2.

1 PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI

2.1.1 Proses bisnis
Proses bisnis adalah kumpulan kegiatan yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu
produk atau jasa. Kegiatan ini didukung oleh aliran material, informasi dan pengetahuan dari
berbagai pihak yang terlibat dalam proses bisnis. Proses bisnis juga mengacu pada cara yang
unik dimana organisasi mengoordinasikan pekerjaan, informasi, dan pengetahuan, serta cara-
cara yang dipilih manajemen dalam mengoordinasikan pekerjaan. Secara garis besar kinerja
perusahaan bergantung pada seberapa baik proses bisnis dirancang dan dikoordinasikan.
Proses bisnis perusahaan dapat menjadi sumber kekuatan yang kompetitif jika mereka
memungkinkan perusahaan untuk berinovasi atau beroperasi lebih baik dari pesaingnya dan
dapat juga menjadi sebuah beban jika mereka didasarkan pada cara kerja yang ketinggalan
zaman/tidak sesuai kebutuhan yang menghambat efisiensi danrespon organisasi. Setiap bisnis
dapat dilihat sebagai kumpulan proses bisnis, beberapa diantaranya merupakan bagian dari
proses yang memiliki cakupan yang lebih besar. Banyak proses bisnis yang terkait dengan
area fungsional tertentu. Sebagai contoh, fungsi-fungsi penjualan dan pemasaran bertanggung
jawab untuk mengidentifikasi pelanggan, dan fungsi sumber daya manusia bertanggung
jawab untuk merekrut pekerja. Proses bisnis lainnya banyak bertentangan dengan area
fungsional yang lainnya dan memerlukan koordiansi lintas departemen, contohnya
mempertimbangkan proses bisnis yang tampaknya sederhana seperti memenuhi pesanan
pelanggan.
2.1.2 Bagiamana Teknologi Informasi Meningkatkan Proses Bisnis
Sistem informasi mengotomatisasikan banyak langkah dalam proses bisnis yang
sebelumnya dilakukan secara manual, seperti memeriksa kredit klien atau mencetak tagihan
dan mengirim pesanan. Namun teknologi informasi saat ini dapat melakukan hal lebih
banyak lagi, yaitu mengubah arus informasi sehingga memungkinkan bagi lebih banyak
orang untuk mengakses dan berbagai informasi, mengubah prosedur yang seharusnya
dikerjakan secara berurutan menjadi dapat dilakukan secara bersamaan, serta menghilangkan
hambatan-hambatan dalam pengambilan keputusan. Teknologi informasi yang baru sering
kali mengubah cara organisasi bisnis dalam bekerja dan mendukung model bisnis yang baru
secara menyeluruh.
2.2 JENIS-JENIS INFORMASI
Organisasi bisnis pada umumnya memiliki sistem-sistem yang mendukung proses-
proses tersebut dalam tiap area fungsi bisnis utama yaitu penjualan pemasaran, manufaktur
dan produksi, keuangan dan akuntansi, serta sumber daya manusia. Pada umumnya
perusahaan juga memiliki sistem berbeda guna mendukung kebutuhan pengambilan
keputusan dari masing-masing kelompok manajemen utama yaitu manajemen operasional,
manajemen mnengah dan manajemen senior masing-masing menggunakan sistemnya sendiri
untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang harus mereka buat untuk menjalankan
perusahaan
2.2.1 Sistem-Sistem Untuk Kelompok Manajemen yang Berbeda
Sebuah perusahaan bisnis memiliki sistem untuk mendukung kelompok-kelompok
yang berbeda atau tingkatan manajemen yang meliputi sistem pemrosesan transaksi dan
sistem untuk intelejen bisnis.
