MAKALAH

“PERENCANAAN STRATEGIS DI PERPUSTAKAAN”

Mata Kuliah Manjemen Perpustakaan
Dosen Pengampu Zainal Arifin, M.Si

Disusun Oleh:

1. Aeni Rokhmatun Nisa 12490053

2. Imro’atul Karimah 12490059
3. Nahla Diani Pramono 124900
4. Ufi 124900

Jurusan Manajemen Pendidikan Islam

Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan
Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga Yogyakarta
2014
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
B. Rumusan Masalah
C. Tujuan
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Perencanaan Strategis Perpustakaan

Perpustakaan sebagai lembaga yang selalu berkembang memerlukan
perencanaan dalam pengelolaan, meliputi bahan informasi, sumber daya
manusia, dana, gedung/ruang, sistem, dan perlengkapan. Tanpa adanya
perencanaan yang memadai, maka tidak jelas tujuan yang akan dicapai,
tumpang tindihnya pelaksanaan, dan lambannya perkembangan perpustakaan.
Sumber daya manusia merupakan unsur pendukung utama dalam
kegiatan organisasi/lembaga. Maju mundurnya perpustakaan tergantung pada
kualitas sumber daya manusianya. Kebutuhan sumber daya manusia untuk
perpustakaan perlu direncanakan dengan mempertimbangkan: jenis kegiatan,
kualitas dan kuantitas tenaga, spesialisasi, pemanfaatan teknologi informasi,
dana, dan tingkat pendidikan pemakai. Oleh kaena itu, kebutuhan tenaga
untuk satu jenis perpustakaan berbeda dengan kebutuhan tenaga untuk jenis
perpustakaan yang lain.
Perencanaan merupakan suatu proses analitis yang berhubungan dengan
penilaian terhadap masa depan untuk menentukan tujuan yang hendak
dicapai, dan mengembangkan berbagai alternatif untuk mencapai tujuan yang
dimaksud (Stueart & Moran, 1987). Perencanaan dimaksudkan untuk
mengantisipasi perubahan lingkungan yang terjadi pada saat itu dan
perubahan yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.1
Perpustakaan yang baik, perlu direncanakan dengan baik pula.
Keberhasilan program kerja yang dibuat oleh perpustakaan, tergantung pada
seberapa baik perpustakaan “menduga” perubahan yang mungkin terjadi di
masa yang akan datang. Untuk itu diperlukan strategi yang melibatkan

1 http://arwendria.wordpress.com/2010/12/16/manajemen-perpustakaan-
sekolah/, di akses tanggal 10 Mei 2014 pkl. 14.18 wib.
 berbagai pihak dalam membuat perencanaan atau dalam konsep manajemen
dikenal dengan istilah perencanaan strategis.

Perencanaan stategis adalah proses analisis, perumusan dan evaluasi

beberapa strategi. Tujuan utamanya adalah agar suatu orgaisasi dapat melihat
secara objektif berbagai kondisi internal dan eksternalnya, sehingga diperoleh
suatu keputusan yang mendasar (Rangkuti, 1999). Dimana sebuah organisasi
akan dibawa kemana di tahun-tahun mendatang dan bagaimana cara untuk
sampai ke tujuan tersebut (McNamara, 1999). Perencanaan strategis terdiri
dari beberapa bagian, yaitu pernyataan visi, misi, tujuan, dan sasaran. Untuk
perpustakaan sekolah, visi, misi, tujuan, dan sasarannya harus sesuai dengan
visi, misi, tujuan, dan sasaran lembaga induknya, yaitu sekolah.2
King (1982) menyatakan bahwa bila para pustakawan ingin
memanfaatkan perencanaan strategis, yang pertama harus dipahami adalah
lingkungan mereka bekerja dan dimana perpustakaan tersebut berada.
Kekuatan terbesar dari perencanaan strategis adalah terletak pada proses
dimana administrator perpustakaan dapat menganalisa lingkungannya dan
menghubungkan hasilnya dengan tujuan, sasaran, dan rencana masa depan
organisasi.
Mengingat begitu pentingnya perencanaan bagi suatu perpustakaan,
dalam penyusunannya diperlukan pengetahuan dan pengalaman luas
(Sulistya-Basuki, 1993). Perencanaan ini terkait masalah sumber daya
manusia, dana, dan fasilitas lain sebagai pendukung pelaksanaan.
Pentingnya perencanaan bagi suatu perpustakaan disebabkan karena hal-
hal berikut ini:3

1. Perencanaan merupakan dasar pelaksanaan aktivitas

2 http://arwendria.wordpress.com/2010/12/16/manajemen-perpustakaan-sekolah/, di
akses tanggal 10 Mei 2014 pkl. 14.18 wib.
3 Lasa HS, Manajemen Perpustakaan, Yogyakarta, Gama Media:2005, hal. 58-59
 Pimpinan perpustakaan tidak akan mampu melaksanakan fungsi
menajemen dan kepemimpinan dengan baik tanpa perencanaan yang
sudah ditetapkan. Perencanaan yang memadai akan memberikan
petunjuk kepada pimpinan perpustakaan mengenai sitem organisasi,
prosedur dan kebijakan yang ditempuh, kualifikasi tenaga yang
diperlukan, dan ke arah mana tenaga harus digerakkan untuk melakukan
pekerjaan dan tugas-tugas kepustakawanan.
2. Perencanaan merupakan alat pengawasan
Dengan adanya perencanaan akan diketahui adanya penyimpangan
langkah yang kemudian dapat dilakukan pengukuran signifikansi
penyimpangan itu. Oleh karena itu, pengawasan harus didasarkan pada
perencanaan. Perencanaan yang jelas, lengkap, dan terpadu akan mampu
meningkatkan efektivitas pengawasan.
3. Perencanaan yang proporsional akan membawa efektivitas dan efisiensi
Dengan adanya perencanaan, seorang pimpinan perpustakaan akan
berusaha untuk mencapai tujuan dengan biaya yang paling kecil dan
menghasilkan produk (barang/jasa) yang lebih besar. Oleh karena itu,
dalam penyusuna rencana perlu diantisipasi adanya akibat-akibat yang
tidak dikehendaki dan sedapat munkin dihindarkan atau setidaknya
dikurangi.
B. Fungsi Perencanaan
Perencanaan merupakan titik awal kegiatan yang akan dilakukan maka
dari itu harus dipersiapkan secara matang. Perencanaan yang matang
berfungsi untuk4:
1. Membantu tercapainya tujuan
Suatu perencanaan harus dilaksanakan secara kontinu dan sebuah
perencanaan harus membantu secara positif ke arah tercapainya tujuan
jangka pendek, jangka menegah, maupun jangka panjang.

