Perlunya Project Management Office (PMO) dalam Melaksana kan Proyek-Proyek

Apa itu PMO?

Pada saat anda diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk mengelola suatu proyek, yang pertama ada
pada benak anda tentunya bagaimana caranya agar proyek tersebut dapat diselesaikan secara tepat
cakupan (on scope), tepat waktu (on time), dan tepat anggaran (on budget). Mungkin anda tak perlu
khawatir bila proyek yang akan dikerjakan secara bersamaan waktunya, hanya satu atau dua proyek
saja. Tetapi akan berbeda kondisinya, apabila jumlah proyeknya yang akan dikerjakan mencapai
puluhan. Betapa repotnya ketika harus mengerjakan puluhan proyek dalam waktu yang bersamaan.
Kesulitan tidak hanya dalam hal mengalokasikan Sumber Daya Manusia (SDM), tetapi dalam
mengalokasikan anggaran dan melakukan pengawasan dalam pelaksanaannya.

Project Management Office (PMO) mulai banyak dibicarakan dan diterapkan, khususnya di beberapa
negara maju. Sayangnya, di Indonesia baru sedikit yang sudah menerapkan, itupun umum-nya di sektor
bisnis, sedangkan di sektor pemerintahan masih terbatas. PMO dianggap mempunyai peran strategis di
organisasi mengingat bisa dikategorikan sebagai satu entitas dengan fungsi utama mengintegrasikan
seluruh aktivitas dan sumber daya dalam proyek yang sedang dijalankan. Secara teoritis, yang akan
terlibat dalam PMO yaitu struktur, SDM, proses dan teknologi yang akan digunakannya. Di sinilah,
pentingnya PMO, yang dapat berfungsi sebagai pengelola sumber daya dalam mengalokasikan SDM, alat
kerja (tools), biaya, waktu, software/aplikasi, dan berbagai sumber daya lainnya yang dibutuhkan
proyek. Dengan demikian PMO dapat diartikan sebagai suatu lembaga yang bertugas untuk membentuk
dan mengembangkan standar-standar, metodologi serta tools yang dapat digunakan untuk menjalan-
kan setiap proyek dengan baik dan benar serta sesuai dengan strategi bisnis dari setiap organisasi.

Fungsi PMO

Dengan mengacu pada prinsip PMO, setiap proyek yang dikerjakan harus selalu berpedoman pada tiga
prinsip utama yaitu cakupan kerja (scope of work), waktu (time), dan anggaran (budget). Sebenarnya
PMO merupakan evolusi dari Project Office yang hanya dipakai untuk satu proyek. Katakanlah, misalnya
ada proyek pengembangan software/aplikasi, maka dibuatlah tim kerja termasuk ditunjuk penanggung-
jawabnya, jadwalnya, pembiayaannya, rencana pelaporan, dan sebagainya, tanpa mempertimbangkan
adanya keterbatasan pada sumber daya, anggaran dan waktu yang dimiliki oleh organisasi yang
bersangkutan. Dalam perjalanannya, tingkat kerumitan proyek makin besar dan tingkat konfliknya makin
tinggi, sehingga perlu dibuatkan aturan yang lebih jelas dan tegas dengan memasukkan keterbatasan
sumber daya, anggaran dan waktu. Dengan demikian, suatu organisasi dapat mengetahui seberapa
besar kemampuan dan komitmen yang dimiliki untuk menyelesaikan proyek-proyeknya.
Pertanyaannya adalah kenapa harus menerapkan PMO? Dengan menerapkan PMO diharapkan adanya
aktivitas terintegrasi yang memiliki standardisasi dan metodologi yang jelas di setiap proyek yang
dikerjakan. Karena, bisa saja jumlah proyek yang ditangani mencapai puluhan bahkan ratusan proyek.
Kesemuanya, harus menjadi suatu proses terintegrasi. Dengan demikian sejak awal organisasi sudah
dapat memilih proyek mana saja yang bisa ditindaklanjuti yang sesuai dengan visi, misi, dan tujuan
organisasi.

