Anda di halaman 1dari 24

BAB III

TINJAUAN KHUSUS APOTEK

3.1 Sejarah PT. Kimia Farma Apotek


Sejarah Kimia Farma diawali pada tahun 1817, ketika NV Chemicalien
Handle Rathkamp & Co., perusahaan farmasi pertama di Hindia Timur, didirikan.
Sejalan dengan kebijakan nasionalisasi perusahaan-perusahaan Belanda, pada
tahun 1958 pemerintah melebur sejumlah perusahaan farmasi menjadi beberapa
PNF (Perusahaan Negara Farmasi). Tahun 1969, perusahaan-perusahaan tersebut
digabung menjadi PNF Bhineka Kimia Farma. Selanjutnya pada tanggal 16
Agustus 1971, bentuk hukumnya diubah menjadi Perseroan Terbatas, menjadi PT
Kimia Farma (Persero). Sejak tanggal 4 Juli 2001, Kimia Farma tercatat sebagai
perusahaan publik di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya. 4 Januari
2003, Perseroan mendirikan 2 Anak Perusahaan yaitu : PT Kimia Farma Trading
& Distribution, yang bergerak di bidang perdagangan dan distribusi baik obat
maupun alat kesehatan. Saat ini Perseroan memiliki 46 Cabang KFTD yang
tersebar di seluruh wilayah Indonesia. Dan pada tahun 2014 menjadi Health Care
Company. PT Kimia Farma Apotek, bergerak di bidang ritel farmasi dan yang
terbesar dari kekuatan jaringan apotek di Indonesia. Saat ini erseroan memiliki
lebih dari 1000 Apotek Kimia Farma yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.
Pada tahun 2012, Perseroan mulai membuka konsep bisnis ritel baru yaitu dengan
konsep One Stop Health care Solution (OSHcS) yaitu layanan kesehatan dari
praktik dokter/klinik kesehatan, laboratorium klinik hingga apotek semuanya
dilayani dalam satu atap secara terintegrasi. Terkait dengan bisnis layanan
laboratorium klinik, Perseroan telah membentuk PT Kimia Farma Diagnostika
yang berada di bawah kewenangan PT Kimia Farma Apotek.
a. Visi
Menjadi perusahaan jaringan layanan kesehatan yang terkemuka dan mampu
memberikan solusi kesehatan masyarakat Indonesia.

24
25

b. Misi
Menghasilkan pertumbuhan nilai bagi perusahaan melalui:
1. Jaringan layanan kesehatan yang berintergasi meliputi jaringan apotek, klinik,
laboratorium klinik dan layanan kesehatan lainnya.
2. Saluran distribusi utama bagi produk sendiri dan produk prinsipal.
3. Pengembangan bisnis waralaba dan peningkatan pendapatan lainnya (Fee-
based Income)
c. Budaya
Perseroan telah menetapkan budaya perusahaan yang merupakan nilainilai inti
Perseroan (corporate values) yaitu I C A R E yang menjadi acuan/pedoman bagi
Perseroan dalam menjalankan usahanya, untuk berkarya meningkatkan kualitas
hidup dan kesehatan masyarakat. Berikut adalah budaya perusahaan (corporate
culture) perseroan :
a. Innovative
Budaya berpikir out of the box, smart dan kreatif untuk membangun produk
unggulan
b. Customer First
Mengutamakan pelanggan sebagai miitra kerja
c. Accountable
Dengan senantiasa
bertanggung jawab atas amanah yang dipercayakan oleh perusahaan dengan
memegang teguh profesialisme, integritas dan kerja sama
d. Responsible
Memiliki tanggung jawab pribadi untuk bekerja tepat waktu, tepat sasaran dan
dapat diandalkan, serta senantiasa berusaha untuk tegar dan bijaksana dalam
menghadapi setiap masalah.
e. Eco-Friendly
Menciptakan dan menyediakan baik produk maupun jasa layanan yang ramah
lingkungan.
26

5 As sebagai Ruh Budaya Perusahaan yang terdiri dari :

Kerja Ikhlas
Siap bekerja dengan tulus tanpa pamrih untuk kepentingan bersama
Kerja Cerdas
Kemampuan dalam belajar cepat (fast learner) dan memberikan solusi yang tepat.
Kerja Keras
Menyelesaikan pekerjaan dengan mengerahkan segenap kemampuan untuk
mendapatkan hasil terbaik
Kerja Antusias
Keinginan kuat dalam bertindak dengan gairah dan semangat untuk mencapai
tujuan bersama
Kerja Tuntas
Melakukan pekerjaan secara teratur dan selesai untuk menghasilkan output yang
maksimal sesuai dengan harapan.

a. Lokasi dan Bangunan


Terletak di wilyah perkantoran yang cukup ramai dilalui oleh kendaraan
pribadi dan juga kendaraan umum.Apotek Kimia Farma 10 menempati bangunan
permanen dengan areal parkir yang cukup luas. Apotek Kimia Farma 10
memberikan pelayanan perbekalan farmasi dan juga mengelola tempat praktek
dokter umum dan dokter spesialis, antara lain spesialis THT, Kandungan dan
Gigi.
Tata Ruang Bangunan
Bangunan utama meliputi ruang pelayanan, ruang tunggu, ruang swalayan, ruang
peracikan, ruang administrasi, ruang apoteker. Bangunan belakang meliputi ruang
praktek dokter, mushola, gudang, kamar mandi dan garasi.
27

a. Ruang Pelayanan.
Ruang pelayanan apotek Kimia Farma 10 terdiri dari counter penerimaan
resep dan penyerahan obat, kasir, dan lemari obat. Ruang pelayanan ini
merupakan ruang terbuka yang dapat dilihat langsung oleh pembeli. Lemari
yang digunakan untuk penyimpanan obat merupakan lemari terbuka yang
memiliki susunan rak dengan kotak penyimpanan untuk menampung obat.
b. Ruang peracikan
Ruang peracikan terletak di bagian dalam, terpisah dari ruang
pelayanan.Ruang peracikan terletak diantara ruang pelayanan dan ruang
administrasi.Di ruang peracikan terdapat beberapa lemari untuk menyimpan
peralatan meracik obat.Peracikan dilakukan di atas meja racik dan mortir
serta peralatan lainnya. Sarana lain yang ada adalah bak cuci, timbangan gram
dan miligram serta lemari pendingin.
c. Ruang Apoteker Pengelola Apotek
Ruang apoteker terletak di belakang ruang peracikan berdekatan dengan
ruang administrasi.
d. Ruang administrasi
Ruang administrasi terletak di samping dari ruang apotek.Ruangan ini
merupakan tempat menyimpan resep dan dokumen apotek lainnya.
e. Ruang tunggu
Ruang tunggu merupakan tempat untuk pasien yang menunggu pelayanan
dokter maupun apotek.Ruang tunggu dilengkapi dengan kursi-kursi, AC dan
pesawat televisi.
f. Ruang swalayan
Ruang swalayan terletak disamping ruang pelayanan, terdapat barangbarang
yang jual bebas meliputi barang keperluan sehari-hari, snack dan minuman.
28

