Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Vol.

1 Nomor 3 Tahun 2015

AUDIT MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI

PADA POLITEKNIK INDONUSA SURAKARTA

Canggih Ajika Pamungkas1, Bambang Soedijono2, Sudarmawan3

1,2,3
STMIK AMIKOM Yogyakarta
E-mail : canggihajikapamungkas@gmail.com

Abstrak
Banyak institusi pendidikan yang sudah memanfaatkan teknologi informasi untuk
meningkatkan kemudahan dalam menjalankan aktivitas operasionalnya. Tanpa memiliki Teknologi
Informasi yang cukup memadai, sulit bagi sebuah institusi pendidikan untuk meningkatkan kualitas.
Namun banyak institusi pendidikan yang mengalami kesulitan untuk memperkirakan manfaat investasi
teknologi informasi dibandingkan nilai investasinya. Hal ini dikarenakan belum memiliki pedoman
yang tepat dalam menganalisis manfaat investasi teknologi informasi.
Val IT Framework adalah kerangka kerja yang digunakan untuk memberikan penilaian
manfaat investasi Teknologi Informasi pada institusi. Val IT terdiri dari 3 proses utama, yaitu Value
Governance, Portfolio Management, dan Investment Management. business case untuk dapat
memberikan gambaran yang jelas kepada pihak manajemen atas manfaat suatu investasi TI yang
dilakukan dan untuk membantu manajemen dalam membuat keputusan investasi tersebut. Selanjutnya
berdasarkan analisis terhadap proses-proses Val IT dilakukan analisa dengan business case yang akan
dinilai perencanaan investasi berdasarkan tingkat keselarasan TI terhadap sasaran strategis Politeknik
Indonusa Surakarta, analisis keuntungan non-finansial serta mengidentifikasi resiko yang mungkin
terjadi. Penelitian ini menggunakan metode penelitian survei dengan mengambil sampel dari satu
populasi dan menggunakan kuesioner sebagai alat pengumpulan data.
Penelitian ini dapat mengetahui manfaat investasi teknologi informasi yang dilakukan di
Politeknik Indonusa Surakarta sehingga pengelola institusi dapat menentukan keputusan terbaik
dalam investasi teknologi informasinya.

Kata Kunci: Investasi TI, Val IT Framework, Value Governance, Portfolio Management, Investment
Management Business Case.

1. PENDAHULUAN maksimal bagi suatu organsiasi. Namun banyak

Pada saat ini banyak institusi pendidikan
yang sudah memanfaatkan teknologi informasi
untuk meningkatkan kemudahan dan kelancaran
dalam menjalankan aktivitas operasionalnya.
Tanpa memiliki Teknologi Informasi yang
cukup memadai, sulit bagi sebuah institusi
pendidikan untuk meningkatkan kualitas. Oleh
karena itu perlu dilakukannya suatu investasi
Teknologi Informasi untuk memperbaiki
efektifitas kerja. Dalam hal ini, teknologi
informasi telah menjadi kebutuhan pokok
sebuah institusi untuk bertahan dan meraih
keunggulan kompetitif. Namun sisi lain ada
beberapa hal yang menjadi kendala yaitu
investasi teknologi informasi membutuhkan
biaya yang relatif besar. Kondisi ini
membutuhkan perencanaan yang matang dalam
mengimplementasikan teknologi informasi.
Selain itu juga membutuhkan tata kelola yang
baik agar memperoleh hasil dan manfaat yang
institusi pendidikan yang mengalami kesulitan
untuk memperkirakan manfaat investasi
teknologi informasi dibandingkan nilai
investasinya. Hal ini dikarenakan belum
memiliki pedoman yang tepat dalam
menganalisis manfaat investasi teknologi
informasi. Menurut Bell (2006), manajemen
harus dapat bertanggung jawab akan setiap
investasi yang dikeluarkan, termasuk investasi
di bidang Teknologi Informasi yang tidak
hanya meliputi peralatan, tetapi termasuk juga
dengan sistem dan pemanfaatan sistem untuk
kebutuhan bisnis. Tidak seperti jenis investasi
lainnya, seperti gedung perkantoran atau
peralatan, investasi Teknologi Informasi tidak
dapat dipandang sebagai sesuatu yang terus
berkurang nilainya seiring dengan waktu,
karena konteks nilai pada investasi TI tidak
hanya dapat dipandang sebagai suatu nominal.
Hal inilah yang menyebabkan banyak

