1.
perpustakaan dan hubungan masyarakat
2. Dioptimalkan 3 menit yang lalu
3. http://febrinaindra27.blogspot.com/2016
/11/proses-administrasi-
ketatausahaan.html?m=1
4. Lihat yang asli
5. WELCOME TO MY BLOG
6. Selasa, 29 November 2016
7. PROSES ADMINISTRASI
KETATAUSAHAAN
PENGERTIAN DAN PROSES
ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN
A. Pengertian Tata Usaha
Ditinjau dari asal katanya “Tata Usaha”
terdiri dari kata “Tata” dan “Usaha” ,
masing – masing memiliki pengertian :
“Tata” adalah suatu peraturan yang harus
ditaati, dan “usaha” adalah energi atau
tenaga yang dikeluarkan untuk tercapainya
suatu maksud /tujuan. Jadi menurut arti kata
tata usaha adalah suatu peraturan yang
terdapat dalam suatu proses
penyelenggaraan kerja. Dalam kamus bahasa
Indonesia : Tata Usaha ialah
penyelenggaraan tulis menulis (keuangan
dan sebagainya) diperusahaan, Negara dan
sebagainya, sedangkan pinata usaha adalah
orang yang menyelenggarakan tata usaha.
Tata usaha adalah adalah kegiatan yang
dilakukan meliputi, membantu proses belajar
mengajar, urusan kesiswaan, kepegawaian,
peralatan sekolah, urusan infrasturcture
sekolah, keuangan, bekerja di laboratorium,
(Sumber: hasil rapat Kepala Tata Usaha di
Bogor: 1996). Ada juga yang menyebutkan
bahwa Tata usaha adalah suatu bagian dari
sekolah yang berfungsi sebagai pendukung
kegiatan belajar mengajar agar berjalan
lancar sesuai apa yang telah direncanakan
dan bisa tercapai seperti apa yang
diinginkan.
B. Pengertian Tata Usaha Sekolah
Tata usaha sekolah adalah kegiatan
administrasi pendidikan yang mengelola
pencatatan, pengumpulan, penyimpanan
data, dan dokumen yang dapat dipergunakan
untuk membantu pimpinan dalam
pengambilan keputusan, urusan surat
menyurat serta laporan mengenai kegiatan
sekolah tersebut.
C. Pengertian Administrasi Tata Usaha
Pengertian administrasi tata usaha adalah
kegiatan meliputi sebagai berikut:
1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari
dan mengusahakan tersedianya keterangan
yang tadinya belum ada atau berserakan di
mana-mana sehingga siap untuk
dipergunakan bila diperlukan.
2. Mencatat yaitu kegiatan
membubuhkan dengan berbagai peralatan
alat tulis tentang keterangan-keterangan
yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan,.
3. Mengolah yaitu kegiatan mengerjakan
keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikan bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan yaitu kegiatan
memperbanyak dengan berbagai cara dan
alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim yaitu kegiatan
menyampaikan kegiatan menyampaikan
dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
ke pihak yang lain.
Menyimpan kegiatan menaruh dengan
berbagai cara dan alat di tempat yang aman.
The Liang Gie (1998;16) merumuskan
pengertian tatausaha sebagai “segenap
rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah, mengganda, menggirim, dan
menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap organisasi”.
Dalam buku dasar-dasar administrasi
pendidikan yang di susun oleh staf pengajar
FIP IKIP Padang (1986;61) dikemukakan
bahwa “administrasi ketatausahaan meliputi
segenap kegiatan mulai dari pembuatan,
pengelolaan, penataan sampai dengan
penyimpanan semua bahan keterangan yang
di perlukan oleh organisasi
Berdasarkan pengertian diatas, bahwa pola
