BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat di

dalam era globalisasi dengan tingkat perkembangan yang semakin maju dan
modern, baik teknologi dari bentuk software maupun hardware sudah berkembang
pesat saat ini dan menuntut kinerja yang cepat untuk pengolahan sebuah data
menjadi informasi. Kemajuan dari dunia teknologi informasi pada saat ini membuat
perusahaan mulai tertarik menggunakan sistem yang terkomputerisasi di segala
bidang, salah satunya dalam hal pelaporan data.

Pakuwon Group Didirikan pada tahun 1982 dan terdaftar di Bursa Efek
Jakarta dan Surabaya sejak 1989, Pakuwon Group adalah pengembang real estat
yang beragam yang berfokus di Jakarta dan Surabaya. Portofolio properti utama
Perusahaan meliputi pengembangan ritel, perumahan, komersial, dan perhotelan.
Perusahaan terintegrasi secara vertikal di seluruh rantai nilai real estat lengkap dari
pembebasan lahan, pengembangan properti, pemasaran dan manajemen
operasional.

Pakuwon Group adalah pelopor konsep Superblock di Indonesia,

pengembangan mixed-use terintegrasi skala besar dari pusat perbelanjaan ritel,
perkantoran, kondominium dan hotel. Rekam jejak dan reputasi yang sukses di
industri properti telah mengamankan hubungan jangka panjang yang kuat dengan
penyewa dan pembeli, yang menyediakan platform yang stabil untuk ekspansi
bisnis yang cepat.

EightyEight@Kasablanka adalah tempat di mana Anda dapat memiliki

pekerjaan dan kehidupan yang digabungkan untuk menciptakan kualitas menjadi
lebih baik. Menara kantor kembar, Menara Kantor Eighty8 hanya berjarak berjalan
kaki dari Kota Kasablanka Mall dan Casa Grande Condominium. Menara kantor
terdaftar sebagai bangunan hijau dengan banyak fitur yang menawarkan solusi

1
 2

inovatif dan unik untuk konservasi energi dan prinsip-prinsip bangunan hijau. Lebih
jauh lagi, hotel ini hanya berjarak sangat dekat dengan bisnis utama Jakarta, Jalan
Sudirman dan Jalan Kuningan.

Pakuwon Groub mempunyai salah satu anak perusahaan yaitu PT. Elite
Prima Hutama yang mengelola Gedung Prudential Office Tower B. Gedung
Prudential Office Tower B adalah salah satu unit bisnis yang dibawahinya yang
menyewakan tempat untuk digunakan sebagai kantor. Gedung Prudential Office
Tower B merupakan gedung bertingkat dengan total 16 lantai, untuk
memanagement operational dan perawatan gedung nya diperlukan banyak material
yang harus dibeli, untuk itu diadakan aplikasi software Digital Office yang salah
satu tujuan untuk Go Green mengurangi penggunaan kertas dalam operational
kerja.

Aplikasi Software Digital Office mempunyai banyak fungsi penggunaan

seputar operational management gedung. Salah satu fungsinya yaitu fitur
pembuatan Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB). Dalam operational
management gedung ada beberapa departemen yang menggunakan fungsi
pembuatan SPPB untuk operational nya, diantaranya :

1. Department Engineering menggunakan Aplikasi Digital Office

SPPB untuk keperluan perawatan gedung seperti alat kerja,
kelengkapan alat pelindung diri (APD), dan untuk perbaikan
equipment electrical mechanical gedung dll.
2. Department General Afair menggunakan Aplikasi Digital Office
SPPB untuk keperluan kebutuhan fasilitas gedung, seperti sabun
cuci tangan, tissue toilet, air mineral, kontrak kerja Outsourcing dll.
3. Department Civil menggunakan Aplikasi Digital Office SPPB untuk
keperluan perbaikan equipment gedung seperti Cat, Semen, Gypsum
dll.
 3

1.2 Indentifikasi Masalah

Fungsi Digital Office dalam proses pembuatan SPPB ditemukan

permasalahan yang berkaitan dengan waktu proses penyelesaian pembuatan
SPPB tersebut seperti berikut :

a. Dalam proses approval digital dimulai dari User – Departement

Head – Manager Operational – General Manager – Jajaran Direksi
Perusahaan, didalam proses tersebut terdapat kendala yaitu belum
adanya notifikasi untuk proses approval yang belum terapprov.
b. Apabila ada sebuah hal yang menyebabkan kerusakan atau
kebutuhan yang sangat mendadak (Emergency), belum ada nya
proses approval SPPB yang lebih ringkas dan cepat untuk
penanganan suatu hal yang bersifat emergency tersebut.