1
 Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Vol. 1 Nomor 3 Tahun 2015
organisasi yang mengalami kesulitan untuk
memperkirakan manfaat dari investasi TI
tersebut dibandingkan nilai investasinya.
Politeknik Indonusa Surakarta
merupakan sebuah perguruan tinggi swasta
yang dalam proses pengelolaan kegiatan
operasional telah menerapkan teknologi
informasi. Proses pelayanan suatu perguruan
tinggi dipandang sebagai suatu solusi yang
nantinya dapat meningkatkan kemampuan
institusi di dalam pelayanan. Hal ini
menyebabkan pentingnya peningkatan peran
teknologi informasi agar selaras dengan
investasi baik hardware dan software yang
dikeluarkan, sehingga dibutuhkan perencanaan
yang optimal. Sampai saat ini Politeknik
Indonusa Surakarta belum pernah melakukan
pengukuran manfaat dari investasi teknologi
informasi, sehingga pengelola belum bisa
mengetahui manfaat dari investasi TI yang di
lakukan oleh Politeknik Indonusa Surakarta.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan
bahwa Politeknik Indonusa Surakarta
membutuhkan suatu kerangka kerja untuk
mengetahui manfaat investasi TI yang disajikan
dalam format yang terukur dan mudah
dipahami, sehingga dapat dijadikan kontrol
pencapaian nilai yang diharapkan dari sebuah
investasi teknologi informasi. Pada penelitian
ini akan menggunakan kerangka kerja Val IT
framework dan membuat business case untuk
analisis perencanaan investasi TI berupa
pengembangan e-learning pada Politeknik
Indonusa Surakarta. E-learning didefinisikan
sebagai bentuk TI yang diterapkan di bidang
pendidikan dan merupakan bentuk dari
perkembangan TI. Dalam penelitian ini penting
untuk dikaji mengenai “Audit Manfaat
Teknologi Informasi Pada Politeknik Indonusa
Surakarta”.
2. KONSEP VAL IT FRAMEWORK
IT Governance Institute (ITGI), lembaga
yang mengeluarkan kerangka kerja tatakelola
TI. ITGI mengeluarkan kerangka kerja
pelengkap yang dapat digunakan untuk
mengukur nilai TI yang disebut dengan Val IT.
Saat ini, Val IT berfokus pada investasi TI baru
dan selanjutnya akan dikembangkan hingga
meliputi semua layanan dan asset TI (Bell,
Stephen, 2006).
Tujuan inisiatif Val IT meliputi riset,
publikasi dan dukungan layanan untuk
membantu manajemen memahami nilai
investasi TI dan menjamin bahwa organisasi
2
dapat memperoleh nilai optimal atas investasi
TI dalam konteks biaya dan resiko yang dapat
diterima.
Val IT terdiri atas pedoman, proses dan
beberapa saran praktis untuk membantu pihak
manajemen dan eksekutif untuk memahami dan
menjalankan perannya dalam investasi TI
(ITGI, 2006).
3. PROSES-PROSES VAL IT
Untuk memperoleh hasil sebuah investasi,
prinsip Val IT harus diterapkan oleh pihak yang
berkepentingan, melalui tiga proses berikut:
3.1 VALUE GOVERNANCE (VG)
Tujuan VG adalah untuk mengoptimasi
nilai yang diperoleh atas investasi IT.
Rincian pedoman praktis pada Value
Governance adalah sebagai berikut:
1. VG1  Memastikan sudah
diinformasikan dan
dilaksanakannya.
kepemimpinan.
2. VG2  Mendefinisikan dan
mengimplementasikan proses –
proses.
3. VG3  Mendefinisikan karakteristik
portfolio.
4. VG4  Keselarasan dan integrasi
manajemen nilai dengan
perencanaan keuangan institusi.
5. VG5  Membangun monitoring tata
kelola yang efektif.
6. VG  Peningkatan praktek
manajemen nilai yang terus
menerus.
3.2 PORTFOLIO MANAGEMENT (PM)
Tujuan PM adalah untuk menjamin bahwa
semua portfolio investasi IT selaras dan
memberikan kontribusi optimal terhadap
sasaran strategis organisasi.
Portfolio Management (PM) dilengkapi
dengan pedoman praktis sebagai berikut:
1. PM1  Membangun arahan strategik dan
menggabung target investasi.
2. PM  Menentukan ketersediaan dan
sumber dana.
3. PM3  Mengelola ketersediaan sumber
daya manusia.
4. PM4  Mengevaluasi dan memilih
program yang akan didanai.
5. PM  Memonitor dan melaporkan
kinerja portfolio investasi .
 Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Vol. 1 Nomor 3 Tahun 2015
6. PM6  Mengoptimalkan kinerja
portfolio investasi.
3.3 INVESMENT MANAGEMENT (IM)
Tujuan investment management adalah
untuk menjamin bahwa program investasi TI di
organisasi dapat memberikan hasil yang
optimal dengan biaya yang masuk akal dan
dalam batas resiko yang masih dapat diterima.
Rincian pedoman praktis pada Investment
Management adalah sebagai berikut:
1. IM  Membangun dan mengevaluasi
konsep program inisialisasi
business case.
2. IM2  Memahami program kandidat
dan pilihan implementasi.
3. IM3  Membangun perencanaan
program
4. IM4  Membangun siklus hidup biaya
dan manfaat.
5. IM5  Membangun secara lengkap
kandidat business case program.
6. IM6  Mengadakan dan mengelola
program.
7. IM7  Mengupdate portfolio
operasional TI.
8. IM8  Memperbaharui business case.
9. IM9  Pengawasan dan laporan
program.
10. IM10  Penghentian program.
4. KONSEP BUSINESS CASE
Organisasi harus membangun business
case dalam menerapkan Val IT framework 2.0.
business case merupakan kumpulan asumsi
tentang bagaimana nilai diciptakan, asumsi
yang harus diuji untuk memastikan bahwa hasil
yang diharapkan dapat dicapai. Business case
juga harus didasarkan indikator kualitatif dan
kuantitatif yang memperkuat asumsi dan
memberikan dukungan bagi pengambil
keputusan dalam menetapkan investasi di masa
datang.
Business case terdiri atas masukkan
sumber daya yang terbagi atas 3 aliran kerja
yaitu kemampuan teknikal, kemampuan
operasional dan kemampuan bisnis. Setiap
aliran kerja ini harus didokumentasikan dengan
data untuk mendukung keputusan investasi dan
proses manajemen portfolio yaitu: inisiatif,
biaya, resiko, asumsi, hasil dan metrik.
3
5. LANGKAH-LANGKAH
PENGEMBANGAN BUSINESS CASE
Langkah - langkah pengembangan
Business case terdiri atas 8 langkah yaitu :
a. Langkah 1 : Membangun lembar fakta-
fakta dengan semua data
yang relevan diikuti dengan
analisis mengenai data.
b. Langkah 2 : Analisis keselarasan.
c. Langkah 3 : Analisis manfaat finansial.
d. Langkah 4 : Analisis manfaat non-
finansial.
e. Langkah 5 : Analisis resiko.
f. Langkah 6 : Penaksiran dan optimasi
resiko/pengembalian
investasi berbasis TI.
g. Langkah : Pencatatan terstruktur dari
hasil langkah sebelumnya
dan dokumentasi business
case.
h. Langkah 8 : Mengkaji ulang business
case selama pelaksanaan
program, termasuk
keseluruhan siklus hidup
hasil program.
6. HASIL DAN PEMBAHASAN
Penilaian investasi teknologi informasi di
Politeknik Indonusa Surakarta dilakukan
dengan tahapan seperti berikut ini :
1. Analisis proses-proses Val IT
2. Analisis perencanaan investasi
pengembangan e-learning dengan
business case
Gambar 1. Tahapan penelitian
7. ANALISIS PENILAIAN INVESTASI TI
7.1 ANALISIS PROSES-PROSES VAL IT
Kuesioner analisis proses-proses Val IT
menggunakan pilihan jawaban sangat baik,
baik, cukup, tidak baik, sangat tidak baik.
Kemudian dilihat presentase dari masing-
masing jawaban responden. Kuesioner
diberikan kepada 12 pegawai di Politeknik
Indonusa Surakarta. Daftar responden bisa
dilihat di tabel 3.1. Kesimpulan diambil dari
jawaban yang paling tinggi presentasenya.
Berdasarkan performa tersebut juga akan
diberikan usulan langkah-langkah untuk
meningkatkan kinerja pelaksanaan investasi.
 Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Vol. 1 Nomor 3 Tahun 2015

