FOUNDATIONAL ELEMENTS

Sebuah proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau
hasil yang unik.
1. Produk unik, layanan, atau hasil.
Proyek-proyek dilakukan untuk memenuhi tujuan dengan menghasilkan kiriman.
Suatu tujuan didefinisikan sebagai suatu hasil terhadap pekerjaan mana yang akan diarahkan,
posisi strategis yang harus dicapai, tujuan yang ingin dicapai, hasil yang akan diperoleh, produk
yang akan dihasilkan, atau layanan yang harus dilakukan.
Penyampaian didefinisikan sebagai setiap produk, hasil, atau kemampuan yang unik dan dapat
diverifikasi untuk melakukan layanan yang diperlukan untuk diproduksi untuk menyelesaikan
suatu proses, fase, atau proyek.
Hasil dapat berwujud atau tidak berwujud.
Sebuah proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk,
layanan, atau hasil yang unik.
2. Upaya sementara.
Sifat sementara proyek menunjukkan bahwa proyek memiliki awal dan akhir yang pasti.
Sementara tidak berarti suatu proyek memiliki durasi yang pendek.

Fulfillment of project objectives may produce one or more of the following deliverables
 Produk unik yang dapat berupa komponen item lain, peningkatan atau koreksi item, atau
item akhir baru itu sendiri (misalnya, koreksi cacat pada item akhir);
 Layanan unik atau kemampuan untuk melakukan layanan (mis., Fungsi bisnis yang
mendukung produksi atau distribusi);
 Hasil yang unik, seperti hasil atau dokumen (misalnya, proyek penelitian yang
mengembangkan pengetahuan yang dapat digunakan untuk menentukan apakah tren ada
atau proses baru akan menguntungkan masyarakat); dan
 Kombinasi unik dari satu atau lebih produk, layanan, atau hasil (mis., Aplikasi perangkat
lunak, dokumentasi terkait, dan layanan bantuan meja tulis).
 Elemen yang berulang mungkin ada dalam beberapa pengiriman dan aktivitas proyek.
Pengulangan ini tidak mengubah karakteristik dasar dan unik dari pekerjaan proyek.
 Misalnya, gedung perkantoran dapat dibangun dengan bahan yang sama atau serupa dan
oleh tim yang sama atau berbeda.
 Namun, setiap proyek bangunan tetap unik dalam karakteristik utama (misalnya, lokasi,
desain, lingkungan, situasi, orang yang terlibat).
Projects are undertaken at all organizational levels
 Suatu proyek dapat melibatkan satu individu atau kelompok.
 Sebuah proyek dapat melibatkan satu unit organisasi atau beberapa unit organisasi dari
beberapa organisasi.

Akhir proyek tercapai ketika satu atau lebih dari hal berikut ini benar:
1. Tujuan proyek telah tercapai;
2. Tujuan tidak akan atau tidak dapat dipenuhi;
3. Pendanaan habis atau tidak tersedia lagi untuk alokasi proyek;
4. Kebutuhan untuk proyek tidak ada lagi (misalnya, pelanggan tidak lagi menginginkan
proyek selesai, perubahan dalam strategi atau prioritas mengakhiri proyek, manajemen
organisasi memberikan arahan untuk mengakhiri proyek);
5. Sumber daya manusia atau fisik tidak lagi tersedia; atau
6. Proyek ini dihentikan karena alasan hukum atau kenyamanan.
 Proyek bersifat sementara, tetapi pengiriman mereka mungkin ada di luar akhir proyek.
 Proyek dapat menghasilkan pengiriman sifat sosial, ekonomi, material, atau
lingkungan.
 Sebagai contoh, sebuah proyek untuk membangun monumen nasional akan
menciptakan pengiriman yang diharapkan berlangsung selama berabad-abad

Contoh Proyek?
1. Mengembangkan produk / layanan baru
2. Mempengaruhi perubahan dalam struktur, kepegawaian, atau gaya organisasi
3. Merancang kendaraan transportasi baru
4. Mengembangkan atau memperoleh sistem IT yang baru atau yang dimodifikasi
5. Membangun sebuah bangunan atau fasilitas
6. Membangun sistem air untuk komunitas di negara berkembang
7. Menjalankan kampanye untuk jabatan politik
8. Menerapkan prosedur atau proses bisnis baru
PELABUHAN Rangkap

 Setiap proyek dibatasi dengan cara yang berbeda oleh:

 Tujuan cakupan: Pekerjaan apa yang akan dilakukan?
 Sasaran waktu: Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan?
 Sasaran biaya: Berapa biayanya?
 Adalah tugas manajer proyek untuk menyeimbangkan ketiga tujuan yang sering bersaing
ini
Manajemen proyek yang berhasil berarti memenuhi ketiga sasaran (ruang lingkup, waktu, dan
biaya) - dan memuaskan sponsor proyek!

