PEMERINTAH KOTA SURABAYA

BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 1 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

1. Dasar Hukum
1.1 Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah
1.2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;
1.3. Undang – Undang RI No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;
1.4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;
1.5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparetur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 36 Tahun 2013 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan
Penetapan dan Penerapan Standar Pelayanan;
1.6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparetur Negara dan Reformasi
Birokrasi Nomor 38 Tahun 2013 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit
Pelayanan Publik.
1.7. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 43 Tahun 1985 tentang Pedoman
Penyusunan Jadual Retensi Arsip;
1.8. Keputusan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2000 tentang Standar Minimal
Gedung dan Ruang Penyimpanan Arsip In Aktif;
1.9. Surat Edaran ANRI Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip In aktif
sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang
Penyusutan Arsip;
1.10. Surat Edaran ANRI Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk
menentukan nilai guna arsip;
1.11. Peraturan Daerah Kota Surabaya No 15 Tahun 2005 tentang Organisasi
Lembaga Teknis Kota Surabaya
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 2 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

1.12. Peraturan Walikota No 74 Tahun 2005 tentang Penjabaran Tugas dan

Fungsi Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya;
1.13. Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Surabaya Nomor
91/WK/1981 tentang Ketentuan-Ketentuan mengenai Tata Kearsipan
Pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II Surabaya;
1.14. Keputusan Walikota Surabaya Nomor 188.45/357/436.1.2/2008 tentang
Penetapan Kode Wilayah untuk Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah
Kota Surabaya
1.10. Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Surabaya Nomor
91/WK/1981 tentang Ketentuan-Ketentuan mengenai Tata Kearsipan
Pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II Surabaya;
1.15.. Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Tingkat II Surabaya Nomor 255
Tahun 1992 tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kotamadya Daerah
Tingkat II Surabaya
1.16. Rencana Strategis Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya Tahun
2011 – 2015;
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 3 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

2. PERSYARATAN

JENIS PELAYANAN PERSYARATAN

1. Penilaian Arsip Sesuai dengan JRA dan surat
permohonan SKPD

2. Akuisisi Dokumen Arsip Statis Inaktif di SKPD (Dinamis) sesuai JRA

dan Inaktif >10 Tahun.

3. Pendampingan pengolahan Sesuai jadual F1 dan DPA

arsip Dinamis
4. Inventarisasi Arsip Vital a. Kualitas atas arsip vital
b. Tipe katagori termasuk arsip vital
5. Layanan Pelanggan/pengguna
arsip oleh masyarakat (Arsip a. Surat tugas/perintah dari instansi;
Umum) b. Fotocopy KTP/mengisi buku tamu
5.1. Baca sesuai dengan identitas (KTP/SIM dll);
5.2. Foto copy c. Mengisi form untuk arsip yang
6. Layanan Menerima arsip-arsip diinginkan.
dari masyarakat

Membuat surat permohonan

3. DEFINISI
a. Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka
pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau
pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan public
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 4 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

b. Penyelenggara pelayanan publik yang selanjutnya disebut penyelenggara

adalah setiap institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga independen
yang dibentuk berdasarkan Undang-Undang untuk kegiatan pelayanan publik,
dan badan hukum lain yang dibentuk semata-mata untuk kegiatan pelayanan
publik.
c. Organisasi penyelenggara pelayanan publik yang selanjutnya disebut
Organisasi Penyelenggara adalah satuan kerja penyelenggara pelayanan publik
yang berada di lingkungan institusi penyelenggara negara, korporasi, lembaga
independen yang dibentuk berdasarkan Undang-Undang untuk kegiatan
pelayanan publik, dan badan hukum lain yang dibentuk semata-mata untuk
kegiatan pelayanan publik.
d. Standar pelayanan adalah tolok ukur yang dipergunakan sebagai pedoman
penyelenggaraan pelayanan dan acuan penilaian kualitas pelayanan sebagai
kewajiban dan janji Penyelenggara kepada masyarakat dalam rangka pelayanan
yang berkualitas, cepat,mudah, terjangkau, dan terukur.
e. Maklumat pelayanan adalah pernyataan tertulis yang berisi keseluruhan
rincian kewajiban dan janji yang terdapat dalam Standar pelayanan
f. Masyarakat adalah seluruh pihak, baik warga negara maupun penduduk
sebagai orang perseorangan, kelompok, maupun badan hukum yang
berkedudukan sebagai penerima manfaat pelayanan publik, baik secara
langsung maupun tidak langsung.
g. Pihak terkait adalah pihak yang dianggap kompeten dalam memberikan
masukan terhadap penyusunan Standar pelayanan
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 5 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

