2.

SISTEM PEMROSESAN
2.1 Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas
Dalam sistem pemrosesan berorientasi batch, trransaksi direkam ke dalam komputer
secara perkelompok dan diproses secara periodik. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak
perlu diperbaharui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan hanya secara
periodik. Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan memperbaharui file yang diakses
secara berurutan atau secara acak (langsung atau berindeks). Adapun pendekatan yang
digunakan, yaitu :
1) Pemrosesan Batch dengan Memperbaharui File Berurutan
Pemrosesan di dalam sistem ini seperti biasanya mencakup beberapa tahap:
a) Mempersiapkan file transaksi. Pertama, melakukan editing data dan validasi.
Kemudian record do dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam master
file
b) Memperbaharui master file. Record di dalam file transaksi dan master file (buku
pembantu) dibaca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu master file baru
untuk mencerminkan pembaharuan sesuai dengan yang diinginkan.
c) Memperbaharui buku besar. Buku besar diperbaharui untuk mencerminkan
perubahan di dalam master file.
d) Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo laporan-laporan yang lain.
Setiap proses bisnis menghasilkan sekelompok transaksi yang akan diproses.
Contohnya, transaksi penjualan dihasilkan oleh proses bisnis pengelolaan pesanan dari
pelanggan dan transaksi pembelian dihasilkan oleh proses bisnis pembelian. Masing-
masing kelompok transaksi dari setiap proses bisnis diproses dengan file aplikasi yang
relevan. Pemrosesan batch seringkali melibatkan pengorganisasian master file sesuai
urutan tertentu.
Menyiapkan file transaksi, sekelompok dokumen diinputkan, diproses sehingga
menghasilkan file transaksi dan dicocokkan dengan pengendalian batch untuk
memastikan bahwa tidak ada dokumen yang tidak diproses. Kemudian, file transaksi
hasil proses disimpan dalam disk dan file ini diproses dengan program edit untuk
menyeleksi data sebelum pemrosesan lebih lanjut. Selain menyeleksi data, program edit
juga harus mengakumulasi batch control total data input setelah revisi. File data
transaksi yang telah diedit diurutkan sesuai dengan urutan data di dalam master file
untuk memfasilitasi proses pencocokan data yang diperlukan dalam upaya melakukan
pemrosesan file berurutan yang efisien.
Memperbaharui master file, sekali data transaksi telah diedit dan diurutkan, data
tersebut diproses ke master file yang ada dengan menggunakan program aplikasi
piutang dagang. Program pembaruan master file memposting detail transaksi piutang
dagang ke master file piutang dagang. Master file yang baru merupakan master file
yang akan digunakan untuk membuat laporan dan informasi yang lain. Data transaksi
dan master file yang lama disimpan untuk pengendalian backup. Laporan pengendalian
yang dicetak setelah semua proses selesai, direkonsiliasi dengan laporan batch control
total yang dihasilkan oleh program editing.
Memperbarui buku besar, ada dua aspek utama pada operasi sistem buku besar yang
terkomputerisasi. Aspek pertama adalah pemrosesan langsung program buku besar,
yang biasanya dijalankan sekali dalam sebulan. Aspek kedua adalah pemrosesan pada
sistem aplikasi komputer yang lain untuk menyediakan input bagi sistem buku besar.
Salah satu tugas yang harus dilakukan untuk mendesain sistem buku besar adalah
membuat ayat jurnal atas semua data yang telah dikumpulkan, yang diperlukan untuk
membuat laporan keuangan.
Memperbarui file buku besar, menyajikan flowchart sistem yang menggambarkan
proses pembaruan buku besar. Data yang tidak valid dilaporkan sebagai perkecualian
dan dikembaliakan ke sumber semula untuk dibetulkan dan diinputkan ulang ke dalam
sistem. Pemrosesan data akuntansi dengan komputer biasanya merupakan prosedur
yang terdiri dari dua tahap. Pertama, membuat laporan preliminari yang akan dikirim ke
departemen akuntansi untuk dikaji ulang dan diaudit serta dibandingkan dengan daftar
ayat jurnal dan daftar buku besar. Tahap kedua adalah menjalankan program untuk
menghasilkan daftar final dan jadwal keuangan. Line coding adalah langkah prosedural
yang biasanya dilaksanakan dengan membuat tabel lookup antara file buku besar yang
telah diperbarui dengan file tabel line coding. Selain laporan keuangan dan jadwal,
laporan buku besar akan mencakup kelima item berikut : ayat jurnal dalam urutan
 tertentu, ayat jurnal dalam rekening umum, buku besar per nomor rekening, ringkasan
buku besar dan neraca saldo
2) Pemrosesan Bacth dengan Memperbarui File Akses-Acak
Pembaruan akses-acak tidak memerlukan urutan file transaksi dengan urutan yang sama
seperti urutan data di dalam master file, juga tidak perlu membuat file master baru. Setiap
record di dalam file transaksi dibaca satu demi satu dan digunakan untuk memperbaharui
record terkait di dalam master file. Berikut tahapan yang dijalankan:
a) Sebuah record di dalam file transaksi dibaca.
b) Kunci record transaksi digunakan untuk mengakses secara acak (dengan menggunakan
indeks) record yang terkait di dalam master file.
c) Record di dalam master file diperbarui di dalam memori dan kemudian ditulis ulang ke
dalam file data.
