BAB I
PENDAHULUAN
 

  1.1 Latar Belakang

  Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang semakin
pesat
  sangat memberikan pengaruh di dunia kerja. Kecanggihan teknologi tersebut
tentu semakin memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor. Tujuan dari
 
penggunaan mesin-mesin kantor agar pekerjaan cepat terselesaikan dengan hasil
 
yang optimal. Oleh karena itu setiap organisasi membutuhkan teknologi informasi
yang cepat, tepat, akurat dan lengkap sehingga bisa dijadikan sarana untuk
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Perusahaan harus memiliki caranya sendiri dalam penyebaran informasi.
Hal itu harus di atur supaya informasi yang dimiliki dapat diterima oleh orang yang
seharusnya mendapatkan informasi tersebut, maka dari itu perusahaan harus
memiliki sistem yang digunakan untuk mengatur dalam penanganan informasi.
Pada dasarnya untuk mengefektifkan kegiatan administrasi sangatlah
dibutuhkan peran teknologi seperti aplikasi-aplikasi suatu program yang
memudahkan dalam mengelola informasi-informasi dari kegiatan administrasi.
Dengan demikian pekerjaan menjadi semakin mudah dan efisien.
AUTO2000 merupakan jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan
penyediaan suku cadang Toyota yang berdiri sejak tahun 1975 dengan nama Astra
Motor Sales, dan baru pada tahun 1989 berubah nama menjadi AUTO2000 dengan
manajemen yang sudah ditangani sepenuhnya oleh PT. Astra International Tbk.
AUTO2000 Asia Afrika adalah salah satu cabang yang berada di Bandung.
Salah satu bagian di Auto2000 Asia Afrika yakni Maintenance Reminder
System (MRS) yang bertugas mengingatkan customer tentang perawatan mobil,
service berkala mobil, dan follow up (menanyakan kondisi mobil 3 hari setelah
service). Pada kegiatan Maintenance Reminder System proses kerjanya dengan
menggunakan telepon. Sebelum melakukan telepon, dalam hal untuk mengingatkan
pelanggan yang belum service pada saat ini, staf MRS ini menggunakan program

1
 
  2

 
aplikasi Microsoft excel untuk peng-inputan data dan mencari data pelanggan yang
 
akan ditelepon secara manual. Jika pelanggan melakukan service berkala 10.000
 
Km di bulan Januari, staf MRS menginput data pelanggan pada bulan Januari
termasuk
  keterangan rinci tentang service berikutnya. Pada kolom Next Service
  yang terdapat di sheet Januari, staf MRS akan mengisikan 20.000 Km untuk 6 bulan
kedepannya yakni bulan Juli. Staf MRS tidak langsung menyalin data tersebut ke
 
sheet bulan Juli dikarenakan belum memasuki bulan tersebut, kemudian saat
 
memasuki bulan Juli barulah staf memfilter dan menyalin data yang berhubungan
 
dengan bulan Juli ke sheet bulan Juli. Setiap hari nya pelanggan yang melakukan
  service kendaraan sebanyak ±50 mobil, sehingga untuk satu bulannya ada ±1200
mobil/data pelanggan yang harus di pilih kemudian di-input dan mengestimasikan
data tersebut agar staf MRS tahu kapan akan mengingatkan pelanggan kembali.
Jenis service yang dilakukan bermacam-macam tergantung keluhan ataupun
perawatan mobil, seperti jenis service yang harus diingatkan yakni service berkala
dan engine oil, sedangkan untuk jenis service lainnya tidak perlu untuk di reminder.
Service berkala terdapat variasi pada cara reminder-nya, seperti service berkala 0-
1000 km di reminder kembali 1 bulan kedepan, service berkala 5.000-10.000 km di
reminder kembali 3 bulan kedepan, dan untuk 10.000-20.000 km, 20.000-30.000
dan seterusnya, untuk kelipatan 10.000 km di reminder kembali 6 bulan kedepan.
Ganti oli atau engine oil akan di reminder 3 bulan kedepan. Akan tetapi, terkadang
ada yang tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan untuk service berikutnya
dikarenakan angka odometer kendaraan pelanggan yang telah mencapai ataupun
melewati angka odometer untuk service berikutnya. Sehingga pada sistem yang
digunakan saat ini secara manual maka staf MRS harus mencari dan mengubah data
pelanggan serta mengestimasikan kembali untuk service berikutnya.
Penyimpanan data reminder service pada excel sangat riskan karena jika
ukuran data semakin besar, maka pada saat membukanya pun prosesnya semakin
lambat dan kesulitan menyortir data antara pelanggan yang kendaraannya masih
bergaransi selama 3 tahun sejak pembelian mobil atau jarak tempuh kendaraan
masih di angka 0-60.000 km dengan pelanggan yang waktu garansinya telah