h. Pelaksana pelayanan publik yang selanjutnya disebut pelaksana adalah

pejabat, pegawai, petugas, dan setiap orang yang bekerja di dalam organisasi
penyelenggara yang bertugas melaksanakan tindakan atau serangkaian
tindakan pelayanan publik.
i. Kearsipan adalahh hal-hal yang berkenan dengan arsip.
j. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
k. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dan kegiatan
penciptaan arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
l. Arsip Aktif adalah: Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
menerus.
m. Arsip in aktif adalah: Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
n. Arsip Vital adalah: Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi
o. kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaruhi dan tidak
digantikan apabila rusak atau hilang.
p. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki
nilai guna kesejarahanseseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan
yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/ atau pendidikan dan pelatihan
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 6 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

kearsipan serta mempunyai fungsi tugas dan tanggung jawab melaksanakan

kegiatan kearsipan.
q. Lembaga Kearsipan: Lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab
di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan
r. Pencipta Arsip adalah Pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam
pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip
dinamis.
s. Unit Pengelolah : adalah Satua kerja pada pencipta arsip pada pencipta arsip
yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang
berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya.
t. JRA adalah Disingkat Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar yang berisi
sekurang - kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang
dimusnahkan dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

4. SISTEM MEKANISME DAN PROSEDUR

4.1 Pelayanan Pengakusisian Arsip Inaktif yang >10 Tahun dan Arsip Statis
Pengakuisisian Arsip Inaktif dan Arsip Statis antara lain:
 Bidang Akusisi Deposit Kearsipan melakukan Akuisisi Arsip Inaktif > 10 Tahun
dan Statis dilakukan dengan melalui penilaian.
 Apabila dalam melakukan verifikasi milik pencipta arsip terhadap arsip yang
tidak memenuhi kriteria sebagai arsip vital, maka Bidang Akusisi Deposit
Kearsipan berhak menolak arsip yang akan diserahkan.
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 7 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

 Penyimpanan arsip dilakukan terhadap Arsip Inaktif dan Arsip Statis yang
sudah didaftar dalam daftar arsip.
4.1 Layanan Pendampingan Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis
4.1.1 Pengelolaan Arsip Dinamis dan Statis
 Permohonan dari SKPD untuk mendampingi pengelola arsipnya dalam
mengelola arsip.
 Dilakukan survey konsidi arsip SKPD yang akan didampingi;
 Apabila sudah ada petugas pengelola arsip SKPD, maka akan dibuat
jadual pendampingannya. Tetapi apabila petugas pengelola arsip di SKPD
yang akan didampingi belum ada maka permohonan pendampingan dapat
ditolak;
4.1.2 Arsip SKPD yang diakuisisi adalah Arsip Inaktif yang berumur > 10 Th dan
Arsip Statis.
2.1.2.1 Proses penarikan Arsip Inaktif dan Statis yang bernilai guna di
SKPD dapat dilakukan atas dasar permintaan dari SKPD yang
bersangkutan. Arsip dapat berupa : Kertas (Tekstual), Audio Visual
(Film), Audio, Visual Gambar, majalah, foto, Audio Visua dan
Arsitektur / Kartografik (Blue Print, Peta, dll).
2.1.2.2 Media tempat penyimpanan arsip antara lain Folder, Boks Arsip,
Almari Peta, Almari Foto, Almari Audio & Audio Visual, Mobile File
dan Rak Arsip

4.1.3 URAIAN PROSEDUR

 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 8 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

