PROJECT CHARTER

SISTEM INFORMASI DATA KENDARAAN DINAS/OPERASIONAL SEKRETARIAT

DAERAH
“SIDAKENDI”

untuk:
Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Bandung

Dipersiapkan oleh:
TCCOMP

JASA KONSULTASI PERANGKAT LUNAK TCCOMP

Sekretariat : Jl. Yudhawastu Pramuka III (Depan BRI), Bandung

1
 Project Charter
PROJECT NAME PROJECT NUMBER
Sistem Informasi Data Kendaraan PRPL/2015/I/14
Dinas/Operasional Sekretariat Daerah
DATE REVISION NUMBER
26 April 2015 1.1

1. Project Description and Goals

Bagian ini menjelaskan kebutuhan dan kepentingan proyek.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat pesat beberapa tahun terakhir
ini. Kehidupan manusia tidak terlepas dari penggunaan teknologi informasi dan komunikasi.
Penggunaan gadget dan perangkat lainnya sudah menjadi tradisi kehidupan di seluruh penjuru
dunia. Dengan tingginya perkembangan teknologi tersebut, maka permasalahan yang ada pada
kehidupan juga akan semakin kompleks. Adanya teknologi tersebut menuntut manusia untuk
memecahkan suatu permasalahan klasik dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi beserta
keunggulan yang dimilikinya seperti kecepatan, ketepatan dan keakuratan dalam memberikan
informasi. Hal tersebut akan membantu manusia dalam menyelesaikan pekerjaannya secara
cepat dengan hasil yang akurat.
Dalam instansi pemerintahan Bagian Umum Sekretariat Daerah Bandung, informasi tentang
kendaraan dinas sangat dibutuhkan untuk mempermudah pengelolaan data manajerial teknis
maupun non teknis. Komputer dapat digunakan sebagai alat pengolah manajerial data yang
dapat mempercepat proses pengolahan data kendaraan tersebut. Penerapan teknologi
komputer manajerial ini sering disebut dengan sistem informasi.
Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 19 Tahun 2007, Bagian Umum termasuk dalam
susunan struktur organisasi Sekretariat Daerah dan merupakan salah satu bagian dari 4 (empat)
bagian di bawah Asisten Administrasi. Bagian Umum terbagi menjadi 3 (tiga) Sub Bagian yaitu
Sub Bagian Rumah Tangga dan Persandian, Sub Bagian Keuangan, dan Sub Bagian
KeKendaraanan. Adapun tugas pokok dan fungsi Bagian Umum yang tertuang dalam Keputusan
Bupati Bandung Nomor 4 Tahun 2008, adalah sebagai berikut : Bagian Umum mempunyai tugas
pokok melaksanakan sebagian tugas Asisten Administrasi dalam merencanakan teknis
operasional, merumuskan kebijakan dan koordinasi teknis administratif penyusunan rumusan
kebijakan dan pengkoordinasian Dinas Daerah dan Lembaga Teknis Daerah melalui pengelolaan
kerumahtanggaan dan persandian, pengelolaan keuangan serta pelayanan dan pengelolaan
administrasi keKendaraanan.
Seiring perkembangannya, sering dijumpai adanya kesalahan dalam pengolahan data
kendaraan yang disebabkan karena kurang telitinya perhitungan serta kemungkinan terjadinya
kecurangan yang dapat merugikan instansi pemerintahan. Hal tersebut dapat terjadi karena
semua transaksi yang dilakukan menggunakan sistem yang kurang terintegrasi secara praktis.
Keamanan dari pengolahan data diragukan kebenarannya karena bisa saja oknum yang tidak
bertanggung jawab memanipulasi data tersebut dengan mudah. Oleh karena itu, untuk
mempermudah dan menjamin integritas data kendaraan dinas operasional daerah akan
dibangun Sistem Informasi Kendaraan Dinas Operasional.
Aplikasi yang akan dibuat diharapakan bisa memenuhi kebutuhan informasi kendaraan dinas
operasional yang meliputi : Pengelolaan Nomor Polisi, Pengelolaan Tahun Pembuatan,

2
 Pengelolaan Habis Pajak, Cek Perawatan Kendaraan dan Pindah Tangan Kendaraan, Cek
Rekapitulasi Data Kendaraan, serta Panduan dan Bantuan Informasi.

