TUTORIAL

MICROSOFT OFFICE 2003

TRAINING DIVISION

BY ROMIA, S.Pd

PENERBIT IG COMPUTER
 Bandung, 2008
Tutorial Microsoft Office 2003
Romia
 2008, IG COMPUTER, Bandung
Hak Cipta dilindungi Undang-undang
Diterbitkan Pertama kali oleh
PENERBIT IG COMPUTER

Dilarang Keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak

sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit

Kutipan pasal 44, ayat 1 dan 2, Undang-undang Republik Indonesia tentang

HAK CIPTA:
Tentang sanksi Pelanggaran Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1982 tentang
Hak Cipta, sebagaimana telah diubah dengn Undang-Undang No. 7 Tahun
1987 jo. Undang-Undang No. 12 Tahun 1997, bahwa:
1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak mengumumkan atau
memperbanyak suatu ciptaan atau memberi izin untuk itu, dipidana
dengan pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda
paling banyak Rp. 100.000.000, (seratus juta rupiah).
2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan
atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran
Hak Cipta sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dipidana dengan
pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling
banyak Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).

Dicetak oleh IG COMPUTER

Isi diluar tanggungjawab Penerbi
t
 i

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI....................................................................................................i
Modul 1. Microsoft Office Word 2003...........................................................1
1. Mengenal Area Kerja Microsoft Office word........................................1
2. Mengatur Menu......................................................................................1
3. Membuat dokumen Word.......................................................................4
4. Bekerja dengan Microsoft Word............................................................4
5. Mengolah Dokumen Word.....................................................................6
6. Membuat Persamaan Matematika dengan Microsoft Equation...........10
7. Bekerja Dengan Tabel dan Drawing....................................................10
8. Membuat Daftar Isi Otomatis..............................................................11
9. Membuat Daftar Gambar.....................................................................13
10. Membuat Daftar Tabel.......................................................................14
11. Membuat Mail Merge........................................................................14
Modul 2. Microsoft Office Excel 2003.........................................................19
1. Mengenal Area Kerja Microsoft Office Excel 2003............................19
3. Membuat Dokumen Excel 2003..........................................................19
4. Memindahkan Penunjuk Cell Pointer..................................................20
5. Mengolah Dokumen Excel..................................................................20
6. Menggunakan Rumus..........................................................................21
7. Membuat Range/Blok Sel....................................................................22
8. Menghapus Data..................................................................................23
9. Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill....................23
10.Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum.........................24
11.Mengatur Lebar Kolom.......................................................................25
12.Mengatur Format Tampilan Huruf......................................................26
13.Meratakan Tampilan Data...................................................................27
Modul 3. Microsot PowerPoint 2003............................................................28
1. Mengenal Area Kerja Microsoft Powerpoint 2003..............................28
3. Membuat Dokumen Powerpoint..........................................................28
4. Membuat Presentasi Baru....................................................................29
5. Menambahkan Efek Animasi...............................................................32
6. Tombol Navigasi..................................................................................33
7. Mencetak File Presentasi.....................................................................34
 1

MENGENAL MICROSOFT OFFICE (WORD, EXCEL,

DAN POWERPOINT

Modul 1. Microsoft Office Word 2003

1. Mengenal Area Kerja Microsoft Office word

2. Mengatur Menu
a. Menambah dan Mengurangi toolbar.
Klik kanan mouse pada sembarang tempat. Boleh disamping menu.
Kemudian akan muncul beberapa pilihan. Ceklis toolbar yang
diperlukan. Standar toolbar yang digunakan dalam format pengetikkan
adalah standard, formatting dan drawing.
 2

b. Memunculkan Teks Boundaries

Klik menu tools  options  View  Text boundaries
c. Pengaturan Penyimpanan Otomatis
Klik menu tools  options  save  Atur save auto recovery dari 10
menit menjadi 1 menit untuk mempercepat proses penyimpanan.

d. Mengubah standard ukuran dari milimeter ke centimeter

Klik menu tools  options  general  ganti measurement unitnya
dari milimeter ke centimeter.
e. Mengubah warna area kerja dari putih ke biru
Klik menu tools  options  general  ceklis general option yang
blue background, white text. Hal ini digunakan untuk memperkecil
radiasi mata apabila anda berada di depan komputer dalam jangka
waktu panjang.
 3

f. Bentuk area kerja

Area kerja yang ada dalam Microsoft word terbagi menjadi beberapa
tampilan yaitu normal, web lay out dan print lay out. Apabila di awal
anda membuat sebuah dokumen dalam bentuk print lay out tiba- tiba
terjadi perubahan. Tampilan menjadi lebih luas. Solusinya adalah
jangan panik. Untuk mengembalikan ke posisi tampilan seperti kertas
klik menu view  print lay out. Atau apabila ingin lebih cepat klik
toolbar print lay out yang ada di pojok kiri bawah. Adapun tampilannya
adalah sebagai berikut :

g. Memunculkan penggaris
Klik menu view  ruler.