a. Sistem Pemrosesan Transaksi
Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem komputerisasi yang mengoperasikan dan mencatat
transaksi rutin harian yang diperlukan untuk melakukan bisnis, seperti entri pesanan
penjualan, pemesanan hotel, penggajian, karyawan yang mencatat dan pengiriman. Tujuan
utamanya adalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan rutin dan untuk memantau arus
transaksi di seluruh perusahaan. Pada tingkat opersional, tugas, sumber daya serta tujuan
telah ditentukan dan terstruktur dengan rapi. Sebagai contoh, keputusan untuk menyetujui
 kredit dari pelanggan, diambil oleh supervisor pada tingkat yang lebih rendah berdasarkan
kriteria yang telah ditentukan. Sistem pemrosesan transasksi sangat penting bagi perusahaan
dimana kegagalan pada TPS selama beberapa jam saja, dapat mengakibatkan lumpuhnya
suatu perusahaan dan perusahaan perusahaan lain yang menggunakannya.
b. Sistem untuk Intelejen Bisnis
Intelejen bisnis adalah istilah terkini mengenai data perangkat lunak untuk mengorganisasi,
menganalisi dan menyediakan akses kepada data untuk membantu manajer dan pengguna lain
dalam suatu perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih berdasarkan informasi.
Sistem Intelejen bisnis untuk tingkat menengah membantu dengan cara memantau,
mengontrol, mengambil keputusan dan melakukan kegiatan-kegiatan administratif. Sistem
informasi manajemen menyediakan laporan kinerja perusahaan terkini bagi manajemen
tingkat menengah. Informasi ini kemudian digunakan untuk memantau dan mengontrol
organisasi bisnis serta memperkirakan kinerja pada masa yang akan datang. SIM merangkum
dan menyusun laporan mengenai kegiatan operasional dasar perusahaan mengguakan data
yang disediakan dari sistem pemrosesan transaksi. Data dasar mengenai transaksi yang
diperoleh dari TPS dirangkum dan disajikan sebagai laporan yang dihasilkan setiap saat. Saat
ini laporan-laporan dikirim secara online. Pada umumnya SIM akan menyediakan jawaban
bagi pertanyaan-pertanyaan rutin yang telah dispesifikasikan dalam perbaikan dam memiliki
prosedur yang telah ditentukan dalam memberikan jawaban atas pertanyaan.
c. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Sistem)
yang berfokus pada masalah-masalah yang unik dan cepat berubah, yang prosedur dalam
mencapai atau menghasilkan suatu solusi yang belum ditentukan sebelumnya secara
keseluruhan. DSS memperoleh informasi dari SIM dan TPS dan informasi dari sumber-
sumber eksternal, seperti hargasaham terkini atau barang pesaing. DSS yang kecil namun
tangguh merupakan sistem pengestimasi pelayaran pada perusahaan pelayaran berskala
global yang melayani pengangkutan batu bara, minyak, tambang, serta barang jadidalam
skala besar.
d. Pendukung Eksekutif (executive support sistem) yang membantu manajemen senior dalam
mewujudkan keputusan-keputusan yang dibuat. Sistem tersebut ditujukan untuk mendukung
pengambilan keputusan tanpa routine yang membutuhkan pertimbangan evaluasi dan
wawasan karena tidak ada prosedur terprogram yang telah ditetapkan sebelumnya untuk
menciptakan solusi. ESSmenyajikan grafik dan data dari banyak sumber melalui batasan
yang mudah digunakan oleh manajer senior. Informasi sering dikirimkan kepada eksekutif
senior melalui portal, yang menggunakan tampilan web untuk menampilkan konten personal
organisasi bisnis yang terintegrasi. ESS dirancang untuk mengganbungkan data kejadian-
kejadian dari luar perusahaan, seperti perubahan peraturan pajak ataupun kondisi pesaing,
serta merangkum informasi dari lingkungan dalam perusahaan melalui SIM dan DSS. Sistem
tersebut menyaring, meringkas, dan memantau data-data penting, seperti menampilkan data
terpenting bagi manajer senior.
