KAJIAN MONITORING URUSAN UMUM KEPEGAWAIAN
BULAN MEI 2016
NO INPUT ANALISA MASALAH
1 Rencana Kegiatan tersedia, tidak ada masalah
2 Kebijakan/ SK Kapus Masih ada beberapa kebijakan belum dibuat, a.l :
- SK penyusunan prosedur
- SK Jenis Pelayanan tiap unit
- SK tertib Administrasi
- SK Layanan Humas Kepada Pihak Lain
3 SDM = 1 orang Dengan adanya akreditasi pelaksanaan kegiatan
umum dan kepegawaian mengalami hambatan,
sering terjadi keterlambatan
4 Sarana Prasarana Akses dengan lintas sector dan masyarakat terbatas
Kegiatan rekap absen digital terhambat
Dokumen yang baru dibuat kadang tercecer
5 Prosedur (pedoman, Masih ada beberapa prosedur belum dibuat :
panduan, SOP, KAK) - Pedoman administrasi keTata-Usahaan
- Panduan administrasi umum
- Panduan administrasi kepegawaian
- SOP pensiun dini
- SOP pembuatan kartu ASKES
- SOP pembuatan SPMT Pegawai
PENYEBAB MASALAH
- -
Kesulitan mencari dasar hukum dan
referensi dari kebijakan yang akan
dikeluarkan secara spesifik
Belum terkumpulnya dari unit-unit jenis
pelayanan yang disediakan
Merangkap jabatan sebagai Ka.Tata Usaha
Belum ada pembagian tugas untuk 2 orang
staf TU lainnya untuk membantu urusan
Umum dan Kepegawaian
Tidak ada telepon dan internet di ruang
Tata Usaha
Tidak ada printer dekat dengan alat absen
digital sehingga petugas bolak balik ke
ruang Tata Usaha
Tidak ada Flash Disk khusus untuk
kegiatan pengambilan data absen digital
Komputer digunakan oleh program lain di
saat jadwal pelaksanaan rekap absen
ATK=Map sudah tidak ada di
perlengkapan
Kurangnya referensi ketata-usahaan
Adanya contoh pedoman yang bermacam-
macam sehingga kesulitan untuk merekap
Tidak ada contoh / aturan baku dari SKPD
tentang pedoman/panduan ketata-usahaan
RTL
Membuat SK yang belum ada paling
lambat awal Juli (target 2 SK)
Koordinasi kembali dengan tiap unit
Koordinasi Ka.Puskesmas untuk
pembagian tugas pada 2 orang staf
lainnya
Usul ke Ka.Puskesmas untuk
pemindahan telepon dari poli umum
ke Tata Usaha
Usul ke Ka.Puskesmas untuk
pengadaan printer di ruangan absen
digital
Usul pengadaan Flash Disk khusus
untuk absen digital
Usul komputer untuk program lain
sehingga tidak mengganggu kegiatan
Usul pengadaan map tusuk (ATK)
ke perlengkapan
Membagi tugas pembuatan prosedur
dengan 2 staf lainnya
Menjadwalkan pembuatan prosedur
selesai di akhir Juli
NO INPUT ANALISA MASALAH PENYEBAB MASALAH RTL
- SOP pengelolaan arsip - -
- SOP pelayanan tamu internal dan tamu
kedinasan
- SOP pelayanan pimpinan
- SOP pemeliharaan kebersihan dan
kenyamanan kantor
- SOP pelayanan akomodasi pertemuan internal
6 Keuangan Seluruh sarana prasarana dan kegiatan tata usaha - -
terpenuhi, tidak ada masalah sepanjang permintaan
biaya sesuai kebutuhan
NO PROSES ANALISA MASALAH PENYEBAB MASALAH RTL
1 Menyusun rencana Terlambatnya penyusunan rencana kegiatan umum Adanya asumsi bahwa kegiatan Tata Usaha Akan membuat rencana kegiatan
kegiatan dan kepegawaian merupakan tugas rutin bulanan sehingga bulan berikutnya setiap akhir bulan
pengelola tidak membuat/menyusun rencana berjalan (2 minggu sebelum bulan
kegiatan berikutnya)
2 Pelaksanaan rencana Masih ada beberapa rencana kegiatan yang Masih ada pegawai yang lupa ceklok dan Sosialisasi kembali ke pegawai
kegiatan pelaksanaannya tidak tepat waktu a.l : tidak jelas keberadaannya sehingga pentingnya absen digital
- Rekap absen digital dijadwalkan tanggal menghambat rekapan dan print out rekap Sosialisasi tata tertib kehadiran pada
12,19,31 Mei 2016, kenyataannya absen seluruh pegawai
pelaksanaannya pada tanggal 16,20,25,31 Mei Membuat SK tentang tata tertib
2016 pegawai

