BAB IV

PENGELOLAAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL

Tujuan pengendalian dokumen adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen,

proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.
Dokumen internal yang diatur secara khusus dalam penerbitan, penomoran,
pengesahan, distribusi, sosialisasi, revisi, pemusnahan, dan penyimpanannya adalah
dokumen kebijakan, pedoman, panduan, SOP dan formulir. Pengelolaan dokumen
tersebut diatur sebagai berikut.

4.1 Tata Cara Penerbitan Dokumen

Langkah yang perlu dilakukan untuk menerbiktan dokumen, meluputi hal-hal
berikut :
a. Identifikasi kebutuhan pengusulan dokumen dilakukan setelah melalui proses
telaah dalam rapat atau pertemuan sejenis yang dilakukan oleh unit kerja atau
unit fungsional atau antara lintas unit dan antara linta pihak, diajukan dalam
bentuk tertulis diajukan kepada kepala. Ditingkat unit kerja para koordinator
atau penganggung jawab, bertanggung jawab atas kesesuaian, kebenaran isi
dokumen, penetapan pengajuan perubahan dokumen dan materi usulan
pembuatan dan/atau pengubahan dokumen. Di tingkat unit fungsional, para
ketua atau penggung jawab program bertanggung jawab atas hal yang sama.
1. Kepala Sub Bagian Tata Usaha untuk pengelolaan dokumen ditugaskan
memastikan kesesuaian rumusan dengan regulasi dan kebijakan yang ada,
relevansinya, substansi dan rumusan yang dipakai, tata naskah dan
tumpang tindih antara dokumen serta hal terkait lainnya. Setiap usulan
diberi catatan atau rekomendasi terkait pengajuan ini, dibuat oleh wakil
manajemen untuk dipertimbangkan lebih lanjut oleh kepala.
2. Bila kepala menyetujui usulan/rumusan kebijakan, maka akan terbit surat
keputusan yang terkait dengan pokok bahasan tertentu. Dalam rangka
memastikan kebijakan ini dijalankan, maka perlu dibuat kebijakan
turunannya dalam bentuk pedoman, panduan dan prosedur. Penyusunan
pedoman, panduan dan prosedur dilakukan dalam unit kerja atau unit
fungsional melalui rapat atau pertemuan sejenis, dengan mekanisme
pengajuan dan penetapan serupa dengan kebijakan. Bila berupa prosedur,
maka pembubuhan tanda tangan kepala dianggap sebagai pengesahan
prosedur baru.
3. Semua produk hukum yang diterbitkan oleh pemerintah berupa Undang-
undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Presiden, Keputusan Menteri,
Peraturan Menteri, Peraturan Daerah, maupun segala produk hukum lain

38
 yang mengikat Puskesmas merupakan dasar untuk telaah terhadap
kebijakan internal Puskesmas sebelumnya (bila pertah ada) dan atau dasar
untuk kebijakan baru yang perlu terbit atau dijalankan dalam organisasi
puskesmas. Kepala dapat mengeluarkan kebijakan yang sesuai untuk
pelaksanaan produk hukum yang diterbitkan pemerintah tersebut di
lingkungan puskesmas, dengan melakukan adaptasi sesuai ukuran,
kemampuan dan kondisi puskesmas.

4.2 Penomoran Dokumen

Nomor pada naskah dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh
karena itu susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu balik,
dan penilaian arsip.
a. Penomoran Surat-surat Dinas
1. Surat Keputusan/Kebijakan : [XX/800/SK/YY/ZZZZ]
a) XX = Nomor urut surat keputusan/kebijakan
b) 800 = ...............................
c) YY = Bulan terbit
d) ZZZZ = Tahun terbit
2. Standar Operasional Prosedur : [XX/SOP/YY/ZZZZ]
a) XX = Nomor urut standar operasional prosedur
b) SOP = Standar Operasional Prosedur
c) YY = Bulan terbit
d) ZZZZ = Tahun terbit
3. Formulir/Rekaman, khusus untuk form : [XX/FR/ZZ/XXXX]
a) XX = Nomor urut formulir/rekaman
b) FR = Formulir Rekaman
c) YY = Tanggal terbit
d) ZZZZ = Tahun terbit
4. Dokumen Eksternal, khusus buku-buku atau peraturan yang dijadikan
referensi untuk melaksanakan kegiatan : [XX/DE/YY]
a) XX = Nomor urut dokumen eksternal
b) DE = Dokumen Eksternal
c) YY = Inisial UnitPenomoran SOP

4.3 Tata Cara Pengesahan Dokumen

a. Rumusan ditinjau ulang dan ditandatangani oleh Kepal Suba Bagian Tata
Usaha terkait dan disetujui oleh Kepala.
b. Kebijakan, pedoman dan panduan disahkan dengan Surat Keputusan dan
ditandatangani oleh Kepala.

