SISTEM INVENTORY OBAT PADA APOTEK INDAH

MENGGUNAKAN METODE FIRST IN FIRST OUT

(Studi Kasus : APOTEK INDAH MEDAN)

Baha Dacreanto Tambunan, Evta Indra, M.Kom, Wendra Pratama, M.Kom.

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknologi dan Ilmu Komputer
Universitas Prima Indonesia

bdtambunan31@gmail.com

Abstrak
Perkembangan teknologi informasi yang begitu maju saat ini, membuat penyediaan
informasi yang cepat dan akurat sangat dibutuhkan. Teknologi tersebut sangatlah membantu
dalam mempercepat, mempermudah dan menciptakan keakuratan pengolahan data. Salah
satunya dalam bidang kesehatan seperti farmasi sudah banyak menggunakan sistem informasi
yang didesain khusus untuk menangani berbagai lingkup inventory salah satunya apotek.
Apotek merupakan suatu tempat pelayanan produk maupun jasa kefarmasian (obat-obatan)
kepada masyarakat. Inventory adalah memenuhi semua permintaan pelanggan dengan
persediaan barang yang seminimal mungkin. Apotek Indah adalah sebuah apotek yang sedang
berkembang dan bergerak di bidang pelayanan jasa, sistem yang digunakan dalam melakukan
proses pengolahan data masih menggunakan sistem konvensional. Pada penelitian ini penulis
menggunakan Metode First In First Out (FIFO). Metode First In First Out metode yang
beranggapan barang yang pertama masuk dianggap dijual paling awal juga. Dengan FIFO
biaya inventory diperhitungkan dalam barang yang siap dijual atau dikonsumsikan yang sudah
ada lebih lama dan hal itu berarti stok yang tersedia adalah pembelian yang paling lama atau
paling dulu diproduksi dan unit yang digunakan akan dibebankan pada harga dari barang yang
terlama.
Kata Kunci : Inventory, Fifo, Apotek

ABSTRACT
The development of information technology is so advanced today, making the
provision of rapid and accurate information is needed. The technology is helping to
accelerate, simplify and create accuracy of data processing. One of them in the health sector
1
such as pharmaceuticals has many uses information system specifically designed to handle a
wide scope of inventory one pharmacy. Pharmacy is a place of service of pharmacy products
and services (medication) to the public. Inventory is meeting all customer demand with
inventory to a minimum. Beautiful Pharmacy is a pharmacy that is developing and moving in
the field of services, the system used in processing the data is still using the conventional
system. In this study the authors using Method First In First Out (FIFO). Methods First In
First Out method assumes that the first items sold sign is considered the earliest well. FIFO
inventory costs factored into goods ready for sale or consumed are already longer and it
means that the stock available is the purchase of the longest or most first produced and units
used will be charged at the price of goods is the longest.
Keywords: Inventory, Fifo, Pharmacy

1. Pendahuluan ini Apotek Indah mengalami kesulitan

Perkembangan teknologi informasi yang karena masih menggunakan sistem
begitu maju saat ini, membuat penyediaan konvensional dalam pengolahan datanya
informasi yang cepat dan akurat sangat seperti pengolahan data transaksi penjualan
dibutuhkan. Teknologi tersebut sangatlah obat, laporan penerimaan, laporan
membantu dalam mempercepat, pengeluaran, laporan stok obat. Untuk itu
mempermudah dan menciptakan diperlukan suatu penerapan sistem
keakuratan pengolahan data, salah satunya inventory yang dapat membantu dalam
dalam bidang kesehatan seperti farmasi proses manajemen dalam pengolahan
sudah banyak menggunakan sistem datanya.
informasi yang didesain khusus untuk Dalam menyelesaikan permasalahan
menangani berbagai lingkup inventory. ini penulis menggunkan Metode First In
Teknologi komputer tersebut menjadi First Out (FIFO). Metode FIFO metode
syarat utama untuk menunjukkan kualitas yang beranggapan barang yang pertama
bidang pelayanan kesehatan pada apotek. masuk dianggap dijual paling awal juga.
Apotek Indah adalah sebuah apotek Dengan FIFO biaya inventory
yang sedang berkembang dan bergerak di diperhitungkan dalam barang yang siap
bidang pelayanan jasa yang belum dijual atau dikonsumsikan yang sudah ada
menerapkan sistem inventory dalam lebih lama dan hal itu berarti stok yang
melakukan pengolahan datanya, selama tersedia adalah pembelian yang paling