4.1.3 a. Badan Arsip dan Perpustakaan memulai kegiatan akuisisi kearsipan

berdasarkan anggaran dan rencana kegiatan yang telah disahkan.
4.1.3.b Badan Arsip dan Perpustakaan menerima surat permohonan dari
SKPD untuk akuisisi dan pendampingan pengelolaan arsip dinamis.
4.1.3.c. Kepala Badan mendisposisikan surat permohonan kepada Kabid
Akusisi, Deposit dan Pengolahan, dan Kasubid Akuisisi dan Deposit
Kearsipan.
4.1.3.d. Kasubid Akuisisi dan Deposit Kearsipan membuat konsep Surat
Perintah yang selanjutnya diparaf Kabid Akusisi, Deposit dan
Pengolahan, selanjutnya untuk ditandatangi Kepala Badan
4.1.3.e Berdasarkan Surat Perintah Kepala Badan, tim dari Badan Arsip dan
Perpustakaan mendatangi SKPD untuk melakukan akuisisi arsip
dengan dilengkapi peralatan :
 Baju Kerja
 Sarung Tangan
 Masker
4.1.3.f Pengakuisisian Arsip SKPD dituangkan dalam Berita Acara
Penyerahan Arsip yang merupakan dokumen detail tentang isi arsip
yang diakuisisi.
4.1.3.g. Arsip diletakkan pada ruang transit.
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 9 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

Pengelolaan arsip statis terhadap preservasi arsip statis dilakukan untuk

menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis dan dilakukan secara
presentif dan kuratif.
4.2. Pelayanan Penitipan / Penyimpanan Dokumen Arsip Statis.
4.2.1. Syarat-syarat pelayanan penyimpanan dokuken arsip statis.
4.2.1.1 Pencipta arsip membuat surat permohonan ke Badan Arsip
dan Perpustakaan.
4.2.1.2. Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan memberikan
disposisinya ke Kepala Bidang Akuisisi Deposit dan Pengolahan
dan kemudian diteruskan ke Ka.Sub Bid Akusisi dan Deposit
Kearsipan untuk dilaksanakan verifikasi terhadap arsip yang akan
diserahkan ke Badan Arsip dan Perpustakaan.
4.2.1.3 Dilaksanakan survey dan identifikasi terhadap fisik arsip dan
daftar arsip statis dan selanjutnya dilaksanakan verifikasi
terhadap arsip. Arsip yang akan diserahkan untuk disimpan di
Badan Arsip dan Perpustakaan dilampiri dibuatkan Daftar Arsip
Statis.
4.2.1.4 Selanjutnya dilaksanakan rapat koordinasi antara Pencipta Arsip
dengan Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan dan dibuatkan
notulen rapat.
4.2.1.5 Pencipta Arsip membuat surat pernyataan bahwa arsip yang
akan diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan.
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 10 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

Selanjutnya dari hasil tersebut di buatkan Berita Acara

penyerahan arsip statis berserta daftar arsip yang diserahkan.
4.2.1.6 Berita Acara serah terima arsip statis ditandatangani oleh Kepala
Badan Arsip dan Perpustakaan dan Lembaga Pencipta Arsip.
Berita Acara Serah Terima tersebut memuat waktu serah terima,
tempat, jumlah arsip, tanggung jawab para pihak dan tanda
tangan para pihak.
4.2.1.7 Daftar arsip arsip statis yang telah disusun oleh Lembaga
Pencipta arsip sekurang-kurangnya memuat pencipta arsip,
nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, kurun waktu,
jumlah arsip, dan keterangan.
4.21.8 Dari hasil sebagaimana point tersebut di atas, maka Petugas
Akuisisi, dan Deposit Kearsipan memasukan arsip ke dalam
sarana yang telah disediakan untuk disimpan dalam Depo Arsip.
4.21.9 Pimpinan Pencipta Arsip menyerahkan Berita Acara Serah Terima
Arsip Statis ke Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan.

4.2.2. PETUGAS ARSIP.

Kontrol Akses :
Yang boleh masuk ke ruangan ini hanyalah Petugas khusus dari Sub. Bidang
Akuisisi dan Deposit Kearsipan,
 Memperhatikan system keamanan, Depo Arsip dikunci dengan kunci yang
dipegang oleh otoritas Depo Arsip yaitu Kasubid Akuisisi dan Deposit
Kearsipan;
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 11 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

 Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan menerbitkan Surat Perintah