Tabel 1. Daftar Responden 3 Apakah prioritas investasi TI 66,7 25,0 8,3

dilakukan dalam kerangka
No Jabatan Jumlah keseluruhan perencanaan di
institusi Politeknik Indonusa
1 Direktur 1 Surakarta?
2 Wakil Direktur 1 1 4 Apakah telah dilakukan 16,7 8,3 75,0
pendefinisian, peng-
3 Wakil Direktur 2 1 implementasian yang secara
konsisten dari tujuan dan
4 Wakil Direktur 3 1 metrik proses - proses yang
5 Staff Unit Teknologi 2 strategik bagi institusi
Politeknik Indonusa Surakarta?
Informasi 5 Apakah telah dilakukan 66,7 33,3
6 Ketua Unit Penjaminan Mutu 1 pendefinisian,
pengimplementasian, dan
7 Ketua Program Studi 4 komunikasi atas peran,
tanggungj awab dan
8 Ketua Unit Penelitian dan 1 akuntanbilitas bagi semua
Pengabdian Masyarakat personel di institusi Politeknik
Indonusa Surakarta dalam
Jumlah 12 hubungannya dengan portfolio
dari program investasi bisnis;
dan layanan, aset dan sumber
daya TI sehingga
memungkinkan peran dan
7.2 ANALISIS VALUE GOVERNANCE tanggung jawab ditetapkan?
(VG) 6 Apakah telah terdapat struktur 58,3 25,0 16,7
organisasi yang jelas dan yang
Tabel 2. Analisis Value Governance (VG) memiliki
komunikasi
kordinasi
yang optimal
dan
Penilaian (%)
dengan seluruh Stakeholder
dan fungsi bisnis lainnya?
Pertanyaan

Sangat Tidak
Sangat Baik
Domain

Tidak Baik

VG3 1 Apakah institusi Politeknik 66,7 33,3

Cukup
No

Indonusa Surakarta telah

Baik

Baik

memiliki portfolio investasi TI

dan dikelola sesuainya isinya?
2 Apakah telah dilakukan penge- 8,3 83,3 8,3
lompokan atau pengkategorian
VG 1 1 Apakah semua pimpinan 58,3 25,0 16,7 investasi dalam portfolio ?
institusi sudah mempunyai
3 Apakah sudah dibuat dan 58,3 25,0 16,7
pemahaman tentang isu
dikomunikasikan kriteria
Teknologi Informasi (TI) yang
evaluasi untuk setiap kategori
strategis, seperti
yang dilakukan?
ketergantungan pada TI,
pemahaman akan teknologi
4 Apakah telah ditetapkan bobot 16,7 16,7 66,7
untuk setiap kriteria yang
dan kemampuannya, serta
dilakukan?
pemahaman mengenai dampak
potensial bagi strategi bisnis 5 Apakah telah didefinisikan 25,0 16,7 58,3
institusi? persyaratan awal dan detail
untuk setiap kategori yang
2 Apakah aturan atau tata cara 50,0 25,0 25,0
dilakukan?
pelaporan dari Unit Teknologi
Informasi (UTI) sudah sejalan VG4 1 Apakah telah dilakukan 66,7 33,3
dengan pentingnya TI bagi pembuatan anggaran secara
Politeknik Indonusa Surakarta? keseluruhan (investasi dan
operasional bisnis) dan
3 Apakah dilakukan diskusi 41,7 50,0 8,3
pelaksanaan yang tepat untuk
secara rutin antara pimpinan
tiap periode akademik?
tentang perubahan bisnis yang
disebabkan teknologi saat ini 2 Apakah dilakukan analisis 58,3 25,0 16,7
atau teknologi yang baru dan dampak anggaran yang
terdapat tanggung jawab yang dikeluarkan bagi institusi
jelas di masing-masing Politeknik Indonusa Surakarta
pimpinan? dengan pelaksanaan
sebenarnya?
4 Apakah hal - hal yang 66,7 16,7 16,7
merupakan nilai bagi institusi 3 Apakah perubahan anggaran 75,0 25,0
telah dipahami dan dilakukan dengan prioritas
dikomunikasikan pada seluruh investasi TI?
komponen institusi? 4 Apakah perencanaan investasi 66,7 33,3
5 Apakah strategi institusi dan 66,7 33,3 dilakukan dengan melihat
strategi TI sudah terintegrasi perencanaan investasi TI yang
dan telah dapat telah ada sebelumnya?
menghubungkan institusi, VG5 1 Apakah ada metrik antara 25,0 8,3 66,7
konsep bisnis, dan tujuan TI aktivitas dan ukuran kinerja
dengan jelas serta telah yang telah disetujui oleh
dikomunikasikan secara luas pimpinan institusi Politeknik
dan selalu diperbaharui dengan Indonusa Surakarta?
rutin? 2 Apakah proses pengumpulan 58,3 25,0 16,7
VG 2 1 Apakah kerangka tata kelola 41,7 58,3 data untuk pengawasan tata
yang konsisten dan prinsip kelola dilakukan secara tepat
kontrolnya telah didefinisikan dan efektif?
dengan konsisten? 3 Apakah telah didefinisikan 66,7 33,3
2 Apakah dilakukan penilaian 58,3 33,3 8,3 teknik dan metoda pelaporan
terhadap proses yang ada saat yang dapat memberikan
ini, dalam usaha gambaran yang jelas bagi
mengindentifikasikan pimpinan dan Yayasan
perbaikan dan perubahan yang Politeknik Indonusa Surakarta?
diperlukan? 4 Apakah telah dilakukan 75,0 8,3 16,7

