Pengertian analisis SWOT pada

organisasi/perusahaan
Analisis SWOT ( Strength, Weakness, Opportunity, Threat ) merupakan analisis dari
kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dari suatu perusahaan atau organisasi serta
peluang dan ancaman di lingkungan eksternalnya. Perusahaan atau organisasi harus membuat
analisis SWOT dengan menekankan kepada kekuatannya untuk menutupi atau mengalahkan
kelemahannya. Juga menggunakan peluang-peluang yang terlihat dari analisis tersebut, untuk
menutupi segala ancaman yang ada di lingkungan eksternalnya.

Dengan analisis SWOT ini, maka perusahaan dapat melihat posisi dia terhadap perusahaan
yang lain ( pesaing ) di industri yang sama. Dengan analisis ini, dapat di rumuskan grand
strategy yang terdiri dari :

 Strategi-strategi stabilitas perusahaan, yaitu strategi tingkat korporasi yang dibuat

karena tidak adanya perubahan yang berarti.
 Strategi-strategi pertumbuhan perusahaan, yaitu strategi tingkat korporasi yang
berupaya meningkatkan tingkat operasi organisasi.
 Strategi-strategi pengurangan, yaitu strategi tingkat korporasi yang berupaya untuk
mengurangi keragaman operasional organisasi.
 Kombinasi, yaitu mengejar dua atau lebih strategi diatas.

Pada awalnya analisis SWOT ini di khususkan kepada perusahaan-perusahaan yang sudah go
public, tetapi pada saat sekarang, banyak perusahan-perusahaan yang belum go public sudah
menggunakan analisis SWOT ini bersama-sama dengan penggunaan analisis Balance
Scorecard.
Mengenal konsep Pareto

Dalam perjalanan mengelola SDM, tentu anda sering menghadapi permasalahan yang harus
dicarikan solusinya. Atau bisa juga menghadapi keadaan dimana diperlukan dalam peningkatan
proses (process improvement) SDM, agar kinerjanya semakin baik, produktif, efektif serta efisien.
Misalnya pengurangan biaya SDM, peningkatan mutu kerja proses dll. Jika menghadapi keadaan
atau permasalahan demikian, ada tool baik yang dapat digunakan, yakni menggunakan diagram
Pareto.

Apa itu diagram Pareto? Diagram Pareto adalah serangkaian seri diagram batang yang
menggambarkan frekuensi atau pengaruh dari proses/keadaan/masalah. Diagram diatur mulai dari
yang paling tinggi sampai paling rendah dari kiri ke kanan. Diagram batang bagian kiri relatif lebih
penting daripada sebelah kanannya. Nama diagram Pareto diambil dari prinsip Pareto, yang
mengatakan bahwa 80% gangguan berasal dari 20% masalah yang ada.

Diagram Pareto sudah lama digunakan dalam quality management tools, sebagai alat untuk
menginvestigasi data-data masalah yang ada kemudian dipecahkan ke dalam kategori tertentu,
sehingga dapat diketahui frekuensinya untuk setiap kejadian/proses. Dengan pareto, anda dapat
mengantarkan sejumlah data ke dalam bentuk yang lebih baik dan terbaca lebih mudah, sehingga
dapat diambil kesimpulan dan prioritas penyelesaian tugas.

Kita ambil contoh, seorang Sekretaris Eksekutif bernama Cynthia. Hampir tiap bulan, dia merasa
gajinya tidak pernah cukup memenuhi kebutuhan dirinya, padahal tiap bulan dia mendapat gaji Take
Home Pay sebesar 10 juta. Dia merasa gajinya cukup besar dan lagipula masih lajang, tapi tiap bulan
selalu saja kurang dan belum akhir bulan sudah mengutang, sehingga terpaksa menggunakan kartu
kredit. Karena tagihan semakin besar, maka Cynthia memberanikan diri untuk konsultasi kepada
Manager HR mengenai hal ini (karena HR Manager tahu besaran gajinya, jadi dia tidak segan
konsultasi..:D).