3.3 Struktur Organisasi Struktur organisasi Apotek Kimia Farma 10


Berpedoman pada struktur organisasi yang telah ditetapkan oleh direksi
PT. (Persero) Kimia Farma Tbk., sumber daya manusia ditempatkan sesuai
dengan keahlian, tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing. Apotek
Kimia Farma 10 dipimpin oleh seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA) yang
membawahi 8 orang pegawai, terdiri dari satu Apoteker Pendamping, satu
supervisor, tiga orang asisten apoteker,dan tenaga kebersihan dan seorang petugas
keamanan.

Apoteker Pengelola Apotek (APA)


Dalam kedudukannya sebagai seorang pimpinan apotek, Apoteker Pengelola
Apotek (APA) bertanggungjawab terhadap seluruh kegiatan apotek, baik dalam
hal pekerjaan dan pelayanan kefarmasian, ataupun di bidang administrasi dan
ketenagakerjaan.
a. Tugas dan kewajiban Apoteker Pengelola Apotek (APA) adalah sebagai
berikut: Memimpin, mengatur dan mengawasi kegiatan kefarmasian dan non
kefarmasian di apotek
b. Memberikan pelayanan informasi tentang perbekalan farmasi kepada
masyarakat yang membutuhkannya.
c. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) sesuai dengan
pedoman yang telah ditetapkan perusahaan, antara lain menentukan target yang
akan dicapai, kebutuhan sarana, personalia dan anggaran yang dibutuhka
d. Mengawasi pelayanan resep, mutu obat yang dijual dan pelaksanaan
administrasi apotek.
e. Melakukan kegiatan pengembangan apotek, seperti menjalin kerjasama dan
hubungan baik denagn pelanggan serta mencari pelanggan baru.
f. Membuat laporan pertangguang jawaban tentang perkembangan apotek kepada
kepala UAD secara berkala.
29

Bagian Pengadaan Barang atau Pembelian


a. Perencanaan Pembelian Tugas dari perencanaan pembelian adalah
menentukan kuantitas barang yang akan dibeli disesuaikan dengan buku
defekta yang dibuat setiap harinya.
b. Melaksanakan pembelian Pembelian dilakukan secara terpusat melalui
Business Manager (BM) sehingga apotek Kimia Farma 10 hanya membuat
surat pesanan (SP/BPBA) barang ke BM untuk kemudian BM mengirim
barang tersebut lalu diserahkan ke apotek Kimia Farma 10. Pemesanan
kepada apotek administrator menggunakan surat pesanan melalui e-mail.
Pembelian yang harus dibayar tunai dilakukan dengan mengajukan
permintaan bon sementara kepada pemegang kas, kemudian menugaskan
salah satu staf untuk mengambil barang dan membayar sesuai dengan surat
pesanan.
c. Memantau hasil pembelian Memeriksa faktur yang diterima dari distributor,
meminta penjelasan distributor apabila ada barang yang tidak dikirim dan
menghubungi distributor apabila ada ketidaksesuaian barang dan harga
mencatat jumlah pembelian yang telah dilaksanakan perhari.
d. Mengevaluasi hasil pembelian Dengan menggunakan analisis pareto, bagian
pembelian mengevaluasi item obat yang keluar serta menentukan item obat
apa saja yang harus disediakan untuk memenuhi permintaan pasar.

Bagian Pelayanan/Peracikan
a. Penanggung jawab pelayanan peracikan mempunyai tugas melaksanakan
kordinasi pelayanan rutin diperacikan, termasuk pembagian tugas staf yang
ada dibawahnya dan melaksanakan pengawasan terhadap fungsi pekerjaan
kefarmasian, penjualan dan personalia diperacikan.
b. Asisten Apoteker peracikan mempunyai tugas, memberikan harga resep,
perhitungan dosis obat dan pembuatan etiket, penimbangan obat, penyiapan
obat, pemeriksaan akhir dan penyerahan obat, pemberian informasi mengenai
obat, pengawasan obat diperacikan, pengamatan dan pengamanan terhadap
undang-undang yang berlaku dan pengamatan dan pelayanan resep kredit.
30

c. Juru resep mempunyai tugas membantu tugas asisten apoteker dalam


menyiapkan obat baik yang berbentuk racikan, seperti menggerus,
mencampur, membagi, dan mengemas obat yang telah disiapkan oleh asisten
apoteker maupun obat paten serta melaporkan hasil sediaan yang telah jadi
dan melaksanakan tugas kebersihan diruang apotek serta pengarsipan resep.
d. Pengemudi mempunyai tugas memelihara kendaraan dinas perusahaan sesuai
dengan penugasan.
e. Pekarya mempunyai tugas memelihara kebersihan ruangan secara
keseluruhan, pembersihan peralatan peracikan dan pemberian bantuan pada
peracikan dan pengiriman obat.
Administrasi
a. Kasir Kecil mempunyai tugas mempersiapkan segala sesuatu yang
berhubungan dengan transaksi tunai dan hasil penjualan dari kasir kecil ini
selanjutnya diserahkan kepada bagian keuangan di ruang administrasi.
b. Bagian tata usaha mempunyai tugas melaksanakan pengeloalan dan
pengarsipan dokumen serta kegiatan surat menyurat, membuat laporan
penjualan bulanan untuk dikirim ke apotek administrator serta pembuatan
absensi pegawai, permohonan cuti pegawai serta membuat jadwal kondite.
c. Bagian keuangan mempunyai tugas, penyelenggaraan penerimaan dan
pengeluaran uang perusahaan atas perintah kepala apotek atau petugas yang
ditunjuk.

