SPO Pengendalian Dokumen

SPO No. Dokumen Ditetapkan Oleh

No. Revisi Kepala Unit Pelayanan
Tanggal Kesehatan
Terbit
Halaman 1/3

UNIT PELAYANAN
KESEHATAN
Kementerian Kesehatan RI drg. Inda Torisia Hatang, MKM
NIP.197307132002122005
1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini dalah semua dokumen mutu
yang terkait dengan sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan
dalam kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen
sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yg
diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah dokumen acuan
kerja di up-date/diperbaharui secara berkala sesuai perubahan-
perubahan yang terjadi selama pemakaian.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah dokumen
sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbaharui dan tidak
diperuntukkan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUWARSA artinya dokumen tersebut
sudah tidak berlaku lagi dan diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
memuat ketentuan-ketentuan/persyaratan/kebijakan yang digunakan
sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional organsiasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi
agar tercapai sasaran yang telah ditetapkan.
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung
pelaksanaan sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen dibuat untuk memastikan semua
dokumen terkait dengan Sistem Manajemen Mutu dapat dikelola dan
dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standar
Internasional.
3. Kebijakan Surat Keputusan Penanggungjawab Klinik Pratama Unit Pelayanan
Kesehatan Nomor: tentang Pengendalian Dokumen dan
Rekaman
4. Referensi 1. Pedoman penyusunan akreditasi Klinik Pratama
2. PERMENKES no 14 tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di
lingkungan kementrian kesehatan
5. Alat dan Bahan 3. ATK
4. Komputer
6. Prosedur/ 1. Menetapkan Jenis Dokumen dan Rekaman.
langkah-langkah Kepala Unit Pelayanan Kesehatan menetapkan jenis dokumen dan
rekaman terkendali, meliputi Manual Mutu, Prosedur Kerja/SOP dan
Formulir.
2. Membuat Dokumen dan Rekaman, administrasi manajemen
menetapkan sistematika pembuatan dokumen prosedur Kerja dan
Instruksi Kerja terdiri dari: Pengertian, Tujuan, Kebijakan, referensi,
alat dan bahan, Prosedur/langkah-langkah, Diagram Alir (jika
diperlukan), Unit Terkait, Dokumen terkait, Catatan Revisi/Perubahan.
3. Mengesahkan Isi Dokumen & Rekaman;
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Unit Pelayanan Kesehatan.
4. Memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang
berisi: Judul dokumen, nomor kode dokumen, Terbitan (dua digit),
Revisi (dua digit), tanggal mulai berlaku, halaman, penanggungjawab
(disiapkan, diperiksa, disahkan)
5. Memberi penomoran dokumen;
a. Nomor Dokumen di tulis dengan format: Nama
pokja.KP.Tahun.No urut
b. Nama masing-masing pokja dalam penomeran disingkat
sebagai berikut:
1) Administrasi dan Manajemen : Admen
2) Mutu : Mutu
3) Audit Internal : AI
4) Usaha Kesehatan Perorangan : UKP
c. Huruf dalam SPO diketik dengan font Arial ukuran 11 dengan
Kertas A4
d. Dokumen SPO yang sudah ada dan sudah ditandatangani
sebelumnya di tulis dengan Revisi 01 pada nomor revisi.
2. Penomoran formulir
Contoh :
a. Admen.KP.2018.10 (dokumen Kinik Pratama) Form
menunjukkan jenis dokumen dan rekaman; artinya jenis
dokumen Admnistrasi dan managemen
b. admen.UPK.2018.5 Nama Pokja.UPK.tahun. No urut
(Dokumen Unit Pelayanan Kesehatan)

3. Menerbitkan dan Mendistruibusikan Dokumen dan Rekaman;

4. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan
dan pengesahan dari Kepala Unit Pelayanan Kesehatan
5. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat UPK dan
management administrasi kepada semua pihak yang berkepentingan
dengan mengisi formulir bukti penerimaan dokumen.
6. Sekretariat UPK bertanggungjawab menyimpan dokumen sah
memelihara Daftar Induk Proseduir Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir
yang ada pada Bagian Sub Bagian, Bidang atau Seksi.
7. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“TERKENDALI” dengan persetjuan management administrasi.
8. Menerbitkan ulang Dokumen dan Rekaman. Suatu dokumen dapat
diterbitkan ulang jika:
9. Terjadi perubahan sistem mutu
10. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
11. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
 12. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik.
13. Melakukan Penarikan dan Pemusnahan Dokumen dan Rekaman
14. management administrasi menarik salinan dokumen dan rekaman
yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan
formulir bukti penarikan dokumen.
15. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen.
16. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi
cap “TAK TERKENDALI” dan disimpan management administrasi
sebagai arsip.
17. Formulir berita acara pemsnahan dokumen disimpan oleh
management administrasi.
18. Melakukan Peninjauan ulang dokumen;Setiap dokumen ditinjau ulang
setiap satu tahun sekali.
19. Melakukan Pengendalian Dokumen Eksternal
Koordinator Unit mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi
dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila
suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, management
administrasi menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam
formulir daftar dokumen eksternal.
7. Bagan Alir
Menetapkan Membuat dokumen
jenis dokumen

Memberikan identitas Mengesahkan isi dokumen

Menerbitkan & penomoran

Memberikan penomoran dokumen

Menerbitkan ulang Merevisi dokumen

Melakukan penarikan & Melakukan peninjauan

pemusnahann dokumen kembali

Melakukan
pengendalian dokumen
eksternal

8. Hal-hal yang -
diperhatikan
9. Unit terkait Semua unit layanan
10. Dokumen terkait
11. Rekaman No. Yang di ubah Isi perubahan Tanggal mulai
Historis diberlakukan
Perubahan
(3/3)