Intelejen bisnis dan teknologi analitis terkini telah dilengkapi dengan pengelolaan berbasis
data, di mana para pengambil keputusan dapat menggantungkan kepercayaan pada
penggunaan perangkat analitis dan pengelolaan data dalam membantu pekerjaannya, data
yang diperoleh dari pabrik ataupun divisi penjualan laqngsung tersedia sebagai informasi
bagi kalangan petinggi perusahaan atau menjadi sajian terprinci berupa laporan-laporan
pada layar penampil digital.
2.2.2 Sistem Untuk Membuat Perusahaan Saling Terhubung
Aplikasi Perusahaan
Menjalankan secara bersama-sama berbagai macam sistem yang berbeda-beda telah
menjadi tantangan utama bagi suatu perusahaan. Umumnya, perusahaan menggunakan dua
cara, yaitu membiarkan sistem tumbuh secara alami dalam perusahaan atau menggunakan
 jasa perusahaan yang lebih kecil . Selama beberapa waktu, perusahaan selalu berakhir dengan
kumpulan sistem yang sebagian besar merupakan sistem lama dan memiliki tantangan dalam
berkomunikasi antar satu sistem dengan sistem lainnya serta bekerja sama sebagai satu
kesatuan sistem perusahaan yang terintegrasi. Ada beberapa solusi untuk masalah ini.
Salah satu solusinya adalah dengan mengimplementasikan aplikasi perusahaan (
enterprise application ), yang merupakan sisitem yang menjangkau seluruh area fungsional,
berfokus pada pelaksanaan proses bisnis yang terjadi di seluruh perusahaan, dan menjangkau
seluruh tingkat manajemen. Aplikasi perusahaan membantu perusahaan lebih fleksibel dan
produktif, dengan cara mengoordinasikan proses-proses bisnis menjadi lebih singkat, serta
mengintegrasikan kelompok –kelompok proses guna menciptakan pengelolaan sumber daya
sertap layanan pelanggan yang efesien. Terdapat empat kategori utama aplikasi perusahaanp :
sistem perusahaan, sistem pengelolaan rantai pasokan, sistem pengelolaan hubungan
pelanggan, serta sistem manajemen pengetahuan. Setiap kategori aplikasi perusahaan ini,
mengintegrasikan serangkaian fungsi dan proses bisnis untuk meningkatkan kinerja
organisasi secara keseluruhan.
a. Sistem Perusahaan
Sistem perusahaan ( enterprise system ) yang digunakam oleh perusahaan sering disebut
sebagai perencanaan sumber daya perusahaan ( enterprise resouce planning – ERP ), untuk
mengintegrasikan proses bisnis pada area manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi,
penjualan dan pemasaran, serta sumber daya manusia ke dalam sebuah sistem perangkat
lunak tunggal. Informasi yang sebelumnya terpecah-pecah berdasarkan beberapa sistem,
disimpan ke dalam bentuk data tunggal komprehensif ( dapat dipahami oleh semua sistem )
pada sebuah lokasi penampungan data, yang dapat digunakan oleh banyak bisnis yang
berbeda-beda.
b. Sistem Manajemen Rantai Pasokan
Perusahaan menggunakan sistem manajemen rantai pasokan ( supply chain management-
SCM ) untuk mengelola hubungannya dengan pemasok. Sistem manajemen rantai pasokan
adalah salah satu jenis sistem antar-organisasi ( interorganizational system) karena sistem ini
mengotomatisasi alur informasi antar-organisasi yang berbeda. Anda akan menemukan
contoh-contohdari sistem informasi antar-organisasi di dalam buku ini, karena sistem
semacam ini memungkinkan setiap perusahaan saling terhubung secara elektronis kepada
pelanggan maupun perusahaan rekanan mereka.
c. Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan
Perusahaan menggunakan sistem manajemen hubungan pelanggan ( custpomer relationship
management system-CRM ) untuk mengelola hubungan mereka dengan pelanggan. CRM
menyediakan informasi guna mengoordinasikan seluruh proses bisnis yang berhubungan
dengan pelanggan. CRM menyediakan informasi guna mengoordinasikan seluruh proses
bisnis yang berhubungan dengan pelanggan di bidang penjualan, pemasaran, serta pelayanan
untuk mengoptimalisasikan pendapatan, kepuasan pelanggan, serta mempertahankan
pelanggan.

