RINGKASAN MATERI KULIAH SAP 8

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

EKA440 B2 R. GI 1.1

OLEH:
KELOMPOK 6

1. NI WAYAN PITRIYANI (1607531047) / 10

2. NI NENGAH WITRI ASTITI (1607531049) / 11
3. PUTU AYU PRAMESTI (1607531050) / 12

AKUNTANSI REGULER
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
TAHUN 2018
A. PROSES BISNIS PROKUREMEN
Prokuremen merupakan proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan
mendapatkan barang atau jasa. Barang atau jasa bisa diperoleh secara internal jika barang
dihasilkan oleh entitas lain dalam perusahaan. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen.
Langkah umum dalam proses prokuremer adalah:
1) Menetukan kebutuhan
2) Memilih sumber daya
3) Permintaan untuk quotation
4) Memilih pemasok
5) Menerbitkan pesanan pembelian
6) Penerimaan barang
7) Verifikasi faktur
8) Pembayaran kepada pemasok
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) mampu menyimpan dan memproses sejumlah
informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis prokuremen. SAP R/3
mendukung prokuremen pada modul pengelolaan material. R/3 menyediakan cara online,
sistem terintegrasi total untuk pembuatan dan pertukaran dokumen yang diperlukan dalam
proses bisnis prokuremen. Sifat total terintegrasi sistem mampu mengurangi kesalahan dan
kecepatan proses bisnis.
Dokumen pada R/3 adalah dokumen online. Dokumen-dokumen ini dibuat secara pnline
dan diproses secara keseluruhan sebagai dokumen elektronik. Dokumen ini juga dapat dicetak
dan ditukarkan secara manual. Dokumen prokuremen yang tersedia pada R/3 terdiri dari:
1) Permintaan pembelian
2) Permintaan untuk quotation
3) Quotation
4) Pesanan pembelian
5) Perjanjian ringkas
6) Kontrak
7) Perjanjian penjadwalan
8) Pencatatan informasi pembelian
Semua dokumen-dokumen prokuremen akan didiskusikan satu per satu. Semua dokumen
prokuremen ditentukan dengan tipe kode dokumen. Kode ini menentukan field yang
ditampilkan pada layar monitor dan mengendalikan kisaran nomer-nomer unik yang ditentukan

1
untuk dokumen tertentu. R/3 dapat menyalin semua informasi yang relevan dari dokumen yang
ada sehingga proses pembuatan dokumen menjadi cepat dan kesalahan pun berkurang.
1. Menentukan Kebutuhan
Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada
suatu waktu tertentu. Permintaan pembelian dapat disiapkan secara manual. Dokumen ini juga
dapat dibuat secara otomatis oleh sistem MRP (materials requirements planning). Sistem MRP
dapat melaksanakan analisis secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan
permintaan pelanggan untuk suatu item dan proses produksi suatu perusahaan.
Setelah selesai, permintaan pembelian dilanjutkan, secara elektronik ke supervisor untuk
disetujui. Persetujuan secara khusus meliputi penentuan bahwa permintaan pembelian dalam
batasan biaya. Profil pemakai dikelola dalam permintaan pembelian filter R/3 dan dikirim ke
orang yang tepat untuk disetujui.
2. Memilih Sumber Daya
Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber penyedia untuk
permintaan pembelian. R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk
menyediakan suatu item yang diminta. Jika kontrak ada R/3 memberikan jumlah yang diminta.
Jika tidak ada kontrak untuk suatu item, maka permintaan untuk dokumen quotation disiapkan.
3. Permintaan untuk Quotation
Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk menghasilkan dokumen
permintaan untuk quotation (request for quotation). Permintaan untuk quotation dibuat untuk
item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan
sebagai kebijakan perusahaan. Dokumen ini dikirim ke pemasok yang akan dipakai untuk
konfirmasi harga dan jangka waktu pembayaran untuk suplai produk atau jasa. Permintaan
untuk quotation mungkin juga dikirimkan dalam bentuk dokumen kertas, seperti fax, atau secara
elektronik seperti EDI (Electronic data interchange). Hasil dari penerbitan permintaan untuk
quotation adalah satu atau banyak dokumen quotation yang akan dimasukan ke dalam R/3.
Pemasok potensial memberi harga dan jangka waktu yang dimasukkan dalam dokumen
quotation. Dokumen quotation digunakan untuk memilih pemasok.
4. Memilih pemasok
R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat
dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan. R/3
akan mengirimkan surat penolakan ke pemasok untuk penawaran yang diterima.