Dengan penggaris ini anda juga bisa mengatur posisi margin dengan
menarik area kerja pada mouse.
h. Setting area kerja otomatis.
Sebelum kita melakukan pengetikkan dokumen baru. Terlebih dahulu
mengatur margin (batas kertas) dan jenis kertasnya. Supaya settingan
menjadi otomatis disaat pertama kali membuka dokumen word baru
maka harus di setting terlebih dahulu. Caranya adalah dengan mengklik
menu file  page setup. Untuk margin standard yang digunakan dalam
penyusunan karya ilmiah top 4 cm, bottom 3 cm, left 4 cm dan right 3
cm. Sedangkan orientationnya portrait. Untuk paper di paper sizenya
menggunakan kertas A4. Apabila mempunyai pilihan ukuran kertas
sendiri tidak berdasarkan ukuran yang tersedia maka bisa anda atur
sendiri dengan menentukan width (panjang) dan heightnya (lebar).
Setelah selesai klik default.
 4

3. Membuat dokumen Word

a. Membuat dokumen baru
Klik menu file  New  Blank document. Atau dengan menekan

toolbar New. Atau bisa juga dengan shortcut Ctrl+N.

b. Membuka File
Klik menu File  Open  Cari Lokasi Penyimpanan. Cari file

namenya  open.
c. Mensetting area kerja.
Klik file  page setup  atur margin dengan pola yang diinginkan.
Orientationnya apakah landscape atau portrait. Kemudian papernya,
atau paper sizenya. Standar yang digunakan adalah A4. Setelah itu klik
OK.

4. Bekerja dengan Microsoft Word

1. Memasukkan komponen gambar, clip art, symbol dan halaman
- Langkah untuk memasukkan gambar adalah dengan mengklik
menu insert  picture  from file  cari lokasi penyimpanannya
setelah itu klik insert
- Langkah memasukkan komponen clip art (gambar yang otomatis
tersedia di Microsoft word yaitu dengan mengklik menu insert 
 5

picture  kemudian akan muncul taskpane clip art di bawah

taskpane tersebut terdapat tulisan organize clips…..

- Klik pilihan organize clips… selanjutnya akan muncul jendela baru

seperti dibawah ini . Klik later saja.

- Selanjutnya anda dapat mengambil gambar yang anda inginkan

dengan mengklik pilihan office collections.
2. Memasukkan Komponen Simbol
Apabila anda mencari karakter huruf yang tidak terdapat dalam
keyboard. Anda bisa mencarinya dalam karakter yang tersimpan di
micosoft office baik word, excel, powerpoint maupun lainnya. Caranya
adalah dengan mengklik menu insert  Simbol. Kemudian akan
muncul jendela seperti dibawah ini. Klik symbol yang anda perlukan
kemudian klik insert. Semoga berhasil
 6

3. Memasukkan Format Penomoran Halaman

Klik insert  page number  tentukan positionnya apakah bottom
ataukah top lalu alignmentnya apakah center, right ataukah left.
Kemudian klik format. Dan tentukan start at nya.

5. Mengolah Dokumen Word

1. Memperbesar huruf
Dengan mengklik memblok kata yang hendak diperbesar kemudian
tekan keyboard Ctrl + ] dan untuk memperkecil Ctrl + [ atau
bisa juga dengan mengklik menu format  fonts  tentukan
sizenya

2. Menebalkan huruf
 7

Mengklik toolbar Bold atau dengan mengklik menu format

 fonts  pilih bold  OK

Atau dengan shortcut keyboard Ctrl + B
3. Membuat format huruf cetak miring

Klik toolbar yang ada di toolbar formatting  atau dengan

mengklik menu format  font  pilih italic  OK.

Atau dengan shortcut keyboard Ctrl + I.
4. Cetak Garis bawah

Klik toolbar yang ada di toolbar formatting dengan mengklik

menu format  font  pilih font style regular. Setelah itu klik
OK. Atau dengan cara ketiga yaitu dengan shortcut keyboard Ctrl +
U.
5. Perataan kiri, kanan, tengah dan penuh.
Dengan mengklik pilihan yang ada di toolbar formatting. Seperti

gambar disamping ini . Atau dengan mengklik

menu format  paragraph  pilih jenis alignment yang anda

perlukan kemudian klik OK

6. Format penomoran
Klik menu format  Bullets and numbering  Pilih bullet atau
numbering yang anda butuhkan kemudian klik OK.
 8

7. Format border
Fungsi dari format border ini adalah untuk membuat sebuah
bingkai pada dokumen word. Caranya adalah dengan mengklik
menu format  Border and shading  Page border  tentukan
border yang anda inginkan. Apabila anda menginginkan border
dalam bentuk gambar, klik pilihan Art kemudian klik OK. Hasilnya
bisa anda lihat sendiri.

