Rencana Aksi Proyek Perubahan

RENCANA AKSI PROYEK PERUBAHAN

(PROJECT CHARTER)

A. IDENTITAS PROYEK

Nama Gagasan PP : Peningkatan Kompetensi SDM melalui

Sharing Knowledge di Puskesmas Wara
Barat, Kota Palopo

Mentor : Kepala Puskesmas Wara Barat Kota

Palopo

Reformer :
Nama : Jhoni Ampang, SKM
Jabatan : Kasubag Tata Usaha Puskesmas Wara Barat

B. LATAR BELAKANG
Visi Puskesmas Wara Barat yaitu menjadikan Puskesmas
Wara Barat sebagai Pusat kesehatan menyeluruh mandiri dan
berkualitas dan bermutu menuju Palopo Kota Sehat, dan untuk
mencapai keadaan tersebut dijabarkan dalam Misi Puskesmas yang
salah satunya adalah melindungi, memelihara dan meningkatkan
mutu pelayanan kesehatan dengan menjamin tersedianya upaya
yang paripurna, merata, inovasi dan berkeadilan. Artinya bahwa
Puskesmas sebagai Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama sebagai
ujung tombak Dinas Kesehatan yang bersentuhan langsung dengan
pelayanan kepada masyarakat dituntut untuk melengkapi segala
sarana prasarana dan sumber daya manusia yang berkualitas,
profesional dan memiliki integritas dalam melaksanakan tugas pokok
dan fungsinya agar dapat dipastikan Puskesmas harus mampu
memberikan pelayanan maksimal terhadap masyarakat, dimana

1
Jhoni Ampang, SKM
DIKLAT PIM Tk.IV ANGK. 245|Badan Diklat Provinsi Sulawesi Selatan
bekerjasama dengan Badan Kepegawaian Daerah Kota Palopo
 Rencana Aksi Proyek Perubahan

salah satu faktor yang menjadi penentu keberhasilan pelayanan

kesehatan adalah Kualitas SDM atau Aparatur Sipil Negara.
Melihat kondisi pelayanan yang ada di Puskesmas Wara Barat
masih banyak staf yang tidak menyadari tugas pokok dan fungsinya,
masih Rendahnya tingkat Pengetahuan dan keterampilan staf
Puskesmas disebabkan karena tidak meratanya pengetahuan dan
keterampilan yang dimiliki karena terbatasnya staf yang mengikuti
Pendidikan dan Pelatihan selain itu sebagian besar petugas tidak
menyadari akan tugas pokok dan fungsinya sehingga mengakibatkan
banyak staf yang berkeliaran pada saat jam kerja karena tidak tahu
harus mengerjakan apa, staf sering datang terlambat dan pulang
kantor sebelum waktu yang ditetapkan. Hal ini mengakibatkan kurang
optimalnya pelayanan dan mutu pelayanan kepada masyarakat
sehingga tingkat kepuasan pelanggan rendah dan menurunnya
pencapaian kinerja Puskesmas.
Diharapkan dengan adanya proyek perubahan ini dapat
menjawab tantangan untuk mewujudkan visi misi organisasi, oleh
sebab itu maka perlu dilakukan proyek perubahan terkait
peningkatan kompetensi dan keterampilan dengan melakukan
Sharing Knowledge sehingga diharapkan terjadi pemerataan
pengetahuan/keterampilan staf sehingga tercipta peningkatan
kedisiplinan dan profesionalisme petugas dalam rangka
meningkatkan Mutu pelayanan kepada masyarakat sehingga
meningkatkan tingkat kepuasan masyarakat terhadap pelayanan
yang diberikan dan staf dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsi
sebagai Aparatur Sipil Negara sesuai aturan kedisiplinan yang
berlaku.

C. TUJUAN
Pelaksanaan kegiatan proyek perubahan di bidang peningkatan
Kompetensi SDM bertujuan :

2
Jhoni Ampang, SKM
DIKLAT PIM Tk.IV ANGK. 245|Badan Diklat Provinsi Sulawesi Selatan
bekerjasama dengan Badan Kepegawaian Daerah Kota Palopo
 Rencana Aksi Proyek Perubahan

1. Jangka Pendek
Terlaksananya program sharing knowledge untuk mentransfer
ilmu dari staf yang telah mengikuti DIKLAT kepada staf yang
tidak mengikuti diklat
2. Jangka Menengah
Peningkatan kompetensi dan Pemerataan ilmu pengetahuan staf
di Puskesmas Wara Barat sehingga dapat memberikan
pelayanan yang maksimal.
3. Jangka Panjang
Peningkatan mutu pelayanan dan peningkatan kinerja aparatur
sipil negara di puskesmas Wara Barat dalam Meningkatkan
derajat kesehatan yang optimal di Kota Palopo.

