PENGELOLAAN ARSIP SURAT MASUK DAN KELUAR

(Pada Divisi Pemasyarakatan Kantor Wilayah Kementerian Hukum Dan Hak Asasi
Manusia Jawa Barat)

LAPORAN JOB TRAINING

DISUSUN OLEH:

AHMAD FAHMI FATUROHMAN

210210150084

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN

DEPARTEMEN KOMUNIKASI DAN INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI

UNIVERSITAS PADJADJARAN

TAHUN 2018
 LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN JOB TRAINING

1 Judul : Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Keluar Divisi

Pemasyarakatan Kantor Wilayah Kementerian Hukum
dan Hak Asasi Manusia Jawa Barat
2 Penulis
a. Nama Lengkap : Ahmad Fahmi Faturohman
b. NPM : 210210150084
c. TTL : Majalengka, 9 Februari 1996
d. Program Studi : Ilmu Perpustakaan
e. Departemen : Ilmu Informasi dan Perpustakaan
f. Fakultas : Ilmu Komunikasi
3 Lokasi Kegiatan
a. Nama Instansi : Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia Jawa Barat
b. Alamat : Jalan Jakarta No. 27 Kota Bandung

Bandung, Desember 2018

Mengetahui,
Kepala Divisi Pemasyarakatan Pembimbing Lapangan
Kanwil Kemenkumham Jabar

( Krismono., Bc.IP., SH ) ( Retno Rochimi )

NIP. 19611217 198503 1 001 NIP. 19641210 199202 2 001

Menyetujui,
Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan Dosen Pembimbing

( Dr. Agus Rusmana, M.A. ) ( Saleha Rodiah., S.Sos., M.Si )

NIP. 19600524 198603 1 004 NIP. 19760319 200801 2 007
 ABSTRAK

Praktek kerja lapangan merupakan kegiatan akademik mahasiswa untuk menerapkan

ilmu yang telah dipelajari selama perkuliahan, kemudian dipraktikan ke dalam
lingkungan kerja. Penyusun melaksanakan praktek kerja lapangan di Kantor Wilayah
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa Barat pada bagian pengelolaan
arsip surat masuk dan keluar Divisi Pemasyarakatan. Ruang lingkup pengamatan
mencakup kegiatan alur distribusi surat masuk dan keluar juga pengelolaan arsip surat
masuk dan keluar. Teknik pengumpulan data menggunakan metode partisipasi,
wawancara, dan studi literatur. Hasil pengamatan menunjukan bahwa pengelolaan
arsip surat masuk dikelola oleh staf yang ditugasi oleh kepala divisi sedangkan untuk
surat keluar dikelola oleh masing-masing bidang dan subbidang. Divisi
Pemasyarakatan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa
Barat sudah melakukan pengelolaan arsip surat masuk dan keluar tetapi kegiatannya
belum dilaksanakan secara maksimal khususnya dalam melakukan penyimpanan dan
penataan arsip surat, selain itu juga tidak adanya perawatan dan pemeliharaan terhadap
arsip surat.

Kata Kunci : Divisi Pemasyarakatan, Pengelolaan, arsip, surat

 KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim
Assalamu’alaikum wr.wb
Puji dan syukur kehadirat Illahi Rabbi yang telah memberikan rahmat dan
hidayah, serta kekuatan kepada penyusun sehingga penyusun dapat menyelesaikan
laporan praktek kerja lapangan ini yang berjudul “PENGELOLAAN ARSIP SURAT
MASUK DAN KELUAR PADA DIVISI PEMASYARAKATAN KANTOR
WILAYAH KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA JAWA
BARAT”.
Penyusunan laporan ini tidak luput dari bantuan dan dukungan berbagai pihak
yang telah berkontribusi baik moril maupun materil kepada penyusun. Oleh karena itu
penyusun ingin mengucapkan terimakasih banyak kepada yang terhormat:
1. Ibu Saleha Rodiah., S.Sos., M.Si selaku dosen pembimbing yang telah memberikan
saran dan masukan kepada punyusun dalam mengerjakan laporan ini.
2. Pihak Divisi Pemasyarakatan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa
Barat
3. Ibu Retno Rochimi selaku Pembimbing Lapangan Divisi Pemasyarakatan
Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa Barat
4. Bapak Dedi Bayu Tresna selaku pegawai Divisi Pemasyarakatan yang telah
memberikan informasi mengenai program kerja Divisi Pemasyarakatan
5. Orang tua tercinta yang telah memberikan limpahan kasih sayang, perhatian,
kepercayaan dan dukungan sepenuhnya baik moril maupun materil kepada
penyusun. Semoga Allah membalasnya dengan surga yang dijanjikan-Nya kelak di
yaumil akhir.
6. Semua pihak yang telah membantu kelancaran pembuatan tugas ini.
Dalam penyajian laporan ini penyusun menyadari akan adanya kekurangan
yang terdapat didalamnya, meskipun penyusun telah berusaha dengan sebaik-baiknya.
Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat diharapkan oleh
penyusun. Akhirnya penyusun berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kita
semua.
Wassalamu’alaikum wr.wb
Bandung, Desember 2018

Penyusun
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Sebelum memasuki dunia kerja, seseorang dituntut untuk memiliki keahlian

dan keterampilan agar dapat mempunyai kecakapan dalam bekerja. Pendidikan

memiliki peran sangat penting dalam memberikan bekal keterampilan baik itu softskill

maupun hardskill untuk terjun ke dunia kerja. Institusi perguruan tinggi merupakan

salah satu lembaga pendidikan yang memberikan keahlian dan keterampilan dengan

diberikannya edukasi berupa teori-teori suatu bidang keilmuan. Seperti salah satunya

jurusan ilmu perpustakaan yang memberikan edukasi teori mengenai bidang

pengelolaan perpustakaan, pengelolaan bidang informasi, serta pengelolaan kearsipan

dan dokumentasi, agar mahasiswa mengetahui kegunaan teori tersebut di dalam dunia

kerja, maka praktek kerja lapangan perlu dilakukan. Praktek kerja lapangan merupakan

salah satu mata kuliah wajib pada Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu

Komunikasi Universitas Padjadjaran.

Praktek kerja lapangan adalah kegiatan akademik yang dilakukan oleh

mahasiswa untuk menerapkan ilmu yang telah dipelajari selama berlangsungnya

kegiatan perkuliahan kemudian dipraktikan ke dalam lingkungan kerja, hal itu

dilaksanakan untuk memberikan gambaran mengenai lingkungan kerja yang

sebenarnya kepada mahasiswa juga supaya mendapatkan pengalaman bekerja untuk

mencapai suatu tingkat keahlian profesional yang baik dan mampu menjawab
kebutuhan tenaga kerja sesuai dengan kompetensi keahlian yang sedang dipelajari.

Oleh karena itu, praktek kerja lapangan dapat memberikan pengaruh yang signifikan

kepada mahasiswa dalam meningkatkan keterampilan dan kecakapannya untuk

memasuki dunia kerja.

Praktek kerja lapangan dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan

Hak Asasi Manusia Jawa Barat pada bagian pengelolaan arsip surat masuk dan keluar

Divisi Pemasyarakatan. Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia

Jawa Barat adalah instansi dibawah naungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi

Manusia Republik Indonesia, mempunyai tugas untuk melaksanakan sebagian Tugas

Pokok dan Fungsi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI dalam wilayah

provinsi berdasarkan kebijakan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia RI dan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Dalam suatu instansi pemerintahan pengelolaan arsip sangatlah penting,

terutama dalam hal pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang menjadikan sebuah

komunikasi dalam sebuah unit kerja dan juga surat tersebut menjadi informasi penting

bagi suatu lembaga. Surat masuk meliputi kegiatan administrasi pencatatan,

pendistribusian, dan pengolahan. Sedangkan untuk surat keluar meliputi administrasi

pembuatan surat, pencatatan, dan pengiriman, apabila tidak adanya pengelolaan

kearsipan mengenai hal itu maka kegiatan rutin kelangsungan kerja sehari-hari tidak

akan berjalan lancar juga sebagian surat beserta lampirannya tidak tersusun dengan

baik, pada akhirnya mendapatkan kesulitan dalam melakukan pencarian data untuk

pelaporan.
 Pada setiap lembaga atau organisasi memiliki sistem tersendiri dan berbeda

dalam pengelolaan arsip surat masuk dan keluar, bahkan KEMENKUMHAM Jawa

Barat setiap divisinya memiliki pengelolaan arsip surat masuk dan keluar tersendiri

salah satunya divisi pemasyarakatan, dalam melaksanakan tugas, pokok dan fungsinya

Divisi Pemasyarakatan tidak luput dari mengelola surat masuk maupun surat keluar,

karena divisi tersebut menaungi Unit Pelaksana Teknis (UPT), sehingga setiap harinya

sangat rutin menerima surat juga mengirim surat ke masing-masing UPT, diantaranya

Lembaga Pemasyarakatan, Balai Pemasyarakatan, Rumah Tahanan Negara, dan

Rumah Penyimpanan Benda Sitaan Negara Se-Jawa Barat, selain itu juga Divisi

Pemasayarakatan menerima surat dari luar instansi.

