KOMUNIKASI BISNIS

MENDENGARKAN, BEKERJA SAMA DALAM TIM, DAN

MEMAHAMI KOMUNIKASI NON VERBAL
Pengampu: Drs. I Komang Ardana, M.M.

Disusun Oleh

Nama Kelompok

Septia Wulandari Suarka 1515251042

Tara Diani Sawitri 1515251043
Ida Ayu Ruby Kuberasyani 1515251044
Astari Armayani 1515251045
Rizal Prasetyo 1515251046

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS UDAYANA
PROGRAM NON REGULER
2017
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam kehidupan suatu organisasi bisnis, komunikasi merupakan faktor yang sangat
penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Seorang pimpinan memerintahkan
bawahannya untuk membuat surat pesanan barang, menjawab atau membuat surat aduan,
membuat surat edaran umum, membuat surat kontrak kerjasama, membuat surat
balasan/tanggapan, dan sejenisnya merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis.
Secara umum dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis
adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam
bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun non verbal.
Manusia sebagai makhluk sosial senantiasa membutuhkan orang lain. Meskipun hidup
berkecukupan, kecerdasan yang cukup dan kekuatan fisik yang cukup, ia akan selalu
membutuhkan lingkungan dimana dia bisa berbagi, saling memberi support dan bergotong
royong. Penyelenggaraan teamwork dilakukan karena pada saat ini tekanan persaingan
semakin meningkat, para ahli menyatakan bahwa keberhasilan organisasi akan semakin
bergantung pada ekspresi yang menggambarkan munculnya sinergi pada orang-orang yang
mengikatkan diri dalam kelompok.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana proses mendengarkan di tempat kerja?
2. Apa pentingnya komunikasi nonverbal?
3. Apa penjelasan tentang keterampilan komunikasi secara lisan?
4. Apa penjelasan tentang bekerja dalam suatu tim?
5. Apa penjelasan tentang rapat yang produktif?

1.3 Tujuan
1. Menjelaskan proses mendengarkan di tempat kerja
2. Menjelaskan pentingnya komunikasi nonverbal
3. Menjelaskan keterampilan komunikasi secara lisan
4. Menjelaskan bekerja dalam tim
5. Menjelaskan rapat yang produktif
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Mendengarkan di Tempat kerja

Dengan perkembangan teknologi informasi menyebabkan komunikasi di tempat kerja
lebih banyak dan rutin dari sebelumnya. Jadi elemen terpenting setiap keberhasilan adalah
komunikasi yang berkualitas tinggi, salah satunya adalah mendengarkan. Keterampilan
mendengarkan adalah penting bagi kesuksesan karier, efektivitas organisasi dan kepuasan
karyawan. Banyak studi yang menyatakan bahwa keterampilan mendengar adalah sangat
penting bagi kesuksesan karier, efektivitas organisasi, kepuasan keryawan, penting bagi
organisasi dan layanan konsumen. L.E. Penley menyatakan bahwa pendengar yang baik
menjadikan manajer yang baik dan bahwa pendengar yang baik maju lebih cepat. Menurut
Tom W. Harris dan L.K. Steil yaitu Kebanyakan karyawan menghabiskan 30 sampai 45
persen waktu komunikasi mereka untuk mendengar dan eksekutif menghabiskan 60 sampai
70 persen waktu komunikasi mereka untuk mendengarkan.

Berdasarkan pada jenisnya mendengar di lingkungan tempat bekerja dibagi menjadi

(1) mendengarkan atasan, (2) mendengarkan karyawan, (3) mendengarkan pelanggan.

