RINGKASAN MATERI KULIAH SAP 7

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

EKA 440 B2 RUANG GI 1.1
26 Oktober 2018

OLEH:
KELOMPOK 6

1. NI WAYAN PITRIYANI (1607531047) / 10

2. NI NENGAH WITRI ASTITI (1607531049) / 11
3. PUTU AYU PRAMESTI (1607531050) / 12

AKUNTANSI REGULER
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
TAHUN 2018

1
1. Proses Bisnis Pengelolaan Pesanan Pelanggan
1) Permintaan informasi
Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan sering dimulai dengan suatu permintaan dari
pelanggan atau permintaan suatu quatation. Quatation adalah sebuah dokumen yang
disiapkan dan dikirimkan ke pelanggan potensial guna memberikan informasi mengenai
produk harga, ketersediaan produk dan informasi pengiriman. Quotation disiapkan ketika
pelanggan potensial meminta secara khusus informasi secara rinci mengenai pesanan
potensialnya. Suatu permintaan informasi mirip dengan Quatation, tetapi permintaan
informasi tidak berisi informasi pengiriman.
2) Pembuatan kontrak
Beberapa perusahaan memerlukan kontrak (perjanjian legal) yang disiapkan sebelum
menjual kepada pelanggan sebagai suatu kebijakan perusahaan. Kadangkala perjanjian
kontrak ini tidak diperlukan oleh perusahaan. Kontrak adalah suatu perjanjian untuk
menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan. Kontrak biasanya menyebutkan kuantitas
dan jadwal waktu pengiriman. Kontak yang berisi perjanjian mengenai penyediaan suatu
barang pada periode tertentu disebut Blanket Order.
3) Memasukkan pesanan
Memasukkan pesanan atau order entry menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Dokumen
yang berbeda atau sama akan disiapkan ketika pelanggan meminta pengiriman barang yang
sudah dirincikan dalam kontrak. Penerimaan pesanan biasanya berisi penentuan harga dan
pemeriksaan ketersediaan barang. Sistem Informasi enterprise resource planning
memungkinkan inplementasi prosedurr penentuan harga yang canggih dan fleksibel antara
pelanggan dan barang spesifik.
4) Pengiriman
Aktivitas pengiriman diawali dengan penyiapan dokumen pengiriman yang disebut delivery.
Dokumen delivery dibuat untuk mengatur pengiriman barang ke pelanggan. Dokumen
delivery diproses untuk menyiapkan jadwal (daftar kerja) pengiriman. Jadwal didasarkan
pada tanggal pengiriman yang diminta oleh pelanggan. Barang yang dikeluarkan dari
persediaan pengiriman memerlukan dokumen pengambilan pesanan, pengepakan pesanan
dan posting pengiriman. Pengambilan pesanan mencakup proses memilih barang dari pabrik
atau gudang sesuai dengan pesanan. Pengepakan barang mencakup ,menyiapkan barang
sampai ke kendaraan angkutan yang membawa sampai ke pelangggan.

2
5) Penagihan
Dokumen delivery dimasukkan dalam jadwal penagihan dan difakturkan. ERP membuat
banyak salinan data yang digunakan untuk penagihan dari dokumen pesanan penjualan
pelanggan atau dokumen delivery pelanggan.

(1) Ilustrasi ERP

Sistem ERP mampu menyiapkan dan memproses sejumlah informasi yang sangat besar
berkaitan dengan proses bisnis pengelolaan pelanggan. Bagian ini akan membahas secara
ringkas data yang disimpan dan diproses dalam proses bisnis pengelolaan pesanan
pelanggan dengan menggunakan SAP R/3.
Record master pelanggan
Record master pelanggan berisi semua informasi yang berkiatan dengan pelanggan. Record
master pelanggan dibuat sebelum proses pesanan penjualan dalam R/3 karena informasi
dalam record master pelanggan digunakan dalam proses pesanan penjualan.
SAP R/3 Membutuhkan 4 macam record master;
a. Reccord penjualan kepelanggan
b. Record pengiriman kepelanggan
c. Record penagihan kepelanggan
d. Record pembayaran pelanggan.
Field data
Kebanyakan input dikodekan dengan angka. Pengguna menekan tombol return jika isi
layar sudah dilengkapi dan untuk melihat layar. Layar input create customer pada input
fasilitas R/3 menggunakan list box dan fasilitas pencarian. List box digunakan oleh
pengguna untuk memilih item dari daftar yang ada. Fasilitas pencarian yang
memungkinkan pengguna memasukan kata atau frase R/3/ akan menemukan kode yang
dibutuhkan.
Berikut ini beberapa data yang ada pada layar Create Customer :
a. Initial Screen b. Uploading c. Correspondence d. Taxes
points

