Service Excellence Training for Secretary

1. Sesi MOTIVATION & CREATIVE THINKING

Para karyawan diharapkan dapat mengenali bentuk-
bentuk motivasi, menyadari pentingnya motivasi
berprestasi dalam kehidupan pribadi maupun kerja,
mengenali potensi diri dan cara-cara
mengembangkan diri sendiri, mampu memahami
arti penting komunikasi, mampu menyusun dan
mengembangkan tujuan individu dalam kaitannya
dengan kehidupan pribadi maupun perusahaan.
keterampilan untuk Berpikir Kreatif (Creative
Thinking), mempunyai ide-ide cemerlang dan
pemikiran inovatif, dan juga dapat menyelesaikan
masalah dengan kreatif. Hal tersebut sangat
berfungsi untuk pengembangan pribadi,
pengembangan departemen bahkan perusahaan,
organisasi atau instansi.
Tujuan
 Meningkatkan keterampilan analitis yang akan berdampak kepada berpikir kreatif untuk membangun
kreatifitas kerja sehingga terbentuk motivasi positif dalam bekerja.
 Membangun sikap dan pola pikir positif yang terlatih dalam melakukan sintetis dan berimajinasi yang
lebih kuat yang merupakan kombinasi kekuatan mental didukung kualitas pribadi yang membentuk
pikiran kreatif luar biasa..

Outline
 Pendahuluan.  Berpikir Kreatif
 Motivasi Diri  Thinking outside of the box
 Brain gym.
 Motivasi maslow
 Ketrampilan berpikir Kreatif
 Konsep motivasi berprestasi ( achievement
motivation ) dari Dr. David McClelland  Latihan Berpikir Kreatif
 Mengukur dan meningkatkan motivasi diri  Tips dalam mempertahankan motivasi dan
 Peta Motivasi selalu berpikir kreatif.
 Latihan berpikir positif
 Penutup.
 Creative Thinking
 Cara berpikir manusia.

2.Sesi ETIKA DAN DISIPLIN

Etika pelayanan merupakan perilaku dalam
memberikan pelayanan yang etis sesuai janji dan
komitmen. Perilaku pelayanan yang dipengaruhi
oleh kejujuran, emosi baik, kepercayaan diri,
tanggung jawab, kepatuhan pada kode etik
pelayanan, dan integritas diri untuk pelayanan
berkualitas, akan menghasilkan kualitas etika
pelayanan yang sempurna. Disiplin merupakan
praktek utama dari sikap dan mental positif.
Oleh karena itu, dengan Topik ini, para peserta akan
mengelola kemampuan beretika dan disiplin yang
professional di tempat kerja.

Porgram ini dibuat untuk anda, dalam rangka pengembangan sumber daya manusia
Tujuan
 Memahami Etika bekerja sekretaris yang profesional sehingga mampu mengelola bidang kerjanya
masing-masing secara efektif dan efisien.

Outline
 Pendahuluan.  Nilai – nilai disiplin
 Etika Bekerja  Cara mempertahankan disiplin.
 Langkah pokok dalam mencapai sense of
 Etika bekerja
belonging
 Fungsi dan peran sekretaris profesional.
 Latihan
 Etika sekreatis yang profesional
 Karakter tamu anda.  Tips dalam melakukan Etika dan Disiplin.
 Latihan  Penutup.
 Disiplin

3.Sesi COMMUNICATION SKILLS

Kemampuan memberikan presentasi di depan
khalayak sudah menjadi keterampilan yang mutlak
untuk dimiliki oleh seorang karyawan yang berhasil.
Tetapi masih banyak karyawan yang tidak mampu
melakukan presentasi dengan baik. Mereka gugup
dan tidak percaya diri, tidak sistimatis dalam
menyampaikannya dan presentasi mereka sukar
dimengerti oleh hadirin.
Oleh karena itu, dengan Topik ini, para peserta akan
mendapatkan kemampuan dalam berkomunikasi
dan presentasi yang efektif dan professional dengan
konsumen yang ditemuinya

Tujuan
 Menjelaskan model dan konsep serta proses Komunikasi efektif sebagai rangkaian tindakan dalam
mengelola bidang kerjanya masing-masing secara professional.
 Melatih setiap peserta dalam meningkatkan kemampuan berkomunikasi dengan publik (khusus
tamu) sehingga pada saat berkomunikasi para sekretaris mampu melakukan dan menguasai apa
yang akan dipresentasikan dalam bertemu dengan publik (khususnya tamu).

Outline
 Pendahuluan.  3V dalam komunikasi.
 Konsep komunikasi  Efektif dalam Berkomunikasi
 Anatomi komunikasi.  Body language.
 Model komunikasi.  Membangun sebuah Rapport.
 Hambatan – hambatan komunikasi  Pacing
 Mengatasi hambatan komunikasi  Memahami personality lainnya.
 Berkomunikasi yang efektif:  Tips dalam melakukan komunikasi yang
 Informatif. professional.
 Persuasif.
 Mendengarkan secara aktif.  Penutup.

Porgram ini dibuat untuk anda, dalam rangka pengembangan sumber daya manusia
 4.Sesi TELEPHONE TECHNIQUE
Telepon merupakan alat komunikasi yang banyak
ditemukan dalam bisnis dewasa ini. Telepon adalah
alat komunikasi jarak jauh di mana para pembicara
(komunikator dan komunikan) tidak berhadapan
langsung, tidak bertatap muka atau face to face.
Masing-masing pihak tidak mengetahui keadaan
keadaan lawan bicara, apakah berpakaian rapi,
orangnya tampan atau cantik dan sebagainya. Oleh
sebab itu suara memegang peranan penting dalam
bertelepon. Suara kita akan menentukan kesan
tentang keadaan diri kita, organisasi, atau
perusahaan kita.

