MODUL KKPI

Microsoft Office
ACCESS 2007
Materi Dasar

Metode Belajar Cepat

Menguasai Access 2007

Tutorial dan Lembar kerja

Modul KKPI/Ms.Access 2007

 MATERI DASAR
MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007
Disusun Oleh : Nana Turmono, S.Pd

PENDAHULUAN
Microsoft Access merupakan program aplikasi database yang digunakan untuk merancang,
membuat dan mengelola database secara mudah dan cepat. Ini dikarenakan oleh kemudahanya
dalam pengolahan berbagai jenis database serta hasil akhir berupa laporan dengan tampilan
dengan desain yang lebih menarik. Database terdiri dari : Tables, Forms, Reports

MEMULAI MICROSOFT ACCESS 2007

Untuk menjalankan Microsoft Access 2007 dapat dilakukan dengan memilih tombol Start pada
taskbar, pilih All Programs, kemudian pilih Microsoft Office dan klik pilihan Microsoft Office Access
2007. Setelah menjalankan Microsoft Access 2007, Access akan menampilkan Getting Started With
Microsoft Office Access page seperti pada gambar.
1 2 3 4 5 6

KOMPONEN ACCESS 2007

Sebelum anda lebih jauh belajar Access 2007, sebaiknya mengenal dahulu mengenai komponen
untuk mempermudah pengoprasian.

1. Office Button
Tombol yang menampung perintah menu yang sering digunakan dalam access antara lain; New,
Open, Save, Save as, Close, Database dan perintah lainya.
2. Quick Access ToolBar.
Kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoprasikan Access
2007.misal; Save, Undo, Redo.
3. Title Bar Berfungsi untuk menempilkan nama dari jendela program tersebut, selain itu
berfungsi untuk memilih posisi jendela program tersebut.
4. Minimize Tool Untuk meminimalkan jendela program Access 2007 sehingga tampilan berubah
menjadi sebuah ikon yang diletakan pada taskbar Windows XP.
5. Maximixe Tool Berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program, sehingga tampilanya
memenuhi layar monitor.
6. Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access 2007

Modul KKPI/Ms.Access 2007

 7. Status Bar Digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja program Access 2007
misalnya; Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.

Dalam Microsoft Access 2007, anda tidak menjumpai deretan menu pada menu bar. Karena dalam
program Access 2007, menu bar sudah digantikan dengan tampilan tab yang didalamnya terdapat
grup-grup. Dalam masing –masing grup terdapat beberapa tombol perintah.

Meskipun tidak menampilkan menu bar anda dapat menggunakan/ menekan tombol dialog yang
terdapat pada masing – masing grup atau dapat juga menggunakan Shortcut Menu (menu popup)
juga dengan menggunakan Shortcut Key (misal: Ctrl +S)

MENUTUP PROGRAM ACCESS 2007

Untuk menutup Access 2007, dapat dilakukan Klik tombol Office →Exit Access atau Close pada
sudut kanan atas jendela Access 2007.

PENGERTIAN TABEL,FIELD DAN RECORD

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa table yang
terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.Tabel merupakan kumpulan
beberapa record dan field sebagai ilustrasi adalah sebagai berikut :
Fields
Nim Nama Alamat Nilai UNAS Nilai UAS
01 Nina Jakarta 90 90
02 Devi Malang 80 70
Records 03 Zatira Yogyakarta 80 80
Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu table. Sedangkan Recods
adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

KETERANGAN :

Field Name : Fungsinya untuk memasukan nama- nama field dari suatu table.
Data Type : Jenis tipe data yang dikenal pada Microsoft Access adalah :
Text Serangkaian huruf, angka, spasi dan tanda baca
Memo Serangkaian kata yang sangat panjang berupad ata campuran antara huruf,
spasi dan tanda baca.
Number Data berupa angka untuk perhitungan matematika
Data/Time Data Berupa tanggal dan waktu
Currency Data berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematik
Auto Number Bilangan atau penemoran beraturan secara berurutan otomatis dan nilainya
tidak dapat dirubah
Yes/No Data masukan yang berupa penyangkalan
OLE Object Digunakan untuk eksternal objek misalnya gambar, suara dsb.
Hyperlink Gabungan dari tek dan numeric yang disimpan dalam bentuk tek digunakan
untuk menyimpan pointer ke situs web
Lookup Wizard Untuk memilih sebuah nilai dari table lain atau list box atau combo Box
Description :Keterangan yang akan mempermudah dalam memahami field name.

Modul KKPI/Ms.Access 2007

Primary Key : Untuk menghindari terjadinya pemasukan data yang sama/dobel atau sebagai
field index utama atau field kunci pengurutan data dari sebuah table.(Gambar Kunci)
MEMULAI LEMBAR KERJA
Memulai lembar kerja baru dari getting started dipilih Blank
Database→File Name→Create

Create : Untuk Membuka jendela dokumen

.accdb : file ekstensi Access Database

PEMBUATAN TABEL
Setelah Buka jendela program(Create) selanjutnya kita memulai dengan membuat objects Tabel.