e. Customer f. Foreign trade g. Incurance h. Output

address

3
 i. Control data j. Contact person k. Sales l. Partner function

m. Marketing n. Account o. Shipping

management

p. Payment q. Payment r. Billing

transaction transaction

Pelanggan satu-waktu
Karena kompleks proses pembuatan record master pelanggan, R/3 memungkinkan untuk
membuat record master tunggal secara dummy untuk pelanggan satu-waktu (one-time
customer) atau pelanggan yang tidak rutin. Semua pelanggan melalui record satu-waktu.
Record master mempunyai informasi minimum. Hanya layar address, sales, shipping,
billing, taxes, dan output create customer yang perlu dilengkapi. Untuk layar tersebut
hanya field yang akan diaplikasikan untuk semua pelanggan yang menggunakan record ini
yang perlu dimasukkan. Proses ini mengamankan masalah dalam pembuatan record rinci
untuk pelanggan satu waktu.

(2) STANDAR PEMROSESAN PESANAN PADA SAP R/3

Standar pemrosesan pesanan adalah istilah yang menjelaskan proses bisnis pengelolaan
pesanan yang pesanan pelanggan dimasukkan dari persediaan barang jadi. Standar pesanan
umum diterima melalui telpon, fax, bagi penjualan atau voice mail. Pertama-tama
diterbitkan sebuah quotation untuk pelanggan. Jika ada quotation maka pesanan akan
dibuat jika pelanggan memerlukan pengiriman barang atau jasa. Standar pesanan penjualan
berisi informasi mengenai harga, jumlah, dan tanggal (tanggal pengiriman yang diminta,
tanggal penyerahan, dsb). Sesudah suatu pesanan dibuat dokumen delivery dibuat R/3
menghitung tanggal pengiriman yang diharapkan menggunakan tanggal pengiriman dan
waktu transit kepelanggan. Data tersedia dalam record master pelanggan. dan diproses.

Membuat pesanan penjualan

Record master pelanggan harus ada sebelum pesanan penjualan dibuat. R/3 dapat menyalin
informasi dari record master ke dalam pesanan penjualan, jika diperlukan.

4
 a) Create sales order
Layar ini digunakan untuk memasukkan informasi untuk wilayah penjualan. Ada 3 field
yang harus ada.
(a) Field organisasi penjualan mengidentifikasikan unit yang bertanggungjawab
terhadap penjualan.
(b) Field jalur distribusi mengklasifikasikan pesanan seperti penjualan langsung, eceran
atau penjualan besar.
(c) Field kode divisi digunakan untuk mengidentifikasi satu subgroup dalam organisasi
penjualan.
b) Layar create sales order
Layar ini punya dua bagian
(a) Header dokuman dan wilayah untuk data item. Header dokumen berisi field untuk
item yang menjelaskan seluruh pesanan.
(b) Field sold to party mengumpulkan kode pelanggan. Nomer pesanan pembelian
pelanggan dimasukkan kedalam field nomor pesanan pembelian.
c) Fitur data base
Setiap aktifitas pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan-quatation, pesanan,
pengiriman, faktur dan sebagainya –menghasilkan suatu dokumen. Fitur arus dokumen
pada SAP R/3 memungkinkan untuk melihat dan melacak dokumen dokumen tersebut.

2. Pengendalian Siklus Transaksi pada Pemrosesan Pesanan

Pengendalian siklus transaksi didasarkan pada fungsi yang dipisahkan dalam suatu proses
bisnis.
1) Memasukkan pesanan
Fungsi memasukkan pesanan (order entry) memulai proses pesanan pelanggan dengan
menyiapkan dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi penjelasan mengenai
produk yang dipesan, harganya dan data deskriptif mengenai pelanggan seperti nama, alamat
pengiriman dan jika diperlukan alamat penagihan. Jika waktu antara penerimaan pesanan
dengan pengiriman sesungguhnya signifikan, maka pemberitahuan akan dikirimkan kepada
pelanggan untuk memberitahu bahwa pesanan telah diterima dan sedang dalam proses.

