BAB I

DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial atau mendaftar

pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat
hasil pelayanannya. Petugas front office (FO) bertugas melakukan proses admisi
pasien rawat jalan maupun admisi rawat inap yang bertujuan memberikan
pelayanan kepada pasien yang akan berobat jalan dan dirawat dengan
pelayanan maksimal.
Setiap pasien yang datang ke IGD dilakukan pendaftaran, keluarga pasien
diarahkan ke petugas FO, jika pasien tidak ada yang mengantar maka petugas
FO yang akan mendatangi pasien. Keluarga pasien akan ditanya tentang pasien
apakah merupakan pasien lama atau pasien baru, siapa penanggungjawab, dan
kartu identitas. Setelah proses pemeriksaan selesai dan pasien dinyatakan boleh
pulang maka petugas kasir akan menyelesaikan proses administrasi dengan
memasukan biaya tindakan, barang habis pakai (termasuk obat), pemeriksaan
penunjang dan biaya obat pulang yang sebelumnya telah diinput oleh petugas
Adm IGD dan petugas farmasi. Untuk pasien umum, langsung melakukan
transaksi pembayaran setelah proses administrasi oleh bagian kasir
selesai.Untuk pasien jaminan asuransi, akan disesuaikan dengan limit asuransi
dan diperiksa apakah ada kelebihan yang harus dibayar, sedangkan untuk
pasien BPJS hanya melakukan tanda tangan di berkas administrasi
pengobatannya.
Pasien yang harus rawat inap akan melalui beberapa tahapan, tergantung
pada penjaminnya, apabila penjaminnya adalah perusahaan maka tempat
perawatan disesuaikan dengan hak kelasnya dan jika tempat penuh maka akan
naik kelas atau turun kelas sesuai dengan kerjasama yang berlaku. Jika
penjamin adalah asuransi petugas FO akan menghubingi pihak asuransi untuk
medapatkan persetujuan penjamin untuk rawat inap dan tindakan yang akan
dilakukan. Untuk pasien tanpa penjamin maka pasien bebas untuk menetukan
kelas perawatan dan bukti jaminannya.
Untuk pasien BPJS untuk rawat inap harus membawa surat rujukan dari
PPK I (kecuali untuk kasus yang sesuai kriteria emergensi) dan kartu anggota
BPJS pada bagian pendaftaran untuk didata, dokter jaga akan memeriksa dan

1
 menentukan dokter spesialis yang akan merawat sesuai dengan diagnosa,
petugas FO akan membuat SEP untuk pendaftaran dan mencari kelas sesuai
dengan hak kelasnya, pasien atau keluarga pasien mengisi biodata rawat
inap, dan pasien masuk perawatan.

A. Tujuan

1. Tujuan Umum.
Agar pasien memahami apa yang menjadi hak dan kewajibannya dalam
dalam proses pelayanan kesehatan.
2. Tujuan Khusus
a. Agar Pasien ikut dalam proses pelayanan yang diberikan.
b. Untuk keselamatan pasien melalui pencegahan terjadinya kesalahan
informasi tentang asuhan yang diberikan.

2
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian perawatan dapat

dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat melakukan akses untuk
mendapat perawatan :
A. Rawat Jalan : poliklinik spesialis
B. One day care (ODC)
C. Instalasi Gawat Darurat
D. VK (Ponek)
E. Pendaftaran langsung ke unit rawat inap
Pasien hanya dapat dilayani jika tersedia jenis layanan yang di butuhkan.
Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien
akan di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang
dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan
penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan
medis. Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan
pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RSIA
Pucuk Permata Hati atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit
dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer
pasien). Untuk pasien gawat darurat meliputi :
A. Pasien dengan kasus true emergency
Yaitu pasien yang tiba-tiba berada dalam keadaan gawat darurat atau akan
menjadi gawat dan terancam nyawanya atau anggota badannya (akan
menjadi cacat) bila tidak mendapat pertolongan secepatnya
B. Pasien dengan kasus false emergency
Yaitu pasien dengan:
1. Keadaan gawat tetapi tidak memerlukan tindakan darurat
2. Keadaan gawat tetapi tidak mengancam nyawa dan anggota badannya
3. Keadaan tidak gawat dan tidak darurat

