CRITICAL SUCCESS FACTOR SUBSISTEM REGISTRASI PASIEN

DAN PELAYANAN INFORMASI

I. GAMBARAN PROFIL RUMAH SAKIT X

Sejarah Rumah Sakit

Rumah sakit X berdiri pada tanggal 10 Juni 2008, berupa Rumah Bersalin “X” didirikan oleh
Bonar, sebagai ketua pendiri yayasan. Surat izin operasional dari dinas kesehatan propinsi jawa
barat No.2341/KS030/XI/2008 tanggal 13 november 2008 dan dirjen yankes depkes RI pusat
No.0674/YANKES/RSKS/2008 tanggal 22 mei 2008. Pada tahun 2010 jumlah tempat tidur (TT)
berubah dari 13 TT menjadi 47 TT, dan mulai dibuat kamar operasi. Kemajuan lain yang telah
diraih adalah pada tahun 2012 sampai sekarang jumlah tempat tidur mencapai 52 TT.

Status dan Kedudukan Rumah Sakit

Status Rumah Sakit X adalah rumah sakit umum swasta, dibawah naungan yayasan.
Berkedudukan pada Jl. Ahman Bekasi dan berdiri diatas lahan seluas 3.050 M2 dan luas
bangunan mencapai 1.780 M2.

Visi, Misi, Tujuan, dan Motto Rumah Sakit

Visi rumah sakit adalah “Menjadi Rumah Sakit yang Mengutamakan Mutu Pelayanan Kesehatan
bagi Kepuasan Pelanggan”.
Misi rumah sakit adalah:
1. Mengelola pelayanan kesehatan secara professional
2. Memuaskan pelanggan melalui pelayanan kesehatan yang kompetitif dan terjangkau.
3. Meningkatkan kualitas SDM melalui pendidikan dan pelatihan.
4. Dapat bekerja dengan institusi terkait.

Tujuan Rumah Sakit

Tujuan didirikannya Rumah Sakit X adalah untuk membantu pemerintah dalam meningkatkan
derajat kesehatan bagi masyarakat melalui peningkatan mutu pelayanan.

Motto Rumah Sakit

Motto rumah sakit adalah “Kesehatan Anda adalah Kebanggaan Kami”.
Fasilitas Rumah Sakit
1. Rawat Jalan:
a. Poli Kebidanan dan Kandungan
b. Poli Bedah Urologi
c. Poli Bedah Orthopedi
d. Poli Bedah Urologi
e. Poli Anak
f. Poli Penyakit Dalam
g. Poliklinik THT
h. Poli Mata
i. Poli Syaraf
j. Poli Akupuntur Medik
k. Poli penyakit Kulit dan Kelamin
2. Dokter Jaga 24 Jam
3. Rawat Inap:
a) VIP
b) Kelas Utama
c) Kelas I (Satu)
d) Kelas II (Dua)
e) Kelas III (Tiga)
f) Perinatologi
4. Kamar Bedah
5. Kamar Bersalin
6. USG
7. Klinik Fisiotherapy
8. Klinik Laboratorium
9. Apotik dan Depo
10. Rontgen
11. Jadwal Praktik Dokter: a. UGD : 24 Jam
b. Poliklinik Umum : 08.00 – 14.00
c. Poliklinik Spesialis : 08.00 – 14.00 (pagi)
17.00 - 21.00 (sore)
Tarif :
TARIF
No RUANGAN KELAS TT (Rp/Hari) FASILITAS
1 Kelas Utama Utama 1 Rp. 350.000 AC, TV, Kulkas, Bedside
Locker, Sofa, Dispenser,
Kamar Mandi Dan Wastafel

2 Dahlia 1 & 2 I 2 Rp. 240.000 AC, TV, Kulkas, Bedside

Locker, Kursi Tamu,
Dispenser, Kamar Mandi
Dan Wastafel
3 Bougenville 1 II 3 Rp. 170.000 AC, TV, Kulkas, Bedside
Locker, Kamar Mandi
4 Anggrek 3 II 3 Rp. 170.000 AC, TV, Kulkas, Bedside
Locker, Kamar Mandi
5 Anggrek 4 II 3 Rp. 170.000 AC, TV, Kulkas, Bedside
Locker, Kamar Mandi
6 Anggrek 5 II 3 Rp. 170.000 AC, TV, Kulkas, Bedside
Locker, Kamar Mandi
7 Melati 1 & 2 III 7 Rp. 75.000 AC,Kamar Mandi,Bedside
Locker

