PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA

DINAS BINA MARGA DAN BINA KONSTRUKSI

BIDANG BINA KONSTRUKSI

ADMINISTRASI KONTRAK
PELATIHAN DAN UJI SERTIFIKASI AHLI MUDA TEKNIK JALAN DAN JEMBATAN
2019

BAB I
PENDAHULUAN

1
1. LATAR BELAKANG

Administrasi kontrak secara tertib semakin dirasakan pentingnya sehubungan

dengan adanya ketentuan mengenai kegagalan bangunan sebagaimana diatur dalam
UU No.2/2017 tentang Jasa Konstruksi, yang mengharuskan semua pihak dalam
penyelenggaraan proyek tetap masih mempunyai tanggung jawab atas hasil
pelaksanaan pekerjaan proyek setelah serah terima akhir pekerjaan selesai.
Secara umum hubungan dan pelaksanaan peran masing-masing pihak terkait
dengan penyelenggaraan proyek telah diatur dalam dokumen kontrak terutama
dokumen syaratsyarat kontrak yang mengatur hubungan tersebut secara hukum.
Sebagian besar pelaksanaan ketentuan syarat-syarat kontrak harus didukung dokumen
administrasi yang harus disiapkan masing-masing pihak.

2. MAKSUD DAN TUJUAN

a. Mampu menerapkan ketentuan administrasi

b. Menyiapkan dukungan yang dibutuhkan dalam menyelesaikan
permasalahan yang timbul dalam penyelenggaraan kontrak
c. Agar sasaran proyek yakni penyelesaian proyek secara tepat waktu,
mutu, biaya serta tertib administrasi dapat dicapai.

2
3. PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI
KONTRAK
Secara umum penyelenggaraan proyek pekerjaan jembatan yang dilakukan secara
kontrak melibatkan para pihak yakni: pemilik/pengguna jasa, direksi pekerjaan, direksi
teknis/konsultan pengawas dan kontraktor.
Direksi pekerjaan sebagai wakil pemilik/pengguna jasa menyelenggarakan :
■ Pengendalian pelaksanaan proyek
■ Kontraktor sebagai pelaksana proyek
■ Direksi teknis sebagai konsultan pengawas meyelenggarakan pengawasan atas
pelaksanaan pekerjaan terutama terkait dengan mutu, waktu dan biaya proyek

Administrasi kontrak yang harus diselenggarakan oleh pengawas pelaksanaan

pekerjaan jembatan merupakan :
■ Kegiatan-kegiatan pengumpulan
■ Penyusunan
■ Penataan
■ Pengelolaan
■ Penyimpanan dokumen pengawasan dalam rangka mendukung tugas tugas
pengawasannya
Pengawas sebagai wakil dari direksi pekerjaan menyelenggarakan :
■ Secara langsung mengawasi pekerjaan kontraktor
■ Mengawasi pelaksanaan penyelenggaraan administrasi pelaksanaan

3
Ketentuan kontrak mengatur persyaratan-persyaratan yang harus
dipenuhi oleh kontraktor dalam hal yang bersangkutan mengajukan
usulan (waktu dan biaya) dan klaimklaim yang harus diperiksa oleh
pengawas dalam membantu direksi pekerjaan untuk mengambil
keputusan atas usulan maupun klaim-klaim tersebut.

BAB II
PENYIAPAN DOKUMEN ADMINISTRASI

4
1. RANGKUMAN KEGIATAN PENGAWASAN

Sebagai wakil dari direksi pekerjaan di lapangan melakukan

tugas mengawasi dan memeriksa pelaksanaan pekerjaan
kontraktor.

TUGAS PENGAWAS SESUAI DENGAN KERANGKA ACUAN KERJA

KONTRAK PENGAWASAN
Secara umum tugas konsultan pengawas tercantum dalam
kerangka acuan kerja (KAK) kontrak pengawasan adalah :
■ Mengawasi mutu hasil pekerjaan;
■ Mengawasi kuantitas pekerjaan; dan
■ Mengawasi metode pelaksanaan pekerjaan.