2
 Evaluasi pemasok sering memerlukan seorang ahli atau pengalaman. R/3 menawarkan
fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisasi dalam proses bisnis
prokuremen.

5. Menerbitkan Pesanan Pembelian

Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengonfirmasi barang yang
dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan jangka waktu pembayaran. Pesanan pembelian
dapat dibuat dari awal atau dengan referensi dokumen yang ada. Pesanan pembelian dapat
dikirim dalam bentuk kertas, seperti fax, atau secara elektronik, seperti dokumen EDI.
Merupakan hal yang biasa bagi perusahaan untuk melakukan konfigurasi sistem untuk
menerbitkan pesanan pembelian secara otomatis untuk permintaan pembeliaan yang sesuai
dengan kriteria.
R/3 memproses beberapa tipe pesanan pembelian. Pesanan pembelian standar diterbitkan
untuk pesanan barang atau jasa. Pesanan pembelian subkontrak diterbitkan ketika pemasok
harus menerima suku cadang (seperti subrakitan) untuk memproduksi produk akhir yang akan
dikirim ke perusahaan. Pesanan pembelian subkontrak menentukan produk akhir dan juga suku
cadang yang harus diperoleh pemasok. Pesanan pembelian konsinyasi diterbitkan untuk barang
yang ditangani dalam konsinyasi. Pesanan pembelian pihak ketiga diterbitkan ketiga barang
atau jasa akan dikirimkan kepada pihak ketiga. Dan terakhir, pesanan pembelian transportasi
persediaan, diterbitkan untuk memulai perpindahan barang antarpabrik di dalam perusahaan.
Perjanjian ringkas (outline agreement) merupakan perjanjian jangka panjang dengan
pemasok. Ada dua tipe perjanjian ringkas: kontrak dan perjanjian penjadwalan (scheduling
agreement). Kontrak adalah perjanjian ringkas dimana pemasok menyediakan material selama
periode waktu tertentu. Perjanjian penjadwalan sama dengan kontrak, tetapi juga menentukan
harga item. Perjanjian penjadwalan mempunyai item baris. Penjadwalan pengiriman terus-
menerus dibuat untuk setiap perjanjian penjadwalan item baris, yakni dengan membuat nomer
penjadwalan waktu individual yang dikirimkan ke pemasok dalam dokumen penerbitan
perjanjian penjadwalan.
6. Penerimaan Barang
Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang disiapkan dalam
R/3. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Dokumen penerimaan barang
diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan, tanpa memerhatikan sumbernya. Jadi,
penerimaan barang disiapkan ketika suatu item dikirim dari sumber in-house dan ketika ada
transfer inventori yang memindahkan sebuah item dari satu lokasi ke lokasi lain.
3
 Jika barang rusak dalam pengiriman, dapat dimasukkan sebagai retur atau tidak diterima
pada saat pengiriman. Jika pengiriman pemasok dibuat dalam suku cadang, maka beberapa
jurnal penerimaan barang harus dibuat. R/3 memonitor pengiriman dan pelaporan ketika
pesanan telah dipenuhi dan hampir selesai. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa pembayaran
untuk barang hanya terjadi jika barang telah diterima.
Setelah barang yang diterima diposting, R/3 membuat dokumen persediaan yang
mendokumentasikan dampak piutang dagang persediaan. Juga akan dibuat dokumen akuntansi
yang menunjukkan transaksi di buku besar.
7. Verifikasi Faktur
Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang dan pesanan
pembelian ke pembayaran. Proses bisnis ini dikenal dengan nama verifikasi faktur memastikan
bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi. R/3 memiliki komponen verifikasi
faktur. Komponen ini tidak bertanggung jawab terhadap pembayaran sesungguhnya dari faktur.
Verifikasi faktur menghubungkan manajemen material dengan prokuremen dengan modul R/3
lainnya seperti akuntansi keuangan dan pengendalian.
Nomer pesanan pembelian dimasukkan bersama-sama dengan rincian faktur yang lain.
R/3 menyalin informasi dari dokumen pesanan pembelian ke dalam dokumen verifikasi faktur.
R/3 juga harus memasukkan jumlah yang ada di faktur dan kuantitas barang atau jasa yang
sesugguhnya difakturkan.
Jika suatu faktur sudah diposting, R/3 melakukan tiga cara pencocokan untuk
membandingkan pesanan pembelian dengan barang yang diterima dan dengan faktur.
Pemeriksaan ini untuk memastikan tidak adanya pembebanan yang tidak konsisten dan yang
dikirimkan adalah jumlah yang benar. Sebagai hasil posting dari faktur, pesanan pembelian
diperbarui dan R/3 menghasilkan dokumen akuntansi untuk mengindikasikan transaksi buku
besar.
8. Pembayaran Kepada Pemasok
Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat sesuai
dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian
atau record master pemasok. Pembayaran diproses melalui hutang dagang dalam akuntansi
keuangan.
9. Record Master
Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan struktur organisasi
dari proses bisnis perusahaan. Tujuan diidentifikasi dengan kode. Kode perusahaan
mengidentifikasi unit akuntansi yang memiliki neraca saldo dan laporan rugi laba. Kode pabrik
4
mengidentifikasikan lokasi yang terpisah, misal pabrik atau gudang. Kode lokasi penyimpanan
mengidentifikasi daerah dimana barang disimpan. Kode organisasi pembelian mengidentifikasi
tanggung jawab unit untuk negoisasi pembelian untuk satu atau beberapa pabrik. Dan terakhir,
kode grup pembelian, mengidentifikasi individu atau tim yang bertanggung jawab untuk
pembelian material atau kas material. Grup pembelian merupakan kontrak utama antara
perusahaan dengan pemasok.
R/3 mengelola database terpusat. Record master dibuat untuk setiap objek. Setiap record
master dapat diakses oleh setiap modul dalam R/3, tetapi setiap modul hanya bisa melihat
daerah yang berbeda untuk setiap record master. Prokuremen mengakses record master
pemasok dan record master material.

B. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROKUREMEN

Karakteristik utama pada flowchart ini adalah pemisahan fungsi sebagai berikut
permintaan (seperti gudang), pembelian, hutang dagang, pengeluaran kas, dan buku besar.
1. Permintaan (Penyimpanan)
Pemintaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. Permintaan pembelian
dimulai dari departemen penyimpanan. Permintaan pembelian juga dapat dimulai dari
departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui dalam departemen yang
membuatnya.
2. Pembelian
Fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu
dan pengiriman tanpa memerhatikan bagaimana atau di mana permintaan pembelian dimulai
yang tergantung pada tingkat sentralisasi dalam fungsi pembelian di perusahaan.
Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian karena anggaran
yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karena alasan lainnya. Permintaan pembelian
akan diubah atau dikembalikan ke departemen yang membuatnya untuk dimodifikasi. Bagian
pembelian memilih memasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian untuk suatu
permintaan.
3. Penerimaan
Fungsi penerimaan sebabiknya dipisahkan dari dan independen dari fungsi penyimpanan.
Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan
pengiriman dari pemasok. Pesanan pembelian memberikan ororitas ke departemen penerimaan
untuk menerima pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirimkan. Prosedur

5
penerimaan harus mempunyai peran independen untuk menghitung pengiriman dan atau
menyiapkan laporan penerimaan.
Independen atau blind count pengiriman dilakukan dengan tidak mengizinkan
penghitungkan (counter) punya akses ke kuantitas yang ada pada pesanan pembelian. Hal ini
mengaharuskan penghitung untuk menentukan jumlahnya dengan menghitung, karena tidak
mungkin hanya menyalin kuantitas dari pesanan pembelian. Supervisor akan membandingkan
kuantitas yang diterima berdasarkan penghitungan dengan yang ada di pesanan pembelian dan
kemudian menyiapkan laporan penerimaan untuk kuantitas yang diterima. Tembusan laporan
penerimaan disertakan pada tranfer pengiriman ke penyimpanan.
4. Penyimpanan
Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan
dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan ke hutang dagang.
Jika barang lansung dikirimkan ke departemen yang meminta dan bukan ke departemen
penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan
penjualan dan melanjutkan ke hutang dagang. Verifikasi independen penerimaan pembelian
adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen.
5. Hutang Dagang
Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok. Empat
dokumen - permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur-tersedia
untuk mendokumentasikan transaksi pembelian. Penggunaan sistem voucher untuk
mendukung pembanyaran adalah ciri pengendalilan dari prosesi bisnis prokuremen. Sistem
voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan untuk memastikan bahwa semua dokumen
yang tepat telah dikumpulkan, diverifikan, dan diperiksa sebelum pembayaran faktur yang
sesungguhnya.
Beberapa karakteristik lainnya dari pengendalian yang patut diperhatikan adalah:
1) Pembelian tidak mengedalikan barang sesungguhnya, juga tidak memeliki pengendalian