d. Sistem Manajemen Pengetahuan

Beberapa perusahaan memiliki kinerja yang lebih baik daripada perusahaan lainnya, hal
tersebut disebabkan mereka memiliki pengetahuan yang lebih baik dalam menciptakan,
memproduksi, serta mengirimkan barang dan jasa. Pengetahuan yang dimiliki perusahaan ini
bersifat unik/khas, sulit ditiru, serta dapat berpengaruh sebagai keunggulan strategis jangka
panjang. Sistem manajemen pengetahuan ( knowledge management system – KMS )
memungkinkan perusahaan menerima dan mengaplikasikan pengetahuan dan keahlian secara
lebih baik. Sisitem ini mengumpulkan seluruh pengetahuan dan pengalaman yang
berhubungan dengan perusahaan, serta membuat pengetahuan dan pengalaman tersebut
 tersedia di manapun dan kapanpun pada saat dibutuhkan untuk meningkatkan kinerja proses
bisnis dan peningkatan kualitas pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.
Intranet dan Ekstranet
Aplikasi perusahaan menciptakan perubahan yang mendasar bagi organisasi dalam
menjalankan kegiatan bisnisnya, dengan menawarkan banyak peluang dalam
mengintegrasikan data bisnis yang penting ke dalam satu sistem tunggal. Namun, sering kali
aplikasi perusahaan sulit diterapkan dan harganya pun mahal. Oleh karena itu, intranet dan
ekstranet pantas disebut sebagai perangkat alternatif untuk meningkatkan integrasi dan
kelancaran arus informasi antar perusahaan, dengan pelanggannya beserta pemasoknya.
Secara sederhana, intranet adalah situs web internal perusahaan yang hanya dapat diakses
oleh karyawannya saja. Istilah “Intranet” mengacu pada jaringan internal, yang berbeda
dengan internet yang merupakan jaringan umum yang menghubungkan tiap organisasi
beserta jaringan eksternal lainnya. Intranet menggunakan teknologi dan teknik yang sama
dengan internet, dan intranet sering kali merupakan wilayah akses pribadi / khusus kalangan
karyawan saja pada situs web perusahaan yang lebih besar. Demikian juga dengan ekstranet.
Ekstranet adalah situs web perusahaan yang dapat diakses oleh vendor dan pemasok yang
memiliki wewenang dan biasanya digunakan untuk mengoordinasikan pengiriman persediaan
ke fasilitas produksi perusahaan tersebut.
2.2.3 E-Business, E-Commerce, dan E-Goverment
Sistem dan teknologi yang baru kita jelaskan telah mengubah hubungan perusahaan
dengan pelanggan, karyawan, pemasok, dan rekanan logistik menjadi hubungan secara digital
menggunakan teknologi jaringan dan internet. Banyak organisasi bisnis dewasa ini
menggunakan atau berdasarkan jaringan digital, yang kita istilahkan “bisnis elektronik” dan
“perdagangan elektronik” yang akan sering digunakan dalam buku ini. Bisnis elektronik (
electronic business atau e-business ), mengacu pada penggunaan teknologi digital dan
internet untuk menjalankan proses-proses bisnis utama dalam suatu perusahaan. E-business
meliputi aktivitas pengelolaan internal dalam suatu perusahaan serta kegiatan koordinasi
dengan pemasok dan rekan bisnis lainnya. E-business juga meliputi perdagangan elektronik (
electronic commerce atau e-commerce ). E- commerce adalah bagian dari e-business yang
berhubungandengan kegaitan jual beli barang/jasa melalui internet. E-government mengacu
pada penggunaan teknologi aplikasi jaringan dan internet untuk memungkinkan pemerintah
berhubungan dengan masyarakat, organisasi bisnis, sektor swasta, dan intansi pemerintah
yang terkait lainnya secara digital
2.3 SISTEM UNTUK KOLABORASI DAN BISNIS JEJARING SOSIAL
Sistem informasi tidak dapat membuat keputusan, merekrut atau memecat karyawan,
menandatangani kontrak, menyetujui kesepakatan, serta menyesuaikan harga barang di
pasaran. Sebagai tambahan terhadap sistem-sistem yang telah kita jelaskan , organisasi bisnis
memerlukan sistem khusus untuk mendukung kerja sama dan kerja tim.
