UNIVERSITAS DIPONEGORO

Fakultas : Sekolah Vokasi

Prodi : D3 - Akuntansi
Semester : Ganjil
Tahun Ajaran : 2018/2019
Mata Kuliah : Pengantar Manajemen
Nama Dosen : Mashudi, Dr., SE., MM
Kelas : B. 109
Topik : PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
ORGANISASI
Kelompok : 11
Nama Anggota : - Fitri Dian Agesti ( 40010218060088 )
- M. Rendra Ajie Pamungkas ( 40010218060186 )
 PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN ORGANISASI

Konsep Dasar Fungsi Pengawasan

Mengapa Fungsi Pengawasan Diperlukan ?

Dalam banyak kasus, perusahaan sering kali berhadapan dengan masalah

dalam pencapaian tujuan di mana implementasi dari setiap rencana perusahaan
tidak berjalan sebagaimana mestinya.

Fungsi manajemen yang diarahkan untuk melakukan pengawasan atas apa

yang telah direncanakan dan bagaimana langkah-langkah koreksi dinamakan
dengan fungsi pengawasan atau pengendalian. Dalam terminologi bahasa inggris,
fungsi ini sering dinamakan dengan fungsi Controlling, Evaluating, Appraising,
dan Correcting. Fungsi pengawasan pada dasar nya merupakan proses yang
dilakukan untuk memastikan agar apa yang telah direncanakan berjalan
sebagaimana mestinya. Termasuk ke dalam fungsi pengawasan adalah identifikasi
berbagai faktor yang menghambat sebuah kegiatan, dan juga pengambilan
tindakan koreksi yang di perlukan agar tujuan organisasi dapat tetap tercapai.
Sebagai kesimpulan, fungsi pengawasan diperlukan untuk memastikan apakah ada
yang telah direncanakan berjalan sebagaimana mestinya ataukah tidak.

Beberapa Pengertian dari Pengawasan

Beberapa pengertian pengawasan telah dikemukakan oleh banyak penulis

di bidang manajemen, di antaranya Schermerhorn, Stoner, Freeman, dan Gilbert,
serta Mockler. Schermerhorn mendefinisikan pengawasan sebagai proses dalam
menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung
pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah di tetapkan
tersebut. Pengertian menurut Stoner, Freeman, dan Gilbert di mana menurut
mereka Control adalah the proces of ensuring that actual activities conform the
planned activies. Jadi, pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala
aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Fungsi pengawasan dalam manajemen adalah upaya sistematis dalam

menetapkan standart kinerja dan berbagai tujuan yang direncanakan, mendesain
sistem informasi umpan balik, membandingkan antara kinerja yang dicapai
dengan standart yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah terdapat
penyimpangan dan tingkat signifikansi dari setiap penyimpangan tersebut, dan
mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber
daya perusahaan dipergunakan secra efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan
perusahaan.

Tujuan dari Fungsi Pengawasan

1. Adaptasi Lingkungan
Tujuan pertama dari fungsi pengawasan adalah agar perusahaan dapat
terus beradaptasi dengan perusahaan yang terjadi di lingkungan perusahaan,
baik lingkungan yang bersifat internal maupun lingkungan eksternal.
2. Meminimumkan Kegagalan
Tujuan kedua dari fungsi pengawasan adalah untuk meminimumkan
kegagalan. Ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi perusahaan
berharap agar kegagalan seminimal mungkin. Oleh karena itu perusahaan
perlu menjalankan fungsi pengawasan agar kegagalan-kegagalan dapat
diminimumkan
3. Meminimumkan Biaya
Tujuan ketiga dari fungsi pengawasan adalah untuk meminimumkan
biaya. Fungsi pengawasan melalui standart tertentu dalam meminimumkan
kegagalan dalam produksi misalnya, akan dapat meminimumkan biaya yang
harus dikeluarkan oleh perusahaan. Contoh pengawasan terhadap tenaga kerja
dari kasus korupsi.
4. Antisipasi Kompleksitas Organisasi
Tujuan terakhir dari fungsi pengawasan adalah agar perusahaan dapat
mengantisapasi berbagai kegiatan organisasi yang kompleks. Ketika kegiata
perusahaan hanya memproduksi satu jenis barang atau 10 orang pekerja, atau
2 bagian dalam struktur organsasi. Akan tetapi jika perusahaan memproduksi
10 jenis barang, 1000 orang pekerja, dan 5 departemen, makan pekerjaan
perusahaan tidak sederhana, dan cenderung kompleks.
 Langkah-Langkah Dalam Proses Pengawasan

1. Penetapan standar dan metode penilaian kinerja

2. Penilaian kinerja
3. Penilaian apakah kinerja memenuhi standar ataukah tidak
4. Pengambilan tindakan koreksi
Pengambilan
Penetapan Apakah kinerja yang tindakan koreksi dan
Penilaian
standar dan dicapai sesuai melakukan evaluasi
kinerja
metodepenilaian dengan satandar? ulang atas standar
kinerja yang telah
ditetapkan

Tujuan tercapai

Penetapan Standar dan Metode Penilaian Kinerja

Tujuan yang ingin dicapai organisasi bisnis atau perusahaan harus jelas dan
lengkap saat perencanaan dilakukan. Tiga alasan tujuan harus jelas dan memuat
standar pencapaian tujuan :