8 Bougenville 2 III 4 Rp. 75.000 AC,Kamar Mandi,Bedside

Locker
 9 Anggrek 1 & 2 III 8 Rp. 75.000 AC,Kamar Mandi,Bedside
Locker

10 Cempaka 1,2,3,4 III 16 Rp. 75.000 AC,Kamar Mandi,Bedside

Locker
11 Kamar Bayi Normal - 13 Rp. 65.000 AC

12 Kamar Observasi - 2 Rp. 75.000 AC,Bedside Locker, Kamar

Mandi

II. GAMBARAN PROSES BISNIS RUMAH SAKIT X

Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Proses registrasi pasien yang ada dalam rumah sakit sebagai berikut :

1. Proses Registrasi Pasien Baru dan Lama Rawat Jalan

Jika pasien adalah pasien baru (dewasa, anak, dan ibu hamil) datang ke bagian registrasi maka
pasien harus menyerahkan KTP dan bagian registrasi akan mengisi data sosial pasien ke dalam
Lembar Poliklinik sesuai data-data pasien yang ada di KTP, sedangkan jika pasien adalah pasien
lama, bagian registrasi akan meminta Kartu pasien. Jika pasien termasuk pasien jaminan
asuransi/perusahaan maka harus menyerahkan kartu asuransi. Jika Kartu Asuransi tersebut bisa
digesek, lalu bagian registrasi akan menggesek kartu tersebut dan dicetak (print out), tetapi
kalau tidak bisa di gesek, maka bagian registrasi akan meminta foto kopi dari Kartu Asuransi
pasien yang asli dan status pasien adalah pasien jaminan asuransi. Setelah bagian registrasi
mengisi data sosial pasien kemudian bagian registrasi akan mencatat data kunjungan pasien
baru atau lama tersebut ke buku registrasi pasien rawat jalan dan memberikan penomoran
pada nomor rekam medik pasien (untuk pasien baru) pada lembar poliklinik. Kemudian bagian
registrasi akan membuat kartu pasien yang berisi nomor rekam medik, nama serta alamat
pasien.
Setelah itu pasien menunggu untuk dipanggil menuju Poliklinik yang dituju dan bagian registrasi
akan memasukan lembar poliklinik beserta form asuransi, hasil cetakan atau foto kopi kartu
asuransi asli pasien tersebut, dan slip jasa dokter ke dalam berkas rekam medik, kemudian
berkas rekam medik akan diberikan kepada perawat poliklinik. Kemudian pasien akan berobat
ke dokter. Setelah itu perawat poliklinik akan mencatat diagnosa penyakit pasien, tindakan dan
obat apa saja yang diberikan untuk pasien di berkas rekam medik dan membawa berkas rekam
medik kembali ke bagian registrasi untuk disimpan/diarsip serta memberikan slip jasa dokter ke
pasien dan pasien akan menuju bagian kasir.

2. Proses Registrasi Pasien Baru dan Lama Rawat Inap

Setelah pasien (dewasa, anak, dan ibu hamil) konsultasi ke dokter dan diharuskan rawat inap
maka pasien akan diberikan Slip Permintaan Rawat Inap 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan ke kasir
dan rangkap 2 diberikan ke pasien setelah diisi oleh kasir. Kemudian pasien datang ke bagian
kasir untuk memilih kelas perawatan yang diambil dan membayar uang muka sebagai deposit.
Kasir akan memberikan Lembar Surat Pernyataan Rawat Inap (SPRI) 1 rangkap untuk pasien,
yang telah ditandatangani pasien dan kasir sebagai bukti rawat inap pasien untuk dimasukkan
ke berkas rekam medik pasien oleh bagian registrasi. Setelah itu, bagian registrasi akan mengisi
Lembar Masuk dan Keluar (lembar rawat inap), kemudian bagian registrasi akan mengganti
status pasien menjadi pasien rawat inap (ranap) dan mencatat data pasien tersebut ke dalam
buku registrasi pasien rawat inap, setelah itu bagian registrasi akan memberikan rekam medik
kepada perawat poliklinik yang akan mengantarkan berkas rekam medik tersebut ke perawat
bagian rawat inap.