a. Mendengarkan Atasan. Dalam bekerja salah satu tugas yang terpenting adalah
mendengarkan instruksi, penugasan,dan penjelasan mengenai bagaimana melakukan
tugas tersebut. Untuk bisa fokus sepenuhnya pada pembicara, pastikan bahwa tidak
tergangu oleh kebisingan dan tugas lainnya, tunjukkan perhatian anda dengan
melakukan kontak mata yang baik, membuat catatan juga menunjukkan keseriusan.
b. Mendengarkan Karyawan. Pada setiap organisasi, mendengarkan berlaku dalam
dua arah. Karyawan mendengarkan atasan mereka, tetapi pihak manajemen juga
mendengarkan karyawan. Organisasi yang mendengarkan karyawan memperoleh
banyak manfaat, termasuk produktivitas dan moral yang lebih tinggi. Serta akan
memperoleh ide-ide kreatif dari para karyawan. Ketika karyawan merasa mereka
didengarkan, mereka menjadi lebih berkomitmen terhadap keberhasilan perusahaan.
c. Mendengarkan Pelanggan. Organisasi yang mendengarkan pelanggan akan
meningkatkan penjualan dan profitabilitas. Mendengarkan adalah suatu bentuk
perhatian dan merupakan alat yang potensial untuk mempertahankan pelanggan.
Pelanggan ingin diperhatikan, yang merupakan salah satu kebutuhan dasar manusia.
 Banyak juga organisasi sekarang menjalin hubungan dengan pelanggan melalui pusat
layanan telepon pelanggan (call centre).
Untuk membangun keterampilan mendengarkan yang baik dan efektif, yaitu dengan
melihat proses mendengarkan. Proses mendengarkan menurut Mary Ellen Guffey meliputi
empat elemen, yaitu : (1) persepsi; (2) interpretasi; (3) evaluasi; dan (4) tindakan atau aksi.

1. Persepsi yaitu proses mendengarkan dimulai ketika mendengar suara dan

berkonsentrsi padanya. Anda akan tersetem ketika (1) merasa bahwa pesan tersebut
penting, (2) tertarik pada topiknya, atau (3) sedang dalam suasana ingin
mendengarkan. Persepsi berkurang karena pendengaran yang sempurna, lingkungan
yang bising, tidak memperhatikan, dan berpura-pura mendengarkan (pseudolistening).
Pseudolistening terjadi ketika pendengar “berpura-pura” mendengarkan. Mereka
kelihatannya mendengarkan, tetapi pikirannya mengembara kemana-kemana.
2. Interpretasi, setelah memutuskan perhatian pada sebuah suara atau pesan, akan mulai
menginterpretasi atau menguraikannya, makna yang ditangkap akan disaring melalui
harapan dan pengalaman hidup. Jadi interpretasi mungkin berbeda dari apa yang di
maksud oleh pembicara.
3. Evaluasi, dalam hal ini harus menganalisis manfaatnya dan mengambil kesimpulan
dan mulai memisahkan fakta dengan opini. Pendengar yang baik bersifat objektif dan
menghindari penilaian dini terhadap pesan. Untuk mengevaluasi pesan secara akurat
dapat di lakukan:
 mempertimbangkan semua informasi
 sadar akan prasangka anda sendiri
 menghindari melompat pada kesimpulan yang tergesa-gesa.
4. Tindakan, merespon sebuah pesan mungkin melibatkan menyimpan pesan tersebut
dalam ingatan untuk penggunaan di masa depan, beraksi dengan respons fisik
(kerutan dahi, senyum, tawa), atau memberikan umpan balik kepada pembicara,
Umpan balik pendengar penting karena hal itu membantu menjernihkan pesan
sehingga dapat dimaknai secara akurat.

