BAB II

STRUKTUR ORGANISASI DAN ADMINISTRASI PROYEK

2.1. Umum
Organisasi proyek merupakan suatu bentuk kerjasama antara beberapa
orang dalam suatu perkumpulan yang terikat secara formal untuk mewujudkan
tujuan yang disepakati bersama. Untuk merealisasikan kegiatan pelaksanaan dari
suatu proyek perlu adanya hubungan kerja antara semua unsur di dalam organisasi
proyek sehingga tugas yang telah diberikan kepada masing-masing pihak, dapat
dijalankan secara benar agar tujuan dan sasaran yang ingin dicapai dapat terwujud.
Administrasi Proyek adalah keseluruhan proses kerja antara dua orang atau
lebih, dan bersifat non teknis yang mencakup masalah umum dan keuangan, baik
tentang peraturan dan ketentuan, hubungan kerja, prosedur, dan lain sebagainya
yang menunjang kegiatan teknis lapangan.
Pelaksanaan suatu proyek dapat direalisasikan seefisien dan seefektif
mungkin apabila, struktur organisasi dan administrasi proyek tersebut disusun
secara teratur dan sistematis sehingga dapat dicapai tujuan yang diinginkan yaitu
untuk mencapai hasil kerja yang optimal baik dari segi kualitas maupun kuantitas.
Dalam hal ini diperlukan suatu manajemen proyek untuk mengorganisir dan
mengendalikan berbagai kegiatan proyek yang berlangsung. Disamping itu juga
dengan adanya struktur organisasi dan administrasi proyek dapat memperjelas
kewenangan serta tanggung jawab dari masing-masing pihak yang terkait dalam
suatu proyek.

2.2. Unsur-Unsur yang Berperan Dalam Pelaksanaan Proyek

Untuk merealisasikan kegiatan pelaksanaan dari suatu proyek, perlu adanya
hubungan kerja sama yang terorganisir antar semua unsur didalam organisasi
proyek sehingga tugas yang telah diberikan kepada masing-masing pihak terkait
dapat dijalankan secara lancar dan bertanggung jawab, dengan demikian tujuan-
tujuan dan sasaran yang akan dicapai sesuai dengan perencanaan dapat terlaksana
dengan baik.Pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proyek meliputi beberapa
kelompok, yaitu:

II | 1
1. Pemilik Proyek
2. Perencana
3. Pengawas
4. Kontraktor (Pelaksana)

Struktur organisasi proyek ini adalah sebagai berikut :

Pemilik Proyek

Proyek

Konsultan Kontraktor

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pelaksanaan Proyek

2.2.1. Pemilik Proyek (Pengguna Anggaran)

Pemilik proyek adalah perseorangan atau instansi pemerintah maupun

swasta yang memberikan pekerjaan bangunan dan membayar sejumlah harga
sebagai biaya pekerjaan. Dalam hal ini pembangunan gedung Sekolah Dian
Harapan Kupang, maka LIPPO GRUP sebagai pengguna anggaran. Pemilik proyek
berhak dan berkewajiban untuk :
1. Menyediakan dan membayar sejumlah biaya yang diperlukan sebagai biaya
pekerjaan konstruksi.
2. Menunjuk perencana dengan memberi surat perintah tugas.
3. Mengangkat direksi untuk bertindak selaku wakil dalam pelaksanaan pekerjaan.
4. Menunjuk atau memilih kontraktor pelaksana.
5. Menandatangani surat perjanjian kontrak kerja.
6. Menerima pekerjaan, dan apabila sudah selayaknya dan tidak berkeberatan,
menyetujui dan mensahkan hasil pekerjaan.

II | 2
2.2.2. Konsultan Perencana
Konsultan perencana adalah perseorangan yang berbadan hukum atau
badan yang membuat perencanaan lengkap dari suatu pekerjaan konstruksi.
Konsultan perencana berhak dan berkewajiban untuk :
1. Membuat sketsa gagasan atau gambar rencana.
2. Membuat pra rencana.
3. Membuat rencana pelaksanaan.
4. Membuat gambar-gambar detail petunjuk kerja, lengkap dengan penjelasannya
dan perhitungan struktur.
5. Membuat peraturan dan spesifikasi kerja.
6. Membuat rancangan anggaran biaya.
7. Menyelenggarakan pelelangan apabila diperlukan.

