BAB 20

DESAIN, IMPLEMENTASI, DAN OPERASI SISTEM

PENDAHULUAN

Para akuntan harus memahami proses pengembangan, karena mereka terlibat didalamnya,
sebagai pemakai membantu menspesifikasikan kebutuhan, sebagai anggota tim pengembangan, dan
sebagai auditor setelah siste, tersebut selesai. Para akuntan harus membantu manjaga proyek
tersebut pada jalurnya dengan cara mengevaluasi serta mengukur manfaat, mengawasi biaya, dan
memastikan bahwa proyek tersebut tepat waktu.

A. DESAIN KONSEPTUAL SISTEM

Dalam tahap desain konseptual sistem, pengembang membuat sebuah kerangka kerja umum
untuk mengimplementasikan kebutuhan pemakai dan mangatasi masalah yang diidentifikasi dalam
tahap analisis. Tiga langkah penting dalam desai konseptual sistem yaitu:

1. Mengevaluasi Berbagai Alternatif Desain

Terdapat banyak cara untuk mendesain SIA, hingga akuntan dan orang-orang yang terlibat
harus terus menerus membuat keputusan atas desain. Tim desai harus mengidentifikasi berbagai
alternatif dan mengevaluasi sehubungan dengan standar-standar berikut ini:

1. Seberapa baik desain tersebut memenuhi tujuan organisasi dan sistem

2. Seberapa baik desain tersebut memenuhi kebutuha para pemakai
3. Apakah layak secara ekonomi
4. Apa keuntungan dan kelemahannya.

2 . Menyiapkan Spesifikasi Desain

Setelah alternatif dipilih, tim proyek mengembangkan spesifikasi desain konseptual untuk
elemen-elemen berikut:

1. Output. Output harus dibuat lebih dahulu karena sistem didesain untuk memenuhi
kebutuhan informasi para pemakainya.
2. Penyimpanan Data. Bagaimana cara penyimpanannya, apakah berurutan atau acak, file atau
database apa yang seharusnya digunakan, dan ukuran field yang mana yang tepat untuk
bagian data tersebut.
3. Input. Input dikembangkan hanya setelah output yang diinginkan diidentifikasi.
4. Prosedur dan operasi pemrosesan. Bagaimana memproses input dan menyimpan data agar
dapat menghasilkan laporan, dan urutan proses yang harus dilakukan.

3. Membuat Laporan Desain Konseptual Sistem

1|17
 Tujuan dari laporan ini adalah untuk (1) member petunjuk pada aktivitas desain sistem, (2)
menkomunikasikan bagaimana kebutuhan pihak manajemen dan para pemakai dipenuhi, (3)
membantu komite pelaksana menilai kelayakan sistem. Komponen utama adalah deskripsi dari satu
atau lebih sistem yang direkomendasikan. Deskripsi ini berisi output, database dan input; aliran
pemrosesan dan hubungan antarprogram, file, input, dan output; hardware, software, dan
kebutuhan sumber daya; serta proses dan alur audit, pengendalian, dan keamanan.

B. DESAIN FISIK SISTEM

Selama tahap desain fisik sistem, perusahaan menetapkan bagaimana desain konseptual SIA
akan diimplementasikan.

Desain Output

Tujuan dari desain output untuk menetapkan sifat, format, isi, dan waktu dari laporan
tercetak, dokumen dan tampilan layar. Output biasanya masuk ke dalam salah satu dari keempat
kategori berikut:

1. Laporan terjadwal memiliki isi dan format yang telah ditentukan terlebih dahuludan dibuat
secara teratur.
2. Laporan analisis untuk tujuan khusus tidak memiliki isi atau format yang telah ditentukan
lebih dulu, tapi dibuat hanya sebagai respon atas kondisi yang tidak biasa.
3. Laporan permintaan memiliki isi dan format yang telah ditentukan lebih dahulu, tapi dibuat
berdasarkan permintaan.

Para pengembang SIA membuat contoh output, dan para pemakai mengevaluasinya untuk
memastikan bahwa output tersebut lengkap, relevan, dan berguna. Output yang tidak dapat diterima
diubah dan ditinjau ulang sesering dibutuhkan untuk membuatnya dapat diterima.

Desain File dan Database

Merupakan hal yang penting bahwa berbagai divisi atau departemen dari sebuah
perusahaan menyimpan data dalam format yang sesuai. Pertimbangan dari desain file dan database
yaitu media, pengaturan dan akses, jenis pemrosesan, pemeliharaan, ukuran, dan tingkat aktivitas.

Desain Input

Saat mengevaluasi desain input, tim desain harus mengidentivikasi berbagai jenis input data
dan metode input yang optimal. Terdapat dua jenis prinsip input data: formulir dan tampilan layar.

