Perancangan Organisasi
(Struktur, Fungsi dan Jabatan)
1
05/02/2018
2
05/02/2018
3
05/02/2018
SUB PROSES
P/D/C/
Aktivitas A
Jabatan Pelaksana Tingkat
Melakukan konfirmasi ketersediaan ruang di tiap Jurusan/Unit Pengajaran C Pengadministrasi Data Akademik BAPKM
Memutakhirkan data kelas tersedia di SIM Akademik D Pranata Komputer Pelaksana Lanjutan BAPKM
Membantu memutakhirkan data kelas tersedia di SIM Akademik D Pengadministrasi Akademik Departemen
Melakukan pemutakhiran data ruang kuliah di SIMARU (Sistem Alokasi Ruang) D Pengadministrasi Data Akademik BAPKM
Menyiapkan paket mata kuliah untuk maba D-3 dan S-1 D Pranata Komputer Pelaksana Lanjutan BAPKM
Melakukan pembagian kelas mata kuliah bersama D Pranata Komputer Pelaksana Lanjutan BAPKM
Membantu pembagian kelas mata kuliah bersama D Pengadministrasi Data Akademik Dir. Akademik
Melakukan penambahan mata kuliah pada kurikulum prodi sesuai permintaan Jurusan D Pranata Komputer Pelaksana Lanjutan BAPKM
Membagi kelas mata kuliah paralel D Pranata Komputer Pelaksana Lanjutan BAPKM
Rincian Tugas
Jabatan Terkait Proses
4
05/02/2018
Pengertian Organisasi
• Organisasi adalah sekelompok
orang yang bekerjasama dalam
struktur dan koordinasi tertentu
dalam mencapai serangkaian
tujuan tertentu (Griffin, 2002)
• Sekumpulan orang atau
kelompok yang memiliki tujuan
tertentu dan berupaya untuk
mewujudkan tujuannya tersebut
melalui kerjasama
(Ernie&Kurniawan,2005)
Divisi Divisi
Sumberdaya Produk 1 Produk 2
Manufaktur Akutansi
Manusia
Sumberdaya Sumberdaya
Manufaktur Akuntansi Manufaktur Akuntansi
Manusia Manusia
Jaringan
Matriks Direktur Perancang
Tim Direktur
Sumberdaya
Manufaktur Akuntansi
Manusia
SDM Pusat Pabrik
Divisi A B C
Produk 1
Divisi
Produk 1 Pemasaran
5
05/02/2018
Fungsional
Personil dikelompokkan ke dalam departemen – departemen menurut
kesamaan keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja.
Keunggulan Kelemahan
• Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala • Komunikasi lintas departemen fungsional yang buruk
ekonomis • Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan
• Spesialisasi keterampilan yang mendalam dan lingkungan, ketinggalan inovasi
pengembangan • Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan
• Kemajuan karier dalam departemen fungsional penundaan
• Panduan dan pengendalian dari manajemen • Tanggung jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan
Puncak secara tepat
• Koordinasi yang luar biasa dalam fungsi-fungsi • Pandangan terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada
karyawan
• Pemecahan masalah teknikal yang berkualitas • Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi karyawan
Divisional
Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada
kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan
merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan
Keunggulan Kelemahan
• Cepat tanggap, fleksibilitas pada lingkungan yang • Duplikasi sumberdaya lintas divisi
tidak stabil
• Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-
• Memperhatikan kebutuhan konsumen divisi
• Koordinasi yang luar biasa lintas departemen • Koordinasi yang buruk lintas divisi
fungsional
• Pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi • Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak
permasalahan produk • Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan
• Penekanan terhadap keseluruhan produk dan
tujuan divisional
• Pengembangan keterampilan manajemen umum
6
05/02/2018
Matriks
Rantai komando divisional dan fungsional diimplementasikan secara simulatan dan
membebani satu sama lainnya dalam departemen yang sama. Terdapat dua rantai
komando, dan beberapa karyawan memberikan laporan pada dua bos.