2.3.1 Kolaborasi
Kolaborasi ( collaboration) adalah bekerja bersama-sama orang lain untuk mencapai
tujuan bersama yang jelas. Kolaborasi berfokus pada penyelesaian tugas ataupun misi, dan
biasanya digunakan pada organisasi bisnis, atau organisasi lainnya, atau antara satu bisnis
dengan bisnis yang lainnya. Kolaborasi dapat berlangsung singkat, selama beberapa menit,
atau dalam jangka waktu yang lebih lama, bergantung dari pekerjaan dan hubungan diantara
partisispan. Kolaborasi dapat bersifat satu orang dengan satu orang atau banyak orang atau
banayk orang dengan banyak orang. Saat ini, kolaborasi dan kerja sama tim menjadi lebih
penting dibandingkan sebelumnya karena berbagai alasan.
 Mengubah sifat pekerjaan.
 Pertumbuhan bidang pekerjaan professional.
 Mengubah struktur organisasi perusahaan.
 Mengubah ruang lingkup perusahaan.
 Kerja yang bekerja secara global.
 Menitikberatkan pada inovasi
 Mengubah budaya kerja dan bisnis.
2.3.2 Bisnis Jejaring Sosial
Kini banyak perusahaan yang meningkatkan kolaborasi dengan memanfaatkan bisnis
jejaring sosial yang menggunakan platform jejaring sosial meliputi Facebook, Twitter, dan
perangkat sosial yang terdapat dalam perusahaan untuk berhubungan dengan karyawan,
pelanggan serta pemasok. Tujuan dari bisnis jejaring sosial ini adalah untuk memperdalam
interaksi dengan kelompok-kelompok dari dalam dan luar perusahaan guna memperlancar
dan memperbaiki pendistribusian informasi, inovasi dan pengambilan keputusan. Kunci
utama dalam bisnis jejaring sosial adalah percakapan. Pelanggan, pemasok, karyawan,
manajer bahkan organisasi yang jauh sekali memiliki percakapan yang terus berlangsung
seputar organisasi sering kali tanpa sepengetahuanperusahaan ataupun pejabat penting
perusahaan tersebut (karyawan dan manajer).
2.3.3 Keuntungan dari Kolaborasi dan Bisnis Jejaring Sosial
Bersumber dari berbagai artikel para pelaku bisnis dan komunitas akademik meyakini
bahwa semakin kolaboratif suatu organisasi bisnis, semakin sukses bisnis tersebut dan
kolaborasi antar perusahaan menjadi semakin penting dibandingkan dulu. Manfaat dari
kolaborasi begitu signifikan, berikut manfaat yang sudah diidentifikasi.
MANFAAT DASAR PEMIKIRAN
Produktivitas Apabila orang berinteraksi dan bekerja sama,
maka mereka mampu mendapat pengetahuan
dan dapat menyelesaikan masalah lebih
cepat, dibandingkan orang yang jumlahnya
sama namun bekerja sendiri-sendiri.
Kualitas Orang-orang yang bekerja secara kolaboratif
dapat saling mengoreksi kesalahan lebih
cepat dibandingkan orang yang bekerja
sendiri-sendiri.
Inovasi Orang-orang yang bekerja secara bersama-
sama dapat mendatangkan ide yang lebih
inovatif tetang produk, layanan serta
administrasi.

Customer service (layanan pelanggan) Orang yang bekerja bersama-sama

menggunakan perangkat kolaborasi dan
jejaring sosial dapat menyelesaikan masalah
dan keluhan pelanggan lebih cepat dan
efektif daripada mereka yang bekerja secara
terisolasi.
