Performance Appraisal and Rewards

Chapter 1

Essentials of Managing Performance

Kelompok 1

1. Andree (32129)

2. Nahdli (32247)

3. Romadhona (32502)

4. Imam (32503)

5. Nurhadi (32504)

STIE MalangkuÇeÇwara Malang

Tahun Perkuliahan 2016-2017

1. Apa itu Manajemen Performa?

Manajemen Performa adalah proses komunikasi antara pemilik usaha atau

manajer dengan karyawan yang bekerja bersama guna mencapai tujuan kerja yang
diharapkan, bagaimana cara mencapai tujuan kerja dengan efektif, dan bagaimana
proses mencapai hasil kerja

Manajemen kinerja adalah induk dari ketiga kinerja yang termasuk didalamnya :
perencanaan kinerja , kesimpulan kinerja, dan penilaian kinerja. Banyak perencanaan
kerja dan penilaian kerja pada umumnya dilakukan secara tahunan. Sedangkan
kesimpulan kerja terjadi ketika atasan/manajer dan pekerja melakukan konfirmasi,
penyesuaian, atau membetulkan kesalahan dari kinerja kerja mereka selama kontak
kerja berlangsung untuk kemudian menjadi perbaikan

Kata yang sering kita dengar, “penilaian kinerja”,pada dasarnya menganjurkan

sistem pengukuran.Jika kita yakin bahwa penilaian berarti pengukuran, kemudian
kita akan mencoba untuk meningkatkan penilaian kinerja kita. Namun, tidak semua
pekerjaan dapat dinilai. Oleh karena itu dibuatlah standar kerja.

1.1 Program Manajemen Kinerja

 Program Manajemen Kinerja akan lebih efektif ketika dibuat struktur komunikasi
yang solid

Dua komposisi utama sebagai prinsip untuk mengelola kinerja

a. Apa kinerja yang harus dicapai, deskripsi pekerjaan
Ceritakan kepada pekerja apa kinerja yang harus dicapai dengan cara :
menyediakan deskripsi pekerjaan yang mengidentifikasi hasil pekerjaan yang
diminta sesuai dengan standar kerja yang ditetapkan
b. Bagaimana baiknya pekerjaan dilakukan
Ceritakan kepeada pekerja bagaimana baiknya pekerjaan dilakukan dengan
mengukur kriteria hasil setiap pekerjaan , menggunakan pengukuran objektif
bukan melihat pekerja berdasarkan latar belakang, tetapi melihat hasil kerja yang
dicapai. Meskipun pekerja adalah kawan, yang harus dilihat adalah hasil kerja
bukan karena status pertemanan

2. Goals of a Performance – Management Program?

(Tujuan Kinerja – Program Manajemen)

 Tujuan Strategis
Sistem manajemen kinerja harus menghubungkan aktivitas karyawan dengan
sasaran – sasaran organisasi. Pelaksanaan strategi tersebut perlu
mendefinisikan hasil yang akan dicapai, perilaku, karakteristik pegawai yang
dibutuhkan untuk melaksanakan strategi, mengembangkan pengukuran dan
sistem umpan balik terhadap kinerja pegawai.

 Tujuan Administrasi
 Menghubungkan informasi manajemen kinerja khususnya penilaian kinerja
pada banyak keputusan administrasi . Misalnya kenaikan gaji,
promosi,pemeliharaan-penghentian tenaga kerja, pemutusan hubungan
kerja, dan pengakuan atas kinerja individu

 Tujuan Pengembangan
Mengembangkan karyawan yang aktif pada pekerjaannya. Ketika para
karyawan tidak melakukan yang seharusnya. Manajemen kinerja berusaha
untuk meningkatkan kinerjanya

Kegunaan dasar dari manajemen kinerja adalah untuk manajer dan pekerja
untuk mencapai 3 objektif yang dibutuhkan yaitu :
1. Mengerti apa pekerjaan yang akan dicapai
2.Merencanakan bersama bagaimana pekerjaan akan dicapai
3. Menentukan bersama kinerja yang akan dicapai untuk direncanakan pada
masa mendatang

Manfaat dari manajemen kinerja adalah sebagai berikut :

1 .Untuk mengontrol kinerja sekarang

- Memotivasi pekerja untuk meningkatkan kinerja

- Pengambilan keputusan dalam hal penempatan promosi, mutasi,
pemberhentian, dan perencanaan tenaga kerja
- Perbaikan atas kinerja
- Menganalisa masalah kinerja organisasi dan pekerja
- Mempererat hubungan dan membuka komunikasi antara manajer dan pekerja