2) Kredit

5
 Kredit pelanggan yang masih ada sebaiknya di verifikasikan terlebih dahulu ke bagian
pengiriman barang. Untuk pelanggan regular, pemeriksaan kredit meliputi menentukan
jumlah total kredit yang disetujui tidak melebihi otorisasi dari manajemen secara umum atau
khusus. Untuk pelanggan baru pemeriksaan kredit diperlukan untuk menentukan jangka
waktu penjualan kepada pelanggan.
3) Barang jadi
Barang jadi diambil sesuai dengan yang ada pada picking list. Picking list disiapkan dari
dokumen pengiriman yang disiapkan dengan database pesanan untuk memproses pesanan
yang telah disetujui.
4) Pengiriman
Bagian pengiriman menerima perintah pengiriman setelah cocok dengan pesanan yang ada
pada picking list bersama dengan barang yang dipesan seperti yang ada pada daftar
pengepakan barang. Informasi pesanan yang ada pada daftar pengepakan disiapkan secara
independen karena ia didasarkan pada pesanan yang disiapkan oleh fungsi order entry dan
disetujui oleh fungsi kredit.
5) Penagihan
Penagihan merupakan proses terakhir dari proses pesanan dengan menyiapkan faktur untuk
pesanan yang tampak pada daftar penagihan. Bagian penagihan melakukan verifikasi
pesanan dan kemudian menyiapkan faktur. Faktur berisi total pembayaran untuk jumlah
kuantitas yang dikirimkan, biaya angkut (jika ada) dan pajak (jika ada) . faktur dikirim ke
pelanggan.
6) Piutang dagang dan buku besar
Perbedaan antara penagihan dan piutang dagang penting untuk mempertahankan pemisahan
fungsi. Bagian penagihan bertanggungjawab untuk membuat faktur pesanan secara
individual dan piutang dagang menangani informasi rekening pelanggan dan secara periodik
mengirimkan laporan piutang dagang kepada pelanggan.

3. Proses Bisnis Manajemen Akun Pelanggan

Proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan mencakup pemrosesan piutang dagang
sampai pengumpulan pembayaran pelanggan pada rekening, bagian ini membahas secara
singkat proses bisnis penjualan tunai karena kerap kali terintegrasi dengan proses
pengumpulan pembayaran pelanggan.
1) Piutang dagang

6
 Piutang dagang mewakili uang yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang dan jasa
yang telah dijual yang dimasukkan dalam rekening, karena kebanyakan bisnis dilakukan
secara kredit, piutang dagang sering kali mewakili sejumlah besar modal kerja organisasi
yang sangat penting pada proses bisnis pengelolaan pesanan pelanggan. Ada dua pendekatan
dasar pada aplikasi piutang dagang yaitu:
(1) Proses open item
(2) Proses balance forward
Pada pemrosesan open item, pencatatan terpisah dikelola pada sistem piutang dagang untuk
setiap faktur yang belum dibayar oleh pelanggan, jika pembayaran pelanggan diterima maka
akan dibandingkan dengan faktur yang belum dibayarkan. Pada pemrosesan balance
forward, pembayaran dari pelanggan dibandingkan dengan total saldo pelanggan yang masih
ada dan bukan dibandingkan dengan faktur pelanggan secara individu. Banyak bisnis
menggunakan siklus perencanaan penagihan (cycle billing plan). Dimana rekening piutang
dagang dibagi secara alpabet atau berdasarkan nomor rekening. Idenya adalah
mendistibusikan laporan yang disiapkan selama hari kerja pada setiap bulan.

4. Pengendalian Transaksi pada Proses Bisnis Piutang Dagang

1) Penerimaan kas
Slip pembayaran pelanggan di lanjutkan ke piutang dagang untuk diposting dari penerimaan
kas. Piutang dagang tidak memiliki akses ke kas atau memeriksa pembayaran pelanggan.
2) Penagihan
Faktur, memo kredit dan penyesuaian faktur lainya dirutekan ke piutang dagang untuk di
posting ke rekening pelanggan. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada.
Penagihan tidak punya akses langsung ke pencatatan piutang dagang.
3) Piutang dagang
Bertangung jawab untuk mengelola buku pembantu piutang dagang. Rekening control di
kelola oleh departemen buku besar.debet dan kredit diposting ke rekening pelanggan dari
bukti pembayaran, faktur, dan dokumen lain yang diterima dari penagihan dan penerimaan
kas. Hal ini menjaga pemisahan fungsi-fungsi yang ada. Secara periodik, laporan pelanggan
dikirim langsung ke palanggan oleh departemen piutang dagang. Pemprosesan periodik
meliputi penyiapan neraca saldo umur piutang dari buku pembantu piutang dagang untuk
digunakan oleh departemen kredit. Tipe lain dari laporan kredit pelanggan disiapkan sesuai