3.4 Tugas dan Tanggung Jawab Apoteker


Tugas dan tanggung jawab APA yaitu:
a. Memimpin seluruh kegiatan apotek dan bertanggungjawab terhadap
pengembangan serta kelangsungan hidup apotek.
b. Memberikan pelayanan kefarmasian kepada masyarakat, melalui pelayanan
teknis farmasi dan informasi
c. Mengelola, melaksanakan dan mengawasi administrasi yang meliputi
administrasi umum, kefarmasian, keuangan dan personalia
d. Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja.
31

e. Membuat dan menetapkan peraturan atau SOP

3.5 Pengelolaan Apotek.


Pengelolaan perbekalan farmasi ini dilakukan untuk menjamin ketersediaan
perbekalan farmasi yang bermutu serta jumlah, jenis dan waktu yang tepat.
Pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan di Apotek Kimia Farma 10
meliputi:
A. Perencanaan
Perencanaan obat di Apotek Kimia Farma dibantu dengan program KIS
(Kimia Farma Information System) berupa software khusus dibuat untuk
menangani bagian keuangan dan inventori atau stok obat di apotek, yaitu dengan
cara menyediakan kemampuan untuk menangani transaksi jual dan beli obat
secara resep dan non resep baik yang dibayar tunai ataupun kredit. Juga untuk
menyajikan laporan-laporan sehingga keputusan yang diambil manajer lebih tepat
sasaran. KIS menghubungkan Apotek Pelayanan dengan Business Manager (BM),
dimana BM akan mengolah data penggunaan /penjualan barang di apotek selama
3 bulan terakhir. Data kemudian dikelompokkan berdasarkan Pareto ABC. Sistem
Pareto, yaitu sistem yang memprioritaskan penyediaan barang-barang berdasarkan
tingkat tingginya permintaa n konsumen. Pareto merupakan klasifikasi persediaan
barang. Teori pareto menyatakan bahwa klasifikasi dibagi menjadi dalam 3
kategori yaitu A,B, dan C atau dikenal juga dengan konsep ABC. Pareto berisi
daftar nama barang yang terjual yang memberikan konstribusi terhadap omset,
yang disusun berurutan berdasarkan nilai jual dari yang tertinggi sampai yang
terendah dan disertai jumlah atau kuantitas barang yang terjual.

Klasifikasi Pareto yakni sebagai berikut:


1. Kelas A : persentase nilai penggunaan kumulatif lebih dari 80%. Dapat
diartikan bahwa 15-20% dari total barang yang ada diapotek yang memiliki
nilai 80% dari total omzet. Sehingga persediaan barang – barang yang
termasuk kedalam kelas A merupakan persediaan yang memiliki nilai volume
rupiah yang tinggi.
32

2. Kelas B : Kelompok ini mempunyai persentase jumlah barang 20-25%


namun mewakili 15% dari total omset.
3. Kelas C : Kelompok ini mempunyai persentase jumlah barang50-60% namun
mewakili 5% dari total omset. Barang yang tidak terjual dalam 3 bulan
terakhir merupakan stok pasif yang akan dikembalikan ke BM untuk di
distribusikan ke apotek Kimia Farma yang lain. Selain pareto juga melihat
Data Defekta yaitu merupakan data barang yang habis di apotek untuk
dipesan agar dapat memenuhi ketersediaan barang.
Petugas apotek Kimia Farma 10 akan mengecek jumlah persediaan barang apotek
dengan cara menulis dan menghitung jumlah obat yang akan habis atau sudah
habis. Masing-masing personil bertanggung jawab atas satu lemari penyimpanan
obat untuk proses defekta. Hasil defekta kemudian dikumpulkan dan dijadikan
bahan acuan dalam pemesanan atau perencanaan barang di apotek. Berdasarkan
data penolakan beberapa produk permintaan pasien dikarenakan tidak tersedianya
di apotek sehingga tidak dapat dilayani. Tujuan perencanaan sediaan farmasi dan
perbekalan farmasi yaitu:
a. Mendapatkan jenis dan jumlah sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan
sesuai kebutuhan
b. Menghindari terjadinya overstock
c. Menghindari terjadinya kekosongan obat

B. Pengadaan
Pengadaan perbekalan farmasi dilakukan melalui pemesanan pada Pedagang
Besar Farmasi (PBF) yang menjalin Ikatan Kerja Sama (IKS) dengan Apotek
Kimia Farma. Pemesanan barang ke Pedagang Besar Farmasi (PBF) dilakukan
melalui Pengadaan Unit Bandung yang terletak di Jalan Cihampelas No 7
Bandung.Tujuan dari pengadaan barang adalah untuk memenuhi kebutuhan
barang di apotek dan meminimalisir terjadinya penolakan resep atau obat.
Sistem pengadaan yang digunakan di kimia farma yaitu sistem MINMAX adapun
Alur pengadaan minmax :
1. BM pusat mengirimkan list barang minmax pada apotek melalui sistem.
33

2. Apotek akan melakukan pemilihan barang yang di butuhkan sesuai dengan


rencana pengadaan, untuk barang yang tidak di butuhkan pada list minmax
barang dapat di hapus atau di cancel dari list, namun jika terdapat barang
yang masuk kedalam perencaan pengadaan apotek namun barang atau jumlah
barang tidak tersedia dan tidak memenuhi maka apotek dapat melakukan
penulisan bon permintaan barang apotek (BPBA) kepada BM.
3. Jika list barang sudah sesuai dengan perencanaan pengadaan apotek maka list
di kirim kembali beserta BPBA BM pusat melalui sistem.
4. BM akan melakukan pemesanan barang kepada distributor/PBF sesuai dari
list minmax dan BPBA apotek dengan mengirimkan SP bayangan kepada
PBF dan apotek yang melakukan pemesanan.
5. Distributor/PBF datang membawa barang pesanan ke apotek disertai
membawa SP bayangan dari BM yang kemudian di ganti dengan SP asli di
apotek. Barang yang datang dilakukan pengecekan kesesuaian barang antara
SP bayangan, SP asli,Faktur dan fisik barang.
Adapaun untuk pembayaran kepada distributor dilakukan oleh BM sesuai
dengan perjanjian. Pengadaan barang dengan BPBA juga masih dilakukan di
Kimia Farma.
Pengadaan dengan BPBA dilakukan jika :
a. Terdapat barang sejumlah barang yang tidak termasuk dalam data sistem
minmax
b. Sekalipun ada barang tersebut dalam data minmax, namun jumlahnya kurang
makan dapat dilakukan BPBA.