2. Untuk merencanakan pertumbuhan individu dan organisasi

- Mengembangkan karyawan berpotensi untuk dipromosikan naik jabatan

- Menambahkan keunikan pengetahuan pekerja, kemampuan (skill), dan
kelincahan agar organisasi menjadi dinamis
- Menentukan kebuhan pengembangan dan pelatihan organisasi dan individu
- Membantu menganalisa kesalahan desain pegawai
- Kepentingan penelitian pegawai

3. Menentukan penghargaan dan pengakuan

- Memberikan pengakuan pekerja berprestasi dengan memberikan bonus

bagi pekerja individual maupun kelompok pekerja
-Membagi pembayaran gaji kepada setiap pekerja

3. Managing the Project to Install a Performance – Management Program

(Implementasi)

a. Elemen perilaku dan kecakapan

  Aspek perilaku atau kompetensi yang dinilai biasanya didasarkan pada beberapa
jenis kompetensi manajerial

 Aspek kompetensi manajerial yang biasanya dinilai antara lain adalah aspek
leadership (jika sudah punya bawahan), aspek inisiatif kerja, aspek komunikasi dan
kerjasama tim, aspek pemecahan masalah , dan aspek perencanaan kerja

 Aspek kompetensi manajerial sebaiknya tidak lebih dari 10 buah supaya tidak terlalu
membingungkan

 Untuk bisa meningkatkan obyektifitas penilaian kinerja karyawan, sebaiknya atasan

memiliki semacam diary mengenai perilaku yang ditunjukkan bawahannya selama
bekerja. Diary ini tidak perlu terlalu rinci, cukup berisikan kejadian - kejadian yang
dianggap khusus, dan mamu mendemonstrasikan kecakapan bawahan dalam
bekerja.

Di sisi lain, diary kinerja itu juga bisa berisikan insiden dimana bawahan tidak
menunjukkan kinerja yang baik, misal terlambat menyelesaikan laporan atau
melakukan kesalahan dalam bekerja (salah menulis laporan, salah melakukan
analisa, atau salah melakukan order,dll)

b. Elemen hasil kerja

Dalam hal ini sebaiknya disusun semacam indikator kinerja atau key performance
indicator dari setiap posisi yang ada dalam perusahaan.

Key Performance Indicator merupakan parameter untuk menilai hasil kerja karyawan
misal KPI untuk bagian sales adalah volume penjualan, jumlah kunjungan ke
pelanggan ataupun jumlah agen yang melakukan repeat order.

KPI untuk bagian HRD misalnya adalah employee turn over, jumlah biaya pegawai,
persentase jumlah karyawan baru yang lulus masa percobaan, dll

KPI untuk bagian IT misalnya adalah jumlah downtime komputer dan skor kepuasan
atas layanan IT.

Setiap KPI yang disusun harus disertai dengan angka target yang jelas dan terukur

Proses Implementasi

a. Memperoleh informasi yang dibutuhkan

Anda akan membutuhkan beberapa informasi untuk mempersiapkan dan
mengimplementasikan program manajemen kinerja yang telah disusun.
Beberapa informasi adalah benar, tetapi informasi yang lain hanya pendapat
atau palsu (hoax). Harus diperhatikan supaya tidak salah dalam menangkap
informasi.

Informasi langsung dibagi dua yaitu level formal dan informal. Level informasi
formal yaitu siapa yang namanya tersusun dalam struktur organisasi dan memo
 resmi, sedangkan informa informasi didapatkan dari orang yang bertemu ketika
sedang makan siang, bicara lewat telepon atau penyampaian informasi lewat
kotak saran sehingga perlu dicek kebenarannya.

b. Partisipasi Pekerja: Membentuk satgas (satuan tugas)

Beberapa organisasi menggunakan program satuan tugas untuk mensukseskan
tujuan yang akan dicapai. Satuan tugas memiliki batasan waktu, biasanya
beberapa bulan saja maka penting untuk membuat keputusan perencanaan
cadangan berkaitan dengan program manajemen kinerja.

c. Menjelaskan siapa yang berwenang serta bertanggung jawab dalam

implementasi
Perlu penjelasan agar setiap pihak paham harus bertanggung jawab kepada siapa
dalam hal program manajemen kinerja, dan ketika ada masalah siapa yang
berwenang untuk menyelesaikan.