Sedangkan menurut Barker dalam Haryani 2001:245, Sebab-sebab penyimakan tidak

efektif disebabkan oleh 4 faktor yaitu :
 1. Faktor Lingkungan
Faktor lingkungan disebut juga faktor ganguan adalah segala sesuatu yang
mengalihkan perhatian seseorang dari apa yang ingin atau diperhatikan (Cusits et. All.
1996:71).
Faktor lingkungan dapat dibedakan menjadi dua bagian, yaitu:
 Suara. Suara-suara yang keras dan ramai dapat menyebabkan proses
menyimak tidak efektif.
 Jarak. Jarak dapat mempengaruhi perilaku menyimak dalam suatu kelompok.
Orang yang berbicara dalam jarak relatif jauh memungkinkan orang untuk
menyimak secara tidak efektif.
2. Sumber Pesan
Menyimak akan dilakukan dengan serius apabila sumber pesan tersebut adalah orang
yang terhormat atau terpandang. Sebaliknya seseorang cenderung kurang memberikan
perhatian kepada sumber pesan yang dinilai inferior. Di samping itu penilaian terhadap
sumber pesan, sumber pesan itu sendiri akan menentukan sulit tidaknya penyimakan.
3. Pesan
Pesan atau materi yang baru dan sukar akan menyebabkan penyimakan tidak efektif.
4. Individu Penyimak
Meskipun sistem akustik ruangan baik, pembicaranya juga orang yang dihormati, dan
pesan yang disampaikan juga menarik, tetapi komunikasi tidak akan terjadi tanpa
adanya penyimak.

Menurut M.E. Guffey, ada beberapa saran yang dapat membantu efektivitas
mendengar di tempat kerja, yaitu :
1. Mengontrol ganguan eksternal dan internal;
2. Terlibat secara aktif;
3. Pisahkan fakta dari opini;
4. Identifikasi fakta – fakta penting;
5. Jangan menyela;
6. Mengajukan pertanyaan penjelas;
7. Mengulang dengan kata – kata sendiri untuk meningkatkan pemahaman;
8. Gunakan jeda waktu;
9. Buat catatan untuk mengingat.
2.2 Pentingnya Komunikasi Non Verbal
Komunikasi nonverbal adalah kumpulan isyarat, gerak tubuh, intonasi suara, sikap,
dan sebagainya, yang memungkinkan seseorang untuk berkomunikasi tanpa kata-kata (Bovee
dan Thill, 2003;4). Komunikasi nonverbal sering juga disebut bahasa isyarat atau bahasa
diam (silent language).
Menurut Mark Knap (dalam Cangara, 2004;100), fungsi komunikasi nonverbal
adalah:
1. Meyakinkan apa yang diucapkan (repetition).
2. Menunjukkan perasaan atau emosi yang tidak bisa diutarakan dengan kata-kata
(substitution).
3. Menunjukkan jati diri sehingga orang lain bisa mengenalnya (identity).
4. Menambah atau melengkapi ucapan-ucapan yang dirasa belum sempurna.

Beberapa Keunggulan Komunikasi Nonverbal :

