Sia Sap 8
Sia Sap 8
OLEH:
KELOMPOK 6
AKUNTANSI REGULER
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
TAHUN 2018
A. PROSES BISNIS PROKUREMEN
Prokuremen merupakan proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan
mendapatkan barang atau jasa. Barang atau jasa bisa diperoleh secara internal jika barang
dihasilkan oleh entitas lain dalam perusahaan. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen.
Langkah umum dalam proses prokuremer adalah:
1) Menetukan kebutuhan
2) Memilih sumber daya
3) Permintaan untuk quotation
4) Memilih pemasok
5) Menerbitkan pesanan pembelian
6) Penerimaan barang
7) Verifikasi faktur
8) Pembayaran kepada pemasok
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) mampu menyimpan dan memproses sejumlah
informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis prokuremen. SAP R/3
mendukung prokuremen pada modul pengelolaan material. R/3 menyediakan cara online,
sistem terintegrasi total untuk pembuatan dan pertukaran dokumen yang diperlukan dalam
proses bisnis prokuremen. Sifat total terintegrasi sistem mampu mengurangi kesalahan dan
kecepatan proses bisnis.
Dokumen pada R/3 adalah dokumen online. Dokumen-dokumen ini dibuat secara pnline
dan diproses secara keseluruhan sebagai dokumen elektronik. Dokumen ini juga dapat dicetak
dan ditukarkan secara manual. Dokumen prokuremen yang tersedia pada R/3 terdiri dari:
1) Permintaan pembelian
2) Permintaan untuk quotation
3) Quotation
4) Pesanan pembelian
5) Perjanjian ringkas
6) Kontrak
7) Perjanjian penjadwalan
8) Pencatatan informasi pembelian
Semua dokumen-dokumen prokuremen akan didiskusikan satu per satu. Semua dokumen
prokuremen ditentukan dengan tipe kode dokumen. Kode ini menentukan field yang
ditampilkan pada layar monitor dan mengendalikan kisaran nomer-nomer unik yang ditentukan
1
untuk dokumen tertentu. R/3 dapat menyalin semua informasi yang relevan dari dokumen yang
ada sehingga proses pembuatan dokumen menjadi cepat dan kesalahan pun berkurang.
1. Menentukan Kebutuhan
Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada
suatu waktu tertentu. Permintaan pembelian dapat disiapkan secara manual. Dokumen ini juga
dapat dibuat secara otomatis oleh sistem MRP (materials requirements planning). Sistem MRP
dapat melaksanakan analisis secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan
permintaan pelanggan untuk suatu item dan proses produksi suatu perusahaan.
Setelah selesai, permintaan pembelian dilanjutkan, secara elektronik ke supervisor untuk
disetujui. Persetujuan secara khusus meliputi penentuan bahwa permintaan pembelian dalam
batasan biaya. Profil pemakai dikelola dalam permintaan pembelian filter R/3 dan dikirim ke
orang yang tepat untuk disetujui.
2. Memilih Sumber Daya
Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber penyedia untuk
permintaan pembelian. R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk
menyediakan suatu item yang diminta. Jika kontrak ada R/3 memberikan jumlah yang diminta.
Jika tidak ada kontrak untuk suatu item, maka permintaan untuk dokumen quotation disiapkan.
3. Permintaan untuk Quotation
Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk menghasilkan dokumen
permintaan untuk quotation (request for quotation). Permintaan untuk quotation dibuat untuk
item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan
sebagai kebijakan perusahaan. Dokumen ini dikirim ke pemasok yang akan dipakai untuk
konfirmasi harga dan jangka waktu pembayaran untuk suplai produk atau jasa. Permintaan
untuk quotation mungkin juga dikirimkan dalam bentuk dokumen kertas, seperti fax, atau secara
elektronik seperti EDI (Electronic data interchange). Hasil dari penerbitan permintaan untuk
quotation adalah satu atau banyak dokumen quotation yang akan dimasukan ke dalam R/3.
Pemasok potensial memberi harga dan jangka waktu yang dimasukkan dalam dokumen
quotation. Dokumen quotation digunakan untuk memilih pemasok.
4. Memilih pemasok
R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat
dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan. R/3
akan mengirimkan surat penolakan ke pemasok untuk penawaran yang diterima.
2
Evaluasi pemasok sering memerlukan seorang ahli atau pengalaman. R/3 menawarkan
fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk membantu organisasi dalam proses bisnis
prokuremen.
5
penerimaan harus mempunyai peran independen untuk menghitung pengiriman dan atau
menyiapkan laporan penerimaan.
Independen atau blind count pengiriman dilakukan dengan tidak mengizinkan
penghitungkan (counter) punya akses ke kuantitas yang ada pada pesanan pembelian. Hal ini
mengaharuskan penghitung untuk menentukan jumlahnya dengan menghitung, karena tidak
mungkin hanya menyalin kuantitas dari pesanan pembelian. Supervisor akan membandingkan
kuantitas yang diterima berdasarkan penghitungan dengan yang ada di pesanan pembelian dan
kemudian menyiapkan laporan penerimaan untuk kuantitas yang diterima. Tembusan laporan
penerimaan disertakan pada tranfer pengiriman ke penyimpanan.