Kinerja keuangan (keuntungan, penjualan, Sebagai hasi dari semua hal yang disebutkan
dan pertumbuhan penjualan) sebelumnya, perusahaan yang kolaboratif
memiliki penjualan, pertumbuhan dan kinerja
keuangan yang lebih unggul.

2.3.4 Membangun Budaya dan Proses Bisnis yang Kolaboratif

Di dalam perusahaan bisnis, kolaborasi tidak dapat terjadi secara spontan, terutama
jika tidak ada budaya dan proses yang mendukung . Perusahaan bisnis terutama yang berskala
besar memiliki reputasi pada masa lalu sebagai organisasi yang bersifat “memerintah dan
 mengendalikan”, dimana semua masalah dan pemikiran penting dibebankan pada petinggi
perusahaan, dan kemudia memerintahkan bawahannya untuk menjalankan rencana dari
manajemen senior. Pekerjaan manajemen tingkat tengah dianggap hanya sebagai penerus
pesan dari hierarki tingkat atas ke tingkat bawah.
2.3.5 Perangkat dan Teknologi untuk Kolaborasi dan Bisnis Jejaring Sosial
Budaya kerja yang kolaboratif dan berorientasi tim tidak akan memberikan hasil apa
pun tanpa adanya sistem informasi yang memungkinkan terwujudnya semua itu. Ratusan
perangkat dirancang untuk berhubungan dengan hal itu , meliputi :
1. Surel dan Pesan Instan (Instant Messaging-IM)
Surat elektronik (surel) dan pesan instan telah menjadi perangkat utama dalam berkomunikasi
dan berkolaborasi untuk menghubungkan pekerjaan. Perangkat lunak yang dirancang
beroberasi pada komputer, telepon seluler dan perangkat genggam nirkabel lainnya dan
dilengkapi fitur untuk saling berbagi file.
2. Wiki
Wiki adalah jenis situs web yang memudahkan pengguna yang tidak memiliki pengetahuan
dalam bahasa pemrograman dan pengembangan web untuk berkontribusi dan mengubah isi
tulisan dan gambar. Wiki yang paling terkenal adalah wikipedia, proyek referensi terbesar di
dunia yang diedit secara kolaboratif.
3. Virtual Worlds
Virtual Worlds seperti Second Life adalah lingkungan 3D yang dihuni oleh penduduk/warga
yang telah menciptakan karakter grafis sebagai perwakilan diri mereka, yang dikenal sebagai
avatar. Organisasi seperti IBM dan Insead, sekolah bisnis berskala internasional dengan
kampus di Prancis dan Singapura, menggunakan virtual worlds untuk mengadakan
pertemuan secara online.
4. Platform Kolaborasi dan Bisnis Jejaring Sosial
Banyak produk perangkat lunak yang menyediakan platform multifungsi untuk kolaborasi
dan bisnis jejaring sosial diantara kelompok-kelompok karyawan yang bekerja diberbagai
lokasi berbeda.
5. Virtual Meeting Systems
Guna menekan biaya perjalanan, banyak perusahaan besar maupun kecil, mengadopsi
teknologi videoconferencing dan web conferencing. Perangkat-perangkat tersebut digunakan
untuk sistem pertemuan virtual dan untuk kegiatan-kegiatan pembahasan produk, pelatihan,
sesi strategis, bahkan penyampaian aspirasi.
6. Google Apps/Google Sites dan Cloud Collaboration Services
Google sites memungkinkan pengguna menciptakan situs web untuk kelompok secara online
yang dapat diedit secara cepat. Google sites adalah salah satu bagian dari rangkaian perangkat
Google Apps yang lebih besar. Pengguna Google Sites dapat merancang dan mengunjungi
situs web dalam hitungan menit, tanpa dibutuhkankemampuan teknis yang mendalam.
