIAT DPRD KOTA
LUBUKLINGGAU”

2. Deskripsi
Deskripsi dalam proyek perubahan ini tersedianya aplikasi
risalahmenggunakanTeknologi Informasidalam aplikasi yang berbasis web. permasalahan
pokok melihat kondisi saat ini adalah masih kurangnya penataan risalah rapat kurangnya
kerapian dalam penataan risalah di sub bagian risalah sehingga tidak efektif dan efesien
dalam pencarian risalah rapat.pelayanan pada Pimpinan dan Anggota DPRD terhadap
administrasi masih sangat kurang, karena output dari sidang paripurna salah satunya risalah
rapat yang menjadi arsip dan bahan untuk menindak lanjuti sidang berikutnya sehingga baik
pihak dari intern maupun ekstern memerlukan risalah rapat terhambat karena lambatnya
proses dalam merisalah rapat.pelaksanaan pelayanan pada Pimpinan dan Anggota DPRD
pada Sekretariat DPRD Kota Lubuklinggau risalah rapat diperlukan peningkatan efektifitas
penataan baik bentuk soft copy maupun hard copy serta sarana dan prasarana yang
menunjang guna mempermudah dan mempercepat dalam memperoleh risalah rapat.

3. Tujuan Proyek Perubahan

a. Tujuan Jangka Pendek
Terciptanya Penataan dan Penyusunan Dokumen risalah rapat – rapat berbasisTeknologi
Informasi.
b. Tujuan Jangka Menengah
Risalah hasil rapat anggota DPRD dapat diarsipkan dan dipublikasikan dengan
menggunakan Teknologi Informasi menggunakan aplikasi E-Risalah berbasis web.
c. Tujuan Jangka Panjang
Aplikasi dalam penataan dokumen risalah berbasis Teknologi Informasi dapat dijadikan
referensi untuk dikembangkan menjadi lebih baik lagi di kemudian hari.

2
4. Manfaat Proyek Perubahan
Dengan tersedianya risalah rapat berbasis Teknologi Informasiakan bermanfaat :
a. Bagi Peserta
- Membantu dan memberikan kemudahan dalam Pengarsipanrisalah rapat.
- Meminimalisir kesalahan dalam penyimpanan Risalah rapat
b. Bagi Organisasi
- Risalah dapat dipublikasikan dan dapat diakses
- Hasil rapat dapat dicari dan ditemukan dengan kata kunci dari penomoran rapat
yang telah diadakan.
c. Bagi Anggota DPRD
- Membantu dalam penyajian dokumen Risalah yang akan dibutuhkan dalam rapat-
rapat dalam bentuk E-Risalah
d. Stakeholder External
- Membantu pemenuhan kebutuhan stakeholder dalam penyampaian dokumen
Risalah dengan cepat dan tepat.

5. Ruang Lingkup
a) Melakukan konsultasi dan koordinasi dengan atasan langsung Kabag Pesidangan
sebagai Mentor terkait dengan proyek perubahan, siapa dan apa saja yang akan
dilibatkan dalam proyek perubahan dan rencana kedepan.
b) Melakukan Rapat Koordinasi dengan Atasan Langsung dalam rangka Pembentukan Tim
Efektif dalam Optimalisasi Penataan Risalah Rapat-rapat DPRD melalui teknologi
Informasi.
c) Pembentukan SK Tim Pembuatan Aplikasi E-Risalah dengan stakeholder yang terkait
d) Melakukan pengidentifikasian kelengkapan dokumen risalah untuk kelancaran proses
pengimputan ke dalam Aplikasi E-Risalah
e) Berkoordinasi dengan Stakeholder Internal maupun External guna tercapaianya proyek
perubahan
f) Melakukan pelaporan hasil koordinasi kepada pimpinan tentang Optimalisasi Penataan
Risalah Rapat-rapat DPRD melalui teknologi Informasi.