2
lama atau paling dulu diproduksi dan unit lama atau paling dulu diproduksi dan unit
yang digunakan akan dibebankan pada yang digunakan akan dibebankan pada
harga dari barang yang terlama. Dari harga dari barang yang terlama (Faisal
permasalahan diatas, maka penulis Rahman, Tony Hartono Bagio). Metode
melakukan penelitian dengan judul yang dapat digunakan ada 2, yaitu :
“Sistem Inventory Obat Pada Apotek Indah 1. Perpetual
Menggunakan Metode First In First Out Dengan cara ini setiap keluar atau
(FIFO)”. masuknya barang dapat diketahui
dengan pasti dan terinci, karena
2. Landasan Teori selalu dicatat setiap jenis barang
Sistem pada dasarnya adalah yang keluar atau masuk, serta biaya
sekelompok unsur yang erat hubungannya bahan yang dikeluarkan. Dengan
satu dengan yang lain, yang berfungsi cara ini dapat memudahkan kita
bersama-sama untuk mencapai tujuan dalam melakukan pengecakan
tertentu (Tata Sutabri, 2012:6). Setiap terhadap keluar masuknya barang.
sistem terdiri dari struktur dan proses, 2. Periodik
struktur sistem merupakan unsur-unsur Dengan cara periodik persediaan
yang membentuk sistem, sedangkan proses barang dapat diketahui dalam satu
sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur periode
sistem dalam mencapai tujuan sistem. tertentu, namun dengan cara ini
Setiap sistem merupakan bagian dari keluar masuknya barang tidak
sistem lain yang lebih besar dan terdiri dari dapat diketahui dengan rinci,
berbagai sistem yang lebih kecil, yang karena dalam pencatatan hanya
disebut sebagai subsistem. masuknya barang saja yang dicatat.
Metode alur / flow dari inventory Untuk mengetahui berapa biaya
menunjukan cara suatu barang diambil dari bahan baku yang dipakai dalam
inventory. Alur inventory dalam akunting produksi harus dilakukan dengan
mungkin tidak akan sama dengan alur cara menghitung sisa persediaan
dalam keadaan sebenarnya dari barang bahan baku yang masih ada
jadi. Dengan FIFO, biaya inventory digudang pada akhir periode
diperhitungkan dalam barang yang siap akuntansi. Harga pokok persediaan
dijual atau dikonsumsikan yang sudah ada awal ditambah harga pokok bahan
lebih lama dan hal itu berarti stok yang baku yang dibeli dikurangi harga
tersedia adalah pembelian yang paling pokok persediaan bahan baku

3
 yang masih ada pada akhir mungkin. Namun kita tidak boleh melihat
periode adalah biaya-biaya bahan keuntungan yang diperoleh hanya dengan
baku yang dipakai. memperhatikan segi inventory dari bagian
Setiap perusahaan, apakah gudang saja karena inventory berpengaruh
perusahaan itu perusahaan perdagangan dalam semua departemen yang ada dalam
ataupun perusahaan pabrik serta suatu perusahaan.
perusahaan jasa selalu mengadakan
persediaan. Tanpa adanya persediaan, para 3. Analisa dan Perancangan
pengusaha akan dihadapkan pada resiko Dalam analisis masalah perlu
bahwa perusahaannya pada suatu waktu menganalisis sistem yang sedang berjalan
tidak dapat memenuhi keinginan dengan pemeriksaan secara terperinci agar
pelanggan yang memerlukan atau meminta segala permasalahan dan keterbatasan-
barang/jasa. Persediaan diadakan apabila keterbatasan sistem lama dapat diketahui
keuntungan yang diharapkan dari dengan jelas. Hal ini dikaitkan dengan
persediaan tersebut hendaknya lebih besar kemampuan sistem dalam mencapai tujuan
dari pada biaya-biaya yang ditimbulkannya dan objektivitas organisasi.
(Minarni, Susanti, 2014:3). Analisa yang sedang berjalan pada
Inventory merupakan sebuah prinsipnya adalah mempelajari sistem
konsep yang mencerminkan sumber daya dengan melakukan penelitian dan
yang dapat digunakan tetapi tidak/belum pengamatan terhadap unit-unit kerja yang
dipergunakan. Pengertian inventory dapat terlibat dalam proses menampilkan
diartikan dalam beberapa hal yang informasi persediaan barang. Hal ini
berbeda, antara lain : ditunjukan untuk mengetahui secara jelas
1. Stok yang tersedia pada saat itu dan terinci proses penginputan data, serta
juga. untuk mengevaluasi permasalahan-
2. Daftar perincian barang yang permasalahan, hambatan-hambatan yang
tersedia. terjadi dan kebutuhan yang diharapkan
3. (Untuk keuangan dan akunting) sehingga akan dapat diusulkan suatu
jumlah stok barang yang dimiliki pengembangan sistem informasi yang
oleh suatu organisasi pada suatu baru.
waktu. Berdasarkan penelitian yang telah
Fungsi pokok dari inventory adalah dilakukan di Apotek Indah, sistem
memenuhi semua permintaan pelanggan informasi inventory obat yang sedang
dengan persediaan barang yang seminimal digunakan untuk mengelola data masih

