Pengertian Rapat

Berikut ini adalah pengertian rapat menurut para ahli:

1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia

Rapat diartikan sebagai pertemuan antara beberapa orang untuk membicarakan atau membahas
sesuatu.

2. Menurut Nunung dan Ratu Evi

Rapat adalah alat yang digunakan pemimpin kantor untuk berkomunikasi dengan stafnya.

3. Menurut Wursanto

Wursanto memberikan beberapa pengertian mengenai rapat:

 Alat komunikasi kelompok yang diselenggarakan oleh perusahaan dan dilakukan secara
tatap muka.
 Pertemuan atasan dan bawahan untuk membahas masalah perusahaan
 Alat untuk mendapatkan mufakat.
 Alat untuk mengambil keputusan bersama.

Penyebab Rapat

Tentunya ada sejumlah alasan kenapa harus diadakan rapat. Menurut Wursanto, rapat harus
dilakukan apabila terjadi faktor-faktor sebagai berikut:

1. Pihak atasan membutuhkan sumbangan ide atau pendapat dari para stafnya agar keputusan
yang diambil tidak sepihak.
2. Ingin membicarakan sebuah materi yang sifatnya rahasia. Biasanya hal ini terjadi jika pihak
atasan merasa kalau materi tersebut harus disampaikan secara langsung melalui rapat
tertutup.
3. Adanya permasalahan darurat yang harus segera dipecahkan.
4. Pihak atasan ingin memberi kesempatan pada para bawahannya agar mereka bisa memberi
saran / pendapat terkait masalah yang berhubungan dengan kepentingan bersama.
5. Telah tiba saatnya bagi pihak atasan untuk melakukan rapat secara berkala.

Tujuan Rapat

Menurut Harimanto dan Indrojiono, tujuan rapat secara garis besar adalah sebagai berikut:

1. Untuk menyampaikan informasi, baik itu satu informasi ataupun beberapa informasi. Jika
informasi tidak disampaikan secara langsung dengan mengadakan rapat, takutnya hal ini
akan memicu salah persepsi di kalangan pegawainya.
2. Untuk memperoleh ide, pendapat, kritik atau saran yang membangun dari para anggota
rapat. Jika ada masalah di perusahaan yang tergolong berat dan sulit dipecahkan, ada
baiknya pihak atasan melakukan rapat dan mendengar masukan dari semua anggota.
 3. Melibatkan beberapa orang yang ahli atau memiliki kemampuan tertentu dalam rapat,
sehingga diharapkan masalah dalam perusahaan bisa segera diatasi.
4. Melatih sikap kerja sama di antara para karyawan. Jika tidak ada rapat, biasanya karyawan
hanya akan memikirkan dan mengurus pekerjaannya sendiri. Mereka tidak akan membantu
memikirkan urusan atau masalah perusahaan.
5. Sebagai ajang untuk menyampaikan masalah atau komplain tentang hal tertentu yang
selama ini tidak bisa diungkapkan secara terbuka.
6. Melalui rapat, pihak atasan berkesempatan untuk memberikan motivasi dan semangat
kepada para bawahannya.
7. Membantu pihak atasan dalam mengambil keputusan yang bijak dan tepat.

Sedangkan menurut Sedarmayanti, rapat diselenggarakan untuk mencapai tujuan berikut ini:

1. Untuk memecahkan permasalahan.

2. Untuk menyampaikan satu atau beberapa informasi.
3. Membuat karyawan ikut berpartisipasi dalam urusan / masalah perusahaan.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara karyawan dengan perusahaan.

Prinsip Rapat

Menurut Sedarmayanti, sebuah rapat sebaiknya berpegang pada prinsip dasar, dengan cara
menjawab 6 pertanyaan pokok (5W1H) berikut ini:

1. Why, mengapa rapat perlu dilakukan. Hal ini berguna untuk mengetahui seberapa penting
suatu rapat.
2. What, apa yang akan dibicarakan dalam rapat. Hal ini berguna untuk mempersiapkan agenda
rapat.
3. Where, di mana tempat berlangsungnya rapat.
4. Who, siapa yang akan dilibatkan dalam rapat. Sebaiknya karyawan yang diundang sesuai
dengan masalah perusahaan yang akan dibahas.
5. When, kapan rapat akan berlangsung. Rapat hendaknya dilakukan pada tanggal dan jam
yang dianggap sesuai untuk para karyawan.
6. How, bagaimana rapat akan dilakukan. Apakah perlu satu kali atau beberapa kali, apakah
diselenggarakan secara terbuka atau tertutup, dan lain sebagainya.

Jenis-Jenis Rapat

1. Jenis-Jenis Rapat Menurut Tujuannya

Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi beberapa jenis yaitu:

 Rapat Penjelasan

Rapat penjelasan merupakan rapat yang dilakukan dengan tujuan untuk memberi penjelasan kepada
para peserta. Dalam rapat ini, peserta tidak hanya duduk diam mendengarkan penjelasan dari pihak
atasan. Karena mereka juga mendapat kesempatan untuk bertanya.
  Rapat Pemecahan Masalah

Rapat pemecahan masalah merupakan jenis rapat yang dilakukan untuk memecahkan permasalahan
tertentu. Dalam rapat jenis ini, para peserta sangat berperan besar karena mereka bisa memberikan
gagasan, pendapat, ataupun masukan yang berarti untuk pihak perusahaan.

 Rapat Perundingan

Rapat perundingan merupakan jenis rapat yang dilakukan dengan tujuan untuk berunding dan
mencari solusi terbaik yang tidak merugikan kedua belah pihak yang sedang berselisih paham.

2. Jenis-Jenis Rapat Menurut Sifatnya

Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi empat jenis:

 Rapat Resmi (Formal Meeting)

Rapat resmi dilakukan untuk membahas permasalahan yang sifatnya sangat penting. Dalam rapat
ini, berlaku peraturan protokol demi menjaga kelancaran jalannya rapat.

 Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting)

Rapat tidak resmi dilakukan tanpa adanya rencana atau persiapan istimewa. Biasanya rapat ini
dilakukan untuk membahas masalah atau kejadian yang terjadi secara mendadak.

 Rapat Terbuka

Rapat ini sifatnya terbuka, dalam artian semua karyawan perusahaan boleh menghadiri rapat.
Materi yang dibicarakan dalam rapat ini juga tidak bersifat rahasia.

 Rapat Tertutup

Berbeda dengan rapat terbuka, rapat ini sifatnya tertutup. Hanya karyawan atau pihak tertentu yang
boleh menghadiri rapat tertutup. Selain itu, materi yang dibahas adalah masalah perusahaan yang
sifatnya rahasia.
Contoh Undangan Rapat