PANDUAN

KOMUNIKASI INTERNAL

BAB I DEFINISI
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi dan dilakukan oleh para pihak
internal atau karyawan Puskesmas baik yang dilakukan secara formal maupun
nonformal.

BAB II RUANG LINGKUP:

Komunikasi internal dilakukan dengan cara:
Lokakarya mini
Pertemuan-pertemuan
Konsultasi/tatap muka
SMS dan Whatsapp
Telpon
E-mail

BAB III TATA LAKSANA:

Komunikasi internal dilakukan secara timbal balik antara Kepala Puskesmas dengan
penanggung jawab dan pelaksana/seluruh karyawan Puskesmas. Komunikasi internal
dilakukan dengan cara:
1. Lokakarya mini Bulanan
Lokakarya Mini Bulanan adalah forum yang dibentuk khusus untuk melakukan
penggerakan pelaksanaan program/kegiatan Puskesmas yang dilakukan
rutin setiap bulan, untuk memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas
Langkah-langkah lokakaryamini bulanan meliputi :
 Kepala Puskesmas mempersiapkan bahan lokmin.
 Pelaksana dan penanggungjawab program/kegiatan
mempersiapkan bahan..
 Penanggung jawab TU mempersiapkan dan mendistribusikan
surat undangan.
 Penanggung jawab TU mempersiapkan tempat pelaksanaan dan
alat yang diperlukan..
 Penanggung jawab TU membuat dan mendistribusikan undangan
 Kepala Puskesmas memimpin pelaksanaan lokakarya mini.
 Kepala Puskesmas dan peserta lokmin melakukan diskusi.
 Notulis mencatat semua kejadian selama lokakarya mini dinotulen
rapat.
2. Rapat
Rapat adalah pertemuan formal 4 orang atau lebih yang dilakukan
dengan tatap muka, diselenggarakan dengan tujuan membahas
perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan dan
pemberian motivasi.
Langkah-langkah pelaksanaan rapat meliputi:
 Kepala Puskesmas dan Penanggung jawab TU menyusun agenda
rapat.
 PJ. Upaya/ Penanggung jawab TU membuat dan mendistribusikan
undangan.
 PJ. Upaya/ Penanggung jawab TU mempersipkan peralatan yang
dibutuhkan rapat.
 PJ. Upaya/Penanggung jawab TU memandu pelaksanaan rapat.
 Notulis mencatat semua kejadian selama rapat dinotulen rapat

3. Rapat Tinjauam Manajemen

Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) adalah rapat yang dilakukan dalam
rangka membahas umpan balik pelanggan, keluhan pelanggan, hasil
audit internal, hasil penilaian kinerja, perubahan proses
penyelenggaraan Upaya Puskesmas dan kegiatan pelayanan
Puskesmas, maupun perubahan kebijakan mutu jika diperlukan, serta
membahas hasil pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya, dan
rekomendasi untuk perbaikan.
Langkah-langkah RTM meliputi :
 Ketua Tim Mutu mempersiapkan bahan RTM.
 Ketua Tim Mutu melaporkan rencana RTM kepada Kepala
Puskesmas.
 Penanggung jawab TU membuat dan mendistribusikan undangan.
 Penanggung jawab TU mempersiapkan tempat dan perlengkapan
yang dibutuhkan.
 Penanggung jawab TU memimpin RTM.
 Kepala Puskesmas membuat keputusan rapat Ketua Tim Mutu
membuat kesimpulan RTM
 Ketua Tim Mutu mendokumentasikan proses & hasil RTM.
  Notulis mencatat semua kejadian selama rapat berlangsung
dinotulen rapat

4. Konsultasi/tatap muka
Konsultasi merupakan permintaan penjelasan/petunjuk/ arahan atas
suatu hal/kegiatan kepada atasan/pimpinan/ orang yang diberi
wewenang oleh atasan/pimpinan sebagai konsultan.
Langkah-langkah yang dilakukan:
 Petugas mempersiapkan bahan/materi konsultasi.
 Petugas memberitahu konsultan bahwa akan melakukan
konsultsi.
 Konsultan menentukan waktu dan tempat konsultasi.
 Petugas menyampaikan materi yang dikonsultasikan.
 Konsultan menanyakan kejelasan petugas tentang
hal-hal yang disampaikan kepada petugas.
 Konsultan memberi penjelasan/petunjuk/arahan kepada petugas.
 Petugas dan konsultan mendokumentasikan
kegiatan dan hasil konsultasi.

