Metode Kaizen
Metode Kaizen
Disusun oleh:
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014
1. Sejarah
Pertumbuhan ekonomi Jepang pasca perang dunia ke-II memberikan motivasi
pembangunan kembali dari puing peperangan dan diutuslah seorang ahli survey Amerika
Serikat yang bernama Dr. W. Edward Deming yang mencoba membantu Jepang untuk
pembangunan kembali ekonomi Jepang sehingga konsep Deming mulai tahun 1970-an telah
diterapkan oleh perusahaan Jepang yang terkenal dengan “14 kunci Dr. Deming”.
Konsep deming kemudian lebih dikenal dengan konsep Kaizen, yang diperkenalkan oleh
Masaaki Imai dalam bukunya “Kaizen : The key to Japan’s competitive success” (1986).
Kesimpulan Europe Japan Centre tentang Kaizen Jepang mengungkapan bahwa,”Kaizen
mengatakan kepada kita bahwa hanya dengn secara terus menrus tetap sadar dan membuat
bertus-ratus ribu peningkatan kecil, maka dimungkinkan untuk menghasilkn barang dan jasa
yang mutunya otentik sehingga memuaskan pelanggan. Cara paling mudah mencapainya
adalah dengan keikutsertaan, motivasi dan peningkatan terus menerus dari masing-masing
dan semua karyawan dalam organisasi. Keikutsertaan staf tergantung pada komintmen
manajemen senior, strategi yang jelas dan ketabahan – karena kaizen bukan jalan pintas
melainkan proses yang berjalan secara terus menerus untuk menciptakan hasil yang
diinginkan”. (Cane, 1998:265)
Kunci keunggulan perusahaan Jepang adalah sangat unggul dalam persaingan adalah
menghilangkan pemborosan dan menghindari berbagai kesulitan. Jepang mengunakan istilah
perbaikan mutu secara terus menerus (Just in time).
4. Pelaksanaan
Secara garis besar ada delapan kunci utama pelaksanaan KAIZEN dalam kegiatan industri
adalah:
a. Menghasilkan produksi sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaan
pelanggan. Sistem Kaizen biasanya menghasilkan produksi dengan pesanan pelanggan
dengan sistem produksi tarik (pull system) yang dibantu dengan menggunakan kartu
Kanban.
b. Memproduksi dalam jumlah kecil. Memproduksi dalam jumlah kecil sesuai dengan
permintaan pelanggan akan menghemat biaya dan sumber daya dengan menggunakan
penjadwalan proses produksi dan pola produksi Heijunka (memproduksi bermacam-
macam dalam satu lini produksi).
c. Menghilangkan pemborosan. Untuk menghindari pemborosan pada persediaan,
pembelian dan penjadwalan dengan menggunakan sistem kartu Kanban yang
mendukung sistem produksi tarik.
d. Memperbaiki aliran produksi. Penataan produksi berpedoman dengan lima disiplin
di tempat kerja yaitu 5-S antara lain;
a) Seiri (Pemilahan) yaitu melakukan pemisahan berbagai alat/komponen di tempat
masing-masing sehingga untuk mencarinya nanti bila diperlukan akan lebih mudah.
b) Seiton (Penataan) yaitu melakukan penyimpanan fungsional dan membuang waktu
untuk mencari barang.
c) Seiso (Pembersihan) yaitu melakukan pembersihan sebagai pemeriksaan dan tingkat
kebersihan.
d) Seiketsu (Pemantapan/Perawatan) yaitu manajemen visual dan pemantapan 5S
seperti pemberian tanda, pengumuman, label, pengaturan kabel, kode dan lainnya.
e) Shitsuke (Pembiasaan) yaitu pembentukan kebiasaan dan tempat kerja yang
berdisplin.
Peran manajemen madya dan staff adalah terlibat dan bertanggung jawab untuk:
a. Menyebarluaskan dan mengimplementasikan sasaran Kaizen sesuai pengarahan
manajemen puncak melalui penyebarluasan kebijakan dan manajemen
fungsional silang.
b. Mempergunakan Kaizen dalam kapabilitas fungsional.
c. Menetapkan, memelihara, dan meningkatkan standar.
d. Mengusahakan agar karyawan sadar Kaizen melalui program latihan intensif.
e. Membantu karyawan memperoleh keterampilan dan alat pemecah masalah
6. Manfaat
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dalam penerapan Teori Kaizen dapat berupa :
a. Setiap orang akan mampu menemukan masalah dengan cepat.
b. Setiap orang akan memberikan perhatian dan penekanan pada tahap perencanaan.
c. Mendukung cara berfikir yang berorientasi proses.
d. Setiap orang berkonsentrasi pada masalah-masalah yang lebih penting dan memdesak
untuk diselesaikan.
e. Setiap orang akan berpartisipasi dalam membangun sistem yang baru.
7. Tujuan
Beberapa tujuan dari kaizen ini diantaranya adalah mengurangi waste dalam proses bisnis,
quality control yang akurat, Just in Time Delivery, standardisasi pekerjaan, dan menggunakan
peralatan yang efisien. Kaizen hanya bisa dijalankan dalam 3 prinsip:
(1) Concern pada proses dan hasil (tidak pada hasil saja)
(2) Berpikir systematis seperti berpikir global, tidak semata-mata terkatub pada pandangan
yang sempit saja
(3) tidak menuduh atau menyalahkan, karena tuduhan hanya dapat menyebabakan waste
saja.