Alur pemesanan barang yang ada di Apotek Kimia Farma dengan BPBA,
yaitu sebagai berikut:
1. Dilakukan pemeriksaan barang yang memiliki stok kurang atau habis dalam
buku defekta setiap minggu sekali.
2. Dibuat BPBA (Bon Permintaan Barang Apotek) kemudian dikirim kepada
BM secara Format BPBA dapat dilihat pada Lampiran 3.
3. BM membuat SP bayangan kepada PBF/distributor.
34

4. Distributor mengirimkan barang ke apotek dengan membawa SP bayangan


dari BM yang kemudian di tukar dengan SP asli di apotek.

Pengadaan barang yang dilakukan oleh Apotek Kimia Farma terdiri dari :
1. Rutin Pembelian
rutin dapat dilakukan melalui sistem minmax yaitu dimana pengadaan
dilakukan berdasarkan list produk mixmax dari BM di apotek pusat yang di
kirim lewat email kepada apotek. Kemudian apotek melakukan pengecekan
barang produk mana saja yang di butuhkan untuk dilakukan pengadaan dari
list tersebut. jika ada barang yang tidak sesuai yaitu apotek tidak
membutuhkan barang tersebut maka apotek melakukan cancel barang pada
list namun jika apotek membutuhkan suatu produk namun produk tersebuat
tidak terdaftar dalam daftar list produk minmax maka apotek melakukan
penambahan barang dengan menuliskan pada Bon permintaan barang apotek
(BPBA). Setelah list barang minmax sudah sesuai dengan barang yang
dibutuhkan apotek, maka hasil dikirim kembali kepada BM beserta BPBA
melalui email. Setelah list minmax di terima oleh BM di apotek pusat , BM
melakukan pemesanan pada distributor yang di tuju dengan menggunaan SP
bayangan. SP bayangan dari BM di ditujukan kepada distributor dan apotek
yang memesan. Dikirim ke apotek dengan tujuan agar apotek melakukan
pemeriksaan ulang pada saat barang datang ke apotek antara SP bayangan
deangan Faktur, jika barang yang datang sesuai antara SP bayangan,barang
dan faktur maka SP bayangan tersebut akan di ganti dengan SP asli oleh
apotek. Adapaun untuk pembayaran kepada distributor dilakukan oleh BM
sesuai dengan perjanjian. Beberapa kriteria dalam memilih PBF yaitu:
legalitas, pengiriman barangcepat, jangka waktu pembayaran panjang, dan
harga yang ditawarkan kompetitif. Untuk obat golongan narkotika hanya dapat
dipesan ke PBF yang ditunjuk oleh pemerintah, yaitu PBF Kimia Farma
(KFTD). Untuk pengadaan obat golongan narkotika, psikotropika, prekusor
dan obatobat tertentu (OOT) dilakukan secara mandiri oleh masing-masing
apotek, tidak melalui BM.
35

2. Dropping
Merupakan istilah yang dipakai untuk peminjaman obat dan/atau perbekalan
farmasi lainnya yang dilakukan ke/dari apotek Kimia Farma lain dengan
menggunakan BPBA. Dropping dilakukan jika barang yang diminta tidak ada
dalam persediaan, untuk menghindari penolakan resep atau obat.
3. Konsinyasi
Merupakan suatu bentuk kerja sama antara Apotek Kimia Farma dengan suatu
perusahaan atau distributor yang menitipkan produknya untuk dijual di apotek,
misalnya alat kesehatan, obat-obat baru, suplemen, atau yang lainnya.
Pembayaran dilakukan setelah produk terjual.
4. CITO dan pembelian mendesak.
Untuk pembelian secara mendesak, Apotek Kimia Farma dapat melakukan
pembelian ke apotek lain diluar Kimia Farma. Pembelian mendesak ini
dilakukan apabila obat yang ditulis dalam resep tidak tersedia dan pembelian
tersebut sesuai dengan kebutuhan resep. Pembelian dapat dilakukan oleh
bagian pembelian maupun bagian pelayanan
5. Pemesanan Narkotika dan Psikotropika
Khusus untuk pengadaan obat-obatan narkotika dan psikotropika dilakukan
dengan menggunakan Surat Pesanan (SP) yang dibuat dan ditandatangani oleh
apoteker pengelola apotek (APA). Pemesanan narkotika dan psikotropika
merupakan salah satu pengelolaan narkotik dan psikotropika diapotek, yang
bertujuan untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan obat
tersebut. Pemesanan dilakukan ke PT. Kimia Farma Trading Distribution (satu
satunya PBF narkotika yang legal di Indonesia) dengan membuat surat
pemesanan khusus narkotika dan psikotropika. Surat pemesanan untuk
narkotika yaitu rangkap empat. Satu lembar surat pemesanan asli yang
diserahkan kepada dinas kesehatan, satu lembar surat pemesanan diserahkan
ke Badan POM (BPOM), satu lembar salinan surat pemesanan diserahkan
kepada PBF yang bersangkutan sedangkan satu lembar salinan surat pesanan
sebagai arsip di apotek. Surat pemesanan untuk psikotropik terdiri dari 2
36

