KERANGKA ACUAN KERJA AUDIT INTERNAL

UNIT PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS

UPT PUSKESMAS KAMPUNG JABI
TAHUN 2019

I. PENDAHULUAN
Tempat pendaftaran pasien merupakan tempat penerimaan pendaftaran
pasien yang berkunjung ke puskesmas. Pelayanan pendaftaran bersifat
administratif, bukan pelayanan medis, namun kesinambungan informasi medis
dan kerahasiaannya harus dijaga.
Tempat pendaftaran pasien juga merupakan bagian dari unit Rekam
Medis di puskesmas yang kegiatannya mengatur penerimaan dan pendaftaran
pasien. Fungsi dari pendaftaran adalah tempat pencatatan identitas pasien ke
formulir rekam medis rawat jalan serta tempat penulisan data dasar pasien.
Pendaftaran juga merupakan tempat penyediaan informasi untuk pasien. Oleh
karena itu pendaftaran adalah pintu pertama untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan.

II. LATAR BELAKANG

Kebutuhan masyarakat sebagai pelanggan puskesmas perlu diperhatikan,
diupayakan dan dipenuhi sesuai misi dan sumber daya yang tersedia di
puskesmas. Pasien membutuhkan informasi yang jelas di pendaftaran, oleh
karena itu informasi pendaftaran harus tersedia dengan jelas. Proses pendaftaran
harus mencerminkan penerapan upaya keselamatan pasien, terutama dalam
identifikasi identitas sosial pasien.
Berbagai keluhan tentang pelayanan di pendaftaran puskesmas yang
sering dijumpai antara lain pelanggan tidak tahu tentang tata cara pendaftaran,
syarat pendaftaran, alur pelayanan, dan informasi lainnya yang mereka
butuhkan.
Tim Kepuasan Pelanggan telah melakukan survey pada 95 orang
pelanggan tentang ketersediaan media informasi yang mereka butuhkan di
 pendaftaran dan didapatkan hasil bahwa hampir semua pasien tidak
mendapatkan informasi yang mereka butuhkan tentang pendaftaran dan
pelayanan yang ada di puskesmas.
Pada unit penyimpanan rekam medis, masalah yang sering terjadi antara
lain rekam medis hilang dan tidak ditemukan saat pelanggan lama berkunjung,
rekam medis terlambat dikembalikan dari masing - masing ruangan.
Oleh karena itu, tim audit internal merasa perlu untuk melakukan audit
internal pada unit pendaftaran untuk mendapatkan data obyektif yang dapat
digunakan untuk analisa upaya peningkatan mutu yang dapat dilakukan pada unit
pendaftaran.

III. TUJUAN
Tujuan Umum:
Memberikan pelayanan pendaftaran dengan efektif dan efisien dengan
memperhatikan kebutuhan pelanggan di pendaftaran dan menunjang
tercapainya tertib administrasi dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan UPT.
Puskesmas Kampung Jabi.
Tujuan Khusus:
1. Menilai kepatuhan petugas terhadap SOP Pendaftaran Pasien.
2. Menilai ketersediaan media informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan sesuai
Standar Akreditasi 7.1.2 EP 1 s/d 6.
3. Pelanggan mendapatkan informasi yang dibutuhkan.
4. Menilai kepatuhan petugas terhadap SOP Penyimpanan Rekam Medis.

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

a. Lingkup audit:
Pelayanan UKP (Unit Pendaftaran dan Rekam Medis).

Objek Audit ：
1. Kepatuhan petugas terhadap SOP Pendaftaran Pasien.
2. Ketersediaan Media Informasi di Unit Pendaftaran.
3. Kepatuhan Petugas terhadap SOP Penyimpanan Rekam Medis.
 b. Kegiatan Audit dan Rincian kegiatan:
1. Pemberitahuan kepada unit Pendaftaran dan Rekam Medis.
2. Pelaksanaan kegiatan audit Unit Pendaftaran dan Rekam Medis
sesuai jadwal.
3. Analisis hasil audiit Unit Pendaftaran dan Rekam Medis.
4. Tindak lanjut hasil audit Unit Pendaftaran dan Rekam Medis.
5. Monitoring pelaksanaan tindak lanjut Unit Pendaftaran dan Rekam
Medis.
6. Menyusun laporan audit internal Unit Pendaftaran dan Rekam Medis.
7. Penyampaian laporan hasil audit dan tindak lanjutnya.

V. CARA MELAKUKAN KEGIATAN

a. Kriteria Audit yang digunakan:

Pelayanan Lingkup Objek Audit Kriteria Keterangan

UKP
Unit Petugas Kepatuhan petugas SOP
Pendaftaran Pendaftaran terhadap SOP Pendaftaran
dan Rekam Pendaftaran Pasien Pasien
Medis
Standar
akreditasi
7.1.1 EP 1 s/d
4
Petugas Ketersediaan Media Standar
Pendaftaran Informasi di Unit Akreditasi
Pendaftaran 7.1.2 EP 1 s/d
6
 Petugas Kepatuhan petugas SOP
Rekam terhadap SOP Penyimpanan
Medis Penyimpanan Rekam Rekam Medis
Medis
Standar
Akreditasi 8.4.3
EP 3

b. Metode Audit
Metode dalam pelaksanaan audit internal di unit Pendaftaran adalah:
Wawancara, Observasi, Daftar Tilik dan Telusur Dokumen

c. Instrumen Audit
Instrumen yang di gunakan dalam melakukan Audit Internal di Unit
Pendaftaran meliputi:
- Panduan Observasi
- Panduan Wawancara
- Check list

VI. SASARAN ATAU OBJEK AUDIT

Terlaksananya Audit Internal Unit Pelayanan Pendaftaran dan Rekam Medis
(Petugas Pendaftaran dan Rekam Medis)

VII. JADWAL DAN ALOKASI WAKTU

a. Audit Pertama
1. Observasi, Wawancara, Periksa Dokumen : Tgl 23 – 24 Jan 2019
2. Analisa dan Penyusunan Hasil Audit : Tgl 23 – 24 Jan 2019
b. Audit Kedua
1. Observasi, Wawancara, Periksa Dokumen : Tgl 4 – 5 April 2019
2. Analisa dan Penyusunan Audit : Tgl 4 – 5 April 2019
c. Audit Ketiga
1. Observasi, Wawancara, Periksa Dokumen : Tgl 3 – 4 Juli 2019
 2. Analisa dan Penyusunan Audit : Tgl 3 – 4 Juli 2019

d. Audit Keempat
1. Observasi, Wawancara, Periksa Dokumen : Tgl 7 – 8 Okt2019
2. Analisa dan Penyusunan Audit : Tgl 7 – 8 Okt 2019

VIII. EVALUASI PELAKSAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN

Evaluasi pelaksanaan kegiatan audit internal di unit pendaftaran dilakukan
untuk menilai apakah pelaksanaan audit sesuai jadwal yang sudah di susun
setiap tiga bulan sekali. Jika terjadi ketidaksesuaian dalam pelaksanaan kegiatan
audit dilaporkan kepada ketua tim audit untuk dibahas bersama dalam tim audit
internal.

IX. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

Auditor internal harus mencatat/mendokumentasikan keseluruhan proses
kegiatan audit internal, dan melaporkan hasil temuan audit, hasil analisis, dan
rencana tindak lanjut yang disepakati bersama dengan auditee. Keseluruhan
kegiatan audit internal harus dievaluasi sebagai dasar untuk melakukan
perbaikan audit.

Instrumen audit