7. Microsoft Share Point
Microsoft Share Point merupakan platform kolaborasi dan pengelolaan data berisi browser
yang digabungkan dengan fitur mesin pencari yang di-instal pada server perusahaan.
SharePoint memiliki tampilan berbasis web dan terintegrasi erat dengan perangkat yang
digunakan sehari-hari seperti produk Microsoft Office.
8. Lotus Notes
Lotus Notes merupakan contoh awal dari groupware (perangkat untuk membentuk dan
berkomunikasi didalam sebuah grup). Sistem aplikasi kolaborasi dengan kemampuan
mensharing kalender, penulisan dan pengeditan dokumen secara bersama, berbagi akses
database serta pertemuansecara elektronis, dimana setiap partisipandapat saling melihat dan
menampilkan informasi dan kegiatan yang dilakukan satu sama lain.
 Dengan begitu banyaknya perangkat dan layanan yang tersedia bagi kolaborasi dan
bisnis jejaring sosial, salah satu kerangka kerja yang sangat membantu kita dalam mengulas
tentang perangkat kolaborasi adalah matriks kolaborasi ruang/waktu (time/ space
collaboration matrix) yang dikembangkan oleh sekelompok mahasiswa pada awal tahun
1990. Matriks kolaborasi ruang/waktu berfokus pada dua dimensi permasalahan dalam
kolaborasi: ruang dan waktu. Sebagai contoh, Anda ingin berkolaborasi dengan seseorang
pada zona waktu yang berbeda dan Anda tidak dapat bertemu dalam waktu yang sama.
Waktu jelas merupakan sebuah hambatan dalam melakukan kolaborasi secara global. Tempat
(lokasi) juga menghalangi kolaborasi secara global, bahkan bagi perusahaan berskala
nasional maupun regional. Mengumpulkan orang untuk melakukan pertemuan secara fisik
menjadi sulit karena lokasi fisik perusahaan yang tersebar (lokasi perusahaan lebih dari satu),
biaya perjalanan, dan keterbatasan waktu yang dimiliki manajer. Berikut hal-hal yang perlu
segera dilakukan.
1. Tempatkan perusahaan Anda pada matriks ruang/waktu. Perusahaan Anda dapat saja
menempati lebih dari satu sel pada matriks tersebut. Perangkat kolaborasi yang berbeda
mungkin diperlukan untuk setiap kondisi yang berbeda.
2. Buatlah daftar prodük yang disediakan oleh vendor.
3. Analisis setiap prodük dari segi biaya dan manfaat yang diterima perusahaan Anda. Pastikan
Anda menyertakan biaya pelatihan dalam perkiraan biaya yang Anda buat dan biaya yang
melibatkan divisi sistem informasi, jika diperlukan.
4. Identifikasi risiko keamanan dan kelemahan dari tiap prodük
5. Mintalah bantuan pada pengguna yang memahami untuk mengidentifikasi masalah
implementasi dan pelatihan. Beberapa perangkat kolaborasi dan jejaring sosial tersebut lebih
mudah digunakan ketimbang perangkat yang lain.
6. Tentukan pilihan anda dari perangkat kolaborasi dan jejaring social yang terdaftar dan
undanglah vendor/penyedia aplikasi tersebut untuk melakukan presentasi.
2.4 FUNGSI SISTEM INFORMASI DI DALAM BISNIS
Hampir di setiap perusahaan bahkan yang terkecil sekalipun, departemen sistem
informasi (information systems department) adalah kelompok resmi dalam struktur organisasi
yang bertanggung jawab dalam memberikan jasa/pelayanan di sektor teknologi informasi.
Departemen sistem informasi bertanggung jawab memelihara perangkat keras, perangkat
lunak, penyimpanan data, dan jaringan yang mencakup keseluruhan infrastruktur Tİ yang
dimiliki perusahaan.