2.2.3. Konsultan Pengawas

Konsultan pengawas adalah perseorangan atau lembaga yang berbadan
hukum, yang ditunjuk oleh pemilik proyek untuk mengawasi, menjalankan fungsi
kontrol, dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan konstruksi sesuai dengan
spesifikasi yang disyaratkan oleh perencana. Pengawas diberi tugas pengawasan
sehari-hari selama pekerjaan berlangsung, pada seluruh atau sebagian pekerjaan
sesuai dengan deskripsi pekerjaannya.
Pengawas berhak dan berkewajiban untuk :
1. Tahap pra konstruksi, meliputi :
1) Mempelajari dokumen lelang sebelum menghadiri tender pelaksana.
2) Mengikuti rapat penjelasan pekerjaan untuk tender pelaksana.
3) Mengevaluasi rencana kerja dan jadwal pelaksanaan yang dibuat oleh
pelaksana.
4) Menetapkan rencana kerja dan mengkoordinir personel yang mempunyai
keahlian dan kemampuan yang sesuai untuk melaksanakan tugas
pengawasan.
2. Tahap konstruksi, meliputi :
1) Mengevaluasi pelaksanaan pekerjaan dan hasilnya, serta kesesuaian waktu
dan biaya pekerjaan.

II | 3
 2) Melakukan pemeriksaan berkala, penelitian pendahuluan terhadap
penggunaan bahan, serta memeriksa mutu (mix design) yang direncanakan.
3) Melakukan pengawasan terhadap kualitas bahan, peralatan, tenaga kerja,
prosedur, dan hasil kerja.
4) Mendeteksi secara dini dan membuat check list kemungkinan adanya
perubahan konstruksi di lapangan, serta solusinya.
5) Meminta penjelasan kepada pihak perencana mengenai hal-hal yang kurang
jelas dan atau menyangkut perubahan serta permasalahan yang
berhubungan dengan perencanaan.
6) Berkonsultasi dengan pemilik menyangkut permasalahan yang timbul selama
proses pelaksanaan pekerjaan.
7) Mengusulkan alternatif penyelesaian permasalahan lapangan kepada pihak
pemberi tugas.
8) Menyelenggarakan rapat lapangan (site meeting) secara berkala.
9) Menyusun berita acara yang berkaitan dengan kemajuan pekerjaan,
perubahan-perubahan, dan serah terima pekerjaan, serta sejumlah berita
acara lain yang dibutuhkan.
3. Tahap pasca konstruksi, meliputi :
1) Melakukan pengawasan berkala selama masa pemeliharaan.
2) Membuat laporan pasca laksana (project completion report) yang berisi
tentang segala sesuatu yang menyangkut pelaksanaan pekerjaan konstruksi
sejak dimulai sampai selesai, dan kemudian dibekukan dalam bentuk
dokumen pelaksanaan.
3) Membuat laporan berupa sejumlah gambar sesuai dengan pelaksanaan (as
built drawing), dan bagian yang cacat harus diperbaiki.
4) Membantu pimpinan proyek mengawasi proses untuk mendapat Izin
Penggunaan Bangunan (IPB) dari pemerintahan setempat.

2.2.4. Pelaksana ( Kontraktor )

Kontraktor adalah peserta lelang yang telah diterima oleh pemilik proyek dan
diberi wewenang untuk melaksanakan proyek tersebut sesuai rencana kerja yang
telah ada. Dalam hal ini kontraktor yang melaksanakan pekerjaaan pembangunan
gedung Sekolah Dian Harapan Kupang adalah PT. HARAPAN JAYA LESTARINDO.