3
6. Output Kunci
NAMA
Optimalisasi Penataan Risalah Rapat
- Rapat DPRD melalui Teknologi
Informasi pada Sekretariat DPRD
Kota Lubuklinggau.
7. Pentahapan ( MILESTONE)
NO TAHAPAN UTAMA
1 JANGKA PENDEK
Persiapan
 Pembentukan Tim perumus
- Membuat undangan
- Melaksanakan rapat
- Adanya Daftar hadir
DESKRIPSI
Proyek Perubahan ini berisi rencana kerja proyek
perubahan yang meliputi :
a. Jangka Pendek
Terciptanya Penataan dan Penyusunan Dokumen risalah
rapat – rapat berbasis Teknologi Informasi, sehingga dapat
diakses dengan Teknologi Informasi berbasis web.
b. Jangka Menengah
Risalah hasil rapat Anggota DPRD dapat diarsipkan dan
dipublikasikan dengan menggunakan Teknologi
Informasi. sehingga risalah hasil rapat terdata, dapat
diarsipkan dan di publikasikan menggunakan sistem E-
Risalah berbasis web.
c. Tujuan Jangka Panjang
Aplikasi dalam penataan dokumen risalah berbasis
Teknologi Informasi dapat dijadikan referensi untuk
dikembangkan menjadi lebih baik lagi di kemudian hari.
dan diharapkan jika adanya kekuranan dari Aplikasi
pengarsipan risalah hasil rapat (E-Risalah) di DPRD Kota
Lubuklinggau dapat membantu pengembang selanjutnya
untuk memperbaiki hal tersebut.
CAPAIAN WAKTU
- Adanya SK Minggu ke 3,
- PembentukanTim Bulan
- Poto September
4
 - Menyusun notulen rapat
 Melakukan rapat koordinasi - Adanya Poto Kordinasi Minggu ke 4,
dengan stakeholders internal Bulan
tentang E-Risalah September
- Pengaturan jadwal rapat
- Penyebaran undang
- Materi yang akan dibahas

 Mengidentifikasi dan - Terkumpulnya laporan tahun Minggu ke 1,

pengumpulan data Laporan 2017 Bulan Oktober
Risalah - Poto
- Pengumpulan risalah tahun
2017
- Berdasarkan Pokok - pokok
pembahasan rapat DPRD

 Penyusunan Laporan Risalah - Adanya laporan risalah pada Minggu ke 2

berdasakan masa sidang setiap sidang dan ke 3, Bulan
- Penyusunan Sidang 1 - Poto Oktober
- Penyusunan Sidang 2
- Penyusunan Sidang 3
Pelaksanaan
 Pembuatan & Merancang - Terbentuknya desain Aplikasi Minggu ke 4,
Aplikasi Risalah berbasis IT E-risalah berbasis web. Bulan Oktober
- Menentukan desain Aplikasi - Poto
E-Risalah Berbasis Web
- Membuat Program Aplikasi
E- Risalah Berbasis Web
- Melakukan Uji coba Aplikasi
E- Risalah
 Pengimputan Laporan kedalam - Poto Minggu ke 4
Aplikasi E- Risalah bulan Oktober
- Pengimputan laporan risalah & Minggu ke 1
berdasarkan masa sidang. & ke2 Bulan

5
 November
 Sosialisasi ke stakeholder Internal - Poto sosialisasi Minggu ke 3
terhadap kegunaan dan fungsi Bulan
Aplikasi E- Risalah November
- Menentukan jadwal
konsultasi dan sosialisasi ke
pimpinan
- Surat permohonan sosialisasi
- Membuat materi sosialisasi
Evaluasi dan Monitoring
- Mengadakan rapat dengan tim - Adanya testimoni Minggu ke 4
efektif tentang hasil Aplikasi - Poto Bulan
E- Risalah November
- Menggali informasi dengan
testimoni kepada Stakeholder
terhadap proyek perubahan

2 JANGKA MENENGAH
- Risalah hasil rapat anggota DPRD - Penggunaan aplikasi E- November s/d
dapat diarsipkan dan Risalah Desember 2018
dipublikasikan dengan
menggunakan Teknologi
Informasi menggunakan aplikasi
E-Risalah berbasis web.