rangkap. Satu lembar diserahkan kepada PBF dan satu lagi disimpan di apotek
sebagai arsip.
Surat Pesanan (SP) narkotika dan psikotropika tersebut sebagai berikut:
1. Narkotika Satu surat pemesanan hanya boleh memuat pemesanan satu jenis
obat (item). Format SP Narkotika dapat dilihat pada Lampiran 4
2. Psikotropika Satu surat pemesanan boleh memuat lebih dari satu jenis obat
(item). Surat pesananan narkotika dan psikotropika terdiri dari :
a. Nama, jabatan dan alamat rumah apoteker pengelola apotek (APJ)
b. Nama, alamat dan nomor telpon distributor.
c. Nama obat yang dipesan.
d. Kegunaan obat yang dipesan.
e. Tanda tangan APJ dan No. SIPA (Format SP Psikotropika dapat dilihat
pada Lampiran).
C. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis spesifikasi,
jumlah, mutu, waktu penyerahan, dan harga kondisi fisik yang diterima.
Perbekalan farmasi yang datang akan diterima oleh petugas apotek, umumnya hal
ini dilakukan oleh asisten apoteker.
Hal-hal dilakukan pada penerimaan barang di apotek adalah:
a. Memeriksa kesesuaian alamat tujuan barang.
b. Memeriksa barang yang datang, baik yang di dropping dari BM maupun yang
dikirim oleh pemasok apakah sudah sesuai dengan BPBA ataupun faktur lalu
dicek kembali tanggal kadaluarsa, kondisi barang, kesesuaian harga, discount,
jika ada ketidaksesuaian maka faktur/tanda terima barang dicoret dan tuliskan
yang benar pada faktur/tanda terima barang tersebut.
c. Setelah itu, tulis nomor penerimaan, tanggal, bulan, tahun, paraf, nama jelas,
dan stempel apotek pada faktur/tanda terima barang tersebut. Faktur biasanya
terdiri dari 4 rangkap dan 2 rangkap ditinggalkan sebagai arsip apotek.
d. Kemudian seluruh transaksi pembelian dimasukkan ke dalam data komputer.
37

e. Setelah diverifikasi, data dikirimkan ke BM dengan menggunakan fasilitas


yang ada yaitu melalui e-mail, atau dalam bentuk CD/flashdisk dengan
dilampiri tanda penerimaan barang.

D. Penyimpanan Sistem
Penyimpanan barang di Apotek kimia Farma 10 dilakukan berdasarkan kelas
terapi, stabilitas dan bentuk sediaan (tablet, sirup, salep, tetes mata) disusun secara
0
alfabetis pada lemari yang dapat diputar 360 , kecuali untuk obat syrup, drop.
Pada setiap lemari ditandai dengan label warna yang berbeda guna mempermudah
pengambilan dan penyimpanan kembali obat.Sistem penyimpanan di Apotek
Kimia Farma 10 yaitu sebagai berikut:
a. Tempat penyimpanan obat berdasarkan kelas terapi disusun secara alfabetis
diantaranya yaitu:
- Golongan obat Generik - Golongan obat Hormon dan kontrasepsi - Golongan
obat Psikis - Golongan obat Gastrointestinal - Golongan obat Vitamin & Mineral
Nutrition - Golongan obat Antipiretik/Analgetik - Golongan obat Antidiabetik -
Golongan obat Osteo - Rak sediaan Salep/cream/powder - Golongan obat Uper
Respiratory System - Rak sediaan Syrup - Rak sediaan Eye drop & Eye
ointment (Mini Dose dan Eye Drop) - Golongan obat Hiperlipidemia - Golongan
obat Cardiovaskular - Golongan obat Antibiotik, Antiviral, Antimikotik-
Golongan obat Antihistamin
b. Tempat penyimpanan obat berdasarkan bentuk sediaannya yaitu: Tablet dan
kapsul, Sirup, suspensi dan drop, Tetes mata dan salep mata, Tetes telinga,
Salep, krim dan lotio, Injeksi dan infuse, Ovula dan suppositoria.
c. Tempat penyimpanan berdasarkan FIFO (First In First Out) dan FEFO (First
Expired First Out) adalah penyimpanan barang dimana barang yang datang
lebih dulu akan disimpan di depan sehingga akan dikeluarkan lebih dulu dari
yang lainnya, sedangkan barang yang terakhir datang disimpan dibelakang,
demikian seterusnya. FEFO adalah penyimpanan barang dimana barang yang
mendekati kadaluarsanya diletakkan di depan sehingga akan dikeluarkan
38

lebih dulu dari yang lainnya, sedangkan barang yang kadaluarsanya masih
lama disimpan di belakang, demikian seterusnya.
d. Obat-obat bebas dan obat bebas terbatas disimpan berdasarkan kegunaan di
swalayan farmasi.
e. Golongan obat Narkotika dan Psikotropika disimpan di lemari khusus yaitu :
1. Lemari Psikotropika
2. Lemari ini terdiri dari 2 pintu dan letaknya dipisahkan dari lemari
Narkotika dan lemari obat lainnya.
3. Lemari Narkotika Lemari Narkotika dibuat dari bahan kayu yang kuat dan
letaknya dipisahkan dari lemari penyimpanan obat lainnya. Lemari ini
menempel pada dinding tembok dan terdiri dari dua pintu, yang di
dalamnya terdapat pintu ganda dan memiliki kunci.
f. Penyimpanan obat-obat termolabil Obat-obat yang bersifat termolabil,
disimpan dalam lemari es dengan suhu tertentu. Obat yang terdapat dalam
lemari es ini meliputi obat hormon, obat dengan penyimpanannya pada suhu
tertentu. Alat kesehatan Disimpan dalam lemari alat kesehatan dan area
swalayan farmasi.