II | 4
 Pelaksana berhak dan berkewajiban untuk :
1. Melaksanakan pekerjaan berdasarkan gambar beztek, peraturan dan syarat,
misalnya penjelasan pekerjaan.
2. Melaksanakan keputusan-keputusan yang diberikan pengawas apabila terjadi
kekeliruan yang mengakibatkan ketidaksesuaian antara gambar rencana
dengan pelaksanaan lapangan.
3. Dengan persetujuan bouwher untuk menggunakan sub pelaksana dan supplier.
4. Mengerjakan segala sesuatu demi kesempurnaan pekerjaan atau pemakaian
bahan yang tepat.
5. Atas permintaan pengawas, mengajukan daftar kerja mingguan yang memuat
jumlah tenaga kerja, ketersediaan bahan, dan kemajuan pekerjaan.
6. Membuat dokumentasi foto lapangan tiap bulan.
7. Menghitung kembali desain struktur atau item pekerjaan apabila soft drawing
meragukan.
8. Membetulkan semua kerusakan dan ketidak sempurnaan dalam pelaksanaan
sebagai akibat kesalahan penggunaan bahan.
9. Menyerahkan pekerjaan jika pekerjaan selesai secara keseluruhan sesuai
dengan ketentuan.
10. Bertanggung jawab penuh atas kelancaran dan keamanan pelaksanaan
pekerjaan.
11. Membuat laporan kerja kepada pemberi tugas, berupa :
1) Laporan harian, yang berisi segala sesuatu menyangkut pelaksanaan pada
hari kerja meliputi item pekerjaan yang dikerjakan, tenaga kerja yang ada,
bahan yang digunakan, keadaan cuaca, dan hal lain yang dianggap perlu
untuk dicatat.
2) Laporan mingguan, yang berisi rangkuman laporan harian dan kemajuan
pekerjaan, serta evaluasi terhadap target kerja.
3) Laporan bulanan, yang merupakan rekapan dari laporan mingguan.

II | 5
 Berikut ini adalah struktur organisasi kontraktor serta gambaran umum tugas dari
masing-masing bagian :
STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN
PT. HARAPAN JAYA LESTARINDO

Director
Marwoto

General
Manager
Yahya Wahyudi
Head Office

Site Office

PM K3 & Security
Anwari Subakoh &
Linus

Site Engineering Supervisor Admin

Yoseph RH Haryadi & Muklis Lamidi

Drafter Surveyor Logistik

Jajuli Dedy Heru

Asisten Surveyor Gudang

Mohari Budi

Mekanik
Wardi

Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. HARAPAN JAYA LESTARINDO

II | 6
Uraian Tugas:
1. Direktur ( Director)
Tugas Direktur:
1) Memimpin, merencanakan, mengorganisir, mengendalikan dan mengawasi
pelaksanaan pekerjaan proyek.
2) Menerima laporan dari masing-masing bagian.
3) Menilai presentase kerja dari tiap-tiap bagian pekerjaan.
4) Menetapkan upah kerja karyawan yang mengacu pada UMR setempat.

2. Kepala Proyek (PM)

Tugas Kepala Proyek:
1) Pemimpin pelaksanaan kegiatan pekerjaan di proyek secara optimal dan
memenui syarat Biaya, Mutu dan waktu.
2) Melakukan Perencanaan dan pengendalian pelaksanaan di lapangan agar
tercapai hasil yang efisien dan produktif.
3) Mengevaluasi hasil kegiatan pelaksanaan pekerjaan kerja di banding dengan
rencana pelaksanaan proyek
4) Mengahdiri rapat koordinasi proyek antara pemberi kerja, pengawas proyek
dan mitra usaha.
5) Memberikan keputusan terhadap masalah di proyek dan solusinya
6) Penandatangan laporan bulanan, S-Curve, MC proyek
7) Koordinasi dengan pihak-pihak eksternal proyek terkait
8) Mempertanggung jawabkan perhitungan rugi laba serta metoda penyelesaian
proyek.
3. Administrasi dan Keuangan (Admin)
Tugas tenaga Administrasi dan Keuangan :
1) Menyusun arus kas proyek (Cash flow).
2) Menyelenggarakan tata usaha surat menyurat dan tata usaha pimpinan.
3) Menyiapkan berita acara angsuran pembayaran harga kontrak.
4) Melakukan pengendalian likuiditas proyek dengan mengusahakan sumber
dana dan mengendalikan penggunaan dana proyek.
5) Menyelenggarakan verifikasi bukti pembayaran dan melakukan pembayaran
kepada pihak yang terkait.