1. Reabilitas
Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah keandalannya (reabilitas). Hal ini
berkaitan dengan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang
disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat.
2. Sulit Dimanipulasi
Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan menggunakan kata-kata
dari pada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan
kata-kata akan lebih mudah dikendalikan daripada dengan menggunakan bahasa isyarat
(gerakan badan atau tubuh) atau ekspresi Wajah. Hal ini disebabkan oleh sifat komunikasi
nonverbal yang spontan.
Ketika seseorang mendengar berita yang menyenangkan, ekspresi wajahnya nampak
cerah ceria, seolah-olah tanpabeban. Namun, bila seseorang mendengar berita yang kurang
menyenangkan yang menyangkut diri sendiri, keluarga atau teman karib, maka dengan cepat
ekspresi wajahnya akan mudah berubah menjadi murung, lesu, lemah, tak bergairah dan
seolah-olah dunia telah runtuh.
3. Mudah Mendeteksi Kecurangan atau Kejujuran Orang Lain
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi kecurangan
atau menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih
percaya pada pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat nonverbal ketimbang pesan-
pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal. Seseorang dapat saja menutup-nutupi
kecurangan dengan isyarat verbal (seperti tulisan). Namun, ia tidak dapat sepenuhnya
menutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya karena hal itu tercermin dalam ekspresi
wajahnya. Manakala wajah seseorang murung atau cemberut, maka dapat diduga bahwa
seseorang sedang menghadapi suatu masalah, mungkin masalah pribadi, keluarga, atau
masalah bisnis di kantornya.
4. Efisien
Komunikasi nonverbal sangatlah penting, artinya bagi pengirim dan penerima pesan,
karena sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus berpikir
panjang dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat. Contoh : Coba
perhatikan para petugas penyaji makanan dan minuman (dalam bahasa Jawa disebut
sinoman) di suatu acara resepsi yang sedang melakukan tugasnya. Pada umumnya mereka
memiliki bahasa-bahasa isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh teman-teman mereka untuk
menunjukkan tempat-tempat mana yang sudah maupun yang belum mendapat jamuan
makanan atau minuman.
Contoh lain, ketika seorang karyawan berusaha memanggil temannya yang sedang
asyik mengobrol di suatu tempat yang agak jauh. Ia dapat menggunakan isyarat nonverbal
seperti bertepuk tangan sambil melambaikan tangan untuk memanggil temannya tersebut.
5. Dapat Membantu Menentukan Kredibilitas dan Potensi Kepemimpian Seseorang
Jika seseorang dapat belajar mengelola kesan yang telah dibuat dengan bahasa isyarat,
karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, maka seseorang akan dapat
melakukan komunikasi dengan baik. Dengan kata lain, seorang manajer (pemimpin)
sekaligus harus dapat menjadi komunikator yang baik. Ia harus tahu bagaimana
menyampaikan pesan-pesan bisnisnya kepada para bawahannya. Pada saat kapansuatu pesan-
pesan bisnis itu harus disampaikan dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus
disampaikan.
6. Dapat Menafsirkan Maksud Maupun Sikap Mereka Secara Lebih Akurat dan Lebih
Tepat
Jika seseorang dapat belajar membaca pesan-pesan nonverbal yang disampaikan
orang lain, maka ia akan dapat menafsirkan maksud maupun sikap mereka secara lebih akurat
dan lebih tepat.
2.3 Keterampilan Komunikasi Lisan

 Pengertian Komunikasi Lisan

Komunikasi Lisan merupakan komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara
lisan dan langsung kepada lawan bicaranya, komunikasi lisan biasanya dapat dilakukan pada
kondisi para personal ataupun individu berhadapan langsung, seperti pada saat berkomunikasi
dengan tatap muka langsung atau melalui alat berupa komputer yang mempunyai fasilitas
konferensi jarak jauh (computer teleconference) tatap muka melalui televisi sirkuit tertutup
(closed circuit television/ CCTV).

 Jenis-Jenis Komunikasi Lisan, yaitu :

1. Komunikasi personal
Adalah komunikasi antar individu yang biasa terjadi dalam informal atau kehidupan
sehari-hari. Meskipun tidak menutup kemungkinan terjadi dalam sebuah kondisi formal
seperti dilingkungan kerja atau sekolah.
2. Komunikasi berdiskusi
Misalnya mempresentasikan gagasan atau ide dalam sebuah organisasi atau
lingkungan kerja sering kali kita lakukan. Kondisi seperti ini akan terjadi dalam kondisi
formal oleh karena itu kita harus menyampaikan dengan kesan yang baik pada sebuah
kelompok yang menjadin lawan bicara kita.

 Prinsip Komunikasi Lisan dan Prinsip Berbicara :

A. Prinsip Komunikasi Lisan

Prinsip berbicara adalah suatu asas yang perlu dipahami agar dapat berbicara dengan
menarik dan jelas sehingga mencapai tujuan.

B. Macam-macam Prinsip Berbicara

1. Prinsip motivasi adalah dorongan untuk membangkitkan minat terhadap seseorang

atau para pendengar. Cara berbicara efektif dalam prinsip motivasi :
a) Memberi motivasi atas kebutuhan pendengar.
b) Memberi semangat kepada pendengar.
c) Memberi dorongan ingin tahu.
2. Prinsip perhatian adalah pusat pikiran pada suatu masalah.
 3. Prinsip Keindraan Dalam prinsip ini akan mudah di tangkap karena penyajian
masalah dilengkapi dengan media komunikasi atau peraga, misalnya :
a) Slide.
b) Film.
c) Overhead Projector (OHP).
4.Cara yang terbaik dalam penyampaian prinsip pengertian adalah :
a) Uraikan sistematika yang akan dibahas, kemudian baru dibahas perpokok
bahasan setelah selesai diutarakan ringkasannya, terakhir, simpulkan
keseluruhan secara singkat.
b) Uraian pembicaraan sistematis dan logis.
c) Memberikan ungkapan-ungkapan yang konkrit.