Atas anjuran HR Manager, Cynthia dimintakan membuat data pengeluaran rata-rata tiap bulan.
Akhirnya keluarnya tabel data seperti berikut :

Kegiatan Biaya
Belanja 6.000.000
Makan 2.000.000
Sewa Kos 1.000.000
Transport 600.000
Telepon 300.000
Lain-lain 100.000
Dari Diagram diatas, terlihat bahwa Cynthia sudah mengeluarkan 80% penghasilannya hanya untuk
belanja dan makan-makan !. Karena itu, dari sini terlihat bahwa mulai bulan depan, Cynthia harus
bisa mengendalikan aktifitasnya terutama untuk aktifitas belanja.
Pengertian Dan Konsep Pareto Diagram
Oleh Hendra Poerwanto
www.hendrakualitas.web.id
Terima kasih telah bersedia menuliskan alamat web ini sebagai sumber bacaan/
referensi

Diagram Pareto dikembangkan oleh Vilfredo Frederigo Samoso pada akhir abad ke-19
merupakan pendekatan logic dari tahap awal pada proses perbaikan suatu situasi yang
digambarkan dalam bentuk histogram yang dikenal sebagai konsep vital few and the trivial
many untuk mendapatkan menyebab utamanya. Diagram Pareto telah digunakan secara luas
dalam kegiatan kendali mutu untuk menangani kerangka proyek; proses program; kombinasi
pelatihan, proyek dan proses, sehingga sangat membantu dan memberikan kemudahan bagi
para pekerja dalam meningkatkan mutu pekerjaan.

Diagram Pareto merupakan metode standar dalam pengendalian mutu untuk

mendapatkan hasil maksimal atau memilih masalah-masalah utama dan lagi pula dianggap
sebagai suatu pendekatan sederhana yang dapat dipahami oleh pekerja tidak terlalu terdidik,
serta sebagai perangkat pemecahan dalam bidang yang cukup kompleks. Diagram Pareto
merupakan suatu gambar yang mengurutkan klasifikasi data dari kiri ke kanan menurut
urutan ranking tertinggi hingga terendah. Hal ini dapat membantu menemukan permasalahan
yang terpenting untuk segera diselesaikan (ranking tertinggi) sampai dengan yang tidak harus
segera diselesaikan (ranking terendah). Selain itu, Diagram Pareto juga dapat digunakan
untuk mem¬bandingkan kondisi proses, misalnya ketidaksesuaian proses, sebelum dan
setelah diambil tindakan perbaikan terhadap proses

Diagram Pareto dibuat berdasarkan data statistik dan prinsip bahwa 20% penyebab
bertanggungjawab terhadap 80% masalah yang muncul atau sebaliknya. Kedua aksioma
tersebut menegaskan bahwa lebih mudah mengurangi bagian lajur yang terletak di bagian kiri
diagram Pareto daripada mencoba untuk menghilangkan secara sistematik lajur yang terletak
di sebelah kanan diagram. Hal ini dapat diartikan bahwa diagram Pareto dapat menghasilkan
sedikit sebab penting untuk meningkatkan mutu produk atau jasa. Keberhasilan penggunaan
diagram Pareto sangat ditentukan oleh partisipasi personel terhadap situasi yang diamati,
dampak keuangan yang terlihat pada proses perbaikan situasi dan penetapan tujuan secara
tepat. Faktor lain yang perlu dihindari adalah jangan membuat persoalan terlalu kompleks
dan juga jangan terlalu mencari penyederhanaan pemecahan.

Tahapan penggunaan dari Diagram Pareto adalah mencari fakta dari data ciri gugus
kendali mutu yang diukur, menentukan penyebab masalah dari tahapan sebelumnya dan
mengelompokkan sesuai dengan periodenya, membentuk histogram evaluasi dari kondisi
awal permasalahan yang ditemui, melakukan rencana dan pelaksanaan perbaikan dari
evaluasi awal permasalahan yang ditemui, melakukan standarisasi dari hasil perbaikan yang
telah ditetapkan dan menentukan tema selanjutnya.

Prinsip Pareto juga dikenal sebagai aturan 80/20 dengan melakukan 20% dari pekerjaan
bisa menghasilkan 80% manfaat dari pekerjaan itu. Aturan 80/20 dapat diterapkan pada
hampir semua hal, seperti:
* 80% dari keluhan pelanggan timbul 20% dari produk atau jasa.
 * 80% dari keterlambatan jadwal timbul 20% dari kemungkinan penyebab penundaan.
* 20% dari produk atau account untuk layanan, 80% dari keuntungan Anda.
* 20% dari-tenaga penjualan menghasilkan 80% dari pendapatan perusahaan Anda.
* 20% dari cacat sistem penyebab 80% masalah nya.

