Office Administration & Building Management Group (OAB)

NAMA JABATAN Office Administration & Building Management

Group Head
UNIT KERJA Corporate Secretary
ATASAN LANGSUNG Corporate Secretary
BAWAHAN LANGSUNG  Office Administration Department Head
 Building Management Department Head
 Fungsional

I. STRUKTUR ORGANISASI

OFFICE ADMINISTRATION
AND BUILDING
MAN AGEMENT GROUP

OFFICE BUILDING
ADMIN ISTRATION MAN AGEMENT
DEPARTMENT DEPARTMENT

CORPORATE FACILITIES
ADMIN ISTRATION PLANNIN G
SECTION SECTION

HEAD OFFICE FACILITIES

ADMIN ISTRATION MAIN TEN ANCE
SECTION SECTION

DIGITAL ARCHIVE
SECTION

II. FUNGSI
Memimpin, mengarahkan dan menetapkan penyusunan kebijakan, tata kelola
dan ketentuan serta penyelengaraan terkait dengan pengelolaan tata kelola
administrasi pimpinan Perusahaan, sarana, prasarana, fasilitas kantor, perjalanan
dinas dan tata kelola persuratan serta pengelolaan gedung dan administrasi di
Kantor Pusat, Regional dan/atau Branch office (Cabang) untuk memastikannya
terjaga dalam kondisi baik dan siap pakai, tersedia secara lengkap dan tepat waktu
sehingga sesuai dengan prinsip-prinsip Good Corporate Governance.

III. LINGKUP TUGAS

1. Memimpin dan mengarahkan penyusunan kebijakan, ketentuan dan tata kelola
sistem tata persuratan dan kearsipan;
2. Memimpin dan menetapkan sistem perjalanan dinas di lingkungan Perusahaan;
3. Memimpin dan mengarahkan pemenuhan kebutuhan sarana dan fasilitas kerja
Perusahaan terpenuhi untuk kelancaran aktifitas kerja karyawan;
4. Memimpin dan mengarahkan pembinaan terhadap Regional dan Branch office
(Cabang) dalam hal bidang tugas yang berkaitan dengan bidang umum meliputi
administrasi perjalanan dinas, kerumah tanggaan, tata persuratan dan dokumen
serta alat tulis kantor dalam lingkup Regional dan Branch office (Cabang); dan
5. Pengendalian kegiatan administrasi tata kelola Perusahaan dan pimpinan
Perusahaan, serta dokumen-dokumen strategis Perusahaan.

IV. KEWENANGAN
1. Menetapkan kebijakan mengenai pengelolaan sarana dan prasana di Kantor
Pusat dan Regional dan Branch office (Cabang);
2. Menetapkan penempatan Sekretaris Group Head dan jabatan staf administrasi
yang ada di lingkungan kantor pusat; dan
3. Menetapkan kebijakan tata kelola administrasi, persuratan, dan kearsipan
Perusahaan.
 Building Management Group Head

NAMA JABATAN Building Management Group Head

UNIT KERJA Office Administration & Management Group
ATASAN LANGSUNG Office Administration & Management Group
Head
BAWAHAN LANGSUNG  Facilities Planning Section Head
 Facilities Maintenance Section Head
 Fungsional

I. FUNGSI
Memimpin dan mengarahkan kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan
pengendalian pengaman kantor termasuk Lingkungan Kantor Pusat, Regional
dan/atau Branch office (Cabang) untuk pemenuhan sarana dan prasarana kerja yang
bersih, rapi dan berfungsi dengan baik dengan tetap berpedoman sesuai ketentuan
yang berlaku serta prinsip-prinsip Good Corporate Governance sehingga terpenuhi
kebutuhan perusahaan secara efektif dan efisien.

II. LINGKUP TUGAS

1. Memimpin dan mengarahkan penyusunan tata kelola operasional Kantor Pusat
dan Regional dan/atau Branch office (Cabang) untuk menjaga terlaksananya
pelayanan penyediaan Sarana dan prasarana;
2. Memimpin dan mengarahkan penyusunan pola dan mengendalikan sarana dan
prasarana kerja keryawan termasuk ruang rapat dan ruang kerja serta fasilitasnya
di dalamnya; dan
3. Memimpin dan mengarahkan penyusunan pola dan mengendalikan kegiatan
pemeliharaan sarana dan prasarana lingkungan Kantor Pusat dan Regional
dan/atau Branch office (Cabang).

