JURNAL: Management controls in family-owned businesses (FOBs): A case study of an

Indonesian family-owned University

A. QUALITATIVE DATA ANALYSIS

 Research Method and Data Reduction
1. Personal observation
Dilakukan selama 3 bulan untuk menjelajahi bagaimana pengendalian manajemen
di organisasi (Universitas yang dijadikan subjek studi kasus).
2. Semi-structured interviews
Melakukan sesi wawancara dengan manajer/official dari Universitas. Wawancara
dibagi menjadi 2 tahap. Pada tahap awal, wawancara dilakukan dengan manajer di
bidang keuangan (finance) dan 3 staff lainnya dari Finance Department. Di tahap
selanjutnya, wawancara dilakukan dengan 15 orang yang terdiri dari 5 kepala
administrasi, 3 member fakultas, dan 7 karyawan tingkat bawah. Wawancara
tersebut dilakukan dari berbagai departemen termasuk finance, human resource,
purchasing, academic and general affairs. Rata-rata waktu wawancara untuk setiap
orangnya selama 2 jam. Topik dalam wawancara difokuskan pada isu seperti
praktik keuangan dan pengendalian serta praktik lainnya dalam organisasi,
pengaruh pemilik (owners) dalam perancangan dan pelaksanaan sistem
pengendalian, dan partisipasi subordinat dalam perancangan sistem pengendalian.
3. Document analysis
Untuk melengkapi data, peneliti melakukan peninjauan dokumen-dokumen internal
maupun eksternal yang relevan. Contoh dokumen yang digunakan: budget reports,
financial statements, minute of meetings, stock control reports, organizational
structure, dan peraturan mengenai perguruan tinggi.
Tidak ada informasi mengenai data reduction dalam paper ini, mungkin karena bentuk
penelitian merupakan case study sehingga penggunaan data lebih mendalam dan
disajikan sesuai dengan hasil pengumpulan data yang sebenarnya.
 Data Display and Data Analysis
1. Nature of management controls in the University
Head of Foundation merupakan orang yang mengepalai baik Yayasan dan
Universitas di bawah nama Yayasan. Namun, terdapat CEO yang secara spesifik
berperan dalam area fungsional Universitas. Seluruh departemen fungsional,
kecuali academic affairs dan treasury, melaporkan tugas mereka kepada CEO.
Sementara treasury melaporkan kepada Head of Foundation secara langsung dan
academic affair melaporkan kepada deputi CEO.
- Financial controls
Terdapat 2 departemen terkait pengendalian keuangan yakni treasury
dan finance. Treasury bertanggung jawab mengumpulkan sumber pendapatan
(termasuk iuran mahasiswa), mencatat transaksi, dan memberikan perintah
kepada finance department untuk pembayaran pemasok, karyawan, dan lain-
lain. Treasury menjadi pengawas bagi finance department.
Kemudian pekerjaan terkait finance department dalam Universitas
terdiri dari kegiatan-kegiatan berikut:
o Financial budgets  Pertama-tama ditinjau dan disetujui oleh CEO, yang
termasuk dalam financial budgets meliputi biaya untuk pengajar, staff, dan
aktivitas serta keperluan mahasiswa. Setelah disetujui, cash request dikirim
kepada treasurer untuk kemudian mendapat persetujuan dari Head of
Foundation. Setelah menerima persetujuan, treasurer dapat mengotorisasi
pembayaran kepada finance department. Selain itu, pengawas secara reguler
terkait pengalokasian dana juga dilakukan.
o Non-financial budgets  Pembuatan budget dilakukan secara bulanan
sekitar tanggal 25 di setiap bulannya. Pertama-tama finance manager
meminta seluruh unit untuk menentukan barang-barang yang diperlukan
untuk bulan berjalan, yang termasuk dalam non-financial budgets meliputi
barang-barang seperti komputer, printer, dan perlengkapan yang dapat
bersifat rutin maupun non-rutin. Untuk keperluan rutin, finance department
menggabungkan seluruh keperluan dari berbagai unit untuk dikirim ke
general affairs department agar dilakukan evaluasi terkait ketersediaan
barang. Dalam hal ini tidak perlu ada persetujuan dari CEO. Jika barang
tidak tersedia dalam Gudang Universitas, maka purchasing team akan
bertugas untuk memilih pemasok yang sesuai dan kemudian melaporkan
kembali kepada finance department dengan memberikan purchasing plan.
Kemudian purchasing plan dikirim ke Yayasan untuk persetujuan. Untuk
keperluan non-rutin, alur yang dilakukan sama dengan keperluan rutin
namun purchasing team harus mendapatkan review dari CEO terkait non-
routine request. Setelah disetujui oleh CEO, purchasing plan dikirim ke
Yayasan (melalui treasurer) untuk evaluasi dan persetujuan.
Universitas tidak memiliki long-term financial planning.
- Other functional controls
Pemerintah mensyaratkan yayasan untuk memiliki internal audit and
control department untuk mengawasi aktivitas seperti purchasing, stock
controls, dan area lainnya yang berkaitan dengan keuangan. Sehingga
munculnya departemen ini dalam Universitas dikarenakan tuntutan regulasi
- Performance measurement
Universitas memiliki 3 member komite yang bertugas memberikan
masukan kepada CEO terkait tingkat gaji. Selanjutnya CEO juga berkonsultasi
dengan Head of Foundation dalam keputusan penggajian. Walaupun begitu,
keputusan atas penggajian merupakan hak prerogatif dari CEO. Pendekatan
CEO dalam hal ini lebih cenderung centralized sehingga transparensi masih
seringkali dipertanyakan.
 - Social and informal controls
o Universitas lebih cenderung menggunakan low level formalization (tidak
terlalu bergantung pada peraturan tertulis)
o Prosedur informal sangat sering dilakukan
o CEO mendominasi seluruh kegiatan Universitas dan tidak terlalu terlihat
bagaimana CEO bertanggung jawab kepada Head of Foundation
o Manajemen didasari oleh konsep keluarga
o Yayasan jarang menanyakan keputusan yang dibuat oleh CEO sehingga
fungsi pengawasan di sini tidak terlihat
o Formal performance appraisal tidak memiliki petunjuk/panduan yang jelas
o CEO berperan penting dalam pemilihan ketua departemen/manajer dalam
Universitas
o Job description tidak ditentukan secara jelas
 Drawing of conclusion
Sebagian besar pengendalian organisasi dalam kasus Universitas ini lebih
banyak dijelaskan berdasarkan hubungan sosial dan kebudayaan. Karakteristik utama
yakni banyaknya dilakukan proses informal dalam Universitas. Berikut rangkuman dari
bagaimana budaya Jawa mempengaruhi pengendalian di Universitas subjek penelitian.
Salah satu isu yang teridentifikasi adalah pemusatan kekuasaan yang sangat tinggi oleh
CEO.

Selain itu, terdapat perbedaan antara hubungan sebenarnya dari CEO dan Head
of Foundation dengan hubungan yang tertera dalam struktur organisasi. Dimana
seharusnya Head of Foundation lebih mengawasi kinerja dari CEO, namun
kenyataannya CEO memiliki lebih banyak pengaruh kepada Head of Foundation hal
ini dikarenakan CEO merupakan orang yang lebih tua sehingga lebih dihormati dalam
organisasi. Walaupun hal ini semakin memperkuat pemusatan kekuasaan oleh CEO,
pihak-pihak lain seperti karyawan tetap menghormati dan menerima posisi CEO
tersebut dalam organisasi.