Desain Formulir

Beberapa sistem informasi masih mengumpulkan data input dalam bentuk kertas dan
kemudian memindahkan data tersebut ke media komputer. Beberapa prinsip-prinsip desain formulir
yaitu:

Pertimbangan Umum

2|17
  Apakah data yang dicetak digunakan hingga ke batas maksimum yang memungkinkan?
 Apakah berat dan kualitas kertas sesuai dengan penggunaan yang direncanakan?
 Apakah formulir tersebut ukurannya standar?
 Apakah terdapat perintah yang jelas bagaimana mengisi formulir tersebut?

Bagian Pendahuluan Formulir

 Apakah nama formulir tampak pada bagian atas, dengan huruf tebal?
 Apakah formulir tersebut diberikan nomor berurutan?
 Apakah formulir tersebut akan disebarkan ke pihak luar?
 Apakah nama dan alamat perusahaan tercetak di formulir?

Bagian Utama Formulir

 Apakah informasi yang logikanya saling berhubungan dikelompokan bersama?

 Apakah terdapat ruang yang cukup untuk menulis semua data?
 Apakah penyusunan bagian data konsisten dengan urutan kecenderungan data tersebut
diperoleh?
 Apakah penjelasan standar tercetak hingga kode atau tanda cek dapat digunakan sebagai
ganti meminta pemakai menuliskan entri data?

Bagian Kesimpulan Formulir

 Apakah terdapat ruang untuk mencatat disposisi akhir dari formulir tersebut?
 Apakah terdapat ruang tanda tangan untuk memastikan persetujuan akhir dari transaksi?
 Apakah terdapat ruang untuk mencatat total nilai uang atau numeris?
 Apakah penyebaran setiap kopi formulir tersebut disebutkan dengan jelas?

Mendesain Layar Komputer

Ketika data harus diketik ke dalam sistem, akan lebih efesien untuk memasukkannya secara
langsung dengan layar komputer daripada dengan kertas untuk entri yang selanjutnya. Prinsip-prinsip
mendesain layar komputer:

 Aturlah layar hingga data dapat dimasukkan dengan cepat, akurat, dan lengkap. Minimalkan
input data dengan menarik sebanyak mungkin informasi dari sistem.
 Masukan data dalam cara yang sama seperti yang ditampilkan dalam formulir kertas.
 Lengkapi layar dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah. Kelompokkan data yang secara logika
saling berhubungan.
 Desain layar agar para pemakai dapat melompat dari satu lokasi entri data ke lokasi lainnya
dengan menggunakan satu tombol, atau secara langsung ke lokasi layar.
 Permudah perbaikan kesalahan. Pesan kesalahan yang jelas dan eksplisit yang konsisten di
semua layar adalah hal yang penting.
 Batasi jumlah data di layar untuk menghindari kekacauan. Batasi jumlah pilihan menu dalam
satu layar.

Desain Program

Desain program adalah salah satu aktivitas yang paling memakan waktu dalam keseluruhan
SDLC. Proses pemograman terstuktur seharusnya: program harus dibagi kembali ke dalam modul

3|17
yang kecil dan jelas, modul harus berinteraksi dengan modul pengendali, setiap modul hanya
memiliki satu entri dan poin keluar untuk memfasilitasi pengujian dan perubahan. Untuk
meningkatkan kualitas software, organisasi harus mengembangkan standar pemrograman, yang
mengarah pada konsistensi di antara program, membuatnya lebih mudah dibaca dan dipelihara.
Organisasi yang melakukan uji coba program terstruktur juga menemukan logika yang salah,
kesalahan, penghilangan, atau masalah lainnya. Langkah-langkah mengembangkan software yaitu:

1. Tetapkan kebutuhan pemakai.

2. Mengembangkan rencana. Rencana pengembangan dibuat dan didokumentasikan.
3. Menulis perintah program (kode). Pendekatan keseluruhan program dan tugas pemrosesan
yang utama diidentifikasi sebelum setiap langkah program direncanakan secara lebih rinci.
Mendesain program dari atas ke bawah, yaitu ke tingkat yang lebih terinci disebut sebagai
desai pemrograman hierarkis.
4. Menguji Program. Debugging adalah proses menemukan dan meniadakan kesalahan
program. Setelah program dikodekan, tinjauan visual dan mental, yang disebut sebagai desk
checking, dilakukan untuk menemukan kesalahan pengetikan atau pemrograman.
5. Mendokumentasikan program. Dokumentasi menjelaskan bagaimana program bekerja dan
digunakan untuk membantu memperbaiki serta mengatasi kesalahan.
6. Latih para pemakai program. Dokumentasi sering digunakan untuk melatih pemakai.
7. Memasang sistem. Semua komponen sistem, termasuk program, dikombinasikan dan
perusahaan mulai menggunakan sistem tersebut.
8. Menggunakan dan mengubah sistem. Faktor-faktor yang membuat program yang ada
direvisi, yang disebut pemeliharaan program.

