PEMBERIAN NIK (NOMOR

INDUK KARYAWAN)

I. TUJUAN.
1. Setiap Karyawan Master Group harus mempunyai NIK
2. NIK sebagai dasar pengelolaan administrasi karyawan / Master Data

II. SASARAN

Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawana di Personalia.

III. PENANGGUNG JAWAB

Departement Sumber Daya Manusia ( HR ) bertanggung jawab mencatat karyawan
baru dan memberikan NIK.

IV. URUTAN KERJA

1. Department HR akan memberikan NIK segera setelah calon karyawan diterima
sebagai karyawan.
2. N IK dan data-data karyawan diInformasikan kepada bagian penggajian untuk
diproses dan m erupakan dasar pengelolaan administrasi keryawan tersebut
pada bagian penggajian.

V. SISTEM PENOMORAN
Untuk memudahkan dan kelancaran administrasi, NIK diatur sebagai berikut :
NIK terdiri atas 10 digit yang terdiri atas angka-angka.
( contoh; 2004121001 )
Pengaturan digit tersebut sebagai berikut:
 Empat angka pada digit pertama – untuk tahun masuk.
 D ua angka pada digit kelima d an keenam – untuk bulan lolos training /
Masa Percobaan .
 Satu angka pada digit ketujuh – untuk posisi / jabatan (Contoh).
1 – Posisi GM 2 – Posisi Manager
3 – Posisi Supervisor 4 – Posisi Pelaksana
 Tiga angka pada digit kedelapan, kesem bilan dan kesepuluh – untuk nom or
urut masuk pada tahun itu.

PEMBUATAN BADGE KARYAWAN

I. TUJUAN.
1. Bukti Pengakuan perusahaan atas keberadaan karyawan.
2. M emudahkan mengenal identitas dan status karyawan.

SASARAN

Badge sebagai identitas diri karyawan wajib dipakai saat jam kerja/ berada dalam
lingkungan perusahaan.

PENANGGUNG JAWAB
1. Departm ent HR bertanggung jawab atas pem buatan badge karyawan, baik bagi
karyawan baru m aupun lam a atas perm intaan dari setiap bagian m elalui kepala
Departemennya.
2. K aryaw a n yang bersangkutan bertanggung-jaw ab atas keam anan badge dan
m em akainya pada saat jam kerja dan atau berada dalam lingkungan
perusahaan.

II. MASUKAN YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES

Surat permohonan pembuatan badge dari kepala Departemen karyawan yang

bersangkutan.

III. KELUARAN YANG DIHASILKAN

Badge karyawan dibedakan berdasarkan:

1. Departemen.
2. Karyawan Trainee (Masa Percobaan)

IV. URUTAN KERJA (PROSES)

1. Pembuatan Badge Karyawan Baru.

 (CONTOH)

Departm ent H R m em buat badge untuk diberikan dan dipakai oleh karyawan baru.
Pem buatan ini atas perm intaan dari setiap bagian dan ditandatangani oleh K epala
Departemennya.

2. Penggantian Badge.

- Penggantian badge hanya boleh dilakukan karena hal-hal sebagai berikut:

a. Hilang.
b. Rusak (dengan menunjukkan bukti)
c. M utasi antar depatemen
d. Lulus Masa Percobaan.

- Da lam hal penggantian badge tersebut, yang bersangkutan harus m engisi

form ulir yang telah disediakan oleh Sub De partm ent H R , dan harus
ditandatangani oleh kepala Depatemen yang bersangkutan.

- Khusus untuk penggantian Badge karena hilang, yang bersangkutan

dikenakan denda Rp.5000,- (Lima Ribu Rupiah), Potong Gaji.

- Selama dalam proses pembuatan badge, yang bersangkutan akan diberikan

Badge sementara.

FORMULIR YANG DIGUNAKAN

3. Formulir Permintaan Badge (Terlampir)
4. Contoh Bentuk dan Ukuran Badge.
 (CONTOH)

FORMULIR PERMINTAAN BADGE

Yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :

Nomor Induk Karyawan :

Jabatan :

Tanggall Masuk :

Status Karyawan : Tetap / Kontrak /

Departemen / Divisi :
Dengan ini mohon dapat dibuatkan Badge, karena Badge yang lama :

- Hilang : Bayar sebesar Rp. 5.000,- (potong gaji)

- Lulus Masa Percobaan : Ada Bukti
- Mutasi / Promosi : Ada Bukti (Surat Mutasi / Promosi)
- Rusak : Seluruhnya / Gantungan / Plastik (ada bukti)

Demikian untuk menjadikan periksa. Atas kerja-samanya yang baik diucapkan teima
kasih.