4
menggunakan sistem yang manual dengan
mencatat ke dalam buku, sehingga
membutuhkan waktu yang lama untuk
memberikan laporan mengenai persediaan
obat.
Berdasarkan keadaan yang terjadi
pada sistem yang sedang berjalan diatas, Gambar 1 Use Case Diagram

terdapat beberapa masalah mengenai Keterangan :

penyajian data dan laporan, diantaranya : Berdasarkan gambar use case

1. Adanya kesulitan dalam diagram di atas menjelaskan bahwa

pengelolaan persediaan obat yang Petugas Inventory dapat melakukan login
masih menggunakan cara manual.
2. Perlunya pengelolaan persediaan terlebh dahulu, setelah itu petugas
obat dengan menggunakan metode inventory bisa mengolah data master,
tertentu.
3. Pengelolaan informasi perencanaan transaksi dan dapat melihat laporan data
dan pengendalian persediaan yang obat.
tidak didukung oleh suatu sistem
yang baik akan menyulitkan dalam Kebutuhan alur kerja (workflow)
pengelolaan persediaan. sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas

Dalam perancangan struktur aplikasi dalam suatu proses dimodelkan dengan

ini dibantu dengan pemodelan sistem diagram aktivitas. Diagram ini sangat

dengan menggunakan Unified Modeling mirip dengan flowchart karena kita dapat

Language. Ada 2 (dua) jenis diagram yang memodelkan sebuah alur kerja dari satu

akan digunakan yaitu: Use case Diagram aktivitas ke aktivitas lainnya atau dari satu

dan Activity diagram. aktivitas ke dalam keadaan sesaat (state).

Perilaku beserta tugas-tugas dari 1. Diagram Aktivitas Login

tiap-tiap elemen maupun aktor yang Menggambarkan aliran autentifikasi

terlibat dalam sistem yang akan dirancang, pengguna pada saat akan menggunakan

akan digambarkan dalam Use case yang aplikasi sistem inventory. Diagram

bertujuan untuk memberikan gambaran aktivitas login dapat dilihat pada gambar 1

secara umum tentang sistem yang akan

dirancang

5
 4. Diagram Aktivitas Kelola Obat Masuk
Menggambarkan aliran aktivitas
kelola obat masuk. Diagram aktivitas
kelola obat masuk dapat dilihat pada
gambar 4

Gambar 1 Activity Diagram Login

2. Diagram Aktivitas Kelola Data Supplier

Menggambarkan aliran aktivitas
kelola data supplier. Diagram aktivitas Gambar 4 Activity Diagram Kelola Obat Masuk
kelola data supplier dapat dilihat pada 5. Diagram Aktivitas Kelola Obat Keluar
gambar 2 Menggambarkan aliran aktivitas
kelola obat keluar. Diagram aktivitas
kelola obat keluar dapat dilihat pada
gambar 5

Gambar 2 Activity Diagram Kelola Supplier

3. Diagram Aktivitas Kelola Data Obat

Menggambarkan aliran aktivitas
kelola data obat. Diagram aktivitas
Gambar 5 Activity Diagram Kelola Obat Keluar
kelola data obat dapat dilihat pada gambar
3
6. Diagram Aktivitas Laporan Data Obat
U ser S is te m

s ta r t Menggambarkan aliran aktivitas

M e n u U ta m a

P ilih fo r m M e n a m p i l k a f o rm
laporan data obat. Diagram aktivitas
k e lo la d a ta o b a t K e lo la d a ta o b a t

K e lo la d a ta o b a t ( T a m b a h /
E d i t/ H a p u s )
laporan data obat dapat dilihat pada
K l i k t o m b o l ( T a m b a h /E d i t /

gambar 6
H a p u s)

Cek
B a ta l/d a t a tid a k
v a lid
D a t a V a l id
M e m p ro s e s d a t a

E nd

Gambar 3 Activity Diagram Kelola Data Obat

6
 Gambar 8 Activity Diagram Laporan Obat
Keluar

4. Implementasi Sistem
Halaman admin atau tampil pertama
sekali pada saat admin mengakses sistem.
Adapun tampilan halaman admin dapat
dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 6 Activity Diagram Laporan Data Obat

7. Diagram Aktivitas Laporan Obat Masuk

Menggambarkan aliran aktivitas
laporan obat masuk. Diagram aktivitas
laporan obat masuk dapat dilihat pada
gambar 7 Gambar 1 Halaman Admin
Adapun tampilan halaman login
dapat dilihat pada gambar berikut ini:

Gambar 7 Activity Diagram Laporan Obat

Masuk

8. Diagram Aktivitas Laporan Obat Keluar Gambar 2 Halaman Login

Menggambarkan aliran aktivitas Cara kerjanya :

laporan obat keluar. Diagram aktivitas 1. Masukkan username dan password
laporan obat keluar dapat dilihat pada 2. Lalu klik tombol login, jika berhasil
gambar 8 login maka akan menuju ke halaman
berikutnya.