3
 BAB III
TATA LAKSANA

A. PENERIMAAN PASIEN RAWAT JALAN

Penerimaan pasien baru rawat jalan adalah proses / tata cara penerimaan
pasien baru rawat jalan yang berobat di Rumah Sakit Ibu dan Anak Pucuk
Permata Hati atas keinginan sendiri. Adapun tujuannya adalah : Untuk
memberikan pelayanan pendaftaran yang baik bagi pasien sebagai pasien
Rumah Sakit Ibu dan Anak Pucuk Permata Hati.
Tata laksana penerimaan pasien rawat jalan adalah sebagai berikut :
1. Petugas pendaftaran menanyakan kepada pasien / keluarga apakah
sudah pernah berobat ke Rumah Sakit Ibu dan Anak Pucuk Permata Hati.
2. Petugas menanyakan apakah mempunyai pertanggungan
asuransi/perusahaan penjamin kepada pasien / keluarga pasien.
3. Setelah semua jelas, maka petugas memberikan Formulir Identitas Pasien
kepada pasien / keluarga pasien untuk dilengkapi data sosial pasien,
seperti : Nama Pasien (sesuai dengan KTP), Jenis Kelamin,
Tempat/Tanggal Lahir, Alamat, Tipe Pasien (kerjasama, umum), Agama,
Pekerjaan Pasien, Kebangsaan Pasien, Nama Penanggung Jawab
Pasien, Hubungannya dengan Pasien, Pekerjaan Penanggung Jawab
Pasien, Alamat Penanggung Jawab Pasien, Nomor Telepon (rumah/HP).
4. Petugas memandu pengisian apabila ada hal-hal yang kurang jelas.
5. Petugas meneliti formulir identitas pasien tersebut dan melengkapinya jika
ada yang kurang.
6. Petugas melakukan registrasi di komputer, mencetak bukti pendaftaran
pasien (tracer) dan pasien diberikan kartu Identitas berobat.
7. Petugas pendaftaran mengisi formulir identitas pasien dengan nomor
rekam medis sesuai dengan nomor rekam medis pasien yang ada di
komputer.
8. Petugas pendaftaran menyerahkan formulir identitas pasien beserta bukti
pendaftaran pasien (Tracer) ke bagian penyimpanan RM.
9. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju ke poliklinik yang
dituju.

4
B. PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP
Pelayanan rawat inap adalah suatu kelompok pelayanan kesehatan
yang terdapat di rumah sakit yang merupakan gabungan dari beberapa fungsi
pelayanan. Kategori pasien yang masuk rawat inap adalah pasien yang perlu
perawatan atau observasi ketat karena penyakitnya. Pelayanan Rawat Inap
RSIA Pucuk Permata Hati memiliki 37 tempat tidur dengan kelas yang
bervariasi dan ditata secara baik sesuai kebutuhan perawatan. Perawat Rawat
Inap RSIA Pucuk Permata Hati menyediakan fasilitas ruangan rawat inap
meliputi :
1. Ruang perawatan kelas President Suite
Fasilitas terdiri dari :
a. 1 kamar dengan 1 tempat tidur elektrik
b. Bed penunggu pasien
c. Sofa tamu
d. Meja makan
e. Makanan untuk penunggu 2 orang
f. Mini kitchen set yang dilengkapi dengan microwafe, water heater dan
coffee/tea set
g. AC split
h. TV LED 40”
i. Kulkas
j. Telepon
k. Kamar mandi shower air panas/dingin
l. Lemari pakaian
m. Perlengkapan mandi
n. Fruit basket dan Mineral water
2. Ruang perawatanSuite
Fasilitas terdiri dari :
a. 1 kamar dengan 1 tempat tidur elektrik
b. Bed penunggu pasien
c. Sofa tamu
d. Meja makan
e. Makanan untuk penunggu 1 orang