4
 Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Vol. 1 Nomor 3 Tahun 2015

indentifikasi dan pengawasan penilaian pada business case

atas aksi-aksi yang dilakukan program investasi dengan
manajemen/pelaksana memperhatikan
Politeknik Indonusa Surakarta? kemanfaatannya baik secara
VG 1 Apakah telah dilakukan 8,3 91,7 finansial dan nonfinasial dan
6 peningkatan manajemen nilai resiko yang akan dihasilkan?
dari proses pembelajaran yang 2 Apakah dilakukan analisis 50,0 33,3 16,7
telah dilakukan sebelumnya? dampak investasi terhadap
portfolio institusi secara
keseluruhan?
7.3 ANALISIS PORTFOLIO MANA- 3 Apakah alasan keputusan 75,0 8,3 16,7
investasi yang dilakukan
GEMENT (PM) dikomunikasikan kepada pihak
yayasan atau pemberi dana?
Tabel 3. Analisis Portfolio 4 Apakah telah ditentukan 66,7 33,3
Management (PM) ambang batas dan alokasi dana
untuk setiap program yang
Penilaian (%) telah dipilih?
5 Apakah telah ditetapkan target 58,3 25,0 16,7
Pertanyaan

Sangat Tidak
Sangat Baik
Domain

Tidak Baik
bisnis, ramalan, anggaran dan
Cukup
No

jika diperlukan kontrol yang

Baik

Baik
sesuai untuk menggambarkan
pengeluaran yang dilakukan
dan manfaat bisnis yang dapat
direalisasikan oleh program?
PM1 1 Apakah telah dilakukan 50,0 41,7 8,3
keselarasan antara strategi PM5 1 Apakah kinerja portfolio 75,0 8,3 16,7
bisnis dan peran TI di investasi dicatat dan dilaporkan
Institusi? kepada pimpinan institusi dan
2 Apakah terdapat pemahaman 75,0 8,3 16,7 yayasan, sehingga dapat
yang sama tentang peran TI memberikan gambaran tingkat
oleh bisnis dan fungsi TI dan pencapaian yang telah
apakah hal ini telah dilakukan?
dikomunikasikan secara luas? PM6 1 Apakah telah dilakukan 66,7 33,3
3 Apakah alokasi pendanaan 66,7 25,0 8,3 peninjauan kembali portfolio
investasi TI telah selaras untuk menghindari duplikasi
dengan arah strategis institusi program investasi?
baik secara finansial, non 2 Apakah dilakukan prioritas dan 58,3 41,7
finansial dan resikonya? evaluasi ulang portfolio
4 Apakah strategi dan tujuan 75,0 8,3 16,7 investasi jika terjadi perubahan
bisnis sudah diterjemahkan kebutuhan maupun strategi
dalam strategi dan tujuan TI? bisnis institusi?
PM2 1 Apakah telah ditetapkan 66,7 25,0 8,3
prosedur pendanaan investasi?
PM3 1 Apakah sudah ada perhatian 66,7 16,7 16,7 7.4 ANALISIS INVESMENT MANA-
tentang ketersediaan sumber GEMENT (IM)
daya manusia untuk bisnis
institusi? Tabel 4. Analisis Invesment
2 Apakah dilakukan analisis 50,0 41,7 8,3 Management (IM)
kebutuhan SDM untuk bisnis
institusi saat ini dan masa Penilaian (%)
depan?
Pertanyaan

Sangat Tidak
Sangat Baik

Tidak Baik
Domain

3 Apakah terdapat strategi untuk 66,7 25,0 8,3

Cukup
No

mengatasi kekurangan ataupun

Baik

kelebihan SDM bisnis? Baik

4 Apakah telah dilakukan 50,0 33,3 16,7
perencanaan SDM bilamana
terjadi perubahan bisnis
institusi? IM1 1 Apakah telah dilakukan 50,0 25,0 25,0
5 Apakah dilakukan 75,0 25,0 klarifikasi dan analisis
pengawasan, perbaikan dan peluang dari program
penentapan ulang proses investasi yang akan
pengalokasian SDM untuk dilakukan?
fungsi bisnis?
2 Apakah telah 58,3 41,7
6 Apakah sudah ada perhatian 66,7 33,3
tentang ketersediaan sumber dideskripsikan hasil bisnis
daya manusia untuk fungsi TI yang mungkin dapat
di institusi? dikontribusi dengan
7 Apakah dilakukan analisis 58,3 25,0 16,7 program potensial, bentuk
kebutuhan SDM untuk tim TI dari kontribusi program
pada institusi saat ini dan masa dan bagaimana kontribusi
depan? tersebut dapat diukur?
8 Apakah terdapat strategi untuk 50,0 33,3 16,7
3 Apakah keuntungan 83,3 8,3 8,3
mengatasi kekurangan ataupun
kelebihan SDM TI? finansial dan non-finansial
9 Apakah telah dilakukan 66,7 33,3 dan biaya-biaya yang
perencanaan SDM bilamana diperlukan selama siklus
terjadi perubahan program ekonomis dari program
investasi TI oleh institusi? investasi telah
1 Apakah dilakukan 50,0 33,3 16,7 diperkirakan?
0 pengawasan, perbaikan dan 50,0 25,0 25,0
IM2 1 Apakah telah digunakan
penentapan ulang proses
pengalokasian SDM untuk metoda - metoda dan
fungsi TI? teknik-teknik yang tepat
PM4 1 Apakah dilakukan evaluasi dan 66,7 33,3 dan melibatkan semua