7
dengan kebutuhan perusahaan. Laporan seperti ini biasanya disiapkan sebagai produk
laporan yang dikirimkan ke pelanggan.
4) Kredit
Fungsi departemen kredit meliputi menyetujui return dan potongan penjualan dan
penyesuaian lainya untuk rekening pelanggan, menilai dan menyetujui neraca saldo umur
piutang untuk menentukan sisa kredit dari pelanggan, dan memulai memo (dokumen)
penghapusan untuk membebani rekening dengan kerugian piutang.
5) Buku besar
Buku besar mengelola rekening pengendali piutang dagang. Debet dan kredit diposting ke
rekening pengendalian piutang dagang dari jurnaldan hasil pencocokan dengan total
pengendali yang diterima dari penagihan dan penerimaan kas. Jumlah ini di rekonsiliasi ke
control total dan dikirimkan ke buku besar langsung dari piutang dagang. Rekonsiliasi ini
merupakan siklus pengendalian transaksi yang penting dalam proses bisnis piutang dagang.
6) Retur dan potongan penjualan
Retur dan potongan penjualan memerlukan pengendalian yang hati-hati. Potongan penjualan
terjadi karena ada barang dagangan yang rusak, kekurangan dalam pengiriman, kesalahan
klerikal, atau adanya perjanjian antara pelanggan dan penjual untuk mengurangi jumlah
yang dipunyai pelanggan. Jumlah potongan dinegosiasikan antara pelanggan dan
departemen penerimaan pesanan penjualan (atau penjualnya). Potongan sebaiknya
dipertimbangan dan disetujui oleh fungsi yang independen (depertemen kredit). Setelah
potongan diotorisasi dan disetujui, bagian penagihan akan membuat memo kredit untuk
mendokumentasikan pengurangan rekening pelanggan. Retur pelanggan terjadi karena
pelanggan mengembalikan barang yang sudah di kirim.
7) Penghapusan piutang dagang
Hal pokok dalam proses penghapusan adalah analisis rekening yang telah jatuh tempo
sebelumnya. Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan laporan saldo umur piutang.
Sejumlah teknik dapat digunakan sebagai upaya untuk mengumpulkan rekening yang telah
jatuh tempo. Hal ini melibatkan prosedur dunning seperti mengirimkan ke pelanggan
sejumlah surat sebagai tindak lanjut dan menggunakan agen-agen pengumpul piutang untuk
melakukan pendekatan ke pelanggan untuk membayar. Akan tetapi, sejumlah rekening
memang sudah tidak layak lagi dan harus dihapus. Departemen kredit memulai proses
penghapusan dengan memo penghapusan yang disetujui oleh treasurer atau fungsi
independen lainya. Bagian piutang dagang melakukan otorisasi untuk rekening yang dihapus

8
setelah menerima memo penghapusan yang sudah disetujui, lalu di kirim kepada pihak ke 3
untuk tujuan pencatatan. Ini diperlukan karena setelah penghapusan, piutang dagang tidak
akan masuk dalam rekening yang aktif.

5. Proses Bisnis Kas yang Diterima pada Rekening

Proses Bisnis kas yang diterima pada rekening digunakan ketika pelanggan masih memilki
saldo. Penerimaan kas pada rekening biasanya berawal dari pengiriman surat atau
dibayarkan oleh seseorang ke kasir pusat atau cash window. Untuk itu lebih jelasnya akan
diterangkan sebagai berikut:
1) Mailroom: Pembayaran pelanggan akan diterima dalam mailroom. Surat akan dibuka dan
cek serta bukti pembayaran akan dipiasahkan, cek disahkan dan dijumlah secara hati-hati.
Daftar pembayaran yang berisi pembayaran yang diterima, disiapkan. Tembusan daftar
pembayaran dan bukti pembayaran diberikan ke bagian piutang dagang. Cek dan control
total diberikan ke penerimaan kas sebagai deposit. Tembusan daftar pembayaran dan
control total disimpan dalam urutan tanggal.
2) Penerimaan kas: Cek diterima dari mailroom bersama dengan penerimaan kas dari
penjualan tunai dan slip setoran disiapkan. Daftar pembayaran dan control total
dicocokkan dengan slip setoran dan perjanjian yang telah disetujui. Daftar pembayaran
digunakan untuk posting dari mailroom kejurnal penerimaan kas. Jurnal disisapkan dan
dilanjutkan pada buku besar. Daftar pembayaran, slip setoran dan control total disimpan
urut tanggal.
3) Piutang dagang: Piutang dagang diposting pada rekening piutang dagang. Piutang dagang
disimpan diurutan berdasarkan urutan pelanggan. Daftar pembayaran dan control total
yang diposting urut tanggal. Tembusan control total dilanjutkan kebuku besar.
4) Buku besar: Jurnal dari penerimaan kas dan control total diterima dari rekening piutang
dagang untuk dibandingkan. Sumber posting buku besar berasal dari jurnal dari kasir,
jurnal, dan control total disimpan urut tanggal.
5) Bank: Bank menerima setoran dan validasi tembusan slip setoran. Tebusan slip setoran
yang telah divalidasi dikembalikan keaudit internal. Slip setoran yang telah divalidasi
disimpan urut tanggal.
6) Audit Internal: Audit internal menerima laporan bank secara periodik. Rekonsiliasi bank
secara independen merupakan pengendalian yang penting dalam proses bisnis
kepelanggan.