2.4 Bekerja dalam Tim

a. Pengertian bekerja dan tim

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, bekerja artinya melakukan suatu pekerjaan
(perbuatan), berbuat sesuatu. Sedangkan dalam pengertian sempit, tim dapat dikatakan
sebagai kelompok. Menurut Burke, Tim merupakan Kelompok kerja lengkap atau suatu
satuan kerja, yang para anggotanya paling sedikit rnemiliki satu tujuan bersama dan
pencapaian tujuan itu memerlukan perilaku kerja sama dari semua anggotanya.

b. Pentingnya bekerja dalam tim

Dalam suatu organisasi atau perusahaan, untuk mencapai tujuan bersama diperlukan
suatu kerjasama dari anggota-anggota yang ada di dalamnya. Pentingnya menjalin kerjasama
dalam organisasi akan berdampak positif terhadap kinerja yang efektif. Salah satu hal yang
mengawali lahirnya kerjasama adalah jalinan komunikasi yang baik.
Komunikasi merupakan hal terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi atau
perusahaan. Jika anggota dalam perusahaan tersebut menjalin komunikasi dengan baik maka
perusahaan tersebut mempunyai peluang besar untuk meraih keberhasilan. Terbentuknya
komunikasi yang mengawali kerjasama tim dalam perusahaan, tidak mudah dilaksanakan.
Kesuksesan perusahaan yang didasari kemampuan para anggota untuk bekerja sama
ditentukan oleh komunikasi yang baik. Oleh karena itu, setiap perusahaan mempunyai
kewajiban untuk mengembangkan komunikasi dari berbagai pihak, baik itu antara
pemimpin, anggota, dan masyarakat di sekitar lingkungan kerja agar dapat membantu
mewujudkan kerjasama tim yang baik.
 c. Tata cara bekerja dalam tim
1. Dari pemimpin ke anggota
Pemimpin tentunya mempunyai tanggung jawab penting dalam membangun
komunikasi antar anggotanya. Komunikasi pemimpin akan menentukan terjalinnya suasana
interaksi antara para anggota tim. Komunikasi yang baik tidak berlangsung dalam satu arah
saja, namun perlu adanya timbal-balik dari bawah ke atas, seperti pemimpin mau
mendengarkan, menerima saran, dan mengajak anggota-anggotanya terlibat dalam kegiatan
perusahaan diluar dari tugas pokok. Keberhasilan suatu perusahaan tercermin dari suksesnya
pemimpin dalam membangun kerjasama antara anggota-anggotanya.
2. Dari anggota ke pemimpin
Sikap seorang pemimpin yang baik adalah yang mau menerima masukan dari
anggotanya. Oleh karena itu anggota dalam menjalin komunikasi terhadap atasannya
hendaknya bersifat jujur dan langsung, tidak hanya selalu setuju terhadap keputusan
pemimpin. Untuk menjadi pemimpin bukanlah pekerjaan yang mudah, dibutuhkan kerja
keras, pengorbanan, tanggung jawab dan sikap mengambil keputusan yang tepat saat terjadi
masalah. Oleh karena itu anggota dalam menyampaikan gagasan mereka memberikan sikap
hormat sebagai bentuk kesetiaan terhadap pemimpin dan perusahaan.
3. Antara anggota dan anggota lainnya
Tim dibentuk agar memperoleh kemudahan dalam meraih keberhasilan perusahaan,
maka dari itu setiap anggota tim harus menjalin komunikasi agar membangun kerjasama tim
yang baik. Kesuksesan sebuah tim didukung oleh orang-orang yang ada dalamnya, jika salah
satu anggota tidak ingin teman lainnya sukses sehingga menghambat terjalinnya komunikasi
para anggota, maka tim tersebut akan jauh dari keberhasilan. Oleh karena itu setiap anggota
harus memiliki kesadaran dan tanggung jawab, dalam memberikan informasi khususnya agar
terjalin kerjasama guna mencapai keberhasilan bersama.
4. Antara anggota dan masyarakat
Dalam menjalin kerjasama tim, komunikasi dalam tim tentu bukanlah satu-satunya
hal terpenting. Informasi tidak hanya berjalan dalam lingkungan perkantoran saja, namun
sebagai perusahaan yang membutuhkan kerjasama dari anggota masyarakat, perlu adanya
interaksi sosial. Semua anggota perusahaan baik itu pemimpin atau bawahan wajib
berinteraksi dengan orang luar, baik itu pelanggan, rekan bisnis, atau publik lainnya. Dalam
menjalin komunikasi dengan orang-orang luar yang bukan merupakan anggota tim, kesatuan
dan kerjasama merupakan hal yang menjadi penilaian penting. Jika setiap anggota bekerja
sendiri-sendiri, maka komunikasi tidak akan terjalin dengan baik. Namun jika komunikasi
dan kesatuan terbentuk dengan baik akan melahirkan kekuatan yang luar biasa dan menjadi
penilaian positif dari masyarakat.
Kesuksesan dan kegagalan suatu perusahaan ditentukan oleh kerjasama tim dalam
mengerjakan tugas-tugasnya, namun kerjasama tersebut tidak akan terbentuk jika tidak
terjalin komunikasi yang baik dari setiap anggota tim. Jika dalam suatu tim setiap anggotanya
tidak saling bertukar informasi positif maka tim tersebut akan mengalami hambatan sehingga
dapat berakibat gagalnya dalam mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkan
komunikasi yang baik untuk menciptakan perubahan yang positif dalam sebuah perusahaan.