pada dokumentasi yang diperlukan untuk pembanyaran.
2) Penerimaan dipisah dari fungsi penjagaan (final custody) pengiriman, yakni penyimpanan.
Pengakuan dari penerimaan maupun penjagaan diperlukan sebelum pembayaran
diotorisasi.
3) Hutang dagang hanya menangani dokumen dan tidak dapat menerima barang dagangan
atau kas secara independen.

6
4) Permintaan pembelian diperiksa secara independen di luar pembelian. Ini sering dilakukan
hutang dagang. Pemeriksa ini memverifikasi beban akuntansi yang tampak pada
permintaan dan juga memastikan bahwa permintaan tidak dimulai dari pembelian.
5) Faktur-faktur diberikan ke pembelian untuk diperiksa dan disetujui sebelumnya untuk
dikirimkan ke hutang dagang. Ini terutama penting jika pembelian memang merasa perlu
untuk mengevaluasikan faktur yang tepat.
6) Jangka waktu pembelian ketepatannya oleh bagian di luar depertemen pembelian.
Pemeriksaan ini sering dilakukan oleh hutang dagang.
7) Pencatatan persediaan diperbaharui untuk menunjukkan penerimaan barang.
6. Integritas Proses Bisnis Prokuremen
Dokumentasi pembelian memastikan bahwa pengendalian individual diterima sesuai
harapan. Pesanan pembelian dan laporan penerimaan mengendalikan pembelian individual,
tetapi juga tidak mengendalikan langsung proses bisnis prokuremen.
Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada integritas hubungan pembeli-
penjual. Hubungan pembeli-pemasok lebih merupakan persoalan kebijakan, bukan persoalan
prosedur. Banyak perusahaan menemukan bahwa sangat perlu untuk membuat kebijakan
tertulis dan manual prosedur untuk melindungi proses bisnis prokuremen. Kebijakan pembelian
diperlukan untuk mendapatkan penawaran yang kompetitif, yang biasanya diimplementasikan
dengan menggunakan permintaan dokumen quotation.
Metode untuk mengevaluasi dan memilih penawaran didasarkan pada atribut pemasok,
yang disebut perencanaan peringkat pemasok (vendor rating plan), yang dengan mengevaluasi
keputusan sebagai dasar pertimbangan oleh otoritas yang lebih tinggi. Kebijakan untuk
melakukan rotasi tanggung jawab seorang pembeli akan melemahkan hubungan pembeli-
pemasok, tetapi akan mengurangi kemungkinan spesisalisasi pembeli. Daftar pemasok yang
disetujui (approved cendor list) disiapkan oleh fungsi yang independen, yang digunakan untuk
membatasi pilihan-pilihan pembeli pilihan-pilihan pembeli ke pemasok, di mana pemasok telah
diseleksi dan didapati bahwa mereka dapat dipercaya, bebas dari masalah keuangan, dan bebas
dari konflik kepentingan
7. Pendekatan Peringat Atribut untuk Memilih Pemasok
Pendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok cocok jika
diperlukan pendapat dari beberapa evaluator yakni menggabungkan hasil evaluasi itu pada
waktu yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai berikut:
1) Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukkan dalam evaluasi.

7
2) Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya dan
objektivitasnya.
3) Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap atribut,
memberikan skor angka 1 sampai dengan 10 atau skala yang lain.
4) Menjumlahkan evaluasi individu dengan menghasilkan setiap peringkat angka atribut
dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evaluasi dengan menambahkan semua
skor bersama-sama.