3. Proses Registrasi Pasien Rujukan

Pasien (dewasa, anak, dan ibu hamil) datang atas rujukan dari dokter pribadi, puskesmas atau
rumah sakit lain dengan membawa Lembar Surat Rujukan (rekam medik) sebelumnya. Jika
pasien rujukan adalah pasien baru, maka proses registrasinya sama dengan pasien baru lainnya,
begitu pula jika pasien adalah pasien lama maka proses registrasi sama dengan pasien lama
lainnya dan jika pasien rujukan termasuk pasien jaminan asuransi/perusahaan, maka harus
menyerahkan kartu asuransi. Pasien rujukan pada umumnya akan menuju dokter spesialis. Jika
pasien rujukan datang kurang dari pukul 14.00 dan dokter yang dituju sedang bertugas maka
pasien bisa langsung menuju poliklinik dan dokter yang dibutuhkan, sedangkan jika pasien
rujukan datang lebih dari pukul 14.00 dan tujuannya adalah dokter spesialis, tetapi dokter
spesialis sedang tidak bertugas maka pasien tersebut akan diserahkan ke bagian UGD terlebih
dahulu untuk diperiksa dan di diagnosa ulang agar menemukan kecocokan diantara diagnosa
dokter UGD dengan rekam medik sebelumnya dan dokter UGD akan melakukan konfirmasi
dengan dokter spesialis yang terkait dengan penyakit pasien. Setelah proses diagnosa selesai,
jika pasien tidak diharuskan rawat inap, maka pasien langsung ke kasir untuk membayar jasa
dokter, tetapi jika pasien diharuskan rawat inap (proses registrasi sama dengan registrasi rawat
inap), maka dokter spesialis akan memberikan Slip Permintaan Rawat Inap dan pasien akan
memberikan slip tersebut ke bagian kasir dan kasir akan memberikan SPRI (Surat Pernyataan
Rawat Inap) yang akan diberikan pasien ke bagian registrasi (status pasien menjadi pasien rawat
inap), kemudian bagian registrasi akan mengisi Lembar Masuk dan Keluar mengenai data pasien
rujukan tersebut. Setelah itu, lembar tersebut akan dimasukan kedalam berkas rekam medik
yang kemudian diberikan kepada perawat UGD yang akan mengantarkan berkas rekam medik
tersebut ke perawat bagian rawat inap.

4. Proses Registrasi Pasien Medical Check Up (MCU) Paket Pribadi

Pasien MCU terbagi menjadi pasien MCU pribadi dan rekanan. Proses registrasi MCU pribadi
dimulai ketika pasien datang ke bagian registrasi dan ingin melakukan MCU paket. Jika pasien
adalah pasien baru maka proses registrasi sama dengan pasien baru lainnya dan jika pasien
adalah pasien lama maka proses registrasi sama dengan pasien lama lainnya. Bagian registrasi
akan mencatat MCU paket yang dipilih oleh pasien di lembar MCU dan kunjungan pasien MCU
pribadi akan dicatat ke dalam buku registrasi rawat jalan dan buku registrasi khusus MCU.
Kemudian bagian registrasi akan mengantar berkas rekam medik (MCU) tersebut ke perawat
poliklinik menuju dokter yang khusus menangani medical check up. Dokter akan melakukan
pemeriksaan kesehatan terhadap pasien dan mengeluarkan Surat Pengantar Laboratorium
(lab)/Radiologi (ro) atau SPL/R untuk pasien bawa ke lab/ro. Setelah konsultasi di dokter MCU,
pasien akan menuju lab/ro dengan membawa SPL/R, bagian lab/ro akan mencatat kunjungan
pasien berdasarkan nomor urut dan hasil lab/ro diberikan ke registrasi untuk diambil pasien 1
sampai 2 hari dari hari pemeriksaan, sedangkan slip tagihan lab/ro diberikan ke pasien untuk
pasien bawa ke kasir. Pasien akan melakukan pembayaran di Kasir dan Kasir akan memberikan
bukti pembayaran tagihan MCU (lab/ro) yang berguna untuk pasien mengambil hasil MCU
(lab/ro) dikeesokan hari. Bagian lab/ro akan memberikan hasil lab/ro pasien ke bagian registrasi
dan bagian registrasi akan memberikan ke dokter MCU untuk didiagnosa lebih lanjut. Kemudian
setelah didiagnosa, hasil MCU (lab/ro) tersebut kembali diberikan ke bagian registrasi dan
bagian registrasi akan menambahkan keterangan- keterangan hasil diagnosa dari dokter MCU,
setelah itu hasil MCU (lab/ro) siap diambil oleh pasien.