III. KEWENANGAN
1. Memberikan rekomendasi pola pemeliharaan sarana prasarana ruang kantor;
2. Memberikan rekomendasi ruang kantor pusat yang akan diberdayakan; dan
3. Keputusan operasional sesuai lingkup.
 Facilities Planning Section Head

NAMA JABATAN Facilities Planning Section Head

UNIT KERJA Office Administration & Building Management
Group
ATASAN LANGSUNG Building Management Department Head
BAWAHAN LANGSUNG Fungsional

I. FUNGSI
Melakukan identifikasi kebutuhan, penyusunan anggaran dan perawatan sarana dan
prasarana gedung Kantor Pusat, Regional dan/atau Branch office (Cabang) dalam
hal ini operasional gerbang tol dan seluruh fasilitas pendukungnya meliputi
penyedian perabotan, penerangan, pendingin ruangan, sound system, proteksi
kebakaran, Hydran, instalasi air bersih, instalasi listrik dan pembangkit, telepon,
internet, TV kabel, CCTV, kebersihan kantor, perawatan taman dan pelataran serta
sistem pengelolaan parkir dan keamanan untuk pemenuhan penyediaan fasilitas
kerja karyawan yang baik dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku sehingga
seluruh sarana, prasarana, fasilitas kantor tertata dan berfungsi dengan baik.

II. LINGKUP TUGAS

1. Melakukan ususlan daftar kebutuhan sarana dan prasarana gedung kantor dan
seluruh fasilitas pendukung lainnya;
2. Melakukan penyusunan usulan pola penyediaan dan pengoperasian gedung dan
ruang kantro (termasuk ruang rapat serta fasilitas di dalamnya) baik untuk
kebutuhan internal maupun eksternal;
3. Melakukan penyusunan pola perencanaan perawatan gedung, fasilitas dan
sarana pendukung lainnya;
4. Melakukan penyusunan standar dan jadwal pemeliharaan sarana kerja dan
fasilitas kantor; dan
5. Melakukan penyusunan usulan rencana kebutuhan untuk kontrak kerja alih
daya (outsourcing) di Kantor Pusat.

III. WEWENANG
1. Memberikan rekomendasi kebutuhan akan tenaga perawatan dan pengamanan;
2. Menetapkan jadwal perawatan dan pemeliharaan fasilitas kantor.
 Facilities Maintenance Section Head

NAMA JABATAN Facilities Maintenance Section Head

UNIT KERJA Office Administration & Building Management
Group
ATASAN LANGSUNG Building Management Department Head
BAWAHAN LANGSUNG Fungsional

I. FUNGSI
Melakukan pengendalian penggunaan, perawatan dan pengaman lingkungan kantor
operasional gerbang tol serta ruangan yang ada dalam memenuhi kebutuhan
internal dan mengoptimalkan ruang kantor yang kosong untuk menciptakan
lingkungan kerja yang nyaman dan aman sehingga mendukung kelancaran
operasional kantor pusat serta menghasilkan pendapatan.

II. LINGKUP TUGAS

1. Melakukan penyusunan pola penyediaan dan pemanfaatan ruang kantor baik
untuk kebutuhan internal maupun eksternal sesuai ketersediaan ruang kantor
yang ada;
2. Melakukan pemantauan efektivitas pola penggunaan ruang kantor secara
optimal sehingga gedung, fasilitas dan sarana pendukung lainnya;
3. Monitoring dan mengusulkan perbaharuan perizinan terkait dengan
penggunaan gedung kantor dan sarana pendukung lainnya seperti Genset,
instalasi listrik, penangkal petir dan administrasi lainnya;
4. Melakukan pengusulan dan pelaksanaan program serta evaluasi pengujian /
penelitian kelayakan penggunaan gedung dan sarana penunjang lainnya; dan
5. Melakukan pengendalian perawatan fasilitas dan sarana sertaa pengamanan di
lingkungan Kantor Pusat.

III. WEWENANG
1. Memberikan rekomendasi pola penyediaan dan pemanfaatan ruang kantor;
2. Memberikan rekomendasi perbaikan terkait perawatan dan pengamanan
fasilitas kantor.
 Office Administration Department Head

NAMA JABATAN Office Administration Department Head

UNIT KERJA Office Administration & Building Management
Group
ATASAN LANGSUNG Office Administration & Building Management
Grup Head
BAWAHAN LANGSUNG  Head Office Administration Section Head
 Corporate Administration Section Head
 Digital Archive Section Head
 Fungsional

I. FUNGSI
Memimpin dan mengarahkan pengelolaan tata usaha persuratan, fasilitas kantor,
fasilitas rapat kerja dan rapat dinas, kearsipan, kerumah tanggaan, akomodasi
perjalanan dinas, kendaraan dinas dan pool , pengujian dokumen permohonan atas
uang muka dan perjalanan dinas dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku
serta prinsip-prinsip Good Corporate Governance untuk memastikan kebutuhan
administrasi dan kerumah tanggaan Kantor Pusat, Regional dan/atau Branch office
(Cabang) dapat terpenuhi denan bak serta terpeliharanya fasilitas dan sarana kerja
sehingga mampu memberikan dukungan terhadap aktivitas perusahaan.

