SURAT MASUK KST KM FT UNSRI

No. 06/17/KST-KM-FT-UNSRI/III/2019
1. Setiap surat masuk yang diberikan melalui perantara kader KST KM FT wajib diletakkan di
tempat penyimpanan surat dalam sekretariat KST KM FT serta dikoordinasikan dengan
Sekertaris Umum.
2. Surat yang masuk melalui kotak surat dapat dimasukkan ke tempat penyimpanan surat oleh
departemen yang menjalankan piket saat itu/anggota KST KM FT/Badan Pengurus Harian KST
KM FT diketahui Sekertaris Umum tanpa campur tangan pihak luar.

SURAT KELUAR KST KM FT UNSRI

No. 06/17/KST-KM-FT-UNSRI/III/2019
*pengirim surat wajib mengupload file surat ke dalam drive dengan nama folder “Surat Keluar”

1. Mekanisme Umum Surat Menyurat

1. Surat dibuat menggunakan KOP sesuai dengan kategori
2. Penomoran surat tetap dilanjutkan dari nomor surat keluar terakhir tanpa mempertimbangkan
hal-hal yang bersangkutan dengannya
3. Penomoran surat dilakukan dengan standar yang akan dijelaskan dalam point 2.
4. Semua surat yang di terbitkan harus dicopy (soft/hard) sebagai arsip untuk pembuatan LPJ atau
kesektretariatan.
5. Setiap pengajuan surat keluar harus disertai dengan tanda terima surat sebagai bukti sah
penerima surat (format tanda terima surat terlampir).
6. Untuk surat-surat yang menggunakan tembusan, dicopy sesuai dengan banyaknya jumlah
tembusan.
7. Surat yang dikeluarkan harus diketahui oleh Sekertaris Umum.

1.1 Kategori Pertama : Dengan KOP KST KM FT

1. Digunakan untuk semua surat, kecuali yang ditujukan kepada birokat
2. Urutan tanda tangan semakin menuju ke arah kiri menunjukkan jabatan yang lebih tinggi.
3. Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris Umum ditandatangani oleh Sekretaris Umum dan
Direktur Utama
4. Surat yang dikeluarkan oleh departemen ditandatangani oleh Kepala Departemen serta
diketahui oleh Direktur Utama.
5. Surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana ditandatangani oleh Ketua pelaksana dan
Direktur Utama.
6. Pembubuhan tanda tangan disertai cap KST KM FT pada sisi Direktur Utama

1.2 Kategori Kedua : Dengan KOP BEM KM FT

1. Digunakan untuk surat yang ditujukan kepada birokat seperti perihal peminjaman
tempat/undangan jajaran dekanat FT Unsri/surat pengajuan proposal, dsbg
2. Urutan tanda tangan semakin menuju ke arah kiri menunjukkan jabatan yang lebih tinggi.
3. Surat yang dikeluarkan, ditandatangani oleh Gubernur Mahasiswa FT Unsri dan Direktur
Utama
4. Pembubuhan tanda tangan disertai cap BEM KM FT Unsri pada sisi Gubernur Mahasiswa
FT Unsri dan cap KST KM FT pada sisi Direktur Utama
5. Dalam pengajuaan surat peminjaman tempat, berlaku hal sebagai berikut :
- Peminjaman tempat dalam lingkup Fakultas Teknik, surat peminjaman ditujukan kepada
Dekan Fakultas Teknik Universitas Sriwijaya. Kemudian, Surat diberikan kepada Petugas
Ruang Kearsipan lantai 1 Gedung Dekanat Fakultas Teknik
- Peminjaman tempat dalam lingkup Universitas, surat peminjaman ditujukan kepada
Rektor Universitas Sriwijaya. Kemudian, Surat diberikan kepada Petugas Ruang Tata
Usaha Lantai 3 Gedung BAAK Universitas Sriwijaya.
6. Kegiatan yang dilakukan dalam skala besar (menginap/berjalan dalam beberapa
hari/jumlah peserta yang banyak ) dapat menyertakan surat pemberitahuan kepada “Ketua
Keamanan Universitas Sriwijaya” yang bertempat di Pos Gerbang Utama Kampus.
2. Format Penomoran Surat Keluar
2.1. Kategori Pertama
Format surat dan sistem penomoran surat yang digunakan antara lain:
No Jenis Surat Kode
Nomor
Surat
1 Surat Keputusan 01
2 Surat Permohonan 02
3 Surat Undangan 03
4 Surat Peminjaman 04
5 Surat Pemberitahuan 05
6 Surat Mandat 06
7 Surat Pernyataan 07
8 Surat Keterangan 08
9 Surat Tugas 09
10 Surat Rekomendasi 10
11 Surat Balasan 11
12 Surat Pengumuman 12
13 Surat Kerjasama 13
14 Surat Penghargaan/Ucapan Selamat 14
15 Surat Panggilan 15
16 Nota 16
17 Memo 17