Prinsip Pareto untuk seorang manajer proyek adalah mengingatkan untuk fokus pada
20% hal-hal yang materi, tetapi tidak mengabaikan 80% masalah. Berikut Hukum Pareto
dalam bentuk visual:

Umumnya Diagram Pareto merupakan diagram batang tempat batang tersebut diurutkan
mulai dari yang terbanyak sampai terkecil. Diagram Pareto memiliki banyak aplikasi dalam
bisnis dan pekerjaan. Demikian halnya Diagram Pareto dapat diaplikasikan dalam kontrol
kualitas. Ini adalah dasar bagi diagram Pareto, dan salah satu alat utama yang digunakan
dalam pengendalian kualitas total dan Six Sigma.Satu persatu masalah di breakdown
berdasarkan kategori masing – masing. item Diagram Pareto yaitu :
• Apa (what). Apa saja yang menjadi penyebab masalah tersebut?
• Kapan (when).Kapan masalah tersebut paling sering muncul
• Di mana (where).Dimana masalah tersebut paling sering muncul?
• Siapa (who).Siapa orang atau kelompok yang mengalami paling banyak masalah?
• Mengapa (why). Mengapa masalah tersebut banyak terjadi?
• Bagaimana (how).Bagaimana masalah tersebut bisa terjadi?
• Berapa biayanya (how much).
• Masalah mana yang biayanya paling besar? / atau berapa besar biasa yang sudah
ditimbulkan?

Manfaat Diagram Pareto

Pareto chart sangat tepat digunakan jika menginginkan hal-hal berikut ini:
1. Menentukan prioritas karena keterbatasan sumberdaya
2. Menggunakan kearifan tim secara kolektif
3. Menghasilkan consensus atau keputusan akhir
4. Menempatkan keputusan pada data kuantitatif

Langkah Membuat Diagram Pareto

Ada delapan tahap yang tercakup dalam pembuatan diagram Pareto, seperti :
a) Kumpulkanlah sebanyak mungkin data yang menunjukkan sifat dan frekuensi peristiwa
tersebut.
b) tentukan kategori yang akan digunakan untuk menganilisa data tersebut.
c) alokasikan frekuensi peristiwa menjadi kategori yang berbeda.
d) hitunglah frekuensi tersebut ke dalam prosentase.
e) buatlah diagram batang.
f) kemudian urutkanlah diagram batang tersebut mulai dari yang terbanyak.
g) ceklah dampak pareto dalam diagram batang tersebut.
h) apabila dampak pareto jelas, ambil tindakan pada item / fakto yang paling umum.

Penyusunan Diagram Pareto dapat juga menggunakan enam langkah berikut ini:

1. Menentukan metode atau arti dari pengklasifikasian data, misalnya berdasarkan

masalah, penyebab jenis ketidaksesuaian, dan sebagainya.
 2. Menentukan satuan yang digunakan untuk membuat urutan karakteristik karakteristik
tersebut, misalnya rupiah, frekuensi, unit, dan sebagainya.
3. Mengumpulkan data sesuai dengan interval waktu yang telah ditentukan.
4. Merangkum data dan membuat rangking kategori data tersebut dari yaang terbesar
hingga yang terkecil.
5. Menghitung frekuensi kumulatif atau persentase kumulatif yang digunakan.
6. Menggambar diagram batang, menunjukkan tingkat kepentingan relatif masing-
masing masalah. Mengidentifikasi beberapa hal yang penting untuk mendapat
perhatian.

Contoh Diagram Pareto

Di atas adalah contoh sederhana dari sebuah diagram pareto dengan menggunakan sampel
data frekuensi relatif dari penyebab IP rendah. Ini memungkinkan kita untuk melihat 20%
dari kasus yang menyebabkan 80% dari masalah dan di mana upaya kita harus difokuskan
untuk mencapai peningkatan terbesar.

*****