5
 f. Mini kitchen set yang dilengkapi dengan microwafe, water heater dan
coffee/tea set
g. AC split
h. TV LED 40”
i. Kulkas
j. Telepon
k. Kamar mandi shower air panas/dingin
l. lemari pakaian
m. Perlengkapan mandi
n. Fruit basket dan Mineral water
3. Ruang perawatan VIP
Fasilitas terdiri dari :
a. 1 kamar dengan 1 tempat tidur elektrik
b. Bed penunggu pasien
c. Sofa tamu
d. AC
e. TV LED 32”
f. Kulkas
g. Telepon
h. Kamar mandi shower air panas/dingin
i. lemari pakaian
j. Mineral water
4. Ruang perawatan Kelas I
a. 1 kamar dengan 1 tempat tidur manual
b. Sofa Bed
c. AC
d. TV LED 32”
e. Telepon
f. Kamar Mandi shower air dingin
5. Ruang perawatan Kelas II
a. 1 kamar dengan 2 tempat tidur manual
b. Kursi penunggu
c. AC
d. TV LED 24”

6
 e. Telepon
f. Kamar mandi shower air dingin
6. Ruang perawatan kelas III
a. 1 kamar dengan 3 tempat tidur manual
b. Kursi penunggu
c. AC
d. Telepon
e. Kamar mandi shower air dingin
Pada waktu proses penerimaan pendaftaran pasien rawat inap, pasien
dan keluarga diberikan penjelasan yang cukup untuk membuat keputusan
berkenaan dengan pelayanan yang dianjurkan. Penjelasan mencakup tentang
pelayanan yang dianjurkan, hasil yang diharapkan dan perkiraan biaya dari
pelayanan tersebut.Penjelasan tersebut dapat dalam bentuk lisan dan
dipertegas dalam bentuk tertulis yang di perkuat dengan tanda tangan petugas
dan pasien / keluarga pasien sebagai bukti bahwa penjelasan tersebut telah di
berikan oleh petugas dan diterima dengan baik oleh pasien/ keluarga. Bukti
tertulis diikut sertakan dalam rekam medis pasien. Proses pendaftaran pasien
rawat inap tersebut adalah sebagai berikut:
1. Pasien / keluarga pasien datang ke bagian admision didampingi oleh
perawat rawat jalan untuk proses administrasi pendaftaran rawat inap
sebelum pasien mendapatkan pelayanan rawat inap di RSIA Pucuk
Permata Hati.
2. Perawat melakukan transfer informasi pasien dan dokumen kepada
petugas admission.
3. Dokumen yang diserahkan oleh perawat rawat jalan ke petugas admission
adalah:
a. Surat pengantar rawat
b. Formulir atau hasil pemeriksaan penunjang
c. Surat pengantar dan persetujuan operasi (jika pasien rencana akan
dilakukan tindakan operasi)
d. Formulir atau hasil konsultasi spesialis lain
4. Pasien dan keluarganya diberikan informasi pada waktu proses admisi
tentang:
a. Pelayanan yang ditawarkan