C. PROSES BISNIS PENGELUARAN KAS

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran kas aktual.
Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran dibatasi pada
jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggungjawabkan sebagai dana imprest kas kecil.
Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem voucher
untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan pengeluaran kas, dan
rekonsiliasi bank secara independen.
1. Hutang Dagang
Departemen hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung
pengeluaran kas. Dokumen-dokumen itu adalah permintaan pembelian, pesanan pembelian,
laporan penerimaan, dan faktur pemasok. Dokumen-dokumen ini diperiksa, dinyatakan
lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh tempo faktur.
Hutang dagan merupakan awal proses pembayaran, meliputi menghitung jumlah yang jatuh
tempo, diskon (jika ada), dan item lainnya. Cek voucher disiapkan untuk setiap voucher. Cek
voucher diposting ke register voucher. Total posting ini disiapkan. Voucher diposting ke buku
besar hutang dagang. Posting ini diringkas pada ayat jurnal. Pemrosesan voucher mencakup
pemrosesan distribusi biaya. Voucher dibebankan pada unit organisasional yang diidentifikasi
dengan nomer rekening pada voucher. Cek voucher dan voucher disetujui dan dilanjutkan ke
departemen pengeluaran kas. Ayat journal dilanjutkan ke buku besar.
2. Pengeluaran Kas
Cek voucher dan voucher diterima dari departeman hutang dagang. Setelah cek voucher
dan voucher diperiksa, cek ditanda tangani dan voucher dicap dan disimpan urut nomer.
Voucher, termasuk dokumen asli, jika memungkinkan, dicap untuk menghindari kemungkinan
pembayaran rangkap. Cek voucher diposting ke registrasi cek. Contoh total dari jumlah yang
telah diposting disiapkan dan direkonsilisasikan dengan voucher yang diterima dari hutang
dagang. Cek voucher dilanjutkan langsung ke yang dibayar lalu dilanjutkan ke buku besar.
8
3. Buku Besar
Ayat jurnal diterima dari hutang dagang dan control total dari pengeluaran kas
direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat journal dan control total disimpan
menurut tanggal.
4. Audit Internal
Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama-sama dengan laporan bank. Rekonsi bank
independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis pengeluaran kas.
5. Sistem Voucher
Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Pengendalian sesungguhnya
pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang menunjukkan seluruh
transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran. Otorisasi dapat dilakukan dengan
menandatangani formulir secara fisik pada paket voucher, menyiapkan suatu dokumen untuk
mengotorisasi entri pada register voucher, atau memasukkan data ke dalam komputer. Proses
pemeriksaan akhir ini menunjukkan bahwa prosedur telah diotorisasi selayaknya dan
dilengkapi sesuai dengan spesifikasi sistem. Ini adalah proses pemeriksaan, bukan
penandatanganan cek, yaitu pengendalian. Hal ini menjadi jelas dengan menggunakan aplikasi
komputer di mana cek “ditandai” cap tanda tangan dengan tingkat kecepatan sratus cek per
menit.
6. Posting Hutang Dagang
Setelah faktur disetujui untuk pembayaran, faktur akan disimpan sampai tanggal jatuh
tempo dan secara formal diposting pada saat itu; alternatif lain, akan dibukukan pada saat
disetujui (yang berbeda dengan tanggal jatuh tempo). Karena banyak perusahaan berusaha
membayar faktur-fakturnya pada tanggal jatuh tempoh untuk memaksimalkan modal kerjanya.
Jika faktur dibukukan pada tanggal jatuh tempo, tidak ada pencatatan formal dari faktur yang
belum dibayar karena kewajiban akan segera batal oleh pembayaran. Jika faktur dibukukan
pada tanggal persetujuan, pencatatan formal untuk kewajiban masih ada. Keuntungan cara ini
adalah pada biaya : register voucher (atau file voucher) sekarang harus dicari atau diurutkan
menurut tanggal jatuh tempo untuk memudahkan pembayaran.
Menyiapkan voucher untuk faktur individual ketika beberapa faktur menunjuk pada
pemasok yang sama pada periode yang sama akan menghasilkan beberapa seri cek untuk
pemasok yang sama pada bulan yang sama. Cara ini tidak efisien. Oleh karena itu, banyak
perusahaan menggunakan built up voucher system. Buil up voucher system merupakan
akumulasi beberapa faktur dari pemasok yang sama dan membayarnya dengan cek
tunggal.Prosedur buil up voucher yang baru saja dijelaskan adalah sistem akrual penuh :
9
voucher hutang dagang mengganti hutang dagang pada buku besar.Ada tiga file yang
diperlukan untuk mengelola informasi yang berguna :
1) file yang disetujui, tetapi faktur belum dibayarkan, dengan akses ke tanggal jatuh tempo
untuk pembayaran,
2) file faktur yang telah dibayar, biasanya berdasarkan numerik, dan
3) file pemasok yang menunjukkan baik jumlah yang terbayar maupun yang belum, yang
diurut kode pemasok.
Pada sistem manual, file ini diperoleh dari salinan voucher yang disimpan. Pada sistem
komputer, file terpisah dikelola, atau pemrosesan database akan menghasilkan hasil yang sama
tanpa memiliki tiga file yang terpisah.
Konsep voucher akan membantu prosedur pengeluaran pada banyak organisasi ketika
pencatatan dasar diperlukan dan otorisasi yang mencukupi dan pengendalian pengeluaran
merupakan hal yang penting.