39
 c. Standar Prosedur Operasional disahkan oleh Kepala.
Setiap pengesahan hasil penggandaan/salinan dokumen digunakan stempel
basah dengan stempel “DOKUMEN SALINAN DIKENDALIKAN”.

4.4 Cara Distribusi dan Sosialisasi Dokumen

Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumen kepada unit
upaya atau pelaksana yang memerlukan dokumen tersebut agar dapat digunakan
sebagai panduan dalam melakanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim
mutu atau bagian tata uaha puskesmas sesuai pedoman tata naskah, distribusi harus
memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima.
Distribusi dokumen terkendali dilakukan setelah mendapat pengesahan dari
pengendali dokumen dan dapat dikirimkan secara langsung oleh pemilik dokumen
atau bersamaan dengan pelaksanaan sosialisasi dokumen dimaksud. Sosialisasi
dokumen dapat dilaksanakan dalam bentuk pertemuan secara langsung maupun
dikirimkan kepada pengguna dokumen sesuai dengan isi dan tujuan dari
diterbitkannya dokumen tersebut. Sosialisasi yang dilakukan secara langsung dengan
pertemuan dapat dilakukan apabila dokumen yang diterbitkan nmemerlukan
penjelasan lisan sebelum digunakan. Sosialisasi dilakukan oleh pemilik dokumen
dengan melibatkan pengguna dokumen terkait. Sosialisasi sebaiknya dilaksanakan
sebelum dokumen tersebut diberlakukan sehingga apabila ada masukan atau koreksi
dari pengguna dokumen terkait dapat dilakukan perbaikan.
Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka perlu dilakukan
sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit maka untuk melaksanakan
SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.

4.5 Tata Cara Revisi Dokumen

a. Dilakukan jika terpadat perubahan pada sebagian atau seluruh isi dokumen.
b. Revisi atau perubahan dokumen harus sepengetahuan koordinator upaya
dan/atau wakil manajemen mutu.
c. Revisi atau perubahan dokumen merupakan upaya perbaikan berkelanjutan.
d. Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui diajukan ke pengendali
dokumen untuk pencatatan, penomoran, penggandaan dan pendistribusian.
e. Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh pengendali dokumen.

4.6 Tata Cara Pemusnahan Dokumen

Dokumen yang sudah tidak aktif harus diberi tanda dengan membubuhkan
stempel “KADALUARSA” disimpan sebagai bukti sejarah selama 2 tahun atau masa
retensi yang telah ditetapkan dan diganti dengan dokumen yang masih aktif.

40
 Penarikan dokumen salinan yang ada di bidang/unit pengguna dokumen
dilakukan oleh pemilik dokumen bersamaan dengan penyerahan dokumen pengganti
(jika direvisi) dengan menggunakan Formulir Penarikan Dokumen.
Salinan dokumen terkendali yang sudah ditarik dimusnahkan, proses
penghancuran dokumen dilakukan dengan membuat berita acara pemusnahan dan
kalau diperlukan dilampiri dengan bukti penghancuran berupa foto proses
penghancuran.
Bukti penghancuran dokumen disimpan oleh pengendali dokumen sebagai
bukti sah dalam penghancuran dokumen.
Contoh berita acara pemusnahan dokumen :
PEMERINTAH KABUPATEN CIANJUR
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS KADUPANDAK
Jalan Karamat No. 1 Kec. Kadupandak- Cianjur 43268
E-mail : pkmkdp@gmail.com

41
 BERITA ACARA PEMUSNAHAN DOKUMEN

Pada hari ini, ......................................... tanggal ......................................... bertempat

di ........................................................................................................................... telah
dimusnahkan dokumen-dokumen sebagai berikut :

No. Nama/judul dokumen Nomor Dokumen Tanggal berlaku Jumah

Berita acara pemusnahan dokumen ini selanjutnya sebagai bukti sah jika diperlukan
dikemudian hari. Demikian berita acara ini dibuat. Atas perhatian dan kerja sama
yang diberikan, kami ucapkan terima kasih.

Cianjur, .........................................
Mengetahui, Dibuat oleh,

.........................................
.........................................
.........................................
.........................................

Catatan : untuk pemusnahan formulir rekam medis mengacu peraturan yang berlaku.

4.7 Tata Cara Penyimpanan Dokumen

Penyimpanan dokumen harus berprinsip pada keamanan dan memiliki kemampuan
telusur yang baik agar tidak hilang, tidak rusak, mudah ditemukan serta terkendali.

42