DISUSUN OLEH:
ADE PUTRA PRAKASA
(201552020)
a. Latar Belakang
Program mahasiswa magang bersertifikat atau PMMB yang diadakan oleh Forum
Human Capital Indonesia (FHCI) yang telah diresmikan pada tanggal 20 Mei 2018 di Plaza
Mandiri dengan tujuan sebagai program tambahan mahasiswa untuk mendapatkan wawasan
dan ketrampilan sebelum memasuki dunia kerja. Dengan adanya program ini PTN dan PTS
diberi kesempatan yang sama agar bisa mengikuti program ini. Harapan dari program ini bisa
menghasilkan generasi penerus bangsa yang memiliki nilai lebih, berdaya saing dan siap
membangun bangsa dan negara.
Disini penulis mempunyai kesempatan untuk mengikuti program magang yang
bertempat di PT. JASA MARGA (Persero) Tbk. Tahapan untuk bisa mengikuti program
magang ini dimulai dari seleksi pada masing-masing kampus, proses perekrutan, penyaringan
hingga pelatihan induksi sebelum ditempatkan pada unit kerja sesuai yang dipilih sebelumnya.
Nanti ketika sudah pada unit kerja akan mendapatkan mentor dimana nanti akan membimbing
selama program magang berlangsung yaitu 6 bulan.
Untuk PT. Jasa Marga (Persero), Tbk. Melaksanakan program mahasiswa magang
bersertifikat pada Jasa Marga Learning Institute (JMLI). Harapannya program mahasiswa
magang bersertifikat ini dilakukan secara berlangsungan agar mahasiswa yang lain bisa
mempunyai kesempatan yang sama seperti penulis.
I. STRUKTUR ORGANISASI
OFFICE ADMINISTRATION
AND BUILDING
MAN AGEMENT GROUP
OFFICE BUILDING
ADMIN ISTRATION MAN AGEMENT
DEPARTMENT DEPARTMENT
CORPORATE FACILITIES
ADMIN ISTRATION PLANNIN G
SECTION SECTION
DIGITAL ARCHIVE
SECTION
II. FUNGSI
Memimpin, mengarahkan dan menetapkan penyusunan kebijakan, tata kelola dan
ketentuan serta penyelengaraan terkait dengan pengelolaan tata kelola administrasi pimpinan
Perusahaan, sarana, prasarana, fasilitas kantor, perjalanan dinas dan tata kelola persuratan serta
pengelolaan gedung dan administrasi di Kantor Pusat, Regional dan/atau Branch office
(Cabang) untuk memastikannya terjaga dalam kondisi baik dan siap pakai, tersedia secara
lengkap dan tepat waktu sehingga sesuai dengan prinsip-prinsip Good Corporate Governance.
IV. KEWENANGAN
1. Menetapkan kebijakan mengenai pengelolaan sarana dan prasana di Kantor Pusat dan
Regional dan Branch office (Cabang);
2. Menetapkan penempatan Sekretaris Group Head dan jabatan staf administrasi yang ada di
lingkungan kantor pusat; dan
3. Menetapkan kebijakan tata kelola administrasi, persuratan, dan kearsipan Perusahaan.
Building Management Group Head
I. FUNGSI
Memimpin dan mengarahkan kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian
pengaman kantor termasuk Lingkungan Kantor Pusat, Regional dan/atau Branch office
(Cabang) untuk pemenuhan sarana dan prasarana kerja yang bersih, rapi dan berfungsi dengan
baik dengan tetap berpedoman sesuai ketentuan yang berlaku serta prinsip-prinsip Good
Corporate Governance sehingga terpenuhi kebutuhan perusahaan secara efektif dan efisien.
III. KEWENANGAN
1. Memberikan rekomendasi pola pemeliharaan sarana prasarana ruang kantor;
2. Memberikan rekomendasi ruang kantor pusat yang akan diberdayakan; dan
3. Keputusan operasional sesuai lingkup.
Facilities Planning Section Head
I. FUNGSI
Melakukan identifikasi kebutuhan, penyusunan anggaran dan perawatan sarana dan
prasarana gedung Kantor Pusat, Regional dan/atau Branch office (Cabang) dalam hal ini
operasional gerbang tol dan seluruh fasilitas pendukungnya meliputi penyedian perabotan,
penerangan, pendingin ruangan, sound system, proteksi kebakaran, Hydran, instalasi air bersih,
instalasi listrik dan pembangkit, telepon, internet, TV kabel, CCTV, kebersihan kantor,
perawatan taman dan pelataran serta sistem pengelolaan parkir dan keamanan untuk
pemenuhan penyediaan fasilitas kerja karyawan yang baik dengan memperhatikan ketentuan
yang berlaku sehingga seluruh sarana, prasarana, fasilitas kantor tertata dan berfungsi dengan
baik.