7
 b. Hasil pelayanan yang diharapkan
c. Perkiraan biaya pengobatan dan tindakan
d. Pengambilan keputusan yang benar dari pasien dan keluarga pasien
5. Berikan formulir surat pernyataan untuk diisi oleh pasien / keluarga
6. Petugas admission meminta pasien / keluarga menunjukan kartu berobat /
suratjaminan perusahaan / asuransi sebagai bukti penjamin pengobatan
pasien.
7. Petugas admission memproses adminstrasi pasien berdasarkan klasifikasi
penjaminan Tunai / Perusahaan / Asuransi / BPJS.
a. Penjaminan Tunai
1) Petugas admission memperlihatkan menu ruang rawat, menjelaskan
fasilitas, harga masing-masing ruang rawat dan mempersilahkan
pasien / keluarga pasien memilih kamar / ruang rawat yang
diinginkan.
2) Apabila pasien terencana untuk dilakukan tindakan pembedahan /
operasi, petugas admission menjelaskan perkiraan biaya
pembedahan / operasi tersebut.
3) Petugas admission memesankan ruang / kamar rawat sesuai
permintaan pasien / keluarga.
4) Petugas admission menginput data pasien kedalam sistem yang ada
di RS
5) Petugas admission menjelaskan tata tertib pasien selama
mendapatkan perawatan di RSIA Pucuk Permata Hati.
6) Pasien / keluarga pasien mengisi dan menadatangani Surat
pernyataan kesanggupan biaya.
7) Petugas admission memberikan kartu tunggu pasien rawat kepada
keluarga pasien.
8) Petugas admisi mengarahkan keluarga pasien untuk membayar
uang muka atau DP (down Payment) ke bagian kasir.
9) keluarga pasien melakukan pembayaran uang muka ke bagian kasir.
10) Petugas admisi melakukan transfer informasi, dokumen, pasien
kepada asisten perawat dan menandatangani formulir check list
kelengkapan data dan dokumen pasien rawat inap.

8
 11) Pasien diantar menggunakan alat transportasi sesuai dengan kondisi
pasien (kursi roda / stretcher) ke ruang rawat atau instalasi
penunjang.
12) Asisten perawat melakukan transfer informasi kepada perawat
ruangan.

b. Penjaminan Perusahaan / Asuransi

1) Petugas admission menghubungi perusahaan / asuransi penjamin
untuk melakukan konfirmasi hak kelas rawat / fasilitas pasien serta
meminta perusahaan / asuransi menerbitkan surat jaminan.
2) Petugas admission menghubungi ruang perawatan dan mencarikan
kamar rawat sesuai dengan hak pasien.
3) Jika kamar sesuai hak pasien tidak tersedia / penuh, petugas admisi
melihat kembali perjanjian kerjasama dengan perusahaan tersebut.
4) Petugas admission menginput data pasien kedalam sistem di
komputer RS.
5) Pasien / keluarga pasien menadatangani surat pernyataan status
penjaminan pasien sebagai pasien asuransi/perusahaan, general
consent pasien rawat inap dan surat-surat yang di kirimkan oleh
asuransi terkait (bila ada).
6) Petugas admission memberikan kartu tunggu pasien rawat kepada
keluarga pasien, menjelaskan tata tertib yang berlaku.
7) Petugas admission melakukan transfer informasi dokumen dan
pasien kepada asisten perawat dan menandatangani formulir check
list kelengkapan data dan dokumen pasien rawat inap.
8) Pasien diantar menggunakan alat transportasi sesuai dengan kondisi
pasien (kursi roda / stretcher) ke ruang rawat atau instalasi
penunjang.
9) Petugas admission menghubungi asuransi.
10) Asisten perawat melakukan transfer informasi kepada perawat
ruangan.

9
 c. Penjaminan BPJS
1) Petugas admisi meminta pasien / keluarga pasien untuk mengisi dan
menandatangani surat pernyataan status penjaminan pasien sebagai
pasien JKN yang dipandu oleh petugas admisi.
2) Petugas admisi meminta pasien / keluarga menyerahkan fotocopy
kartu berobat BPJS, fotocopy kartu KTP/SIM atau tanda pengenal
lainnya , dan rujukan dari klinik / puskesmas (PPK1) dari pasien
tersebut.
3) Petugas admisi melakukan konfirmasi kepada petugas BPJS untuk
mendapatkan acc tindakan atau pembedahan.
4) Petugas admisi menghubungi ruang perawatan untuk memesankan
kamar rawat sesuai dengan hak pasien.
5) Petugas admission menginput data pasien kedalam sistem.
6) Petugas admission membuat SEP (Surat Eligibilitas Pasien).
7) Petugas admission memberikan kartu tunggu pasien rawat kepada
keluarga pasien, menjelaskan tata tertib yang berlaku dan
menjelaskan maanfaatnya terlebih dahulu.
8) Petugas admission melakukan transfer informasi dokumen dan
pasien kepada asisten perawat dan menandatangani formulir check
list kelengkapan data dan dokumen pasien rawat inap.
9) Pasien diantar menggunakan alat transportasi sesuai dengan kondisi
pasien (kursi roda / stretcher) ke ruang rawat atau instalasi
penunjang.
10) Asisten perawat melakukan transfer informasi kepada perawat
ruangan.