2. Risks
Bagian ini menjelaskan resiko-resiko yang mungkin terjadi dalam pengerjaan proyek.

# Risk Area Likelihood RiskOwner Project Impact-Mitigation Plan

1 Informasi Mencari stakeholder lainnya yang
dari kemungkinan memiliki keterkaitan
stakeholder Medium System Analyst dalam penggunaan sistem
utama informasi.
kurang

2 Data yang Adanya tim pendamping yang

Diperoleh kompeten dan memiliki akses yang
Tidak High Database baik terhadap sumber data.
Akurat/Tida
k Lengkap

3 Adanya bug Mengoptimalkan pembangunan

saat Project aplkasi dan mengujicobakan
Medium
aplikasi Manager aplikasi yang telah dibangun
berjalan kepada berbagai stakeholder.

4 Hasil Yang Pemahaman terhadap lingkup,

Tidak bentuk, kedalaman, dan substansi
Sesuai luaran dipahami dan disepakati
High Project kedua belah pihak; Komunikasi
Harapan
Manager lebih intensif dan terdokumentasi;
Analisis kebutuhan harus dilakukan
secara cermat.

3. Deliverables
Bagian ini menjelaskan dokumen-dokumen yang akan diberikan, meliputi: Print Out Program,
Dokumentasi Analisis dan Perancangan, Dokumentasi Aplikasi, Manual Pengoperasian Website
Hasil Kegiatan, Capture Antarmuka Hasil Kegiatan, dan Source Code dalam CD.

Penjelasan dokumen ini meliputi Print Out Program, Dokumentasi Analisis dan
Perancangan, Dokumentasi Aplikasi, Manual Pengoperasian Website Hasil Kegiatan, dan Capture
Antarmuka Hasil Kegiatan.
Print Out Program adalah dokumen cetak dari source code program yang telah
dibangun dalam proyek. Dokumen ini mendeskripsikan source code pada setiap modul dan juga
script website beserta fungsi-fungsinya.
Dokumentasi Analisis dan Perancangan yang menjelaskan secara umum dan global
mengenai analisis dan rancangan Sistem Informasi yang akan dibuat. Analisis dan rancangan
sistem tersebut meliputi perkenalan dokumen, gambaran umum proyek, identifikasi kebutuhan
sistem, analisis kebutuhan sistem, rancangan modul, desain antarmuka, arsitektur sistem dan
timeline pengerjaan proyek.

3
 Dokumentasi Aplikasi menjelaskan berbagai macam fitur yang dimiliki sistem beserta
fungsinya. Nama beserta fungsi icon-icon yang terdapat pada sistem juga dijelaskan dalam
dokumen ini. Selain itu, dokumen ini juga menjelaskan pembagian tampilan beserta fitur-fitur
yang dapat digunakan berdasarkan hak aksesnya.
Manual Pengoperasian Website Hasil Kegiatan menjelaskan Standar Operasional
Penggunaan (SOP) website. Dokumen ini menjelaskan cara mengelola data yang meliputi proses
menambah, mengubah, dan mengapus, cara menampilkan data, mencari data, mencetak
laporan, dan cara menggunakan fitur bantuan.
Capture Antarmuka Hasil Kegiatan menggambarkan berbagai macam tampilan yang
dimiliki oleh sistem informasi ketika pengguna menggunakan suatu fitur tertentu.

4. Scope Definition
Bagian ini menjelaskan ruang lingkup proyek, misalnya spesifikasi fungsi dari proyek.

Batasan dari proyek ini adalah:

 Tidak membahas tentang penjualan dan pembelian kendaraan dinas/operasional sekretariat
daerah.
Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem yang akan dibuat ini adalah sebagai berikut:
 Sistem harus dapat mempermudah petugas dalam memproses dan mengelola data
kendaraan meliputi data Nomor Polisi, data kendaraan berdasarkan tahun pembuatan, dan
data Rincian Habis Pajak.
 Sistem harus dapat mempermudah dan melayani pencarian informasi mengenai data
kendaraan dan pindah tangan kendaraan.
 Sistem harus dapat menangani laporan data kendaraan dan data Habis Bayar Pajak.
 Sistem harus dapat mempermudah petugas dalam memproses dan melakukan kegiatan
secara transparan, jelas, cepat, tepat, dan akurat.