1.3 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah yang dikemukakan diatas,

maka penulis membuat rumusan masalah, yaitu :

1. Bagaimana membuat proses notifikasi proses approval yang belum

terlaksana untuk mempercepat proses penyelesaian SPPB.
2. Bagaimana membuat proses emergency approval untuk mempercepat
proses penyelesaian SPPB.
1.4 Batas Masalah

Mengingat banyak nya department yang menggunakan fungsi SPPB aplikasi

software Digital Office ini, maka penulis membatasi ruang lingkup permasalahan
dan masalah yang dibahas dalam penulisan ini hanya pada department engineering
untuk proses pembuatan SPPB material mechanical electrical tersebut.
 4

1.5 Tujuan Kerja Praktek

Selain untuk memberi pandangan bagi mahasiswa tentang dunia kerja yang
sebenarnya. Penulis mempunyai tujuan yaitu menganalisa sistem Digital Office
fungsi SPPB dilingkungan PT. Elite Prima Hutama khusunya di Gedung Prudential
Office Tower B yang masih mempunyai permasalah proses approval. Dan penulis
berusaha untuk membantu membuat solusi pemecahan masalahannya.

1.6 Metodologi Penelitian

Metodologi yang di gunakan dalam penulisan laporan kerja praktek ini adalah:

1. Metode Observasi.
Pengamatan secara langsung terhadap proses pembuatan SPPB
department engineering sesuai keadaan sebenarnya.
2. Metode Wawancara.
Bertanya secara langsung dan meminta penjelasan secara rinci pada
user yang membuat SPPB, yang lebih mengenal dan memahami
terhadap objek penelitian yang sedang dilakukan. Dalam hal ini yang
ditanyakan antara lain mengenai
- Langkah-langkah pembuatan SPPB digital?
- Langkah-langkah proses penyelesaian SPPB digital?
- Kesulitan dalam menjalankan aplikasi?
3. Studi Literatur.
Untuk memenuhi informasi penelitian, sehingga berusaha mendapatkan
data dengan cara melihat, membaca, serta mencoba menafsirkan dan
mengembangkan informasi yang berkaitan dengan masalah yang
dibicarakan. Masalah yang dimaksud adalah mempercepat proses
penyelesaian SPPB Digital Office.
4. Analisa Aplikasi
Menganalisa Aplikasi Software Digital Office sesuai dengan ketentuan
yang berlaku di PT. Elite Prima Hutama

Dibawah ini adalah flowchart tahapan kerja praktek di Dipo Lokomoif

Jatinegara.
 5

Mulai

T
Permohonan ijin Selesai

Pengumpulan
data

Analisa sistem non FIR

Penulisan laporan

Bimbingan

T
Konsultasi laporan

T
Presentasi

Refisi Laporan

Validai

selesai

Gambar 1.1 Flowchart Metodologi Penelitian Kerja Praktek

1.7 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran secara jelas mengenai pokok persoalan
yang akan dibahas dalam penulisan Kerja Praktek ini, maka penulisan dibagi
kedalam 4 bab, dimana tiap – tiap bab terdiri dari beberapa sub bab, sebagai
berikut :
 6

BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi mengenai latar belakang, masalah, tujuan penulisan,
batasan masalah, metode penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas tentang teori – teori dasar yang berkaitan
dengan pembuatan sistem ini, mulai dari teori yang bersifat umum sampai teori
yang membahas tentang perangkat lunak yang digunakan.

BAB III ANALISIS SISTEM DAN PEMBAHASAN

Pada bab ini penulis membahas mengenai permasalahan sistem
informasi proses SPPB Digital Office. Bab ini di uraikan secara rinci mengenai,
Prosedur sistem berjalan, DFD sistem berjalan, Kamus Data, Normalisasi,
ERD Jika Terkait dengan Database, Pengkodean dan Spesifikasi File.

BAB IV PENUTUP
Pada bab ini berisi kesimpulan yang diambil dari pembahasan
sebelumnya dan juga saran yang dapat diberikan penulis.