II. LINGKUP TUGAS

1. Memimpin penyusunan pola tata kelola persuratan dan kearsipan untuk menjaga
efektivitas dan keamanan dokumen Perusahaan;
2. Memimpin penyusunan pola penggunaan dan pengendalian kendaraan dinas dan
kendaraan pool agar pemenuhunan kebutuhan transportasi untuk keperluan
dinas;
3. Memimpin penyusunan pola perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian dalam
penyediaan fasilitas kantor, dan kegiatan perusahaan lainnya yang meliputi
penyediaan konsumsi rapat, alat tulis kantor, alat pengolah data, alat komunikasi
dan alat cetak;
4. Memimpin pelaksanaan monitoring dan evaluasi anggaran umum meliputi
administrasi perjalanan dinas, tata persuratan dan dokumen, alat tulis kantor
serta bahan bakar kendaraan bermotor dalam lingkup Kantor Pusat, Regional
dan/atau Branch office (Cabang);
5. Pengujuan/verifikasi dokumen permohonan uang muka (panjar) dan perjalanan
dinas;
6. Memimpin dan mengarahkan pengembangan sistem kearsipan perusahaan;
7. Memimpin dan mengendalikan layanan sistem perjalanan dinas di lingkungan
Kantor Pusat termasuk perjalanan dinas mutasi karyawan sehingga memberikan
dukungan aktivitas perusahaan;
8. Memimpin dan mengarahkan penyusunan pola tata pelayanan administrasi
perjalanan dinas di lingkungan perusahan; dan
9. Memimpin dan mengarahkan pembinaan dan penilaian kinerja Sekretaris Group
Head dan Jabatan Staf Administrasi yang ada di lingkungan kantor pusat.

III. KEWENANGAN
Memberikan rekomendasi dalam program pelayanan administrasi, akomodasi dan
kerumah tanggaan sesuai dengan RKAP dan anggaran yang ada.
 Corporate Administration Section Head

NAMA JABATAN Corporate Administration Section Head

UNIT KERJA Office Administration & Building Management
Group
ATASAN LANGSUNG Office Administration Department Head
BAWAHAN LANGSUNG  Fungsional

I. FUNGSI
Melaksanakan perencanaan kegiatan administrasi Perusahaan dan pimpinan
Perusahaan (Direksi dan Komisaris) serta melaksanakan prosedur dan dokumentasi
untuk mendukung kegiatan pimpinan Perusahaan dalam menjalakan perusahaan
sehingga dapat berjalan dengan baik dan lancar.

II. LINGKUP TUGAS

1. Melaksanakan pengelolaan administrasi Perusahaan dan pimpinan Perusahaan
sesuai kebijakan Perusahaan;
2. Pembinaan hubungan baik formal maupun informal dengan para pengambil
keputusan pada pemangku kepentingan utama Perusahaan dan penyediaan
laporan kegiatan pembinaan hubungan;
3. Kegiatan administrasi tata persuratan perusahaan dan administrasi pimpinan
Perusahaan termasuk pengarsipan dokumen-dokumen strategis Perusahaan
untuk memastikan ketersediaan dokume/informasi dan kemudahan akses ketika
diperlukan untuk kepentingan Perusahaan;
4. Melaksanakan prosedur kegiatan administrasi pimpinan, termasuk pengarsipan
dokumen agar dapat memberikan layanan yang baik kepada unit terkait dan
mencatat surat masuk/keluar dari Dewan Direksi;
5. Melaksanakan kegiatan administrasi tata laksana individu pimpinan
Perusahaan termasuk hak jabatan meliputi rencana perjalanan dinas, rapat dan
kegiatan lain, honor, uang saku dan biaya penggantian lain pimpinan; dan
6. Pemantauan Disposisi surat untuk/dari Direksi.