5
Pelaksanaan tugas pengawasan tersebut dilakukan dengan rincian
sebagai berikut:
■ Meneliti dan membuat penjelasan (jika diperlukan) dari syarat-
syarat teknik dan gambar rencana;
■ Menyediakan informasi proyek yang dibutuhkan kontraktor;
■ Memeriksa semua bahan dan pekerjaan;
■ Mengawasi pengujian bahan;
■ Mengawasi penyediaan bahan sesuai jadwal yang ditetapkan;
■ Memeriksa pelaksanaan pengukuran dan pematokan;
■ Mengawasi penerapan gambar rencana dan spesifikasi teknis;

lanjutan

■ Melakukan pengukuran kuantiítas dalam rangka penyiapan dokumen

pembayaran kepada kontraktor;
■ Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka pelaksanaan rapat-rapat
pelaksanaan;
■ Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka proses serah terima hasil pekerjaan
■ Membuat dan menyimpan semua catatan dan dokumen pelaksanaan yang
perlu;
■ Menyelenggarakan administrasi pelaksanaan pengawasan pekerjaan; dan
■ Membuat dan menyampaikan laporan pengawasan dan laporan pelaksanaan
pekerjaan kepada direksi pekerjaan.

6
TUGAS PENGAWAS SESUAI DENGAN SYARAT-SYARAT KONTRAK PELAKSANAAN
Mewakili pengguna jasa/direksi pekerjaan/engineer dalam mengawasi
pelaksanaan pekerjaan kontraktor.

Pendelegasian tugas dan kewenangan dilakukan dengan ketentuan sebagai

berikut:
■ Pendelegasian kewenangan dan tugas dapat dicabut setiap saat;
■ Pemberian dan pencabutan delegasi kewenangan dan tugas tersebut harus
dilakukan secara tertulis dan harus juga disampaiakan kepada pemilik dan
kontraktor;
■ Semua komunikasi atau keputusan konsultan pengawas mempunyai kekuatan
hukum yang sama dengan komunikasi atau keputusan yang diberikan oleh
direksi pekerjaan

Rincian tugas-tugas konsultan pengawas sebagaimana

termuat dalam ketentuan syarat- syarat kontrak seperti:
■ Ikut berperan serta dalam rapat persiapan
pelaksanaan
■ Melakukan pemeriksaan lapangan bersama pada awal
pelaksanaan kontrak
■ Melakukan pemeriksaan lapangan bersama selama
masa pelaksanaan kontrak
■ Menyetujui program mutu
■ Menyetujui usulan gambar kerja

7
 lanjutan

■ Menerima, meneliti dan menetapkan sertifikat bulanan

■ Memberikan persetujuan kemajuan hasil pekerjaan untuk
pengajuan pembayarannya kepada pengguna jasa
■ Memberikan persetujuan tagihan untuk pembayaran hasil
pekerjaan
■ Melakukan penilaian terhadap usulan biaya dari
kontraktor
■ Memeriksa pekerjaan kontraktor

■ Meneliti dan mengevaluasi dan memberikan rekomendasi atas usulan

perpanjangan waktu pelaksanaan yang diajukan kontraktor
■ Menerima pemberitahuan kerja di luar jam kerja normal dari kontraktor
■ Menerima peringatan dini dari kontraktor atas klaim kontraktor
■ Membahas upaya-upaya untuk menghindari atau mengurangi akibat dari
kejadian atau keadaan atau peristiwa tersebut di atas
■ Ikut serta dalam rapat pelaksanaan yang diselenggarakan oleh direksi
pekerjaan
■ Memeriksa laporan-laporan harian, mingguan dan bulanan
■ Membuat foto-foto pelaksanaan untuk digunakan sebagai kelengkapan
laporan
■ Membuat laporan bulanan
■ Berperan serta dalam proses serah terima pekerjaan
■ Tugas-tugas lain yang secara spesifik didelegasikan oleh direksi
pekerjaan/enginer.

8
Direksi teknik/konsultan pengawas tidak diperbolehkan melakukan
hal-hal sebagai berikut:
■ Tindakan yang berakibat membebaskan kontraktor dari tugas dan
kewajibannya berdasarkan kontrak;
■ Memerintahkan pelaksanaan pekerjaan yang mengakibatkan
kel;ambatan penyelesaian proyek atau pembayaran tambahan oleh
pemilik/pengguna jasa;
■ Membuat perubahan pekerjaan, kecuali ada wewenang yang jelas
dan tegas yang diberikan oleh direksi pekerjaan dan tercantum
dalam syarat-syarat khusus kontrak.