9
 (1) Sistem Pengumpulan Lock-Box
Sistem lock-box deposit digunakan untuk mengurangi float-waktu antara penandatangan
pembayaran cek oleh pelanggan dan ketika perusahaan menggunakan dana tersebut.
Sistem lock-box digunakan juga untuk mengurangi float yang biasanya terjadi karena bank
tidak mengizinkan perusahaan untuk menggunakan cek sampai mereka membereskan
urusan dengan bank pelanggan

6. Proses Bisnis Penjualan Tunai

Perbedaan signifikan antara proses bisnis penjualan tunai dan proses bisnis kas yang
diterima pada rekening adalah tidak adanya pencatatan aset sebelumnya (saldo rekening
pelanggan) pada proses bisnis penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai
merupakan poin utama pada sistem pengendalian. Ketika pencatatan telah disiapkan, maka
penjualan tunai menjadi subjek pengendalian akuntansi.
Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan
dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan. Beberapa
teknik yang dapat digunakan untuk membuat pencatatan awal, yaitu:
1) Audit pelanggan (customer audit) merupakan istilah umum yang digunakan untuk
menjelaskan prosedur di mana tindakan pelanggan sebagai pengendalian pada
dokumentasi awal transaksi. Contoh: penentuan harga item senilai 99 sen dan bukan $1
merupakan teknik audit pelanggan, sama dengan teknik pemasaran. Penentuan harga ini
memaksa pencatatan penjualan karena pelanggan pada umumnya berharap ada perubahan
harga. Teknik yang berkaitan dengan faktur penjualan, seperti memberikan hadiah satu
galon ice cream jika penerimaannya mendapatkan red star atau simbol yang lain, dengan
maksud agar pelanggan memeriksa pencatatan penjualan. Adanya kemungkinan
memperoleh hadiah dapat meningkatkan keinginan pelanggan untuk membaca faktur.
Banyak register kas berbunyi seperti bel atau lonceng ketika dibuka; dengan pelanggan
diharapkan memberikan perhatian pada jumlah sesungguhnya yang ada di register.
Mengirimkan laporan bulanan (agar pelanggan memeriksa rekeningnya sendiri) dan
menyediakan bukti pembayaran (dimana mereka akan memperoleh pengembalian dari
yang mereka bayar) merupakan contoh teknik customer audit.

10
2) Supervisi bertugas mengobservasi kinerja stafnya. Teknik supervisi mencakup
penggunaan professional shopper, yaitu orang yang disewa untuk membeli barang pada
perusahaan eceran dengan tujuan mengobservasi pencatatan transaksi.
3) Teknik Imprest digunakan untuk mengendalikan penerimaan kas dengan cara yang
sama yang digunakan dalam pengendalian pengeluaran kas kecil tetapi biasanya kurang
akurat. Petugas klerikal diberi sejumlah tiket bernomor urut dan harus
mempertanggungjawabkan nilai penjualannya atau tiket yang dimilikinya. Pemborong
eceran harus mempertanggungjawabkan nilai eceran barang yang dimilikinya.
Pengendalian persediaan pada penjualan ini diaplikasikan dengan menggunakan metode
laba kotor atau metode analisis penjualan eceran untuk mengestimasi tingkat persediaan.
Walaupun pengendalian seperti ini tidak begitu efektif untuk menghilangkan
kemungkinan manipulasi, namun cara ini dapat mengurangi kecurangan.

11
 DAFTAR REFERENSI
Bodnar, George H. dan William S. Hopwood.2014.Sistem Informasi Akuntansi Edisi
9.Yogyakarta:ANDI.

12