Agar filosopi kaizen ini dapat berjalan dengan baik sebaikanya diterapkan pada seluruh
level organisasi, mulai dari CEO sampai kepada karyawan terendah.
Selain itu kaizen juga memiliki beberapa tujuan seperti:
a. Menyempurnakan Mutu.
b. Menyempurnakan Proses.
c. Menyempurnakan Sistem.
d. Menyempurnakan Biaya.
e. Menyempurnakan Penjadwalan
8. Metode
Adapun metode-metode yang digunakan dalam kaizen adalah:
a. Mengubah cara kerja karyawan sehingga karyawan bekerja lebih produktif, tidak terlalu
melelahkan, lebih efisien, dan aman.
b. Memperbaiki peralatan.
c. Memperbaiki prosedur.
9. Langkah
Kaizen event perlu direncanakan pada tempat dan waktu tertentu. Kita dapat memulainya
dengan tahapan sebagai berikut:
1. Menentukan masalah atau area — Disini dipilih sebuah topic kaizen, masalah bisa
diambil dari prioritas bisnis yang utama, berdasarkan value stream mapping, atau
masalah di suatu area. Masalah harus jelas terdefinisi supaya tim memiliki persepsi
yang sama tentang masalah dan memiliki lingkup masalah yang jelas. Masalah ini juga
harus sesuai dengan kebutuhan bisnis.
2. Menentukan tujuan dan sasaran — Saat tim baru pertama kali melaksanakan kaizen,
mulailah dengan tujuan dan sasaran yang sederhana dulu misalkan menciptakan area
kerja yang efisien dengan 5S, memperbaiki flow, membuat visual management. Bisa
juga memilih beberapa topik berikut seperti membuat standard location, standard tool
station, mempercepat waktu changeover, mengurangi cacat, mengurangi jumlah
breakdown mesin, membuat kanban system. Memulai dengan sasaran sederhana akan
meningkatkan moral dari anggota tim dan menciptakan momentum.
3. Membentuk tim – Tim disini umumnya terdiri dari 6 – 10 orang tergantung
kebutuhannya. Sebagian anggota tim harus berasal dari area kerja lain supaya mendapat
ide dan perspektif yang lebih segar. Tim harus fokus di kaizen event ini dan untuk
waktu tersebut tidak boleh diganggu oleh kegiatan aktifitas kerja sehari-hari.
4. Memberi training tentang kaizen – Pertama kali melakukan kaizen adalah penting
mengenalkan apa itu kaizen, tujuan yang ingin dicapai, tahapan bagaimana
mengeksekusinya, dan training tools untuk root cause analysis yang nanti digunakan
untuk problem solving.
5. Melakukan pengukuran – Sebelum memulai improvement, adalah penting untuk
memiliki baseline performance sehingga kita tahu apakah nanti setelah tindakan
perbaikan hasilnya efektif atau tidak. Akan sangat membantu jika data sudah siap
sebelum kaizen event.
6. Melakukan root cause analysis – Setelah masalah jelas, lingkup jelas, baseline
ada, maka dilakukanlah root cause analysis. Ada beberapa tools umum yang bisa
dipakai untuk problem solving seperti Fishbone Diagram, 5 why analysis, affinity
diagram, fault tree diagram, benefit effort matrix, dan lainnya. Kemudian lakukan
validasi di lapangan dengan melakukan gemba secara langsung.
7. Melaksanakan tindakan perbaikan – Setelah akar masalah teridentifikasi, maka
segera buat rencana tindakan dan lakukan tindakan perbaikan secara langsung
8. Memeriksa hasil – Setelah tindakan perbaikan dilaksanakan maka check hasilnya. Ada
indikator kinerja yang bisa kita gunakan untuk melihat apakah hasilnya efektif. Jika
tidak maka lakukan analisa ulang.
9. Standarisasi – Jika hasilnya sudah efektif, maka segera buat standardnya. Hal ini untuk
memastikan bahwa hasil perbaikannya bersifat sustainable dan konsisten dijalankan
10. Follow up/Tindak Lanjut – Untuk tindakan yang belum selesai pada masa kaizen
event, lakukan follow up untuk memastikan tindakan perbaikan sudah diselesaikan.
Review hasil untuk memastikan improvement-nya sustainable dan konsisten.
11. Celebrate dan ulangi siklusnya – Setelah hasilnya efektif dan improvement tercapai
secara konsisten dan sustainable. Maka rayakan keberhasilan dengan tim dan
rencanakan untuk melakukan kaizen event berikutnya.
Kaizen adalah konsep tunggal dalam manajemen Jepang yang paling penting dan
merupakan kunci sukses Jepang dalam persaingan. Jepang selalu berpikir bahwa tidak ada satu
hari pun berlalu tanpa adanya suatu tindakan penyempurnaan (Takizakigroup: 2000). Kaizen
merupakan alat pemersatu filsafat, system dan alat untuk memecahkan masalah yang
dikembangkan di Jepang selama 30 tahun pada suatu perusahaan utnuk berbuat baik lagi.
Kaizen dapat dimulai dengan menyadari bahwa setiap perusahaan mempunyai masalah. Kaizen
memecahkan masalah dengan membentuk kebudayaan perusahaan di mana setiap orang dapat
mengajukan masalahnya dengan bebas (Imai, 1998: 18).