C. PASIEN GAWAT DARURAT

Pelayanan gawat darurat merupakan pelayanan yang dapat memberikan
tindakan yang cepat dan tepat pada seorang atau kelompok orang agar dapat
meminimalkan angka kematian dan mencegah terjadinya kecacatan yang
tidak perlu. Upaya peningkatan gawat darurat ditunjukan untuk menunjang
pelayanan dasar, sehingga dpat menanggulangi pasien gawat darurat dalam
keadaan sehari-hari maupun dalam keadaan bencana.

10
 Ada beberapa istilah yang digunakan dalam unit gawat darurat
berdasarkan Proiritas Perawatannya, yaitu:
1. Gawat Darurat (P1)
Keadaan yang mengancam nyawa atau adanya gangguan ABC dan perlu
tindakan yang segara, misalnya cardiac arrest, penurunan kesadaran,
trauma mayor dengan perdarahan hebat.
2. Gawat Tidak Darurat (P2)
Keadaan mengancam nyawa tetapi tidak memerlukan tindakan darurat.
Setelah dilakukan resusitasi maka ditindak lanjuti oleh dokter spesialis.
Mislanya pasien kanker tahap lanjut, fraktur, sickle cell dan lainnya.
3. Darurat Tidak Gawat (P3)
Keadaan yang tidak mengancam nyawa tetapi memerlukan tindakan
darurat. Pasien sadar, tidak mengalami gangguan ABC dan langsung
dapat diberikan terapi definitive. Untuk tindak lanjut dpat ke poliklinik,
misalnya laserasi, fraktur minor/tertutup, sistitis, otitis media, dan lain-lain.
4. Tidak Gawat Tidak Darurat (P4)
Keadaan yang tidak mengancam nyawa tetapi tidak memerlukan tindakan
gawat. Gejala dan tanda klinis ringan/asimpomatis. Misalnya penyakit
kulit, batuk, flu dan sebagainya (ENA, 2001; Iyer, 2004)
Pendaftaran Pasien IGD :
1. Pendaftaran pasien yang datang ke IGD dilakukan oleh pasien atau
keluarga dibagian administrasi.
2. Bila keluarga tidak ada petugas IGD bekerja sama dengan security untuk
mencari identitas pasien.
3. Sebagai bukti pasien sudah mendaftar di bagian administrasi akan
memberikan status untuk diisi oleh dokter IGD yang bertugas.
4. Bila pasien dalam keadaan gawat darurat, maka akan langsung diberikan
pertolongan di IGD, sementara keluarga atau penanggung jawab
melakukan pendaftaran dibagian administrasi.

11
 BAB IV

DOKUMENTASI

Sistem pendokumentasian rawat jalan dan rawat inap hampir sama,

kecuali beberapa hal seperti persetujuan tindakan, catatan konsultasi, catatan
perawatan oleh nakes, catatan observasi klinik, hasil pngobatan dan evaluasi
pengobatan.
Pelayanan pendaftaran pasien merupakan bagian dari proses
penyelenggaraan rekam medis yang harus dilakukan dengan baik sehingga
pelayanan terhadap pasien dapat berjalan dengan baik. Panduan pendaftaran
pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap ini diharapkan menjadi
acuan dalam melakukan pelayanan pendaftaran di RSIA Pucuk Permata Hati.

12