8. Membuat Kolom Koran

Seperti halnya dalam membuat buletin. Dalam satu kertas terbagi
menjadi beberapa kolom. Untuk bisa membaginya menjadi
 9

beberapa bagian caranya adalah dengan mengklik toolbar colom.

Tentukan berapa kolom yang anda perlukan.

9. Edit Teks Dengan Find and Replace

Pada suatu dokumen yang banyak dan tentu kita akan kesulitan
untuk melakukan pengeditan kata dan mencari suatu kata tertentu
atau mencari sambil mengganti kata/kalimat tersebut secara
langsung. Anda jangan khawatir jika mengalami hal ini, karena
untuk tujuan ini Word 2003 telah menyediakan dua fasilitas, yaitu ;
Find dan Replace
Find, digunakan untuk mencari suatu kata/kalimat tertentu
berdasakan kriteria yang ditentukan. Untuk mengaktifkan fasilitas
ini kita tinggal klik menu Edit lalu klik Find, maka akan keluar
jendela find atau dengan short cut keyboard Ctrl +F.

Replace adalah suatu proses pencarian teks dengan cara langsung

menggantikan kata/kalimat yang dicari dengan kata/kalimat yang
ditentukan. Langkah ini akan mempermudah anda dalam
melakukan edit teks yang salah cetak. Sehingga apabila ada
beberapa kata yang salah yang sama dalam satu file maka cukup
dengan mengganti salah satu maka yang lainnya pun ikut ter edit.
Untuk menggunakan fasilitas ini ikutilah langkah-langkah berikut ;
 Klik menu Edit, lalu Klik Replace
 Maka akan tampil jendela Find and replace. Pilih yang replace.
Masukkan kata yang perlu di edit misalnya layer kedalam find
what kemudian isilah replace with dengan kata yang benar.
Setelah itu klik replace All.
 10

6. Membuat Persamaan Matematika dengan Microsoft Equation

Equation editor merupakan salah satu fasilitas yang terdapat pada
Microsoft office word. Fungsinya untuk membuat rumus persamaan
matematika maupun statistika. Apabila di barisan menu program office
word anda tidak terdapat Equation, solusinya adalah jangan panic. Kita bisa
memunculkannya dengan cara mengklik menu tools  costumize 
command  pilih yang insert  carilah equation editor. Apabila anda
temukan drag equation editor kesamping menu word 2003  setelah itu
lepaskan. Equation editor sudah bisa anda pergunakan.
Adapun cara untuk menggunakannya adalah klik menu equation
editor  kemudian pilihlah symbol-simbol rumus yang anda butuhkan. Bila
sudah selesai. Lakukan double klik untuk kembali ke posisi area kerja
semula.

7. Bekerja Dengan Tabel dan Drawing

Word memberikan anda kemudahaan dalam membuat objek untuk
kalangan pemula. Namun jika anda berminat terhadap dunia grafis maupun
drawing untuk tingkat professional penulis sarankan lebih baik anda
mencoba mempelajari Corel Draw. Karena materi yang ada dalam office
word ini sifatnya membuat objek yang sederhana.
Contoh : Anda diminta untuk membuat objek lingkaran, persegi dan arah
panah.
Caranya adalah:
 Untuk membuat objek lingkaran dengan mengklik toolbar drawing

(oval) .Klik kemudian bentuk lingkaran pada area kerja. Apabila

ingin memberi warna pada objek lingkaran tersebut. Klik toolbar fill
colour.
 11

 Pilih warna light orange. Hasilnya bisa anda lihat sendiri dan untuk
membuat objek lainnya bisa anda coba sendiri.

8. Membuat Daftar Isi Otomatis

Langkah-Langkah :
Membuat Daftar Isi Otomatis
Studi kasus :
Buatlah daftar isi dengan sistematika sebagai berikut :
Cover
Kata perngantar
Daftar table
Daftar gambar
BAB I Pendahuluan
Latar belakang masalah
Rumusan masalah
Tujuan Penelitian
BAB II TINJAUAN TEORITIS
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Gambaran umum
3.2 Analisis
BAB IV KESIMPULAN
DAFTAR PUSTAKA

Langkah-Langkah :
1. Untuk Mempermudah pekerjaan. Munculkan document map yang ada

di toolbar standard dan penanda paragraph yang ada di

sebelahnya
2. Buatlah sebuah area kerja kosong untuk membuat sebuah makalah.