5. SMS/Whatsapp
SMS/Whatsapp dilakukan baik perseorangan/antar petugas atau secara group.
Langkah-langkah pelaksanaan:
 Komunikator menentukan materi yang dikomunikasikan.
 Komunikator menentukan sasaran/penerima pesan (komunikan).
 Komunikator menentukan penggunaan sms/whatsapp
pribadi/group.
 Komunikator menulis pesan
 Komunikator mengecek kembali pesan
 Komunikator mengirimkan pesan kepada komunikan
 Komunikan memberikan umpan balik penyampaian pesan
 Komunikan dan komunikator mendokumentasikan komunikasi.

6. Telepon
Telepon digunakan untuk komuniki langsung jarak jauh. Langkah-langkah
pelaksanaan:
 Komunikator menentukan materi yang dikomunikasikan.
 Komunikator menentukan sasaran/penerima pesan telepon.
 Komunikator menghubungi komunikan.
 Komunikator berkkomunikasi dengan komunikan.
  Komunikator mendokumentasika proses dan hasil komunikasi.

BAB IV DOKUMENTASI
1. SOP-SOP : Lokakarya mini bulanan, rapat, apel, RTM,
Konsultasi/tatap muka, SMS/Whatsapp dan telpon.
2. Undangan, daftar hadir, dan notulen baik rapat mingguan maupun
lokakarya mini bulanan, bukti pelaksanaan tindak lanjut rekomendasi rapat.
a. Rapat
Rapat adalah pertemuan formal 4 orang atau
lebih yang dilakukan dengan tatap muka,
diselenggarakan dengan tujuan membahas
perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan
keputusan dan pemberian motivasi.
Langkah-langkah pelaksanaan rapat meliputi:
1 Kepala Puskesmas dan Penanggung jawab TU
menyusun agenda rapat.
2 PJ. Upaya/ Penanggung jawab TU
membuat dan mendistribusikan undangan.
3 PJ. Upaya/ Penanggung jawab TU
menunjuk penyelenggara rapat.
4 PJ. Upaya/Kepala Subag TU memandu
pelaksanaan rapat.
5 Notulis mencatat semua kejadian selama
rapat dinotulen rapat

b. Rapat Tinjauam Manajemen

Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) adalah rapat
yang dilakukan dalam rangka membahas umpan
balik pelanggan, keluhan pelanggan, hasil audit
internal, hasil penilaian kinerja, perubahan
proses penyelenggaraan Upaya Puskesmas dan
kegiatan pelayanan Puskesmas, maupun
perubahan kebijakan mutu jika diperlukan, serta
membahas hasil pertemuan tinjauan manajemen
sebelumnya, dan rekomendasi untuk perbaikan.
Langkah-langkah RTM meliputi :
1 Ketua Tim Mutu mempersiapkan bahan
RTM.
2 Ketua Tim Mutu melaporkan rencana RTM
kepada Kepala Puskesmas.
3 Penanggung jawab TU membuat dan
mendistribusikan undangan.
4 Penanggung jawab TU mempersiapkan
tempat dan perlengkapan yang dibutuhkan.
5 Penanggung jawab TU memimpin RTM.
6 Notulis mencatat semua kejadian selama
rapat berlangsung dinotulen rapat
7 Kepala Puskesmas membuat keputusan
rapat
8 Ketua Tim Mutu membuat kesimpulan RTM
9 Ketua Tim Mutu mendokumentasikan proses
& hasil RTM.
I. DOKUMENTASI:
a. SOP-SOP komunikasi internal
b. Bukti-bukti pelaksanaan komunikasi internal