Melihat pentingnya pengelolaan arsip surat masuk dan keluar. kegiatan surat

menyurat harus mendapatkan perhatian yang lebih, karena surat pada organisasi atau

lembaga menjadi sarana pencapaian tujuan dari organisasi, maka perlu adanya

manajemen kearsipan yang baik agar kegiatan pengelolaan arsip dapat dilakukan

dengan maksimal Disamping itu, pengelolaan arsip harus didukung oleh semua pihak

instansi, sumberdaya manusia, sarana dan prasarana, serta pendanaan. Tetapi, pada

Divisi Pemasyarakatan KEMENKUMHAM Jawa Barat dalam hal sumber daya

manusia, dan pendanaan sangatlah kurang, sehingga kegiatan dalam pengelolaan arsip

belum maksimal. Oleh karena itu, penyusun tertarik untuk membahas “Pengelolaan

Arsip Surat Masuk dan Keluar Pada Divisi Pemasyarakatan Kantor Wilayah

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia”.

1.2 Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Dalam setiap kegiatan pasti akan memiliki tujuan yang akan dicapai supaya

langkah-langkah dilakukan menjadi jelas dan terarah, demikian juga dengan praktek

kerja lapangan ini, berikut adalah tujuan dari praktek kerja lapangan yang meliputi :

1) Mengetahui kebijakan pengelolaan arsip surat masuk dan keluar pada Divisi

Pemasyarakatan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Kantor Wilayah

Jawa Barat.

2) Mengetahui bentuk kegiatan pengelolaan arsip surat masuk dan keluar yang

dilakukan Divisi Pemasyarakatan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia

Kantor Wilayah Jawa Barat.

3) Mengetahui kendala yang dialami dalam kegiatan pengelolaan arsip surat

masuk dan keluar Divisi Pemasyarakatan Kementerian Hukum dan Hak Asasi

Manusia Kantor Wilayah Jawa Barat.

1.3 Kegunaan Praktek Kerja Lapangan

a. Bagi Mahasiswa

1. Memberikan pengalaman, wawasan, serta pengetahuan bagaimana cara

bekerja sebagai arsiparis.

2. Memberikan gambaran secara langsung persamaan antara teori dan

praktek mengenai kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif.

 3. Untuk memenuhi persyaratan Mata Kuliah Job Training di Program

Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas

Padjadjaran.

b. Bagi Lembaga Pendidik

1. Sebagai sarana dalam memberikan pengajaran kepada mahasiswa supaya

ilmu yang diberikan selama diperkuliahan bisa dipraktikan di dalam dunia

kerja.

2. Sebagai sarana untuk memperoleh informasi mengenai keadaan umum

pengelolaan arsip di Divisi Pemasyarakatan Kementerian Hukum dan Hak

Asasi Manusia Kantor Wilayah Jawa Barat.

3. Sebagai bahan evaluasi untuk meningkatkan mutu pendidikan dalam bidang

manajemen kearsipan khususnya pengelolaan arsip dinamis aktif.

c. Bagi Instansi

1. Untuk mendapatkan masukan dan tanggapan dari mahasiswa praktek kerja

lapangan dalam memecahkan masalah yang dihadapi oleh instansi tersebut.

2. Evaluasi kinerja berdasarkan bidang ilmu kearsipan yang dimiliki oleh

mahasiswa.

1.4 Waktu dan Tempat Praktek Kerja Lapangan

1.4.1 Tempat
 Kegiatan Praktek Kerja Lapangan dilakukan di Divisi Pemasyarakatan

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Kantor Wilayah Jawa Barat, yang

berlokasi di Jl. Jakarta No. 27 Bandung 40272

1.4.2 Waktu

Waktu pelaksanaan kegiatan Praktek Kerja Lapangan yaitu dari tanggal 11 Juli

2018 s/d 15 Agustus 2018. Dengan jam kerja Senin-Jumat mulai dari pukul 07.30-

16.00 WIB.
 BAB II

LANDASAN TEORITIS

2.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan

2.1.1 Pengertian Arsip

Kata arsip asal katanya serapan dari bahasa Belanda archief yang bersumber

dari bahasa Yunani archeion artinya gedung atau tempat menyimpan sesuatu. Dari kata

arsip berkembanglah kata imbuhan seperti kearsipan, pengarsipan, arsiparis dan, ilmu

kearsipan. Kamus administrasi menyatakan arsip ialah “kumpulan warkat yang

disimpan secara teratur berencana kerena mempunyai suatu keguanaan agar setiap kali

diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.

UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 dan 2 menerangkan bahwa, “Arsip

merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.

Sedangkan menurut The Liang Gie (2009) dalam bukunya Administrasi

Perkantoran Modern berpendapat bahwa, “arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang

disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali

diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”.

 Di Indonesia telah ada perundang-undangan yang menaungi Arsip yakni UU

No. 7/1971 Tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. sebagai berikut isi dari

undang-undang tersebut.

a. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun, baik

dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan.

b. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta

dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Perlu kita ketahui bahwa, arsip merupakan kumpulan berkas maupun surat yang

mengandung informasi di dalamnya dan memiliki nilai guna dalam melaksanakan

tugas, pokok dan fungsinya suatu lembaga, kemudian arsip tersebut disimpan,

diklasifikasikan, ditata, dan diatur dengan sebuah metode tertentu secara sistematis

supaya setiap kali diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

2.1.2 Pengertian Kearsipan

Kegiatan kearsipan yakni mengelola warkat atau arsip seperti pencatatan,

penanganan, pemeliharaan pada berkas atau surat masuk maupun surat keluar yang

mempunyai arti penting menyangkut soal-soal di sebuah lembaga baik itu

pemerintahan maupun swasta, dengan menerapkan sistem tertentu sesuai dengan

aturan dan prosedur yang berlaku, supaya dapat dipertanggungjawabkan. Dalam

pengelolaan Kearsipan ada beberapa unsur didalamnya menurut Sularso Mulyono,

(1985: 3) mengatakan bahwa terdapat 3 unsur pokok kearsipan yang ada di dalamnya:

“a) Penyimpanan (Storing), b) Penempatan (Placing), c) Penemuan Kembali

(Finding)”.

Menurut Basir Barthos (2007: 2) dalam bukunya Manajemen Kearsipan,

menyatakan bahwa “kearsipan adalah suatu badan yang melakukan kegiatan

pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat atau warkat yang

mempunyai arti penting dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang

dapat dipertanggungjawabkan”.

Kemudian pendapat lain mengenai kearsipan dikemukakan oleh Wursanto

(2007:19). mengemukakan bahwa, “kearsipan atau filing adalah proses kegiatan

pengurusan atau pengaturan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu, sehingga

arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu

diperlukan”.

Perlu kita ketahui bahwa, kearsipan merupakan kegiatan dari penciptaan,

pencatatan, penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan sebuah warkat

berupa berkas atau surat menurut sistem dan metode tertentu yang dilakukan oleh

sebuah lembaga, agar pada saat dibutuhkan dapat dengan cepat juga tepat ditemukan,

apabila warkat tersebut tidak dipergunakan kembali maka harus dimusnahkan.

2.2 Kegunaan Arsip

Arsip merupakan sebuah dokumen yang memiliki kegunaan sebagai sumber

informasi dan pengingat bagi kelancaran kegiatan dalam suatu organisasi atau lembaga.