2.1.1 Surat yang dikeluarkan oleh Sekretaris

Contoh :
No : 03/01/KST-KM-FT-UNSRI/I/2019

Keterangan :
03 : Kode nomor surat (lihat table)
1 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan (lihat surat
keluar terakhir)
KST-KM-FT-UNSRI : Nama lembaga yang mengeluarkan surat
I : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2019 : Tahun berjalan

2.1.2 Surat selain surat yang dikeluarkan Sekretaris

a. Surat Non Kepanitiaan (dibuat oleh tiap Departemen)

Contoh :
Nomor : 03/01/DHRD/KST-KM-FT-UNSRI /I/2019
Keterangan :
03 : Kode nomor surat (lihat table)
01 : Nomor urut surat yang dikeluarkan (lihat surat
keluar terakhir)
HRD : Departemen yang mengeluarkan surat
KST-KM-FT-UNSRI : Lembaga yang mengeluarkan surat
I : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2019 : Tahun berjalan

Kode untuk nama dinas yang mengeluarkan surat :

1. DHRD : Departemen Human Resources Development
2. DRI : Departemen Research and Innovation
3. DKPK : Departemen Keprofesian dan Penguatan Keilmuan
4. DMEDINFO : Departemen Media dan Informasi
5. DKESTARI : Departemen Kesekretariatan
6. DHUMAS : Departemen Hubungan Masyarakat
 Nb :
1. Sekretaris masing-masing Departemen selalu berkordinasi dengan Sekertari Umum
terkait masalah surat keluar dan surat masuk di departemen yang dinaunginya
beserta pengarsipannya.
2. Sekretaris masing-masing Departemen harus selalu berkordinasi dengan
Departemen Kestari terkait masalah kesekretariatan.
3. Arsip surat dimasukkan pada map surat departemen yang telah disediakan.

b. Surat Kepanitiaan (dibuat oleh panitia pelaksana kegiatan)

Contoh
Nomor : 05/01/RESORT/DHRD/ KST-KM-FT-UNSRI/I/2019
Keterangan :
05 : Kode nomor surat (lihat table)
01 : Nomor urut surat yang dikeluarkan (lihat surat
keluar terakhir)
RESORT : Nama Kegiatan
DHRD : Dinas yang mengeluarkan surat
KST-KM-FT-UNSRI : Lembaga yang mengeluarkan surat
I : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2019 : Tahun berjalan

Nb :
1. Sekretaris pelaksana kegiatan tidak diwajibkan berasal dari anggota Departemen
Kesekretariatan.
2. Sekretaris pelakasana harus selalu berkordinasi dengan Sekertaris Umum dan
Sekertaris Departemen yang menaungi kegiatan tersebut terkait masalah surat keluar
dan surat masuk kegiatan beserta pengarsipannya.
3. Surat/proposal/laporan pertanggungjawaban kegiatan kepanitiaan yang ditujukan ke
Birokrat Fakultas akan digunakan kop khusus.

2.2 Kategori Kedua

Contoh :
No: 000/KST/BEM-KM-FT/I/2019
000 : Nomor urut surat yang dikeluarkan (lihat surat keluar terakhir)
I : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2019 : Tahun berjalan