Pengamanan Depo Arsip baik di Lantai I dan II pada Kantor Badan Arsip dan
Perpustakaan.
 Petugas yang ditunjuk untuk pengelolaan Depo Arsip tersebut sebanyak 6
(Enam ) Orang, yang terdiri dari Kepala Bidang Akuisisi, Deposit, dan
Pengelolaan, Kepala Sub Bidang Akuisisi, dan Deposit Kearsipan dan 4
(Empat) Orang Staf Operasional Pemula.
 Nama - nama petugas tersebut yang ditunjuk dalam pengelolaan Depo Arsip
yang bertanggung jawab dalam penyimpanan dan keselamatan Dokumen
yang tersimpan dalam Depo Arsip
 Petugas yang ditunjuk untuk memberikan pelayanan pada pengambilan di
Depo Arsip maupun yang menggandakan untuk difotocopy hanyalah petugas
khusus yang ditunjuk dalam Surat Perintah Kepala Badan Arsip dan
Perpustakaan.
 .Apabila ada dokumen arsip hilang yang bertanggung jawab adalah nama-
nama petugas yang ditunjuk dalam pengelolaan Depo Arsip. Nama petugas
yang ditunjuk bertanggung jawab dalam pengelolaan depo arsip tersebut
ditulis dalam pintu masuk Depo Arsip baik di Lantai I atau di Lt II.
 Yang memiliki akses masuk ke Depo Penyimpanan Arsip hanyalah Petugas
khusus dari Sub. Bidang Akuisisi dan Deposit Kearsipan
 Dengan memperhatikan sistem keamanan, Depo Penyimpanan Arsip
dikunci dengan kunci yang dipegang oleh otoritas Depo Penyimpanan Arsip
yaitu Kasubid Akuisisi dan Deposit Kearsipan.
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 12 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

 Surat Perintah Pengamanan Depo Arsip diberikan kepada petugas yang

ditunjuk untuk pengelolaan Depo Penyimpanan Arsip sebanyak 4 (empat)
orang, yang terdiri dari: Kepala Bidang Akuisisi, Deposit, dan Pengolahan;
Kepala Sub Bidang Akuisisi, dan Deposit Kearsipan; dan 2 (dua) orang
Petugas Sub Bidang Akuisisi dan Pengolahan.
 Selain petugas yang ditunjuk, tidak diijinkan masuk dalam Depo
Penyimpanan Arsip, dengan tujuan untuk menghindari hilang dan rusaknya
dokumen arsip yang tersimpan dalam Depo Penyimpanan Arsip, kecuali
kondisi-kondisi tertentu.
4.2.3 Petugas Pengelolaan Depo Penyimpanan Arsip pada saat melaksanakan
tugas agar:
 Mengecek sarana penyimpanan arsip, dan apabila sudah waktunya
harus dilakukan perawatan, pengamanan untuk menjaga dari segala
kerusakan arsip
 Menjaga kebersihan Depo Penyimpanan Arsip
 Melaksanakan monitoring terhadap suhu & kelembaban di Depo
Penyimpanan Arsip serta menghindari dari bahaya kebakaran, dengan
cara mengecek tabung pemadam dan alarm kebakaran
 Membantu dan mengecek apabila ada kegiatan fumigasi rutin Depo
Penyimpanan Arsip
 Mengecek smoke and hit detector, exhaust fan, alat thermohigrometer

4.2.4 SANKSI PELANGGARAN

 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 13 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

1. Apabila terjadi pelanggaran terhadap seluruh ketentuan pengamanan

Depo Arsip, maka seluruh pihak yang diberi kewenangan memasuki
Depo Arsip wajib bertanggung jawab.
2. Sanksi atas pelanggaran diberikan berupa Surat Peringatan (SP),
mulai dari SP 1, SP 2, dan SP 3, hingga sanksi tertinggi.
3. Untuk tenaga outsource, sanksi pelanggaran paling tinggi adalah
pemberhentian, sedangkan untuk PNS sanksi pelanggaran tertinggi
adalah dilaporkan kepada Walikota Surabaya
Koordinasi sanksi pelanggaran yiatu : UU 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan
a. Sanksi administrasi
b. Sanksi dengan / pindana.
Sehingga tak boleh bertentangan atau UU / PP atau Peraturan
diatasnya. Sedangkan Surat Perintah berdasarkan Peraturan
Pemerintah untuk Aparatur Negara / PNS
4.3. Perawatan dan Penyelamatan Arsip
Perawatan /pemeliharaan arsip dinamis dilakuka untuk menjaga keautentik,
keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Pemeliharan arsip dinamis meliputi
pemeliharaan arsip vital, arsip aktif dan arsip inaktif baik yang termasuk dalam
kategori arsip terjaga maupun arsip umum .
4.3.1 Dalam proses pengelolaan arsip, apabila ditemukan ada Arsip Statis yang
rusak atau potensi rusak maka dilakukan penyelamatan arsip dengan
proses Restorasi
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 14 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