perbuatan dalam kegiatan ketatausahan
meliputi:
· Menghimpun segala keterangan yang
di perlukan.
· Mencatat berbagai keterangan baik
dalam bentuk tulisan ataupun dalam audio
visual secara manual maupun elektronik
sehingga dapatdibaca, dikirim, dan
disimpan.
· Mengolah berbagai keterangan-
keterangan yang telah dihimpun untuk dapat
ddisajikan sebagai informasi.
A. Proses Adm Ketatausahaan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
layanan melalui alat komunikasi adalah:
· Segeralah mengangkat gang telepon
bila telepon berdering
· Siapkan peralatan untuk mencatat
pesan.
· Nyatakan nama kantor atau unit
setelah mengangkat gang telepon atau
telepon tersambung
· Sebutlah nama penerima telepon
untuk lanjutan pembicaraan
· Berusahalah mengidentifikasi
penelepon bila penelepon tidak menyatakan
identitasnya
· Pastikan alamat yang ingin dituju oleh
penelepon
· Mintalah persetujuan pimpinan bila
penelepon tidak menggemukakan masalah
yang ingin disampaikannya dan ingin
berbicara dengan pimpinan
· Beri keterangan dengan alasan yang
tidak rinci bila pimpinan tidak bersedia
menerima telepon atau sedang tidak berada
dikantor
· Pastikan bahwa nama atau istilah
ditulis dengan tepat
Pengelolaan surat
a. Jenis surat : dibedakan atas 14 jenis; Surat
dinas, Nota dinas, Memo, Surat pengantar,
Surat kawat, Surat keputusan, Surat edaran,
Surat undangan, Surat tugas, Surat kuasa,
Surat pengumuman, Surat pernyataan, Surat
keterangan,Berita acara
b. Sifat dan derajat surat :Surat sangat
sahasia, Surat rahasia, Surat terbatas, Surat
biasa. Derajat surat dikelompokkan atas tiga
derajat; kilat, segera, biasa.
c. Pencantuman alamat surat: Alamat surat
dicantumkan pada sampul surat dan kepala
surat
d.Kode surat: Kode jabatan, Kode unit,
Kode Perihal
e.Pemakaian Singkatan: Singkatan
penggunaan dan penulisannya dalam
penandatanganan surat adalah a.n. (atas
nama) dipergunakan jika yang berwenang
menadatangani surat menguasakan
penandatanganan surat kepada pejabat
setingkat dibawahnya, dll
f. Cap Jabatan dan Cap DinasCap jabatan
merupakan cap atau stempel yang
dipergunakan oleh pejabat tertentu
sedangkan cap dinas merupakan cap atau
stempel yang di perlukan oleh setiap pejabat.
g. Prosedur Pengrusan Surat; Penerima
Surat, Pengirim surat, Pencatat surat,
Pengarah surat, pengolah surat.
Pengelolaan arsip
Arsip adalah naskah yang dibuat dan
diterima oleh lembaga-negara atau swasta,
dalam membentuk dan corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan lembaga tersebut.Kegiatan
pengelolaan arsip terdiri dari: Azaz penataan
arsip, System penataan arsip, Prosedur
penataan arsip, Peralatan dalam penataan
arsip, Peminjaman arsip, Penyusunan arsip,
Pemeliharaan arsip
B. Tata Ruang Kantor atau Sekolah
1. Pengertian tata ruang kantor
Menurut George Terry dalam bukunya
Office Management and control,1958
“office layout in the determine of space
requirement and the detailed utilization of
this space in ordet to improve a practical
arrengment of the physical factors
considered neceserray for the execution of
the officework within reasonable cost”. (tata
ruang kantor merupakan penentuan
kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang
penggunaannya secara terinci dari ruang-
ruang tersebut untuk menyiapkan secara
praktis faktor-faktor fisik yang dianggap
perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran
dengan biaya layak).
Dari penjelasan diatas secara sederhana
dapat kita ambil kesimpulan tata ruang
kantor merupakan penyiapan, penggunaan
secara rinci terhadap peralatan yang ada di
suatu kantor. Tata ruang kantor yang baik
selain akan membuat alur kerja menjadi
lebih lancar, juga dapat menambah
keindahan suatu kantor, hal ini akan
menjadikan kantor tidak membosankan
untuk di tempati. Untuk lebih jelas berikut
adalah tujuan tata ruang kantor.
2. Tujuan tata ruang kantor
1. Mencegah penghamburan tenaga dan
waktu pelaksanaan kerja. Dengan tata ruang
kerja yang baik memungkinkan pekerjaan
akan semakin cepat dan lancar, tata ruang
kantor yang baik membuat setiap bagian
pekerjaan yang ada di suatu kantor akan
saling berhubungan secara cepat. Tentu saja
ini akan menghemat tenaga dan waktu.
2. Menjamin kelancaran proses
pekerjaan.Tata ruang kantor yang sudah
terencana dengan baik membuat para
pegawainya bekerja sesuai dengan susunan
ruangan kantor tersebut, maka jika tata
ruang kantor baik, maka pasti akan
medukung proses pekerjaan.
3. Memungkinkan pemakaian ruangan
secara efisien. Bayangkan jika pengaturan
kantor semrawut maka dapat dipastikan
ruanganan akan sumpek dan akan
mempengaruhi kinerja para pegawainya,
sebaliknya jika tata ruang kantor dirubah
sedemikian rupa, maka penggunaan ruangan
akan efisien, rungan kosong pun dapat
dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
4. Mencegah para pegawai lain
menganggu atau terganggu. Jika meja-meja
disusun secara rapi, lemari juga disusun
berdasarkan keperluan, begitu juga berbagai
barang lain diatur sedemikian rupa, maka
akan memperlancar jalannya kinerja
pegawa.
5. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi
para pegawai. Dengan segala perubahan tata
ruang kantor yang rapi, teratur, nyaman,
bersih, maka akan menambah semangat dan
kenyamanan bagi para pekerja yang ada
didalamnya.
6. Memberikan kesan yang baik bagi para
pegawai.
7. Memberikan kesan yang baik bagi para
tamu.
.
3. Jenis-jenistata ruang kantor
Ada 4 macam tata ruang kantor yang sering
digunakan di kantor yaitu:
Tata ruang kantor berkamar (cubicle type
office)
A. Pedoman letak
Kantor sebagai tempat diselenggarakannya
pekerjaan tata usaha didalamnya terdapat
pegawai, perabot kantor, mesin kantor, dan
alat-alat kantor. Karena kantor berfungsi
sebagai tempat diselenggarakannya aktifitas
kantor, maka penataan yang dilakukan harus
diperhatikan untuk kelancaran proses
aktifitas kantor yang dilakukan. Pengaturan
perabor kantor, alat-alat, dan mesin kantor
hendaknya tepat dalam mengambil tempat
yang berhubungan dengan prosedur kerja
dan penggunakan perlengkapan kantor yang
tersedia. Sedangkan pengaturan tempat kerja
atau ruangan harus disesuaikan dengan
suasana kerja, segi pengawasan, dan human
relation antar pegawai maupun dengan
piimpinan kantor.
Namun di Sekolah Dasar Laboratorium
Universitas Negeri Malang (UM) tidak
menggunakan tata cara penyusunan tata
letak ruang kantor, hal tersebut terjadi
karena kedala yang dihadapi oleh sekolah
yaitu tentang kurangnya lahan sekolah untuk
membangun ruangan yang dibutuhkan oleh
sekolah ini. Seharusnya pedoman tata ruang
kantor yang benar dalam penyusunan
ruangan di sekolah yaitu harus berdekatan
antara ruang kepala sekolah, ruang TU, dan
ruang guru, hal tersebut dapat menunjang