4. Master Project Planner(Rancangan Induk Perencanaan Proyek Kerja)

Tahap 1 : Identifikasi Tujuan dan Komitmen

a. Identifikasi tujuan program manajemen kinerja
b. Mendapatkan persetujuan tujuan program dari level manajemen tertinggi
c. Komitmen untuk tujuan program dari semua level pekerja

Tahap 2 : Rencana, Susunan, dan Pengumuman Proyek Kerja

a. Mempelajari Pilihan untuk implementasi proyek kerja
b. Memilih opsi terbaik
c. Menyusun dan mengumumkan implementasi proyek kerja

Tahap 3 : Mendapat Informasi pekerjaan dasar

a. Mendapat informasi tentang pekerjaan dan kriteria kinerja

Tahap 4 :Menulis deskripsi pekerjaan dan kriteria kinerja

a. Mempersiapkan seorang untuk menulis deskripsi pekerjaan dan profil kriteria
kinerja
b. Verifikasi deskripsi pekerjaan dan profil kriteria kinerja dengan para pekerja

Tahap 5 : Dokumentasi dan Pelatihan

a. Mempersiapkan kebijakan dan prosedur manual untuk para manajer
b. Melatih manajer untuk persiapan

Tahap 6 : Perkenalan dan demonstrasi program

a. Mengenalkan manajemen kinerja kepada para pekerja
b. Menyimpulkan tuntas (review) rencana kinerja
c. Mendemonstrasikan dan sosialisasi
 Tahap 7 : Monitor Program
a. Memelihara aplikasi kinerja yang telah disusun
b. Melakukan pengecekan untuk melihat kekurangan dari program kinerja
c. menyimpulkan keseluruhan manajemen kinerja

Tahap 8 : Memelihara Program

a. Jika program berhasil, tetap dilaksanakan sambil melakukan pembaruan
b. Audit dan evaluasi efektivitas kinerja

4. Strategic Planning (Perencanaan Strategis)

Strategi adalah proses perencanaan jangka panjang yang dirumuskan , digunakan untuk menentukan
dan mencapai sasaran

Langkah – langkah pembuatan rencana strategis dalam suatu organisasi

 Pembuatan struktur organisasi dalam mencantumkan nama staf beserta perencanaannya

dalam bidang dan tanggungjawabnya
 Melakukan identifikasi kelebihan dan kelemahan organisasi dengan mengelompokkan
berbagai permasalahan dalam beberapa kategori misalnya eksternal , internal ,dan zona
abu-abu
 Analisis sebab akibat dilakukan dengan menyusun masalah dalam skala prioritas dan
menuliskan rencana jangka pendek yang relevan
 Penyusunan matrik perencanaan program (MPP)
Membuat penyusunan MPP mengenai pembenahan manajemen beserta pengembangan
sarana pendukung untuk memberikan gambaran kondisi organisasi

Matriks Perencanaan Program

Jangka Waktu
( Tahun - )
Tujuan Program Indikator Asumsi Resiko

Hasil (Output)

Proses Manajemen Kinerja

Tahap 1

1. Wawancara pekerja
Manajer dan kandidat calon pekerja bertemu

2. Kualifikasi pekerjaan
Manajer menyetujui kualifikasi kandidat

3. Deskripsi pekerjaan
Manajer menyimpulkan apa saja yang harus dicapai dalam pekerjaan
4. Kriteria Kinerja
Manajer mendeskripsikan bagaimana baiknya kinerja dilakukan

5. Kontrak kerja
Manajer dan kandidat setuju pada pekerjaan dan kriteria kinerja yang diminta

Tahap 2
6. Pelatihan Kerja
Manajer mempersiapkan pekerja untuk menunjukkan kemampuan dan kecakapan kerja

7. Perencanaan kinerja
Manajer dan pekerja bertemu untuk menyetujui rencana kinerja agar dapat mencapai target
kerja

8. Bekerja
Manajer dan pekerja bekerja bersama untuk mencapai hasil kerja dan objek spesifik.

9. Kesimpulan kinerja
Manajer dan pekerja bertemu untuk menyesuaikan rencana kinerja sesuai dengan
permintaan baru

10. Manajemen kinerja

Manajer dan pekerja bertemu secara periodik untuk menyimpulkan secara garis besar
kinerja yang dulu dan merencanakan kinerja untuk periode kerja berikutnya