4.3.2. Untuk menjaga kondisi arsip dilakukan pemeliharaan secara rutin yaitu
4.3.2.1. Pemberian kapur barus (kamper) pada box arsip setiap 3 bulan
4.3.2.2. Pelaksanaan fumigasi Depo Arsip setiap 6 bulan
4.3.3.3. Adanya exhaust fan untuk mengurangi kelembapan Depo Arsip
4.3.3.4. Menjaga kebersihan Depo Arsip
4.3.3.5. Monitoring suhu dan kelembapan di Depo Arsip
4.3.8. Untuk menghindari kebakaran, Depo Arsip dilengkapi dengan smoke and
hit detector (alarm), tabung pemadam kebakaran, sprinkle (menggunakan
gas CO2 / Busa)
4.3.9. Dalam proses pengelolaan arsip, apabila ditemukan ada Arsip Statis yang
rusak atau potensi rusak maka dilakukan penyelamatan arsip dengan
proses Restorasi
Disamping dilaksanakan perawatan arsip juga dilakukan perlindungan arsip yang
berupa tembok bata dengan pintu berlapis teralis besi, jika terjadi kebakaran
kebakaran bersifat slam shut (hanya bisa dibuka dari dalam dan langsung terkunci
jika ditutup). Pemadam kebakaran jenis APAR (alat Pemadam Api Ringan) dan
dilengkapi smoke and hit detector (Alat Kontrol asap panas) terinstall dan diinspeksi
secara regular. Jenis perlindungan dengan fumigasi, kondisi udara dan kelembaban
terhadap rayap, menghindari lengketnya kertas, kaburan tinta/ buramnya kertas
serta perlindungan aplikasi anti virus dan back up data.
Petugas Pengelolaan Depo Arsip pada saat melaksanakan tugas agar :
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 15 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

 Mengecek masing-masing box dan apabila box tersebut sudah waktunya

diberikan kapur barus agar segera diberikan untuk menjada dari segala
kerusakan dokumen.
 Menjaga kebersihan Depo Arsip
 Melaksanakan monitoring terhadap suhu dan kelembaban di Depo Arsip.
 Menghindari dari bahaya kebakaran dan mengecek tabung kebakaran.
 Membantu dan mengecek apabila ada kegiatan fumigasi rutin depo arsip.
 Mengecek Smoke and hit Detector, exhaust fan alat thermohigrometer .
4.4 Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip tidak memiliki nilai guna, telah habis
masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA, tidak ada
peraturan Undang-undang yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian
proses suatu perkara.
4.4.1. Badan Arsip dan Perpustakaan melakukan koordinasi dengan SKPD tentang
arsip-arsip Inaktif yang ada di SKPD untuk menilai retensi Arsip Inaktif di
Depo Arsip sesuai JRA.
4.4.2. Arsip Inaktif yang selesai retensinya sesuai JRA dapat dimusnahkan/
disusutkan.
44.3. Arsip Inaktif yang akan dimusnahkan dimasukkan dalam Usulan Daftar
Pencarian Arsip yang akan dimusnahkan
4.4.4. Usulan Daftar Pencarian Arsip yang dimusnahkan diserahkan kepada Tim
Penilai Arsip yang terdiri :
a. Sekretaris Daerah
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 16 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