Dengan mengklik file  New atau

dengan shortcut Ctrl + N
3. Selanjutnya kita akan membagi dokumen tersebut dengan beberapa
section. Tujuan dari membagi beberapa section tersebut adalah supaya
dalam 1 dokumen bisa membuat format halaman yang berbeda.
 12

4. Pertama-tama dalam dokumen tersebut akan dijadikan halaman cover.

Untuk mempersingkat cukup ketikkan Cover. Apabila tulisan cover
masuk dalam daftar dokumen Map. Hilangkan segera dengan mengklik

Clear formatting. Setelah itu klik . Pilih next page.

Selanjutnya akan masuk dalam halaman berikutnya. Kemudian ketikkan
Kata Pengantar.
5. Block tulisan kata pengantar. Atur dengan format heading 1, Times New
Roman, font 14 dan Boldkan.
6. Setelah itu enter 1 kali sebagai penanda masuk paragraph selanjutnya.
Tekan Ctrl + Enter untuk masuk ke halaman selanjutnya namun masih
dalam 1 section.
7. Selanjutnya ketikkan DAFTAR ISI untuk halaman daftar isi. Atur
formatnya dengan heading 1, Times New Roman, font 14 dan Bold.
Ingat!!!!Tujuan kita adalah membuat daftar isi otomatis jadi anda
jangan mencoba untuk mengetikkan sistematika daftar isinya.
8. Selanjutnya untuk daftar tabel dan gambar lakukan pula seperti yang
dilakukan pada langkah ke 7.
9. Selanjutnya kita akan masuk pada section ke-3. Dengan mengklik
insert break. Kemudian akan masuk pada halaman selanjutnya.
Ketikan BAB I, kemudian tekan shift + Enter. Ketikkan Pendahuluan.
10. Block tulisan BAB I PENDAHULUAN, kemudian atur dengan format
heading 1, Times New Roman, font 14 dan bold.
11. Selanjutnya ketikkan Latar Belakang Masalah. Kemudian di Block, atur
dengan format heading 2, Times New Roman, font 12 dan Bold. Knapa
harus heading 2? Karena biasanya subbagian dalam daftar isi otomatis
harus lebih menjorok ke dalam.
12. Selanjutnya atur seperti halnya yang dilakukan pada yang sebelumnya
untuk mensetting sampai bagian kesimpulan.
13. Selanjutnya adalah membuat daftar pustaka ke dalam section
selanjutnya.
14. Daftar pustaka ini Kita buat dalam section sendiri karena format
halamannya tidak akan sama dengan kesimpulan tapi akan merupakan
kelanjutan dari daftar gambar. Untuk itu format halamannyapun
berbeda dengan kesimpulan tetapi sama dengan daftar gambar. Buat
section selanjutnya.
15. Apabila setting halaman sudah selesai maka langkah selanjutnya kita
akan masuk dalam halaman daftar isi.Untuk masuk pada halaman daftar
isi, tidak usah kita mengaktifkan scroll pada mouse. Cukup dengan
mengklik tulisan daftar isi pada sistematika yang terdapat dalam
dokumen map.
 13

16. Setelah masuk halaman daftar isi. Klik menu insert  Reference 
index and table  pilih table of content. OK
17. Daftar isi yang kita inginkan bisa muncul tanpa harus mengetikkan
sistematikanya.
18. Daftar isi tersebut masih belum rapih dalam format halamannya.
19. Untuk memunculkan halaman. Klik menu view  Header and
footer.Letakkan posisi cursor pada tempat yang akan dimasukkan
halaman. Kemudian hilangkan aktifasi link to previous atau same as
previousnya. Klik format page number atur jenis numbernya. Setelah
itu klik ok. Untuk halaman cover tidak usah menggunakan format
halaman. Cukup kosongkan saja.
20. Untuk halaman pembahasan. Tentu tidak akan sama dengan format
halaman pada kata pengantar dan lainnya. Supaya berbeda klik page
setup  pada pilihan lay out  ceklis pilihan different first page.
21. Setelah itu seperti pada halaman kata pengantar. Apabila selesai
selanjutnya kita akan masuk kembali pada halaman daftar isi untuk
mengupdate format halaman pada daftar isi dengan cara mengklik
kanan pada daftar isi pilih update field.

22. Untuk melakukan perubahan pada format halamannya saja cukup

dengan update page number only, tapi kalau merubah secara
keseluruhan pilih update entire table. Kemudian klik OK.