III. KEWENANGAN
1. Memberi usulan anggaran untuk mendukung kegiatan pimpinan;
2. Memberi usulan program dan jadwal kegiatan pimpinan;
3. Memberi usulan sistem kearsipan pimpinan perusahaan; dan
4. Memberi usulan kerangka persiapan, pelaksanaan dan pelaporan acara
pimpinan.
 Head Office Administration Section Head

NAMA JABATAN Head Office Administration Section Head

UNIT KERJA Office Administration & Building Management
Group
ATASAN LANGSUNG Office Administration Department Head
BAWAHAN LANGSUNG  Fungsional

I. FUNGSI
Melakukan pengelolaan tata usaha persuratan, kerumah tanggaan Kantor Pusat,
sarana kerja dan fasilitas kantor, transportasi kendaraan dinas dan kendaraan pool,
serta penyediaan fasilitas rapat dinas di dalam kantor dengan memperhatikan
katentuan yang berlaku untuk memastikan seluruh sarana, prasarana, fasilitas
kantor tertata dengan baik dan terjamin kebersihannya sehingga dapat digunakan
dengan baik.

II. LINGKUP TUGAS

1. Melakukan penyusunan usulan pola tata persuratan dan kearsipan untuk
efektivitas dan keaman dokumen Perusahaan;
2. Melakukan penyusunan usulan pola penyimpanan dan pemeliharaan
dokumen untuk keamanan dokumen milik Perusahaan;
3. Melakukan penyusunan Tata Kelola fasilitas perjalanan dinas karyawan,
Direksi dan Komisaris
4. Melakukan penyusunan tata kelola rapat dinas di luar perusahaan;
5. Proyeksi kebutuhan sarana kerja dan fasilitas kantor untuk menunjang
kelancaran aktifitas kerja karyawan yang bersifat rutin seperti alat tulis
kantor, fotokopi, dll;
6. Melakukan pelayanan kendaraan dinas dan kendaraan pool agar mendukung
ketersediaan kendaraan dinas dan kendaraan pool yang siap pakai;
7. Melakukan penyusunan dan pemenuhan kebutuhan fasilitas rapat dinas di
dalam kantor demi kelancaran pelaksanaan rapat dinas;
8. Monitoring dan evaluasi anggaran umum meliputi anggaran umum meliputi
administrasi perjalanan dinas, tata persuratan dan dokumen, alat tulis kantor
serta bahan bakar kendaraan bermotor dalam lingkup Kantor Pusat,
Regional dan/atau Branch office (Cabang);
9. Melakukan pengujian/verifikasi dokumen permohonan uang muka (panjar)
dan perjalaan dinas; dan
10. Melaksanakan pengelolaan pembinaan Sekretaris Group Head yang ada di
lingkunagan kantor pusat.

III. KEWENANGAN
Memberikan rekomendasi pembayaran tagihan perjalanan dinas dan rapat
Koordinasi di luar perusahaan kepada Accounting and Tax Group.
 Digital Arcvhive Section Head

NAMA JABATAN Digital Arcvhive Section Head

UNIT KERJA Office Administration & Building Management
Group
ATASAN LANGSUNG Office Administration Department Head
BAWAHAN LANGSUNG  Fungsional

I. FUNGSI
Melakukan pengelolaan tata usaha persuratan, pengarsipan dokumen korporasi,
penyimpanan dokumen penting perusahaan, digitalisasi arsip perusahaan dengan
memperhatikan ketentuan yang berlaku untuk memastikan seluruh administrasi
dokumen dan pengarsipan tertata dengan baik, terawat dan dapat dicari dengan
mudah dan cepat.

II. LINGKUP TUGAS

1. Melakukan penyusunan ususlan pola tata persuratan dan kearsipan untuk
efektivitas dan keamanan dokumen Perusahaan;
2. Melakukan penyusunan usulan pola penyimpanan dan pemeliharaan dokumen
untuk keamanan dokumen milik Perusahaan;
3. Melakukan penyusunan tata kelola pengarsipan dan perawatan atas dokumen
korporasi dan dokumen penting perusahaan;
4. Melakukan penyusunan sistem dan melaksanakan digitalisasi atas arsip
dokumen korporasi;
5. Melakukan penyusunan laporan monitoring dan evaluasi terkait pengelolaan
arsip di Unit Kerja serta memberikan rekomendasi terkait kearsipan kepada unit
Kerja;
6. Pengelolaan atas kegiatan administrasi, perencanaan, pengoperasian dan
evaluasi pengarsipan pada gudang arsip perusahaan; dan
7. Melakukan penyusunan usulan pola penyediaan dan pemanfaatan fasilitas dan
peralatan terkait pengarsipan, digitalisasi arsip, dan penyimpanan arsip serta
perawatannya;

III. KEWENANGAN
Memberikan rekomendasi penyediaan fasilitas, pengelolaan, dan tata kelola
penyimpanan arsip kepada Unit Kerja.