D. PROSES BISNIS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk menyiapakan dan mengelola
informasi yang relevan dengan struktur organisasi. Sistem sumber daya manusia menyediakan
alat untuk memproses data karyawan, seperti alamat karyawan, penggajian, dan histori
karyawan. Bagian ini akan mengilustrasikan konsep proses bisnis sumber daya manusia dengan
melihat karekter dasar dari kompenen sumber daya manusia dari SAP R/3.
1. Pemrosesan SDM Pada SAP R/3
SAP R/3 terdiri dari dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi personel (HR-
PA), yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawan, data gaji, dan data kinerja
karyawan. Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD) menyediakan alat
untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi. Struktur organisasi diwakili
dengan hierarki administratif di mana setiap unit pada perusahaan melapor ke unit organisasi
pusat. Tipe hubungan hierarki ini dikenal dengan nama orangtua-anak (parent-child)
atau hubungan subordinasi-orangtua (parent-subordinate telationship). Suatu unit dapat berupa
suatu cabang, depertemen, tim proyek, dan sebagainya. Setiap unit dilakukan oleh manajer dan
setiap unit dialokasikan posisinya ke karyawan individual yang ditugaskan. Fungsi lain pada
HR-PD meliputi tempat kerja dan deskripsi pekerjaan, informasi perencanaan karier, dan
perencanaan shift.
Komponen manajemen waktu merupakan yang terpenting dan sering digunakan pada
modul sumber daya manusia. Modul ini melakukan pencatatan waktu dan evaluasi waktu untuk
10
mencatat ketidakhadiran karyawan dan informasi kehadiran. Modul ini biasanya
diimplementasikan pada perusahaan pemanufakturan atau jasa di mana karyawan bekerja
dengan shift dan memonitor kehadiaran adalah operasi manajemen yang kritis. Komponen
penggajian dapat menghitung pembayaran berdasarkan informasi akumulasi kehadiran pada
komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per periode pembayaran.
Pengurangan untuk pajak, pembayaran medis, dan sebagainya dibuat berdasarkan variasi tipe
penggajian yang telah didefinisikan sebelumnya. Penggunaan tipe data yang telah didefinisikan
atau cetak biru merupakan karakteristik penting dari sistem ERP seperti SAP R/3.
Komponen biaya perjalanan dari HR-PA digunakan untuk memproses biaya karyawan di
bank. Data biaya dimasukkan dan diotorisasi dan membayar jumlah yang benar ke rekening
karyawan di bank. Modul ini juga mendukung proses rekrutmen. Modul dapat melacak
pekerjaan yang kosong dan calon pelamar yang dipertimbangkan untuk mengisi tempat yang
kosong itu.
2. Struktur Data SDM
Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data
sumber daya manusia terdiri dari tiga elemen:
1) Data master sumber daya manusia
2) Organisasi data sumber daya manusia
3) Tujuan sumber daya manusia
1. Data Master
Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit
organisasi, profil Kerjaan, karyawan, dan pelatihan. Pada banyak proses bisnis, data pada
record master sering direferensikan, tetapi jarang diganti. Bagaimanapun, record master
sumber daya manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi.
2. Organisasi Data
Data diorganisasi dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan
event personel. Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang
dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan. Dalam istilah database, infotype adalah
suatu segmen. Data personel karyawan data pembayaran karyawan, data persetujuan karyawan,
dan jadwal kerja merupakan infotype yang umum dalam sumber daya manusia. Sistem
mempunyai fungsi untuk membuat dan memanipulasi infotype dan juga menampilkannya.
Event personel adalah sebuah grup infotype. Event dibuat untuk menyederhanakan entri
transaksi sumber daya manusia. Event personel secara khusus dirancang untuk digunakan di
dalam perusahaan dan mudah untuk disesuaikan dalam R/3.
11
3. Objek SDM
Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai
identifikasi. Kode untuk objek karyawan adalah “P”. Setiap karyawan juga punya nomer
personel unik untuk mengidentifikasi dirinya melalui sistem informasi. Kode untuk objek
pekerjaan adalah “C”. Suatu pekerjaan merupakan deskripsi yang umum. Suatu pekerjaan tidak
identik dengan posisi sesungguhnya dalam organisasi sumber daya manusia. Kode untuk objek
kualifikasi adalah “Q”. Kualifikasi adalah keahlian yang diperlukan untuk suatu pekerjaan,
seperti tingkat pendidikan, pengalaman kerja atau kenampuan. Kode untuk unit organisasi
adalah “O”. Suatu unit organisasi adalah wilayah atau bagian dari organisasi, seperti
departemen akuntansi. Kode untuk objek posisi adalah “S”. Suatu posisi adalah pekerjaan yang
diberikan dalam suatu unit organisasi. Setiap unit organisasi terdiri dari satu atau lebih posisi.
Kode untuk objek pusat biaya adalah “K”. Data pusat biaya digunakan untuk mendapatkan dan
menentukan biaya sumber daya manusia yang terjadi. Sebagai contoh, biaya yang sering
dibebankan ke pusat biaya.

E. PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROSES PENGGAJIAN

Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks dalam
operasinya. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk
kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai.
Karakteristik utama dari proses penggajian adalah pemisahan fungsi-fungsi berikut ini:
1. Personel
Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam penggajian
perusahaan melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan dari
pembayaran.
2. Pencatat Waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan
kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets).
Pencatat waklu bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat
waktu atau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan
ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi. Laporan ringkasan waktu kerja
menunjukkan pekerjaan karyawan yang diberikan dalam produksi, dan kemudian melanjutkan
kartu pencatat waktu ke departemen penggajian.
Karyawan yang digaji bulanan (salaried employee) tidak menggunakan dasar jam. Jika
karyawan digaji bulanan, diperlukan laporan kehadiran.
12
3. Penggajian
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan
menyiapkan penggajian. Perhatikan bahwa penyiapan gaji independen dari penyiapan data
input yang digunakan sebagai dasar membayar laporan kehadiran dan data personel. Register
penggajian menunjukkan perhitungan pembayaran bersih (pembayaran kotor dikurangi dengan
potongan-potongan dari pembayaran). Slip gaji dikirimkan ke pengeluaran kas untuk
ditandatangani, ditinjau, dan didistribusikan. Tembusan register penggajian dikirimkan ke
hutang dagang untuk memulai pencatatan suatu voucher penggajian.
Beberapa karakteritisk lain untuk diperhatikan adalah:
1) penggunaan rekening penggajian imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk
memudahkan rekonsiliasi;
2) rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian;
3) penggunaan master pembayaran independen. orang yang mendistribusikan pembayaran
independen dari personel, pencatat waktu, dan yang menyiapkan gaji.
4. Persyaratan Pemrosesan Penggajian
Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar karyawan, seperti
nama, alamat besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji. Register atau
jurnal penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji sesungguhnya. File-file yang
diperlukan untuk laporan pemerintah, tabel pajak yang digunakan dalam pemrosesan, pensiun,
perencanaan turra jangan kesehatan dan perencanaan yang sejenis merupakan contoh informasi
yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian.

13
 DAFTAR REFERENSI

Bodnar, George H. dan Hopwood, William S. 2014. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9.
Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.

14