9. Membuat Daftar Gambar

Langkah-langkah :
1. Untuk memasukkan gambar klik menu insert  picture  from file.
Cari gambar yang kita inginkan kemudian klik insert.
2. Klik kanan pada gambar yang telah kita masukkan tersebut, kemudian
pilih caption  New Label  Ketikkan Gambar  OK. Secara
deafault dalam caption akan tertulis gambar 1.
 14

3. Pilih positionnya apabila diatas pilih above dan apabila diatas pilih
below. Kemudian akan muncul tulisan Gambar 1. Apabila ingin
menambahkan keterangan pada gambar. Posisikan cursor pada gambar
1 kemudian tekan sift+enter. Ketikan keterangan yang kita inginkan.
4. Kemudian masuk pada halaman daftar gambar. Sama halnya dengan
langkah dalam membuat daftrar isi. Untuk memunculkan daftar gambar
klik menu insert reference  index and table  table of figure.
Kemudian klik OK.
5. Daftar gambar sudah siap digunakan.

10. Membuat Daftar Tabel

Studi kasus :
Anda diminta membuat daftar table. Adapun table yang tersedia dalam file
tersebut terdapat tiga macam yaitu table A, B dan C.

Langkah-langkah :
1. Masukkan table yang kita perlukan tersebut kedalam file tersebut.
Sebelum anda membuat daftar table, ubahlah terlebih dahulu table
tersebut menjadi file yang berformat gambar. Caranya dengan memblok
tabel kemudia klik kanan. Klik pilihan cut kemudian klik menu edit.
Klik pilihan paste special. Di table yang sudah anda blok.
2. Setelah table yang anda masukkan berubah formatnya menjadi gambar
langkah selanjutnya hampir sama dengan ketika anda membuat daftar
gambar.
3. Semoga berhasil.

11. Membuat Mail Merge

Mail merge merupakan fasilitas bantuan pada Microsoft word untuk
mempermudah setting dalam membuat label, surat maupun amplop dalam
 15

jumlah banyak. Adapun langkah-langkah dalam membuat label dengan mail

merger adalah :
a. Ketikkan data-data nama dan alamat dalam Microsoft excel terlebih
dahulu. Adapun datanya adalah seperti yang tercantum dibawah setelah
itu save ke dalam hardisk. Beri nama mail merge.

b. Buka Microsoft word. Klik menu tool  Letter and Mailings  Mail
Merge.

c. Klik label kemudian ikuti langkah-langkahnya dari step 1 sampai 6.

 16

d. Pada langkah kedua klik label option. Kemudian akan muncul jendela
seperti dibawah ini:

Apabila anda ingin menggunakan standard ukuran yang ada di product

number silahkan pilih. Dan apabila anda ingin mensetting sendiri maka
klik pilihan new label. Kemudian aturlah ukuran-ukuran yang ada
dalam label yang anda miliki. Kemudian jangan lupa untuk memberi
nama label namenya.
Apabila muncul peringatan seperti dibawah ini maka biasanya karena
factor setting ukuran yang jauh lebih besar daripada ukuran kertas yang
diminta. Solusinya adalah dengan memperkecil setting ukuran yang
telah kita buat.

e. Pada langkah ketiga anda diminta untuk memasukan source data yang
telah anda buat Microsoft excel dengan cara mengklik browse. Cari
lokasi penyimpanannya kemudian klik open. Kemudian klik OK.
 17

f. Munculkan toolbar mail merge. Kemudian klik toolbar insert merge

fields.

g. Masukan komponen nama dan alamat dengan mengklik insert

h. Klik hightlight merge fields dan propagate labels . Untuk

memunculkan data-data yang dari excel klik check for erorr

kemudian akan muncul jendela seperti dibawah ini. Kemudian klik OK
 18

Hasilnya bisa anda lihat seperti dibawah ini. Silahkan mencoba semoga
berhasil !!!!!!!
 19

Modul 2. Microsoft Office Excel 2003

1. Mengenal Area Kerja Microsoft Office Excel 2003
Untuk pertama kalinya membuka program Microsoft Excel cara yang
dilakukan adalah dengan mengklik start yang terdapat pada dekstop 
program  Microsoft office  Microsoft Office Excel 2003

3. Membuat Dokumen Excel 2003

a. Membuat dokumen baru
Klik menu file  New  Blank document. Atau dengan menekan
toolbar New. Atau bisa juga dengan shortcut Ctrl+N.
b. Membuka File
Klik menu File  Open  Cari Lokasi Penyimpanan. Cari file
namenya  open
c. Menyimpan dokumen Excel
Klik menu Save As  Tentukan lokasi penyimpanan  klik Save
 20

4. Memindahkan Penunjuk Cell Pointer

Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah

Enter Pindah satu sel ke bawah

Home Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif
Ctrl+Home Pindahke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl+End ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp satu layar ke atas
PgDn Pindah satu layar ke bawah
Alt+PgUp Pindah satu layar ke kiri
Alt+PgDn Pindah satu layar ke kanan
Ctrl+PgUp Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar
kerja berikutnya
Ctrl+PgDn Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar
kerja sebelumnya