2.4.1 Departemen Sistem Informasi
Departemen sistem informasi terdiri atas para spesialis seperti, pemrogram, analis
sistem, pemimpin proyek, dan manajer sistem informasi. Pemrogram (programmers) adalah
spesialis yang dilatih mengenai hal-hal teknis secara mendalam, yang menulis rangkaian
perintah dalam suatu program untuk kompüter. Analis sistem (systems analysts)
melambangkan hubungân utama antara kelompok sistem informasi dengan seluruh kelompok
lainnya dalam perusahaan. Pekerjaan analisis sistem adalah menerjemahkan masalah yang
dihadapi oleh perusahaan dan persyaratanpersyaratan yang diperlukan menjadi persyaratan
informasi dan sistem. Manajer sistem informasi (information systems managers) adalah
pemimpin dari tim pemrogram dan analis, manajer proyek, manajer fasilitas, manajer
telekomunikasi ataupun spesialis database. Mereka juga adalah manajer untuk kegiatan-
kegiatan operasional yang berkaitan dengan kompüter berikut staf data entry (bagian input
data). Juga manajer bagi spesialis eksternal seperti vendor dan produsen perangkat keras,
perusahaan perangkat lunak, dan konsultan yang kerap terlibat dalam kegiatan operasional
sehari-hari dan perencanaan jangka panjang sistem informasi.
Direktur keamanan sistem informasi (chief security offıcer—CSO) bertanggung
jawab terhadap keamanan sistem informasi perusahaan dan bertanggung jawab memperkuat
kebijakan keamanan informasi perusahaan. (Kadang jabatan ini disebut
chiefinformationsecurityoffcer—CISO, di mgna keamanan sistem informasi bukanlah
kcamanan secara fisik alias petugas keamanan). CSO bertanggung jawab dalam memberikan
pendidikan dan pelatihan kepada pengguna dan spesialis sistem informasi tentang keamanan,
menjaga kewaspadaan manajemen tentang ancaman keamanan dan gangguan, serta merawat
perangkat dan kebijakan yang dipilih untuk mengimplementasikan keamanan.
Keamanan sistem informasi dan kebutuhan pengamanan data pribadi menjadi sangat
penting, oleh şebab itu, perusahaan yang mengumpulkan data pribadi dalam jumlah beşar
menyediakan IowonganbağchiefprivacyOfficer (CPO). CPO bertanggung jawab dalam
memastikan perusahaan memenuhi prosedur hükum mengenai data pribadi yang telah
ditetapkan.
Chief knowledge Officer (CKO), bertanggung jawab dalam program pengelolaan
pengetahuan. CKO membantu merancang program dan sistem untuk menemukan sumber
pengetahuan baru atau memperbaiki penggunaan ilmu pengetahuan yang telah ada bagi
proses manajemen dan organisasi.
Pengguna akhir (endüşer) adalah perwakilan dari departemen di luar kelompok sistem
informasi di mana aplikasi yang dikembangkan diperuntukkan bagi mereka. Para pengguna
ini memainkan peran yang terus bertambah beşar dalam perancangan dan pengembangan
sistem informasi.
2.4.2 Pengorganisasian Sistem Informasi
Terdapat banyak jenis organisasi bisnis, dan terdapat banyak cara bagaimana fungsi
teknologi informasi disusun dalam perusahaan tersebut. Perusahaan yang kecil, tidak akan
memiliki kelompok sistem informasi yang formal. Mungkin perusahaan tersebut hanya
memiliki satu orang karyawan yang bertanggung jawab memelihara jaringan dan
menjalankan aplikasinya, atau menggunakan jasa konsultan dalam melakukan pekerjaan ini.
Perusahaan yang lebih beşar memiliki departemen sistem informasi yang tersendiri, yang
diatur melalui cara-cara yang berbeda, bergantung sifat dan kepentingan perusahaan. Tata
kelola TI (IT governance) melibatkan strategi dan kebijakan dalam penggunaan teknologi
informasi pada sebuah perusahaan. Tata kelola TI menspesifikasikan perincian hak dan
kerangka kerja untuk tujuan akuntabilitas guna menjamin teknologi informasi yang
digunakan untuk mendukung strategi dan tujuan organisasi.