proses aktifitas kantor yang akan dilakukan.
Untuk pengaturan tata ruang tata usaha di
sekolah ini belum memenuhi syarat atau
standar yang telah ditentukan, hal tersebut
dapat tejadi karena kurangnya ruangan yang
direalisasikan dari UM.
Dengan pengaturan tata ruang tata usaha
yang belum benar maka akan terjadi
kerancuan dalam melakukan aktifitas kantor,
sebagai contoh dampak yang akan terjadi
jika tidak ditata sesuai dengan pedoman tata
letak yaitu kalau ada rapat yang akan
diselenggarakan di sekolah ini maka tidak
disampaikan secara lisan namun
disampaikan dari mulut ke mulut,
selanjutnya pegawai maupun staf sekolah
tidak akan semua dapat mengikuti rapat
tersebut karena adabeberapa guru bidang
studi yang sudah meninggalkan sekolah
karena jam mengajar mereka telah habis.
Sebagai langkah awal dalam merencanakan
ruang kantor adalah perlu diketahui
hubungan satuan yang melaksanakan tata
usaha itu dengan satuan-satuan yang lainnya
dan memperhatikan sifat pekerjaan. Hal itu
perlu dilakukan dalam menetukan letak dan
susunan yang tepat bagi satuan tersebut.
Beberapa pedoman yang harus diperhatikan
dalam menetukan letak, yakni:
· Satuan-satuan yang tugas
pekerjaannya khusus melayani publik
hendaknya diletakkan di tempat yang mudah
didatangi oleh publik. Namun di sekolah ini
ruang tata usahanya agak jauh dari
jangkauan publik. Seharusnya ruang tata
usaha letaknya lebih dekat dan mudah
diakses oleh publik.
· Satuan-satuan pekerjaan yang
pekerjaannya berhubungan erat satu sama
lain hendaknya dikelompokkan pada satu
tempat. Namun ruangan yang memeliki
satuan kerja yang erat tidak sesuai dengan
pedoman yang ditentukan, karena
ruangannya terpisah, seharusnya ruangan
tersebut jadi satu sehingga dapat
memudahkan koordinasi antar pegawai-
pegawai lainnya.
· Satuan pusat yang mengerjakan
semua kerja ketatausahaan dari organisasi
tersebut hendaknya diberi tempat di tengah
sehingga satuan-satuan lainnya dapat
mudah menghubungi. Di sekolah ini sudah
memenuhi pedoman yang telah ditetapkan.
· Satuan kerja yang bersifat gaduh
hendaknya dijauhkan dari satuan lain. Di
sekolah ini sudah memenuhi pedoman yang
telah ditetapkan.
B. ASAS TATA RUANG KANTOR
1. Asas Jarak Terpendek
Proses tata ruang yang baik memungkinkan
penyelesaian sesuatu pekerjaan kantor
menempuh jarak sependek-pendeknya.
Yakni dua titik yang dihubungkan dengan
garis lurus , dalam hal ini titik diartikan meja
tugas pegawai dan titik yang satunya meja
tugas pegawai lainya. Pada SD LAB UM
dapat disimpulkan, untuk letak masing-
masing staf sudah baik, yakni bagian depan
ditempati oleh staf bendahara yang bertugas
mencatat, merekap keuangan siswa,
membuat laporan keuangan siswa, membuat
daftar gaji guru beserta pegawai,
mengerjakan tugas lain yang diberi oleh
atasan dan kepala sekolah. Staf
persuratan/arsip bertugas menerima surat
masuk, mengagendakan surat masuk dan
keluar, mengarsipkan surat masuk dan
keluar. Pada posisi tengah ditempati oleh
staf urusan kesiswaan dan perlengkapan
yang bertanggung jawab terhadap buku
induk siswa, administrasi kesiswaan,
perlengkapan dan barang sekolah. Pada
posisi belakang ditempati oleh kepala tata
usaha yang bertangggung jawab terhadap
semua kegiatan keadministrasian sekolah
dan melaporkan kegiatan keadministrasian
sekolah kepada kepala sekolah. Berdasarkan
