Seperti karyawan di National public Relations, Anda mungkin akan bekerja dengan
kelopok kecil atau dalam lingkungan yang berorientasi tim. Anda mungkin telah menjadi
bagian dari satu atau lebih kelompok atau ti
Organisasi membentuk tim untuk keputusan lebih baik, respons lebih cepat, meningkatkan
produktivitas, “buy-in” lebih besar, mengurangi penolakan terhadap perubahan, meningkatkan
moral, dan mengurangi risiko. Organisasi pun mulai membentuk kelompok dan tim untuk
alasan-alasan spesifik berikut ini:
Keputusan yang lebih baik. Keputusan umumnya lebih akurat dan efektif karena anggota
kelompok dan timemberi kontribusi keahlian dan sudut pandang yang berbeda.
Respons yang lebih cepat. Ketika harus diambil keputusan untuk merespons
persaingan atau untuk menyelesaikan suatu masalah, kelompok dan tim kecil dapat
bertindak dengan lebih cepat.
Meningkatkan produktivitas. Kerena mereka sering lebih dekat pada tindakan dan
pelanggan, anggota tim dapat melihat peluang-peluang untuk meningkatkan efesiensi.
Penerimaan (“buy-in”) yang lebih besar. Keputusan yang diputuskan bersama
biasanya diterima lebih baik karena anggotalah yang memutuskan solusi dan lebih
bersedia untuk mendukungnya.
Resistensi yang lebih rendah terhadap perubahan. Orang yang memberi masukan
pada pengambilan keputusan biasanya lebih bersahabat, tidak agresif, dan tidak resisten
terhadap perubahan.
Meningkatkan moral karyawan. Keputusan pribadi dan moral kerja meningkat ketika
tim mencapai sukses.
Mengurangi risiko. Semua anggota bertanggung jawab atas suatu keputusan sehingga
mengurangi risiko bagi setiap orang.
para manajer tim virtual memberi saran-saran berikut ini untuk membantu anggota bekerja
bersama.
Pilih anggota tim dengan teliti. pilih anggota tim yang mandiri, komunikator yang
baik, fleksibel, bias dipercaya, dan ahli dalam bidang yang dibutuhkan oleh tim.
Investasi pada permulaan. Proses tim diperlancar dengan meluangkan waktu pada
mulanya untuk mencapai kesempatan mengenai tujuan, tugas, dan prosedur. Jika
memungkinkan, sebaiknya tim bertemu tatap muka untuk membahas prosedur dan
membangun ikatan.
Definisikan kembali “kita”. Anggota tim harus ada dalam pikiran anggota yang lain
meskipun tidak hadir secara fisik. Dorong perilaku yang mencerminkan kesatuan,
seperti melibatkan satu sama lain dalam keputusan dan berbagi informasi.
Pertimbangan untuk mempunyai selembar foto tim dan membuatnya menjadi sesuatu
yang sering di pergunakan, seperti mouse komputer atau wallpaper komputer.
Manfaatkan teknologi smaksimal mungkin. Gunakan speaker phone, groupware,
internet, dan konferensi video, Tetapi pastikan bahwa semua anggota mampu
menggunakannya.
Berkonsentrasilah membangun kredibilitas dan kepercayaan. Anggota tim harus
memberi perhatian serius pada cara orang lain memandang mereka. Konsistensi
tindakan, pemenuhan janji, mempertimbangkan jadwal anggota lain, dan merespons
dengan segera email dan pesan suara membantu membangun kredibilitas dan
kepercayaan.
Buat jadwal komunikasi. Anggota harus membahas bagaimana dan kapan waktu yang
tepat untuk berkomunikasi satu sama lain. Mereka harus menetapkan harapan yang
jelas mengenai jangka waktu pemberian respons.
Hindari pesan yang bisa disalah pahami. Karena sangat mudah untuk salah
memahami pesan email, seorang manajer virtual menyarankan anggota tim untuk selalu
meragukan insting pertama mereka tentang anggota tim lainnya jika respons yang
diberikan adalah negatif. Selalu sempatkan waktu untuk mempertanyakan reaksi anda.