II | 7
4. Pelaksana Lapangan (Site Engineering)
Tugas pelaksana lapangan :
1) Mempelajari sepenuhnya gambar-gambar (shop drawing) yang telah
approved oleh pihak konsultant.
2) Mempersiapkan gambar-gambar kerja/ shop drawing untuk persiapan
dimulainya pekerjaan.
3) Menghitung semua kebutuhan material. Untuk teknis pendataan di
lapangan, material diatut sesuai kebutuhan/ bertahap.
4) Memberi penjelasan-penjelasan gambar pada mandor mengenai teknis
dan pelaksanaan proyek yang akan dilaksanakan sesuai dengan rencana/
schedule.
5) Membuat metode kerja untuk suatu bangunan yang akan diterapkan pada
keadaan lapangan sehingga mencapai sasaran sesuai rencana.
6) Melaksanakan opname seminggu sekali terhadap progress pekerjaan
mandor/sub.
7) Mengatur material terutama penggunaan/permintaan sudah sesuai dengan
pelaksanaan lapangan atau belum apabila terjadi penyimpangan yang tidak
sesuai permintaan maka segera cepat diketahui mulai dini.
8) Memberikan laporan harian maupun mingguan pada pimpinan baik
material maupun kesulitan-kesulitan pelaksanaan atau masalah-masalah
lainnya.
9) Mengadakan rapat koordinasi dari semua pihak/team lapangan.

5. Logistik
1) Melakukan survey dan memberi informasi kepada kepala proyek tentang
jenis dan jumlah peralatan yang dibutuhkan di lapangan.
2) Bersama bagian teknik administrasi kontrak membuat jadwal pengadaan
bahan dan peralatan di proyek.
3) Menyelenggarakan pembelian bahan yang telah diputuskan oleh Kepala
Proyek sesuai dengan hasil pengetesan Material Engineer.
4) Melaksanakan administrasi pergudangan tentang penerimaan,
penyimpanan dan pemakaian bahan.

II | 8
 5) Melaksanakan mobilisasi dan demobilisasi peralatan sesuai jadwal
penggunaan alat.
6) Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan alat dan perlengkapannya
sehingga selalu dalam keadaan siap pakai.
7) Melaksanakan inventarisasi dan pemeliharaan alat, termasuk kendaraan
pengangkut barang, perlengkapan kerja dan bengkel.
8) Membantu peningkatan efisiensi pemakaian bahan dan produktifitas alat.
9) Membuat laporan tentang penggunaan alat, persediaan dan pemakaian
bahan.

6. Supervisor
Tugas Supervisor:
1) Melakukan pengawasan pekerjaan yang dilakukan dilapangan.
2) Menanggapi segala masalah pekerjaan dari costumer/ kontraktor apabila
ada pertanyaan atas proses pekerjaan.
3) Mempertimbangkan hasil pekerjaan atau mengecek pekerjaan pada badan
tertentu.
4) Mengetahui tujuan segala pekerjaan dilapangan.

7. Surveyor
Tugas Surveyor:
1) Menetukan titik-titik batas area proyek
2) Membaca gambar dengan melihat bentuk dan ukuran bangunan untuk
diaplikasikan dilapangan.
3) Menentukan elevasi kedalaman galian pondasi.
4) Menentukan as bangunan untuk mencari lokasi titik tiang pancang dan pile
cap.
5) Memantau kedataran cor beton pada pekerjaan lantai basement atau pelat
lantai diatasnya.
6) Marking atau menentukan as kolom gedung
7) Pengecekan ketegakan kolom dengan menggunakan waterpass atau
benang ukur yang diberi bandul.