Oleh sebab itu arsip yang memiliki nilai tertentu bagi lembaga maka wajib disimpan

dalam suatu sistem yang teratur supaya setiap saat akan diperlukan dapat dengan

segera ditemukan kembali dengan cepat. Arsip memiliki nilai kegunaan bagi

organisasi, menurut Hery Sawiji (2002 :130-131) dalam bukunya Manajemen

Perkantoran kegunaan arsip yaitu:

1) Guna penerangan

2) Guna juridis

3) Guna sejarah

4) Guna ilmiah

Sedangkan menurut Basir Barthos (2007: 115) dalam bukunya Manajemen

Kearsipan, menyatakan bahwa kearsipan, nilai guna arsip mempunyai kegunaan

meliputi:

1) Nilai kegunaan administrasi

2) Nilai kegunaan dokumentasi

3) Nilai kegunaan hukum

4) Nilai kegunaan fiskal

5) Nilai kegunaan perorangan

6) Nilai kegunaan pemeriksaan

7) Nilai kegunaan penunjang

 8) Nilai Kegunaan penelitian/sejarah

Perlu kita ketahui bahwa, kegunaan arsip memiliki nilai guna sebagai alat

penunjang seperti administrasi, hukum, dokumentasi, pemeriksaan, historis dan lain

sebagainya tergantung yang dibutuhkan oleh suatu organisasi atau lembaga dalam

melaksanakan kegiatannya. Oleh sebab itu arsip harus dijaga dan disimpan dengan baik

dan benar agar nilai guna arsip tetap terjaga.

2.3 Tujuan Kearsipan

Kearsipan dilakukan untuk memberikan layanan kepada suatu unit kerja yang

ada di lembaga atau organisasi, supaya mencapai sebuah tujuan yang akan dicapai

sebagai alat bukti yang sah. Tujuan dari adanya kegiatan kearsipan menurut Undang-

undang No 43 Tahun 2009 pada bab dua pasal 3 ayat 2 dan 8 tentang kearsipan, adalah:

1) Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti

yang sah

2) Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan

arsip yang autentik dan terpercaya.

Sedangkan menurut Basir Barthos (2007: 12) mengenai tujuan kearsipan dalam

bukunya yang berjudul Manajemen Kearsipan, menyatakan bahwa, “tujuan kearsipan

ialah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,

pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan

bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah”.

 Perlu kita ketahui bahwa, tujuan dari adanya kearsipan yaitu sebagai alat bukti

yang sah sebagai alat pertanggungjawaban, perencanaan, dan penyelenggaraan

kehidupan berbangsa dan bernegara suatu unit kerja di dalam organisasi atau lembaga.

2.4 Fungsi Arsip

Arsip memiliki peran yang sangat penting disuatu lembaga dengan adanya arsip

berfungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan dalam

menjalankan kegiatan perencanaan, pengembangan, alat bukti hukum, perumusan

kebijakan, pengambilan keputusan, pengevaluasian, pembuatan laporan, transparansi

birokrasi, dan pertanggung jawaban dari sebuah kegiatan yang telah dilakukan oleh

lembaga. Dalam melakukan kegiatan pengarsipan haruslah ada sistem dan prosedur

untuk pengelolaan arsip supaya dapat menyajikan informasi yang akurat, tepat,

lengkap, cepat dan benar.

Arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari fungsinya,

menurut Basir Barthos (2003: 4) dalam bukunya Manajemen Kearsipan, dari segi

fungsinya arsip terbagi atas:

1) Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

digunakan secara langsung dalam administrasi negara.

 2) Arsip statis yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun

untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Arsip dalam kegiatannya tidak hanya menyimpan warkat tetapi memiliki

beberapa fungsi dalam menjalankan kegiatan di suatu lembaga, menurut Agus Sugiarto

dan Teguh Wahyono (2005: 9) dalam bukunya Manajemen Kearsipan Modern dari

Konvensional ke Basis Komputer. fungsi dari arsip yaitu sebagai berikut:

1) Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan

bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan.

Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-

informasi yang terekam dalam arsip tersebut.

2) Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam kegiatannya

tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan

sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi

tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media,

baik media eletronik ataupun non elektronik.

3) Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi

sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

4) Sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan

menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Sehingga arsip dapat

digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika

kegiatan organisasi.
 Perlu kita ketahui bahwa, fungsi dari arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip

dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis ialah arsip yang digunakan secara langsung

dalam kegiatan sehari-hari pada suatu lembaga, sedangkan arsip statis yaitu arsip yang

tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan sehari-hari pada suatu lembaga.

Fungsi dari arsip sangatlah penting, yakni sebagai sumber informasi dan dokumentasi

sehari-hari yang diperlukan untuk menunjang pekerjaan atau kegiatan di suatu lembaga

secara cepat dan benar.

2.5 Arsip Dinamis

2.5.1 Pengertian Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah warkat yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, dan penyelenggaraan

administrasi suatu organisasi atau lembaga. Pengelolaan surat masuk dan keluar

merupakan bagian dari arsip dinamis, karena ada kaitannya langsung dengan

administrasi sehari-hari.

Menurut Sulistyo Basuki (2003: 13), mengemukakan bahwa, “arsip dinamis

merupakan informasi yang terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat

atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau

melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut”.

Sedangkan menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005: 5) menyatakan

bahwa, “arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara”.

Dalam pengelolaan arsip dinamis menurut Undang-undang No 43 tahun 2009

Pasal 40 ayat 1 mengenai kearsipan menerangkan bahwa, pengelolaan arsip dinamis

dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan

sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem

yang memenuhi persyaratan:

1) Andal

2) Sistematis

3) Utuh

4) Menyeluruh

5) Sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.

2.5.2 Pengertian Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif

Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Berdasarkan aspek kegunaannya menurut

Basir Barthos (2007: 4) dalam bukunya Manajemen Kearsipan, arsip dinamis dapat

dikategorikan menjadi dua, yaitu:

1) Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan

digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola

oleh unit pengolahan.

 2) Arsip Inaktif adalah arsip yang secara tidak langsung dan terus menerus

diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta

dikelola oleh pusat arsip.

Perlu kita ketahui bahwa, arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara

langsung dalam melakukan penyelenggaraan kegiatan untuk melaksanakan tugas

pokok dan fungsi yang dilakukan sehari-hari oleh suatu organisasi atau lembaga. Arsip

dinamis berdasarkan aspek kegunaannya mempunyai kategori yaitu diantaranya,

dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif yakni arsip yang digunakan

secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari, sedangkan arsip

dinamis inaktif yakni arsip yang digunakan secara tidak langsung frekuensi

penggunaanya sangat jarang sekali dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

2.5 Penciptaan Arsip Dinamis

2.5.1 Penciptaan Arsip Surat

Arsip dinamis diciptakan oleh lembaga atau organisasi, baik itu pemerintah

maupun swasta sebagai media dalam menyimpan informasi mengenai suatu peristiwa

atau kegiatan. Kemudian arsip tersebut digunakan untuk perencanaan sesuatu yang

akan dicapai, pelaporan terhadap kegiatan yang telah dilakukan, pengorganisasian di

dalam suatu unit kerja, pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh pimpinan,

pengawasan terhadap kegiatan yang telah dilakukan, dan masih banyak lagi tergantung

dari tugas, pokok, dan fungsi lembaga itu sendiri.

 Salah satu penciptaan arsip dinamis yang menyimpan informasi berupa

peristiwa maupun kegiatan yaitu surat, cara kerja surat yakni untuk menyampaikan

informasi dari suatu pihak ke pihak lain dalam suatu lembaga. Menurut Basir Barthos

(2007:36) dalam bukunya Manajemen Kearsipan, “Surat adalah alat komunikasi

tertulis yang berasal satu pihak dan ditunjukan kepada pihak lain untuk menyampaikan

warta”.

Dalam penciptaan surat terdapat dua jenis yaitu surat masuk dan surat keluar,

surat masuk adalah surat yang diterima dari organisasi/instansi maupun seseorang yang

berasal dari luar organisasi/instansi, kemudian surat keluar adalah surat yang

diciptakan dari internal organisasi/instansi tersebut.

2.5.2 Pengelolaan Surat Masuk

Supaya surat tersebut tertata dengan baik, ada beberapa cara dalam pengelolaan

surat masuk, yang berkaitan langsung dengan penciptaan arsip dinamis, berikut

pengelolaan surat masuk menurut Basir Barthos (2007 : 19) yaitu :

1) Petugas penghimpun

2) Penyortiran

3) Pencatat

4) Pengarah

5) Pengolah

6) Penata arsip.
 Pendapat lain menurut Dorotul Yahmah (2009: 124) dalam bukunya

Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, kegiatan surat masuk

dilakukan melalui beberapa tahapan, yaitu :

1) Penerimaan Surat Kegiatan yang dilakukan dalam penerimaan surat yaitu:

a) Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk

b) Memeriksa kebenaran alamatnya, apabila salah alamat, surat segera

dikembalikan pada pengirim

c) Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai bukti

bahwa surat telah diterima. Biasanya penerimaan dicatat pada buku

penerimaan surat.

d) Memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju (unit pengolah/nama

pejabat).

e) Membuka surat (kecuali surat rahasia) dan memeriksa kelengkapannya

(bila ada lampirannya, kalau lampiran tidak lengkap, buat catatan

seperlunya).