3 JANGKA PANJANG
- Pengembangan Aplikasi dalam
penataan dokumen risalah
berbasis teknologi informasi
- Sekretariat DPRD Kota Desember 2019
Lubuklinggau dapat
dikembangkan lagi supaya
lebih baik di kemudian hari.

6
 sebagaimana dengan tujuan pada
proyek perubahan.
 Staf Sub Persidangan
1. Membantu secara administrasi
proyek perubahan.
2. Mempersiapkan jadwal
koordinasi, rapat dan
pendukungnya.
3. Membantu pelaksanaan
pengumpulan dan pengolahan
data serta penyusunan laporan.

8. TATA KELOLA PROYEK

STRUKTUR DESKRIPSI
• Mentor :
Mentor
1. Memberikan pengarahan yang
Kabag Persidangan
KAMALUDIN, S.Sos bersifat strategis dan konsultasi
terhadap proyek perubahan.
2. Menyelesaikan masalah secara
koordinasi yang tidak dapat
Coach Project leader
PARLINDUNGAN, ZULPADRI, S.IP., diselesaikan oleh Tim Pelaksana.
S.Sos.,M.Si M.Si
• Project Leader :
1. Memberikan kepemimpinan dan
TIM EFEKTIF tanggung jawab secara
operasional dalam proyek
perubahan.
2. Melakukan konsultasi dan
melaporkan perkembangan proyek
perubahan kepada mentor dan
coach.
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan
proyek perubahan kepada

7
 stakeholders.
• TIM EFEKTIF :
• Staf Sub Risalah
Menyusun dan menata Risalah Rapat
• Coach :
1. Membimbing dan mengarahkan
pelaksanaan proyek perubahan.
2. Memberikan informasi terkait
proyek perubahan.

9. Anggaran
DESKRIPSI BIAYA
1. Pembuatan Aplikasi Rp. 1,000,000,-
2. Pembuatan Buku Manual Rp. 500.000,-
3. Sosialisasi Aplikasi Kepada Stakeholder Rp. 1.000.000,-
JUMLAH Rp. 2.500,000,-

10. Identifikasi Stakeholder

No Stakeholder Pengaruh Kewenangan
Stakeholder Internal Positif Kewenangan membuat
1
Pimpinan dan Anggota DPRD keputusan laporan risalan
sebagai pengarah dan nara
sumber
2 Sekretaris DPRD Positif Kewenangan membuat
kebijakan dan sebagai
pengarah dan nara sumber

3 Kabag Persidangan Positif Atasan langsung (mentor)

yang memberikan bimbingan
dan arahan

4 Kabag Umum Positif Membantu dalam

8
 penyusunan risalah

5 Kabag Keuangan Positif Membantu dalam hal

pembiayaan

6 Kasubag Persidangan Positif Membantu penyiapan dalam

pelaksanaan pengumpulan
dan penginputan data risalah

7 Kasubag Perundang-undangan Positif Membantu penyiapan dalam

pelaksanaan penginputan
Risalah

8 Kasubag Humas dan Protokol Positif Membantu dalam penyiapan

sarana dan prasarana

9 Staf Bidang IT Positif Administrator E-Risalah

membantu pelaksanaan
dalam penginputan

10 Seluruh Staf Bagian Persidangan Positif Mempersiapkan jadwal

koordinasi, rapat dan
pendukung lainnya.
Stakeholder Ekternal
1 Kepala Bagian Humas Setda Kota Negatif / Positif Memberikan informasi dan
Lubuklinggau klarifikasi data risalah
2 Kepala Bagian Hukum Setda Kota
Lubuklinggau