b. Kepala Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan

c. Kepala Bidang Akuisisi, Deposit dan Pengolahan
d. Kepala Sub Bidang Akuisisi, dan Deposit Kearsipan
e. Inspektorat
f. Bagian Hukum, dan SKPD Pencipta Arsip.
4.4.5. Tim Penilai Arsip selanjutnya mengajukan permintaan persetujuan
pemusnahan arsip kepada Walikota Surabaya.
- Bila telah mendapat persetujuan pemusnahan arsip dari Walikota, maka
petugas Badan Arsip dan Perpustakaan melakukan proses pemusnahan
arsip dengan cara mencacah arsip.
- Pemusnahkan arsip menggunakan Berita Acara Pemusnahan Arsip
- Bila arsip masih dibutuhkan, maka SKPD dapat memperpanjang retensi arsip
dengan menggunakan Lembar Perpanjangan Retensi.
4.5. Inventarisasi arsip vital
Inventarisasi arsip vital dilakukan dalam rangka penyelamatan arsip vital yang
berada di pencipta arsip (SKPD), kegiatan inventarisasi berupa:
4.5.1 Melakukan inventarisasi arsip vital di SKPD sesuai jadwal yang ditentukan;
4.5.2 Melakukan pendataan arsip vital yang disimpan di SKPD.

5. JANGKA WAKTU PENYELESAIAN :

JENIS PELAYANAN WAKTU
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 17 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

1. Penilaian Arsip Tergantung jumlah arsip yang

dinilai
2. Akuisisi Dokumen Arsip Statis Tergantung jumlah arsip yang
akan diakuisisi
3. Pendampingan pengolahan arsip 2 s.d. 4 hari
Dinamis
4. Inventarisasi Arsip Vital 1 s.d. 3 hari
5. Layanan Pelanggan/pengguna arsip
oleh masyarakat (Arsip Umum) Baca / Tergantung permohonan
Foto copy pengguna arsip
6. Layanan Menerima arsip-arsip dari
masyarakat Tergantung banyaknya arsip

Catatan : Pelayanan setiap hari kerja

6. BIAYA
6.1. Semua jenis pelayanan yang dilaksanakan oleh Bidang Akuisisi, Deposit, dan
Pengolahan tidak dipungut biaya (Gratis)
6.2 Untuk memperbanyak dokumen foto copy dikenanakan biaya sebesar biaya
untuk ongkos foto copy.

7. Produk Pelayanan
7.1 Produk pelayanan berupa informasi data kearsipan
7..2 Dokumen foto Tempo Doeloe
7.3 Dokumen Surat Berharga
7.4 Audio Visual
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 18 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

7.5. Audio ( Kaset Rekaman Suara, Compact Disc (CD) dll.)

8. SARANA, PRASARANA DAN FASILITAS

8.1 Depo Arsip
8.2 Mobile File
8.3 Almari Foto
8.4 Almari Audio & Audio Visual
8.5 Almari Peta
8.6 Rak Arsip
8.7 Komputer
8.8. Boks Arsip
8.9 Folder
8.10 Micro Film

9. KOMPETENSI DAN JUMLAH PELAKSANA

PELAKSANA JUMLAH KOMPETENSI

1. Kabid Akusisi Deposit & Pengolahan 1 Orang Kearsiparisan yang dilak-
2. Ka. Sub Bid Akusisi Deposit Kearsipan 1 Orang sanakan oleh ANRI, dan
3. Staf Sub Bid Akusisi Deposit Kearsipan 4 Orang Badan Perpustakakan dan
kearsipan Propinsi Jawa
Timur
4. Tenaga Operasional Pemula 27 Orang Pelatihan Kearsipan

10 PENGAWASAN INTERNAL
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 19 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

10.1 Pengawasan Internal terhadap pelayanan bidang Akusisi Deposit Kearsipan

proses dan prosedur dipantau oleh koordinator Kepala Bidang Akusisi
Deposit dan Pengolahan
10.2 Secara periodik minimal dilaksanakan setiap bulan untuk memastikan
seluruh proses realisasi pelayanan dapat dikendalikan

11. PENANGANAN PENGADUAN SARAN DAN MASUKAN

11.1 Menyediakan sarana pengaduan bagi masyarakat Umum dan SKPD yang
kurang puas terhadap proses pelayanan Sub Bidang Akuisisi dan Deposit
Kearsipan
11.2 Sarana pengaduan meliputi :
Pengaduan Pelayanan Bid Akusisi dan Deposit Kearsipan
SARANA PENGADUAN PENCATATAN TINDAKAN YANG
DILAKUKAN
Langsung ke petugas Mengahadap langsung Penyelesaian / solusi
Kotak Saran Kotak Saran Penyelesaian / solusi
webside: Melalui internet Penyelesaian / solusi
www.Surabaya.go.id.E-mail
:barpus surabaya.go.id
Buku Pengaduan di Meja Buku Pengaduan Penyelesaian / solusi
Informasi