Keunggulan Kelemahan
• Penggunaan sumberdaya yang lebih efisien • Frustasi dan kebingungan dari rantai komando ganda
dibandingkan pada hirarki tunggal
• Konflik tinggi antara dua sisi matriks
• Fleksibilitas dan adaptabilitas terhadap
• Banyak pertemuan, lebih banyak diskusi daripada
lingkungan yang terus berubah
tindakan
• Pengembangan keterampilan manajemen
• Membutuhkan pelatihan hubungan manusia
umum dan spesialis
• Dominasi kekuatan oleh salah satu sisi matriks
• Kerja sama interdisiplin, ketersediaan ahli
untuk seluruh divisi
• Pelebaran tugas-tugas bagi para karyawan
Tim
Organisasi membentuk serangkaian tim untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus
dan untuk mengkoordinasikan departemen-departemen utama.
Keunggulan Kelemahan
• Punya beberapa keunggulan struktur fungsional • Loyalitas ganda dan konflik
• Mengurangi hambatan antar departemen, • Waktu dan sumberdaya lebih banyak untuk
meningkatkan kompromi pertemuan
• Mengurangi waktu untuk merespon, keputusan • Desentralisasi tidak terencana
lebih cepat diambil
• Moril yang lebih baik, antusiasme dari
keterlibatan karyawan
• Mengurangi biaya overhead administrasi rutin
7
05/02/2018
Jaringan
• Organisasi menjadi suatu pusat yang kecil, terhubung secara elektronis dengan
organisasi lainnya yang melakukan fungsi-fungsi vital.
• Departemen bersifat independen dan melayani kontrak dengan sentral untuk
mendapatkan keuntungan.
Keunggulan Kelemahan
• Daya saing global • Tidak ada pengendalian langsung
Struktur Organisasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember MAJELIS WALI AMANAT
KOMITE
AUDIT
DIREKTUR UNSUR
DIREKTUR DIREKTUR DIREKTUR
SEKRETARIS INOVASI, KERJASAMA & WAKIL REKTOR
AKADEMIK PERENC. & PENGANG SDM & ORGANISASI
INSTITUT KEALUMNIAN
UNSUR
SEKR. INSTITUT
DIREKTUR
DIREKTUR PENGELO. SARANA & DIREKTUR DIREKTUR UNSUR
KEPALA LPPM KEMAHASISWAAN PRASARANA PENGEMBANGAN TSI HUB. INTERNASIONAL PELAKSANA AKAD.
UNSUR PENGAWAS
KEPALA BIRO INTERNAL
KEPALA KANTOR AUDIT KEPALA BIRO KEPALA BIRO
ADMIN PEMBELAJARAN
INTERNAL KEUANGAN UMUM
& KESEJ. MAHASISWA UNSUR PENJ. MUTU
UNSUR PENGELOLA
KEPALA USAHA
PERPUSTAKAAN
8
05/02/2018
Contoh Tugas Pokok dan Fungsi : Kepala Sub Bagian Tata Usaha
9
05/02/2018
ANALISIS JABATAN
(sesuai Permendagri No. 35 Thn. 2012)
10
05/02/2018
S T R U K T U R A L FUNGSIONAL FUNGSIONAL
(manajerial) (non angka kredit) (angka kredit)
Jabatan Fungsuinal
Umum
• Kepala Satuan • Pengolah Data …….
• Pranata Komputer
• Peneliti
• Sekretaris • Pengkaji ……….
• Analis Kepegawaian
• Bendaharawan ………
• Kepala Bidang
• Arsiparis
• Anggota Satpam …..
• Kepala Seksi • Dokter
• Pengadministrasi …..
• dan sebagainya • Widyaiswara
• Pengumpul Data …….
• dsb
• dsb
Peta jabatan
Bentangan seluruh jabatan baik jabatan struktural maupun jabatan fungsional dalam suatu unit
organisasi atau dalam suatu instansi
11
05/02/2018
ANALISIS
JABATAN
Jabatan A
PEKERJAAN
SEHARI-HARI Jabatan B
STRUKTUR
ORGANISASI DAN Tugas riel yang Jabatan C
TATA KERJA dilakukan
pegawai Jabatan D
Dan seterusnya
Diurai informasi
jabatannya
ANALISIS JABATAN bukan
ANALISIS ORANG
12
05/02/2018
DESKRIPSI PEKERJAAN
• Merupakan produk yang pertama dan langsung dari analisis pekerjaan.