4. Penyimpanan
Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan
dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan ke hutang dagang.
Jika barang lansung dikirimkan ke departemen yang meminta dan bukan ke departemen
penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui penerimaan pada laporan
penjualan dan melanjutkan ke hutang dagang. Verifikasi independen penerimaan pembelian
adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen.
5. Hutang Dagang
Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok. Empat
dokumen - permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur-tersedia
untuk mendokumentasikan transaksi pembelian. Penggunaan sistem voucher untuk
mendukung pembanyaran adalah ciri pengendalilan dari prosesi bisnis prokuremen. Sistem
voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan untuk memastikan bahwa semua dokumen
yang tepat telah dikumpulkan, diverifikan, dan diperiksa sebelum pembayaran faktur yang
sesungguhnya.
Beberapa karakteristik lainnya dari pengendalian yang patut diperhatikan adalah:
1) Pembelian tidak mengedalikan barang sesungguhnya, juga tidak memeliki pengendalian
pada dokumentasi yang diperlukan untuk pembanyaran.
2) Penerimaan dipisah dari fungsi penjagaan (final custody) pengiriman, yakni penyimpanan.
Pengakuan dari penerimaan maupun penjagaan diperlukan sebelum pembayaran
diotorisasi.
3) Hutang dagang hanya menangani dokumen dan tidak dapat menerima barang dagangan
atau kas secara independen.
6
4) Permintaan pembelian diperiksa secara independen di luar pembelian. Ini sering dilakukan
hutang dagang. Pemeriksa ini memverifikasi beban akuntansi yang tampak pada
permintaan dan juga memastikan bahwa permintaan tidak dimulai dari pembelian.
5) Faktur-faktur diberikan ke pembelian untuk diperiksa dan disetujui sebelumnya untuk
dikirimkan ke hutang dagang. Ini terutama penting jika pembelian memang merasa perlu
untuk mengevaluasikan faktur yang tepat.
6) Jangka waktu pembelian ketepatannya oleh bagian di luar depertemen pembelian.
Pemeriksaan ini sering dilakukan oleh hutang dagang.
7) Pencatatan persediaan diperbaharui untuk menunjukkan penerimaan barang.
6. Integritas Proses Bisnis Prokuremen
Dokumentasi pembelian memastikan bahwa pengendalian individual diterima sesuai
harapan. Pesanan pembelian dan laporan penerimaan mengendalikan pembelian individual,
tetapi juga tidak mengendalikan langsung proses bisnis prokuremen.
Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada integritas hubungan pembeli-
penjual. Hubungan pembeli-pemasok lebih merupakan persoalan kebijakan, bukan persoalan
prosedur. Banyak perusahaan menemukan bahwa sangat perlu untuk membuat kebijakan
tertulis dan manual prosedur untuk melindungi proses bisnis prokuremen. Kebijakan pembelian
diperlukan untuk mendapatkan penawaran yang kompetitif, yang biasanya diimplementasikan
dengan menggunakan permintaan dokumen quotation.
Metode untuk mengevaluasi dan memilih penawaran didasarkan pada atribut pemasok,
yang disebut perencanaan peringkat pemasok (vendor rating plan), yang dengan mengevaluasi
keputusan sebagai dasar pertimbangan oleh otoritas yang lebih tinggi. Kebijakan untuk
melakukan rotasi tanggung jawab seorang pembeli akan melemahkan hubungan pembeli-
pemasok, tetapi akan mengurangi kemungkinan spesisalisasi pembeli. Daftar pemasok yang
disetujui (approved cendor list) disiapkan oleh fungsi yang independen, yang digunakan untuk
membatasi pilihan-pilihan pembeli pilihan-pilihan pembeli ke pemasok, di mana pemasok telah
diseleksi dan didapati bahwa mereka dapat dipercaya, bebas dari masalah keuangan, dan bebas
dari konflik kepentingan
7. Pendekatan Peringat Atribut untuk Memilih Pemasok
Pendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok cocok jika
diperlukan pendapat dari beberapa evaluator yakni menggabungkan hasil evaluasi itu pada
waktu yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai berikut:
1) Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukkan dalam evaluasi.
7
2) Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya dan
objektivitasnya.
3) Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap atribut,
memberikan skor angka 1 sampai dengan 10 atau skala yang lain.
4) Menjumlahkan evaluasi individu dengan menghasilkan setiap peringkat angka atribut
dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evaluasi dengan menambahkan semua
skor bersama-sama.
13
DAFTAR REFERENSI
Bodnar, George H. dan Hopwood, William S. 2014. Sistem Informasi Akuntansi Edisi 9.
Yogyakarta: ANDI Yogyakarta.
14