Tim mandiri adalah yang terbaik untuk memecahkan masalah yang memerlukan orang-
orang dengan keterampilan berbeda. Kebanyakan kecenderungan saat ini adalah pada tim-tim
yang mandiri (selfdirected team). Tim mandiri yang paling suksesmempunyai beberapa
karakteristik berikut ini.
Komunikasi yang serig. Mereka sering bertemu atau bertukar pesan untuk
mengoordinasi aktivitas, menghindari duplikasi, dan membuat keputusan.
Tim yang sukses umumnya melalui empat tahap: pembentukan (forming), prahara (storming),
penormaan (norming), dan pelaksanaan (performing).
Pendiagnosa. Menganalisis tugas dan diskusi. Menyampaikan apa yang perlu untuk
mencapai tujuan.
Penyemangat. Mendesak anggota untuk tetap fokus pada tugas, memberikan kata-kata
yang membangun.
Pendorong partisivasi. Mencoba melibatkan anggota yang tidak aktif (misal, “Matt, apa
pendapatmu tentang ide-ide lisa?”)
Pemberi pujian. Mendorong suasana hangat dan suportif denga memuji dan setuju
denga yang lain (misal,”Saya benar-benar menyukai ide lisa; mari kita wujudkan”).
Pendengar yang berempati. Menunjukkan minat dengan mendengar secara aktif tanpa
menyela atau menilai.
Anggota yang memainkan peran disfungsional mengganggu kemajuan tim menuju tujuannya.
Anda ketahui dan orang-orang yang mungkin memainkan peran, melayani diri-sendiri (self-
serving) ini.
Konflik kognitif berpusat pada isu-isu serta dianggap sehat dan fungsional.
Konflik afektif
Konflik afektif berpusat pada perasaan dan kepribadian serta dianggap merusak.
Pendapat kelompok
Pendapat kelompok berarti bahwa anggota tim setuju tanpa memeriksa alternatif atau
mempertimbangkan rencana kontinjensi.
Mayoritas. Anggota kelompok mengambil suara dan yang mayoritas akan menang.
Metode ini menghasilkan keputusan yang cepat tetapi meninggalkan minoritas yang
tidak bertekad untuk melaksanakan kepurtusan.
Konsensus.Diskusi berlanjut sampai semua anggota tim mengemukakan pendapat
mereka dan, akhirnya, bersepakat. Metode ini menghabiskan waktu, tetapi
,emghasilkan diskusi yang kreatif dan bermutu tinggi serta umumnya memperoleh
komitmen dari semua anggota untuk melaksanakan keputusan tersebut.
Minoritas. Secara khusus, sebuah subpanitia menyelidiki dan membuat rekomendasi
tindakan. Metode ini berguna ketika seluruh kelompok tidak dapat berkumpul bersama
untuk mengambil keputusan atau ketika tenggat waktunya singkat.
Menyeimbangkan. Anggota tawar- menawar, berembuk, membujuk, dan bernegosiasi
untuk mencapai suatu posisi pertengahan, yang sering membutuhkan kompromi.
Dengan metode ini, pendapat dari anggota yang paling tidak berkualitas mungkin
membatalkan pendapat dari yang paling berkualitas.
Otoritas dan diskusi. Pemimpin, atasan, atau manajer mendengarkan ide-ide anggota
tim, tetapi keputusan akhir adalah haknya. Metode ini mendorong diskusi yang hidup
dan menghasilkan pengambilan keputusan partisipatif. Namun , anggota tim harus
memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Metode ini juga mensyaratkan seorang
pemimpin yang mampu mengambil keputusan.
Tim kecil dan beragam sering menghasilkan solusi yang lebih kreatif dengan penerapan lebih
luas dibanding tim homogen.
Tim yang baik bertukar informasi secara bebas dan berkolaborasi alih-alih berkompetensi
Bentuk tim yang kecil. Tim dengan anggota yang klebih sedikit dianggap mampu
berfungsi lebih efisien dan efektif dibanding tim yang lebih besar.
Dorong keberagaman. Tim yang inovatif umumnya mempunyai anggota yang
berbeda dalam usia, jenis kelamin, dan latar belakang. Anggota tim harus memiliki
keahlian teknis, kemampuan menyelesaikan masalah, dan keterampilan dalam
hubungan antarpribadi.