5. Mengolah Dokumen Excel

Studi Kasus :
Buatlah tabel seperti dibawah ini !
1) Memasukkan Data ke Lembar Kerja
Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti
teks, nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data
ke dalam suatu sel, dapat mengikuti langkah berikut ini :
 Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data
 Ketikkan data yang ingin dimasukkan
 Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn
2) Memperbaiki Kesalahan Pengetikan
Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya
dengan mengikuti langkah2 berikut ini :
 Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik
tombol kiri maouse
 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.
 Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol
Enter bila sudah selesai.
 21

3) Memasukkan Merubah nama untuk tiap sheet

Klik kanan pada sheet yang dituju. Pilih Rename tentukan nama sheet
sesuai dengan yang anda inginkan. Lihat perubahannya.

6. Menggunakan Rumus
Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika
ke dalam suatu sel pada lembar kerja. Operator hitung yang dapat digunakan
diantaranya adalah + (penjumlahan), － (pengurangan), * (perkalian), dan ^
(perpangkatan).
Untuk mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu marilah
membuat table seperti dibawah ini.

Untuk mengisi sel D5 yakni Total Upah yang Diterima, dapat ditempuh
dengan beberapa cara.
 Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap
- Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam
contoh ini D5)
- Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
- Catatan : Penulisan rumus selalu diawali dengan lambang sama
dengan (=).
 Menulis Rumus dengan Referensi Sel
- Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam
contoh ini D5)
 22

- Ketik rumus “=D3*D4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
- Catatan : Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel D3 &(atau)
D4 diubah, maka hasil di sel D5 pun akan ikut berubah.
 Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk
Dengan menggunakan keyboard atau mouse :
- Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam
contoh ini D5)
- Ketik “=” pada kolom baris rumus
- Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”
- Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.

7. Membuat Range/Blok Sel

Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja
dalam satu sel saja. Terkadang, anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel.
Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf beberapa kolom dan
(atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris), copy-
paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dll. Dalam
kondisi2 seperti ini, anda dapat menggunakan range/blok sel ini untuk
memudahkan kerja anda.
Range dinamakan menurut alamat sel di ujung kiri atas sampai
ujung kanan bawah. Sebagai contoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan
sebagai range B2:E7. (lihat Gambar).

Range/blok sel dapat dibuat dengan beberapa cara :

a. Membuat Range Menggunakan Tombol Shift
- Tempatkan penunjuk sel awal range/bagian awal sel yang ingin
diblok, yaitu B2.
- Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan,
yaitu E7
b. Membuat Range Menggunakan Mouse
 23

- Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2.

Pointer/penunjuk mouse harus barada dalam keadaan tanda plus
warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel)
- Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke
sel tujuan, yaitu sel E7.
c. Membuat Kolom atau Baris
Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan mengklik huruf kolom atau
nomor baris yang anda inginkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B
bilai ingin menyorot seluruh kolom B.
d. Menyorot Sederetan Kolom atau Baris
Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D) atau sederetan
baris (misalnya 3, 4, 5) dapat dilakukan dengan mengikuti langkah
berikut ini :
- Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal (di contoh ini adalah
B atau 3)
- Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah(drag)
pointer(penunjuk) mouse hingga menyorot seluruh baris itu (di
contoh ini adalah D atau

8. Menghapus Data
Untuk menghapus data di suatu sel atau range tertentu, pindahkan
sel ke, atau buatlah range tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol
Delete. Dan bila ingin menghapus format tampilan data/sel dapat dilakukan
dengan memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats.

9. Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill

Untuk memasukkan data berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill,
dapat dilakukan dengan mengikuti langkah2 berikut ini :
 24

1. Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda
buat. Misalnya pilih/klik sel B2.
2. Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January)
3. Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data
berikutnya yang anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)
4. Sorot/bloklah B2:B3.

5. Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke

pojok kanan bawah sel B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi
plus hitam
6. Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi pointer mouse ke sel
yang diinginkan misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat
ditampilkan. Lihat Gambar

10.Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum

1. AutoCalculate
Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk
melakukan penghitungan dengan cepat dan mudah dari data2 yang
cukup banyak dalam suatu range tertentu. Didalam fasilitas
AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis
untuk menghitung rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data
 25

angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai min (Min), dan jumlah data
angka (Sum).
Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :
 Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range
C:C12 dari data seperti dibawah ini:

 Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis

kalkulasi yang anda inginkan. Misalkan pilihlah Average(A) untuk
menghitung rata2 data.
 Hasilnya akan ditampilkan di baris status.
2. AutoSum
Fungsi AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang
cukup banyak, tetapi tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar
kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum)ataupun rata-rata
(average), ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus
juga dapat langsung menuliskannya ke lembar kerja anda. Caranya
adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum ().
Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan rata-rata nilai,
letakkan pointer mouse ke tempat yang kita inginkan (misalnya C8),
lalu klik toolbar autosum() klik average. Sorot data yg ingin dihitung.