2) Penyotiran Surat Penyotiran surat adalah kegiatan memisahkan dan

mengelompokkan surat-surat menurut jenis dan golongannya.

3) Pencatatan Surat Pencatatan surat masuk dapat dilakukan dengan menggunakan

buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu.

4) Pengarahan Surat Pengarahan surat dilakukan untuk menentukan arah surat

yang akan disampaikan, baik yang disampaikan kepada pimpinan dan yang

akan disampaikan kepada pengolah.

 5) Penyimpanan Surat Penyimpanan surat dilakukan secara sistematis agar bila

dibutuhkan dapat ditemukan dalam waktu yang singkat.

2.5.3 Pengelolaan Surat Keluar

Supaya Surat Keluar tertata dengan baik, ada beberapa cara kegiatan

pengelolaan surat keluar yang berkaitan langsung dengan penciptaan arsip dinamis

menurut Wursanto (2007 : 111) langkah-langkah pengelolaan surat keluar ialah sebagai

berikut :

1. Menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan.

2. Membuat konsep surat: hasil dikte dikonsepkan dengan tulisan dan disusun

sesuai bentuk surat yang benar dan dikehendaki pimpinan.

3. Mencatat pada buku registrasi keluar: Setelah konsep selesai dibuat kemudian

diketik kemudian diberikan kepada pimpinan untuk diperiksa.

4. Mengetik surat dalam bentuk akhir.

5. Meminta tanda tangan pemimpin.

6. Mengecek surat yang akan dikirim.

7. Mendistribusikan surat.

Tidak jauh berbeda dengan pendapat Dorotul Yahmah (2009: 133) mengenai

kegiatan pengelolaan surat keluar, yaitu sebagai berikut:

1) Pembuatan konsep surat

2) Pengetikan surat

3) Pelipatan dan penyampulan

 4) Pembubuhan alamat

5) Pencatatan surat

6) Pengiriman dan penyimpanan surat.

Perlu kita ketahui bahwa, dalam penciptaan arsip dinamis yang menyimpan

informasi suatu peristiwa atau kegiatan ialah surat, pengelolaan surat terbagi menjadi

dua macam yaitu surat masuk dan surat keluar. Pengurusan surat masuk terdiri

penerimaan surat, penyotiran surat, pencatatan surat, pengarahan surat, dan

penyimpanan surat. Sedangkan pengurusan surat keluar terdiri dari pembuatan konsep

surat, persetujuan konsep surat, pengetikan surat, penyuntingan surat, pencatatan surat,

pengiriman dan penyimpanan surat.

Kegiatan pengelolaan surat baik surat masuk maupun keluar harus dilakukan

secara tertata, berurutan dan mudah dalam proses pencarian ketika pada saat

dibutuhkan, hal tersebut supaya dapat memperlancar administrasi juga mempermudah

proses untuk mencapai sebuah tujuan pada suatu lembaga.

2.6 Penyimpanan dan Penataan Arsip Dinamis Surat Masuk dan Keluar

Penyimpanan dan penataan arsip surat masuk dan keluar merupakan hal yang

paling utama dalam arsip dinamis, penyimpanan arsip atau filing adalah proses

pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis. dengan adanya kegiatan

tersebut supaya surat masuk dan keluar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan

tepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

 Mengenai penyimpanan arsip menurut Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005:

51) yaitu “sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan

kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan

dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan”.

Sedangkan menurut Widjaja, A.W (1993: 103) Sistem penyimpanan arsip

adalah “suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu pedoman tertentu untuk

menyusun atau menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat

diketemukan kembali secara tepat”.

Mengenai penataan arsip menurut Dorotul Yatimah (2009: 184) dalam bukunya

Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, penataan arsip adalah “proses

mengklasifikasikan dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis,

serta menyimpannya dalam suatu tempat yang aman agar arsip tersebut dapat secara

tepat ditemukan saat dibutuhkan”.

Dalam melakukan filing menurut Basir Barthos (2007: 44) membagi 5 pokok

sistem penyelenggaraan filing yaitu:

1) Sistem abjad

2) Sistem subyek

3) Sistem geografis

4) Sistem nomor

5) Sistem kronologis
 Penyimpanan dan penataan di setiap lembaga atau organisasi berbeda dalam

pengelolaannya, ada beberapa pilihan asas pengelolaan arsip yang dapat diterapkan

menurut Sri Endang dkk (2009: 33-35) ada tiga asas pengelolaan yaitu sebagai berikut:

1) Asas sentralisasi Asas sentaralisasi adalah pengendalian kegiatan pengurusan

surat atau arsip, baik surat masuk maupun surat keluar, sepenuhnya dibebankan

dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu organisasi yang dibuat

oleh unit kearsipan.

2) Asas desentralisasi Asas desentralisasi adalah pengendalian kegiatan

pengelolaan surat atau arsip, baik surat atau arsip, baik surat masuk maupun

surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing unit kerja dalam

suatu organisasi.

3) Asas gabungan Asas gabungan merupakan gabungan dari sistem sentralisasi

dan desentralisasi adalah masing-masing unit kerja dapat melaksanakan

pengelolaan suratnya sendiri-sendiri, namun pengendaliannya dilakukan secara

terpusat.

Perlu kita ketahui bahwa, penyimpanan dan penataan surat masuk maupun

keluar merupakan kegiatan utama arsip dinamis, dalam pengelolaan tersebut

diperlukan sistem dalam melakukan penyimpanan juga penataan arsip secara

terklasifikasi, supaya dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat pada saat

diperlukan oleh lembaga tersebut.

 BAB III

GAMBARAN UMUM

3.1 Sejarah Singkat dan Profil Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak

Asasi Manusia Jawa Barat

Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa Barat

beralamat di Jalan Jakarta No. 27 Bandung Kota Bandung Jawa Barat, yang merupakan

lembaga dari Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia berada

di bawah komando serta tanggungjawab Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia RI,

dengan memiliki tugas melaksanakan sebagian Tugas Pokok dan Fungsi Kementerian

Hukum dan Hak Asasi Manusia RI dalam wilayah provinsi berdasarkan kebijakan

Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia RI dan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Jawa Barat memiliki empat

divisi yaitu:

1) Divisi Administrasi

2) Divisi Pemasyarakatan

3) Divisi Keimigrasian

4) Divisi Pelayanan Hukum dan HAM

3.2 Profil Divisi Pemasyarakatan

Divisi Pemasyarakan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Jawa

Barat merupakan divisi yang menjalankan sebagian tugas dari Direktorat Jenderal

Pemasyarakatan Kemenkumham RI, tugasnya yakni merumuskan dan melaksanakan

kebijakan di wilayah provinsi jawa barat pada bidang pemasyarakatan seperti

menegakkan hukum dan melaksanakan perlindungan HAM serta melakukan

pembinaan terhadap warga binaan pemasyarakatan yang berada di dalam tahanan,

tugas pokok dan fungsi tersebut meliputi:

1) Penyiapan perumusan kebijakan Departemen di bidang pemayarakatan,

perawatan tahanan dan pengelolaan benda sitaan Negara

2) Pelaksanaan kebijakan di bidang pemasyarakatan, perawatan tahanan dan

pengelolaan benda sitaan Negara sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan yang berlaku

3) Perumusan standar, norma, pedoman, kriteria dan prosedur di bidang

pemasyaraktan, perawatan tahanan dan pengelolaan benda sitaan Negara

4) Pemberian bimbingan teknis dan evaluasi

5) Pelaksanaan urusan administrasi dilingkungan Direktorat Jenderal

6) Pemberian perizinan dan penyiapan standar teknis dibidang pembinaan dan

pembimbingan warga binaan pemasyarakatan

7) Pengamanan teknis atas pelaksanaan tugas di bidang pembinaan dan

pembimbingan warga binaan pemasyarakatan, perawatan tahanan dan

pengelolaan benda sitaan Negara.