Dengan diterapkannya PMO, proyek-proyek bisa dikerjakan dan dijalankan secara bersamaan tanpa
mengganggu proyek yang satu dengan proyek lainnya. Karena sebelumnya sudah bisa diprediksi
ketersediaan sumber daya dan kemampuan organisasi dalam menangani proyek-proyek tersebut, dan
mengalokasikannya secara rinci ke setiap proyek tentang apa, siapa saja dan kapan akan terlibat dalam
proyek tersebut. Dengan demikian fungsi PMO adalah sebagai berikut:

• mengintegrasikan dan menyelaraskan semua proyek;

• melakukan identifikasi sinergi dan konflik antar proyek;

• melakukan identifikasi scope konflik dan schedule antar proyek;

• memastikan scope konsisten dengan visi, misi dan tujuan;

• membangun standar dan template yang sesuai dengan kebutuhan;

• membangun layanan administrasi untuk seluruh proyek.

Manfaat PMO

Pemilik proyek kebanyakan memang tidak peduli apakah yang akan melaksanakan proyeknya itu telah
menerapkan PMO atau tidak. Mereka pada umumnya hanya menginginkan agar proyeknya bisa selesai
tepat cakupan, tepat waktu, dan tepat anggaran. Namun, saat ini ada kecenderungan positif dari pemilik
proyek, yakni sudah mulai peduli akan pentingnya PMO untuk menjalankan proyeknya. Dengan
memanfaatkan metodologi PMO, unit organisasi mampu memper-hitungkan risiko proyek. Sebagi
contoh plan A tidak jalan, maka plan B akan dilakukan secepatnya. Dengan kata lain, metodologi PMO
benar-benar sangat berarti untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi selama proyek berlangsung.

Pada prakteknya, setiap menangani proyek, suatu unit organisasi biasanya membuat tim yang dipimpin
oleh Manajer Proyek. Jumlah anggotanya tergantung besarnya proyek yang akan dikerjakan. Ada yang
cukup beranggota-kan kurang dari sepuluh orang, atau bahkan mungkin puluhan orang. Justru
sebenarnya yang perlu menjadi prioritas adalah bagaimana organisasi tersebut bisa melakukan
perencanaan, efisiensi dan alokasi dari sumber daya yang tersedia. Dengan begitu, suatu aktivitas bisa
diselesaikan tepat waktu tanpa harus membutuhkan sumber daya yang berlebihan.
Sebagai gambaran, jika ada proyek yang membutuhkan anggota sebanyak 30 orang, belum tentu jumlah
SDM yang dibutuhkan in-charge di proyek itu sebanyak itu. Sebab, mereka bisa juga dialokasikan di
beberapa proyek lain. Mungkin saja pada minggu pertama hanya dibutuhkan lima orang, lantas minggu
selanjutnya tiga orang, begitu seterusnya. Nah, di sinilah PMO berperan dalam mengalokasikan sumber
daya secara cermat.

Satu hal yang mempunyai nilai positif dari pemanfaatan PMO, adalah adanya pendelegasian wewenang
yang lebih luas kepada para manajer proyek di setiap proyek yang ditangani. Penyebabnya adalah
sekarang para manajer proyek dapat lebih leluasa menangani proyek, seperti melakukan identifikasi
proyek, penentuan anggaran, alokasi SDM, dan sebagainya. Tentunya akan berdampak pada tercapainya
berbagai efisiensi dan meningkatkan kepuasan user. Berkaitan dengan itu manfaat diterapkannya PMO
adalah sebagai berikut:

• mengevaluasi dan menganalisis setiap proyek yang diusulkan dari segi cost and benefit analysis,
dan tingkat risiko;

• memberikan rekomendasi kepada manajemen atas proyek-proyek yang diusulkan oleh unit
bisnis/unit kerja;

• menentukan skala prioritas terhadap proyek yang diusulkan;

• secara berkala melakukan evaluasi dan monitoring pelaksanaan proyek.

Kesimpulan

Kebutuhan untuk menangani proyek secara efektif bukanlah suatu hal yang

baru, walaupun demikian, kebanyakan organisasi baru mulai sadar akan

pentingnya Project Management Office (PMO). Organisasi membuat PMO untuk menaikkan tingkat
kesuksesan proyek- proyeknya, dengan cara membakukan serta mengimplementasikan standar-standar
serta menekan biaya-biaya terkait. Organisasi sadar bahwa dengan menggunakan metodologi yang baku
serta senantiasa menghubungkan strategi organisasi ke masing-masing proyek, PMO dapat membantu
organisasi tersebut untuk mewujudkan visi, misi dan tujuan yang telah ditargetkan.