d. Tujuan bekerja dalam tim

Pada dasarnya tujuan bekerja dalam tim didasarkan pada prinsip kesatuan tujuan,
prinsip efisiens, dan prinsip efektivitas.

a. Kesatuan tujuan

Setiap anggota tim tentu saja mempunyai kesaman tujuan. Prinsip kesatuan tujuan ini
mencakup kesamaan visi, misi dan sasaran program kerja tim. Apabila suatu prigram garapan
atau proyek harus diselesaikan selama suatu periode waktu tertentu maka pola pelaksanaan
kerja tim harus disesuaikan dengan prinsip kesatuan tujuan.

b. Efisensi

Suatu tim adalah efisien jika setiap anggota menyelesaikan tugas atau pekerjaan
secara cepat, efisien, dan efektif. Suatu tim yang efisien adalah tim yang bekerja tanpa
pemborosan dan kecerobohan, sehingga memberi kepuasan kerja.

c. Efektivitas

Tujuan bekerja dalam tim, antara lain untuk meningkatkan produktivitas dan
efektivitas kerja. Efektivitas merupakan suatu keadaan yang menunjukkan keberhasilan
pekerjaan yang ditetapkan. Efektivitas kerja adalah penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu
yang telah ditentukan.
2.5 Rapat yang Produktif