Tujuan
 Meningkatkan kemampuan citra bertelepon yang profesional.
 Mampu menangani telepon dengan sukses.

Outline
 Pendahuluan.  Bagaimana mengakhiri kontak telpon
 Telephone Courtessy, etika dalam dengan anggun, menyentuh hati dan
menelepon, menjawab telepon, dll. menentramkan customer
 Bagaimana ‘mempersiapkan’ telinga agar  Tips dalam melakukan berkomunikasi
lebih mau mendengar melalui telepon yang professional.
 Memilih ungkapan pembuka di telpon  Penutup.
 Bagaimana membantu pelanggan melalui
telpon

5.Sesi GROOMING
Grooming adalah memoles diri dengan
memperhatikan detil-detil penampilan tubuh dari
ujung rambut hingga ujung kaki, yang meliputi
kesehatan, kebersihan, kerapihan dan keserasian diri
pribadi. Dalam komunikasi tatap muka, unsur visual
sangat memegang peran penting, yaitu hingga 55 %,
dibanding unsur verbal dan vocal. Training ini juga
membekali bagaimana cara merias wajah dengan
tepat, yang hal ini tentunya akan menambah nilai
estetika seseorang.
Setelah mengikuti pelatihan ini, diharapkan para
peserta dapat memperoleh gambaran yang lebih
baik mengenai grooming yang tepat serta dapat
menerapkannya dalam dunia kerja sehari-hari

Tujuan
 Memberikan pemahaman kepada para peserta mengenai konsep grooming sebagaai dasar sekretaris
yang profesional.

Porgram ini dibuat untuk anda, dalam rangka pengembangan sumber daya manusia
Outline
 Pendahuluan.  Tips dalam melakukan grooming yang
 Kesan pertama sukses.
 Image formula  Penutup.
 Grooming penampilan
 Good grooming checklist

6.Sesi PENYELENGGARA RAPAT & PEMBUATAN NOTULEN

MEETING
Kemampuan memberikan presentasi di depan
khalayak sudah menjadi keterampilan yang mutlak
untuk dimiliki oleh seorang karyawan yang berhasil.
Tetapi masih banyak karyawan yang tidak mampu
melakukan presentasi dengan baik. Mereka gugup
dan tidak percaya diri, tidak sistimatis dalam
menyampaikannya dan presentasi mereka sukar
dimengerti oleh hadirin.
Oleh karena itu, dengan Topik ini, para peserta akan
mendapatkan kemampuan dalam berkomunikasi
dan presentasi yang efektif dan professional dengan
konsumen yang ditemuinya

Tujuan
 Memahami cara mengelola rapak secara efektif dan efisien.
 Mampu melakukan pekerjaan notulen meeting secara efisien.

Outline
 Pendahuluan.  Administrasi dan Notulen
 Mengelola Rapat  Tips dalam mengelola rapat yang efektif.
 Perencanaan Rapat.  Penutup.
 Penjadwalan Rapat

7.Sesi TIME MANAGEMENT

kemampuan Manajemen Waktu dengan
mengandalkan tidak hanya prinsip-prinsip umum
yang ada mengenai Time Management, tetapi juga
pendekatan modern yang terkait dengan
memasukan 3 prinsip penting lain dalam ketrampilan
tersebut untuk lebih memastikan terjadinya
peningkatan produktivitas diri, yaitu: priority
management, keterlibatan penuh dan getting things
done. Yang diambil dari beberapa budi dalam
aktivitas kita sehari-hari adalah benar-benar prioritas
bagi pekerjaan kita ataupun diri kita.
Oleh karena itu, dengan Topik ini, para peserta akan
mendapatkan kemampuan dalam mengelola waktu
efektif di tempat kerjanya.

Porgram ini dibuat untuk anda, dalam rangka pengembangan sumber daya manusia
Tujuan
 Menjelaskan model dan konsep pengelolaan waktu yang efektif dan efisien di tempat kerja masing –
masing..
 Melatih para peserta untuk mengidentifikasi pengelolaan waktu yang efektif meelalui pengelolaan
prioritas terhadap pekerjaan.

Outline
 Pendahuluan.  Identifikasi penyebab waktu terbuang
 Manajemen waktu tradisional. percuma dan antisipasinya.
 Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan  Tips dalam melakukan komunikasi yang
waktu yang efektif professional.
 Teknik manajemen waktu : skala prioritas,  Penutup.
delegasi, dan antisipasi

Metode pelatihan
Metode pelatihan akan ditekankan untuk pelatihan orang dewasa yang diselenggarakan secara partisipatif,
aktif dalam suasana yang menyenangkan dengan berbagai metode yang dipergunakan:
Simulasi/Games/Roleplay, Video training, Sharing & diskusi, dan Action plan (Rencana Tindakan).

Durasi
Pelatihan ini dirancangan dengan durasi waktu 2 jam/sesi (topik).

Peserta
Para sekreatris dan yang berhubungan dengan bidang ini.

Porgram ini dibuat untuk anda, dalam rangka pengembangan sumber daya manusia