E. Pendistribusian / Pelayanan
Pendistribusian barang atau obat di Apotek Kimia Farma 10 dilakukan dengan
pelayan resep dan pelayanan non resep :
Resep Pelayanan resep di Apotek Kimia Farma 10 Bandung terbagi atas
pelayanan resep tunai dan pelayanan resep kredit yang disertai kegiatan
pengkajian resep serta pengelolaan resep.
1. Pelayanan Resep Tunai Pelayanan resep tunai adalah pelayanan resep yang
pembayarannya dilakukan secara tunai. Tahapan dalam pelayanan resep tunai
sebagai berikut:
a. Penerimaan resep Resep yang diterima oleh kasir terlebih dahulu di kaji
keabsahan dan dan kelengkapan resep meliputi administrasi, farmasetik dan
klinis, penginformasian harga dan jika pasien setuju maka kasir akan
mencatat data pasien (nama, alamat dan nomor telpon). Perjanjian dan
39

pembayaran, Perjanjian meliputi pengambilan obat semua atau sebagian,


penawaran pengantaran obat jika obat jumlahnya kurang atau tidak tersedia,
penggantian obat bila tidak ada. Jika pasien telah setuju dengan perjanjian
maka pasien dapat membayar biaya obat sesuai dengan harga obat yang
diminta.
b. Pengerjaan resep Resep biasanya terbagi menjadi dua yaitu resep racikan
dan resep non racikan atau obat jadi.
Tahapan-tahapan dalam pengerjaannya yaitu:
a. Resep racikan Dalam pengerjaan resep racikan yang dilakukan adalah
membaca resep dengan seksama, menghitung pemakaian dosis obat dan
banyaknya obat yang diambil, jika ada obat dengan dosis berlebih maka
harus di konfirmasikan langsung kedokternya, mengambil obat sesuai
dengan banyaknya obat yang dibutuhkan, melakukan peracikan dan
pengemasan obat (puyer atau kapsul), menulis etiket sesuai dengan resep
yang meliputi nomor resep, nama pasien, tanggal, cara pemakaian,
jumlah puyer atau kapsul. Etiket juga di sesuaikan dimana untuk
pemakaian obat dalam menggunakan etiket berwarna putih dan obat luar
menggunakan etiket warna biru.
b. Resep non racikan atau obat jadi Yang dilakukan adalah membaca resep
dengan seksama, mengambil obat sesuai dengan permintaan yang ada
diresep, menulis pada etiket yang sesuai yang meliputi nomor resep,
nama pasien, tanggal, cara pemakaian, nama obat, dan banyak obat yang
diberikan. Untuk etiket obat dalam menggunakan etiket warna putih atau
dapat dimasukan kedalam kantong atau plastik obat sedangkan obat luar
menggunakan etiket berwarna biru. Dapat juga langsung menuliskan
semuanya pada etiket yang terdapat pada bagian depan kantong obat.
c. Pemeriksaan akhir Setiap obat yang telah selesai di serahkan kepada
petugas pemeriksa resep untuk dilakukan pemeriksaan akhir.
Pemeriksaan ini dilakukan untuk menyesuaikan obat yang telah
disiapkan telah sesuai dengan permintaan di resep.
40

d. Penyerahan obat dan PIO Penyerahan obat dilakukan oleh APA atau
APING serta TTK. Penyerahan dilakukan dengan cara memanggil nama
pasien secara lengkap dan alamat pasien. Pemberian informasi obat
mengenai nama obat, bentuk sediaan, dosis, jumlah, aturan dan cara
pakai, cara penyimpanan, efek samping yang mungkin terjadi dan cara
mengatasinya.
2. Pelayanan Resep Kredit
Pelayanan resep kredit yaitu pelayanan resep yang pembayarannya dilakukan
secara kredit. Penagihan biaya resep kredit dilakukan oleh BM kepada instansi
yang telah bekerja sama. Instansi yang bekerja sama dengan Apotek Kimia
Farma 10 yaitu PLN. Prosedur pelayanan resep kredit hampir sama dengan
pelayanan resep tunai. Perbedaannya hanya terletak pada pemberian harga dan
cara bayarnya. Dimana untuk resep kredit ini pasien tidak membayar langsung
tetapi cukup menunjukan kartu identitas InHealth / kepegawaian kepada
petugas apotek dan memenuhi administrasinya. Sebelum dilakukan
pengambilan obat petugas melakukan pengecakan resep apakah telah sesuai
dengan persetujuan klaim dari perusahaan yang bersangkutan. Resep-resep
kredit yang telah diberi harga diserahkan kebagian administrasi untuk
dikumpulkan, dicatat dan dijumlahkan berdasarkan instansi lalu dikirimkan ke
BM, di BM dibuatkan kwitansi untuk penagihan kepada perusahaan atau
instansi terkait.
3. Pelayanan Non Resep
Pelayanan obat tanpa resep dokter dilakukan atas permintaan langsung dari
pasien. Obat-obat yang dapat dilayani tanpa resep dokter meliputi obat bebas,
obat bebas terbatas, dan obat keras yang termasuk Daftar Obat Wajib Apotek
(DOWA), obat tradisional, kosmetik dan alat kesehatan.
4. Upaya Pengobatan Diri Sendiri (UPDS) Upaya Pengobatan Diri Sendiri
(UPDS) merupakan pelayanan kepada pembeli yang membeli obat-obatan yang
tercantum dalam Daftar Obat Wajib Apotek. UPDS ini dilakukan jika pasien
berupaya melakukan pengobatan dan perawatan terhadap penyakitnya secara
41

mandiri. Dalam pelaksanaan UPDS, diperlukan metode untuk dapat


mengetahui segala informasi dari pasien.
Metode yang digunakan oleh Apotek Kimia Farma 10 yaitu metode WWHAM.
a. W (Who), Siapa yang menggunakan obat?
b. W (What), Apa gejala yang di alami?
c. H (How Long), Berapa lama gejala berlangsung?
d. A (Actions), Apa yang telah anda lakukan terhadap gejala tersebut?
e. M (Medicine), Obat lain yang sedang digunakan?
Setelah melakukan pertanyaan diatas, apoteker dapat mengambil
kesimpulan apakah pasien perlu di rekomendasikan atau dirujuk ke dokter. Jika
obat yang digunakan dalam terapi merupakan obat bebas atau bebas terbatas,
maka pasien dapat dilayani tanpa resep dokter.
5. Swalayan Farmasi
Pelayanan swalayan farmasi meliputi penjualan obat dan perbekalan farmasi
lainnya yang dapat dibeli tanpa resep dari dokter seperti obat OTC (Over The
Counter) baik bebas maupun bebas terbatas. Penjualan ini dikenal dengan
pelayanan HV (Hand Verkoop). Barang-barang yang dijual seperti: suplemen,
vitamin, susu, perawatan kulit, perawatan rambut, kosmetik, herbal health care,
alat kontrasepsi dan alat kesehatan.
a. Pelayanan Delivery
Service Layanan antar obat dan penjemputan resep biasanya
diperuntukkan bagi resep kredit. Pegawai apotek akan datang ke tempat
atau perusahaan yang bekerja sama dalam pelayanan resep kredit untuk
mengambil resep, kemudian dilakukan pengkajian resep. Setelah sesuai
obat akan disiapkan dan dibuatkan struk pembayarannya. Selanjutnya
setelah penyiapan obat, obat diantar ke tempat dimana resep diambil. Bila
perlu dibuatkan salinan resep dan kuwitansinya. Untuk melihat Format
salinan resep Apotek Kimia Farma 10 Bandung disajikan pada lampiran.
b. Pelayanan Telefarma
Layanan ini memungkinkan pasien memesan atau menanyakan obat yang
akan dibeli. Jika obat tersedia, maka pasien akan diberitahukan melalui
42