11.Mengatur Lebar Kolom

1. Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse
 26

- Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah
hingga tanda plus warna putih berubah menjadi tanda panah dua
arah.
- Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom, terlebih dahulu
bloklah kolom yang akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan
pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom tersebut.
- Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse
geser(drag)-lah mouse hingga lebar kolom sesuai yang diinginkan.
2. Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang
- Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan
diubah lebarnya.
- Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data
terpanjang yang ada pada kolom tersebut.

12.Mengatur Format Tampilan Huruf

Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan
berbagai bentuk untuk memudahkan dan membuat variasi dalam lembar
kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf (size), garis bawah
(underline), warna huruf (color) dan efek khusus lainnya dapat anda
tambahkan dalam data anda.
Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui
perintah yang ada di baris menu dan toolbar.
a. Format Melalui Perintah di Baris Menu
b. Sorot sel atau range yang akan anda format
c. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan kotak dialog
Format Cells akan ditampilkan
d. Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font.
e. Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.
 27

13.Meratakan Tampilan Data

Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan
pada suatu sel atau range tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan,
kiri, di tengah sel atau di tengah beberapa kolom tertentu.
Ada 2 cara yang dapat ditempuh dalam melakukan perataan
tampilan data ini, yakni dengan menggunakan perintah yang ada di baris
menu dan toolbar.
Meratakan Data dengan Peintah di Baris Menu
a. Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya
b. Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1) dan kotak dialog
Format Cells akan ditampilkan

c. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment

d. Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak :
Vertical : digunakan untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan
yang dapat dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata tengah),
Bottom (rata bawah), Justify (seluruh data ditampilkan pada sel secara
penuh).
e. Kemudian klik OK
 28

Modul 3. Microsot PowerPoint 2003

1. Mengenal Area Kerja Microsoft Powerpoint 2003

3. Membuat Dokumen Powerpoint

1. Memulai bekerja dengan Powerpoint 2003
Untuk membuka program ini, sama hal nya dengan membuka dokumen
word maupun excel. Dengan cara mengklik start  program 
Microsoft office  Microsoft powerpoint 2003.
Perlu diingat bahwa mengetik di powerpoint tidak akan sama dengan
mengetikkan di word. Karena isi dari powerpoint hanya berupa point-
point yang dijadikan pilihan bantuan bagi seseorang untuk melakukan
presentasi. Untuk itu isinya hanya berupa ringkasan materi saja.
2. Membuat dokumen powerpoint 2003
Langkah untuk membuat dokumen slide powerpoint baru yaitu dengan
mengklik menu file  new  Blank presentation. Atau bisa juga
 29

dengan mengklik toolbar new atau cara ketiga dengan shortcut

keyboard Ctrl + N

3. Menambahkan slide yang baru

Caranya dengan mengklik kanan di sekitar slide pilih new

slide. Atau dengan cara mengklik toolbar new slide 

4. Menyimpan Slide Powerpoint
Sama halnya dengan menyimpan pada dokumen word caranya dengan
mengklik menu file  save as  tentukan lokasi penyimpanan
sekaligus beri nama untuk file tersebut. Atau dengan shortcut keyboard
F12 atau dengan menekan Ctrl + S.
5. Menutup Slide powerpoint
Untuk menutup slide powerpoint dengan menekan tanda silang diujung

kanan atas atau dengan menekan Alt + F atau dengan menekan

Alt + F4.

4. Membuat Presentasi Baru

1. Slide Lay Out

 30

Sebelum melakukan design terhadap template terlebih dahulu tentukan

lay outnya. Supaya lay out bisa berjalan klik tanda segitiga
disampingnya kemudian pilihlah apply to selected slide.

2. Design Template
Fungsi design template adalah memberi background pada tiap template.
Kita bisa menentukan apakah dari template yang disediakan oleh
powerpoint ataukah mengambil gambar sendiri untuk dijadikan
background
Cara mengambil design template dari powerpoint adalah dengan

mengklik toolbar . Klik tanda segitiga yang ada di samping

template. Kemudian klik pilihan apply to selected slide untuk membuat
hanya untuk satu slide, tapi kalau kita menginginkan satu file dengan
slide yang sama secara keseluruhan klik pilihan apply to all slide.