Masih ada kegiatan yang tidak dilaksanakan sesuai
prosedur a.l :
- Pembuatan surat keluar masih ada program
yang membuat surat sendiri tanpa melalui tata
usaha
3 Penginputan data Selalu terhambat pada saat akan mengirim surat
kepegawaian dan dan laporan hasil penginputan melalui email
persuratan
Surat keluar yang dikeluarkan oleh program Menegur dan menjelaskan pada
merupakan kegiatan rutin tiap tahun program tentang prosedur surat keluar
Ketidak-tahuannya pemegang program
mengenai prosedur surat keluar
Tidak stabil akses internet di ruang TU, Usul ke Ka.Puskesmas untuk
karena proses penginputan dna pengiriman pengadaan modem di TU
surat/ data baru terlaksana jika ada modem
yang bisa dipinjam
NO OUTPUT ANALISA MASALAH PENYEBAB MASALAH RTL
1 Laporan harian Tidak ada masalah Monitoring pengisian absen
dilakukan melalui dilanjutkan
monitoring pengisian
absen = 99% terisi
2 Laporan bulanan Kurang disiplinnya pegawai untuk hadir ditempat Tidak ada sanksi yang keras bagi pegawai Sosialisasi kembali PP 53 th.2010
melalui monitoring kerja tepat waktu yang tidak disiplin dan tidak ada reward tentang disiplin
keterlambatan bagi pegawai yang disiplin sehingga Usul penetapan reward pegawai
pegawai diakumulasi pegawai mulai acuh tak acuh dengan yang disiplin 3 bulan berturut-turut
>420 mnt = 47% keterlambatannya ke Ka.Puskesmas
(17 pegawai)
3 Laporan dibuat tepat Tidak ada masalah Laporan dibuat per tanggal 1
waktu setiap tanggal 2

Makassar, Juni 2016

PJ.Urusan Umum dan Kepegawaian

Ni Nyoman Widhyani, SKM

NO PROSES TINDAK LANJUT EVALUASI RTL EVALUASI
1 Menyusun rencana Membuat rencana kegiatan bulan Juli pada Rencana Kegiatan Bulan Juli telah disusun Memantau penyusunan rencana
kegiatan tanggal 25 Juni 2016 kegiatan
2 Pelaksanaan rencana Mensosialisasikan kembali ke pegawai Telah dilaksanakan sosialisasi tentang absen Memantau kembali pelaksanaan
kegiatan pentingnya absen digital, tata tertib digital dan tata tertib kehadiran rekap absen dan meninjau penyebab
kehadiran pada rapat rutin bulanan tanggal Rekap Absen untuk bulan Juni belum masalahnya
22 Juni 2016 dilaksanakan sesuai jadwal bahkan lewat dari
Rekap Absen dilaksanakan tanggal 13, 17, jadwal yang ditentukan
24 Juni 2016, 11 Juli 2016 SK tentang Tata Tertib Pegawai telah dibuat
Membuat SK tentang tata tertib pegawai