3.3 Visi dan Misi Divisi Pemasyarakatan

Visi: “Menjadi Penyelenggara Pemasyarakatan yang professional dalam penegakan

hukum dan perlindungan HAM”

Misi:

1. Menegakkan hukum dan hak asasi manusia terhadap tahanan, narapidana, anak,

dan klien pemasyarakatan

2. Mengembangkan pengelolaan pemasyarakatan dan menerapkan standar

pemasyarakatan berbasis IT

3. Meningkatkan partisipasi masyarakat (pelibatan, dukungan dan pengawasan)

dalam penyelenggaraan pemasyarakatan

4. Mengembangkan profesionalisme dan budaya kerja petugas pemasyarakatan

yang bersih dan bermartabat

5. Melakukan pengkajian dan pengembangan penyelenggaraan Pemasyarakatan.

3.4 Struktur Organisasi Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia

Diagram 1 : Struktur Organisasi Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM

 3.5 Struktur Organisasi Divisi Pemasyarakatan

Diagram 2 : Struktur Organisasi Divisi Pemasyarakatan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM
3.6 Tugas Pokok dan Fungsi Divisi Pemasyarakatan

Berdasarkan Permenkumham No 28 Tahun 2014, Divisi Pemasyarakatan

mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas, pokok, dan fungsi Direktorat

Jenderal Pemasyarakatan di Wilayah. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Divisi

Pemasyarakatan berfungsi:

1) Pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas teknis di bidang bimbingan

pemasyarakatan, pengentasan anak, informasi dan komunikasi, keamanan,

kesehatan, dan perawatan narapidana/tahanan, serta pengelolaan benda

sitaan dan barang rampasan negara

2) Pelaksanaan kerjasama, pemantauan evaluasi dan penyusunan laporan

pelaksanaan tugas teknis di bidang bimbingan pemasyarakatan, pengentasan

anak, informasi dan komunikasi, keamanan, kesehatan, dan perawatan

narapidana/tahanan, serta pengelolaan benda sitaan dan barang rampasan

negara

3) Penyusunan rencana, program, kegiatan, dan anggaran di lingkungan Divisi

Pemasyarakatan

4) Pengkoordinasian perencanaan dan pelaksanaan, pengelolaan sumber daya

manusia, sarana dan prasarana, serta administrasi keuangan di lingkungan Unit

Pelaksana Teknis Pemasyarakatan, berkoordinasi dengan Divisi Administrasi.

 Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi, dibutuhkan unit kerja seperti

bidang agar kegiatan yang dilakukan bisa berjalan lancar, bidang dalam Divisi

Pemasyarakatan terdiri atas:

1) Bidang Pembinaan, Bimbingan Pemasyarakatan, Pengentasan Anak, Informasi

dan Komunikasi

2) Bidang Keamanan, Kesehatan, dan Perawatan Narapidana/Tahanan dan

Pengelolaan Benda Sitaan dan Barang Rampasan Negara.

Bidang Pembinaan, Bimbingan Pemasyarakatan, Pengentasan Anak, Informasi

dan Komunikasi mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan pengendalian

pelaksanaan tugas teknis, kerja sarna, pemantauan, evaluasi, serta penyusunan

laporan pelaksanaan tugas teknis di bidang bimbingan pemasyarakatan, pengentasan

anak, serta informasi dan komunikasi.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Bidang Pembinaan,

Bimbingan Pemasyarakatan, Pengentasan Anak, Informasi dan Komunikasi

menyelenggarakan fungsi:

1) Pelaksanaan pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas teknis di bidang

bimbingan pemasyarakatan, pengentasan anak, serta informasi dan komunikasi

2) Pelaksanaan kerjasama, pernantauan, evaluasi dan penyusunan laporan

pelaksanaan tugas teknis di bidang bimbingan pemasyarakatan, pengentasan

anak, serta informasi dan komunikasi.

 Bidang Pernbinaan, Bimbingan Pemasyarakatan, Pengentasan Anak,

Informasi, dan Komunikasi dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi memiliki

subbidang terdiri atas:

1) Subbidang Pembinaan, Bimbingan Pemasyarakatan dan Pengentasan Anak.

Subbidang Pembinaan, Bimbingan Pemasyarakatan dan Pengentasan Anak

mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pembinaan dan pengendalian

pelaksanaan tugas teknis, kerjasama, pemantauan, evaluasi serta penyusunan

laporan pelaksanaan tugas teknis di bidang bimbingan pemasyarakatan dan

pengentasan anak.

2) Subbidang Registrasi, Informasi dan Komunikasi.

Subbidang Registrasi, Informasi, dan Komunikasi mempunyai tugas

melakukan penyiapan bahan pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas

teknis, kerjasarna, pemantauan, evaluasi serta penyusunan laporan pelaksanaan

tugas teknis di bidang registrasi serta informasi dan komunikasi.

Sedangkan pada Bidang Keamanan, Kesehatan, Perawatan

Narapidana/Tahanan, dan Pengelolaan Benda Sitaan dan Barang Rampasan Negara

mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas

teknis, kerjasarna, pemantauan, evaluasi serta penyusunan laporan pelaksanaan tugas

teknis di bidang keamanan, kesehatan, dan perawatan narapidana tahanan, serta

pengelolaan benda sitaan dan barang rarnpasan negara.

 Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Keamanan,

Kesehatan, Perawatan Narapidana/Tahanan, dan Pengelolaan Benda Sitaan dan Barang

Rampasan Negara menyelenggarakan fungsi:

1) pelaksanaan pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas teknis di

bidang keamanan, kesehatan, dan perawatan narapidana/ tahanan serta

pengelolaan benda sitaan dan barang rampasan negara

2) pelaksanaan kerjasarna, pemantauan, evaluasi dan penyusunan laporan

pelaksanaan tugas teknis di bidang keamanan, kesehatan, dan perawatan

narapidana/tahanan serta pengelolaan benda sitaan dan barang rampasan

negara.

Bidang Keamanan, Kesehatan, Perawatan Narapidana dan Tahanan dan

Pengelolaan Benda Sitaan dan Barang Rarnpasan Negara terdiri atas:

1) Subbidang Keamanan

Subbidang Keamanan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas teknis, kerja sarna,

pemantauan, evaluasi serta penyusunan laporan pelaksanaan tugas teknis di

bidang pelayanan keamanan dan pelayanan pengaduan

2) Subbidang Perawatan Narapidana Tahanan, Pengelolaan Benda Sitaan dan

Barang Rampasan Negara.

Subbidang Perawatan Narapidana Tahanan, Pengelolaan Benda Sitaan dan

Barang Rampasan Negara mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

pembinaan dan pengendalian pelaksanaan tugas teknis kerja sarna,

pemantauan, evaluasi serta penyusunan laporan pelaksanaan tugas teknis di

bidang pelayanan kesehatan dan perawatan narapidana/tahanan serta

pengelolaan benda sitaan dan barang rampasan negara.

 BAB IV

HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Sistem Kerja Divisi Pemasyarakatan Kantor Wilayah Kementerian Hukum

dan Hak Asasi Manusia Jawa Barat

Divisi Pemasyarakatan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi

Manusia Jawa Barat mempunyai tugas pokok dan fungsi yakni melaksanakan sebagian

tugas tingkat provinsi dari Direkterot Jenderal Pemasyarakatan Kementerian Hukum

dan Hak Asasi Manusia dengan melakukan penerapan Sistem Pembinaan untuk

menegakkan hukum dan hak asasi manusia terhadap Warga Binaan Pemasyarakatan

(WBP) atau narapidana/tahanan dan klien pemasyarakatan berdasarkan sistem,

kelembagaan dan cara pembinaan yang merupakan bagian akhir dari sistem

pemidanaan dalam tata Peradilan Negara.

Dengan adanya Sistem Pembinaan yaitu sebagai suatu tatanan mengenai arah

dan batas serta cara pembinaan WBP berdasarkan Pancasila yang dilaksanakan secara

terpadu antara pembina, yang dibina dan masyarakat untuk meningkatkan kualitas

WBP agar menyadari kesalahan, memperbaiki diri dan tidak mengulangi tindak pidana

sehingga dapat diterima kembali oleh lingkungan masyarakat, dapat aktif berperan

dalam pembangunan dan dapat hidup secara wajar sebagai warga negara yang baik dan

bertanggungjawab. Dalam melaksanakan tugas tersebut Divisi Pemasyarakatan

memiliki Unit Pelaksana Teknis (UPT) diantaranya:

 1) Rumah Tahanan (RUTAN)

Rutan adalah unit pelaksana teknis yang mempunyai peran sebagai rumah atau

tempat bagi tersangka atau terdakwa yang ditahan selama proses penyidikan,

penuntutan, dan pemeriksaan di sidang peradilan.

2) Lembaga Pemasyarakatan (LAPAS)

Lapas adalah unit pelaksana teknis yang mempunyai peran sebagai tempat

untuk melakukan pembinaan terhadap narapida dan anak didik

pemasyarakatan. Sebelum dikenal istilah lapas, masyarakat luas menyebutnya

sebagai penjara.