5
 Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Vol. 1 Nomor 3 Tahun 2015

stakeholder kunci dalam interdependensi banyak

membangun dan proyek harus jelas dan
mendefinisikan hasil bisnis dimonitor?
yang diharapkan dari 3 Apakah telah dilakukan 66,7 33,3
program kandidit yang kaji ulang yang tepat
dipilih? terhadap business case dan
2 Apakah telah dilakukan 58,3 41,7 mendapatkan persetujuan
analisis alternatif dengan aspek teknikal dari CIO
menilai manfaat, resiko, dan Yayasan Politeknik
biaya dan waktu yang Indonusa Surakarta sebagai
dibutuhkan, untuk dapat sponsor bisnis?
memberikan outcome yang IM6 1 Apakah telah dilakukan 66,7 25,0 8,3
diharapkan? perencanaa pengelolaan
IM3 1 Apakah telah dilakukan 75,0 25,0 program, pengadaan
pendefinisian dan pendo- sumber daya dan
kumentasian semua kebutuhan program untuk
proyek, termasuk hal yang dapat memberikan hasil
diperlukan untuk mem- yang diharapkan?
bawa perubahan, 2 Apakah pengelola program 66,7 33,3
imagenya, produk dan telah dilaksanakan sesuai
layanan, proses bisnis, kriteria utama (contoh:
kemampuan dan jumlah lingkup, jadwal, kualitas,
orang, relasi dengan realisasi manfaat, biaya
stakeholder, customer, dan resiko),
supplier dan yang lain; mengidentifikasi
teknologi yang diperlukan penyimpangan dari rencana
dan restruktur organisasi dan mengambil aksi
proyek yang diperlukan pengulangan yang
untuk mencapai hasil diperlukan?
bisnis yang diharapkan 3 Apakah telah dilakukan 58,3 41,7
program? pengawasan terhadap
IM4 1 Apakah telah disiapkan 50,0 25,0 25,0 penyimpngan dari rencana
sebuah anggaran program dan dilakukan tindakan
yang mengambarkan daur perbaikan tepat waktu?
hidup biaya dan manfaat IM7 1 Apakah telah dilakukan 33,3 58,3 8,3
dan manfaat finansial dan pembaharuan isi portfolio
non-finansial yang sesuai? operasional TI?
2 Apakah untuk setiap 66,7 16,7 16,7 IM8 1 Apakah telah dilakukan 66,7 33,3
keluaran/hasil utama, telah pembaharuan business case
dilakukan identifikasi dan untuk dapat mencerminkan
dokumentasi basis saat ini status program saat ini.
dan target kinerja yang Apakah perubahan
akan dicapai; metoda untuk dilakukan saat dikaji ulang,
mengukur setiap hasil; ketika terjadi perubahan
identifikasi dan material termasuk jika
akuntabilitas yang dapat terjadi perubahan resiko
diterima untuk mencapai yang dapat diterima?
hasil, jadwal penyampaian IM9 1 Apakah telah dilakukan 83,3 16,7
yang diharapkan, dan pengawasan terhadap
pengawasan proses, yang kinerja program dan
termasuk dalam daftar proyek termasuk
manfaat , termasuk juga kontribusinya pada fungsi
penjelasan resiko yang bisnis dan TI?
mengancam pencapaian 2 Apakah telah dilakukan 75,0 16,7 8,3
setiap hasil? pelaporan terhadap kinerja
3 Apakah telah dilakukan 75,0 25,0 bisnis, perubahan yang
peninjauan ulang dan dilakukan dan realisasi
konsultasi dengan semua manfaat kepada pimpinan
stakeholder dan institusi dan Yayasan
mendapatkan persetujuan Politeknik Indonusa
dari stakeholder tentang Surakarta?
biaya dan manfaat yang 3 Apakah telah dilakukan 66,7 33,3
dapat diterima? pengawasan dan laporan
IM5 1 Apakah telah dibuat 66,7 33,3 kinerja operasional
business case yang lengkap (penyampaian layanan)
untuk setiap program termasuk layanan TI, aset
kandidat? dan sumber daya yang
2 Apakah telah ditetapkan 66,7 25,0 8,3 diciptakan atau diubah
akuntabilitas dan sebagai hasil dari program
kepemilikan yang jelas. investasi dan ketika telah
Akuntabilitas untuk dan sedang menjadi
mencapai manfaat, operasional, dan
mengontrol biaya, melaporkan kepada
mengelola resiko dan yayasan Politeknik
koordinasi aktivitas dan Indonusa Surakarta dan

6
 Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Vol. 1 Nomor 3 Tahun 2015