telepon dan pasien bisa langsung datang ke apotek untuk membelinya. Jika
obat tidak tersedia, maka Apotek Kimia Farma 10 akan menyarankan obat
lain atau menyarankan ke Apotek Kimia Farma lain yang memiliki
persediaan obat yang diminta.

F. Pengendalian
Untuk mencegah atau meminimalisir kerugian akibat kehilangan atau
kerusakan barang dilakukan kegiatan pengendalian antara lain :
a. Memberikan label expired date pada kotak obat, sehingga dapat diketahui
waktu kadaluarsa masing-masing obat.
b. Melakukan uji petik setiap hari. Tiap pegawai memiliki tanggug jawab 1
lemari/rak penyimpanan produk/obat dan melakukan uji petik setiap hari.
Kemudian stok fisik dari masing-masing obat tersebut dihitung dan
dibandingkan dengan stok pada komputer, apakah sesuai atau tidak. Data
yang harus didapat saat uji petik ialah nama barang, jumlah fisik, jumlah
data computer dan selisih.
c. Melakukan stok opname setiap bulan. Seluruh kegiatan stok opname di
bawah tanggung jawab Apoteker Penanggung Jawab. Stok opname
dilakukan oleh Tenaga Teknis Kefarmasian, hasil stok opname dilaporkan
kepada Apoteker Penanggung Jawab sehingga memberikan informasi
mengenai kondisi dan nilai bar ang apotek untuk kemudian merumuskan
tindakan penyelesaian jika ada masalah atau ketidaksesuaian.
Adapun tujuan dari stok opname, yaitu :
a. Mengetahui jumlah fisik barang yang ada di stok dan kesesuaiannya
dengan data komputer, sehingga jika terjadi kehilangan dapat dideteksi
lebih awal.
b. Menghitung HPP
c. Mendata barang-barang yang sudah kadaluarsa atau telah mendekati
waktu kadaluarsa. Barang-barang yang telah kadaluarsa dipisahkan dan
dibuat laporannya secara tersendiri.
43

d. Mengetahui barang-barang yang slow moving dan fast moving sebagai


acuan untuk perencanaan pengadaan yang lebih baik.
G. Pemusnahan
Pemusnahan obat rusak dan kadaluwarsa Obat-obatan yang sudah mendekati
habis masa berlakunya atau expired tidaklah langsung dimusnahkan.
Biasanya dilakukan substitusi obat dengan apotek lain untuk menghindari
proses pemusnahan obat yang dapat merugikan perusahaan. Namun untuk
obat-obatan yang telah habis masa berlakunya maka obat-obatan tersebut
harus dimusnahkan. Untuk pelaksanaan pemusnahan obat yang telah rusak
dan kedaluarsa harus disaksikan oleh petugas dari Dinas Kesehatan
Kabupaten/kota setempat.
Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat akan melakukan pemusnahan obat
adalah :
a. Harus ada berita acara pemusnahan (BAP).
b. BAP ditanda tangani oleh apoteker penanggung jawab.
c. Penanganan pemusnahan obat yang berbeda bentuk sediaan juga dilakukan
dengan treatment yang berbeda. Misalnya untuk tablet, proses pemusnahan
dilakukan dengan cara mengeluarkan seluruh isi tablet dari kemasan lalu
diblender, sedangkan untuk larutan biasanya dilakukan dengan cara
mengeluarkan obat dari botol, lalu larutan tersebut dikumpulkan dan
dimusnahkan serta botol-botol yang digunakan sebagai pengemas primer
dikubur.
d. Sebelum dilakukan pemusnahan harus melakukan proses penghapusan nilai
stock, setelah ada persetujuan dari kantor pusat / BM baru dilakukan
pemusnahan.
Pemusnahan resep
Resep untuk pemusnahan resep di Apotek Kimia Farma 10 Bandung, dilakukan
setiap 5 tahun sekali. Pemusnahan ini dilakukan oleh apoteker dan di saksikan
sekurang-kurangnya petugas lain dari apotek tersebut. Cara untuk memusnahkan
resep dapat dengan dibakar, kemudian dibuat berita acara pemusnahan resep dan
dilaporkan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota.
44

H. Pencatatan dan pelaporan


Pelaporan yang dilakukan terdiri dari pelaporan internal dan pelaporan
eksternal. Pelaporan internal merupakan pelaporan yang digunakan untuk
kebutuhan manajemen apotek seperti laporan keuangan, barang dan laporan
lainnya. Pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang dibuat untuk
memenuhi kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan. Laporan internal
dapat berupa Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH). LIPH berisi rincian
penerimaan uang di apotek yang berasal dari penjualan obat dan perbekalan
kesehatan lainnya baik melalui resep maupun non resep (UPDS) yang
selanjutnya dilaporkan ke Unit BM Bandung. Unsur-unsur yang terdapat
dalam LIPH antara lain : penjualan tunai, penjualan kredit, pengeluaran, dan
total penerimaan uang setelah dikurangi pengeluaran. Laporan BSK (Bukti
Setoran Kas) yaitu laporan hasil penjualan yang dilaporkan setiap harinya dan
LPDK (Laporan Pengeluaran Dana Kas). Laporan eksternal seperti Pelaporan
Penggunaan Narkotika dan Psiokotropika. Laporan ini dilakukan rutin setiap
bulan sebelum tanggal 10. Pelaporan dilakukan secara online melalui
SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika dan Psikotropika). Pengelolaan Obat
Narkotika dan Psikotropika Pengelolaan obat narkotik dan psikotropik di
Apotek Kimia Farma 10 meliputi:
a. Pemesanan
Obat golongan psikotropika di Apotek kimia Farma 10 menggunakan Surat
pesanan (SP) khusus psikotropika. Surat pesanan dibuat rangkap dua yang
masing-masing di serahkan ke PBF yang bersangkutan dan sebagai arsip
apotek. Untuk pemesanan psikotropika dapat ditulis beberapa nama obat
dalam satu SP.
Sedangkan untuk pemesanan obat golongan narkotika menggunakan SP
khusus yang harus di tanda tangani langsung oleh APA. Untuk narkotika
menggunakan SP model N9 yang terdiri dari empat rangkap. Dimana untuk
pemesanan narkotika ini hanya boleh satu obat dalam satu SP. Dan untuk
pemesanan obat yang mengandung prekursor farmasi di Apotek kimia Farma
45