Kebutuhan non-fungsional adalah kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input,

proses, dan output. Namun demikian, kebutuhan non-fungsional ini sebaiknya dipenuhi, karena
akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan user atau tidak.
Kebutuhan non-fungsional dari segi Availability, sisem ini diharapkan mampu beroperasi
terus menerus selama 24 jam, karena aplikasi ini digunakan oleh Bagian Umum Sekretariat
Daerah untuk menjalankan semua aktivitas dalam proses bisnis.
Kebutuhan non-fungsional dari segi Reliability, sistem ini harus dibangun dengan
kehandalan yang tinggi sehingga dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan setiap pekerjaan. Dengan kehandalan yang tinggi diharapkan kinerja (efektifitas
dan efisiensi) dalam pengelolaan data-data Kendaraan Dinas/Operasional Sekretariat dapat
ditingkatkan.
Kebutuhan non-fungsional dari segi Database security yaitu database hanya dapat diakses
oleh authorized user/admin. Sedangkan kebutuhan non-fungsional dari segi Security sendiri
yaitu sistem ini memiliki hak akses tertentu bagi tiap jenis penggunanya.
Kebutuhan non-fungsional dari segi Accessibility, sistem dapat digunakan kapanpun dan
dimanapun dengan koneksi internet, serta dari segi Comfortibitily mengharuskann sistem yang
dikembangkan untuk memperhatikan user interface agar nyaman di mata pengguna.

4
5. Project Milestones
Bagian ini menjelaskan gambaran umum jadwal proyek yang akan dikerjakan.

Summary Milestone Schedule – List key project milestones relative to project start.
Target Date
Project Milestone
(dd/mm/yyyy)
Project Start 01/05/2015
Complete Solution Analyst 07/05/2015
Complete Solution Design 11/05/2015
Complete Solution Simulation with Software 21/05/2015
Complete Solution Simulation and Testing 27/05/2015
Complete Installation Software 29/05/2015
Project Complete 31/05/2015

6. Budget Summary
Bagian ini menjelaskan pembiayaan proyek secara ringkas.

PROJECT COMPONENT COMPONENT COST

Survey dan Analisa Rp 14.121.000
Desain dan Implementasi Sistem Rp 60.744.000
Biaya Lisensi Rp 5.704.000
Training Aplikasi Rp 3.000.000
Biaya Dokumentasi Rp 12.102.000
Biaya Non Personil Rp 14.100.000
Total Rp 109.771.000

7. Assumptions, Constraints, & Dependencies

Bagian ini menjelaskan hal-hal yang mendukung sistem, batasan, dan ketergantungannya
dengan sistem yang lain (jika ada).

Asumsi-asumsi dari proyek ini adalah:

1. Survey dan hari bekerja dilakukan selama 1 bulan penuh, 1 minggu terdiri dari 7 hari (hari
Sabtu dan Minggu dihitung).

Batasan-batasan untuk sistem ini, antara lain :

1. User biasa (petugas) bisa melakukan tambah, ubah, hapus, cari, dan cetak data.
2. Admin bisa melakukan tambah, ubah, hapus, dan cetak data serta mengatur hak akses
pengguna dan mengelola administrasi data.

5
8. Project Organizational Structure
Bagian ini berisikan daftar anggota team/kelompok beserta fungsi dan tugas-tugasnya di dalam
team/kelompok project ini.
Project Team Role Project Team Member(s) Responsibilities
 Melakukan interview
terhadap stakeholder
proyek
 Melukan pembagian
Project Manager M. Azza Hadi tugas
 Control Project Team
 Bertanggung jawab atas
berjalannya proyek
 Finnancial
 Melakukan analisa
System Analyst Yutika Amelia Effendi terhadap rancangan
sistem
 Melakukan perancangan
Database Julia Safitri
database
Web Designer Madis Saralita  Desain interface website
 Melakukan
Programmer 1 Alex Putra pembangunan fungsi-
fungsi sistem
 Melakukan
Programmer 2 Baba Surya S. pembangunan fungsi-
fungsi sistem
 Meyiapkan kebutuhan
perangkat yang
digunakan untuk proyek
 Menangani
Operator Komputer Ken Arok
troubleshooting
perangkat
 Mencoba aplikasi yang
telah dibangun
 Dokumentasi pengerjaan
Sekretaris Roro Jonggrang
proyek

9. Project Authorization
Bagian ini berisikan persetujuan/otorisasi project yang disahkan oleh project manager dan
project owner.

APPROVED BY: PROJECT MANAGER DATE

M. Azza Hadi 26 April 2015
APPROVED BY: PROJECT OWNER DATE
Dian Wardiana, S.IP, M.Si, MP 31 April 2015