3. Mengubah background dengan picture/ gambar sesuai dengan pilihan

sendiri.
 31

Caranya dengan mengklik kanan di salah satu slide yang kita inginkan.

Kemudian klik pilihan background. Kemudian akan

muncul seperti dibawah ini. Kemudian klik fill effect  picture 
select picture  tentukan gambar yang kita inginkan.

a. Klik tombol Slide Show untuk melihat hasilnya.

Jika kita ingin agar pergantian slide berjalan dengan sendirinya
(tanpa mouse klik), maka kita dapat mengaturnya di bagian
Automatically After, kemudian tentukan berapa detik delay waktu
yang diinginkan. Misal jika kita kasih 3 detik, maka pergantian
slide + efek transisi akan berjalan setelah waktu 3 detik. Demikian
seterusnya sampai slide berakhir.

4. Menampilkan slide presentasi secara penuh (Full Screen)

Untuk menampilkan secara penuh (full screen) slide presentasi yang
telah dibuat yakni dengan cara menekan tombol F5 atau dengan
mengklik menu bar Slide Show > View Show (F5). Untuk berpindah
dari slide yang satu ke slide berikutnya tinggal mengklik mouse sebelah
kiri atau menekan tombol Spacebar ataupun Enter. Tekan Esc untuk
keluar dari mode full screen kembali ke layar pengeditan.
5. Memasukkan gambar ke slide
Seperti halnya Word, kita pun dapat memasukkan gambar baik dari clip
art maupun dari file. Caranya adalah :
a. Klik menu bar : Insert > Picture > Clip Art…. Setelah itu di
taskpane akan muncul jendela Insert ClipArt.
b. Klik tombol Search. Hasilnya akan daftar gambar-gambar clip art
yang dapat kita pilih sesuai dengan keinginan.
c. Klik atau drag gambar yang dipilih tersebut, maka gambar akan
langsung dimasukkan ke dalam area slide.
 32

d. Untuk memasukkan gambar dari file, caranya adalah dengan

mengklik menu bar : Insert > Picture > From File. Setelah itu kita
dapat memilih file gambar mana yang akan dimasukkan ke slide.
Perlu diingat bahwa di dalam powerpoint bukan hanya dapat
memasukkan komponen picture maupun clip art. Kita juga bisa
memasukkan komponen movie maupun soundlewat menu insert.

5. Menambahkan Efek Animasi

a. Efek Animasi Slide
Untuk membuat supaya teks tersebut interaktif cara yang dilakukan
adalah dengan mengklik menu slide show  animation scheme.
Kemudian akan muncul tampilan seperti dibawah ini. Kemudian pilih
animasi teks yang sesuai dengan selera anda.

b. Efek Transisi
Kita dapat memasukkan efek animasi sehingga proses pergantian slide
menjadi lebih menarik dan interaktif. Caranya adalah :
1) Klik menu bar : Slide Show > Slide Transition…. Hasilnya di
taskpane akan muncul jendela Slide Transition.
 33

2) Di taskpane tersebut, pilih salah satu efek transisi yang sesuai

dengan keinginan. Misal Blind Horizontal.
3) Klik tombol Apply To All Slide agar efek transisi berlaku untuk
seluruh pergantian slide.

6. Tombol Navigasi

Pada micorosft powerpoint untuk perpindahan antar slide anda dapat

menambahkan action button didalamnya atau tombol navigasi yang
menghubungkan slide satu dengan lainnya. Caranya yaitu dengan mengklik
menu slide show  action button  pilih tombol yang anda perlukan
kemudian drag tombol tersebut sesuaikan dengan ukuran yang anda
perlukan kemudian akan muncul jendela sebagai berikut
 34

Atur setting sesuai dengan yang anda inginkan. Hasilnya akan tampak
sebagai berikut dan ketika tombol ini anda klik akan menuju ke tombol yang
dituju.

7. Mencetak File Presentasi

Sebelum anda mencetak file presentasi terlebih dahulu untuk
melihat tampilan dalam bentuk cetak dengan cara mengklik menu file 
print preview. Secara default akan muncul dalam cetak penuh untuk satu
slide. Apabila anda menginginkan mencetak dalam satu kertas tetapi terdiri
dari beberapa slide yaitu dengan cara mengatur setting di printer yang akan
digunakan.
 35

Cara mensettingnya dengan mengklik menu file  print  hand

out pada pilihan print what. Tentukan berapa jumlah slide dalam satu
lembar. Misalnya saja 6 slide untuk satu lembar print. Setelah itu klik
preview. Apabila anda menginginkan supaya hasil cetak dalam warna hitam
putih klik pilihan option  colour/grayscale  pilih pure black and white.
Setelah itu klik print. Hasilnya bisa anda lihat sendiri. Semoga berhasil !!!!
36