D. MANFAAT
Diharapkan dari hasil pelaksanaan proyek perubahan ini tentang
sharing knowledge dapat bermanfaat terhadap pelayanan kepada
masyarakat antara lain :
a. Meningkatnya Kompetensi, pengetahuan dan keterampilan
staf
b. Meningkatkan produktifitas dan profesionalisme staf
c. Mengefisienkan anggaran untuk mengikuti Diklat
d. Meningkatnya derajat kesehatan di Kota Palopo

E. DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

Di era moderen sekarang ini tuntutan pelayanan publik yang prima
semakin tinggi, kondisi itu juga menuntut Puskesmas sebagai salah
satu pemberi pelayanan publik harus melakukan pembenahan.
Salah satu area yang menjadi isu perubahan adalah Sumber Daya
Manusia Aparatur yang berintegritas, kapable, berkinerja tinggi dan
Profesionalisme yang dimiliki oleh sumber daya manusia yang ada
di lingkungan organisasi dimana untuk mencapai keadaan tersebut
dituntut pemerataan peningkatan kompetensi, pengetahuan dan
keterampilan Sumber daya Manusia yang ada.

3
Jhoni Ampang, SKM
DIKLAT PIM Tk.IV ANGK. 245|Badan Diklat Provinsi Sulawesi Selatan
bekerjasama dengan Badan Kepegawaian Daerah Kota Palopo
 Rencana Aksi Proyek Perubahan

Untuk mencapai keadaan tersebut maka perlu dilakukan

upaya-upaya yang meliputi :
1. Menyiapkan sarana pendukung berupa akselerasi untuk
pemerataan peningkatan Kompetensi, Pengetahuan dan
keterampilan SDM yang ada.
2. Melakukakan program kegiatan sharing knowledge untuk
mentransfer ilmu yang didapat pada saat mengikuti Diklat
kepada staf yang tidak mengikuti Diklat
Diharapkan dengan kegiatan ini terjadi pemerataan ilmu
kepada semua staf baik yang telah mengikuti diklat maupun yang
belum mengikuti diklat sehingga dapat memberikan pelayanan
yang optimal sehingga dapat meningkatkan Mutu pelayanan dan
meningkatkan tingkat kepuasan yang maksimal kepada
pelanggan.

F. RUANG LINGKUP
Adapun ruang lingkup dari proyek perubahan sharing
knowldge ini adalah
1. Mengajukan rencana proyek perubahan dan formulir
kesepakatan area perubahan
2. Melakukan koordinasi dengan stakeholder dan pembentukan
tim efektif
3. Membuat dan menyiapkan data staf yang telah mengikuti
DIKLAT
4. Melakukan kegiatan presentase dari fasilitator ( sharing
knowledge)
5. Menilai dan mengevaluasi mutu pelayanan dan tingkat
kepuasan pelanggan.

G. PENTAHAPAN ( MILESTONE )

4
Jhoni Ampang, SKM
DIKLAT PIM Tk.IV ANGK. 245|Badan Diklat Provinsi Sulawesi Selatan
bekerjasama dengan Badan Kepegawaian Daerah Kota Palopo
 Rencana Aksi Proyek Perubahan

BAGAN RENCANA PROYEK PERUBAHAN

PENINGKATAN KOMPETENSI SDM STAF MELALUI SHARING KNOWLEDGE
DI PUSKESMAS WARA BARAT, KOTA PALOPO

NO MILESTONE
KEGIATAN WAKTU
1 2 3
Minggu IV Maret
1. Melakukan rapat pembentukan Tim 2016
Kerja
2. Membagi peran masing-masing
Terbitnya SK
stakehoolder
1. Tim Kerja 3. Memberikan pengarahan tentang
pembagian tugas dan fungsi setiap
anggota Tim.
4. Penandatanganan SK Tim Kerja
dan Pendistribuasian SK Tim Kerja
Membuat Surat Penyataan dukungan Minggu I April 2016
dengan Kegiatan Sbb :
1. Koordinasi dan Konsultasi
Terwujudnya Rencana Proyek Perubahan
2 dukungan kepada Stakeholder internal dan
stakeholder eksternal.
2. Penandatanganan surat
pernyataan Dukungan dari
stakeholder internal dan eksternal
Terealisasinya 1. Menyiapkan bahan sosialisasi Minggu II April 2016
sosialisasi sharing knowledge
3. program 2. Melakukan sosialisasi tentang
sharing Sharing Knowledge kepada staf.
knowledge
Tersedianya 1. Tim Melakukan pendataan nama Minggu III April 2016
data Pegawai staf yang telah mengikuti DIKLAT
dan jenis pelatihan yang telah
yang telah
4. diikutii
mengikuti Diklat 2. Membuat SK Kepala Puskemas
dan SK tentang Pelakasanaan Sharing
kegiatan Knowledge
1. Bersama Tim menyusun jadwal Minggu I Mei 2016
kegiatan sharing knowledge yang
dijadwalkan 2 ( dua ) kali sebulan
Tersusunnya yaitu setiap hari Rabu minggu I dan
5. Jadwal minggu ke III
Kegiatan 2. Membuat jadwal kegiatan sharing
knowledge yang telah disepakati
3. Mendistribusikan jadwal kegiatan ke
semua ruangan/bagian.
6. Terlaksananya 1. Memberitahukan kepada setiap Minggu II Mei 2016
kegiatan sfasilitator untuk menyiapkan
materi yang akan disampaikan
5
Jhoni Ampang, SKM
DIKLAT PIM Tk.IV ANGK. 245|Badan Diklat Provinsi Sulawesi Selatan
bekerjasama dengan Badan Kepegawaian Daerah Kota Palopo
 Rencana Aksi Proyek Perubahan