Desain Prosedur

Prosedur harus meliputi pembuatan input, pemrosesan transaksi, deteksi kesalahan dan
perbaikan, pengendalian, rekonsiliasi saldo, akses database, pembuatan output dan distribusi, serta
perintah operator komputer. Prosedur dapat berupa buku petunjuk sistem, kelas pemberian instruksi
bagian para pemakai, bahan pelatihan, atau layar bantuan on-line.

Desain Pengendalian

Input, pemrosesan, dan fungsi database yang tidak dikendalikan dengan benar akan
menghasilkan informasi yang bernilai rendah. Pengendalian harus dibangun ke dalam SIA untuk
memastikan efektifitas, efesiensi, dan akurasinya. Pengendalian harus meminimalkan kesalahandan
mendeteksi serta memperbaiki kesalahan ketika terjadi. Para akuntan memainkan peranan penting
dalam hal ini.

Laporan Desain Fisik Sistem

Pada akhir tahap desain fisik, tim membuat laporan desain fisik sistem. Laporan ini menjadi
dasar keputusan bagi pihan manajemen untuk meneruskan tahap implementasi.

C. IMPLEMENTASI SISTEM

Implementasi Sistem adalah proses pemasangan hardware dan software serta membuat SIA
jadi dan dapat berjalan. Proses ini umumnya terdiri dari pengembangan rencana, pengembangan

4|17
dan pengujian software, mempersiapkan lokasi, memasang dan menguji hardware, memilih dan
melatih personel, mengembangkan dokumentasi, serta menguji sistem.

Perencanaan Implementasi

Rencana Implementasi terdiri dari pekerjaan implementasi, perkiraan tanggal penyelesaian,

perkiraan biaya, dan orang atau orang-orang yang bertanggung jawab untuk setiap pekerjaan.
Rencana tersebut menyebutkan saat proyek tersbut harus diselesaikan dan kapan SIA harus
operasional. Tim implementasi harus mengidentifikasi faktor-faktor risiko yang menurunkan peluang
keberhasilan implementasi, dan rencana tersebut harus berisi strategi untuk mengatasi setiap faktor
risiko yang telah diidentifikasi tersebut.

Rencana untuk perubahan organisasi

Perubahan SIA bisa membutuhkan penyesuaian pada struktur organisasi perusahaan yang
ada sekarang ini. Departemen-departemen baru mungkin dibentuk dan yang ada ditiadakan atau
dikurangi ukurannya. Struktur dan status departemen pemrosesan data sendiri dapat berubah.

Persiapan Lokasi

Sistem yang besar dapat membutuhkan perubahan yang besar, seperti penambahan stop
kontak listrik, fasilitas komunikasi data, peninggian lantai, pengendalian kelembaban, penerangan
khusus, dan AC. Alat-alat keamanan seperti pelindung api dan tenaga listrik darurat, juga dapat
merupakan hal yang penting. Ruang dibutuhkan untuk peralatan, penyimpanan dan kantor.
Persiapan lokasi adalah proses yang lama dan harus dimulai dengan baik sebelum tanggal
pemasangan sistem.

Memilih dan Melatih Personel

Pegawai dapat dipekerjakan dari luar perusahaan atau dipindahkan secara internal.
Mempekerjakan dari dalam perusahaan adalah alternative yang lebih murah dan lebih efektif, karena
para pegawai telah memahami bisnis dan operasi perusahaan. Memindahkan pegawai yang
digantikan sebagai akibat dari sistem yang baru dapat meningkatkan loyalitas serta moral pegawai.

Pelatihan SIA yang efektif harus terdiri dari lebih daripada hanya keahlian hardware dan
software yang dibutuhkan untuk menggunakan SIA yang baru. Para pegawai harus diorientasikan
kepada kebijakan dan operasi yang baru, dan pelatihan harus direncanakan serta dijadwalkan hingga
dapat dilakukan sebelum pengujian dan perubahan sistem.

5|17
Dokumentasi yang Lengkap

Tiga jenis dokumentasi harus dibuat untuk sistem yang baru:

1. Dokumentasi pengembangan menjelaskan SIA yang baru. Hal ini menyangkut deskripsi
sistem; salinan output, input, dan tata letak file serta database; bagan alir program; hasil uji;
dan formulir penerimaan pemakai.
2. Dokumentasi operasi mencakup jadwal operasi; file serta database yang diakses; dan
persyaratan perlengkapan, keamanan, dan penyimpanan file.
3. Dokumentasi pemakai mengajarkan para pemakai cara mengoperasikan SIA tersebut. Hal ini
mencakup buku petunjuk prosedur dan bahan pelatihan.