Apa itu Manajemen Proyek

Manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan teknik untuk
kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek
Grup Proses adalah:
• Memulai,
• Perencanaan,
• Melaksanakan,
• Pemantauan dan Pengendalian, dan
• Penutup

Pemangku Kepentingan Proyek

Stakeholder adalah orang-orang yang terlibat dalam atau dipengaruhi oleh kegiatan proyek.
Pemangku kepentingan meliputi:
 Sponsor proyek
 Manajer proyek
 Tim proyek
 Staf pendukung
 Pelanggan
 Pengguna
 Pemasok
 Lawan ke proyek
Fase Proyek dan? Siklus Hidup Proyek
 Siklus hidup proyek adalah kumpulan fase proyek yang mendefinisikan:
 Pekerjaan apa yang akan dilakukan di setiap fase.
 Kiriman apa yang akan diproduksi dan kapan.
 Siapa yang terlibat dalam setiap fase.
 Bagaimana manajemen akan mengontrol dan menyetujui pekerjaan yang dihasilkan di
setiap fase.
 Penyampaian adalah produk atau layanan yang dihasilkan atau disediakan sebagai bagian
dari proyek.
10 WILAYAH PENGETAHUAN MANAJEMEN PROYEK
1. Manajemen Integrasi Proyek. Termasuk proses dan kegiatan untuk mengidentifikasi,
mendefinisikan, menggabungkan, menyatukan, dan mengoordinasikan berbagai proses dan
kegiatan manajemen proyek dalam Kelompok Proses Manajemen Proyek.
2. Manajemen Ruang Lingkup Proyek.
Termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan proyek mencakup semua pekerjaan yang
diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan, untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.
3. Manajemen Jadwal Proyek.
Termasuk proses yang diperlukan untuk mengelola penyelesaian proyek tepat waktu
4. Manajemen Biaya Proyek.
Termasuk proses yang terlibat dalam perencanaan, estimasi, penganggaran, pembiayaan,
pendanaan, pengelolaan, dan pengendalian biaya sehingga proyek dapat diselesaikan dalam
anggaran yang disetujui.
5. Manajemen Mutu Proyek. Termasuk proses untuk memasukkan kebijakan mutu organisasi
terkait perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian persyaratan kualitas produk dan proyek, untuk
bertemu
harapan para pemangku kepentingan.
6. Manajemen Sumber Daya Proyek. Termasuk proses untuk mengidentifikasi, memperoleh, dan
mengelola sumber daya yang dibutuhkan untuk keberhasilan penyelesaian proyek.
7. Manajemen Komunikasi Proyek.
Termasuk proses yang diperlukan untuk memastikan tepat waktu dan sesuai
perencanaan, pengumpulan, pembuatan, distribusi, penyimpanan, pengambilan, manajemen,
kontrol, pemantauan, dan pamungkas
disposisi informasi proyek.
8. Manajemen Risiko Proyek. Termasuk proses melakukan perencanaan manajemen risiko,
identifikasi, analisis, perencanaan respons, pelaksanaan respon, dan pemantauan risiko pada
proyek.
9. Manajemen Pengadaan Proyek. Termasuk proses yang diperlukan untuk membeli atau
memperoleh produk, layanan, atau hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek.
10. Manajemen Proyek Pemangku Kepentingan. Termasuk proses yang diperlukan untuk
mengidentifikasi orang-orang, kelompok, atau organisasi yang dapat berdampak atau dipengaruhi
oleh proyek, untuk menganalisis harapan pemangku kepentingan dan
berdampak pada proyek, dan untuk mengembangkan strategi manajemen yang tepat untuk
melibatkan pemangku kepentingan secara efektif dalam keputusan dan pelaksanaan proyek.