Pada menu Tab pilih Create →Table Design

Setelah field name dan Data Type sesuai

format yang diinginkan dan berikan Primary
Key selanjutnya disimpan(Save) mis: daftar
karyawan→ OK

MEMBUAT FORM
Untuk menghasilkan tampilan yang lebih kumunikatif, maka dibutuhkan suatu interface
yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program aplikasi,
salah satunya adalah form. Untuk membuat form otomatis caranya sangat mudah karena
field yang digunakan semua yang ada pada Tabel sebagai sumber datanya.

Pada menu Tab pilih Create →More Forms→Form Wizard

Untuk memindahkan semua field pilih >>

Kemudian Next selanjutnya pilih Layout form Misal:
Columnar→Next

Selanjutnya pilih Style form→Next dan isikan title untuk form misal : Daftar karyawan→Finish

Modul KKPI/Ms.Access 2007

Tombol Navigasi pada Form Wizard

 Tombol “>” untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom
Selected Fields satu persatu
 Tombol “>>” untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalam kolom
Selected Fields secara bersamaan
 Tombol “<” untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom Available Fields
satu persatu
 Tombol “<<” untuk mengembalikan field dari kolom Selected Fields ke dalam kolom Available
Fields secara bersamaan
MEMODIFIKASI FORM(PEMBUATAN HEADER DAN FOOTER)
Pembuatan form dengan menggunakan fasilitas wizard tampilanya kurang sesuai dengan yang
dikehendaki. Anda dapat mendesainya dan mengatur sendiri sesuai keinginan. Atau dapat juga
anda menambahkan Header, footer,image, mengganti warna background, font. Dan untuk
mendesain form anda dapat gunakan salah satu jendela tampilan yaitu : Home→View→ :
Form View : Untuk mengisi dan melihat tampilan form yang telah dimodifikasi
Layout View : Untuk memodifikasi dan melakukan perubahan pada form.
Design View : Memberikan tampilan detail dari struktur form. Anda dapat melihat bagian
Header, Detail, dan Footer. Juga bisa menambahkan,Label, Garis , Image, persegi
panjang dan lainnya.

Logo : merupakan control yang berfungsi untuk menampung objek gambar yang terletak pada
bagian Form Header.
Aa Label : fungsinya hampir sama dengan Title hanya saja penempatan label dapat disembarang
tempat area form.

PEMBUATAN REPORT
Report atau laporan merupakan bentuk olahan data yang didesain untuk dicetak ke media cetak
atau printer. Access memudahkan pekerjaan pembuatan laporan karena menyediakan fasilitas
Refort Wizard yang mampu digunakan untuk merancang berbagai bentuk Report. Anda dapat
menampilkan semua field dan record dari sebuah table, form yang telah diisi serta memodifikasi
laporan pada jendela Layout dan Design View.

Modul KKPI/Ms.Access 2007

 Report Wizard digunakan sumber data dari table dan form yang telah dibuat. Langkah kerjanya klik
Create→Report Wizard sehingga akan tampil kotak dialog report wizard pertama

Gunakan tombol navigasi yang ada untuk memindahkan posisi nama

field dari kolom Available Fields ke kolom Selected Fields (caranya
seperti pembuatan Form)

Klik Next untuk melanjukan

proses. Anda diminta untuk
menentukan nama field
tertentu yang dapat
digunakan sebagai kunci pengelompokan untuk hasil report yang
diinginkan.

Klik Next untuk melanjutkan

Proses. Pada kotak ini anda diminta untuk menentukan nama field
yang dapat digunakan sebagai kunci pengurutan untuk masing –
masing group untuk report. Pola pengurutan secara
Ascending(menaik) dan Descending(menurun)

Klik Next untuk memilih pola

atau bentuk tampilan report
pada bagian layout dengan
berbagai pilihan Portrait (halaman kertas tegak) dan Landscape
(kertas mendatar)

Pada kotak wizard tentukan

salah satu nama style untuk
report, Klik tombol Next.

Selanjutnya anda diminta

memberikan nama title untuk
report. Secara default nama
report akan disamakan
dengan nama table atau form sebagai sumber data pembuatan
report.Anda dapat mengganti nama report yang lebih komunikatif
dan mudah untuk diingat.Setelah itu Klik Finish untuk mengakhiri
pembuatan report dan laporan yang telah terbentuk pada gambar
dibawah ini:

MEMODIFIKASI REPORT
Memodifikasi report sama dengan memodifikasi Form yaitu :pada struktur Report(Header, Detail,
Footer) dengan cara Home→View→ :
Report View : Berfungsi untuk melihat tampilan report yang telah diisi dan dimodifikasi.
Print Preview : Berfungsi untuk melihat batas pencetakan dokumen
Layout View : Untuk melakukan perubahan pada Report
Design View :Untuk memodifikasi Report(Header, Footer, warna, image dan lainya.
Pengisian (input data) dan perubahan data hanya dapat dilakukan pada Form yang telah dibuat.

DAFTAR PUSTAKA
Modul KKPI/Ms.Access 2007
 Microsoft Office Access 2007.CV. Andi offset Yogyakarta, Tahun 2007.
Tutorial Microsoft Access 2007, www. Rudytarigan.com

Modul KKPI/Ms.Access 2007