Pengertian Rapat dan Jenis-jenis Rapat

Rapat adalah setiap jenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang bersama-sama
untuk melaksanakan bisnis perusahaan (3 M Management team dalam Curtis et.all.
1996:186). Rapat juga dapat didefinisikan sebagai pertemuan dua orang atau lebih untuk
membicarakan dan merudingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya, yakni
berdasarkan tujuan, sifat, jangka waktu, dan frekuensi (wursato dalam harya, 201:256).
a. Berdasarkan tujuannya rapat dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu rapat informasional,
rapat pengambilan keputusan, dan rapat perundingan.
 Rapat informasional, merupakan rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelaan
kepada para anggota tentang kebijakan yang diambil oleh pimpian organisasi dan
prosedur atau cara kerja baru. Dengan demikian, anggota organisasi memahami latar
belakang dan apa yang sekarang ada dalam organisasi.
 Rapat pengambilan keputusan, merupakan bentuk rapat yang bertujuan mencari
pemecahan suatu masalah yang sedang dihadapi. Dalam hal ini, anggota akan
memberikan masukan-masukan dalam pemecahan masalah.
 Rapat perundingan, bertujuan untuk menghindari timbulnya suatu perselisihan dan
mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan pihak-pihak yang terlibat dalam
suatu masalah tertentu.
b. Berdasarkan sifatnya suatu rapat secara umum dibedakan menjadi dua, yaitu rapat
yang bersfat formal dan informal,serta rapat yang bersifat terbuka dan tertutup.
 Rapat formal, merupakan rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih
dahulu menurut ketentuan yang berlaku, dan peserta rapat secara resmi mendapatkan
undangan.
 Rapat informal, adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan pada suatu perencanaan
formal. Rapat bisa terjadi setiap saat. Rapat seperti ini biasanya terjadi karena orang-
orang bertemu secara kebetulan dan kemudian membahas suatu maslaah yang
menyangkut kepentingan bersama.
 Rapat terbuka, merupakan rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi
atau perusahaan. Materi yang dibahas bersifat umum atau tidak rahasia.
 Rapat tertutup, merupakan rapat yang hanya dihadiri oleh anggota tertentu, dan
biasanya menyangkut masalah yang untuk sementara masih bersifat rahasia.
 c. Berdasarkan jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi empat yaitu rapat mingguan,
bulanan, semesteran, dan tahunan. Namun ada juga rapat yang dilaksanakan selain
jangka waktu diatas tergantung pada situasi dan kondisinya.
 Rapat mingguan, merupakan rapat yang diadakan sekali dalam seminggu yang
membahas masalah-masalah yang bersifat rutin dan masalah-masalah yang muncul
pada minggu itu. Rapat dapat dilakukan setiap departemen, setiap cabang, setiap sksi
atau oleh para eksekutif.
 Rapat bulanan, merupakan rapat yang diadakan sebulan sekali yang biasanya
dilaksanakan pada akhir bulan. Contohnya rapat yang membahas rugi-laba perusahaan
pada bulan tersebut.
 Rapat semesteran, merupakan rapat yang diadakan sekali selama satu semester (6
bulan). Contohnya rapat penjualan dan rapat evaluasi kinerja karyawan.
 Rapat tahunan, merupakan rapat yang diadakan setahun sekali misalnya rapat dean
komisaris, RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham), atau dapat juga hanya rapat akhir
tahun yang membahas rugi laba perusahaan.
d. Berdasarkan frekuesinya, rapat dibedakan menjadi dua, yaitu rapat rutin dan
insidental
 Rapat rutin yakni rapat yang sudah ditetukan waktunya, misalnya mingguan, bulanan,
semesteran dan tahunan.
 Rapat insidental, merupakan rapat yang tidak berdasarkan jadwal tetapi pelaksaannya
tergantung pada ada tidaknya masalah dan berat ringannya masalah yang dihadapi.