PILIHAN PROYEK DANRENCANA MANAJEMEN PROYEK

 Piagam proyek didefinisikan sebagai dokumen yang dikeluarkan oleh sponsor proyek yang
secara resmi mengotorisasi keberadaan proyek dan memberikan manajer proyek dengan
wewenang untuk menerapkan sumber daya organisasi untuk kegiatan proyek.
 Rencana manajemen proyek didefinisikan sebagai dokumen yang menggambarkan
bagaimana proyek akan dilaksanakan, dipantau, dan dikendalikan
Lihat Bagian 4 tentang Manajemen Integrasi Proyek untuk informasi lebih lanjut tentang piagam
proyek dan rencana manajemen proyek.

PROYEK PENGELOLAAN INTEGRASI

Proses Manajemen Integrasi Proyek adalah:
4.1 Mengembangkan Piagam Proyek - Proses pengembangan dokumen yang secara resmi
mengesahkan keberadaan
sebuah proyek dan memberikan manajer proyek dengan wewenang untuk menerapkan sumber
daya organisasi untuk kegiatan proyek.
4.2 Mengembangkan Rencana Manajemen Proyek — Proses pendefinisian, persiapan, dan
koordinasi semua komponen rencana
dan mengonsolidasikannya ke dalam rencana manajemen proyek terpadu.
4.3 Mengarahkan dan Mengelola Pekerjaan Proyek — Proses memimpin dan melakukan pekerjaan
yang ditentukan dalam proyek
merencanakan manajemen dan menerapkan perubahan yang disetujui untuk mencapai tujuan
proyek.
4.4 Mengelola Pengetahuan Proyek — Proses menggunakan pengetahuan yang ada dan
menciptakan pengetahuan baru untuk dicapai
tujuan proyek dan berkontribusi pada pembelajaran organisasi.
4.5 Pantau dan Kendalikan Pekerjaan Proyek — Proses pelacakan, peninjauan, dan pelaporan
kemajuan keseluruhan untuk dipenuhi
tujuan kinerja yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek.
4.6 Lakukan Pengendalian Perubahan Terpadu — Proses meninjau semua permintaan perubahan;
menyetujui perubahan dan
mengelola perubahan pada pengiriman, aset proses organisasi, dokumen proyek, dan manajemen
proyek
rencana; dan mengkomunikasikan keputusan.
4.7 Tutup Proyek atau Fase — Proses penyelesaian semua kegiatan untuk proyek, fase, atau
kontrak.

MENGEMBANGKAN PILIHAN PROYEK

Mengembangkan Piagam Proyek adalah proses mengembangkan dokumen yang secara resmi
mengotorisasi keberadaan proyek dan memberikan manajer proyek dengan wewenang untuk
menerapkan sumber daya organisasi untuk kegiatan proyek.
Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia menyediakan hubungan langsung antara proyek
dan tujuan strategis organisasi, menciptakan catatan formal proyek, dan menunjukkan komitmen
organisasi terhadap proyek.
Proses ini dilakukan sekali atau pada titik yang telah ditentukan dalam proyek.

MENGEMBANGKAN CHARTER PROYEK: INPUT

1. DOKUMEN BISNIS
Kasus bisnis. Kasus bisnis yang disetujui, atau serupa, adalah dokumen bisnis yang paling umum
digunakan untuk membuat piagam proyek. Kasus bisnis menggambarkan informasi yang
diperlukan dari sudut pandang bisnis untuk menentukan apakah hasil yang diharapkan dari proyek
membenarkan investasi yang diperlukan. Ini biasanya digunakan untuk pengambilan keputusan
oleh manajer atau eksekutif di atas tingkat proyek. Biasanya, kebutuhan bisnis dan analisis biaya
manfaat terkandung dalam kasus bisnis untuk membenarkan dan menetapkan batas-batas untuk
proyek tersebut