Berikut ini adalah tanggung jawab etis yang penting untuk diperhatikan oleh anggota
kelompok:
Perusahaan membentuk tim untuk berbagai alasan. Tujuan sejumlah tim adalah sebuah
presentasi lisan untuk meluncurkan produk baru atau untuk memenangkan sebuah kontrak
besar.
Proyek tim berlangsung lebih lancer bila anggota bersepakat mengenai aturan-aturan dasar.
Tim harus memutuskan apakah mereka akan di atur olehkonsensus, oleh aturan mayoritas, atau
oleh sejumlah metode lain.
Dalam merencanakan dokumen atau presentasi tim, susunlah rencana kerja, bagi tugas, dan
tentukan tenggat waktu.
Diskusikan audiensi dari produk tersebut dan pertanyaan-pertanyaan apa yang ingin dijawab
dalam laporan atau presentasi lisan Anda jika laporan anda bersifat persuasif, pertimbangkan
hal tertentu yang mungkin sesuai untuk tujuan tersebut.
Susun sebuah rencana kerja (lihat Bab 12). Tetapkan tugas-tugas. Tentukan tenggat waktu. Jika
waktunya singkat, bekerjalah ke belakang dari tenggat waktu. Untuk presentasi lisan kerjakan
tepat waktu untuk isi dan pengembangan kreatif sama seperti serangkaian latihan.
Untuk presentasi lisan berikan tiap anggota tugas tertulis yang merinci tanggung jawabnya untuk
mencari bahan, membuat figur, menyusun materi pembahasan, membuat transisi antarbagian,
dan meninjau ulang tugas.
.Untuk loparan tertulis putuskan bagaimana dokumen akhir akan disusun: anggota bekerja
secara terpisan sesuai dengan bagian tugasnya, seorang menuliskan draf pertama, seluruh
kelompok menulis laporan lengkap bersama-sama, atau sejumlah metode lainnya.
Mengumpulkan Informasi.
Untuk laporan tim tugaskan satu orang untuk mengoordinasi semua bagian dan memastikan gaya
konsisten.
Saat bisnis menjadi lebih berorientasi pada tim dan manajemen menjadi lebih partisipatoris, orang
pun menghadiri lebih banyak rapat dibanding sebelumnya.
Adakah rapat hanya jika diperlukan, dan undanglah hanya orang-orang kunci.
Memilih Peserta
Rapat untuk pemecahan masalah sebaiknya melibatkan lima orang atau kurang.
Bagikan agenda rapat yang menunjukkan topic-topik yang dibahas dan informasi lain.
Deskripsi singkat tiap topik, berdasarkan prioritas, termasuk nama orang-orang yang bertanggung
jawab untuk melakukan sejumlah tindakan.
Agenda sementara
Sebelum Rapat :
Pertimbangkan alternative-alternatif
Groupware (juga di sebut teamware) adalah peranti lunak yang memfasilitasi kegiatan
kelompok.
Sistem groupware
Sistem groupware generasi kedua menggunakan Web untuk membantu tim berkolaborasi
dalam proyek.
Manajemen proyek.
Peranti lunak manajemen proyek membantu anggota tim, pemasok, partner, dan pihak
lain yang berjauhan untuk menjelaskan tujuan proyek, menetapkan tenggat waktu dan
mengantisipasi kendala.
Memfasilitasi rapat
Konferensi video memungkinkan kelompok yang terpisah untuk bertemu secara
elektronik.
Konferensi video desktop
Konferensi video desktop menggunakan Web untuk mengurangi biaya pertemuan elektronik.
Pendukung keputusan.
Pada satu waktu atau waktu lain dalam karier Anda sekarang atau di masa depan dan tentunya
dalam karier Anda setelah sarjana, Anda akan bekerja dalam sebuah tim.Membangun
keterampilan kerja tim yang efektif memerlukan studi, mencontoh (medolling), memelihara
(nurturing), dan praktik.
http://maulanaoby.blogspot.com/2009/03/berkomunikasi-dalam-kelompok-kecil-dan.html