Jakarta,
Mengetahui

Pemohon Atasan Langsung

N B: B adge hilang / rusak seluruhnya harus m elam pirkan pas photo berw arna (untuk
karyawan tetap) ukuran 3 x 4cm sebanyak 1 lem bar dan dibelakang photo harus
ditulis Nama dan NIK.
Mohon diisi sesuai dengan data yang sebenarnya.
 (CONTOH)

TAHAPAN PERMINTAAN BADGE

SELEKSI

Pelamar Menerima

Surat Perjanjian
Kerja

Penempatan NIK

Badge
 (CONTOH)

DOKUMENTASI

I. Dokumen Pribadi
1. Surat Lamaran Kerja
2. Curriculum Vitae
3. Foto copy Akte Kelahiran
4. Foto copy Kartu Keluarga
5. Foto copy Surat Pengalaman Kerja
6. Foto Copy KTP
7. Foto copy SIM (untuk driver)
8. Foto copy Surat Keterangan Kelakuan Baik dari Kepolisian.
9. Pas Photo Terakhir
10. Foto copy Ijazah Terakhir
11. Ijazah Asli terakhir
- Untuk Driver, Salesman, Sales Supervisor, Kasir, baru dapat diambil/
dikem balikan jika terjadi pem utusan hubungan kerja dan hak/
kewajiban masing-masing pihak telah dipenuhi.
- Untuk pelaksana, baru dapat diambil/ dikembalikan jika yang
bersangkutan telah lolos training dan atau terjadi pem utusan hubungan
kerja.
12. Surat ijin bekerja dari suami bagi karyawati yang sudah nikah.
13. Surat ijin bekerja dari orang tua bagi tenaga kerja yang belum m encapai
usia 17 (tujuh belas) tahun.

II. Dokumen Kesehatan

Dokumen yang dibuat oleh D okter Perusahaan atau yang ditunjuk untuk itu pada
saat test fisik / kesehatan.

III. Surat Perjanjian

Calon karyawan yang dinyatakan dapat diterima akan diproses dengan diterbitkan
Surat Perjanjian Kerja yang intinya berisi hal-hal sebagai berikut:
  Posisi / Jabatan
 Upah
 Tanggal penerimaan
 Hak dan Kewajiban

Surat Perjanjian Kerja disiapkan oleh Sub Depatm ent H um an Resources dan
ditandatangani oleh :
Level Karyawan Kontrak Karyawan Tetap
Di bawah Supervisor Recr.& Adm. Supervisor Human Resources Manager
Supervisor Human Resource Manager Director
Manager Director Director
Senior Manager Director President Director
Director - Chairman

D okum en tersebut diatas harus disimpan sebagai arsip sejak karyaw an baru
bergabung dengan ketentuan:
1. Dokumen untuk manager Kebawah disimpan oleh Human Resources Manager
2. Dokumen untuk Manager dan Keatas disimpan oleh Director
 FORM TANDA TERIMA IJAZAH

TANDA TERIMA

Telah terima dari Saudara/ i:

Nama : …………………………………………………

Jabatan : …………………………………………………

Berupa 1 (Satu) lembar STTB / Ijazah asli atas nama …………………………………..

dikeluarkan oleh …………………………… Nomor STTB / Ijazah …………………………

Dokumen tersebut diserahkan kepada Bogor Raya sebagai jam inan, dan akan diserahkan
kem bali kepada yang bersangkutan apabila telah berhenti atau diberhentikan oleh Bogor
Raya dan yang bersangkutan tidak mempunyai tanggungan atau kewajiban-kewajiban
lain.
Bogor Raya akan bertanggung jawab terhadap pemeliharaan/ penyimpanan dokumen
yang diberikan dan menanggung jika terjadi kerusakan/ kehilangan terkecuali yang
disebabkan oleh adanya Force Majeur.

Jakarta,………………………………

Penerima, Yang Menyerahkan

 LAPORAN DATA KARYAWAN

I. TUJUAN

Akurasi data sesuai dengan perkembangan/ perubahan.

II. SASARAN

M endukung kegiatan operasional dalam mem enuhi kebutuhan data karyawan

secara Akurat, Komplit dan Tepat Waktu.