• Merupakan dokumen yang menyediakan informasi mengenai kewajiban, tugas dan tanggung
jawab dari pekerjaan
• Tujuannya: untuk menyediakan informasi organisasonal dan struktural di samping informasi
fungsional.
1. Nama Jabatan : ……
2. Ringkasan Pekerjaan
• Mengumpulkan dan membuat informasi analisis pekerjaan melalui wawancara, kuesioner,observasi atau cara lainnya.
3. Tugas-tugas:
• Merancang jadwal analisis pekerjaan dan kuesioner
• Mengumpulkan informasi pekerjaan
4. Kondisi kerja
• Bekerja di dalam ruangan kantor yang berventilasi baik
• Pada saat pengumpulan data analisis pekerjaan harus terjun langsung di lapangan
5. Hubungan kerja.
• Bekerja sama denga kepala bagian, penyelia dan tenaga ahli dari luar
• Melapor ke atasan mengenai hasil dari analisis pekerjaan.
SPESIFIKASI PEKERJAAN
• Menentukan syarat minimal yang dapat diterima yang dibutuhkan dari karyawan agar dapat
melaksanakan tugasnya dengan baik.
• Spesifikasi pekerjaan haruslah hanya mencakup kualifikasi yang jelas-jelas berhubungan dengan kinerja
pekerjaan.
• Tujuan: untuk menenukan karakteristik personalia yang sahih untuk penyaringan, seleksi dan
penempatan.
1. Nama jabatan:…
2. Faktor-faktor keahlian.
• Pendidikan: lulusan PT
• Pengalaman: pengalaman minimal 2 th sebagai analisis pekerjaan.
• Komunikasi: keahlian berbicara dan menulis.
3. Faktor-faktor daya:
• Tuntutan fisik: seperti duduk, berdiri dan berjalan
• Tututan mental: penyampaian kesan visual. Inisatif dan kecerdasan.
4. Kondisi kerja.
• Perjalanan kerja ke berbagai cabang perusahaan di berbagai kota
• Perjalanan di sekitar lokasi kerja untuk menghimpun informasi pekerjaan
13
05/02/2018
2. IKHTISAR JABATAN :
Merencanakan kegiatan, membagi tugas, memberi petunjuk, mengoreksi, mengevaluasi,
memfasilitasi dan melaporkan pelaksanaan tugas bidang analisa jabatan kementerian dan
provinsi berdasarkan kebijakan Pimpinan dan Peraturan Perundangan dalam rangka mencapai
sasaran yang sudah ditetapkan secara efektif dan efisien.
3. RINCIAN TUGAS JABATAN :
a. Merencanakan kegiatan, membagi tugas, memberi petunjuk, mengoreksi, mengevaluasi,
memfasilitasi dan melaporkan pelaksanaan tugas bidang analisa jabatan Kementerian dan
Provinsi berdasarkan kebijakan pimpinan dan peraturan perundangan dalam rangka
mencapai sasaran yang sudah ditetapkan secara efektif dan efisien.
b. Membagi tugas kepada bawahan dengan cara disposisi atau lisan agar tugas terbagi habis
sesuai bidang masing-masing;
c. Memberi petunjuk kepada bawahan sesuai ketentuan dan prosedur dengan cara
menjelaskan tentang apa, bagaimana dan output yang harus dihasilkan agar produktivitas
kerja bawahan optimal;
d. Memeriksa hasil kerja bawahan dengan membandingkan hasil yang dicapai dengan
petunjuk yang sudah diberikan untuk penyempurnaan hasil kerja;
e. Memberikan penilaian terhadap kinerja dan prestasi kerja bawahan berdasarkan capaian hasil kerja
sebagai bahan untuk peningkatan karier dan pemberian penghargaaan dan sanksi;
f. Memfasilitasi komponen Kementerian Dalam Negeri dalam rangka pelaksanaan analisis jabatan dengan
pemberian konsultasi dan bimbingan teknis untuk menghasilkan informasi jabatan yang akurat, tepat
dan dapat dipertanggungjawabkan;
g. Memfasilitasi Pemerintah Provinsi dalam rangka pelaksanaan analisis jabatan dengan pemberian
konsultasi dan bimbingan teknis untuk menghasilkan informasi jabatan yang akurat, tepat dan dapat
dipertanggungjawabkan;
h. Membuat konsep surat/naskah dinas bidang analisa jabatan Kementerian dan Provinsi berdasarkan
disposisi atasan dan ketentuan perundangan untuk diajukan kepada pimpinan, meliputi :
- Konsep surat Menteri/Sekjen/Kepala Biro;
- Konsep nota dinas Kepala Biro/Sekjen;
- Konsep draft rancangan Permendagri tentang pedoman dan petunjuk teknis bidang analisa jabatan
- Konsep pointer/makalah;
- Konsep telaahan staf;
- Konsep pidato Menteri/Sekretaris Jenderal;
- Konsep laporan hasil pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Analisa Jabatan Kementerian dan Provinsi
i. Mengoreksi ketikan konsep surat/naskah dinas dengan cara menuliskan perbaikan di atas yang salah
untuk penyempurnaan ketikan konsep.