5. Proses Registrasi Pasien MCU Paket Rekanan

Proses registrasi MCU rekanan dimulai ketika pasien datang ke bagian registrasi dengan
membawa Surat Keterangan (SK) dari perusahaan yang sudah bekerjasama dengan rumah sakit
untuk dilakukan pemeriksaan kesehatan dan cek lab/ro. Kemudian bagian registrasi mencatat
kunjungan pasien kedalam buku registrasi khusus MCU. Pada sistem yang berjalan, pasien MCU
paket rekanan tidak mendaftarkan diri dengan menggunakan nomor rekam mediknya (jika
pasien lama), begitu pula jika pasien adalah pasien baru tidak harus registrasi terlebih dahulu.
Kemudian bagian registrasi akan memasukkan Surat Keterangan dari perusahaan kedalam
rekam medik MCU dan akan mengantar berkas tersebut ke perawat poliklinik. Setelah itu pasien
akan dipanggil untuk menuju dokter yang khusus menangani medical check up. Dokter MCU
akan melakukan pemeriksaan kesehatan terhadap pasien dan mengeluarkan Surat Pengantar
Laboratorium (lab)/Radiologi (ro) atau SPL/R untuk pasien bawa ke lab/ro. Setelah konsultasi di
dokter MCU, pasien akan menuju lab/ro dengan membawa SPL/R, bagian lab/ro akan mencatat
kunjungan pasien berdasarkan nomor urut. Setelah pasien diperiksa, pasien boleh langsung
pulang. Tagihan MCU (lab/ro) akan diberikan ke bagian kasir untuk dikirim ke perusahaan,
sedangkan hasil MCU (lab/ro) diberikan ke bagian registrasi dan bagian registrasi akan
memberikan ke dokter MCU untuk didiagnosa lebih lanjut. Kemudian setelah didiagnosa, hasil
MCU (lab/ro) tersebut kembali diberikan ke bagian registrasi dan bagian registrasi akan
menambahkan keterangan- keterangan hasil diagnosa dari dokter MCU, setelah itu hasil MCU
(lab/ro) diberikan ke bagian kasir. Kemudian bagian kasir akan mengirim hasil beserta tagihan
MCU (lab/ro) pasien ke perusahaan tempat pasien bekerja.
6. Proses Pelayanan Informasi
Pasien atau pengunjung datang ke bagian registrasi untuk mencari informasi tentang segala
sesuatu yang berhubungan dengan rumah sakit. Lalu bagian registrasi akan mencari informasi-
informasi yang dibutuhkan oleh pasien atau pengunjung dan memberikannya langsung kepada
pasien atau pengunjung.
III. FUNGSI-FUNGSI TERKAIT DALAM PROSES BISNIS
Fungsi terkait yang berhubungan dengan proses bisnis registrasi pasien dan pelayanan informasi
adalah sebagai berikut :

a. Fungsi Pelayanan Informasi

Fungsi ini terkait dalam hal memberikan informasi yang dibutuhkan untuk pasien atau
pengunjung yang ingin menjenguk keluarganya yang dirawat. Informasi yang paling sering
ditanyakan yaitu mengenai informasi jadwal praktik dokter, letak ruangan/kamar rawat
inap pasien yang dirawat, tarif jasa dokter, tarif kamar rawat inap, dan fasilitas rumah
sakit.
b. Fungsi registrasi atau pendaftaran.
Fungsi registrasi terkait dalam hal penerimaan pasien pertama kali di bagian registrasi.
Dalam tahapan registrasi ini akan didapatkan data pasien yang akan dimasukan kedalam
berkas rekam medik pasien. Rekam medik inilah yang kemudian akan digunakan sebagai
referensi kondisi pasien, pencatatan berbagai diagnosa dan tindakan yang terlibat dengan
pasien selama di rumah sakit. Secara langsung fungsi ini terlibat dalam proses rawat jalan
pada pemberian informasi dan pendaftaran untuk konsultasi ke poliklinik tertentu.
c. Fungsi rawat jalan dan rawat inap.
Fungsi ini terkait ketika pasien selesai melakukan proses registrasi. Setelah itu pasien akan
mendapatkan pelayanan rawat jalan yaitu pasien menuju poliklinik yang telah dipilih
untuk konsultasi dengan dokter umum/spesialis kemudian jika pasien diharuskan rawat
inap oleh dokter, maka pasien melakukan prosedur untuk rawat inap dirumah sakit.
d. Fungsi Kasir
 Fungsi kasir terkait dalam hal registrasi pasien rawat jalan dan rawat inap. Dalam proses
registrasi rawat jalan, ketika pasien selesai konsultasi maka akan diberikan slip jasa dokter
oleh perawat poliklinik untuk dibawa ke kasir dan untuk registrasi rawat inap, pasien akan
diberi informasi mengenai pilihan kelas dan kamar yang tersedia, serta biaya jenis kelas
yang dipilih. Selain itu, kasir menangani proses rawat inap saat pasien akan keluar dari
rumah sakit dalam hal penyelesaian urusan administrasi pasien rawat inap.