Kasus bisnis dibuat sebagai hasil dari satu atau lebih hal berikut:
Permintaan pasar (mis., Produsen mobil yang mengotorisasi proyek untuk membuat lebih banyak
mobil hemat bahan bakar dalam menanggapi kekurangan bensin),
Kebutuhan organisasi (misalnya, karena biaya overhead yang tinggi, perusahaan dapat
menggabungkan fungsi staf dan merampingkan proses untuk mengurangi biaya),
Permintaan pelanggan (misalnya, utilitas listrik yang mengotorisasi proyek untuk membangun
gardu baru untuk melayani taman industri baru),
Kemajuan teknologi (misalnya, maskapai yang mengotorisasi proyek baru untuk mengembangkan
tiket elektronik, bukan tiket kertas berdasarkan kemajuan teknologi),
Persyaratan hukum (mis., Produsen cat yang mengotorisasi proyek untuk menetapkan pedoman
penanganan bahan beracun),
Dampak ekologis (misalnya, perusahaan yang mengijinkan proyek untuk mengurangi dampak
lingkungannya), atau
Kebutuhan sosial (misalnya, organisasi nonpemerintah di negara berkembang yang memberi
wewenang pada proyek untuk menyediakan sistem air minum, jamban, dan pendidikan sanitasi
untuk masyarakat yang menderita kolera tingkat tinggi).

2. PERJANJIAN
Kesepakatan digunakan untuk menentukan niat awal untuk sebuah proyek. Perjanjian dapat berupa
kontrak, nota kesepahaman (MOU), perjanjian tingkat layanan (SLA), surat perjanjian, letter of
intent, perjanjian lisan, email, atau perjanjian tertulis lainnya. Biasanya, kontrak digunakan ketika
proyek sedang dilakukan untuk pelanggan eksternal.

3. FAKTOR LINGKUNGAN ENTERPRISE

Standar pemerintah atau industri (misalnya, standar produk, standar kualitas, standar keamanan,
dan standar pengerjaan),
Persyaratan dan / atau kendala hukum dan peraturan,
Kondisi pasar,
Budaya organisasi dan iklim politik,
Kerangka kerja tata kelola organisasi (cara terstruktur untuk memberikan kontrol, pengarahan, dan
koordinasi melalui orang, kebijakan, dan proses untuk memenuhi sasaran strategis dan operasional
organisasi), dan
Harapan para pemangku kepentingan dan ambang batas risiko

4. ASET ORGANISASI PROSES

Kebijakan, proses, dan prosedur standar organisasi;
Portofolio, program, dan kerangka kerja tata kelola proyek (fungsi dan proses tata kelola untuk
memberikan panduan
dan pengambilan keputusan);
Metode pemantauan dan pelaporan;
Template (misalnya, template charter proyek); dan
Informasi historis dan pembelajaran yang dipelajari repositori (misalnya, catatan dan dokumen
proyek, informasi tentang hasil keputusan pemilihan proyek sebelumnya, dan informasi tentang
kinerja proyek sebelumnya).

MENGEMBANGKAN PILIHAN PROYEK: ALAT DAN TEKNIK

PENDAMPING AHLI

Pendapat ahli didefinisikan sebagai penilaian yang diberikan berdasarkan keahlian dalam area
aplikasi, Area Pengetahuan, disiplin, industri, dll, yang sesuai untuk kegiatan yang dilakukan.
Keahlian seperti itu dapat diberikan oleh kelompok atau orang yang memiliki pendidikan khusus,
pengetahuan, keterampilan, pengalaman, atau pelatihan

Untuk proses ini, keahlian harus dipertimbangkan dari individu atau kelompok dengan
pengetahuan khusus atau pelatihan dalam topik berikut:
Strategi organisasi,
Manajemen manfaat,
Pengetahuan teknis tentang industri dan area fokus proyek,
Durasi dan estimasi anggaran, dan
Identifikasi resiko

2. DATA GATHERING

Teknik pengumpulan data yang dapat digunakan untuk proses ini termasuk tetapi tidak terbatas
pada:

Brainstorming.
Teknik ini digunakan untuk mengidentifikasi daftar ide dalam waktu singkat. Ini dilakukan dalam
lingkungan kelompok dan dipimpin oleh seorang fasilitator. Brainstorming terdiri dari dua bagian:
pembangkitan dan analisis ide.
Brainstorming dapat digunakan untuk mengumpulkan data dan solusi atau ide dari pemangku
kepentingan, ahli materi pelajaran, dan anggota tim saat mengembangkan piagam proyek.
Grup fokus.
Kelompok fokus mengumpulkan para pemangku kepentingan dan ahli masalah untuk belajar
tentang risiko proyek yang dirasakan, kriteria keberhasilan, dan topik lainnya dengan cara yang
lebih banyak percakapan daripada wawancara satu lawan satu.