1. Seringkali tujuan terlalu sulit unuk dinilai pada saat implementasi

dilakukan. Misalnya unuk bagian pemasaran, perusahaan memiliki tujuan
untuk “meningkatkan penjualan” . Tujuan ini jelas namun sangat sulit
untuk diukur,sehingga jika dilakukan evaluasi apakah tujuan peningkatan
ini tercapai atau tidak menjadi tidak mudah untuk dinilai.
2. Sebaiknya tujuan yang ditetapkan memuat standar yang lebih jelas
dinyatakan. Misalnya saja, “meningkatkan penjualan sebesar 50%”.
Dengan rumusan tujuan seperti ini, maka tujuan lebih jelas dan lebih
lengkap sehingga mudah untuk dinilai pada saat implementasi apakah
tercapai atau tidak.
3. Mengapa penetapan tujuan perlu dilakukan secara jelas dan lengkap
adalah bahwa kejelasan dan kelengkapan tujuan memudahkan manajemen
dalam melakukan komunikasi dalam organisasi termasuk juga menetukan
 metode yang akan digunakan dalam mengevaluasi standar yang telah
ditetapkan.

Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja adalah upaya untuk membandingkan kinerja yang dicapai

dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan semula. Beberapa kegiatan yang
hanya dapat dilihat kualitas pengerjaanya pada saat akhir dari kegiatan tersebut.
Misalnya saja sebuah proses produksi dari sepasang sepatu.a

Menbandingkan Kinerja dengan Standar

Setelah kita menetapkan bahwa yang akan kita nilai adalah tingkat penjualan
setiap satu tahun sekali oleh manajer penjualan, maka pada tahap ini manajer
penjualan akan melakukan perbandingan dari apa yang telah diperoleh dibagian
penjualan dengan standar yang telah ditetapkan.

Manajer penjualan kemudian melakukan perbandingan sederhana dengan

membandingkan kinerja ( penjualan tahun ini dibandingkan tahun lalu) dengan
standar yang telah ditetapkan, yaitu peningkatan sebesar 50% sehingga standar
yang perlu dicapai adalah 150% (100% jika sama dengan tahun lalu ditambah
50% sebagai target standar pencapaian).

Dari data diatas kita dapatkan kinerja dan standar sebagai berikut :

Standar yang ditetapkan = 150%

𝑝𝑒𝑛𝑗𝑢𝑎𝑙𝑎𝑛 𝑡𝑎ℎ𝑢𝑛 𝑖𝑛𝑖 10.000 𝑢𝑛𝑖𝑡

Kinerja yang diperoleh = x 100% = x 100% =
𝑝𝑒𝑛𝑗𝑢𝑎𝑙𝑎𝑛 𝑡𝑎ℎ𝑢𝑛 𝑙𝑎𝑙𝑢 9.000 𝑢𝑛𝑖𝑡

111,1%

Kita bandingkan antara kinerja yang diperoleh dengan syanar yang telah
ditetapkan. Kinerja yang dicapai (111,1%) ternyata dibawah standar yang telah
ditetapkan (150%),maka dapat disimpulkan kinerja yang telah dicapai ternyata
tidak memenuhi standar.
Tiga kemungkinan hasil penilaian antara kinerja dengan standar,yaitu:

 Kinerja > Standar, di mana dalam kondisi ini organisasi mencapai

kinerja yang terbaik karena berada diatas standar.
 Kinerja = Standar, di mana dalam kondisi ini organisasi mencapai
kinerja baik, namun pada tingkat yang paling minimum karena kinerjanya
sma dengan standar.
 Kinerja < Standar, di mana dalam kondisi ini organisasi mencapai
kinerja yang buruk atau tidak sesuai dengan yang diharapkan karena
berada dibawah standar.

Pada intinya, ukuran standar dapat ditentukan oleh perusahaan berdasarkan

tingkat krpentinganya. Hanya pada dasarnya penilaian umumnya akan dilakukan
dengan membandingkan antara kinerja dengan standar.

Melakukan Tindakan Koreksi Jika Terdapat Masalah

Ketika kinerja berada dibawah standar berarti perusahaan mendapatkan masalah.

Perusahaan kemudian perlu melakukan pengadilan, yaitu dengan mencari
jawaban mengapa masalah tersebut terjadi, yaitu kinerja berada dibawah standar,
lalu kemudian perusahaan melakukan berbagai tindakan untuk mengoreksi
masalah tersebut. Pengendalian ini perlu untuk dilakukan agar perusahaan dpat
memastikan bahwa apa yang tengah dilakukan oleh perusahaan benar-benar
diarahkan pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, di mana indikator
pencapaian tujuan diantaranya adalah menyesuaikan capaian perusahaan agar
sesuai dengan standar. Ketika penjualan dibawah standar, perusahaan perlu
mencari penyebabnya, misalnya disebabkan karena promosi yang kurang,
kurangnya tenaga penjual, bertambahnya pesaing, turunya daya beli masyarakat,
atau yang lainya.

Beberapa Gejala yang Memerlukan Pengawasa dan Pengendalian

Pengawasan dan pengendalian perusahaan sebagaimana diterangkan oleh Kreitner
(1992) adalah sebagai berikut :

 Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor
penyebabnya
 Penurunan kualitas pelayanan ( teridentifikasi dari adanya keluhan
pelanggan)
 Ketidakpuasan pegawai ( teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai,
produktivitasvkerja yang menurun,dan lain sebagainya)
 Berkurangnya kas perusahaan
 Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
 Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
 Biaya melebihi anggaran
 Adanya penghamburan dan inefisiensi