Halaman utama ini merupakan

halaman yang tampil ketika berhasil
melakukan login pada saat admin

7
mengakses sistem. Adapun tampilan
halaman utama dapat dilihat pada gambar Halaman Input master obat ini
berikut ini: merupakan halaman untuk mengelola data
obat. Adapun tampilan halaman input
master obat dapat dilihat pada gambar
berikut ini:

Gambar 3 Halaman Utama

Halaman input master supplier ini

merupakan halaman untuk mengelola
data supplier. Gambar 5 Halaman Input Data Master Obat
Cara kerjanya:
1. Input data master obat, nama obat,
pilih jenis obat, dan satuan
kemudian jika ingin disimpan maka
tekan tombol simpan.
2. Jika ingin mengubah data obat, pilih
edit pada bagian tabel yang ingin
diedit setelah selesai pilih tombol
Gambar 4 Halaman Input Master Supplier simpan.
Cara kerjanya: 3. Jika ingin menghapus data obat, pilih
1. Input nama supplier, alamat, telp delete yang ingin dihapus.
kemudian jika ingin disimpan maka
tekan tombol simpan. Halaman form input obat masuk ini
2. Jika ingin mengubah data supplier, merupakan halaman berupa pengolahan
pilih edit pada bagian tabel yang data obat yang telah dimasukkan
ingin di edit setelah selesai pilih sebelumnya. Adapun tampilan halaman
tombol simpan. proses dapat dilihat pada gambar berikut
3. Jika ingin menghapus data supplier, ini:
pilih delete yang ingin dihapus.

8
 Dalam form input barang keluar
admin melilih tanggal, pilih kode obat,
maka akan muncul secara otomatis nama
dan jenis obat dan meng-input jumlah obat
keluar.

Gambar 6 Halaman Form Input Obat Masuk Halaman laporan data supplier ini
Cara kerjanya: berupa tabel untuk melihat data supplier.
1. Form Input obat masuk, pilih kode Adapun tampilan halaman laporan data
supplier dan kode obat maka supplier dapat dilihat pada gambar berikut
otomatis nama obat dan jenis obat ini:
akan mucul, kemudian isi jumlah
obat masuk setelah selesai tekan
tombol simpan.
2. Jika ingin mengubah data obat
masuk, pilih edit pada bagian tabel
yang ingin diedit setelah selesai pilih
Gambar 8 Halaman Laporan Data Supplier
tombol simpan.
Halaman laporan data obat ini berupa
3. Jika ingin menghapus data obat, pilih
tabel untuk melihat data obat. Adapun
delete yang ingin dihapus
tampilan halaman laporan data obat dapat
dilihat pada gambar berikut ini:
Halaman form input barang
keluar terdapat tabel untuk
persediaan stok obat first in forst out dan
dapat mengolah data barang keluar.

Gambar 9 Halaman Laporan Data Obat

Gambar 7 Halaman Form Input Barang keluar

Halaman laporan data obat masuk ini
Cara kerja:
berupa tabel untuk melihat data obat
masuk. Adapun tampilan halaman laporan

9
data obat masuk dapat dilihat pada gambar proses pengolahan data obat agar lebih
berikut ini: mudah dan efisien.

Daftar Pustaka
1. Faisal Rahman. “Sistem Informasi
Inventory Dengan Menggunakan
Metode First In First Out (FIFO)”
2. Hanik Mujiati. “Pembangunan
Sistem Informasi Persediaan Obat
Pada Apotek Arjowinangun”
Gambar 10 Halaman Laporan Data Obat 3. I Putu Agus Eka Pratama. 2014.
Masuk
“Sistem Informasi dan
Implementasinya” Bandung :
Halaman laporan data obat keluar ini
Informatika
berupa tabel untuk melihat data obat
4. Minarni,Susanti. 2014. “Sistem
keluar. Adapun tampilan halaman laporan
Informasi Inventory Obat Pada
data obat keluar dapat dilihat pada gambar
Rumah Sakit Umum Daerah
berikut ini:
(RSUD) Padang”
5. Natasya Manengkey. 2014.
“Analisis Sistem Pengendalian
Intern Persediaan Barang
Dagangan dan Penerapan
Akuntansi pada PT.Cahaya Mitra
Alkes”
6. Tata Sutabri. 2012. “Analisis
Gambar 11 Halaman Laporan Data Obat Sistem Informasi”. Yogjakarta :
Keluar Andi

5. Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang telah
penulis lakukan pada apotek indah, dapat
disimpulkan bahwa dengan sistem yang
telah terkomputerisasi dapat membantu
pihak apotek indah dalam melakukan

10