Menegur dan menjelaskan pada program Sampai pada pelaksanaan evaluasi tidak ada surat Memantau secara rutin surat keluar
yang membuat sendiri surat keterangan keluar yang dibuat oleh program
untuk pihak ketiga tentang prosedur surat
keluar
3 Penginputan data Pengusulan ke Ka.Puskesmas untuk Usul telah disampaikan ke pengurus barang Melakukan pengusulan kembali
kepegawaian dan pengadaan modem di TU namun belum terealisasi
persuratan
NO INPUT
1 Rencana Kegiatan
2 Kebijakan/ SK Kapus
3 SDM = 1 orang
4 Sarana Prasarana
5 Prosedur (pedoman,
panduan, SOP, KAK)
TINDAK LANJUT
tersedia, tidak ada masalah
Membuat SK :
- SK Jenis Pelayanan tiap unit
- SK tertib Administrasi
Koordinasi dengan tiap unit tentang jenis
pelayanan yang disediakan
Koordinasi dengan Ka.Puskesmas untuk
pembagian tugas pada 2 orang staf lainnya
Melakukan pembagian tugas dengan 2 staf
lainnya
Melakukan pengusulan ke Ka.Puskesmas
untuk pemindahan telepon dari poli umum
ke Tata Usaha
Melapor ke pihak Telkom
Melakukan pengusulan ke Ka.Puskesmas
untuk pengadaan printer, Flash Disk map
tusuk (ATK)
Melakukan pembagian tugas pembuatan
prosedur dengan 2 staf lainnya
Menyelesaikan prosedur antara lain :
- Pedoman administrasi keTata-
Usahaan (tahap pengetikan)
EVALUASI RTL EVALUASI
Sudah ada 2 SK yang dibuat Menyelesaikan SK yang belum
Masih ada kebijakan belum dibuat, a.l : dibuat (akhir Juli) :
- SK penyusunan prosedur - SK penyusunan prosedur
- SK Layanan Humas Kepada Pihak Lain - SK Layanan Humas Kepada
Pihak Lain
Telah dilakukan pembagian tugas untuk 2 orang staf -
TU lainnya untuk membantu urusan Umum dan
Kepegawaian
Telah dilapor ke pihak Telkom namun belum Konfirmasi kembali ke pihak
ditindak lanjuti oleh pihak Telkom Telkom
Telah dilakukan pengusulan namun belum Melakukan pengusulan kembali
terealisasi karena dana operasional belum cair untuk pengadaan printer, FD dan
map tusuk
Pembagian tugas telah dilaksanakan namun belum Menjadwalkan kembali pembuatan
ada prosedur yang dibuat antara lain: prosedur selesai di akhir Agustus
- Panduan administrasi umum
- Panduan administrasi kepegawaian
- SOP pensiun dini
- SOP pembuatan kartu ASKES
- SOP pembuatan SPMT Pegawai
- SOP pengelolaan arsip
- SOP pelayanan tamu internal dan tamu
kedinasan
- SOP pelayanan pimpinan
- SOP pemeliharaan kebersihan dan kenyamanan
kantor
- SOP pelayanan akomodasi pertemuan internal
TINDAK LANJUT DAN EVALUASI MONITORING URUSAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

NO OUTPUT TINDAK LANJUT EVALUASI RTL EVALUASI

1 Laporan harian Melakukan monitoring pengisian absen = 99 % Monitoring pengisian absen dilakukan Memantau pelaksanaan monitoring
dilakukan melalui terisi Pegawai 99% telah mengisi absen setiap pengisian absen
monitoring pengisian hari
absen
2 Laporan bulanan Melakukan sosialisasi PP 53 th.2010 tentang Telah dilaksanakan sosialisasi PP 53 Memantau pelaksanaan monitoring
melalui monitoring disiplin pada rapat rutin bulanan th.2010 tentang disiplin pegawai keterlambatan pegawai
keterlambatan Pengusulan penetapan reward pegawai yang Belum ada penetapan reward
pegawai disiplin 3 bulan berturut-turut ke Ka.Puskesmas Monitoring keterlambatan pegawai
Melakukan monitoring keterlambatan pegawai = dilakukan 14,3 %, tingkat kedisiplinan
akumulasi terlambat >420 mnt = 5 orang =14,3% pegawai meningkat dibandingkan bulan
Mei = 47 %
3 Laporan dibuat tepat Laporan dibuat per tanggal 2 Juni 2016 Laporan masuk ke Kapus tanggal 2 Juni Memantau pembuatan laporan
waktu 2016