pada kegiatan sharing knowledge

2. Persiapan pelaksanaan sharing
Sharing knowledge
Knowledge 3. Melaksanakan Kegiatan sharing
knowledge

Terlaksananya 1. Membuat testimoni terkait program Minggu III Mei 2016

Sharing Knowledge
Evaluasi dan
2. Mengevaluasi tingkat pemerataan
7. pelaporan pengetahuan staf setelah Sharing
proyek Knowledge
Perubahan

H. TATA KELOLA PROYEK

Tim yang akan mendukung pelaksanaan Proyek Perubahan
sebagaimana terlampir pada Struktur Organisasi Tim, dengan tugas
masing-masing anggota Tim sebagai berikut:

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK PERUBAHAN

MENTOR
KEPALA PUSKESMAS

COACH PROJECT LEADER

JHONI AMPANG, SKM
Dr.Ir.H. MUHAMMAD IDRUS OMPO, Sp

POKJA POKJA

Keterangan :
: Garis Komando
: Garis Koordinasi

Peran masing-masing dalam proyek perubahan

a. Sponsor/Mentor : 1) Penanggung jawab kegiatan.
6
Jhoni Ampang, SKM
DIKLAT PIM Tk.IV ANGK. 245|Badan Diklat Provinsi Sulawesi Selatan
bekerjasama dengan Badan Kepegawaian Daerah Kota Palopo
 Rencana Aksi Proyek Perubahan

2) Memberikan kebijakan penggunaan

anggaran.
3) Memberikan bimbingan dan arahan terkait
proyek perubahan.
4) Memberikan solusi terhadap penyelesaian
proyek perubahan.
b. Coach : Memberikan bimbingan dan arahan terkait
pelaksanaan proyek perubahan
c. Project Leader : 1) Penggagas proyek perubahan.
2) Pelaksana kegiatan.
3) Melaksanakan rapat dengan Tim kerja.
d. Pokja/ Staf : Membantu dalam pelaksanaan proyek
perubahan.

I. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER DAN STRATEGI KOMUNIKASI

A. Identifikasi Stakeholder
a. Internal : 1) Kepala Puskesmas
2) Staf.
b. Eksternal :1) Kepala Dinas Kesehatan
2) Kasi Pelayanan Kesehatan
B. Strategi Komunikasi :
a. Koordinasi
b. Komando langsung

J. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA/MASALAH

Keterbatasan kehadiran dari semua staf disebabkan karena disaat
yang bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan sementara
memberikan pelayanan

K. RESIKO
Resiko yang ditimbulkan dari proyek perubahan ini adalah :
7
Jhoni Ampang, SKM
DIKLAT PIM Tk.IV ANGK. 245|Badan Diklat Provinsi Sulawesi Selatan
bekerjasama dengan Badan Kepegawaian Daerah Kota Palopo
 Rencana Aksi Proyek Perubahan

1. Tidak optimalnya kehadiran staf pada saat pelaksanaan

2. Waktu dalam penyusunan proyek perubahan yang dilaksanakan
bersamaan dengan menjalankan tupoksi masing-masing
3. Terbatasnya tenaga yang telah mengikuti Diklat
4. Adanya stakeholder yang masih sulit menerima perubahan
dimana cara cara berfikir masih senang dengan kebiasan lama;
dan adanya mutasi aparatur yang akan berdampak terhadap
kinerja tim kerja dan bahkan tidak terlaksananya proyek
perubahan ini.

L. INDIKATOR KEBERHASILAN

a. Terlaksananya Sharing Knowledge di Puskesmas Wara Barat.

b. Komitmen dan kerjasama yang baik, kuat dan

bertanggungjawab dari Tim proyek perubahan serta para
Stakeholder yang terkait

c. Terwujudnya pemerataan pengetahuan staf yang telah mengikuti

Sharing Knowledge.

Palopo, Maret 2016

Reformer,

Jhoni Ampang, SKM

NIP : 19740825 199403 1 003

MENYETUJUI :

COACH, MENTOR,

Dr.Ir. H.MUH. IDRUS OMPO, Sp. dr. Hj. Bidasari Jamil

Pangkat : Pembina Utama/ IV E Pangkat : Penata TK.I
NIP:19510319 198409 1 001 NIP : 19770602 200604 2 023

8
Jhoni Ampang, SKM
DIKLAT PIM Tk.IV ANGK. 245|Badan Diklat Provinsi Sulawesi Selatan
bekerjasama dengan Badan Kepegawaian Daerah Kota Palopo