9
 Stakeholder proyek perubahan

stakeholder sering dinyatakan sebagai para pihak, lintas pelaku, atau pihak-pihak yang
terkait dengan suatu issu atau suatu rencana. Identifikasi Instansi/Individu yang berkepentingan
dan memiliki sedikit banyak pengaruh terhadap pelaksanaan Proyek Perubahan. Stakeholder
dapat dibedakan antara Stakeholder Internal (masih dalam satu instansi) atau Stakeholder
Eksternal (di luar Instansi)

10
 Gambaran Hubungan Stakeholder

Promotor
Potensi besar dalam memberikan dukungan yang dapat dijadikan sebagai dasar
pelaksanaan penggunaan Aplikasi E-Risalah
Latent
Memberikan data yang diperlukan oleh Project Leader
Defender
Membantu tentang kebutuhan project leader
Apathetic
Tidak adanya kepentingan khusus dalam pelaksanaan kegiatan dan pembuatan aplikasi E-
Risalah

11
11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
Dalam pelaksanaan penginputan risalahrapat kemungkinan dapat terhambat
pelaksanaannya karena permasalahan koneksi jaringan internet yang tidak stabil atau putus
koneksi sewaktu-waktu saat penerapan nyata aplikasi E-Risalah dan kemampuan SDM
sebagai operator Aplikasi E-Risalah berbasis web, perlu dilatih untuk mengenal menu dan
fungsi dalam penggunaan aplikasi ini.

12. RESIKO
a) Pelaksanaan penataan risalah menggunakanTeknologi Informasi berbasis web dengan
waktu yang singkatakan ada kekurangan yang tidak diketahui oleh tim karena waktu
pengujian yang sempit.
b) Aplikasi E-Risalah berjalan di komputer lokal yang tidak terkoneksi jaringan internet,
sehingga apabila diterapkan secara nyata pada web hosting memiliki resiko tidak
kompatibelnya program dan server web hosting yang mengharuskan penyesuaian ulang
program.
c) Kurangnya pemahaman dari stakeholder dalam menerapkan aplikasi E-Risalah.
d) Sarana dan prasarana penataan Risalah rapat tidak terealisasi.

13. KRITERIA KEBERHASILAN

a) Terbentuknya Tim Efektif yang menunjang keberhasilan proyek perubahan.
b) Terciptanya aplikasi penataan risalah rapat – rapat DPRD melalui teknologi informasi
pada sekretariat DPRDKota Lubuklinggau.
c) Penyampaian risalah rapat berbasis teknologi informasi dapat di arsipkan dan di
publikasi pada aplikasi E-Risalah berbasis web.
d) Adanya Manual Book tentang penggunaan Aplikasi E- Risalah
e) Terlaksanya Sosialisasi Aplikasi E-Risalah berbasis web.

14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (KEY SUCCES FAKTORS)

a) Adanya dukungan dari sponsor / pimpinan
b) Adanya dukungan serta komitmen dalam melakukan proyek perubahan dari para
Stakeholder.
c) Adanya sarana dan prasarana serta dana pendukung dalam pelaksanaan Proyek
Perubahan

12
 DISETUJUI

Lubuklinggau, September 2018

Project Sponsor Project Leader

KAMALUDIN, S.Sos ZULPADRI, S.IP.,M.Si

NIP. 196902051990031005 NIP. 197208302002121004

Coach

PARLINDUNGAN, S.Sos., M.Si

NIP.196707171990031002

13
 PROPOSAL
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

OPTIMALISASI PENATAAN RISALAH RAPAT – RAPAT DPRD

MELALUI TEKNOLOGI INFORMASI
PADA SEKRETARIAT DPRD KOTA LUBUKLINGGAU

Oleh :

ZULPADRI, S.IP., M.Si

NIP. 197208302002121004

PEMERINTAH KOTA LUBUKLINGGAU

BADAN KEPEGAWAIAN DAN PENGEMBANGAN
SUMBER DAYA MANUSIA
DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN VIII
TAHUN 2018

14