IV. DOKUMEN DAN LAPORAN YANG DIBUTUHKAN

Laporan yang dibutuhkan di rumah sakit pada perancangan subsistem registrasi pasien dan
pelayanan informasi adalah sebagai berikut :
a. Lembar Poliklinik Rawat Jalan Umum
b. Slip jasa dokter rawat jalan
c. Lembar Surat Rujukan
d. Form Jaminan Asuransi/Perusahaan
e. Slip Permintaan Rawat Inap
f. Surat Pernyataan Rawat Inap
g. Lembar Masuk dan Keluar Rawat Inap Umum
h. Catatan poliklnik
i. Lembar Hasil Medical Check Up (MCU)
j. Laporan kunjungan pasien per shift
k. Laporan harian dan bulanan kunjungan pasien rawat jalan dengan jaminan
l. Laporan harian dan bulanan kunjungan pasien rawat inap dengan jaminan
m. Laporan kunjungan pasien UGD emergency false.

V. ANALISIS CRITICAL SUCCESS FACTOR

CRITICAL SUCCESS FACTOR RUMAH SAKIT
Setiap bidang usaha tentunya memiliki faktor-faktor yang berbeda yang dapat membawa
mereka menuju kesuksesan. Pada rumah sakit x, faktor-faktor yang menentukan sukses atau
tidaknya adalah sebagai berikut :
  Menyediakan fasilitas yang maksimal.
Pihak rumah sakit menyediakan fasilitas yang maksimal mengenai kelengkapan peralatan
medis yang menunjang rumah sakit tersebut, baik di ruang poliklinik maupun di ruang
rawat inap dan juga kelengkapan di fasilitas lainnya yang dapat membuat pasien merasa
nyaman, seperti ruang tunggu, kafetaria, letak ATM yang mudah dijangkau dan toilet
yang bersih. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kepuasan pasien selama berada di
rumah sakit.
 Menyediakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas.
Pihak rumah sakit menyediakan SDM yang berkualitas yaitu pekerja-pekerja yang
melayani pasien, seperti dokter, perawat, dan staf lainnya, dimana profesionalisme kerja
menjadi syarat utamanya.
 Menyediakan Inventory obat yang paling banyak dibutuhkan pasien.
Pihak rumah sakit menyediakan inventory obat yang paling banyak dibutuhkan pasien
terkait dengan perencanaan dan perhitungan kebutuhan obat, pengelolaan dan
pemantauan obat yang baik dalam hal ketersediaan, kelengkapan dan kualitas/mutu
obat serta ketanggapan dalam pemenuhan obat ke pasien. Perencanaan inventory obat
dapat dilakukan dengan melakukan Analisis ABC dan Analisis Indeks Kritis ABC untuk
menentukan tingkat prioritas masing-masing obat serta mempermudah dalam
pengelolaan penyimpanan inventory obat tersebut. Kemudian juga dilakukan
perhitungan EOQ dan ROP untuk menentukan jumlah, waktu dan intensitas pemesanan
yang tepat ke PBF pada saat item mencapai titik pemesanan kembali, sehingga
pengelolaan dan pemantauan ketersediaan, kelengkapan dan kualitas obat dapat
dipastikan terpenuhi dan terjaga dengan baik yang secara otomatis akan mendukung
kecepatan dalam pemenuhan obat yang dibutuhkan oleh pasien. Obat yang mahal dan
jarang dibutuhkan pasien lebih baik dikurangi persediannya.
VI. KESIMPULAN
Dari hasil evaluasi yang dilakukan pada rumah sakit diperoleh hasil bahwa informasi yang
dibutuhkan dalam perancangan subsistem pelayanan informasi dan registrasi pasien adalah
sebagai berikut :
 1. Informasi petugas/karyawan yang melayani registrasi, rekam medik dan
pelayanan informasi untuk pasien.
2. Informasi profil pasien.
3. Informasi jaminan asuransi/perusahaan yang bekerja sama dengan rumah sakit.
4. Informasi jadwal dokter jaga (UGD), dokter umum, spesialis, dan tarif konsultasi
dokter.
5. Informasi kelas dan ruangan rawat inap serta tarifnya.
6. Informasi jenis Medical Check Up (MCU) Paket dan tarifnya.
7. Informasi fasilitas yang dimiliki oleh rumah sakit.
Dengan demikian apabila informasi tsb diatas di rancang dengan baik, maka akan
mempermudah dan meningkatkan kinerja pelayanan informasi dan registrasi pasien.