Masyarakat yang hendak menyampaikan pengaduan harus menyampaikan

indentitas diri secara jelas dan hal yang akan diadukan terkait dengan
pelayanan yang dilaksanakan oleh Sub Bidang Akuisisi dan Deposit
Kearsipan.
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 20 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

11.3 Pengaduan secara langsung ke petugas Akusisi Deposit Kearsipan akan

dicatat dalam log book pengaduan masyarakat oleh petugas akusisi deposit
kearsipan.
11.4 Kotak saran di buka setiap hari diakhir pelayanan oleh petugas akuisisi
deposit kaersipan dan apabila tidak ada pengaduan dicatat dalam log Book
Pengaduan masyarakat.
11.5 Petugas Akusisi Deposit Kearsipan setiap hari mengecek buku pengaduan
yang ada dimeja informasi. Apabila ada pengaduan terhadap pelayanan
pada hari yang bersangkutan disampaikan kepada petugas Akusisisi Deposit
Kearsipan dan untuk selanjutnya pengaduan tersebut di catat pada Log
Pengaduan Mayarakat.
11.6 Berdasarkan rekaman pengaduan pada Log Book Pengaduan masyarakat,
setiap akhir bulan Kepala Bidang Akusisi Deposit dan Pengolahan mengecek
status tindak lanjut pengaduan dan memastikan tidak ada dampak lanjutan
atas hal yang diadukan oleh masyarakat.
11.7. Apabila pada log Book Pengaduan masyarakat terdapat ada 5 (Lima) topic
pengaduan yang sama akan dilakukan tindakan perbaikan terhadap system
pelayanan sesuai dengan prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan..

12. JAMINAN PELAYANAN YANG MEMBERIKAN KEPASTIAN PELAYANAN

DILAKSANAKAN SESUAI DENGAN STANDAR PELAYANAN
Kepala Bidang Akusisi, Deposit dan Pengolahan menjamin seluruh pelayanan
yang diberikan oleh Petugas Sub Bidang Akuisisi, dan Deposit Kearsipan sesuai
dengan standart Pelayanan, untuk memastikan Pelayanan dilaksanakan dengan
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 21 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

terkendali, maka pelayanan di Sub Bidang Akusisi, dan Deposit Kearsipan

direncanakan, ditetapkan dan didokumentasikan dalam Rencana dan target
Akusisi, dan Deposit Kearsipan.

13. JAMINAN KEAMANAN DAN KESELAMATAN PELAYANAN DALAM

BENTUK KOMITMEN UNTUK MEMBERIKAN RASA AMAN BEBAS DARI
BAHAYA DAN RESIKO KERAGU-RAGUAN
Kepala Bidang Akusisi Deposit dan Pengolahan menjamin keamanan dan
keselamatan dokumen yang menitipkan berkas dan pengelolaan kearsipan/
pengakusisian dokumen yang menerima pelayanan yang tercermin dalam point
“Profesional” dan :”Aman”, melalui janji Layanan kearsipan dan Maklumat
Pelayanan .

14. EVALUASI KINERJA PELAYANAN

14.1 Kinerja pelaksana ditetapkan melalui target terukur dalam Sasaran dan
target Akuisisi Deposit Kearsipan yang merupakan target kinerja
pelayananSub Bidang Akusisi, dan Deposit Kearsipan.
14.2 Pencapaian target dihitung dan diperlakukan secara berkala .
14.3 Hasil capaian target dianalisis oleh Petugas Sub Bidang Akusisi, dan
Deposit Kearsipan dalam laporan Pencapaian Sasaran dan target serta
 PEMERINTAH KOTA SURABAYA
BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

BIDANG AKUISISI, DEPOSIT DAN KEARSIPAN
No Dokumen No.Revisi Hal Tanggal Terbit
SOP-AKUISISI, 00 22 dari 21 2 Januari 2013
DEPOSIT DAN
KEARSIPAN-21

dievaluasi oleh Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan untuk menentukan

tindak lanjut dan penetapan target kinerja selanjutnya dengan konsep
peningkatan kinerja berkesinambungan.