10 menggunakan Surat pesanan (SP) khusus obat yang mengandung


prekursor farmasi. Surat pesanan dibuat rangkap dua yang masing-masing di
serahkan ke PBF yang bersangkutan dan sebagai arsip apotek. Untuk
pemesanan obat yang mengandung prekursor farmasi dapat ditulis beberapa
nama obat dalam satu SP.
b. Penerimaan
Untuk penerimaan narkotika dan psikotropika serta prekursor farmasi harus
dilakukan oleh APA atau sepengetahuan APA. APA harus melakukan
kesesuaian barang meliputi jenis dan jumlah narkotika dengan pesanan. Dan
APA harus menandatangani langsung faktur narkotika yang dikirim. Untuk
faktur harus tercantumkan tanggal dan jam penerimaan, nama penerima,
tanda tangan penerima, SIK penerima dan cap apotek.
c. Penyimpanan Obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan di lemari
khusus yang terkunci dan letaknya terpisah dari lemari penyimpanan obat
lainnya.
d. Pelayanan Pelayanan untuk narkotika dan psikotropika di Apotek Kimia
Farma 10 hanya dapat dilayani dari resep asli atau salinan resep yang dibuat
oleh Apotek Kimia Farma 10 sendiri yang belum diambil sama sekali atau
baru diambil sebagian dimana apotek menyimpan resep aslinya. Apotek
Kimia Farma 10 tidak melayani pembelian narkotika tanpa resep dokter atau
salinan resep dari apotek lain. Selain itu untuk pembelian narkotika hanya
bisa dibeli di kota yang sama tempat resep itu dibuat sedangkan untuk resep
psikotropika boleh dibeli di luar kota tempat resep itu dibuat.
e. Pelaporan Pelaporan narkotika dan psikotropika di Apotek Kimia Farma 10
dilakukan secara online melalui SIPNAP. Apotek mengisi laporan Narkotika
dan Psikotropika berdasarkan dokumen penerimaan dan pengeluaran
Narkotik dan Psikotropik setiap bulan, dibuat dan diserahkan paling lambat
tanggal 10 setiap bulannya. Laporan dibuat empat rangkap, ditujukan kepada
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan tembusan kepada Kepala Balai
Besar POM, Dinas Kesehatan Provinsi, dan 1 salinan untuk arsip selambat-
lambatnya tanggal 10 bulan berikutnya.
46

f. Pemusnahan Pemusnahan narkotika dan psikotropika dilakukan dengan tata


cara pemusnahan sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Untuk
narkotika dan psikotropika yang telah rusak dan kadaluwarsa dapat
dimusnahkan oleh Apoteker Pengelola Apotek dengan membuat berita acara
pemusnahan.
Prosedur pemusnahan narkotika dan psikotropika sebagai berikut:
1. Apotek mengumpulkan bukti fisik narkotika dan psikotropika yang akan
dimusnahkan.
2. APA membuat dan menandatangani surat permohonan pemusnahan yang
berisikan jenis, jumlah narkotika dan psikotropika yang rusak dan
kadaluwarsa.
3. Surat permohonan di kirim ke Balai POM. BPOM akan menentukan waktu
dan tempat pemusnahan.
4. Pembentukan panitia pemusnahan, terdiri dari Apoteker Pengelola Apotek,
Tenaga Teknis Kefarmasian, dan petugas Balai POM dan Kepala dinkes
Kabupaten/Kota.
5. Jika pemusnahan telah dilaksanankan maka dibuat berita acara yang berisi
hari, tanggal, bulan, tahun, dan tempat pemusnahan, nama APA, nama
saksi dari pemerintahan dan apotek, nama dan jumlah narkotika dan
psikotropika yang dimusnahkan, cara pemusnahan dan tanda tangan APA
dan saksi.
6. Berita acara dikirimkan ke Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota,
Kepala Balai POM, Kepala Dinas Kesehatan provinsi dan arsip.

3.6 Pembukuan dan Pengelolaan Keuangan


Laporan keuangan di Apotek Kimia Farma 10 Bandung, antara lain yaitu:
a. Laporan Ikhtisar Penjualan Harian (LIPH) LIPH berisikan rincian
penerimaan uang di Apotek yang berasal dari penjualan obat dan
perbekalan kesehatan lainnya baik melalui resep maupun non resep
(UPDS). Laporan LIPH ini selanjutnya akan dilaporkan ke Business
47

Manager (BM) setiap harinya. Untuk melihat format LIPH disajikan


pada Lampiran.
b. Bukti Setoran Kas (BSK) Laporan BSK berisikan jumlah penerimaan
uang yang berasal dari penjualan obat dengan resep dokter dan tanpa
resep dokter, penjualan alat kesehatan dan penjualan dari swalayan.
Selain itu juga terdapat jumlah uang yang dikeluarkan untuk
kepentingan operasional. Hasil penjualan seluruhnya di setorkan
kebagian administrasi keuangan untuk dimasukkan ke bank yang
ditunjuk, disertai dengan buku setoran kasir apotek. Selanjutnya bukti
setoran di serahkan ke BM setiap harinya.
c. Laporan Pengeluaran Dana Kas (LPDK). Laporan LPDK merupakan
laporan untuk mengetahui pengeluaran dana kas yang ada di Apotek
Kimia Farma 10 Bandung.