3) Balai Pemasyarakatan (BAPAS)

Bapas adalah unit pelaksana teknis yang mempunyai peran sebagai tempat

untuk bimbingan bagi warga binaan atau narapidana yang telah bebas bersyarat

maupun cuti bersyarat dengan pemberian pengawasan yang khusus, selama

waktu yang telah ditentukan.

4) Rumah Penyimpanan Benda Sitaan Negara (RUPBASAN)

Rupbasan adalah unit pelaksana teknis yang mempunyai peran sebagai tempat

penyimpanan benda yang disita atau dirampas oleh negara untuk keperluan

proses peradilan.

4.2 Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

Penyusun melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Kantor Wilayah

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa Barat, yaitu dalam melakukan

pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar pada Divisi Pemasyarakatan.
Pelaksanaan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (Job Training) dimulai sejak tanggal

11 Juli 2018 sampai 15 Agustus 2018. Job Training dilaksanakan setiap hari senin-

jumat dengan menyesuaikan jam kerja Kantor Wilayah Kemenkumham Jawa Barat.

Jam Kerja Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa

Barat:

 Hari Senin – Kamis : Pukul 07:30 – Pukul 15:30

Istirahat : Pukul 12:00 – Pukul 13:00

 Hari Jumat : Pukul 07.30 – Pukul 16:00

Istirahat : Pukul 11:30 – Pukul 13:00

Penyusun diberikan banyak kesempatan untuk melakukan banyak kegiatan

Pada Divisi Pemasyarakatan Kanwil Kemenkumham Jawa Barat, kegiatan yang

dilakukan penyusun antara lain :

1) Menghimpun surat masuk non elektronik berupa surat dan lampiran (berkas)

dari UPT Divisi Pemasyarakatan juga lembaga luar per bulan Januari – Juli

2018

2) Memisahkan surat masuk dari UPT dengan lembaga luar

3) Menyortir surat dan berkas berdasarkan subjek

4) Input data surat masuk non elektronik dari UPT dan instansi luar

5) Input data berkas Warga Binaan Pemasyarakatan untuk syarat Cuti

Menjelang Bebas, Cuti Bersarat, Pembebasan Bersyarat, dan Asimilasi

Sosial
 6) Input data berkas laporan tahunan, laporan bulanan, dan laporan triwulan

dari UPT

7) Memasukan dan merapihkan surat yang telah di Input kedalam box dan laci

arsip

8) Memasukan dan merapihkan berkas Usulan Cuti Menjelang Bebas, Cuti

Bersarat, Pembebasan Bersyarat, dan Asimilasi Sosial Warga Binaan

Pemasyarakatan ke dalam Rak Arsip berdasarkan Bulan dan Tahun.

9) Memasukan dan Merapihkan Berkas Laporan Tahunan, Laporan Bulanan,

dan Laporan Triwulan dari UPT kedalam Rak

10) Memberikan nomor untuk surat keluar non elektronik

11) Memberikan Cap untuk Surat keluar

12) Mengirim Surat kepada UPT melalui Aplikasi Sistem Surat Masuk Keluar

(Sisumaker).

4.3 Hasil Identifikasi Masalah

4.3.1 Kebijakan Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Keluar

Melakukan kegiatan arsip surat masuk maupun keluar Kantor Wilayah

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa Barat menggunakan sistem

kearsipan asas desentralisasi setiap divisinya, pengendalian kegiatan pengelolaan surat

atau berkas, baik itu surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh

masing-masing divisi untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi. Sedangkan untuk

pengelolaan arsip data pegawai menggunakan sentralisasi yang mengelolanya Divisi

Administrasi. Alasan dari adanya desentralisasi pengelolaan arsip surat masuk maupun

keluar yang dilakukan oleh setiap divisi Kanwil Kemenkumham Jabar yaitu:

1) Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan masing-masing divisi

2) Keperluan akan arsip surat masuk maupun keluar mudah dijangkau, cepat, tepat

dan terpenuhi karena berada di dalam divisi sendiri

3) Penanganan arsip surat menjadi mudah dilakukan, karena arsipnya sudah

dikenal dengan baik oleh pegawai tersebut.

4.3.2 Distribusi Surat Masuk

1) Alur distribusi surat masuk non elektrotik ke Divisi Pemasyarakatan:

 Surat berasal dari Unit Pelaksana Teknis, Instansi luar kantor, dan

lingkungan Kemenkumham RI seperti Direktorat Jenderal Pemasyarakatan

RI dan Sekretaris Jenderal Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI

 Surat dikirim melalui POS

 Surat Masuk diterima oleh Divisi Administrasi Kantor Wilayah

Kemenkumham Jawa Barat, Divisi Administrasi bertugas menghimpun

semua surat masuk, mengecek surat, menyortir surat yang ada, dan

menyalurkan surat ke setiap divisi sesuai tugas pokoknya masing-masing.

 Surat diterima oleh Divisi Pemasyarakatan dan Kepala Divisi mengetahui

surat tersebut, kemudian surat diserahkan kepada kepala bidang atau kepala

subbidang untuk diproses.

 Diagram 3 : Alur Distribusi Surat Masuk Non Elektronik

2) Alur distribusi surat masuk elektrotik ke Divisi Pemasyarakatan:

 Surat hanya berasal dari Unit Pelaksana Teknis dan lingkungan

Kemenkumham RI.

 Surat tersebut dikirim melalui Sistem Surat Masuk Keluar (Sisumaker)

Kementerian Hukum Hak Asasi Manusia

http://sumaker.kemenkumham.go.id

 Surat Masuk diterima oleh Divisi Pemasyarakatan

 Kepala Divisi mengetahui isi surat

 Kemudian surat diproses oleh Kepala Bidang dan Kepala Subbidang.

 Diagram 4 : Alur Distribusi Surat Masuk Elektronik

4.5.1 Distribusi Surat Keluar

1) Alur distribusi surat keluar non elektrotik ke Divisi Pemasyarakatan:

 Kepala Bidang atau Subbidang Divisi Pemasyarakatan membuat surat yang

akan ditunjukan kepada yang bersangkutan

 Kepala Divisi Pemasyarakatan mengetahui dan mendatangani serta

mengecap surat dan kemudian surat tersebut diberi nomor serta kode surat

 Dari pihak Divisi Pemasyarakatan mengirim surat melalui POS

 Surat diterima oleh pihak yang bersangkutan.

 Diagram 5 : Alur Distribusi Surat Keluar Non Elektronik

2) Alur distribusi surat keluar elektrotik ke Divisi Pemasyarakatan:

 Kepala Bidang dan Kepala Subbidang Divisi Pemasyarakatan membuat

surat yang hanya akan ditunjukan kepada Unit Pelaksana Teknis atau

lingkungan Kemenkumham RI

 Kepala Divisi Pemasyarakatan mengetahui dan mendatangani serta

mengecap surat dan kemudian surat tersebut diberi nomor serta kode surat

 Surat tersebut dikirim melalui Sistem Surat Masuk Keluar (Sisumaker)

Kementerian Hukum Hak Asasi Manusia

http://sumaker.kemenkumham.go.id

 Surat diterima oleh pihak yang bersangkutan.

 Diagram 5 : Alur Distribusi Surat Keluar Elektronik

4.4 Pengelolaan Arsip Surat Masuk

Dalam melakukan pengelolaan arsip surat masuk penyusun lebih sering

mengelola arsip surat masuk non elekronik dikarenakan divisi pemasyarakatan belum

melakukan pengarsipan surat dan berkas pada bulan Januari-Juli 2018. Selain itu juga

pengelolaan arsip surat masuk elektronik belum berjalan efektif hanya menyimpan

surat dan berkas yang telah di unduh didalam komputer, dikarenakan Sisumaker

Kemenkumham RI masih tergolong baru peluncurannya pada bulan januari 2018,

tetapi untuk lingkungan Kantor Wilayah Kemenkumham Jabar tepatnya didalam divisi

pemasyarakatan berjalan efektif pada bulan juli 2018 dikarenakan sebagian besar UPT

belum memahami fungsi dari Sisumaker tersebut.

 Gambar 1: Sisumaker Kementerian Hukum dan HAM RI

Gambar 2: Sisumaker Kementerian Hukum dan HAM RI

Berikut adalah pengelolaan arsip surat masuk dan berkas yang dilakukan oleh

Divisi Pemasyarakatan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia

Jawa Barat:

1) Menghimpun surat masuk

Divisi Administrasi bertugas untuk menghimpun semua surat masuk yang

datang ke kantor, mengecek surat, menyortir surat yang ada, dan menyalurkan
 surat ke setiap divisi sesuai tugas pokoknya masing-masing divisi. Kemudian

Divisi Pemasyarakatan menghimpun seluruh surat masuk yang datang dari

Divisi Administrasi berupa surat maupun berkas, baik itu surat dari Unit

Pelaksana Teknis maupun dari instansi luar.