pimpinan institusi secara penyedia sarana dan prasarana serta bagi

tepat waktu, lengkap dan
bentuk akurat? pembelajar itu sendiri.
IM10 1 Apakah penghentian 66,7 33,3 5) Pemanfaatan teknologi informasi dalam
program dari portfolio proses pendidikan, dengan sasaran yang
investasi yang aktif ketika
semua proyek dalam secara cermat dipilih, bahan ajar yang
program telah lengkap dan berkualitas, serta metodologi pengajaran
terdapat persetujuan dari
Yayasan
yang tepat, akan mampu meningkatkan
ketersediaan akses belajar yang tidak
8. Analisis perencanaan investasi terbatas oleh ruang dan waktu.
pengembangan e-learning dengan 6) Sistem e-learning yang dimiliki suatu
business case intitusi merupakan investasi yang sangat
Setelah melakukan analisis proses-proses penting untuk meningkatkan kualitas
Val IT, tahap selanjutnya adalah melakukan sumber daya manusia yang dimiliki.
analisis perencanaan dengan business case. Sistem ini dapat membantu menciptakan
Analisis ini digunakan untuk memberikan budaya belajar dan mengajar yang
gambaran mengenai perencanaan investasi TI fleksibel sesuai dengan perkembangan
yang dilakukan melalui survei dan wawancara tuntutan kebutuhan pembelajaran oleh
dengan beberapa pihak di Politeknik Indonusa masyarakat luas. Sistem ini juga dapat
Surakarta. Wawancara dan survei yang meningkatkan kompetisi dan
dilakukan dengan mengambil asset yaitu kompetensi sumber daya manusia.
investasi pengembangan e-learning. Berikut ini Langkah 2 : Analisis Keselarasan
analisis berdasarkan langkah-langkah dalam Analsis keselarasan bertujuan untuk
business case terhadap investasi pengembangan memastikan pengembangan e-learning selaras
e-learning. dengan sasaran di Politeknik Indonusa
Langkah 1 : Membangun lembar fakta-fakta Surakarta.
dengan semua data yang relevan diikuti a. Memastikan bahwa investasi berbasis TI
dengan analisis mengenai data dioptimalkan untuk mendukung
a. Konsep e-learning objektif/tujuan dari strategis bisnis.
e-learning merupakan suatu jenis metode b. Kontribusi elearning terhadap visi dan misi
belajar mengajar yang memungkinkan Politeknik Indonusa Surakarta
tersampaikannya bahan ajar ke siswa dengan Berikut ini tabel analisis terhadap
menggunakan media Internet, Intranet atau pengembangan e-learning untuk mendukung
media jaringan komputer lain (Darin E. Hartley, misi di Politeknik Indonusa Surakarta.
2001:1). E-learning yang sedang dikembangkan Tabel 5. keselarasan pengembangan
di Politeknik Indonusa Surakarta menggunakan e-learning dengan misi institusi
konsep web base yang dapat diakses di No Misi Politeknik Hasil Analisis
www.elearning.poltekindonusa.ac.id. Indonusa Surakarta
1 Menyelenggarakan E-learning yang sedang
b. Sasaran e-learning sistem pendidikan dikembangkan memiliki
1) Memberikan ketersedian akses belajar professional di konsep yang profesional
yang seluas-luasnya kepada para bidangnya dalam dan sesuai dengan
perkembangan ipteks perkembangan ipteks
mahasiswa tanpa dibatasi ruang dan dengan menggunakan karena menggunakan
waktu, karena materi kuliah dapat kurikulum yang teknologi berbasis web
fleksibel yang sehingga bisa diakses
diakses melaui jaringan internet. berwawasan global, kapanpun tanpa mengenal
2) Menyediakan alternatif cara belajar berjiwa Pancasila, batas dan waktu.
dengan dukungan teknologi informasi beriman, bertaqwa dan
berbudi pekerti yang
dan komunikasi. luhur.
3) Meningkatkan hasil belajar mahasiswa 2 Melakukan penelitian Mahasiswa memiliki hak
sehingga menghasilkan lulusan yang yang unggul dalam akses untuk melihat hasil
usaha meningkatkan penelitian yang dikelola
memiliki kemampuan akademis, juga mutu pendidikan dengan oleh Unit Penelitian dan
memiliki ketrampilan teknis yang mengantisipasi pesatnya Pengabdian Masyarakat
kompetitif dan kemampuan kompetensi kemajuan ilmu (UP2M).
pengetahuan dan
profesional yang mantap. teknologi sehingga
4) Efisiensi biaya secara menyeluruh baik lulusannya dapat
memenuhi kebutuhan
yang bersifat administrasi pengelola, dunia industri di tingkat

7
 Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Vol. 1 Nomor 3 Tahun 2015