j. Monitoring dan evaluasi implementasi kebijakan bidang analisa jabatan dengan meninjau ke Provinsi
untuk memperoleh informasi tentang permasalahan atau hambatan dalam pelaksanaannya;
k. Mengikuti rapat-rapat pembahasan dengan instansi terkait berdasarkan disposisi pimpinan untuk
memberikan atau memperoleh masukan dan saran dalam rapat;
l. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas dan kegiatan Sub Bagian Analisa Jabatan Kementerian dan Provinsi
kepada pimpinan secara berkala sebagai bahan masukan bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan
lebih lanjut.
14
05/02/2018
4. WEWENANG:
- Membimbing dan menegur bawahan
- Menilai DP-3
- Memberi reward and punishment kepada bawahan
- Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan.
- Membuat laporan.
5. TANGGUNG JAWAB:
- Kelancaran rencana kegiatan Sub Bagian.
- Kebenaran data dan informasi.
- Ketepatan waktu melaksanakan tugas.
- Kelayakan distribusi tugas.
- Kerahasiaan bidang tugas.
6. HASIL KERJA :
a. Rencana kegiatan Sub Bagian Analisa Jabatan Kementerian dan Provinsi;
b. Terbagi habisnya tugas kepada bawahan;
c. Optimalisasi produktivitas kerja bawahan;
d. Penyempurnaan hasil kerja bawahan;
e. Terbinanya karier bawahan;
f. Tersusunnya Informasi Jabatan komponen Kementerian Dalam Negeri yang akurat, tepat
dan dapat dipertanggungjawabkan;
g. Tersusunnya Informasi Jabatan Pemerintah Provinsi yang akurat, tepat dan dapat
dipertanggungjawabkan
h. Tersedia konsep surat/naskah dinas untuk diajukan kepada pimpinan;
i. Penyempurnaan ketikan konsep surat/naskah dinas;
j. Tersedianya informasi tentang permasalahan atau hambatan implementasi kebijakan
bidang analisa jabatan;
k. Laporan hasil rapat;
l. Laporan pelaksanaan tugas dan kegiatan Sub Bagian Analisa Jabatan Departemen dan
Provinsi.
7. BAHAN KERJA :
a. Disposisi tugas dari Kepala Bagian;
b. Peraturan perundang-undangan bidang analisa jabatan;
c. Naskah/surat dinas;
d. ATK habis pakai.
15
05/02/2018
8. PERANGKAT KERJA :
a. Komputer, USB/FlashDisk, Internet,
b. Faximilli, ATK habis pakai
c. Kertas, pulpen
16
05/02/2018
PETA JABATAN
Contoh :
Peta Jabatan adalah susunan
jabatan yang digambarkan secara KEPALA BIRO
vertikal maupun horizontal menurut ORGANISASI
struktur kewenangan, tugas dan
tanggung jawab jabatan serta Kepala Bagian Kepala Bagian
persyaratan jabatan dan Kelembagaaan
Analisa Jabatan
menggambarkan seluruh jabatan
yang ada dan kedudukannya dalam
unit kerja.
Kepala Sub Bagian Kepala Sub Bagian Kepala Sub Bagian Kepala Sub Bagian
Anjab Kem & Anjab Kabupaten/ Kelembagaan Kelembagaan
Prov Kota Kem & Prov Kab/Kota
Evaluator Lap Hasil Evaluator Lap Hasil Organisasi Kem & Organisasi Kab/Kota
17
05/02/2018
Terima Kasih
18