2. ARSIP KEGIATAN PENGAWASAN

1. Rapat persiapan pelaksanaan.
a. Pasal-pasal penting dalam dokumen kontrak
• Asuransi pekerjaan
• Pekerjaan tambah kurang
• Penyelesaian perselisihan
• Pemeliharaan pekerjaan
• Kompensasi
• Denda dan ganti rugi
• Pemutusan kontrak, dll

9
 2. ARSIP KEGIATAN PENGAWASAN (lanjutan)

b. Tata cara penyelenggaran pekerjaan

• Organisasi kerja
• Tata cara pengaturan pekerjaan
• Jadwal pelakasanaan pekerjaan
• Jadual pengadaan bahan, mobilisasi peralatan dan
personil
• Penyusunan rencana pemeliharaan lapangan
• Sosialisasi kepada masyarakat dan pemerintah setempat
mengenai rencana kerja
• Penyusunan program mutu, dll

2. ARSIP KEGIATAN PENGAWASAN (lanjutan)

2. Pemeriksaan lapangan bersama.

3. Persetujuan usulan program mutu.

a. Informasi pengadaan
b. Organisasi proyek pengguna jasa dan penyedia jasa
c. Jadwal pelaksanaan pekerjaan
d. Prosedur pelaksanaan pekerjaan
e. Prosedur instruksi kerja
f. Pelaksanaan kerja

10
 2. ARSIP KEGIATAN PENGAWASAN (lanjutan)

4. Persetujuan usulan gambar kerja

5. Persetujuan kemajuan hasil pekerjaan

6. Penetapan sertifikat bulanan dan persetujuan tagihan untuk

pembayaran hasil pekerjaan;
• Usulan sertifikat bulanan diserahkan tiap bulan
• Kontraktor bertanggungjawab untuk penyiapan dan
pengajuan sertifikat bulanan
• Setiap usulan harus diberi tanggal menurut tanggal terakhir
bulan kalender
• Usulan harus merangkum ringkasan semua nilai pekerjaan
• Nilai pekerjaan yang telah selesai harus didukung penuh
dengan lampiran dokumentasi

2. ARSIP KEGIATAN PENGAWASAN (lanjutan)

7. Penilaian terhadap usulan biaya dan perpanjangan waktu

pelaksanaan dari Kontraktor
• Digunakan untuk membayar prestasi pekerjaan
• Bila pembayaran lebih 10%, maka harga satuan pembayaran
disesuaikan dengan negosiasi
• Amandemen dibuat bila terjadi perubahan kontrak

11
 2. ARSIP KEGIATAN PENGAWASAN (lanjutan)

8. Pemeriksaan pekerjaan kontraktor

• Pengguna melakukan penilaian hasil pekerjaan
• Penilaian dilakukan terhadap mutu dan kemajuan fisik
• Kontraktor harus menyediakan pelayanan pengujian dan
memberitahu rencana pengujian

9. Penerimaan pemberitahuan kerja di luar jam kerja normal dari

kontraktor;

10.Penerimaan peringatan dini dari kontraktor

– Kontraktor wajib menyampaikan peringatan dini melalui
direksi selambat-lambatnya 14 hari sejak kejadian tertentu

11.Pembahasan upaya-upaya untuk menghindari atau

mengurangi akibat dari kejadian atau keadaan atau peristiwa
dalam peringatan dini;
• Kontraktor wajib bekerjasama dengan direksi dalam
menyusun upaya menghindari akibat dari kejadian dalam
peringatan dini
• Kontraktor tidak berhak menerima pembayaran tambahan
untuk biaya yang sesungguhnya dapat dihindari melalui
peringatan dini

12
12.Pembahasan dalam rapat pelaksanaan pekerjaan
– Membahas pelaksanaan pekerjaan dan memecahkan
masalah yang timbul sehubungan peringatan dini
– Direksi teknik wajib membuat risalah rapat
– Tanggungjawab masing-masing pihak atas tindakan yang
harus diambil ditetapkan direksi secara tertulis
13.Pemeriksaan laporan-laporan harian, mingguan dan bulanan
kontraktor
14.Pembuatan laporan bulanan pengawasan;
15.Pemeriksaan penyesuaian harga

15.Pemeriksaan penyesuaian harga

16.Pelaksanaan serah terima pekerjaan.

17.Pemeriksaan gambar pelaksanaan

13