II | 9
 8) Menghitung ketinggian elevasi cor kolom beton agar pas untuk menaruh
balok dan pelat lantai.
9) Pengecekan kedataran elevasi balok lantai agar sesuai dengan gambar
rencana.
10) Marking perletakan void dan lobang lift gedung agar berada tepat pada
posisi rencana.
11) Membuat dan mengukur penurunan gedung setiap hari atau seminggu
sekali untuk mengetahui posisi gedung.
12) Marking posisi pekerjaan arsitektur.
13) Memastikan bahwa hasil survey lapangan sesuai dengan syarat-syarat
teknis yang ditentukan.
14) Melaporkan dan berkomunikasi langsung dengan Site Engineering Manager
(SEM), bila terjadi ketidak sesuaian gambar dan atau ke lapangan.

8. Mekanik
Tugas Mekanik:
1) Menyiapkan prasarana kegiatan proyek yaitu instalasi listrik dan instalasi
air.
2) Memasang penerangan untuk para pekerja dilapangan.
3) Menyiapkan panel-panel listrik (di setiap area kerja)
4) Mengontrol air di torn, (harus selalu terisi)
5) Merawat dan menjaga property, inventaris dan alat-alat kerja proyek (dari
yang ringan hingga yang berat)
6) Mengontrol lampu ( menyalakan lampu menjelang malam dan
mematikannya bila tidak digunakan).

9. Drafter
Tugas Drafter:
1) Membantu site engineer merencanakan dan membuat gambar serta detail-
detail gambar yang sesuai dengan data survey.
2) Bertanggung jawab atas gambar-gambardan memberikan penjelasan
kepada kontraktor pada saat diperlukan.

II | 10
 3) Memeriksa dan membukukan pekerjaan serta volumenya yang sudah
dilaksanakan.
4) Menyusun dan membuat laporan-laporan yang bersangkutan dengan
pengendalian sesuai dengan ketentuan perusahaan.

2.3 Manajemen Proyek.

Manajemen adalah proses kegiatan dari seorang pimpinan yang dilakukan

dengan menggunakan cara pemikiran ilmiah maupun praktis untuk mencapai tujuan

yang sudah ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain sebagai sumber

tenaga, serta memanfaatkan sumber-sumber lainnya dan waktu yang tersedia

dengan cara yang setepat-tepatnya.

Untuk tercapainya tujuan dari suatu proyek, maka diantara unsur-unsur yang

terlibat dalam proyek diperlukan adanya suatu sistem/manajemen yang berfungsi

mengatur jalannya proses kegiatan. Manajemen proyek dapat dikonsepkan sebagai

berikut :

INPUT PROSES TRANSFORMASI OUTPUT

KENDALI

Gambar 2.3 Konsep Manajemen

a. Input merupakan sumber daya yang akan digunakan, terdiri dari tenaga
kerja, material, peralatan, uang dan waktu.
b. Proses transformasi merupakan rangkaian kegiatan untuk menggunakan
sumber daya yang dilakukan dengan cara yang setepat-tepatnya.
c. Output merupakan tujuan perusahaan atau organisasi yang telah ditetapkan.

II | 11
 d. Kendali dilakukan oleh seorang pemimpin melalui cara-cara pemikiran yang
ilmiah maupun praktis.
Suatu pekerjaan akan berhasil dengan baik apabila didukung oleh sistem
manajemen yang baik dan terkoordinir. Adapun rangkaian manajemen yang
sederhana adalah sebagai berikut :

a. Perencanaan/Planning.
Adalah proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas yang
harus dilakukan secara umum sebelum melaksanakan tindakan yang benar.
Pada bagian ini dipaparkan tentang kebutuhan penggunaan tenaga kerja,
biaya, waktu, alat dan sumber-sumber lain.

b. Pengorganisasian/Organizing.
Adalah proses penyusunan, pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan
fungsinya beserta penetapan kewenangan dan tanggung jawab. Hal ini
dilakukan agar mencapai hasil pembagian kerja yang tepat.

c. Pelaksanaan/Actuating
Adalah proses kegiatan yang dilakukan untuk membina dan mendorong
semangat kerja pada karyawan (anggota organisasi) demi tercapainya
tujuan.

d. Pengendalian/Controlling
Adalah rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan
pengawasan, penyempurnaan dan penilaian untuk menjamin bahwa tujuan
akan tercapai sebagaimana yang telah ditetapkan.

II | 12