1) Mengetahui isi surat

Setelah diterima surat dari divisi administrasi, Kepala Divisi, Kepala Bidang,

dan Kepala Subbidang mengetahui isi surat tersebut.

2) Melakukan Pencatatan

Mencatat jumlah surat masuk yang datang ke Divisi Pemasyarakatan setiap

harinya.

3) Menghimpun dan mengkategorikan

Menghimpun semua surat yang telah dicatat, kemudian mengkategorikan surat

masuk berdasarkan penting, biasa, dan tidak penting, juga memisahkan surat

masuk antara Unit Pelaksana Teknis dengan instansi luar.

4) Penyortiran surat

Surat tersebut disortir berdasarkan subjek isi surat, selanjutnya membuat

klasifikasi arsip, subjek surat dikelompokan menurut klasifikasi arsip yang

dibuat oleh Kemenkumham RI salah satunya seperti:

 PK 01 01 Registrasi

Klasifikasi ini digunakan untuk subjek isi surat mengenai pemindahan

Narapidana ke Lapas lain.

 PK 01 02 Statistik
 Klasifikasi ini digunakan untuk subjek isi surat mengenai jumlah data

warga binaan pemasyarakatan

 PK 01 03 Sidik Jari

Klasifikasi ini digunakan untuk subjek isi surat mengenai data setiap warga

binaan pemasyarakatan

 PK 01 04 Keamanan

Klasifikasi ini digunakan untuk isi subjek isi surat mengenai keadaan

didalam Lapas dan Rutan

 PK 01 05 Bimbingan Kemasyarakatan

Klasifikasi ini digunakan untuk subjek isi surat mengenai bimbingan

narapidana seperti bimbingan kerohanian, juga bimbingan narapidana yang

akan kembali masuk kedalam lingkungan masyarakat seperti asimilasi kerja

sosial, cuti bersyarat, cuti menjelang bebas, dan pembebasan bersyarat.

 PK 01 06 Pembinaan

Klasifikasi ini digunakan untuk subjek isi surat mengenai pembinaan

narapidana seperti memberikan pendidikan dan keterampilan

 PK 01 07 Kesejahtraan dan Perawatan

Klasifikasi ini digunakan untuk subjek isi surat mengenai perawatan dan

kesehatan narapidana.

5) Input data surat masuk UPT dan instansi luar

Melakukan Input data surat masuk maupun berkas dari Unit Pelaksana Tugas

dan instansi luar menggunakan aplikasi basic yaitu Microsoft Excel agar

mengetahui jumlah data surat maupun berkas yang telah terhimpun. Berikut
gambar dari input data surat dan berkas menggunakan aplikasi Basic

Microsoft Excel sebagai berikut:

 Surat Instansi luar

 Surat mengenai Keamanan

 Berkas Laporan Tahunan Keperawatan Narapidana

  Berkas Cuti Bersyarat, Cuti Menjelang Bebas, dan Pembebasan

Bersyarat

6) Penyimpanan

Setelah surat di input menggunakan microsoft excel, tahap selanjutnya yaitu

memasukan dan merapihkan surat masuk kedalam rak dan laci, untuk surat
 disimpan kedalam laci sedangkan berkas disimpan kedalam rak,

penyimpanannya pun dikelompokan berdasarkan subjek isi surat.

7) Pemusnahan

Arsip surat yang disimpan merupakan arsip aktif yang sewaktu-waktu

dibutuhkan kembali, apabila arsip surat tersebut sudah jarang dibutuhkan

maka beralih status menjadi arsip inaktif. Arsip surat yang tidak dibutuhkan

lagi maka akan dimusnahkan berdasarkan perintah dari Kepala Divisi

Pemasyarakatan.

Gambar 3:Laci Penyimpanan Arsip

 Gambar 4: Rak Penyimpanan Berkas CB, CMB, dan PB

4.5 Pengelolaan Arsip Surat Keluar

Untuk pengelolaan arsip surat keluar kegiatannya sangatlah sederhana, berbeda

dengan pengelolaan arsip surat masuk. Surat keluar dikelola oleh masing-masing unit

kerja berdasarkan tugas pokok dan fungsinya. Kegiatan surat keluar non elektronik

dengan elektronik hampir sama, yang membedakan hanyalah perantara pengiriman

surat. Berikut adalah pengelolaan surat keluar yang dilakukan oleh Divisi

Pemasyarakatan Kementerian Hukum dan HAM Jawa Barat:

1) Penciptakan konsep surat

Pimpinan menugasi bidang dan subbidang dalam menciptakan konsep surat

akan ditujukan kepada lingkungan Kemenkumham seperti UPT atau Direktorat

Jenderal Pemasyarakatan dan instansi luar.

2) Membuat surat dalam bentuk awal

bidang atau subbidang memerintahkan staffnya untuk membuat surat, setelah

itu diserahkan kembali untuk dikoreksi apakah ada kesalahan atau tidak.

3) Membuat surat dalam bentuk akhir

 Setelah dikoreksi staff membuat surat keluar dalam bentuk akhir pada kertas

berkepala surat atau kop surat dan juga nomor surat yang akan ditujukan kepada

lingkungan Kemenkumham seperti UPT atau Direktorat Jenderal

Pemasyarakatan dan instansi luar.

4) Tanda tangan Kepala divisi

Setelah surat selesai dibuat, selanjutnya memberikan tanda tangan pemimpin

beserta cap pada surat tersebut agar surat legal dan sebagai tanda bukti surat

yang sah.

5) Mengecek kembali dan membuat agenda surat keluar

Sebelum mengirimnya surat di cek kembali supaya surat tidak ada kesalahan

dalam penulisan, setelah itu membuat agenda surat keluar yang dilakukan oleh

staff.

6) Pengiriman surat

Setelah selesai pengecekan tahap selanjutnya distribusi surat, untuk surat non

elektronik dikirim melalui pos, sedangkan untuk surat elektronik surat tersebut

di scan kemudian di upload melaui sisumaker Kemenkumham

http://sumaker.kemenkumham.go.id tetapi sisumaker hanya untuk lingkungan

Kemenkumham RI.

7) Penyimpanan

Untuk surat keluar tidak ada penyimpanan khusus seperti pengelolaan arsip

surat masuk, penyimpanan surat keluar dilakukan oleh bidang dan subbidang

berdasarkan tugas pokok dan fungsi mengenai isi surat tersebut.

4.6 Kendala Pengelolaan Arsip Surat Masuk dan Keluar

Setiap Instansi dalam melakukan pengelolaan arsip pasti memiliki kendala,

begitupun dengan Divisi Pemasyarakatan Kemenkumham Jabar, selama melaksanakan

praktek kerja lapangan penyusun menemukan terdapat beberapa kendala yang dihadapi

dalam melakukan pengelolaan arsip surat baik itu surat masuk maupun surat keluar.

Berikut kendala-kendala yang dihadapi oleh penyusun:

1) Menggunakan aplikasi basic

Dalam melaksanakan kegiatan kearsipan Divisi Pemasyarakatan hanya

menggunakan aplikasi basic seperti microsoft excel dalam melakukan input

data pengelolaan arsip surat masuk dan berkas, tidak menggunakan aplikasi

khusus seperti Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dikarenakn staff

belum mengetahui aplikasi tersebut

2) Sumberdaya Manusia

Belum adanya arsiparis pada Divisi Pemasyarakatan dan sebagian besar

pegawai memiliki keterbatasan pengetahuan mengenai arsip, tugas dalam

melakukan kegiatan pengelolaan arsip surat masuk dan berkas dilakukan oleh

Ibu Retno selaku staf dari subbidang perawatan pengelolaan Basan dan Baran.

3) Fasilitas

Fasilitas dalam menunjang kearsipan masih kurang dalam segi kualitas maupun

kuantitas, seperti halnya tempat dalam penyimpanan yang sangat sempit juga

rak arsip yang hanya sedikit.

4) Pemeliharaan arsip
 Pemeliharaan dan perawatan arsip belum dilaksanakan secara maksimal oleh

Divisi Pemasyarakatan, arsip yang telah di input hanya disimpan saja tidak ada

pemeliharaan dan perawatan khusus arsip.