No Misi Politeknik Hasil Analisis No Tujuan Politeknik Hasil Analisis

Indonusa Surakarta Indonusa Surakarta
global. dan Dunia Industri (DUDI)
3 Melakukan pengabdian E-Learning meningkatkan
kepada masyarakat motivasi dosen untuk
dalam rangka melakukan tri dharma d. Memastikan bahwa investasi berbasis TI
meningkatkan kualitas perguruan tinggi, yaitu diselaraskan dengan target arsitektur
hidup masyarakat dan mengajar, penelitian dan institusi.
menjalin kerjasama pengabdian kepada
dengan dunia usaha dan masyarakat. Karena setiap Pengembangan e-learning sudah sesuai
Industri. kegiatan tersebut dengan target institusi yaitu pengembangan
terdokumentasi dengan
baik pada e-learning.
sistem informasi pelayanan kepada mahasiswa
dan sesuai dengan kemajuan Ilmu Pengetahuan
c. Kontribusi elearning terhadap tujuan dan Teknologi serta menunjang peningkatan
Politeknik Indonusa Surakarta mutu pendidikan.
Berikut ini tabel analisis terhadap Langkah 3 : Analisis Manfaat Finansial
pengembangan e-learning untuk mendukung Politeknik Indonusa Surakarta
tujuan di Politeknik Indonusa Surakarta. merupakan institusi pendidikan sehingga tidak
bisa dilakukan analisis secara manfaat finansial.
Tabel 6. keselarasan pengembangan Namun dalam hal ini dapat diambil kesimpulan
e-learning dengan tujuan institusi bahwa dengan pengembangan e-learning ini
No Tujuan Politeknik Hasil Analisis akan memiliki manfaat sebagai berikut ini :
Indonusa Surakarta
1 Menghasilkan ahli Dengan adanya e-learning 1) Mengurangi biaya untuk pembelian kertas
madya yang profesional, maka Pembelajaran bisa karena dosen/mahasiswa tidak perlu
berkualitas, disiplin dan dilakukan mana dan kapan mencetak materi perkuliahan.
mampu bersaing saja, bertambahnya
ditingkat global dengan Interaksi pembelajaran 2) Mengurangi biaya pembelian buku karena
mengembangkan antara mahasiswa dengan seluruh materi yang upload adalah materi
ketrampilan hardskill dosen, menjangkau peserta
dan softskill. didik dalam cakupan yang
yang dibuat oleh dosen sehingga bersifat
luas, mempermudah gratis.
penyempurnaan dan 3) mengurangi pengeluaran biaya karena e-
penyimpanan materi pem-
belajaran sehingga learning mampu mengurangi biaya
mahasiswa mampu pelatihan dan perjalanan untuk menghadiri
membuka cakrawala pelatihan itu.
pengetahuan mahasiswa
guna peningkatan hardskill 4) Meningkatkan intensitas komunikasi
dan softskill. dosen dengan mahasiswa tanpa harus
2 Meningkatkan kualitas Dengan adanya e-learning melakukan pertemuan secara langsung.
dan kuantitas hasil mempermudah dalam
penelitian sesuai publikasi hasil penelitian 5) Meningkatkan brand Politeknik Indonusa
bidangnya dengan penuh sehingga mampu Surakarta, karena dengan e-learning
rasa tanggung jawab, meningkatkan peran Unit
mengupayakan dan Penelitian dan Pengabdian
merupakan salah satu bentuk pelayanan
mengembangkan hasil- Masyarakat (UP2M) di yang baik kepada mahasiswa.
hasil penelitian untuk lingkungan Politeknik Langkah 4 : Analisis manfaat non-finansial.
menyejahterakan Indonusa Surakarta serta
masyarakat. mengembangkan Berikut ini hasil analisis manfaat e-
kelompok bidang keilmuan learning yang dilihat dari sisi non-finansial :
dan lintas keilmuan di
masing-masing program
a. Fleksibilitas waktu
studi. Selain itu dengan Dosen setiap saat bisa menguggah materi
adanya e-learning ini perkuliahan, nilai maupun laporan penelitian
meningkatkan SDM dosen
dan mahasiswa Politeknik
selama komputer atau gaget terhubung dengan
Indonusa Surakarta dalam internet. Selain itu setiap saat mahasiswa juga
hal penerapan IPTEK dan dapat mengunduh materi perkuliahan, nilai
sosial sesuai dengan
potensi dan kebutuhan maupun laporan penelitian yang ditulis oleh
masyarakat. dosen.
3 Meningkatkan Hadirnya e-learning akan b. Fleksibilitas tempat
Pengabdian Masyarakat berdampak pada
dan mengembangkan meningkatkanya kualitas Dosen di Politeknik Indonusa Surakarta
kerjasama tingkat global institusi karena lulusan aktif mengikuti berbagai kegiatan di luar kota,
dalam rangka mening- yang dihasilkan dari
katkan kualitas lulusan, Politeknik Indonusa
sehingga sering tidak bisa hadir saat
penempatan alumni dan Surakarta memiliki perkuliahan. Oleh karena itu kegiatan
pengembangan institusi. pengetahuan yang luas dan perkuliahan dapat diganti menjadi video call
diakui oleh Dunia Usaha

8
 Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Vol. 1 Nomor 3 Tahun 2015

jika ruangan kuliah kebetulan dosen sedang ada No Aspek Resiko

3 Teknologi Secara teknologi terdapat
kegiatan lain di luar kota. permasalahan karena e-
c. Fleksibilitas kecepatan pembelajaran learning yang dibangun
Setiap mahasiswa memiliki kemampuan berbasis web, namun server
belum dikelola sendiri karena
dalam memahami materi kuliah berbeda-beda. masih memanfaatkan pihak
Oleh karena itu, wajar bila di dalam suatu kelas ketiga yaitu jasa web hosting.
Sehingga spesifikasi teknologi
ada mahasiswa yang mengerti dengan cepat dan harus menyesuaikan teknologi
ada yang harus mengulang materi kuliah untuk yang digunakan oleh pihak
memahaminya. Sehingga dengan adanya e- ketiga.
4 Implementasi Salah satu hal terpenting dari
learning ini mahasiswa yang belum memahami pengembangan e-learning
dan mengerti penjelasan dosen dapat adalah implementasi. E-
mengulangi mempelajari materi kuliah dengan learning memiliki banyak
pengguna sehingga
cara membuka e-learning. dikhawatirkan respon dari
d. Menjangkau wilayah geografis yang pengguna tidak sesuai dengan
lebih luas harapan.

E-learning mampu menjangkau wilayah

geografis yang luas tidak terbatas pada wilayah b. Resiko manfaat (benefit risk)
tertentu karena bisa di akses sampai seluruh Resiko manfaat merupakan resiko tidak
dunia. Melatih mahasiswa lebih mandiri dalam terpenuhinya manfaat yang diharapkan.
mendapatkan ilmu pengetahuan pembelajaran
akan lebih mandiri, karena aktif dan rajin Tabel 8. Analisis benefit risk
No Aspek Resiko
membuka e-learning secara mandiri sehingga 1 Ketidakselarasan dengan Tidak ada resiko pada
ilmu atau wawasan yang didapat pun semakin kebijakan dan strategi aspek ini karena
banyak. pengembangan e-learning
sudah sesuai dengan misi
e. Meningkatkan intensitas interaksi antara dan tujuan dari Politeknik
mahasiswa dan dosen Indonusa Surakarta
Interaksi mahasiswa dan dosen 2 Ketidakselarasan dengan Selaras dengan standar
standar teknik dan teknis dan arsitektur
meningkat serta kegiatan belajar-mengajar arsitektur institusi, maka bisa diambil
menjadi berkualitas. kesimpulan bahwa pada
aspek ini tidak ada resiko.
Langkah 5 : Analisis resiko
3 Kepatuhan akan Proses pengembangan e-
Analisis resiko harus diidentifikasi dan kebijakan dan aturan learning belum masuk
dikelola secara terpisah. Terdapat dua aspek keamanan pada tahap pengujian
keamanan. Sehingga faktor
resiko: keamanan masih beresiko.
a. Resiko penyampaian (delivery risk) Namun demikian sudah
Resiko pennyampaian merupakan resiko dilakukan analisa dan
prediksi terhadap
tidak tersampaikannya kemampuan bisnis, permasalahan yang akan
proses bisnis, manusia, teknologi, dan proyek dihadapi oleh sistem.
organisasi yang dibutuhkan. 4 Kejelasan dan Tidak ada resiko pada
kredibilitas dari hasil aspek ini karena manfaat
bisnis yang diingiinkan dari penggunaan dari e-
Tabel 7. Analisis resiko learning sudah jelas
No Aspek Resiko 5 Manfaat bagi proses Tidak ada resiko pada
1 Kualitas Pada aspek kualitas tidak ada pembelajaran aspek ini selama respon
resiko yang berarti karena e- dari pengguna baik.
learning dibuat oleh tim
internal yaitu dari Unit
Teknologi Informasi (UTI)
Langkah 6 : Penaksiran dan optimasi
Politeknik Indonusa Surakarta, resiko/pengembalian investasi berbasis TI.
sehingga proses penelitian,
analisis kelayakan, Tabel 9. Matrik keputusan investasi TI
perencanaan, Hasil analisis data daftar fakta
pengkoordinasian dapat Langkah Langkah Langkah
dilakukan dengan mudah dan Langkah 3
5 4 2
sistem sesuai dengan Apakah Apakah pada level
kebutuhan di Politeknik Apakah Apakah
resiko manfaat program
Indonusa Surakarta. target selaras
yang non- individual
2 Jangka Waktu Waktu penyelesaian e-learning finansial dengan
dihitung finansial
kemungkinan tidak tepat terpenuhi misi dan
layak terpenuhi
waktu karena manajemen ? tujuan ?
diterima ? ?
proyek belum dikelola dengan dimasukk
baik. Ya - Ya Ya
an dalam