Aplikasi faktur baru, di mana aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. Faktur baru
diposting secara periodik ke dalam file piutang dagang. File pengendalian diperbarui untuk
dapat merefleksikan adanya tambahan faktur baru ke dalam file piutang dagang. File
pengendalian adalah ringkasan file piutang dagang berdasarkan jenis rekening.
Pemrosesan bukti penerimaan kas, pembayaran pelanggan diterima di dalam satu kotak
pos khusus. Pendekatan ini memisahkan penerimaan cek-cek dari surat-surat yang lain dan
meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat cek tersebut
diterima. Pada saat cek dibawa dari kantor pos, cek diserahkan ke bagian pengendalian,
karyawan di bagian tersebut memberi cap pada cek tersebut. Cap tersebut mencegah
terjadinya penyetoran cek ke rekening bank yang ilegal. Karyawan menjumlahkan seluruh
cek yang diterima dengan mesin penjumlahan dan membuat slip setoran. Hal ini berguna
sebagai bentuk pertanggungjawaban cek yang diterima dan disposisi berikutnya. Pada saat
cek disetorkan ke bank, slip setoran yang telah divalidasioleh bank dan tape dari mesin
penjumlahan diarsip untuk nantinya direkonsiliasi dalam laporan ringkasan kas.
2.2 Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Pemrosesan batch maupun real time dapat digunakan dalam sistem pemrosesan
tanpa kertas. Pada pemrosesan real time, kadang kala disebut pemrosesan real time online,
transaksi diproses pada saat transaksi itu diinputkan ke dalam sistem.
a. Pemrosesan Bacth dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
 Pemrosesan Batch dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan batch dalam
sistem berbasis-kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen
elektroniknya, dan buku besar diperbaharui secara otomatis pada saat program batch
dijalankan secara periodik. Penbaruan file berurutan maupun akses-acak dapat digunakan.
b. Pemrosesan Real-time dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Manfaat utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan dijalankan real-
time. Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksi
diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna.
Transaksi tidak diakumulasi per kelompok tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi
langsung digunakan untuk memperbarui master file dengan menggunakan pembaruan file
akses-acak. Pemrosesan transaksi satu per satu dan bukan per kelompok transaksi
disebut pemrosesan real-time, langsung, dan segera. Pemrosesan segera saat transaksi
diinputkan merupakan karakteristik utama OLRS. Master file selalu baru karena mester file
diperbarui segera setelah data transaksi diinputkan. Respons terhadap pertanyaan pengguna
dapat segera dijawab karena informasi di dalam file yang dapat diakses secara acak dapat
diakses dengan cepat.
Tipe Pemrosesan pada OLRS
Ada banyak jenis pemrosesan real-time dalam OLRS. Para pengguna, pada sistem
respon/inquiry, tidak meninput data untuk pemrosesan, mereka hanya meminta informasi.
Sistem respon/inquiry hanya didesain untuk memberikan respon yang cepat kepada
pengguna untuk menyediakan informasi. Para pengguna pada sistem entri data, berinteraksi
secara aktif dengan data input. Data disimpan oleh OLRS, tetapi diproses secara periodik,
sekelompok demi sekelompok. Pengguna pada sistem pemrosesan file juga secara aktif
berinteraksi dengan data input, sebagaimana yang mereka lakukan di dalam sistem data
entry.
Perbedaan sistem pemrosesan file dengan sistem data entry adalah sistem
pemrosesan file satu langkah lebih jauh dan langsung memproses data ke dalam master file
yang relevan. Pada sistem pemrosesan penuh, atau sistem pemrosesan transaksi, pengguna
juga berinteraksi secara aktif dengan input. Perbedaan sistem pemrosesan penuh dengan
sistem pemrosesan file adalah sistem pemrosesan penuh satu tahap lebih jauh dengan
menyelesaikan seluruh transaksi pada saat transaksi diinputkan ke dalam sistem.
Tingkat Ekonomis OLRS
Sistem reservasi online, pengendalian persediaan dalam toko eceran dan file
rekening konsumen di sebuah bank merupakan contoh sistem yang lazim menerapkan
OLRS. Kekuranga OLRS dibandingkan dengan sistem batch adalah biaya penerapan yang
sangat tinggi dan operasi sistem yang cukup rumit. OLRS secara khusus lebih sensitif
terhadap kesalahan perangkat keras dan perangkat lunak, juga lebih rentan terhadap
kesalahan pemrosesan sebagai akibat adanya kesalahan atau kecurangan input data. Tidak
berfungsinya perangkat keras dan perangkat lunak pada OLRS akan langsung berpengaruh
terhadap pengguna. Transaksi yang tidak benar pada OLRS akan segera diproses dan bisa
jadi mengontaminasi banyak file yang diperbaharui pada saat bersamaan. Tambah lagi,
dampak dari pemrosesan transaksi yang salah tersebut langsung tersedia bagi pengguna
OLRS.