Menguji Sistem

Dokumen dan laporan, input dari pemakai, prosedur operasi dan pengendalian, prosedur
pemrosesan, dan program komputer, semuanya harus diuji coba jalannya dalam lingkungan yang
sesungguhnya. Lagipula, batasan kemampuan dan prosedur pembuatan cadangan serta pemulihan
harus diuji. Berikut ini adalah tiga bentuk umum pengujian:

1. Peninjauan Langsung adalah tinjauan per tahap atas logika prosedur atau program. Tim
pengembang dan pemakai sistem melakukan peninjauan langsung di awal desain sistem.
Fokusnya adalah input, file, output, dan arus data dari organisasi. Peninjauan langsung
selanjutnya, yang dilakukan oleh programmer, menangani aspek logika dan struktur kode
program.
2. Pemrosesan transaksi uji menetapkan apakah program beroperasi seperti yang diharapkan.
Data yang valid dan salah diproses untuk menetapkan apakah transaksi ditangani dengan
benar dan kesalahan dideteksi, serta ditangani dengan tepat. Agar dapat mengevaluasi hasil
pengujian, respon sistem yang benar untuk setiap transaksi uji harus dispesifikasi
sebelumnya.
3. Uji penerimaan menggunakan beberapa salinan dari transaksi dan cacatan file yang
sesungguhnya, buka menggunakan salinan buatan. Para pemakai mengembangkan kriteria
penerimaan dan membuat keputusan akhir apakah akan menerima SIA tersebut atau tidak.

D. KONVERSI SISTEM

Konversi adalah proses perubahan dari SIA yang lama ke yang baru. Elemen-elemen yang
harus dikonversi: hardware, software, file data, dan prosedur. Prosesnya selesai ketika SIA yang baru
telah menjadi bagian yang rutin dan berjalan pada sistem.

Pendekatan Konversi

Ada empat pendekatan yang digunakan untuk mengubah sistem yang lama ke yang baru:

1. Konversi Langsung segera menghentikan SIA yang lama ketika SIA yang baru diperkenalkan.
2. Konversi Paparel menjalankan sistem yang lama dan yang baru secara simultan selama
periode waktu tertentu.

6|17
 3. Konversi bertahap (phase-in) secara bertahap mengganti elemen SIA yang lama dengan yang
baru.
4. Perubahan Perintis (pilot) mengimplementasikan suatu sistem hanya pada satu bagian
organisasi, seperti lokasi cabang.

Konversi Data

Konversi data dapat memakan waktu, melelahkan dan mahal. Tugas yang sulit dan berat
dapat dianggap remeh. File data mungkin perlu dimodifikasi dalam tiga cara. Pertama, file dapat
dipindahkan ke tempat penyimpanan yang berbeda; kedua, isi data dapat diubah;ketiga, format
database atau file dapat diubah.

Langkah pertama dalam proses konversi adalah memutuskan file mana yang perlu
dikonversi. Kemudian, data tersebut harus diperiksa kelengkapannya dan data yang tidak akurat atau
tidak konsisten harus dihilangkan. Selanjutnya adalah konversi data aktual. Kemudian, file-file baru
divalidasi untuk memastikan bahwa data tidak hilang selama konversi. Jika konversi file panjang, file-
file baru harus diperbarui dengan transaksi yang terjadi selama konversi data. Setelah file dan
database telah dikonversi dan diuji keakuratannya, sistem yang baru dapat berfungsi. Sistem harus
dimonitor sewaktu-waktu untuk memastikan sistem tersebut berjalan dengan lancar dan akurat.
Aktivitas akhirnya adalah mendokumentasikan aktivitas konversi.

E. OPERASI DAN PEMELIHARAAN

Langkah akhir dalam SDLC adalah mengoperasikan dan mempertahankan sistem yang baru.
Peninjauan pascaimplementasi harus dilakukan pada SIA yang baru dipasang untuk memastikan
bahwa sistem tersebut memenuhi tujuan yang direncanakan. Semua masalah yang ditemukan pada
saat peninjauan harus disampaikan ke pihak manajemen dan penyesuaian harus disampaikan. Ketika
peninjauan telah selesai, laporan peninjauan pascaimplementasi akan disiapkan. Penerimaan
pemakai terhadap laporan pascaimplementasi adalah aktivitas akhir dalam proses pengembangan
sistem. Pengendalian SIA diberikan ke departemen pemrosesan data. Tetapi, pekerjaan terhadap
sistem yang baru tidak berakhir.

7|17