acuan asas jarak terpendek dan kondisi yang
ada pada SD LAB UM, kami rasa untuk
koordinasi antar staf sudah cukup baik,
namun ada kendala yang membuat ruang
gerak yang terlalu sempit.
Asas Rangkaian Kerja
Tata ruang kantor yang baik menempatkan
para pegawai dan alat-alat kantor menurut
rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan
penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.
Proses pekerjaan harus harus bergerak
majudan bukan bergerak mundur atau
menyilang. Pada SD LAB UM, rangkaian
kerja yang diterapkan kurang baik, karena
anatara ruang tata usaha dan ruang kepala
sekolah berjauhan, sehingga komunikasi
antara para staf tata usaha dengan kepala
sekolah kurang efktif.
Asas Segenap Ruangan
Tata ruang kantor yang baik
mempergunakan semaksimal mungkin
ruangan yang ada, sehingga tidak ada
ruangan yang dibiarkan tidak terpakai. Di
sekolah ini tidak ada ruangan yang tidak
memiliki fungsi, karena sekolah ini
kekurangan ruangan maka semua ruangan
yang telah ditetapkan fungsinya telah
terpakai. Hendaknya di sekolah ini memiliki
cukup ruang untuk akftifitas kantor sehingga
dapat memperlancar pekerjaan kantor.
Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Penyusunan tata ruang kantor yang baik
memungkinkan diadakannya perubahan
dengan mudah atau disusun kembali tanpa
banyak menelan biaya, waktu, dan proses
pekerjaan yang sedang berjalan. Jadi tata
ruang kantor bersifat fleksibel dan tidak
bersifat permanen. Namun di sekolah ini
bersifat permanen, penyusunan tata ruang
tata usaha tidak pernah dirubah
penyusunannya, hal tersebut terjadi karena
kurangnya ruangan yang ada di sekolah ini.
C. JENIS TATA RUANG
Jenis tata ruang yang digunakan di SD LAB
UM adalah jenis tata ruang terbuka, yang
didalamnya terdapat beberapa seksi/bagian
yang bekerjasama tanpa dibatasi sekat,
dikarenakan luas kantor yang terbatas jenis
tata ruang terbuka cocok digunakan pada
ruangan yang lahanya terbatas dan cukup
dibatasi dengan perabot kantor (almari, meja
kerja), tetapi pada tata ruang terbuka yang
dimiliki oleh SD LAB UM juga memiliki
kekurangan yakni kebisingan umum
disebabkan pergerakan umum atau
gangguan tamu.
Burhanudin, Yusak. 2005. Administrasi
Pendidikan. Bandung: Pustaka Setia.
Daryanto. 2008. Administrasi Pendidikan.
Jakarta: Rineka Cipta.
Soetjipto. 2004. Profesi Keguruan. Jakarta:
Rineka Cipta.
FebrinaIndra27 di 17.19

Berbagi
Peran Guru dalam Administrasi
Ketatausahaan Sekolah Tidak ada komentar:

Terlibat secara langsung atau tidak Posting Komentar

langsung dalam memberi layanan
Beranda
Menghimpun, mencatat, mengolah,
Lihat versi web
mnggandakan, mengirim, menyimpan dan
menemukan kembali berbagai keterangan Mengenai Saya
yang berkenaan maupun yang menunjang
penyelenggaraan dan pendidikan di sekolah.

Membantu perkembangan lembaga FebrinaIndra27

persekolahan dengan memberikan masukan-
"Dan apabila dibacakan Al Quran, maka
masukan yang bersifat inovatif dan kreatif
dengarkanlah baik-baik, dan perhatikanlah
dalam meningkatkan kualitas pelayannan
dengan tenang agar kamu mendapat
sekolah, baik secara ekternal maupun
rahmat". (QS.7:204)
internal.
Lihat profil lengkapku

Diberdayakan oleh Blogger.

DAFTAR PUSTAKA

Umaedi, Dkk. 2008. Managemen Berbasis

Sekolah. Jakarta: Universitas Terbuka.

B. Suryosubroto. 2004. Manajemen

Pendidikan di Sekolah. Jakarta: Rineka
Cipta.