Perencanaan Rapat
Bantuan seorang sekretaris dalam merencanakan rapat memegang peranan yang
sangat penting dalam menentukan produktivitas rapat. Untuk itu langkah-langkah yang perlu
mendapat perhatian Sekretaris dalam merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
a. Persiapan Ruangan, Perlengkapan Rapat dan Tata Ruang rapat.
Ruangan untuk menyelenggarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran
jalannya rapat. Dimana dalam hal ini perlu dipersiapkan mengenai penerangan,
tempat duduk, dan juga mengenai ventilasi ruangan rapa agar peserta rapat merasa
nyaman. Selain itu perlengkapan seperti sound system, proyektor dan microphone
juga perlu dipersiapkan dengan baik.
b. Persiapan Administrasi
  Membuat Surat Undangan rapat. Dalam surat undangan memuat hari, tanggal, jam,
waktu dan acara rapat.
 Menyusun acara atau agenda rapat. Acara rapat disusun secara tepat, secara berurutan
dengan membuat pokok-pokok kegiatan, dan perhitungkan waktu yang dirinci jam
atau menitnya.
 Menyusun daftar hadir. Daftar hadir bisa berupa buku tamu bisa juga berupa lembaran
biasa. Guna daftar hadir adalah untuk mengetahui jumlah peserta rapat dan sebagai
dokumentasi.
 Mempersiapkan bahan rapat. Bahan rapat yang perlu dipersiapkan jauh sebelum rapat
diadakan bisa berupa : Hasil rapat yang lalu, Hasil kertas kerja para peserta yang akan
dibahas, Peraturan-peraturan yang diperlukan
 Persiapan peralatan rapat. Sekretaris perlu menginventarisasi alat-alat yang digunakn
untuk keperluan rapat seperti : Papan dan alat tulis dan Flip chart yaitu kertas-kertas
yang digantung lengkap dengan markernya.
c. Membuat catatan hasil rapat (notula).
Notula adalah catatan laporan singkat tentang pembicaraan atau keputusan dalam
rapat. Notula berfungsi sebagai bukti telah diadakan rapat, sumber informasi bagi
peserta rapat, landasan bagi rapat berikutnya, alat pengingat peserta rapat.
d. Pengiriman hasil rapat
Hasil rapat dalam bentuk tulisan singkat, jelas yang merupakan laporan hasil rapat
dapat dibagi-bagikan kepada peserta rapat yang hadir.
e. Tindak Lanjut Rapat.
Tindak lanjut rapat meliputi kegiatan pembuatan Surat keputusan apabila dari hasil
rapat telah diadakan beberapa keputusan, dan merencanakan untuk mengadakan
pertemuan berikutnya

Komunikasi dalam pertemuan dan rapat

Dalam pertemuan dan rapat seluruh peserta harus menyadari posisinya dalam forum
itu. Tiap peserta hendaknya:

 Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab

 Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
 Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
 Mampu mengendalikan diri setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun
kesimpulan maka hasil tersebut harus dikomunikasikan kepada peserta dan hasil dari
rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Fungsi dari tim yaitu dapat merubah sikap, perilaku, dan nilai pribadi serta dapat turut serta
dalam mendisiplinkan anggota tim. Sedangkan manfaat bekerja dalam tim yaitu untuk
pengambilan keputusan, merundingkan, dan bernegosiasi. Tujuan bekerja dalam tim agar
anggota memiliki visi dan misi yang sama dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara
efesiensi dan efektif. Perbedaan antara kelompok dan tim kerja yaitu kelompok tidak
menghasilkan sinergy positif yang bisa menciptidakan seluruh tingkat kinerja yang lebih
tinggi dari jumlah masukan sedangkan tim kerja menghasilkan sinergy positif melalui usaha
yang terkoordinasi dalam menghasil satu tingkat kinerja yang lebih tinggi daripada jumlah
masukan.
Komunikasi nonverbal dalam dunia bisnis dapat membantu memperkuat pesan yang dikirim
secara verbal ataupun juga dapat menunjukkan sesuatu yang bertolak belakang dengan pesan
yang disampaikan secara verbal. Oleh karena itu penting bagi seorang manajer untuk
mengkoordinasikan antara pesan yang disampaikan secara verbal dan nonverbal dan juga
terhadap pesan yang ditunjukkan secara verbal oleh bawahan, rekan kerja, atau atasan agar
dapat mengambil kesimpulan yang benar tentang informasi yagn diterimanya.
Banyak cara yang digunakan seseorang dapat menyampaikan pesan secara verbal, antara lain:
melaui ekspresi wajah, gerakan mata, tangan, jarak, sentuhan dan intonasi suara. Agar dapat
mengartikan pesan nonverbal dengan baik maka seorang manajer harus sering mengadakan
pengamatan tentang perilaku manusia, serta juga melihat latar belakang budaya orang yang
berkomunikasi secara nonverbal dengannya.
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga

Bovee, C.L&Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1&2. Edisi Kedelapan. Indeks:
Jakarta