5) Tidak ada pengelolaan arsip surat elektronik

Sistem Surat Masuk Keluar (Sisumaker) dirancang oleh Kementerian Hukum

dan Hak Asasi Manusia RI Pada bulan Januari 2018, untuk Kantor Wilayah

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa Barat Efektif digunakan

pada bulan Juni, jadi karena tergolong masih baru, jadi belum ada pengelolaan

kearsipannnya.
 BAB V

KESIMPULAN

5.1 Kesimpulan

Selama melaksanakan praktek kerja lapangan dalam melakukan kegiatan

pengelolaan arsip surat masuk dan keluar pada Divisi Pemasyarakatan Kantor Wilayah

Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa Barat, penyusun menarik beberapa

kesimpulan yaitu:

1) Divisi Pemasyarakatan Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi

Manusia Jawa Barat sudah melakukan pengelolaan arsip surat masuk dan

keluar tetapi kegiatannya belum dilaksanakan secara maksimal khususnya

dalam melakukan penyimpanan dan penataan.

2) Pengelolaan arsip surat masuk dikelola oleh staf yang ditugasi oleh kepala

divisi sedangkan untuk surat keluar dikelola oleh masing-masing bidang dan

subbidang.

3) Masih terdapat banyak kendala dalam melakukan pengelolaan arsip surat

masuk dan keluar, seperti masih menggunakan aplikasi basic yaitu Microsoft

Excel dalam melakukan penginputan data surat, tidak adanya arsiparis dalam

melakukan pengelolaan arsip surat, fasilitas penyimpanan yang tidak memadai,

serta tidak adanya pemeliharaan dan perawatan arsip surat.

5.2 Saran

Berdasarkan pemaparan kesimpulan yang telah diuraikan, maka penyusun

memberikan saran yaitu sebagai berikut:

1) Menambakan sarana dan prasarana yang masih kurang untuk menunjang

pengelolaan arsip surat maupun berkas seperti lemari dan rak arsip serta

ruangan penyimpanan arsip

2) Memberikan diklat atau pelatihan khusus kearsipan bagi staf yang ditugasi

dalam melakukan pengelolaan arsip surat maupun berkas.

3) Sebaiknya melakukan pemeliharaan dan perawatan bagi surat yang telah

disimpan agar surat tersebut terhindar dari kerusakan.

4) Menerapkan sebuah sistem khusus dengan menggunakan teknologi untuk

melakukan kegiatan pengelolaan arsip surat maupun berkas, seperti aplikasi

Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) agar arsip mudah untuk dicari

kembali secara cepat dan tepat ketika sewaktu-waktu dibutuhkan

5) Memberikan motivasi dan wawasan kepada staf mengenai pentingnya

mengelola arsip surat maupun berkas dalam menunjang kegiatan institusi.

 DAFTAR PUSTAKA

Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Bumi Aksara.

----------, 2007. Manajemen Kearsipan. Jakarta : PT Bumi Aksara.

----------, 2009. Manajemen kearsipan untuk lembaga negara, swasta dan perguruan

tinggi. Jakarta : PT. Bumi Aksara.

Basuki, Sulistyo. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

----------, 2007. Pengantar Ilmu Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka

Endang, Sri. Sri Mulyani dan Suyetty. 2009. Modul Mengelola dan Menjaga Sistem

Kearsipan. Jakarta: Erlangga.

Gie, The Liang. 2009. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Mulyono, Sularso. 1985. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty.

Undang-undang Republik Indonesia Nomor. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

Undang-undang Nomor. 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok Kearsipan

Sawiji, Hery. 2002. Manajemen Perkantoran. Surakarta : UNS Press

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari

Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Grava Media.

Wijaya, A.W. 1986. Administrasi Kearsipan : suatu pengantar. Jakarta : Rajawali.

Wursanto. 2004. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius

----------, 2007. Kearsipan II. Yogyakarta : Kanisius.

Yahmah, Dorotul. 2009. Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran.

Bandung: Pustaka Setia.

 LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Pengantar Izin Praktek Kerja Lapangan

Lampiran 2 Surat Kesediaan Instansi
 Lampiaran 3 Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

No. Tanggal Kegiatan

1. 11 Juli 2018 Tahap Perkenalan dan ditugaskan di Divisi

Pemasyarakatan

2. 12 Juli 2018 Membereskan surat dan berkas Divisi Pemasyarakatan

3. 13 Juli 2018 Menyortir surat berdasarkan subjek surat

4. 16 Juli 2018 Menginput surat Klasifikasi PK 01 05 Bimbingan

Kemasyarakatan

5. 17 Juli 2018 Menginput surat Klasifikasi PK 01 05 Bimbingan

Kemasyarakatan

6. 18 Juli 2018 Menginput surat Klasifikasi PK 01 05 Bimbingan

Kemasyarakatan

7. 19 Juli 2018 Menginput surat Klasifikasi PK 01 05 Bimbingan

Kemasyarakatan

8. 20 Juli 2018 Izin

9. 21 Juli 2018 Menginput surat Klasifikasi PK 01 01 Registrasi dan PK 01

04 Keamanan

10. 22 Juli 2018 Menginput surat Klasifikasi PK 01 01 Registrasi dan PK 01

04 Keamanan

11. 23 Juli 2018 Menginput surat Klasifikasi PK 01 01 Registrasi dan PK 01

04 Keamanan
12. 24 Juli 2018 Menginput surat Klasifikasi PK 01 01 Registrasi dan PK 01

04 Keamanan

13. 25 Juli 2018 Menginput surat Klasifikasi PK 01 07 Kesejahtraan dan

Perawatan

14. 26 Juli 2018 Menginput surat Klasifikasi PK 01 07 Kesejahtraan dan

Perawatan

15. 27 Juli 2018 Menginput surat Klasifikasi PK 01 07 Kesejahtraan dan

Perawatan

16. 30 Juli 2018 Menginput surat Klasifikasi PK 01 06 Pembinaan

17. 1 Agustus 2018 Menginput surat Klasifikasi PK 01 06 Pembinaan

18. 2 Agustus 2018 Menginput Berkas Pengajuan Pembebasan Bersyarat, Cuti

Bersyarat, Cuti Menjelang Bebas, dan Asimilasi Kerja

Sosial

19. 3 Agustus 2018 Menginput Berkas Pengajuan Pembebasan Bersyarat, Cuti

Bersyarat, Cuti Menjelang Bebas, dan Asimilasi Kerja

Sosial

20. 4 Agustus 2018 Menginput Berkas Pengajuan Pembebasan Bersyarat, Cuti

Bersyarat, Cuti Menjelang Bebas, dan Asimilasi Kerja

Sosial

21. 6 Agustus 2018 Izin

22. 7 Agustus 2018 Menginput surat Klasifikasi PK 01 07 Kesejahtraan dan

Perawatan dan PK 01 06 Pembinaan

23. 8 Agustus 2018 Menginput surat dari Instansi Luar

24. 9 Agustus 2018 Menginput Laporan

25. 10 Agustus Menginput Laporan

2018

26. 13 Agustus Menginput surat Klasifikasi PK 01 07 Kesejahtraan dan

2018 Perawatan dan PK 01 06 Pembinaan

27. 14 Agustus Melakukan Penyimpanan Arsip

2018

28. 15 Agustus Melakukan Penyimpanan Arsip

2018
Lampiran 4 Gambar

Gedung Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Jawa Barat

Foto Bersama Pegawai Divisi Pemasyarakatan

Rak penyimpanan berkas Cuti Bersyarat, Pembebasan Bersyarat, dan Cuti Menjelang

Bebas

Sedang memberikan pengenalan mengenai sistem surat masuk dan keluar aplikasi

SISUMAKER
 Data Pribadi

1. Nama Lengkap : Ahmad Fahmi Faturohman

2. Tempat Dan Tanggal Lahir : Majalengka, 2 Februari 1996
3. Jenis Kelamin : Laki-laki
4. Alamat : Blok Kamis RT/RW 001/002 Desa Burujul
Wetan Kec. Jatiwangi Kab. Majalengka, 45454
5. Alamat Kost : Kost Pondok Yani Cikeruh
6. Agama : Islam
7. Status Perkawinan : Belum Menikah
8. Kewarganegaraan : Indonesia
9. No Handphone : 081322782190
10. E-Mail : ahmad.fahmi7153@gmail.com

RIWAYAT PENDIDIKAN FORMAL

No. Jenjang Pendidikan Nama Institusi Pendidikan Tahun

1 SD SDN 1 Burujul Wetan 2002-2008
2 SMP SMPN 2 Jatiwangi 2008-2011
3 SMA SMAN 1 Jatiwangi 2011-2014
4 Perguruan Tinggi Universitas Padjadjaran 2015- Sekarang