III. PENANGGUNG JAWAB

1. HRD Department (melalui sub. Dept. Employment/ Payroll ) bertanggung-jawab

atas pemeliharaan akurasi pencatatan/ pelaporan data karyawan.
2. Sub. Dept. Employment/ Payroll bertanggung-jawab melaporkan posisi
perubahan/ keadaan tenaga kerja setiap bulan.
3. Relator HRD Department bertanggung-jawab memberikan masukan dan koreksi
bila terdapat kekeliruan dalam Laporan bulanan yang difeedbackkan oleh HRD
Department.

IV. MASUKAN YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES

Laporan data karyawan dan perubahan-perubahannya.

V. KELUARAN YANG DIHASILKAN

1. Laporan data karyawan dikelompokkan sesuai dengan Departemen.
2. Rekapitulasi profile data karyawan.
3. Daftar penambahan dan pengurangan karyawan.

VI. KRITERIA KARYAWAN YANG DILAPORKAN

1. Karyawan Tetap dengan status Bulanan.
2. Karyawan Tetap dengan status Mingguan.
3. Karyawan untuk jangka Waktu Tertentu (Karyawan training/ percobaan)
V II. Jenis Form Pelaporan D ata
1. Form Daftar Karyawan dikelompokkan menurut Departemen.
2. Form Daftar Karyawan Tambahan.
3. Form Daftar Pengurangan Karyawan.

VIII. URUTAN KERJA (PROSES)

a. Pelaporan Data dilakukan tiap bulan dan diserahkan selam bat-lam batnya
tanggal 5 bulan berikutnya.
b. Data tersebut disiapkan oleh Sub. Dept. Employment / Payroll.
c. HRD Department c.q Personnel M anager akan m engirimkan data per
Department ke masing-masing manajernya sebagai bahan informasi.
 (CONTOH)

IJIN PADA JAM KERJA

I. TUJUAN.

Untuk menjaga disiplin kerja, tata tertib dan keselamatan karyawan.

II. SASARAN

1. Tertib Hukum

2. Tertib Administrasi.

III. KEBIJAKAN UMUM

1. K aryawa n yang karena alasan-alasan tertentu (mendasar) sehingga harus

m eninggalkan pekerjaan sebelum w aktu yang telah ditetapkan baik akan
kembali bekerja atau tidak pada hari kerja tersebut, wajib memberitahukan
kepada Atasannya / Kepala Departemennya.

2. Atas pertimbangan Atasa / Kepala Departem ennya yang bersangkutan ijin pada
jam kerja dapat diberikan.

IV. PENANGGUNG JAWAB

1. A tasan / K epala Departem en yang bersangkutan bertanggung jaw ab

memberikan pertimbangan dan mengeluarkan Surat Ijin.

2. Security bertanggung jawab m em eriksa Surat Ijin yang diberikan sebelum

karyawan yang bersangkutan meninggalkan lokasi kerja.

V. MASUKAN YANG DIBUTUHKAN

Surat Ijin Meninggalkan Pekerjaan.

VI. KELUARAN YANG DIHASILKAN

Form Surat Ijin M eninggalkan Pekerjaan yang telah ditandatangani oleh Atasan/
Kepala Departemen yang bersangkutan.
VII. URUTAN KERJA (PROSES)

1. K aryawan yang pada hari kerja dan atau jam kerja yang akan keluar lokasi
kerja karena keperluan tertentu, m engajukan perm ohonan ijin kepada A tasan /
Kepala Departemen yang bersangkutan.

2. A tasan / K epala Departem en yang bersangkutan m em pertim bangkan dan

memutuskan pemberian ijin.

3. Karyawan yang telah m endapat ijin dapat meninggalkan lokasi kerja dengan
m elapor pada HRD dengan m enyerahkan Surat Ijin yang sudah ditandatangani
oleh Atasan / Kepala Departemen yang bersangkutan.

4. Menyerahkan Form Surat Ijin Meninggalkan Pekerjaan yang telah

ditandatangani oleh A tasan / Kepala Departem en yang bersangkutan dan H RD
ke Security.

5. Security mencatat dan membuat rekap setiap bulan dan melaporkan ke HRD.

Karyawan A tasan/K epala Bogor Raya HRD Security

D epartem en

Isi Form Surat Ijin Persetujuan disetujui Tanda tangan Catat buat
Meninggalkan dikolom laporan
Pekerjaan mengetahui

Kembal i ke tempat ditolak

kerja Hasil Rekapan Ijin
(CONTOH)
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
VERSI GRATIS!!!
LENGKAPNYA SAMPAI HALAMAN 110
BISA DAPATKAAN DI www.contohsop.com