III. WEWENANG
1. Memberikan rekomendasi kebutuhan akan tenaga perawatan dan pengamanan;
2. Menetapkan jadwal perawatan dan pemeliharaan fasilitas kantor.
Facilities Maintenance Section Head
I. FUNGSI
Melakukan pengendalian penggunaan, perawatan dan pengaman lingkungan kantor
operasional gerbang tol serta ruangan yang ada dalam memenuhi kebutuhan internal dan
mengoptimalkan ruang kantor yang kosong untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman
dan aman sehingga mendukung kelancaran operasional kantor pusat serta menghasilkan
pendapatan.
III. WEWENANG
1. Memberikan rekomendasi pola penyediaan dan pemanfaatan ruang kantor;
2. Memberikan rekomendasi perbaikan terkait perawatan dan pengamanan fasilitas kantor.
Office Administration Department Head
I. FUNGSI
Memimpin dan mengarahkan pengelolaan tata usaha persuratan, fasilitas kantor, fasilitas
rapat kerja dan rapat dinas, kearsipan, kerumah tanggaan, akomodasi perjalanan dinas,
kendaraan dinas dan pool , pengujian dokumen permohonan atas uang muka dan perjalanan
dinas dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku serta prinsip-prinsip Good Corporate
Governance untuk memastikan kebutuhan administrasi dan kerumah tanggaan Kantor Pusat,
Regional dan/atau Branch office (Cabang) dapat terpenuhi denan bak serta terpeliharanya
fasilitas dan sarana kerja sehingga mampu memberikan dukungan terhadap aktivitas
perusahaan.
III. KEWENANGAN
Memberikan rekomendasi dalam program pelayanan administrasi, akomodasi dan kerumah
tanggaan sesuai dengan RKAP dan anggaran yang ada.
Corporate Administration Section Head
I. FUNGSI
Melaksanakan perencanaan kegiatan administrasi Perusahaan dan pimpinan Perusahaan
(Direksi dan Komisaris) serta melaksanakan prosedur dan dokumentasi untuk mendukung
kegiatan pimpinan Perusahaan dalam menjalakan perusahaan sehingga dapat berjalan dengan
baik dan lancar.
III. KEWENANGAN
1. Memberi usulan anggaran untuk mendukung kegiatan pimpinan;
2. Memberi usulan program dan jadwal kegiatan pimpinan;
3. Memberi usulan sistem kearsipan pimpinan perusahaan; dan
4. Memberi usulan kerangka persiapan, pelaksanaan dan pelaporan acara pimpinan.
Head Office Administration Section Head
I. FUNGSI
Melakukan pengelolaan tata usaha persuratan, kerumah tanggaan Kantor Pusat, sarana kerja
dan fasilitas kantor, transportasi kendaraan dinas dan kendaraan pool, serta penyediaan fasilitas
rapat dinas di dalam kantor dengan memperhatikan katentuan yang berlaku untuk memastikan
seluruh sarana, prasarana, fasilitas kantor tertata dengan baik dan terjamin kebersihannya
sehingga dapat digunakan dengan baik.
III. KEWENANGAN
Memberikan rekomendasi pembayaran tagihan perjalanan dinas dan rapat Koordinasi di
luar perusahaan kepada Accounting and Tax Group.
Digital Arcvhive Section Head
I. FUNGSI
Melakukan pengelolaan tata usaha persuratan, pengarsipan dokumen korporasi,
penyimpanan dokumen penting perusahaan, digitalisasi arsip perusahaan dengan
memperhatikan ketentuan yang berlaku untuk memastikan seluruh administrasi dokumen dan
pengarsipan tertata dengan baik, terawat dan dapat dicari dengan mudah dan cepat.
III. KEWENANGAN
Memberikan rekomendasi penyediaan fasilitas, pengelolaan, dan tata kelola penyimpanan
arsip kepada Unit Kerja.
ISI
Tabel Laporan Kegiatan Bulan Maret
Minggu Pertama
Minggu Keempat