9
 Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Vol. 1 Nomor 3 Tahun 2015
prioritas
portfolio
Berdasarkan tabel di atas pada level
program individual dimasukkan dalam prioritas
portfolio.
Langkah 7 : Pencatatan terstruktur dari
hasil langkah sebelumnya dan dokumentasi
Business case.
Berdasarkan langkah-langkah sebelumnya ada
beberapa hal yang perlu mendapat perhatian
yaitu:
a. Secara teori untuk analisis keselarasan
sudah sesuai dengan tujuan dari Politeknik
Indonusa Surakarta. Namun perlu dilakukan
pengawasan ketika sudah dilaksanakan di
lapangan.
b. Manfaat non finansial akan terpenuhi jika
fitur yang terdapat pada e-learning dapat
digunakan sebagaimana mestinya.
Langkah 8 : Mengkaji ulang business case
selama pelaksanaan program, termasuk
keseluruhan siklus hidup hasil program.
Analisis pada langkah 8 belum bisa
dilakukan karena proses pelaksanaan
pengembangan e-learning belum selesai.
7. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pembahasan penelitian
ini, maka dapat diambil kesimpulan sebagai
berikut:
a. Berdasarkan hasil analisis penerapan VAL
IT framework di Politeknik Indonusa
Surakarta, menunjukkan bahwa investasi
pengembangan e-learning dapat
memberikan manfaat, tetapi belum
mencapai manfaat secara maksimal karena
belum ada proses yang dilakukan dengan
perfomance Sangat Baik.
b. Berdasarkan penerapan VAL IT framework
di Politeknk Indonusa Surakarta dan analisis
tiap domain prosesnya ditemukan hal-hal
yang perlu ditingkatkan atau diperbaiki
sehingga kinerja menjadi lebih baik.
Langkah - langkah yang diperlukan dalam
mengambil keputusan diusulkan sebagai
salah satu cara peningkatan kinerja
organisasi.
c. Pengembangan e-learning pada level
program individual dimasukkan dalam
prioritas portfolio
d. Penerapan business case pada investasi
pengembangan e-learning yang dilakukan
memberikan manfaat pada faktor non-
10
finansial, namun perlu pengawasan pada
penerapannya.
8. DAFTAR PUSTAKA
[1] Anonim (2005). Buku Putih Penelitian,
Pengembangan dan Penerapan IPTEK
2005-2025. Kementrian Negara Riset dan
Teknologi Republik Indonesia.
[2] Anonim. "Enterprise Value: Governance of
IT Investments, The Business Case", IT
Governance Institute, 2006, www.itgi.org.
[3] Budi Sutedjo Dharma Oetomo,
“Perencanaan Dan Pembangunan Sistem
Informasi”, AndiPublisher, Yogyakarta,
2006
[4] Ghazali, Imam.Analisis Multivariate
dengan Program SPSS.Penerbit
Universitas Diponegoro, Semarang , 2003
[5] Imai, Masaki. Kaizen “Manajemen
Operasi. Cetakan kelima. Penerbit PPM,
Jakarta, 2003
[6] Enterprise Value: Governance of IT
Investments, The Val IT Framework
2.0 Extract”, IT Governance
Institute,www.itgi.org.
[7] Enterprise Value: Governance of IT
Investments, The Business Case”, IT
Governance Institute, www.itgi.org
[8] Jogiyanto Hartono, “SistemTeknologi
Informasi”, Andi Publisher, Yogyakarta,
2009
[9] Mirabito, M.A.M., & Morgenstern, B.L
(2004). New Communication Technology:
Applications, Policy, and Impact, Fifth
Edition, UK: Focal Press.
[10] Peter Pringle. Program Planning Release.
London, Electronic Media Management,
(1991) Belch, E George & Belch, A
Michael. Advertising and Promotion: An
Integrated Marketing ommunications
Perspectives,dalam Morissan,
“Programming II”, Pusat Pengembangan
Bahan Ajar-UMB, 2005
 Jurnal Sainstech Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Vol. 1 Nomor 3 Tahun 2015

[11] Remenyi, D., Money A., & Twite, A., The

Effective Measurement and Management
of IT Cost and Benefit, Butterworth-
Heinemann., London, 1995.

[12] Santoso, S. Buku latihan SPSS, statistik

multivariat. Jakarta: PT. Gramedia, 2003

[13] Suryabrata, Sumadi. Metodologi

Penelitian.Jakarta : CV. Rajawali Pers,
2004

11