 
  3

 
berakhir. Padahal data tersebut sangat penting demi kelancaran suatu perkerjaan
 
kantor.
 
Masalah yang diakibatkan dari sistem yang masih manual ini adalah
terjadinya
  data ganda. Masalah dari data ganda ini adalah pelanggan yang
  melakukan service berkala 30.000 km pada bulan Januari 2016 dengan ketentuan
akan di reminder kembali pada bulan Juli 2016 untuk service 40.000 km, kemudian
 
staf MRS meng-input Juli di kolom “Next Service” pada sheet (Microsoft Excel)
 
Januari. Akan tetapi pelanggan tersebut melakukan service berkala selanjutnya
pada  bulan Mei 2017 dikarenakan km yang telah mencapai 40.000 km. Staf MRS
  meng-input November di kolom “Next Service” pada sheet Mei. Data pelanggan
ini juga terdapat di sheet Juli.
Efektif dan efisiennya pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan berdasarkan
lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari kembali data dengan data customer
yang sama. Oleh karena itu, sangat dibutuhkan suatu aplikasi yang khusus untuk
menangani kegiatan reminder service yang masih manual tersebut, yang mampu
secara otomatis memilah jenis service mana yang akan di reminder dan
menotifikasikan siapa yang akan diingatkan serta dapat secara langsung meng-input
data pelanggan dan jenis service nya pada aplikasi tersebut, sehingga waktu yang
dibutuhkan dalam pengolahan data dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka laporan ini disusun
untuk memenuhi persyaratan kelulusan di Politeknik Negeri Bandung dengan judul
“Perancangan dan Pembuatan Aplikasi Penanganan Reminder Service
Berkala Kendaraan Berbasis Web dalam Maintenance Reminder System
(MRS) di PT Astra International AUTO2000 Asia Afrika”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijelaskan sebelumnya,
dapat diuraikan rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana kondisi awal penanganan reminder service berkala kendaraan di PT
Astra International Auto2000 Asia Afrika?

 
  4

 
2. Bagaimana perancangan dan pembuatan aplikasi penanganan reminder service
 
berkala kendaraan berbasis web dalam Maintenance Reminder System (MRS) di
 
PT Astra International AUTO2000 Asia Afrika?
3. Bagaimana
  evaluasi dari perancangan dan pembuatan aplikasi penanganan
  reminder service berkala kendaraan berbasis web dalam Maintenance Reminder
System (MRS) di PT Astra International AUTO2000 Asia Afrika?
 

 
1.3 Tujuan Pembuatan Proyek
  Tujuan dari perancangan dan pembuatan aplikasi penanganan reminder
  service berkala kendaraan di PT Astra International Auto2000 Asia Afrika adalah
sebagai berikut:
1. Mengetahui kondisi awal penanganan reminder service berkala mobil di PT
Astra International Auto2000 Asia Afrika.
2. Merancang dan membuat aplikasi penanganan reminder service berkala
kendaraan berbasis web dalam Maintenance Reminder System (MRS) di PT
Astra International AUTO2000 Asia Afrika.
3. Mengetahui manfaat dari perancangan dan pembuatan aplikasi penanganan
reminder service berkala kendaraan berbasis web dalam Maintenance Reminder
System (MRS) di PT Astra International AUTO2000 Asia Afrika.