Wawancara.
Wawancara digunakan untuk memperoleh informasi tentang persyaratan tingkat tinggi, asumsi
atau kendala, kriteria persetujuan, dan informasi lain dari pemangku kepentingan dengan berbicara
langsung kepada mereka.

3. KETERAMPILAN INTERPERSONAL DAN TIM

Keterampilan interpersonal dan tim yang dapat digunakan untuk proses ini termasuk tetapi tidak
terbatas pada:

Manajemen konflik.
Manajemen konflik dapat digunakan untuk membantu mempertemukan para pemangku
kepentingan pada tujuan, kriteria keberhasilan, persyaratan tingkat tinggi, deskripsi proyek,
ringkasan tonggak, dan elemen lain dari piagam tersebut.

Fasilitasi.
Fasilitasi adalah kemampuan untuk secara efektif memandu acara kelompok ke keputusan, solusi,
atau kesimpulan yang sukses. Seorang fasilitator memastikan bahwa ada partisipasi yang efektif,
bahwa para peserta mencapai pemahaman bersama, bahwa semua kontribusi dipertimbangkan,
kesimpulan atau hasil tersebut memiliki dukungan penuh sesuai dengan proses keputusan yang
ditetapkan untuk proyek, dan bahwa tindakan dan kesepakatan yang dicapai adalah tepat ditangani
sesudahnya.

Manajemen rapat.
Manajemen rapat termasuk menyiapkan agenda, memastikan bahwa perwakilan untuk setiap
kelompok pemangku kepentingan utama diundang, dan mempersiapkan dan mengirim tindak
lanjut
4. PERTEMUAN

Untuk proses ini, pertemuan diadakan dengan pemangku kepentingan utama untuk
mengidentifikasi tujuan proyek, kriteria keberhasilan, kiriman kunci, persyaratan tingkat tinggi,
ringkasan tonggak, dan informasi ringkasan lainnya.

CHARTER PROYEK
Piagam proyek adalah dokumen yang dikeluarkan oleh inisiator proyek atau sponsor yang secara
resmi mengotorisasi keberadaannya
dari proyek dan memberikan manajer proyek dengan wewenang untuk menerapkan sumber daya
organisasi untuk kegiatan proyek.

Ini mendokumentasikan informasi tingkat tinggi pada proyek dan pada produk, layanan, atau hasil
proyek dimaksudkan untuk memuaskan, seperti:

Tujuan proyek;
Tujuan proyek terukur dan kriteria keberhasilan terkait;
Persyaratan tingkat tinggi;
Deskripsi proyek tingkat tinggi, batas-batas, dan pengiriman kunci;
Risiko proyek secara keseluruhan;
Jadwal tonggak ringkasan;
Sumber daya keuangan yang disetujui sebelumnya;
Daftar pemangku kepentingan utama;
Persyaratan persetujuan proyek (yaitu, apa yang merupakan keberhasilan proyek, yang
memutuskan proyek tersebut berhasil, dan
yang menandatangani proyek);
Kriteria penyelesaian proyek (yaitu, apa persyaratan yang harus dipenuhi untuk menutup atau
membatalkan proyek atau fase);
Menugaskan manajer proyek, tanggung jawab, dan tingkat otoritas; dan
Nama dan otoritas sponsor atau orang lain yang mengesahkan piagam proyek.
Pada tingkat yang tinggi, piagam proyek memastikan suatu pemahaman bersama oleh para
pemangku kepentingan mengenai kiriman kunci, tonggak pencapaian, serta peran dan tanggung
jawab semua orang yang terlibat dalam proyek.

2. LOG PENANGGULANGAN
Asumsi dan kendala strategis dan operasional tingkat tinggi biasanya diidentifikasi dalam kasus
bisnis sebelum proyek dimulai dan akan mengalir ke dalam piagam proyek.
Aktivitas tingkat rendah dan asumsi tugas dihasilkan di seluruh proyek seperti menentukan
spesifikasi teknis, perkiraan, jadwal, risiko, dll.
Log asumsi digunakan untuk mencatat semua asumsi dan kendala sepanjang siklus hidup proyek.