2. Tercapainya efektivitas dan efisiensi

Dengan adanya perencanaan diharapkan dapat membantu
perpustakaan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi. Dimana dari
perencanaan teresbut hasil, produktivitas, dan kinerja yang diperoleh

4 Lasa HS, Manajemen Perpustakaan, Yogyakarta, Gama Media:2005, hal.60

 lebih banyak daripada pengeluaran biaya, tenaga pikiran, dan mesin yang
digunakan.
C. Tahapan Perencanaan
Tahap-tahap dari perencanaan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Penetapan Visi, Misi, dan Tujuan

Visi merupakan suatu pikiran atau gagasan yang melampaui keadaan

sekarang. Penetapan visi penting dalam pengembangan perpustakaan
sekolah sebab visi memiliki fungsi untuk memperjelas arah yang akan
dituju oleh perpustakaan sekolah.5
Misi merupakan penjabaran visi dan rumusan-rumusan kegiatan
yang akan dilakukan dan hasilnya dapat di ukur, dirasakan, dilihat,
didengar atau dapat dibuktikan karena bersifat kasat mata. Penyusunan
misi biasanya dalam bentuk kata kerja untuk untuk merealisir visi.6
Sedangkan tujuan merupakan sasaran yang akan dicapai suatu
perpustakaan dalam jangka pendek dan hasilnya bisa dirasakan. Tujuan
yang akan dicapai perpustakaan harus jelas.7
2. Perumusan Keadaan Sekarang
Tahapan yang kedua yaitu memahami keadaan perpustakaan
sekarang, baik kekurangan maupun kelebihannya. Sebelum perpustakaan
merumuskan keadaan yang diinginkan di masa mendatang, terlebih
dahulu harus dilakukan kajian terhadap lingkungan organisasi internal
maupun eksternal. Karena satu-satunya pangaruh yang paling penting
terhadap kebijakan dan strategi organisasi adalah lingkungan dalam dan
luar organisasi.
Lingkungan internal perpustakaan meliputi struktur organisasi, staf,
koleksi dan akses, jenis layanan, gedung, anggaran dan pelayanan teknis.
Sedangkan lingkungan eksternal perpustakaan antara lain geografi dan

5http://boboyalbaroni.blogspot.com/2011/12/perencanaan-perpustakaan.html,
diakses tanggal 10 Mei 2014, pkl.14.30 wib
6 ibid,
7 Lasa HS, Manajemen Perpustakaan, Yogyakarta, Gama Media:2005, hal.61
 iklim, sosial dan budaya, ejarah dan politik, telekomunikasi dan
tranportasi, dan ekonomi.
Dengan pemahaman mengenai faktor-faktor internal dan eksternal,
organisasi perpustakaan akan berada dalam posisi yang ideal untuk
menanggapi perubahan-perubahan lingkungan, sehingga perpustakaan
dapat mengambil langkah-langkah tepat.
3. Identifikasi Kemudahan dan Hambatan
Setelah kita merumuskan keadaan perpustakaan sekarang, tahap
selanjutnya yaitu menidentifikasi kelemahan dan hambatan yang dimiliki
perpustakaan sebagai modal untuk melakukan kegiatan.
Untuk mengidentifikasi kelemahan dan hambatan perpustakaan bisa
dilakukan dengan analisis SWOT. SWOT merupakan singkatan dan
Strengths (Kekuatan), Weaknesses (Kelemahan), Opportunities (Peluang),
dan Threats (Ancaman). Kekuatan dan kelemahan merupakan bagian
internal dari organisasi tersebut, sedangkan peluang dan ancaman adalah
faktor eksternal dari organisasi tersebut. Analisis SWOT ditujukan untuk
mengidentifikasi berbagai faktor untuk merumuskan strategi organisasi.
Dengan adanya analisi SWOT ini dapat memaksimalkan kekuatan dan
peluang, namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan
ancaman perpustakaan tersebut.
4. Pengembangan Perencanaan
Dalam pengembangan perpustakaan dapat dicapai tujuan yang baik ,
maka perencanaan perlu memperhatikan beberapa komponen. Dari
sekian banyak komponen perpustakaan, ada beberapa komponen yang
dapat dipilih sebagai prioritas, yaitu:
 Koleksi
 SDM pustakawan dan tenaga administrasi
 Jenis dan bentuk layanan
 Cakupan pengguna (komunitas lokal, regional, nasional, dst.)
 Fasilitas pendukung (gedung dan alat)
 Prioritas diberikan pada komponen yang paling mendukung target
pengembangan perpustakaan. Pertimbangan lain adalah ketersediaan dana
yang dimiliki.