1.4 Manfaat Pembuatan Proyek

Dalam pembuatan proyek diharapkan dapat memberi manfaat sebagai
berikut.
1. Bagi perusahaan
a. Memperoleh bantuan berupa program aplikasi penanganan reminder service
berkala kendaraan di PT Astra International Auto2000 Asia Afrika.
b. Menanggulangi permasalahan yang dihadapi perusahaan dalam penanganan
reminder service berkala kendaraan.
c. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja staf Maintenance Reminder
System (MRS) PT Astra International Auto2000 Asia Afrika.

 
  5

 
2. Bagi penulis
 
a. Memperoleh pengetahuan dan pengalaman dalam merancang dan membuat
 
sebuah program aplikasi.
b.
  Dapat memenuhi salah satu syarat kelulusan di Jurusan Administrasi Niaga

  Politeknik Negeri Bandung.

3. Bagi pembaca
 
a. Menambah informasi dan ilmu pengetahuan mengenai perancangan dan
 
pembuatan program aplikasi aplikasi penanganan reminder service berkala
  kendaraan.

  b. Dapat dijadikan sebagai bahan referensi bagi pihak yang membutuhkan

informasi yang sama dan sesuai dengan masalah yang dibahas oleh penulis.

1.5 Ruang Lingkup dan Batasan Masalah

1.5.1 Ruang Lingkup
Ruang lingkup masalah yang diangkat dalam tugas akhir ini adalah
mengenai “Penanganan Reminder Service Berkala Kendaraan dalam Maintenance
Reminder System (MRS) Di PT Astra International AUTO2000 Asia Afrika.”
dalam rangka memudahkan pekerjaan dalam pelayanan Maintenance Reminder
System (MRS) serta diharapkan mampu meningkatkan kinerja karyawan dengan
menambahkan sistem aplikasi pengolah data secara otomatis yang mampu
meningkatkan efisiensi pekerjaan staf Maintenance Reminder System (MRS).

1.5.2 Batasan Masalah

Proyek ini dirancang berdasarkan permasalahan yang ada pada PT Astra
International Toyota Sales Operation Auto 2000 Asia Afrika khususnya bagian
Maintenance Reminder System mengenai mengingatkan kembali tentang service
berkala dan manfaat service secara tepat waktu terhadap customer. Aplikasi yang
dibuat menggunakan MySQL dan PHP sebagai bahasa pemograman dan perangkat
lunak XAMPP. Data yang digunakan berdasarkan data customer yang ada pada PT
Astra International Auto2000 Asia Afrika.

 
  6

 
1.6 Sistematika Penulisan
 
Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan Laporan Tugas
 
Akhir terdiri dari empat BAB dengan uraian sebagai berikut.
1. BAB
  I Pendahuluan
  Bab ini berisi latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat
dibuatnya proyek tersebut, ruang lingkup dan batasan masalah dalam proyek,
 
serta sistematika penulisan laporan tugas akhir.
 
2. BAB II Tinjauan Pustaka
  Bab ini membahas landasan teori yang menunjang dalam penulisan
  laporan dan sesuai dengan fokus permasalahan yang diangkat dalam penulisan
laporan tugas akhir.
3. BAB III Rancangan dan Hasil Proyek
Bab ini berisikan uraian atau penjelasan mengenai rancangan proyek
yang akan dibuat, prosedur kerja dan hasil dari pembuatan proyek aplikasi
penanganan reminder service berkala kendaraan yang telah diuji coba untuk
digunakan untuk staf Maintenance Reminder System pada PT Astra International
Auto2000 Asia Afrika.
4. BAB IV Kesimpulan dan Saran
Bab terakhir berisi kesimpulan dari keseluruhan isi laporan dan saran dari
penulis yang diajukan berdasarkan permasalahan yang telah dibahas pada
kesimpulan.